KATA PENGANTAR
KJK setidaknya memiliki tiga elemen pokok yang saling melengkapi satu dengan
yang lainnya sehingga KJK dapat dioperasikan, yakni: organisasi sebagai wadah
kegiatan, sumber daya manusia sebagai pelaksana yang akan melaksanakan
kegiatan dan dana sebagai sarana penunjang kegiatan. Elemen yang terakhir
seringkali dijadikan sumber masalah termasuk dalam kegagalan KJK. Padahal tidak
selamanya dana sebagai masalahnya. KJK memiliki dana banyak, tetapi kompetensi
sumber daya manusia tidak sesuai dengan tuntutan standar kerja KJK. Bisa juga
terjadi dana cukup, sumber daya manusia kompeten, tetapi tidak ada sistem
pengendalian yang jelas.
Untuk mengelola KJK yang sehat, harus didukung oleh seperangkat peraturan dan
kebijakan yang reasinable dan implemented yang didukung dengan penerapan
sistem pengendaliain intern, sehingga semua transaksi kegiatan jasa keuangan
harian, bulanan dan tahunan terkendali secara sistemik, artinya apabila terjadi
kesalahan catatan dan atau penyimpangan segera dapat diketahui dan diluruskan
secara dini melalui SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI). yang berfungsi untuk
mengendalikan kegiatan dalam KJK. Kegiatan pengendalian intern harus dilakukan
secara rutin agar tujuan KJK yang telah ditetapkan oleh rapat anggota dapat tercapai
dengan baik.
DAFTAR ISI
Kata Pengantar.......................................................................................................1
Daftar Isi..................................................................................................................2
Standar Kompetensi...............................................................................................3
Pendahuluan...........................................................................................................5
a. Pengendalian Intern KJK....................................................................................5
b. Beberapa Pengertian dalam Pengendalian Intern..............................................7
Standar Kompetensi
Deskripsi Unit : Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap
kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan pengendalian intern
pada Koperasi Jasa Keuangan.
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
1 Menyiapkan 1.1 Peraturan, kebijakan, sistem dan prosedur
Pelaksanaan organisasi diidentifikasi.
Pengendalian Intern 1.2 Program dan kertas kerja pengendalian intern
disiapkan.
2 Melaksanakan 2.1 Bukti-bukti transaksi kas dan non kas diverifikasi.
Pengendalian Intern 2.2 Penempatan dan pelaksanaan tugas masing-
masing SDM dievaluasi.
2.3 Pelaksanaan kebijakan, perlakuan akuntansi dan
laporan keuangan diteliti.
2.4 Pelaksanaan Program Kerja dan RAPB dievaluasi.
2.5 Pengendalian terhadap pengelolaan operasi
dilaksanakan.
3 Menangani Tindakan 3.4 Kegiatan penyimpangan diperiksa.
Penyimpangan 3.5 Pemeriksaan dan koreksi terhadap potensi
terjadinya tindak penyimpangan dilaksanakan.
3.6 Tindakan penyimpangan dievaluasi.
4. Melaporkan Hasil 4.1 Format laporan disiapkan.
Pelaksanaan 4.2 Laporan pelaksanaan pengawasan intern.
Pengawasan Intern
Batasan Variabel
1. Kontek variabel :
Unit ini berlaku untuk menyiapkan, melaksanakan, menangani dan melaporkan hasil pelaksanaan
pengendalian intern, yang digunakan untuk melaksanakan pengawasan intern pada Koperasi
Jasa Keuangan.
2. Perlengkapan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa Keuangan,
mencakup :
2.1 Program kegiatan pelaksanaan pengendalian intern
2.2 Format kertas kerja pengendalian intern
2.3 Mesin hitung/kalkulator.
2.4 Komputer dan printer.
2.5 Alat komunikasi.
2.6 Alat tulis kantor.
3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa Keuangan
meliputi :
3.1 Menyiapkan pelaksanaan pengendalian intern.
3.2 Melaksanakan pengendalian intern.
3.3 Menangani tindakan penyimpangan.
3.4 Melaporkan hasil pelaksanaan pengawasan intern.
4. Peraturan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa Keuangan adalah :
4.1 Undang-undang nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian
4.2 PP. Nomor 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh
koperasi
4.3 Keputusan Menteri Koperasi dan PKM nomor 351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk
pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi
4.4 Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk
pelaksanaan kegiatan usaha Koperasi Jasa Keuangan Syariah.
4.5 Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman
Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam
Koperasi.
4.6 Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan khusus lain yang berlaku di
masing-masing KJK.
4.7 Standar Operasional Prosedur (SOP)
Panduan Penilaian
1. Penjelasan prosedur penilaian :
Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang
mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang
terkait :
KJK.SP01.005.01 : Melaksanakan prinsip-prinsip manajemen SDM
KJK.SP02.004.01 : Mengerjakan buku besar dan buku pembantu
2. Kondisi penilaian :
2.1 Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas
tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan penyiapan, pelaksanaan, Penanganan
dan pelaporan hasil pelaksanaan pengendalian intern.
2.2 Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di
workshop dan atau di tempat kerja.
3. Pengetahuan yang dibutuhkan :
Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut :
3.1 Dasar-dasar akuntansi
3.2 Dasar-dasar perkoperasian
3.3 Sistem komputerisasi akuntansi
3.4 Manajemen audit
3.5 Sistem akuntansi
3.6 Interpersonal skill
4. Keterampilan yang dibutuhkan :
Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut :
4.1 Membaca dan menganalisis laporan keuangan
4.2 Melakukan interpersonal
4.3 Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional Manajemen (SOM) dan Standar
Operasional Prosedur (SOP)
4.4 Membandingkan realisasi terhadap RAPB.
4.5 Memverifikasi dokumen transaksi keuangan
4.6 Membuat laporan hasil pelaksanaan pengendalian intern.
5. Aspek kritis :
Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi
ini, sebagai berikut :
5.1 Mengidentifikasi penyimpangan.
5.2 Kinerja karyawan.
5.3 Ressitensi dari subyek pemeriksaan
Kompetensi Kunci
NO. KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT
1. Mengumpulkan, mengorganisir, dan menganalisis informasi 2
2. Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 2
3. Merencanakan dan mengorganisasikan aktivitas-aktivitas 2
4. Melakukan kerja sama dengan orang lain dan kelompok 2
5. Menggunakan ide-ide dan teknik matematika 2
6. Memecahkan masalah 2
7. Menggunakan teknologi 1
PENDAHULUAN
BAB I
MENYIAPKAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN INTERN
Unsur–unsur Intern
1. Adanya sifat manusia yang curang, ambisi, malas, ceroboh, mau menang
sendiri, sekongkol (kolusi)
2. Organisasi melibatkan banyak orang yang mempunyai karakter berbeda;
otoriter, demokratis, independen, laizes faire.
3. Harta kekayaan/ KJK relatif besar kecilnya nilai, tetap harus diamankan.
4. Kegiatan Usaha yang semakin kompleks, perlu diatur prosedur,
pelaksanaan dan otoritasnya.
Unsur-Unsur Ekstern
1. Adanya oknum yang selalu mencari keuntungan dengan memanfaatkan
kelemahan manajemen atau faktor-faktor lain.
2. Adanya kecenderungan dari oknum yang ingin mendahulukan
kepentingannya, antara lain :
a. Memperoleh haknya
b. Menolak tanggung jawab dan mengabaikan kewajibannya,
c. Prosedurnya mudah / cepat.
d. Harga murah.
e. Menolak dikenai sanksi dan lain sebagainya.
Ruang Lingkup SPI dapat dibagi menjadi dua bidang yakni SPI Manajemen
dan SPI Akuntansi :
1. Bidang SPI Manajemen : Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana
mentaati semua prosedur yang ada dengan benar?, apakah prosedur yang
ada telah menjamin efisiensi?. Sasarannya adalah “Tiga Tepat”, yakni :
1) Tepat Prosedur, dan juga dinilai dari kecepatan menyelesaikan pekerjaan
dan biaya lebih murah.
2) Tepat Pelaksana, berpengetahuan dan trampil, dapat dinilai dari tingkat
kerajinan, ketelitian/kesalahan, kejujuran, jumlah pekerjaan yang
diselesaikan.
Perlu diketahui bahwa dalam penyusunan dan penerapan SPI pada KJK harus
didukung dengan kebijakan pengurus KJK yang ditetapkan dan disyahkan rapat
anggota. Mengapa SPI perlu dibuat secara tertulis ?
Sebab ada : TIDAK ADA KESALAHAN, TIDAK ADA SANKSI, TANPA ADANYA
SUATU PERATURAN YANG MENDAHULUI, HARUS ADA KATA SEPAKAT
DARI ORANG YANG BERWENANG, dalam hal ini dapat diputuskan oleh Rapat
Anggota, Pengurus, Pengawas atau oleh orang yang ditunjuk untuk itu.
Bagaimana peranan SPI berinteraksi dengan unit-unit yang terdapat dalam KJK,
sebagaimana digambarkan dalam bagan berikut ini:
PERANAN SPI UMUM &
FUNDING PERKOPERAS
IAN
AKUNTANSI
ALMA SPI DAN
KEUANGAN
LENDING KESEHATAN
Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak
pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem
pengendalian intern itu sendiri.
Keempat element tersebut di atas merupakan ciri pokok dari suatu sistem
pengendalian intern. Disamping itu ciri-ciri tersebut ada cara pengawasan yang
menambah ciri-ciri pokok SPI. Pengawasan tersebut dapat dilakukan dengan
menggunakan dokumen anggaran (budget) dan laporan auditing intern.
MENETAPKAN :
----- 15 penutup
.
Ditetapkan di : ..............
Pada tanggal : ..............
................................. ..............................................
Contoh : ”Hitung uang tunai dan kertas-kertas berharga lainnya yang ada dalam
peti uang (brand kas) dan bandingkan jumlahnya dengan yang tercantum pada
saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan.” Dari contoh tersebut di atas
tindakan mengetahui kondisi adalah dengan menghitung uang yang ada dalam
peti uang, sedangkan usaha menghadapkan dengan kriteria adalah tindakan
membandingkan uang itu dengan jumlah yang tercantum dalam buku kas.
BAB II
MELAKSANAKAN PENGENDALIAN INTERN
Tanda validasi/posting
Sumber daya manusia merupakan aset KJK merupakan aset yang tak ada
nilainya, namun jika penempatan yang bukan pada tempatnya justru berpotensi
menjadi kontra produktif. Pengendalian intern harus memastikan bahwa
penempatan dan pelaksanaan tugas masing-masing SDM dengan cara
membandingkan antara struktur organisasi dan job desk dengan job masing-
masing SDM. Jika terjadi ketidak sesuaian maka sebaiknya direkomendasikan
agar dilakukan mutasi. Demikian pula jika terjadi rangkapan harus menganut
prinsip tetap memisahkan antara jabatan yang memegang keuangan dengan
yang mengadministrasikan, misalnya kasir tidak boleh dirangkap oleh bagian
pembukuan, demikian sebaliknya.
Mengapa perlu pemisahan tugas, padahal kedua fungsi tersebut bisa dilakukan
oleh satu orang saja? bayangkan saja seandainya seseorang diberi
kewenangan mengatur lalu lintas keuangan, mendistribusikan uang, mengambil
keputusan atas segala hal mengenai keuangan, dan menyusun laporannya, apa
yang akan terjadi? Dalam kondisi normal oragnisasi tidak punya masalah
keuangan, dan orang yang diberi tugas pun secara pribadi tidak punya masalah
keuangan mungkin segala dapat berjalan dengan baik. Namun dalam kondisi
tidak normal baik organisasi maupun individu, atau individu yang diberi tugas
tersebut saja dapat diduga terjadi kekacauan dalam pengelolaan. Katakanlah
orang yang diberi tugas keuangan tersebut sangat butuh uang, sementara uang
koperasi digenggamnya atau dalam lingkup kewenangannya, apapun hal yang
tidak diinginkan koperasi bisa terjadi. Dengan kata lain, pembagian tugas dan
prosedur yang jelas dan tegas dalam mengelola keuangan salah satu fungsi
kontrol untuk mengontrol diri sendiri maupun interaksi antar mereka yang
terlibat langsung dengan perihal keuangan.
Jadi yang diinginkan oleh SPI Keuangan dalam hal ini bukan hanya melihat
keluar masuknya uang dengan benar dan bukti-bukti yang dapat dipertanggung
jawabkan tetapi juga kebenaran itu bisa transparan, dikomunikasikan kepada
pihak-pihak yang berkepentingan bahkan anggota pun dapat mengaksesnya
dengan mudah.
a. Penyisihan pinjaman/pembiayaan.
b. Penyusutan Aktiva Tetap.
c. Amortisasi Aktiva Lain – lain.
d. Cadangan Resiko
e. Pendapatan yang masih harus dibayar dan atau diterima.
f. Biaya yang masih harus dibayar dan atau diterima.
g. Penghapusan pinjaman macet.
Lakukan pemeriksaan atas Laporan keuangan yang telah disusun oleh bagian
akunting, apakah telah sesuai dengan PSAK No. 27. Apakah Laporan keuangan
yang meliputi : Neraca, Perhitungan Hasil Usaha, Perubahan Kas (Modal) dan
Laporan Promosi Ekonomi Anggota, datanya telah valid dan dapat
dipertanggung jawabkan. Pengecekan dilakukan dengan mencocokan jumlah-
jumlah saldo masing-masing rekening pada neraca, perhitungan hasil usaha
dengan jumlah saldo yang terdapat pada Buku Besarnya.
pemberian pinjaman belum berhasil, maka bagian pinjaman akan lebih giat
meningkatkan kinerjanya.
Analisa laporan keuangan merupakan kewajiban untuk dikerjakan secara
periodik yaitu bisa dilakukan dengan cara bulanan, triwulanan, semesteran dan
atau tahunan, hal ini dilakukan untuk mengetahui keadaan / kondisi keuangan
KJK yang sebesarnya. Jika terdapat hal-hal yang merugikan lembaga KJK
dengan cepat dapat ditanganinya.
SPI Simpan Pinjam. Dalam KJK SPI Simpan Pinjam sangat penting, karena
kegiatan tersebut merupakan ruh dari kelangsungan hidup suatu KJK. SPI
Simpan Pinjam meliputi:
1. Pengeluaran uang
a. Ada surat permohonan piutang (SPP) yang harus disetujui oleh
anggota atau pengajuan pinjaman harus mendapat persetujuan anggota.
b. Besarnya pinjaman harus berdasar plafon yang dikaitkan dengan
simpanan pokok dan simpanan wajib.
c. Pelayanan pinjaman diutamakan untuk pinjaman tanggung renteng.
d. Penerimaan pinjaman harus diterima oleh angota sendiri tidak boleh
diwakilkan.
e. Bagi anggota yang melakukan transaksi pinjaman khusus diatas
wewenang manajer (jika ada manajer) maka bukti KK harus ada
persetujuan pengurus minimal satu orang.
f. Prosedur pinjaman khusus diatur sesuai dengan pinjaman biasa
dengan pengesahan diketahui oleh pengurus lain.
g. Pinjaman khusus harus disertai dengan jaminan yang disesuaikan
dengan ketentuan yang ada.
2. Penerimaan uang
a. Anggaran pinjaman dibayar melalui kelompok masing-masing
2. Simpanan
a. Jenis simpanan
Yang ada di koperasi bisa terdiri dari beberapa simpanan antara lain:
1) Simpanan Pokok. Simpanan yang harus dibayar pada waktu masuk
menjadi anggota koperasi dan tidak boleh diambil selama masih
menjadi anggota.
2) Simpanan Wajib. Simpanan yang dibayar rutin setiap bulan selama
menjadi anggota koperasi dan tidak diambil selama yang
bersangkutan, masih menjadi anggota.
3) Tabungan Koperasi. Tabungan yang didapat dari anggota maupun
non anggota yang diambil sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
4) Simpanan Berjangka. Simpanan yang didapat dari anggota maupun
non anggota yang dapat diambil sesuai dengan perjanjian yang telah
disepakati bersama.
b. Bunga Simpanan
3. Pinjaman
a. Jenis Pinjaman terdiri dari:
1) Pinjaman Anggota. Yang dimaksud pinjaman anggota yaitu pinjaman
yang diberikan hanya kepada anggota koperasi dan jumlah maksimal
pinjaman sesuai simpanan anggota dan atau kelompok di koperasi,
dengan jaminan Tanggung Renteng (TR) di kelompok.
2) Pinjaman Khusus. Yang dimaksud pinjaman khusus yaitu pinjaman
yang diberikan pada anggota di atas maksimal pinjaman atau
pinjaman yang diberikan kepada non anggota koperasi. Pinjaman
khusus ini boleh diberikan apabila pinjaman anggota sudah terlayani
semua dan masih ada sisa dana.
b. Bunga Pinjaman
Tingkat bunga simpanan hendaknya lebih rendah dari tingkat bunga
pinjaman yang diberikan pada anggota. Beberapa hal yang harus
diperhatikan untuk menentukan tingkat bunga:
1) Bunga modal
2) Resiko pinjaman
3) Biaya operasional
4) SHU yang dibayar
c. Plafon Pinjaman
Dalam rangka menciptakan pengamanan terhadap dana maupun barang
yang beredar, perlu dibuat batasan-batasan khususnya mengenai
besarnya pinjaman. Salah satu model yang dikembangkan adalah
ketentuan plafon pinjaman, baik untuk perorangan maupun kelompok.
1) Plafon Perorangan. Kelipatan dari simpanan pokok atau simpanan, di
mana nilai kelipatan tergantung kebijaksanaan yang ada dimasing-
masing koperasi primer. Misalnya plafon pinjaman 3 kali, berarti
besarnya hak pinjaman anggota yang bersangkutan yaitu 3 X jumlah
simpanan pokok atau simpanan wajib yang dimiliki.
2) Plafon Kelompok. Kelipatan dari jumlah simpanan pokok dan
simpanan wajib seluruh anggota di kelompok tersebut. Hasilnya
Judul Modul : Melaksanakan Pengendalian Intern Halaman: 26 dari 38
Koperasi Jasa Keuangan
Buku Informasi Versi : 011/9/2021
MODUL DIKLAT KOMPETENSI BAGI PENGELOLA KOPERASI JASA Kualifikasi Level VI
KEUANGAN (KJK) MANAGER / Ka. CABANG
BAB III
MENANGANI TINDAKAN PENYIMPANGAN
ulang, sehingga kita dapat mengetahui hal-hal yang akan menjadi potensi
terjadinya tidak penyimpangan.
Contoh : Dalam hal manager memberi tugas kapada juru tagih untuk menagih
tunggakan pinjaman anggota, selama ini hanya diberi surat tugas dengan
membawa slip setoran. Misalkan kepada 5 orang anggota penunggak, dan
setelah selesai menagih yang disetor ke kasir hanya 1 orang anggota sisanya 4
anggota yang sudah setor uangnya dipakai dahulu, dan akan disetorkan ke
kasir akhir bulan bertepatan dengan waktu gajihan juru tagih. Untuk mengatasi
hal tersebut, terlebih dahulu manager melakukan pemeriksaan khusus untuk
mengetahui permasalahan yang sebenarnya terjadi. Untuk mengatasi
penyimpangan dimaksud manager selain memberi surat tugas kepada juru tagih
kepada 5 anggota penunggak sekaligus diberikan slip setoran yang
ditandatangani sebanyak 5 lembar rangkap dua. Setelah selesai menagih
tanyakan berapa anggota yang telah menyetor dengan meminta kembali ke lima
slip setoran dimaksud, dengan demikian maka tindak penyimpangan segera
terdeteksi.
BAB IV
MELAPORKAN HASIL PELAKSANAAN
PENGAWASAN INTERN
Format Laporan
1) Pelaporan
Teknik Pelaporan Pelaksanaan Pengawasan Intern. Manajer KJK
mendiskusikan dengan para kepala bagian mengenai Hasil Pelaksanaan
Pengawasan Intern, maka manajer atau pengelola KJK menuangkannya
dalam form laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern, untuk
mempermudah dalam mengidentisifikasi Pelaksanaan Pengawasan Intern
manajer KJK perlu menyiapkan format laporan penyusunan pelaksanaan
pengawasan intern.
Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan
diuraikan sebagai berikut :
a. Laporan menurut isinya :
• Laporan Informatif
• Laporan Rekomendasi
• Laporan Analitis
• Laporan pertanggungjawaban
• Laporan Kelayakan
b. Laporan menurut bentuknya :
• Laporan berbentuk Memo
• Laporan berbentuk Surat
• Laporan berbentuk Naskah
2) Penyusunan Laporan
Hasil pelaksanaan pengawasan intern disusun rekomendasi atas
permasalahan yang dihadapi KJK dan menuangkannya dalam form yang
telah tersedia, kemudian bersama memo dikirimkan kepada pengurus
untuk ditindaklanjuti pengurus jika diperlukan.
Lampiran - 1
Lampiran - 2
DAFTAR HASIL PENGENDALIAN INTERN
KSP “ MAJU BERSAMA” JAKARTA
Periode : Agustus 2006
B. Outstanding Masalah
No. Perihal Langkah Penyelesaian Keterangan
oleh PI
1. Selisih kas Sementara ditampung di Ditunggu
lebih sebesar rek. Selisih Kas sampai 3 (tiga)
Rp.100.000,00 bulan
2.
Lampiran - 3
Buku ini dimaksudkan untuk mencatat permasalahan yang timbul dan memerlukan
langkah tindak lanjut. Masalah yang timbul oleh petugas PI dicatat dan diuraikan,
kemudian diparaf yang selanjutnya masalah dimaksud diberitahukan kepada manajer
untuk dapat dibuatkan langkah-langkah tindak lanjut penanganannya dan langsung
diberikan tenggang waktu penyelesaian oleh manajer, kemudian manajer
membubuhkan paraf di buku tersebut.