FUNGSI PENGISIAN JABATAN

“The right man in the right place and the right man in the right job”

PENGERTIAN

PENGISIAN JABATAN

Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-
tugas pada setiap bagian jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai. Pengisian
jabatan ini dilakukan dengan cara penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan yang baik, sehingga
para karyawan dapat bekerja efektif dalam melakukan tugas-tugasnya.

Asas pengisian jabatan ini adalah “penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang
tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat”. Agar asas ini dapat di
terapkan dengan baik hendaknya pengisian jabatan berpedoman kepada”apa”baru”siapa”

FUNGSI

Fungsi pengisian jabatan(staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang
akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

PENGADAAN

Pengadaan adalah proses penarikan, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan
karyawan baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Cara mendapatkan karyawan yang kualitas dan kuantitasnya baik:

1. Analisis pekerjaan(Job Analysis)

Merupakan menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan pada suatu pekerjaan,
mengapa pekerjaan ini dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Dengan adanya job analysis
kita dapat mengetahui:

Tugas dan tanggung jawab (Job Description)

Syarat-syarat (Job Specification)

Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan

Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan

Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.

2. Uraian pekerjaan (Job Description)

Yaitu uraian mengenai bagaimana cara para pejabat harus melaksanakan tugas-tugas,
tanggung jawab, serta hak dan kewajibannya terhadap jabatan yang ia tempati.

3. Spesifikasi pekerjaan (Job Specification)

Adalah syarat-syarat tenaga kerja yang dapat memangku suatu jabatan tertentu agar ia
dapat bekerja secara efektif.
PENARIKAN

Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan
pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

“MENCARI” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik.

“MEMPENGARUHI” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media
massa dan atau melalui para karyawan yang telah ada.

SUMBER KARYAWAN

SUMBER INTERNAL,

Yakni karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam
perusahaan. Penarikan dapat dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal
(promosi-demosi) maupun horizontal (rotasi)

SIFATNYA VERTIKAL

Demosi, yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan

Promosi adalah mutasi dengan menaikan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga authority dan
responsibility nya semakin besar biasanya diikuti kenaikan pendapatan

SIFATNYA HORIZONTAL

Pemindahan seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya, tetapi pangkatnya tetap,
hanya pekerjaannya yang berbeda

SUMBER EKSTERNAL,

Artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong akan ditarik dari pihak luar perusahaan, yaitu :

Lembaga – lembaga Pendidikan

Kantor penempatan tenaga kerja

Pasar tenaga kerja (umum)

Nepotisme atau kawan kawan karyawan

SELEKSI
selection

Seleksi adalah kegiatan penentuan pelamar akan di terima atau di tolak untuk menjadi karyawan di
suatu perusahaan . seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan
bersangkutan.

Metode Non Ilmiah

Seleksi tanpa berdasarkan standar atau kriteria dan spesifikasi kebutuhan pekerjaan atau
jabatan tetapi hanya di dasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

* seleksi dalam hal ini tidak berpedoman pada job description dan job spesifikation.

Metode Ilmiah
Seleksi berdasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi
serta berpedoman kepada kriteria – kriteria spesifikasi dan standar standar tertentu.

1. Umur

2. Keahlian

3. Kesehatan

4.Pendididkan, Jenis Kelamin,

5. Tampang

6. Bakat

7. Kerja sama,

8. Kejujuran

9. Disiplin

10 inidyistif

1. SUSSCESIV – HURDLES

Adalah sistem seleksi yang di laksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus
pada suatu resting maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar dinyatakan gugur.

2. COMPENSATORY – APPROACH

Adalah sistem seleksi yang dilakukan diamana peserta mengkuti seluruh testing .
PROSEDUR SELEKSI

Adalah sistem seleksi yang dilakukan diamana peserta mengkuti seluruh testing .

1. seleksi surat lamaran

2. pemeriksaan referensi

3. wawancara pendahuluan

4. seleksi ilmu pengetahuan

5. tes psikolodi

6. tes kesehatan

7. wawancara akhir dengan atasan langsungnya.

8. memutuskan diterima atau tidak

PENEMPATAN

Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang – orang yang telah lulus seleksi
pada jabatan jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi – klasifikasi
pekerjaannya.

Dalam penempatan karyawan dilakukan ORIENTASI DAN INDUKSI.

ORIENTASI bertujuan agar karwayan baru merasa dirinya telah diterima dalam lingkungan
pekerjaanya.

INDUKSI adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan,
agar menaati peraturan perusahaan dan norma norma sosial berlaku
PELATIHAN

Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional
sesuai dengan kebutuhan tugas tugasnya.( Drs H Malayu S.P Hasibuan)

Pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan prosedur yang
sistematis dan terorganisasi, yang dalam kesempatan itu karyawan operasional belajar pengetahuan
teknik pengerjaan dan keahlian untuk tujuan tertentu. (Andrew F. Sikula )

1) On The Job Training

Para peserta latihan langsung bekerja ditempat untuk belajar dan meniru

suatu pekerjaan dibawah bimbingan seorang pengawas.

2) Vestibule School

Metode latihan yang dilakukan dalam kelas atau bengkel yang biasanya

diselenggarakan dalam perusahaan industri untuk memperkenalkan

pekerjaan kepada karyawan baru dan melatih mereka mengerjakan

pekerjaan tersebut.

3) Demonstration And Expamle

Metode latihan yang dilakukan dengan cara peragaan dan penjelasan

bagaimana cara-cara mengerjakan suatu pekerjaan melalui contoh atau

percobaan yang didemonstrasikan.

4) Apparenticeship Training

Situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi

yang sebenarnya tapi hanya merupakan tiruan saja.

PEMBERHENTIAN

Pemberhentian adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan.

Pemberhentian dapat disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak

kerja habis, peraturan perburuhan, pension atau atau meninggal dunia.

Pemberhentian atas keinginan perusahaan terhadap karyawan tetap dan kontrak harus
sesuai dengan UU No.12 Tahun 1964,P4D, P4P, keputusan pengadilan dan pasal 1603, ayat (1) KUHP.