PROGRAM PENGELOLAAN SISTEM UTILITAS

I. Pendahuluan
Tuntutan terhadap pelayanan Rumah Sakit mencakup aspek peralatan non
medis yang selalu siap dan akurat dalam mendukung kegiatan di rumah sakit
sehingga perlu adanya pengelolaan yang menyeluruh terhadap semua peralatan
non medis yang ada.
Pengelolaan peralatan non medis adalah gabungan dari setiap tindakan yang
bertujuan agar kondisi alat sesuai dengan fungsinya, sehingga peralatan
tersebut selalu dalam kondisi siap pakai.

II. Latar Belakang

Semakin berkembangnya Rumah Sakit semakin meningkat pula jumlah
peralatan non medis yang diperlukan untuk mendukung kegiatan pelayanan di
rumah sakit.
Untuk menjaga kualitas dan menjaga alat tersebut selalu dalam kondisi siap
pakai maka perlu untuk dibuat program atau rencana pengelolaan alat non
medis.

III. Tujuan
1. Tujuan Umum
Pengelolaan alat non medis dalam rangka menunjang pemenuhan
kebutuhan sesuai dengan mutu pelayanan kesehatan rumah sakit.
2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit melalui program
pemeliharaan alat non medis
b. Alat non medis yang berada di dalam rumah sakit dapat terpelihara
sesuai dengan rencana program
c. Alat non medis dalam kondisi laik pakai
d. Alat non medis selalu siap pakai untuk menunjang pelayanan
e. Usia teknis alat dapat tercapai

1
IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
a. Kegiatan Pokok
a. Melakukan Pemeliharaan Preventif
b. Melakukan Perbaikan Alat Non Medis ( Korektif )
c. Melakukan Sertifikasi Alat Non Medis
b. Rincian Kegiatan
a. Identifikasi Resiko
Identifikasi dilakukan pada sumber risiko, area dampak risiko, penyebabnya dan potensi
akibatnya. Teknik Identifikasi yang digunakan, disesuaikan dengan kemampuan, sasaran,
dan jenis risiko yang dihadapi. Alat identifikasi yang digunakan dalam rencana induk ini
adalah denganBrainstorming atau curah pendapat antara manajer dan pengawas program
serta pihak lain dalam internal rumah sakit yang terkait.
Identifikasi risiko pengelolaan peralatan medisantara lain sebagai berikut :
1. Konsleting Instalasi Listrik
2. Genset Overload beban
3. Suplai air mati
4. Air terkontaminasi/tak penuhi syarat
5. Instalasi gas medis bocor
6. Ledakan tabung gas medis
7. Kesalahan pemasangan gas medis

Analisa Risiko Sistem Utilitas

Tujuan analisis risiko adalah melakukan analisis dampak dan kemungkinan semua risiko
yang dapat menghambat tercapainya sasaran pengelolaan sistem utilitas dan menyediakan
data untuk membantu langkah evaluasi dan mitigasi risiko. Analisis risiko mencakup
pertimbangan dan mengkombinasikan estimasi terhadap consequence dan likelihood
didalam konteks untuk mengambil tindakan pengendalian.
Adapun analisa risiko yang digunakan dalam rencana induk/program ini adalah analisa
kuantitatif dengan melakukan skoring atas probabilias kejadian dan nilai dampak atau
konsekuensi yang mungkin timbul jika risiko benar-benar terjadi.

Probability/ Dampak/ Skor

No Jenis Risiko
Likelihood Consequences Risiko
1. Konsleting Instalasi Listrik 1 3 3
2. Genset Overload beban 1 3 3

2
 3. Suplai air mati 1 4 4
4. Air terkontaminasi/tak penuhi syarat 2 3 6
5. Instalasi gas medis bocor 1 3 3
6. Ledakan tabung gas medis 1 5 5
7. Kesalahan pemasangan gas medis 1 5 5

Keterangan :
1. Kriteria Likelihood

2. Kriteria Consequences

Evaluasi Risiko Pengelolaan Peralatan Medis

Evaluasi risiko dilakukan dengan membandingkan antara skor risiko yang
didapatkan dari proses analisa risiko dengan kriteria risiko. Adapaun kirteria risiko
dapat disebut dengan Risk Apetite dan dilengkapi dengan Risk Tolerance
sebagaimana disajikan dalam gambar berikut :
3
Berdasarkan pada risk tolerance maka dapat ditetapkan kewenangan dan tanggung jawab
dalam pengelolaan risiko sebagai berikut :
1. Risiko yang berada di atas garis risk tolerance dan berada di level risiko mulai dari
16 sampai dengan 25 menjadi perhatian penuh Direksi dalam pengelolaannya.
2. Level risiko di atas garis risk tolerance sampai lebih kecil dari 16 menjadi
perhatian penuh Manajer.
3. Risiko di bawah garis risk tolerance sepenuhnya dalam tanggung jawab
pengelolaan ditingkat operasional atau oleh supervisor.

Selanjutnya risiko yang telah diidentifikasi dan diskoring akan dibandingkan

dengan gambar diatas sehingga didapatkan hasil sebagai berikut :
No Jenis Risiko Skor Kriteria Tanggungjawab Tindak lanjut
Risiko Risiko pengelolaan
risiko
1. Konsleting Instalasi 3 Rendah Supervisor  Tidak perlu penanganan
Listrik khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
2. Genset Overload beban 3 Rendah Supervisor  Tidak perlu penanganan
khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
3. Suplai air mati 4 Medium Manager  Tidak perlu penanganan

4
 khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
 Perlunya koordinasi
antar lintas sektoral
untuk fungsi
pencegahan, deteksi dan
penanganan.
4. Air terkontaminasi/tak 6 Medium Manager  Tidak perlu penanganan
penuhi syarat khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
 Perlunya koordinasi
antar lintas sektoral
untuk fungsi
pencegahan, deteksi dan
penanganan.
5. Instalasi gas medis 3 Rendah Supervisor  Tidak perlu penanganan
bocor khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
6. Ledakan tabung gas 5 Medium Manager  Tidak perlu penanganan
medis khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
 Perlunya koordinasi
antar lintas sektoral
untuk fungsi
pencegahan, deteksi dan
penanganan.
7. Kesalahan pemasangan 5 Medium Manager  Tidak perlu penanganan

5
 gas medis khusus
 Pemantauan periodik
untuk memastikan sejak
dini risiko tidak terjadi
 Perlunya koordinasi
antar lintas sektoral
untuk fungsi
pencegahan, deteksi dan
penanganan.

Secara umum seluruh skor risiko berada di bawah garis risk tolerance. Hal ini berari
bahwa risiko masih dapat diterima dan tidak diperlukan suatu upaya yang sangat
khsuus untuk melakukan pencegahan dan penanganan risiko. Perbedaan pada
kriteria rendah dan medium adalah pada tanggung jawab pengelolaan risiko.
Pada risiko rendah pengelolaan dilakukan oleh supervisor tempat alat medis berada
berkejasama dengan supervisor elektromedik. Sedangkan pada risiko medium
diperlukan koordinasi antar manajer dengan melibatkan jajaran dibawahnya.

Mitigasi/Pengelolaan Risiko
Risiko-risiko yang telah tersaring pada langkah evaluasi, selanjutnya dibuat rencana
pengendalian lebih lanjut, langkah ini disebut mitigasi risiko. Langkah mitigasi risiko
meliputi pengidentifikasian beberapa kegiatan untuk menangani risiko, memperkirakan
risiko, menyiapkan rencana perlakuan risiko danmengimplementasikan rencana perlakuan
risiko.
Risiko yang akan dilakukan mitigas/pengelolaan risiko hanya difokuskan pada kriteria
risiko medium dan dapat dijelaskan sebagai berikut :

No Jenis Risiko Mitigasi/Pengelolaan

Pencegahan
1 Suplai air mati Menyusun kebijakan dan
prosedur terkait keselamatan
pengelolaan air bersih mengacu
pada regulasi tentang
persyaratan air bersih
Penanganan
1. Melakukan pengukuran debit
air secara berkala.
2. Melakukan penilaian
kebutuhan air harian RS yang
diupdate secara berkala
3. Menetapkan sumber air

6

2. Air Menyusun kebijakan dan
terkontaminasi/tak prosedur terkait keselamatan
penuhi syarat pengelolaan air bersih mengacu
pada regulasi tentang
persyaratan air bersih
3. Ledakan tabung gas Menyusun kebijakan dan
medis prosedur untuk keselamatan
pengelolaan gas medis
mengacu pada regulasi.
4. Kesalahan Menyusun kebijakan dan
pemasangan gas prosedur untuk keselamatan
medis pengelolaan gas medis
mengacu pada regulasi
7
alternatif
4. Melakukan uji coba sumber air
alternatif
1. Melakukan pemeriksaan air
bersih secara berkala
2. Melakukan treatment terhadap
sumber air agar sesuai
persyaratan
3. Membatasi akses orang
terhadap sumber air bersih
untuk mencegah masuknya
kontaminan yang disengaja
4. Melakukan monitoring
kondisi pipa air secara berkala
5. Merespon secara cepat keluhan
terhadap kualitas air dari unit
atau pasien
1. Memasang tulisan peringatan
pada area gas medis “Selain
petugas dilarang masuk”,
“Awas gas mudah meledak”
2. Diberi pengaman berupa pagar
yang dilengkapi dengan pintu
dan pengunci
3. Dilengkapi monitoring suhu
dan kelembaban ruangan yang
selalu terkontrol
4. Meminta bukti kalibrasi tabung
gas kepada suplier
1. Memasang prosedur
pemasangan gas medis (SPO)
2. Mengelompokkan gas medis
berdasarkan jenis gas
3. Standarisasi kode warna
berdasarkan jenis gas medis
4. Melakukan edukasi kepada
 staf pemeliharaan berkaitan
dengan pengelolaan gas medis
yang meliputi SPO,
pengelompokan gas medis,
dan standarisasi kode warna

Pelaporan Insiden dan Pelaporan Program

Pelaporan insinden berdasarkan prosedur pelaporan insiden dengan SK Direktur
Utama Nomer 1314 / SK. 3.2 / VII / 2015 tentang PEMBERLAKUAN
SISTEM PENCATATAN, PENGUMPULAN DAN PELAPORAN
KEJADIAN SERTA PENANGGULANGAN KASUS AKIBAT
KECELAKAAN, PENYAKIT AKIBAT KERJA, KEBAKARAN DAN
BENCANA

Monitoring dan Review insiden dan kegiatan

Monitoring dan review insinden dan kegiatan dilakukan oleh Tim K3 sesuai dengan
besar kecilnya risiko.
Monitor dan review insinden juga melibatkan unit-unit terkait

Edukasi staf tentang risk register

Edukasi staf tentang risk register bertujuan untuk penyiapan Kompetensi staf dalam
partisipasinya untuk mencegah dan manangani risiko. Unit Kerja penanggung jawab dapat
bekerjasama dengan Unit Diklat untuk melakukan pelatihan internal/eksternal kepada para
pengambil keputusan/pemilik risiko dan staf. Hal ini dimaksudkan agar para pengambil
keputusan dan staf memiliki pemahaman yang sama tentang manajemen risiko.

V. Cara Melaksanakan Kegiatan

Tata cara pelaksanaan kegiatan dibukukan dalam;
1. Pedoman Pemeliharaan Alat Non Medis
2. SPO

VI. Sasaran
Kerusakan pada peralatan non medis yang ada di rumah sakit dapat dikurangi
(seminimal mungkin)
8
VII. Skedul (Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan
1. Pelaksanaan pemeliharaan preventif
a. Genset
No Kegiatan Pemeliharaan Periode Pelaksana
1. Warming up genset 2x Teknisi Pemeliharaan
2. Pembersihan chasis seminggu Teknisi Pemeliharaan
3. Penggantian oli 1 x sebulan Teknisi Pemeliharaan
4. Pembersihan filter oli 4 bulan Teknisi Pemeliharaan
5. Pembersihan filter solar 4 bulan Teknisi Pemeliharaan
6. Pembersihan filter udara 4 bulan Teknisi Pemeliharaan
7. Cek Radiator 4 bulan Teknisi Pemeliharaan
8. Mengisi solar Setiap saat Teknisi Pemeliharaan
9. Cek baterai Setiap saat Teknisi Pemeliharaan
10. Ganti baterai Setiap saat Teknisi Pemeliharaan
11. Over hold 2 tahun Pihak III
12. Penggantian filter oli Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
13. Penggantian filter solar Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
14. Kuras tangki solar Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
15. Kuras pipa instalasi solar 1 tahun Teknisi Pemeliharaan
1 tahun

b. Instalasi Listrik
No Kegiatan Pemeliharaan Periode Pelaksana
1. Pengecekan arus KWH meter 1 minggu Teknisi Pemeliharaan
2. Pembersihan box panel induk 1 bulan Teknisi Pemeliharaan
3. Cek panas bisbar panel induk 1 bulan Teknisi Pemeliharaan
4. Penggantian MCB Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
5. Penggantian NT Fuse Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
6. Penggantian NFB Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
7. Penggantian stop kontak Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
8. Penggantian saklar Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
9. Penggantian lampu Bila perlu Teknisi Pemeliharaan

9
10. Penggantian kabel Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
11. Penambahan instalasi Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
12. Pengecekan PHB 1 bulan Teknisi Pemeliharaan
13. Pengecekan saklar TPDT 1 bulan Teknisi Pemeliharaan
14. Merapikan instalasi Setiap saat Teknisi Pemeliharaan

c. Gas Medis
No Kegiatan Pemeliharaan Periode Pelaksana
1. Cek N2O Setiap hari Teknisi Pemeliharaan
2. Cek O2 Setiap hari Teknisi Pemeliharaan
3. Penggantian regulator Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
4. Penggantian pipa flexible Bila perlu Teknisi Pemeliharaan
5. Pengecatan pipa instalasi O2 dan N2O 2 tahun Teknisi Pemeliharaan
6. Ganti air humidifier Setiap saat Teknisi Pemeliharaan
7. Pengecekan flow meter 3 bulan Teknisi Pemeliharaan
8. Pengecekan outlet gas medis 6 bulan Teknisi Pemeliharaan
9. Penggantian tabung O2 dan N2O Setiap saat Teknisi Pemeliharaan

d. Air
 Penyediaan Air Bersih
No Kegiatan Pemeliharaan Periode Pelaksana
1. Pemeriksaan Mikrobiologi 4 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
2. Pemeriksaan Kimia 6 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
3. Pengurasan Bak Bak Reservoir 4 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
4. Pencatatan Debit Air Bersih Tiap Hari Petugas Sanitasi
5. Pengurasan Bak Reservoir CSSD 1 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
6. Pengukuran pH dan Sisa CHLOR Tiap Hari Petugas Sanitasi
7. Pengurasan Bak Chlorinasi ! Minggu 1 x Petugas Sanitasi
8. Chlorinasi Air Bersih Tiap Hari Petugas Sanitasi
9. Pemeriksaan Air Untuk HD 4 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
10. Pemeriksaan Pompa Air 6 Bulan 1 x Pihak III

10
  Pengolahan Limbah Cair
No Kegiatan Pemeliharaan Periode Pelaksana
1. Cek mesin IPLC Tiap hari Petugas Sanitasi
2. Cek Jaringan Tiap hari Petugas Sanitasi
3. Operasional Mesin IPLC Tiap hari Petugas Sanitasi
4. Cek Debit Limbah Tiap hari Petugas Sanitasi
5. Pemeriksaan pH dan Sisa Chlor Tiap hari Petugas Sanitasi
6. Pemeriksaan Kualitas Limbah Cair Tiap Akhir Bulan Petugas Sanitasi
7. Pemeriksaan Bak Bioreaktor 2 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
8. Ganti Oli Blower 1 Bulan 1 x Petugas Pemeliharaan
9. Bersihkan Screen Tiap hari Petugas Sanitasi
10. Bersihkan Bak Lemak Tiap Akhir bulan Petugas Sanitasi
11. Bersihkan Bak Penampung di IPLC 6 Bulan 1 x Petugas Sanitasi
12. Perawatan Panel Tiap Akhir Bulan Petugas Sanitasi
13. Minimisasi Limbah Cair Tiap hari Petugas Sanitasi

VIII. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

1. Pemeliharaan preventif
Kegiatan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan oleh Supervisor
Pemeliharaan kepada Manajer Penunjang Non Medis dilakukan setiap 3
bulan sekali setelah terlaksananya satu siklus penuh proses pemeliharaan
preventif.
2. Perbaikan alat non medis (pemeliharaan korektif)
Kegiatan evaluasi dan pelaporan penanganan perbaikan alat non medis
dilakukan 1 bulan sekali
3. Sertifikasi
Kegiatan evaluasi dan pelaporan kegiatan sertifikasi alat non medis
dilakukan 2 tahun sekali

IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Ada beberapa bukti pemeliharaan preventif, korektif maupun sertifikasi alat
non medis yang akan dijadikan pijakan dalam setiap proses evaluasi oleh unit

11
 pemeliharaan, yaitu;
1. Buku Kegiatan Pemeliharaan merupakan buku yang berisi catatan
setiap kegiatan yang dilakukan oleh teknisi pemeliharaan setiap harinya.
2. Form Checklist Maintenance merupakan lembar ceklist pemeliharaan
preventif untuk masing-masing alat non medis.
3. Kartu Pemeliharaan merupakan lembar pencatatan setiap kegiatan yang
tertempel pada setiap alat non medis.
4. Sertifikasi eksternal merupakan sertifikat dari setiap alat non medis
yang telah dilakukan sertifikasi oleh pihak eksternal.
Semua dokumen tersebut dijadikan pula sebagai data pelaporan kegiatan
dalam rapat koordinasi Penunjang Non Medis.

Yogyakarta, September 2015

Mengetahui Penanggung Jawab
Ketua Pokja MFK Pengelolaan Sistem Utilitas

Ahmad Mukhlis, SE Muhammad Asri

12