TINJAUAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS

DI UPTD PUSKESMAS BANJAREJO KOTA MADIUN

TAHUN 2022

PROPOSAL TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam
Menyelesaikan Program Studi Diploma III Rekam Medik dan
Informasi Kesehatan

Oleh :
ROCHMAT WIJAYA ANSHORY
210205255

Program Studi Diploma III Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta
2022

i
 PERSETUJUAN

Nama : Rochmat Wijaya Anshory

NIM : 210205255
Judul : Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di UPTD Puskesmas
Banjarejo Kota Madiun tahun 2022

Surakarta, …..

Menyetujui untuk Dipertahankan di Hadapan Dewan Penguji

Proposal Tugas Akhir Program Studi Diploma III Rekam Medik
Dan Informasi Kesehatan Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta

Pembimbing I Pembimbing II

Warsi Maryati, S.KM., M,PH Puguh Ika Listyorini, S.KM., M.Kes

ii
 PENGESAHAN

Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di UPTD Puskesmas Banjarejo

Kota Madiun tahun 2022

Oleh:
Rochmat Wijaya Anshory
210205255

Telah Dipertahankan di Hadapan Dewan Penguji Proposal Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Rekam Medik dan Informasi Kesehatan Fakultas
Ilmu Kesehatan Universitas Duta Bangsa Surakarta dan Diterima untuk
Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Kesehatan

Pada Tanggal: …..

Dewan Penguji:
Penguji I : …………….. ………………………..
Penguji II : …………….. ………………………

Mengesahkan, Ketua Program Studi

Dekan Rekam Medik dan Informasi
Fakultas Ilmu Kesehatan Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta

Warsi Maryati, S.KM., MPH Linda Widyaningrum, S.KM., MPH

iii
 PERNYATAAN KEASLIAN PENELITIAN

Saya menyatakan dengan sebenarnya bahwa:

Proposal Tugas Akhir yang berjudul: “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan

Rekam Medis di UPTD Puskesmas Banjarejo Kota Madiun tahun 2022” ini

adalah karya penelitian saya sendiri dan bebas plagiat, serta tidak terdapat karya

ilmiah yang pernah diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademik

serta tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh

orang lain kecuali secara tertulis digunakan sebagai acuan dalam naskah ini dan

disebutkan dalam sumber acuan serta daftar pustaka. Apabila di kemudian hari

terbukti terdapat plagiat dalam karya ilmiah ini, maka saya bersedia menerima

sanksi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan (Permendiknas No.17,

tahun 2010)

Madiun, …………………
Mahasiswa

Rochmat Wijaya Anshory

210205255

iv
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

atas segala limpahan rahmat, taufik dan hidayah-Nya, sehingga dapat

menyelesaikan proposal penelitian Tugas Akhir dengan judul “Tinjauan

Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di UPTD Puskesmas Banjarejo Kota

Madiun Tahun 2022”. Sholawat serta salam tetap tercurahkan kepada junjungan

Nabi Besar Muhammad SAW yang kita nantikan syafaatnya di yaumul kiamah

nanti.

Proposal penelitian ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medik Dan Informasi

Kesehatan Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Duta Bangsa Surakarta tahun

2021/2022.

Keberhasilan penulisan Proposal Penelitian Tugas Akhir ini tidak lepas

dari bantuan, motivasi, bimbingan, kerja sama yang baik dari beberapa pihak.

Maka dari itu penulis menyampaikan terimakasih yang sebesar- besarnya kepada :

1. dr. Rohlina selaku Kepala Puskesmas Banjarejo Kota Madiun yg telah

memberikan ijin untuk melakukan penelitian di Puskesmas Banjarejo Kota

Madiun

2. Dr. H. Singgih Purnomo, MM selaku Rektor Universitas Duta Bangsa

Surakarta yang memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti

Progam Studi RPL D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di

Universitas Duta Bangsa Surakarta.

v
 3. Warsi Maryati, S.KM., MPH selaku dekan Fakultas Ilmu Kesehatan

Universita Duta Bangsa Surakarta

4. Linda Widyaningrum, SKM., MPH selaku Ketua Progam Studi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Duta

Bangsa Surakarta

5. Warsi Maryati, S.KM., MPH dan Puguh Ika Listyorini, S.KM.,M.Kes

Dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan kepada penulis

untuk menyelesaikan penelitian ini

6. Galang Aji P, Amd.RMIK selaku Kepala Unit Rekam Medis di UPTD

Puskesmas Banjarejo Kota Madiun

7. Seluruh staff pengajar, akademik, Program Studi RPL D3 Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan di Universitas Duta Bangsa Surakarta

8. Keluarga dan teman-teman selalu memberi semangat dan dukungan untuk

dapat menyelesaikan kegiatan ini.

9. Semua pihak yang membantu dalam menyelesaikan penelitian ini yang

tidak dapat disebutkan satu per satu.

Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi kepentingan instansi,

akademik, peneliti lain dan pembaca penelitian ini. Meskipun dalam penyusunan

Proposal Penelitian penulis masih ada banyak kekurangan, untuk itu penulis

sangat mengharapkan kritik dan saran sebagai perbaikan.

Surakarta, Juni 2022

Peneliti

vi
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN iv

KATA PENGANTAR v

DAFTAR ISI vii

DAFTAR TABEL ix

DAFTAR GAMBAR x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang 1

B. Rumusan Masalah 5

C. Tujuan Penelitian 5

D. Manfaat Penelitian 5

E. Ruang Lingkup 6

F. Keaslian Tulisan 7

G. Sistematika Penulisan 10

BAB II LANDASAN TEORI

A. Rekam Medis 11

B. Sistem Penyimpanan 13

vii
 C. Filling 14

D. Sistem Penomoran 16

E. Retensi Berkas Rekam Medis 18

F. Kerangka Teori 21

G. Kerangka Konsep 22

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian 24

B. Variabel Penelitian 24

C. Definisi Operasional 25

D. Subjek dan Objek Penelitian 25

1. Subjek Penelitian 25

2. Objek Penelitian 26

E. Pengumpulan Data 26

1. Data Primer 26

2. Data Sekunder 27

F. Pengolahan Data 27

G. Analisis Data 29

DAFTAR PUSTAKA 30

LAMPIRAN

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian 7

Tabel 3.1 Definisi Operasional 25

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Ruang Rak Filing Berkas Rek 4

Gambar 2.1 Kerangka Teori 21

Gambar 2.2 Kerangka Konsep 22

x
xi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Puskesmas menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif

dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-

tingginya di wilayah kerjanya. Dalam hal ini puskesmas merupakan

komponen terdepan dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan dasar yang

bermutu. Penyediaan pelayanan yang bermutu pada Puskesmas memerlukan

adanya kerjasama yang terintegrasi dari berbagai bidang dan aspek yang

terkait. Selain itu diperlukan pula penilaian pada Puskesmas untuk mengetahui

bagaimana upaya Puskesmas dalam menjamin mutu pelayanan kesehatan dan

keselamatan pasien yang dapat dilakukan melalui adanya Akreditasi.

Akreditasi Puskesmas menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik

Pertama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter

Gigi, adalah pengakuan yang diberikan oleh lembaga independen

penyelenggara akreditasi yang sudah ditetapkan oleh Menteri setelah

memenuhi standar akreditasi. Puskesmas wajib diakreditasi secara berkala

setiap tiga tahun sekali. Adapun tujuan utama akreditasi puskesmas adalah

untuk pembinaan peningkatan mutu, kinerja melalui perbaikan yang

1
 2

berkesinambungan terhadap sistem manajemen, sistem manajemen mutu dan

sistem penyelenggaraan pelayanan dan program, serta penerapan manajemen

risiko.

Pelaksanaan akreditasi puskesmas dilakukan sesuai dengan standar

akreditasi yang telah ditetapkan. Salah satu standar akreditasi tersebut

berkaitan dengan Rekam Medis. Rekam Medis menurut Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis dalam Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi

Puskesmas, Klinik Pertama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat

Praktik Mandiri Dokter Gigi, terdapat pada kelompok Upaya Kesehatan

Perseorangan (UKP).

Salah satu indikator mutu pengolahan berkas rekam medis adalah

melakukan penjadwalan penyusutan retensi berkas rekam medis. Dalam

pelayanan Puskesmas yang merupakan institusi penyedia layanan publik

Dalam upaya mencapai keberhasilan tersebut perlu dilakukan penjadwalan

retensi berkas rekam medis, dimana lama masa penyimapanan berkas rekam

medis di puskemas yaitu 2 tahun sejak trerakhir kunjungan di puskesmas

(Permenkes Nomor 269/ Menkes/Per/III/2008)

Sistem penyusutan berkas rekam medis boleh disimpan lebih lama dari

angka tahun yang ditentukan, namun apabila kapasitas ruang filing sudah
 3

padat maka perlu dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah

inaktif agar rak lebih longgar. Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan

memperlambat proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen rekam

medis. Selain itu, penyimpanan yang padat akan menyebabkan dokumen

rekam medis menjadi tidak rapi, kusut, dan menjadi rusak atau robek (Sudra,

2014).

Penyusutan berkas rekam medis adalah suatu proses pemindahan

berkas rekam medis dari aktif ke inaktif, di mana berkas rekam medis nantinya

disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana berkas rekam medis tersebut

mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Penyusutan berkas

rekam medis juga bisa dilakukan jika berkas rekam medis sudah rusak atau

tidak dapat terbaca (Rustiyanto dan Rahayu, 2011)

Di puskesmas banjarejo pelaksanaan retensi berkas rekam medis

terakhir dilakukan pada tahun 2017 dan belum dilakukan retensi berkas rekam

medis kembali, mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas rekam medis

dan kurang nya ketersediaan ruang rak filling untuk berkas rekam medis

pasien yang baru dimana di puskesmas banjarejo berkas rekam medis pasien

yang baru diletakan / disimpan di kardus di karenakan keadaan rak filling

yang sudah penuh. Selain terjadinya penumpukan berkas rekam medis juga

masih didapati terjadinya missfile berkas rekam medis yang berdampak pada

pelayanan penyediaan berkas rekam medis pasien. Berikut keadaan rak filling

penyimpanan berkas rekam medis di puskesmas banjarejo:

 4

Gambar 1. 1 Ruang Rak Filling Berkas Rek (Data Primer, 2022)

Dengan adanya masalah tersebut maka perlu diterapkannya

pelaksanaan retensi berkas rekam medis, dilakukan dengan pemisahan berkas

rekam medis yang sudah inaktif lebih dari 2 tahun, serta pemusnahan berkas

rekam medis yang sudah dipilah. Harapan setelah dilakukan inovasi meretensi

berkas rekam medis terwujudnya penyimpanan berkas rekam medis yang rapi

dan tertib, tersedianya rak untuk berkas rekam medis yang baru, tidak

terjadinya penumpukan dokumen rekam medis baru maupun terjadinya

missfile berkas rekam medis meningkatnya kepatuhan petugas dalam

melaksanakan tugas retensi sesuai dengan SOP. sehingga dapat terwujudnya

pelayanan yang lebih efektif, dan informasi dari isi rekam medis menjadi

akurat.

Berdasarkan latar belakang tersebut sebagai wujud penerapan

pelayanan yang bermutu dan berkualitas maka penulis ingin melakukan tugas

akhir tentang “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Puskesmas

Banjarejo Kota Madiun Tahun 2022”

 5

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah

yang ingin penulis kemukakan adalah “Bagaimana Pelaksanaan Penyusutan

Rekam Medis di Puskesmas Banjarejo Kota Madiun Tahun 2022?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui tinjauan pelaksanaan penyusutan rekam medis di Puskesmas

Banjarejo Kota Madiun Tahun 2022.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di UPTD

Puskesmas Banjarejo tahun 2022

b. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di

UPTD Puskesmas Banjarejo tahun 2022

c. Mengetahui sarana penyusutan berkas di UPTD Puskesmas Banjarejo

tahun 2022

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

Sebagai pengalaman dan penambah ilmu pengetahuan bagi peneliti

mengenai penyusutan berkas rekam medis di UPTD Puskesmas Banjarejo.

2. Bagi Puskesmas
 6

Sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi manajemen Puskesmas

dan pengembangan UPTD Puskesmas Banjarejo Kota Madiun.

3. Bagi Universitas

Penelitian diharapakan dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk

memberikan materi bagi mahasiswa rekam medis dan informasi kesehatan

terkait penyusutan berkas rekam medis.

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan

Lingkup kelimuan dalam penelitian ini adalah bidang kesehatan dibagian

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

2. Lingkup Materi

Lingkup materi dari penelitian ini adalah ilmu rekam medis khususnya

retensi rekam medis

3. Lingkup Lokasi

Lingkup lokasi dalam penelitian ini adalah dilakukan di unit rekam medis

4. Lingkup Metode

Jenis penelitian adalah deskriptif dengan metode pengumpulan data yang

digunakan adalah observasi dan wawancara.

5. Lingkup Objek

Lingkup objek dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis

6. Lingkup Waktu
 7

Lingkup waktu dalam penelitian ini adalah Bulan Juli sampai Desember

2022.

F. Keaslian Penelitian

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian

JUDUL TEMPAT VARIABEL METODE

N PENELIT
PENELITIA PENELITIA YANG PENELITIA
O I
N N DITELITI N
1 Pemusnahan Kartono Rumah Sakit a) Berkas Analisa
Berkas (2010) Panti Rini Rekam deskriptif
Rekam Medis Kalasan Medis Metode
Inaktif di b) Persiapan observasi
Rumah Sakit dan pengambilan
Panti Rini perencanaa data yaitu
Kalasan n wawancara
c) Penyusutan dan
Berkas observasi.
Rekam
Medis

2 Tinjauan Dewi Siloam a) Berkas Metode

Pelaksanaan Rahayu Hospitals Rekam pengambilan
Penyusutan (2012) Kebon Jeruk Medis data yaitu
Berkas b) Perencanaa wawancara
Rekam Medis n dan
Inaktif di Penyusutan observasi.
Siloam c) Penyusutan
Hospitals Berkas
Kebon Jeruk Rekam
Medis

3 Penyusutan Siti Rumah Sakit a) Berkas

Arsip Rekam Soleha Haji Jakarta Rekam
Medis : Studi (2014) Medis
Kasus Rumah b) Persiapan
Sakit Haji dan
Jakarta perencanaan
c) Perencanaan
Penyusutan
 8

1. Kartono (2010) dengan judul “Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif

di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”

Hasil Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persiapan

pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif di rumah sakit Panti

Rini Kalasan dari segi SDM dan Fasilitasnya dan mengetahui pelaksanaan

penilaian terhadap berkas rekam medis rawat inap inaktif yang akan

dimusnahkan.

Perbedaan penelitian adalah terdapat pada tujuan penelitian. Pada

penelitian Kartono (2010), tujuannya adalah untuk mengetahui persiapan

pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif dari segi SDM dan

Fasilitasnya serta mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas

rekam medis rawat inap inaktif yang akan dimusnahkan. Sedangkan tujuan

dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui pelaksanaan

penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di rumah sakit

Bethesda Yogyakarta.

Persamaan dari penelitian ini adalah terletak pada jenis penelitian

yang digunakan yaitu Rumah Sakit Panti Rini Kalasan.

2. Dewi Rahayu (2012) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan

Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk”

Hasil penelitian menjelaskan Pelaksanaan penyusutan rekam medis

inaktif mempunyai beberapa tahap, yaitu dimulai dari pemilahan dan

pemindahan, penilaian, menscan, dan pemusnahan. Peneliti melakukan

observasi dengan tujuan mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan

 9

rekam medis inaktif, mengidentifikasi pelaksanaan penilaian rekam medis

inaktif, mengamati pengalih media rekam medis inaktif dengan

menggunakan scanner, mengidentifikasi pelaksanaan pemusnahan rekam

medis inaktif. Dalam melakukan pemindahan rekam medis inaktif, belum

tersedianya ruangan khusus untuk rekam medis inaktif.

Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan penelitian. Pada

penelitian Dewi Rahayu (2012), tujuan penelitian adalah untuk

mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif dan

penilaian rekam medis inaktif. Pada penelitian Dewi Rahayu (2012) belum

terdapat ruangan khusus untuk penyimpanan rekam medis inaktif.

Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui

pelaksanaan penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di

rumah sakit BethesdaYogyakarta.

Persamaan penelitian ini adalah terdapat pada metode pengambilan

data yaitu wawancara dan observasi. Penelitian ini juga mengamati

pelaksanaan penyusutan menggunakan scanner sebagai pengalih media

rekam medis.

3. Siti Soleha (2014) dengan judul “Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi

Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta”

Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta

belum mempunyai jadwal retensi arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan

arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.

Perbedaan penelitian adalah pada penelitian Siti Soleha (2014)

 10

membahas tentang kegiatan penyusutan arsip rekam medis, sedangakan

penelitian ini, peneliti ingin mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam

medis dengan menggunakan scanner di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta.

Persamaan penelitian adalah terdapat pada metode penelitian yaitu

metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini

membahas tentang penyusutan berkas rekam medis.

G. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara garis besar penyusunan proposal tugas akhir ini,

maka peneliti membagi dalam 3 (tiga) bab seperti dibawah ini:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pertama dari penulisan proposal ini, yang

antara lain berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup, keaslian penelitian,

dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini menyajikan beberapa teori yang melandasi

pembahasan materi, kerangka teori, dan kerangka konsep.

BAB III : METODE PENELITIAN

Dalam bab ini berisi tentang jenis dan rancangan penelitian,

variable penelitian, definisi operasional, populasi, sampel,

pengumpulan data, pengolahan data, dan analisis data

11
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Permenkes Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 tentang Rekam

Medis, menyatakan bahwa Rekam Medis adalah berkas yangberisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan.Tanpa

didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,

maka tertib administrasi tidak akan berhasil. Sedangkan, tertib

administrasi salah satu aktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan

kesehatan. (Depkes, 2006)

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek (Sudra,

2017) antara lain:

a. Administration

Rekam medis digunakan untuk kebutuhan administrasi dalam

pelayanan kesehatan. Dimulai dari pasien diterima, baik rawat jalan,

rawat darurat maupun rawat inap, hingga pasien pulang. Semua proses

11
 12

pencatatan ini kelak akan sangat dibutuhkan pada saat menelusuri

kembali riwayat kedatangan pasien tersebut.

b. Legal

Rekam medis digunakan sebagai bukti telah terjadinya proses

pelayanan kesehatan. Rekam medis akan dihadirkan dalam proses

persidangan untuk menyelesaikan kasus mediko-legal (kasus medis

yang bermuatan hukum) guna menelusuri kembali kejadian suatu

pelayanan kesehatan melalui runtutan cerita yang tercatat di dalamnya.

c. Finance

Rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/

informasi yang dapat dipergunakan untuk mengetahui jumlah biaya

pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien.

d. Research

Rekam medis mempunyai nilai penelititan, karena isinya menyangkut

data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

e. Education

Rekam medis isinya menyangkut data/ informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang

diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan

sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan

kesehatan.
 13

f. Dokumentation

Rekam medis digunakan untuk mendokumentasikan semua pelayanan

kesehatan yang telah diberikan terhadap pasien.

B. Sistem Penyimpanan

Fungsi utama rekam medis adalah untuk menyimpan data dan

informasi pelayanan pasien. Rekam medis akan terlaksana dengan baik

apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan

baik. Salah satunya pengolahan data dibagian filing (penyimpanan).

Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam

rak filing, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, melindungi berkas

rekam medis dari bahaya (pencurian, kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi).

Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan

mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya

tenaga ahli dan kondisi organisasi (Budi, 2011)

Ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka cara

penyimpanan di bagi menjadi 2 cara yaitu :

1. Sentralisasi

Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentral yaitu suatu

sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien

 14

rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap ke dalam satu folder tempat

penyimpanan (Budi, 2011).

2. Desentralisasi

Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi

yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas

rekam medis rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap pada folder

tersendiri dari atau ruang atau tempat tersendiri. Biasanya berkas rekam

medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pad arak

penyimpanan berkas rekam medis di unit rekam medis atau di tempat

pendaftaran rawat jalan. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap

disimpan di ruang penyimpanan lain, seperti bangsal atau di unit rekam

medis yang terpisah dari tempat penyimapanan berkas rekam medis rawat

jalan (Budi, 2011).

C. Filing

Filing sendiri adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan

(storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengembalian kembali

(retrival) (Rustiyanto & Rahayu, 2011).

Tugas dan fungsi pokok dari filing antara lain:

1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis.

2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode

penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai urutannya.

 15

3. Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk

keperluan pelayanan dan keperluan lainya dengan langkah – langkah

sebagai berikut:

a. Menerima tracer yang sudah terisi

b. Mencari nomor rekam medis

c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil

d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan

e. Mencatat penggunaaan dokumen rekam medis dalam buku

peminjaman

f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam

medis

4. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non

aktif.

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan.

7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis.

8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi,

biologi.

10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan

melihat kode warna.

 16

11. Melakukan retensi dokumen rekam medis, langkahnya: mencatat nomor

yang sudah waktunya diretensi dan mengambil dokumen yang akan

disimpan in-aktif.

12. Bersamaan tim pemusnahan melaksanakan pemusnahan.

13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau

triwulan.

14. Menghitung tingkat ketidak lengkapan jumlah rekam medis tidak lengkap

x 100% jumlah dokumen rekam medis lengkap yang diterima pada periode

tertentu.

D. Sistem Penomoran

Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara

penulisan nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien sebagai bagian

identitas pribadi pasien yang bersangkutan (Budi, 2011).

Menurut Budi (2011), ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk

yaitu :

1. Seri (serial numbering system)

Pada sistem ini petugas pendaftaran memberikan nomor baru

(berkas baru) pada setiap kali pasien datang berkunjung ke faslitas

pelayanan kesehatan. Keuntungan sistem seri adalah pelayanan pasien ke

klinik atau bangsal akan lebih cepat karena pelayanan pasien tanpa

menunggu pencarian berkas lama dengan sistem ini dapat mengetahui

jumlah kunjungan ke fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk kerugian

 17

adalah informasi pasien menjadi tidak berkesinambungam karena seorang

pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor rekam medis sehingga

dapat merugika pasien.

2. Unit (unit numbering system)

Pada sistem ini setiap pasien yang berkunjng ke fasilitas pelyanan

kesehatan akan mendapatkan nomor rekam medis ketika pasien tersebut

pertama kali datang dan tercatat sebagai pasien di fasilitas pelayanan

kesehatan tersebut. Kelebihan dari sistem ini informasi data klinis pasien

berkesinambungan, dan untuk kekurangan pelayanan pasien menjadi lama

karena petugas mencari berkas rekam medis pasien.

3. Seri unit (serial unit numbering system)

Sistem ini merupakan perpaduan antara sistem seri dan unit yaitu

dengan memberikan nomor baru kepada seluruh pasien yang berkunjung

tetapi kemudian untuk pasien lama akan dicarikan berkas rekam medisnya.

Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak

memilah antara pasien baru atau lama semua pasien seolah-olah diangap

pasien baru untuk dibuatkan berkas baru. Kekurangannya yaitu petugas

akan mencari berkas pasien lama dan menggabungkan dengan berkas baru,

informasi klinis pada saat pelayanan tidak disertakan, sehingga petugas

pelayanan tidak dapat melihat pelayanan yang telah diberiakan kepada

pasien.

Dalam pengelolaan rekam medis, sistem penjajaran rekam medis di

fasilitas pelayanan pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan

 18

dengan kondisi dengan kebutuhan dari penyimpanan berkas masing – masing

fasilitas palayanan kesehatan. diantaranya adalah:

1. Straight Numerical Filing yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam

medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada

rak penyimpanan.

2. Midle Digit Filingmerupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis

berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. Dalam hal ini

angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan

angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka

yang terletak paling kanan menjadi angka ketiga.

3. Terminal Digit Filing adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis

numeric dengan angka akhir. Pada sisitem penjajaran berkas rekam medis

di rak fling dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan

nomor reka medis kelompok akhir.

E. Retensi Berkas Rekam Medis

1. Pengertian Retensi Berkas Rekam Medis

Pengertian retensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005)

adalah penyimpanan, penahanan : “Setiap arsip ditentukan retensinya atas

dasar nilai kegunaannya”.

Sedangkan menurut Dirjen Yanmed (2006), mengemukakan

bahwa: “Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan

berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara :

 19

a. Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak inaktif

dengan cara memilah rak penyimpanan sesuai dengan tahun

kunjungan.

b. Memikrofilmisasi rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku.

c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di microfilm dengan

cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Tujuan Retensi Rekam Medis

Tujuan retensi / penyusutan rekam medis adalah :

a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.

b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

c. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyimpanan

rekam medis jika sewaktu-waktu di perlukan.

d. Menyelamatkan rekam medis yang mempunyai nilai guna tinggi serta

mengurangi yang tidak bernilai guna atau bernilai rendah atau nilai

gunanya telah menurun (Wijaya dan Rosmaladewi, 2017).

3. Prosedur Retensi Rekam Medis

Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV pasal 8 tentang lama

penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut :

a. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang- kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari

tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.

 20

b. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui, rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan

medik.

c. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan

untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal

dibuatnya ringkasan tersebut

d. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanakan oleh

petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Bab IV pasal 9 tentang pemusnahan berkas Rekam Medis :

a. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib

disimpan sekurang - kurangnya 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal

terakhir pasien berobat.

b. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud ayat (1) dilampaui, rekam

medis dapat dimusnahkan.

Prosedur retensi untuk berkas rekam medis adalah sebagai berikut :

a. Dilakukan pemindahan dari tempat penyimpanan berkas rekam medis.

b. Dilakukan pemilahan berkas rekam medis aktif dan berkas rekam

medis inaktif.

c. Rekam medis aktif dan inaktif dinilai oleh tim penilai sehingga

menghasilkan berkas rekam medis yang masih ada nilai gunanya dan

berkas rekam medis yang tidak ada nilai gunanya.

 21

d. Rekam medis yang masih ada nilai gunanya dilestarikan sedangkan

rekam medis yang sudah tidak mempunyai nilai guna dimusnahkan tim

penilai.

F. Kerangka Teori

Kerangka teori merupakan wadah yang menerangkan variabel atau

pokok permasalahan yang terkandung dalam penelitian. Teori tersebut

digunakan sebagai bahan acuan untuk pembahasan selanjutnya. Dengan

demikian kerangka teoritis disusun agar penelitian diyakini kebenaranya.

(Arikunto, 2006:107).

rekam medis

sistem penyimpanan berkas penomoran berkas rekam

retensi berkas rekam medi
rekam medis medis

sentralisasi SNF man : petugas filling

fasilitas : jadwal perencanaan

retensi rekam medis , ruang
desentralisasi TDF
penytimapanan rekam
medis, rak filling

MDF
 22

Gambar 2.1 Kerangka Teori

Keterangan:
: Variabel yang tidak diteliti
: Variabel yang diteliti
(Permenkes: 2008, Depkes: 2006, Permenkes: 2013, Sudra: 2017, Sulistyawati:
2014, Rano: 2013, Mangkunegara: 2003, Faidah dan Muhadi: 2019, Siagian:
2005, Permenpan: 2004, Koesomowidjojo: 2017, Permenkes: 2015).

G. Kerangka Konsep

Kerangka konsep penelitian adalah satu uraian dan visualisasi

hubungan atau kaitan antara konsep satu dengan yang lainya, atau variabel

yang satu dengan variabel lainya dari masalah yang akan diteliti ( Soekidjo

Notoadmodjo 2010)

INPUT PROSES OUTPUT

Tinjauan Prosedur Pelaksanaan

pelaksanaan retensi berkas retensi berlas
retensi berkas rekam medis di rekam medis di
rekam medis puskesmas puskesmas
alur banjarejo
pelaksanaan
retensi berkas
rekam medis
metode
pelaksanaan
retensi berkas
rekam medis
yang sudah
inaktif
penilaian nilai
guna
evaluasi
pelaksanaan
retensi berkas
rekam medis
 23

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian mengenai perencanaan retensi berkas rekam medis ini

merupakan penelitian deskriptif. Penelitian deskpritif adalah suatu metode

yang dilakukan terhadap sekumpulan objek yang biasanya bertujuan untuk

melihat fenomena yang biasanya bertujuan untuk melihat fenomena yang

terjadi di dalam suatu populasi tertentu (Notoatmodjo, 2012). Pada penelitian

ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif,

untuk mendeskripsikan perencanaan retensi berkas rekam medis di Puskesmas

Banjarejo.

B. Variabel Penelitian

Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang,

obyek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,

2012). Variabel dalam penelitian ini antara lain:

1. Berkas Rekam Medis di UPTD Puskesmas banjarejo

2. Standar Operasional Prosedur penyusutan Berkas Rekam Medis di UPTD

Puskesmas banjarejo

3. Sarana dan prasarana yang digunakan untuk melaksanakan penyusutan

berkas rekam medis

24
25
 25

C. Definisi Operasional

Definisi operasional adalah suatu definisi untuk membatasi ruang

lingkup atau variable-variabel yang akan diamati/teliti. Definisi operasional ini

bermanfaat juga untuk mengarahkan kepada pengamatan terhadap variable

yang bersangkutan serta pengembangan instrument alat ukur (Notoatmodjo,

2014). Definisi Operasional variabel-variabel dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

Tabel 3. 1 Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1 Perencanaan Merencankan pemindahan
Penyusutan arsip berkas rekam medis dari
tempat penyimpanan aktif ke
inaktif.
2 Jadwal retensi Yaitu jadwal masa
simpan
aktif berkas rekam medis
3 Instrumen yang Instrumenuntuk penyusutan
diperlukan terdiri dari, SOP penyusutan
untuk berkas rekam medis, daftar
penyusutan rekam medis inaktif / yang
dipindahkan dari aktif ke in
aktif, tracer.
4 Prosedur Prosedur ini terkait
dengan ada
pemilahan dan tidaknya
kebijakan yang
pemindahan mengatur retensi,
SOP dan
berkas rekam Jadwal retensi aktif
medis

D. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian
 26

Subjek penelitian adalah orang, tempat, atau benda yang diamati

dalam rangka pembumbutan sebagai sasaran (Kamus Bahasa Indonesia,

1989:862). Adapun subjek dalam penelitian ini adalah rekam medis di

Puskesmas Banjarejo Kota Madiun.

2. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah hal yang menjadi sasaran penelitian

(Kamus Bahasa Indonesia, 1989:622). Kemudian dipertegas (Anto Dayan

1986:21), objek penelitian adalah pokok persoalan yang hendak di teliti

untuk mendapatkan data secara lebih terarah. Adapun objek dalam

penelitian ini adalah Berkas Rekam Medis yang in aktif di UPTD

Puskesmas Banjarejo Kota Madiun.

E. Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data ada beberapa cara agar data dapat diperoleh

dengan sempurna dan sesuai keinginan peneliti. Menurut Sugiyono (2013:27)

metode pengumpulan data adalah penelitian lapangan (Field Research), yang

dilakukan dengan cara mengadakan penijuan langsung pada instansi yang

menjadi objek untuk mendapatkan data primer dan sekunder. Adapun teknik

pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:

1. Data Primer

Data primer di dapat dengan cara:

a. Wawancara
 27

Wawancara dilakukan untuk mengetahui berapa lama berkas rekam

medis belum di retensi.

b. Observasi

Observasi dilakukan dengan mengamati mengecek data yang telah

diperoleh melalui beberapa sumber yaitu di berkas rekam medis.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari pihak lain, tidak langsung

diperoleh dari subjek peneliti. Dalam penelitian ini data sekundernya

adalah Aplikasi SIKDA Generik Kota Madiun.

F. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data

dilaksanakan, untuk memperoleh penyajian data sebagai hasil yang berarti dan

kesimpulan yang baik, diperlukan pengolahan data (Notoatmodjo, 2012).

Teknik pengolahan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Metode pengolahan data

Menurut Notomatmodjo (2018), Dalam pengolahan data melalui

tahap-tahap sebagai berikut :

a. Penyutingan data (Editing)

Hasil wawancara, angket atau pengamatan dari lapangan harus

dilakukan pemeriksaan data (editing) terlebih dahulu. Kegiatan ini

dilakukan untuk pengecekan dan memperbaiki isian formulir atau

 28

kuesioner.

b. Pemberian kode (coding)

Dalam penelitian ini coding digunakan untuk mengubah data

wawancara dan mengelompokannya berdasarkan karakteristik dari

setiap responden.

c. Memasukan data (processing)

Data yang telah diperoleh dari masing-masing responden yang

dalam bentuk angka atau huruf dimasukan ke dalam komputer.

d. Pembersihan data (cleaning)

Semua data dari setiap sumber atau responden yang telah

dimasukan, perlu dicek kembali untuk melihat kemungkinan adanya

kesalahan, kemudian dilakukan pembetulan.

2. Metode Analisis data

Menurut Sugiyono (2015), ada tiga tahap model ukur analisis data

yang berlangsung secara bersamaan dengan proses pengumpulan data

yaitu :

a. Reduksi data

Reduksi data adalah merangkum, memlilih hal-hal yang pokok,

mefokuskan pada hal-hal yang penting, dalam penelitian ini reduksi

data dilakukan dengan wawancara dan observasi.

b. Penyajian data
 29

Penyajian data biasa dilakukan dalam bentuk uraian singkat

berupa teks yang bersifat naratif. Dalam penelitian ini data yang akan

disajikan dalam bentuk uraian singkat.

c. Penarikan kesimpulan

Data yang telah disajikan, peneliti dapat melakukan penarikan

kesimpulan berdasarkan penelitian yang dilakukan.

G. Analisis Data

Teknik analisis data merupakan proses mencari data menyusun secara

sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan

dokumentasi dengan cara memilih mana yang penting dan yang akan

dipelajari, dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami (Sugiyono,

2015).

Adapun Proses analisis data pada penelitian ini dimulai dengan

menelaah seluruh data dari berbagai sumber. Disajikan dalam bentuk

deskriptif kuantitatif agar dapat mendeskripsikan jumlah rekam medis In aktif

di UPTD Puskesmas Banjarejo Kota Madiun.

 DAFTAR PUSTAKA

Faida, W.F dan Muhadi. 2019. Dasar Organisasi dan Manajemen Unit Rekam
Medis. Edisi pertama. Sidoarjo: Indomedia Pustaka.

Feriyanti, U. (2019) ‘Perhitungan Kebutuhan Petugas Pendaftaran dan Filling

dengan Metode Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK Kes) di UPTD
Puskesmas Pati I’, 1(69), pp. 5–24.
Koesomowidjojo, Suci R.M. 2017. Panduan Praktis Menyusun Analisis Beban
Kerja. Jakarta: Raih Asa Sukses (Penebar Swadaya Grup).
KEP/75/M.PAN/7/2004 (2004) ‘Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara.pdf’, p. 71. Available at:
https://peraturan.bkpm.go.id/jdih/userfiles/batang/MENPAN_75_2004.pdf.
Notoadmojo, S. (2018). Metode Penelitan Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Permenkes No 269 (2008) ‘permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008’,
Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008, p. 7.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 33 Tahun 2015 tentang Pedoman
Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan. Jakarta: Kemenkes RI
Peraturan Mentri Kesehatan RI No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaran
Rekam Medis. Jakarta: Kemenkes RI
Rohmawati, A. et al. (2021) ‘Tinjauan Pelaksanaan Assembling Dalam
Pengendalian’, 1(September), pp. 1079–1086.
Sudra, Rano Indradi. (2017). Rekam Medis.Edisi 2. Tangerang Selatan:
UniversitasTerbuka.

PEDOMAN WAWANCARA

di UPTD PUSKESMAS BANJAREJO KOTA MADIUN

30
Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis dan petugas loket

pendaftaran di UPTD Puskesmas Banjarejo Kota Madiun dengan pedoman

wawancara sebagai berikut :

1. Apa yang dimakud penyusutan berkas rekam medis?

2. Siapa yang melakukan penyusustan berkas rekam medis?

3. Bagaimana cara pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di UPTD

Puskesmas Banjarejo Kota Madiun?

4. Siapa saja yang melakukan penyustan berkas rekam medis di UPTD

Puskesmas Banjarejo Kota Madiun?

5. Apakah di Puskesmas sudah ada SOP terkait Penyusutan berkas rekam

medis?

6. Berapa jumlah petugas rekam medis di Puskesmas Banjarejo sebutkan

beserta latar belakangnya?

1. Melakukan Wawancara kepada Petugas Loket Pendaftaran

2. Menyiapkan SOP tentang penyusutan/ pemusnahan berkas rekam medis

31
3. Memilah dokumen rekam medis in-aktif dari berkas rekam medis yang
sudah disimpan lebih dari 2 tahun dari kunjungan terakhir
4. Melakukan pemilahan formulir rekam medis yang masih memiliki nilai guna
yang harus dipertahankan
5. Membuat daftar telaah dalam bentuk tabulasi data yang berisi( nomor rekam
medis, tanggal terakhir berkunjung, diagnose terakhir
6. Penjadwalan pemusnahan berkas rekam medis dengan dicacah kemudian
akan diserahkan ke pihak ketiga untuk dimusnahkan
DAFTAR KEGIATAN PENELITIAN

32
33