KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT

Nomor : KEP/ 533 / IX /2018

tentang

---

KEPALA RUMAH SAKIT

Menimbang : 1. Bahwa dalam rangka mewujudkan pelayanan prima Rumkit

berupaya meningkatakan kualitas pelayanan di segala lini yang
meliputi Penetapan pengelolaan data informasi dan informasi
rumah sakit .

2. Bahwa dalam rangka terwujudnya Penetapan pengelolaan data

informasi rumah sakit yang akurat maka dibutuhkan suatu
panduan yang dijadikan acuan pelaksanaannya.

3. Bahwa sehubungan dengan pertimbangan pada diktum 1 dan2

diatas, maka dibutuhkan pemberlakuan Panduan Penetapan
pengelolaan data informasi rumah sakitdi Rumah Sakit .

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit.
 4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2014 tentang tenaga
kesehatan.

5. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor;

129/Menkes/SK/II/2008 tanggal 6 Februari 2008 tentang
berlakunya standar pelayanan medis Indonesia.

6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34

Tahun 2017, tentang tentang Akreditasi Rumah Sakit.

7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008

tentang Rekam Medis.

8. Peraturan menteri kesehatan Nomor 55 tahun 2013 tentang

Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis.

9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 290/MENKES/PER/III/2008

tentang Persetujuan tindakan kedokteran.

10. Keputusan Kapolda Kaltim nomor : KEP / 372 / VIII / 2017

tanggal 22 Agustus 2017 tentang pengangkatan Karumkit .

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT TK. III TENTANG

PANDUAN PENETAPAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
RUMAH SAKIT PADA RUMAH SAKIT .

1. Panduan Penetapan pengelolaan data dan informasi di Rumah

Sakit dimaksud dalam dictum kesatu sebagaimana tercantum
dalam lampiran keputusan ini.

2. Panduan Penetapan pengelolaan data informasi di Rumah Sakit

sebagai mana dimaksud dalam dictum kedua harus dijadikan
acuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada pasien di
Rumah Sakit .
3. Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila
dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :
Pada tanggal : 3 September 2018
KEPALA RUMAH SAKIT
 PANDUAN PENETAPAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
RUMAH SAKIT

BAB I

DEFINISI

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal

dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam.Dengan
beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius mulai
dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan.Bagi suatu
organisasi, informasi merupakan sumber daya yang berharga.Berbagai kegiatan
operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari informasi yang
tersedia.Dukungan informasi yang memadai dapat mengurangi ketidakpastian dan
resiko pengambilan keputusan yang salah arah.Data salah menghasilkan
informasi yang salah.Informasi salah mengakibatkan perencanaan yang
salah.Perencanaan salah mengakibatkan penanggulangan yang salah. Berarti
data yag salah mengakibatkan pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu.
Oleh karena itu, harus diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil
mungkin.
Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena
itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan peningkatan
kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi
jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya
bersifat terus menerus.
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit
perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan
 diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam
pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi Karumkit dalam
menentukan kebijakan selanjutnya.

B. Maksud dan Tujuan.

Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas

penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di RS. .
Dengan tujuan sebagai berikut:
1. Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien,
manajemen rumah sakit, dan program mutu.
2. tujuan khusus dari panduan ini adalah:
1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data
di RS. .
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di RS. TK. III .
3. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

C. Pengertian

Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun pengertian -
pengertian sebagai berikut:
1. Data.
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda
yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
2. Informasi.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
3. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit. Yang dimaksud dengan
Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses
penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan
data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

2
 BAB II RUANG
LINGKUP

Ruang lingkup panduan penetapan pengelolaan data dan informasi Rumah Sakit
adalah:
1. Rekam Medis
2. Rawat Inap
3. Rawat jalan
4. Manajemen Rumah Sakit

3
 BAB III TATA

LAKSANA

Pengelolaan data meliputi pengelolaan data Internal Rumah Sakit maupun

Eksternal Rumah Sakit.

A. Pengumpulan dan penyimpanan data.

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data.Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di
puskesmas baik secara manual maupun elektronik.Langkah-langkah yang dilakukan
dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
2. Petugas menentukan sumber data
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu
setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

B. Pengelolaan.
1. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
Penetapan data yang dibutuhkan.RS. menetapkan beberapa jenis data yang
dibutuhkan untuk mendukung.
a. Pengumpulan dan Analisa Data.
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam
medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RS. .
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator
mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan.

4
 3) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator
mutu dan laporan insiden

b. Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa
grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah
dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien,
manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
1) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data
kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM
(ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
2) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja
unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu.
3) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area
Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit.
c. Penyebaran / Diseminasi Data.

Penyebaran data ditentukan sebagai berikut:

1) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi
Asuhan (dokter / dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah
disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat
diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang
kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam
penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan.
2) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/ bagian/ unit ke
pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinkes Kota dan
hanya bisa diakses oleh Manajemen RS. TK.III . Namun dalam
keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil RS. data tersebut
dapat ditampilkan
3) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini
dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa baik tabel maupun
grafik.

5
2. Data Eksternal.

Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara
nasional maupun internasional.Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif
untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat
kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar
untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Database eksternal
variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang dikelola perhimpunan
profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang - undangan
Rumah Sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa database eksternal.
Dalam konteks RS. TK.III , data untuk keperluan eksternal meliputi:
a. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik.
b. Data untuk laporan ke BPJS dihimpun lewat sistem Ina CBG’S (Case Base
Groups) sesuai ketentuan.
Penyajian data meliputi :
1) Untuk laporan ke Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s (Case Base
Groups) sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS.
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu
RS. TK.III dan Data mutu RS. TK.III juga dapat diberikan kepada rumah sakit
lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan dalam proses akreditasi.
Data ini diolah oleh tim mutu RS. TK.III .
4) Data mutu RS. TK.III juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang
memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.
c. Kerahasiaan Data

Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah
ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis.

6
d. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.Metode analisis data yang
dipakai:
1) Analisis Deskriptif / berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif / perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah - langkah dalam melakukan analisa data meliputi:

1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.

2) Petugas mengambil data - data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan validasi data.
4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk
angka / tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik / histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data - data yang telah dianalisa.
9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10) Petugas menyimpan arsip informasi.
11) Petugas melaporkan informasi kepada pihak - pihak yang berkepentingan.

e. Pencarian kembali data

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan / kebutuhan, dengan langkah - langkah sebagai berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan / permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

f. Pelaporan dan distribusi informasi

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada
atasan / Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi / lintas