PERENCANAAN PENGADAAN BARANG KANTOR

(Studi Kasus: Kantor Camat Kualuh Hulu Aek Kanopan)

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Administrasi Sarana Dan
Prasarana
Dosen Pengampu: Ibu. Nadia Amelia Elyana Poluan M.Si

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 5

ALYA NAJAH ZULINDA (7203144002)

DANIEL SITUMORANG (7203144028)
ELSI ANA ROSRES (7205044002)
KARINA SRI ULINA BR. KELIAT (7202444004)
MEGA CITRA SARI STUMORANG (7201144004)
RIDHA LASTHREE PUTRI (7203344023)

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

OKTOBER 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-
Nya sehingga Makalah Perencanaan Pengadaan Barang Kantor ini dapat diselesaikan dengan
baik. Makalah ini berisikan Perenccanaan Pengadaan Barang Kantor KELOMPOK 5 pada
kantor Camat Kulauh Hulu Aek Kanopan.

Penyusunan makalah ini dimaksudkan untuk menyelesaikan Tugas Kelompok pada

mata kuliah Administrasi Sarana dan Prasarana. Kami menyadari bahwa Makalah
Perencanaan Pengadaan Barang Kantor ini masih jauh dari kata sempurna karena masih
banyak kekurangan. Oleh karna itu, kami dengan kerendahan hati meminta maaf dan
mengharapkan kritik serta saran yang membangun guna perbaikan dan penyempurnaan
kedepannya.

Akhir kata kami mengucapkan selamat membaca dan semoga materi yang ada dalam
Perencanaan Pengadaan Barang Kantor yang berbentuk makalah ini dapat memberikan
informasi dan menambah wawasan kepada pembaca serta bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 17 Oktober 2022

KELOMPOK 5

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2 Tujuan Perencanaan Pengadaan Barang ........................................................... 2
1.3 Manfaat Perencanaan Pengadaan Barang ......................................................... 2

BAB II ........................................................................................................................... 3

2.1 Urgensi Perencanaan Pengadaan Barang ........................................................... 3

2.2 Perkembangan Organisasi Setelah Perencanaan Pengadaan Barang .................. 3
2.3 Struktur Organisasi Penanggung Jawab Perencanaan Pengadaan Barang ........... 4
BAB III ......................................................................................................................... 5

3.1 Rencana Kebutuhan Perencanaan Pengadaan Barang ........................................ 5

3.1 Contoh Barang ...................................................................................................
BAB IV PENUTUP ......................................................................................................

4.1 Kesimpulan .....................................................................................................

4.2 Rekomendasi ....................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Keberhasilan suatu kantor atau perusahaan dapat dilihat dari pencapaian tujuan
keberhasilan yang telah di rencanakan. Upaya untuk mencapai tujuan tersebut dapat
dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya seperti
modal dan sarana prasarana kantor. Manusia merupakan sumber daya yang penting bagi
suatu lembaga, karena manusia adalah makhluk sosial yang memiliki kemampuan untuk
melakukan kerjasama, komunikasi , dan perencanaan tujuan. Dalam pencapian tujuan
tersebut perlu di tinjau pentingnya sarana dan prasarana kantor yang ada di suatu lembaga
juga mempunyai pengaruh besar dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Oleh karena itu, dalam suatu lembaga membutuhkan sarana dan prasarana kantor yang dapat
memfasilitasi pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya agar pelaksanaan
kegiatan operasional lainnya dapat berjalan dengan lancar. Jika dalam suatu kantor instansi
sarana prasarana kantor tidak mamadai maka, akan berpengaruh pada lamban nya proses bagi
kinerja kantor, di sisi lain tidak menuntut kemungkinan kurang nya rasa semangat para
pegawai di karenakan banyaknya masyarakat yang kurang mendapatkan kepuasan dalam
pelayanan, contoh nya seperti kurangnya komputer sedangkan masyarakar setiap saat datang
membuat surat rekomendasi baik rekomendasi usaha maupun izin usaha di karenakan
komputer di bagian bidang pelayanan hanya memiliki 1 unit membuat masyarakat harus
mengantri hal ini sangat tidak menghemat waktu dan kurang nya kepuasan masyarakat.

Dari berbagai uraian diatas dapat diketahui bahwa jika sarana prasarana di kantor tidak
memadai, akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam mencapai tujuan organisasi. Karena
itu, dalam kesehariannya jika sarana prasarana suatu instansi memadai maka akan
mendukung kinerja pegawai dalam mencapai tujuan instansi. Disini dapat kita lihat bahwa
sarana prasarana dan kinerja pegawai sangat berhubungan erat. Secara teoritis, manusia atau
sumber daya manusia tidak dapat berbuat apa-apa dalam melaksanakan pekerjaan apabila
tidak ditunjang oleh sarana dan prasarana yang memadai. Dimana sarana dan prasarana
penunjang kerja dapat diartikan sebagai alat bantu yang digunakan dalam bekerja baik secara
fisik maupun nonfisik di dalam suatu pekerjaan. Efektifitas dalam bekerja sangat
berhubungan dengan peralatan ataufasilitas yang ada ditempat kerja. Semakin bagus dan
lengkap sarana dan prasarana yang tersedia, akan semakin menunjang dan mendukung

1
efektifitas kerja seorang pegawai. Mengingat begitu banyak pengaruh sarana dan prasarana
pada sebuah kantor, peneliti tertarik untuk melakukan Perencanaan Pengadaan Barang pada
Kantor Camat Kualuh Hulu, sebab dilihat dari bentuk fisik bangunan sudah dikatakan
memadai, namun isi bangunan dalam arti barang-barang masih perlu untuk dipenuhi dan
dibenahi.

1.2 Tujuan Perencanaan Pengadaan Barang

 Untuk membuat suatu perencanaan pengadaan barang kantor yang tepat pada Kantor
Camat Kualuh Hulu Aek Kanopan
 Untuk dapat meingkatkan kinerja pegawai dengan adanya perencanaan pengadaan
kantor yang tepat pada Kantor Camat Kualuh Hulu Aek Kanopan

1.3 Manfaat Perencanaan Pengadaan Barang

 Manfaat dari perencanaan pengadaan barang ini ialah menjadi penambah wawasan,
pengetahuan informasi dan dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam
pengemabnagn perencanaan pengadaan barang kantor.
 Dengan adanya perencanaan pengadaan barang kantor ini dapat memberikan beberapa
manfaat bagi:
1. Pegawai kantor, sebab dengan terpenuhinya peralatan kantor kinerja pegawai
semakin baik dan meningkat.
2. Memberikan dampak positif terhadap kinerja kantor terhadap pelayana kepada
masyarakat

2
 BAB II

2.1 Urgensi Perencanaan Pengadaan Barang Kantor

Perencanaan pengadaan barang pada kantor Camat Kulauh Hulu Aek Kanopan
dilakukan karena banyaknya peralatan dan mesin kantor yang sudah tua dan rusak sehingga
memperlambat kinerja pegawai. Dan peralatan yang masih bisa digunakan jumlahnya masih
sedikit dan tidak sepadan dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas
waktu yang sudah ditentukan yang menyebabkan banyak pekerjaan tertunda. Maka dari itu
perencanaan pengadaan barang kantor ini harus segera dilakukan demi kelancaran kegiatan
operasional di Kantor Camat Kualuh Hulu Aek Kanopan.

2.2 Perkembangan Organisasi Setelah Pengadaan Barang Kantor

Dengan adanya pengadaan barang kantor tersebut, kegiatan operasional di Kantor Camat
Kualuh Hulu Aek Kanopan mengalami perubahan kearah yang positif. Pegawai kantor
tersebut tidak lagi bergantian dalam menggunakan komputer maupun printer dan barang-
barang lainnya. Dan dengan hal tersebut kinerja pegawai meningkat, serta pelayanan kepada
masyarakat juga bisa ditangani dengan cepat tanpa harus memerlukan waktu yang lama.

3
2.3 Struktur Organisasi Penanggung Jawab Pengadaan Barang Kantor

CAMAT
H. SULAIMAN LUBIS SIA, S.JP
NIP,19601113 198 2032 009

SEKRETARIAS
Drs. RUSLAN.S
NIP. 19620403 1989031 1 018

KASABUG PERENCANAAN KASABUG KEUANGAN & PROGRAM

NURSINAH SUHARTI TAJO
NIP. 19701006 199203 2 009 NIP. 19700223 1989003 2 005

KASI PEMERINTAHAN
ILHAM IBRAHIM,S.STP
NIP. 19820621 2000112 1 002

4
 BAB III

3.1 Rencana Kebutuhan Sarana

NO NAMA BARANG JUMLAH SATUAN HARGA JUMLAH

1. Meja Kerja 20 Buah 20 x @ Rp 1.000.0000 Rp 20.000.000
2. Kursi Kerja 20 Buah 20 x @Rp 350.000 Rp. 7.000.000
3. Kursi Kerja Pejabat 10 Buah 10 x @ Rp.500.000 Rp 10.000.000
4. Kursi Tamu 4 Set 4 x @ Rp 500.000 Rp 10.000.000
5. Lemari Arsip 8 Buah 8 x @ Rp 1.000.000 Rp 8.000.000
6. Rak Arsip 4 Buah 4 x @ Rp 750.000 Rp 3.000.000
7. Meja Podium 1 Buah 1 x @Rp 2.000.000 Rp 2.000.000
8. Felling Kabinet 5 Buah 5 x @ Rp. 1.200.000 Rp 6.000.000
9. Meja Rapat 5 Buah 5 x@ Rp 1.000.000 Rp 5.000.000
10. Komputer 22 Unit 22x @ Rp 5.000.000 Rp 110.000.000
11. Bangku Ruang 5 Buah 5 x @ Rp 100.000 Rp 500.000
Tunggu
12. Laptop 10 Unit 10 x @Rp 4.000.000 Rp. 40.000.000
13. Televisi 4 Unit 4 x @ Rp 4.000.000 Rp 4.000.000
14. Printer 22 Unit 22 x @ Rp 1.200.000 Rp. 26.400.000
15. LCD 2 Unit 2 x @ Rp 500.000 Rp. 1.000.000
16. Kamera 2 Unit 2x @ Rp 3.000.000 Rp 6.000.000
17. Mesin Absensi 3 Unit 3 x @Rp 100.000 Rp 3.000.000
18. CCTV 8 Set 8 x @ Rp. 1.000.000 Rp 8.000.000
19. Pesawat Telepon 15 Unit 15 x @ Rp 300.000 Rp .4.500.000
20. Air Conditioner 12 Unit 12 x @ Rp 2.000.000 Rp. 24.000.000
21. Sound System 1 Unit 1 x @ Rp 5.000.000 Rp 5.000.000
22. Handphone (SMS 1 Buah 1 x @ Rp 4.000.000 Rp 4.000.000
center )
TOTAL: Rp.307.000.000

5
3.2 Contoh Barang

6
7
8
9
10
11
12
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Barang-barang kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi,
peralatan kantor yang baik, cukup banyak dan beragam jenisnya akan mempermudah
pekerjaan para pegawai kantor. Perencanaan pengadaan barang-barang kantor di Kantor
Camat Kualuh Hulu Aek Kanopan akan sangat membantu bagi para staf dan pegawai untuk
mempermudah kegiatan operasional kantor untuk mendapatkan hasil kerja yang baik dan
dengan hasil yang optimal.

4.2 Rekomendasi

Alangkah baiknya perencanaan pengadaan barang-barang kantor ini melihat apa saja
sarana yang sekiranya diperlukan serta sarana-sarana yang memang sudah seharusnya diganti
demi kenyamanan dan penunjang kegiatan operasional yang terjadi pada kantor yang terkait.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. (2009). Prosedur penelitian. Jakarta. Rineka cipta

Dwiyanto, Agus, (2005). Mewujudkan Good Governance melalui pelayanan publik. Jakarta:
Raja Grafindo

Sakila, Nabila Legna (2022) Pelaksanaan Tugas Camat Dalam Pemeliharaan Sarana Dan
Prasarana Pelayanan Di Kantor Camat Limapuluh Kota Pekanbaru. Other thesis,
Universitas Islam Riau.

Mery, Febriani, (2022) Pengaruh Sarana Prasarana Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada
Kantor Camat Pangkalan Kuras. Skripsi thesis, UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SULTAN SYARIF KASIM RIAU.

Priansa, D. J., & Garnida, A. (2013). MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien dan
Profesional.Bandung: Alfabeta.

14