Bab 4

Mengumpulkan informasi melalui wawancara

Setelah membaca dan mengkaji bab ini, Anda harus dapat:

1. Menggambarkan sepuluh tahap dasar dalam merencanakan wawancara pengum pulan

informasi yang berhasil;
2. Mengetahui bagaimana mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan terbuka, terbuKa secara
langsung, dan tertutup dalam memperoleh informasi yang diinginkan;
3. Mengatur pertanyaan-pertanyaan dalam bentuk corong;
4. Menggunakan penyelidikan untuk memperoleh hasil wawancara yang akurat.

Salah satu tugas yang pertama-tama harus Bob Trent lakukan adalah r leksi anggota-anggota tim
penjualannya. Sebelum menemui orang pertama yang akan diwawancarainya, Bob harus
mengumpulkan beragam informasi yang berkenaan dengan kebutuhan khusus unit kerjanya. Satu
cara untuk me mulainya dengan mengulas tanggung jawab yang ditugaskan kepada kelompok nya.
Untuk itu, ia akan meminta saran para manajer lain mengenai cara untuk menyeleksi orang-orang
terbaik. Dia pun akan meminta nasihat mereka mengenai cara mempersiapkan uraian tugas (job
description) yang jelas dan mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan langsung
dengan kemampuan pelamar untuk melakukan pekerjaan tertentu. Pada saat membayangkan
kembali tugas ini, Bob menyadari bahwa pengumpulan informasi untuk membuat suatu keputusan
merupakan salah satu aktivitas yang sering mengharuskannya berperan sebagai komunikator bisnis.
Banyak upaya yang dilakukan Bob dalam memperoleh infor masi akan melibatkan wawancara.
Menye

Wawancara adalah komunikasi yang terpusat pada suatu di dua pihak. Dua peran dimainkan dalam
sebuah wawancara-peran pewawancara dan orang yang diwawancarai. Sebuah wawancara mungkin
dipimpin oleh lebih dari satu orang Satu orang mungkin menanyai beberapa orang yang
diwawancarai, atau orang-orang yang berbeda secara bergantian menanyai beberapa orang yang
diwawancarai

Stewart dan Cash (1988) menulis bahwa terdapat dua pendekatan wawanca- ra yang penting yaitu
direktif (perintah) dan nondirektif (nonperintah). Pada wawancara direktif, pewawancara
menetapkan tujuan-tujuan situasi pada awal inter- aksi. (Seseorang yang agresif yang diwawancarai
mungkin selanjutnya merebut kendali wawancara dari pewawancara.) Sedangkan dalam wawancara
nondirektif, pewawancara membiarkan orang yang diwawancarai mengendalikan tujuan, lang- kah,
dan masalah pokok suatu wawancara. Gaya nondirektif dipilih di lingkungan- lingkungan seperti
penyuluhan, penilaian kinerja, dan berbagai sidang pemecahan masalah. Pendekatan direktif lebih
mudah dipelajari; efisien dalam hal waktu; menyelenggarakan pertukaran data-data khusus; juga
memberikan kendali yang lebih besar kepada pewawancara untuk sebuah wawancara. Meskipun
demikian, pendekatan direktif ini kurang luwes; pendekatan ini mengurangi semangat kerja sama
dan membatasi pilihan jawaban bagi orang yang diwawancarai. Pendekatan nondirektif mendorong
orang yang diwawancarai untuk memberikan jawaban yang sejelas-jelasnya; pendekatan ini mungkin
lebih luwes; mendorong informasi fakultatif (informasi yang tidak diminta secara khusus); sering
mengumpulkan lebih banyak informasi dibandingkan pendekatan yang lebih direktif, dan membiar
kan pewawancara menyesuaikan diri (beradaptasi) dengan orang yang diwawanca- rai. Akan tetapi,
pendekatan nondirektif memerlukan banyak waktu; memerlukan kecakapan yang baik;
menghasilkan informasi yang tidak perlu, dan pewawancara sulit menirunya. Suatu pendekatan
kombinasi sering merupakan hal yang paling

Diinginkan (Stewart dan Cash, 1988, h. 7-8). Apabila masalah waktu merupakan hal yang pokok,
mayoritas wawancara mungkin merupakan perintah yang disengaja. Akan tetapi, orang tertentu
yang

diwawancarai mungkin akan memberikan informasi yang lebih berguna jika diberi lebih banyak
kebebasan untuk menanggapi pola nondirektif. Pilihan harus dibuat oleh pewawancara setelah
melalui pertimbangan yang cermat mengenai rujuan wawancara dan situasi khusus.

JENIS DAN FUNGSI DASAR WAWANCARA

Tabel 4.1

Jenis

Fungsi

Pengumpulan informasi Pekerjaan

Mengumpulkan informasi

Menyeleksi dan menempatkan personel

secara tepat

Memberikan umpan balik kepada para pegawał

Penilaian Pemecahan masalah

Membuat keputusan-keputusan di antara berbagal alternatif

Penyuluhan Kedisiplinan

Keluhan

Membantu memecahkan masalah pribadi

Memulihkan produktivitas pegawai

Membantu para pegawai menyelesaikan pertentangan

dengan pihak manajemen atau rekan sejawat

Pemutusan kerja

Menentukan jenis pegawai yang keluar dan alasannya

"Menjual gagasan dan mempengaruhi perilaku

Keyakinan

Pihak yang ingin mengumpulkan atau membagi informasi akan memulai statu wawancara. Pada
awalnya, orang (atau pihak) ini berupaya memandu wawan- cara dengan cara melontarkan berbagai
pertanyaan. Wawancara, tidak seperti pre- sentasi bisnis lainnya, sering melibatkan pertukaran
peran pembicara dan pende- ngar, dan ada pihak yang memiliki kendali eksklusif terhadap situasi
komuni- kasi. Wawancara lebih formal daripada percakapan sehingga wawancara memiliki ciri
derajat perintah yang lebih tinggi, keakuratan yang lebih tajam, dan penyim- pangan pembicaraan
yang lebih sedikit.

BERBAGAI SITUASI WAWANCARA DALAM BISNIS

Wawancara sering terjadi dalam lingkungan bisnis. Kontak pertama personel perusahaan dengan
seorang pelamar atau seorang pelanggan biasanya terjadi dalam bentuk tanya jawab. Wawancara
bisnis dilakukan untuk pengumpulan informasi, pekerjaan, penilaian, pemecahan masalah,
penyuluhan, disiplin, pemecahan keluh an, situasi keluar, dan persuasi. Tabel 4.1 menunjukkan
fungsi setiap jenis wawan- cara.

Pada bab ini, Anda akan mempelajari proses-proses yang diperlukan untuk keberhasilan wawancara
pengumpulan informasi. Bab 5 membahas wawancara pekerjaan dan wawancara penilaian, dan Bab
10 mempertimbangkan komunikasi persuasif.

WAWANCARA PENGUMPULAN INFORMASI

Komunikasi yang paling umum dalam organisasi bisnis adalah perolehan informasi yang relevan
melalui pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan. Stewart dan Cash (1988) menyatakan
wawancara adalah "bentuk paling umum dari komunikasi terencana yang memiliki maksud tertentu.
Setiap hari, jutaan orang ikut serta dalam wawancara penjualan, wawancara informasi, wawancara
pekerjaan, wawan- cara penyuluhan, wawancara perawatan kesehatan, wawancara survei,
wawancara penilaian, wawancara penerimaan tenaga baru, dan sebagainya" (h. 7-8). Karena
informasi penting dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah, pengum- pulan informasi
atau wawancara investigasi merupakan suatu cara yang umum untuk menemukan informasi penting
dalam pembuatan presentasi bisnis yang efektif.

Merencanakan wawancara

LANGKAH 1: TENTUKAN TUJUAN WAWANCARA DENGAN JELAS Karena Anda mencari in- formasi
khusus, perencanaan yang cermat merupakan hal penting. Arthur (1986) mengingatkan kita bahwa
sebagai bagian dari persiapan, tentukanlah dengan jelas mengapa Anda mengadakan wawancara.
Apa tujuan Anda? Banyak kalangan bisnis yang merasa terbantu pekerjaannya dengan menuliskan
tujuan yang dimaksud sebelum memilih siapa yang akan diwawancarai atau sebelum menyusun
berbagai macam pertanyaan. Bob Trent mungkin menulis, "Setelah berbicara dengan insi- nyur
perusahaan, saya ingin mengetahui peralatan seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan multiguna
klien saya sekarang." Pernyataan seperti itu dapat digunakan untuk memilih staf pendukung teknik
mesin yang tepat untuk suatu wawancara dan mengembangkan subbagian pertanyaan.

LANGKAH 2: SELESAIKAN PEKERJAAN RUMAH ANDA Langkah kedua Bob Trent dalam perencanaan
adalah membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajarinya mengenai suatu topik. (Orang
yang sedang wawancarai menghargai pekerjaan rumah yang telah Anda lakukan sebelum Anda
mengambil waktu mereka dari tugas yang lain.) Banyak pertanyaan Bob yang berhubungan dengan
interfacing yang multiguna. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan membaca

Materi teknis yang ada. Hanya pertanyaan-pertanyaan yang tidak tercakup dalam materi teknislah
yang harus ditanyakan selama wawancara. Dengan demikian, wawancara pun akan menjadi efisien
dan efektif.

LANGKAH 3: SELEKSI SUMBER YANG TEPAT Sumber yang tepat untuk suatu wawancara adalah orang
yang memiliki pengalaman dan pelatihan serta benar-benar menge- tahui pokok bahasan
wawancara. Sumber yang tepat adalah seseorang yang terbuka – bersedia berbagi pengalaman dan
pengetahuan tentang topik yang dibahas. Suc Derkman adalah sumber yang sangat baik bagi Bob
Trent. Dulu, ia bertugas dengan baik pada posisi yang sekarang dipegang Bob. Selain itu, Sue pun
menunjukkan kesediaannya untuk membantu. Kriteria lainnya, sumber yang tepat adalah sese-
orang yang selalu siap pada saat diperlukan. Umumnya, sumber yang terbaik sering tidak dapat
diperoleh pada saat Anda sangat membutuhkannya. Oleh karena itu, pencarian sumber informasi
yang tepat harus dimulai sejak dini.
4: BUATLAH JANJI Pendekatan Anda dalam membuat janji serupa dengan pemberian kartu nama
Anda: Anda menginginkan adanya suatu pengaruh untuk membuka jalan Anda. Oleh karena itu,
dalam pembuatan janji, masalah etiket perlu diperhatikan.

Beberapa wawancara dilakukan melalui telepon. Inilah cara yang paling tepat untuk menghubungi
orang-orang. Pada percakapan telepon, Anda harus menyampaikan hal-hal yang mencakup
informasi penting. Pertama, perkenalkan dengan jelas diri Anda dan organisasi atau divisi yang Anda
wakili. Kedua, katakan bahwa Anda membutuhkan sejumlah waktu tertentu (katakanlah, 20 menit)
pada periode waktu tertentu (minggu depan). Tanyakanlah kapan waktu yang terbaik bagi lawan
bicara Anda. Cara seperti ini merupakan metode langsung yang tegas, seperti yang digambarkan
berikut ini.

BOB TRENT: Selamat siang Pak Drake: Saya Bob Trent dari bagian penjual-

An American. Saya ingin berbincang-bincang dengan Bapak selama 20 menit, jika mungkin, sebelum
Jumat depan, siang hari, untuk memperoleh latar belakang informasi mengenai lini personal
computer CX-1000 yang baru. Saya ingin menyerta kan lini CX-1000 dalam buku pedoman penjualan
yang diper- barui. Setelah itu, saya akan mempersiapkan tim pejualan saya yang baru. Kapan Bapak
mempunyai waktu luang untuk ber bincang-bincang dengan saya?

Permintaan di atas cukup singkat dan lengkap. Apabila orang itu setuju dengan wawancara tersebut,
Bob harus menutup percakapannya dengan kata-kata sebagai berikut.

BOB TRENT: Baiklah, Pak Drake! Saya menanti pertemuan kita Jumat depan, pukul 2 siang di kantor
Bapak. Terima kasih atas kesediaan Bapak membantu saya.

"Perbandingan persepsi" ini menegaskan kekhususan perjanjian. Lebih baik lagi, bila prosesnya
menunjukkan kesopanan, keringkasan, dan sikap profesional Karena bersikap penuh perhatian
dalam pembicaraan di telepon, orang yang diwawan- carai dapat menduga bahwa Bob akan
menggunakan waktu wawancara sebaik- baiknya.

Apabila Drake tidak bersedia atau menyarankan orang lain untuk diwawan- carai, Bob harus
menanyakan apakah ia dapat menyatakan pada orang tersebut bahwa Drake adalah yang
menganjurkannya untuk berbicara dengan orang terse- but. "Pengaruh" tambahan ini mungkin akan
membantu Anda menjamin berlang sungnya suatu wawancara.

Pada saat Anda menunggu hari wawancara, terdapat beberapa hal yang dapat Anda lakukan. Anda
harus membaca materi yang menurut Anda relevan dengan topik wawancara. Anda harus terus
berupaya mendapatkan informasi ten tang orang yang akan Anda wawancarai. Sebagian besar orang
yang diwawancarai mengharapkan Anda telah membaca apa yang telah mereka publikasikan
mengenai topik tersebut sebelum Anda mewawancarainya. Anda juga dapat mulai merencana- kan
susunan topik yang akan Anda liput dalam wawancara

Setelah mendekati waktu yang telah dijanjikan, wawancara perlu ditegaskan kembali. Waktu terbaik
bagi Bob untuk menegaskan kembali perjanjiannya adalah hari Kamis pagi. Penegasan berguna
untuk mengingatkan kembali orang yang akan diwawancarai dan terhindar dari upaya yang sia-sia
seandainya orang yang akan-diwawancarai tidak ada di tempat atau sakit. Lebih jauh lagi, penegasan
wawancara merupakan sopan santun secara profesional. Adapun contoh percakapan telepon
tersebut adalah sebagai berikut.

BON TRENT: Saya Bob Trent dari bagian penjualan. Saya menelepon untuk

menegaskan waktu wawancara saya dengan Bapak Drake pada pukul 2 siang ini. Saya ingin berbicara
dengannya mengenai lini personal computer CX-1000 sebagai latar belakang untuk memperbarui
buku pedoman penjualan.

Percakapan penegasan (melalui telepon) itu akan melengkapi kesan profesio- nal yang positif, yang
sebelumnya dikembangkan dalam panggilan awal. Tanggapan seruju dari sekretaris (seperti pada
kasus ini) merupakan indikasi yang menyatakan bahwa tahap tersebut telah disusun dengan tepat.
Apabila wawancara dijadwalkan pada pagi hari, percakapan penegasan lebih baik dilakukan pada
siang hari sebelum- nya. (Siswa kami pernah mencoba mengumpulkan informasi dari hasil
wawancara dengan ratusan profesional, yang umpan baliknya mencerminkan kesan positif karena
adanya percakapan penegasan melalui telepon).

LANGKAH 5: RENCANAKAN PERTANYAAN-PERTANYAAN ANDA Langkah berikutnya dalam proses

perencanaan adalah menyelesaikan pertanyaan-pertanyaan yang akan di- ajukan. Sebaiknya, Anda
membagi kebutuhan informasi Anda ke dalam dua atau empat bagian. Pembatasan seperti ini
diperlukan untuk memusatkan wawancara dan memanfaatkan waktu orang yang diwawancarai
secara efisien.

Pewawancara yang berencana tidak menyimpang dari daftar pertanyaannya akan menggunakan
format yang benar-benar terencana. Ada orang yang terlebih dahulu mempersiapkan rangkaian
pertanyaan utama dengan terinci, tetapi membe- rikan kebebasan kepada dirinya untuk
menyimpang dari rencana pertanyaan bila dalam wawancara tersebut terdapat informasi baru.
Orang seperti ini menggunakan format yang cukup terencana. Orang yang sebelumnya tidak
mempersiapkan rang- kaian khusus pertanyaan menggunakan format yang tidak terencana
(beberapa

Bentuk wawancara penyuluhan merupakan contoh format yang tidak terencana). Pada pembahasan
selanjutnya dalam bab ini, kami akan menyajikan pemba- hasan yang lebih menyeluruh mengenai
jenis dan teknik pengajuan pertanyaan. Kita harus memahami apa yang dimaksud dengan
pertanyaan terbuka dan perta nyaan tertutup sebelum kita menyusun pertanyaan-pertanyaan
khusus dalam renca- na pertanyaan.

LANGKAH 6: BUATLAH KESAN PERTAMA YANG POSITIF Pada suatu wawancara pekerjaan, kesan
pertama merupakan saat yang sangat penting bagi keberhasilan pelamar, sama halnya dengan
pembentukan hubungan yang merupakan hal penting dalam wawancara informasi. Kesan pertama
seringkali dimulai dengan seberapa baiknya pewawancara menangani proses perjanjian. Seperti
yang disinggung dalam Bab I, segala sesuatu yang kita kerjakan berhubungan dengan komunikasi,
termasuk kesan pertama yang kita terhadap orang lain. Kesan, yang telah terbentuk, sulit diubah
secara dramatis. Apabila Anda mengikuti saran yang berkaitan dengan pembuatan janji, buatlah
kesan positif.

Usahakanlah datang 5-10 menit lebih awal. Datang terlambat atau “pas- pasan” menimbulkan kesan
negatif pada orang yang diwawancarai. Seandainya Anda tidak dapat memilih tempat pertemuan
dan hal itu merupakan kunjungan pertama Anda ke lokasi wawancara, pikirkanlah beberapa saat
mengenai keadaan tempat tersebut. Misalnya, di mana Anda akan duduk pada saat mewawancari
orang tersebut? Di mana Anda dapat menyimpan tape recorder? Adakah barang yang ingin Anda
pindahkan?

Selain masalah waktu kedatangan, penampilan pribadi Anda juga memben- ruk suatu kesan.
Penampilan Anda harus mencerminkan bahwa Anda serius. Meski- pun situasi berubah-ubah, ada
satu aturan yang harus ditaati, yaitu berpakaian seperti orang-orang yang berpakaian rapi di
lingkungan tempat Anda akan meng- adakan wawancara. Dalam konteks tersebut, berlaku istilah
“dengan melihat sebagi- an” berarti melihat keseluruhan.

Tindakan dan kata-kata awal Anda menentukan betapa pentingnya kesan

Pertama.

HON TRENT: Selamat siang, saya Bob Trent. Saya mewakili bagian penjualan. Saya yakin Bapak Drake
menunggu kedatangan saya pada pukul 2. Seperti yang telah dijadwalkan, saya ingin berbicara
dengan Pak Drake mengenai beberapa informasi yang diperlu- kan untuk buku pedoman penjualan
unit yang baru.

Catatlah, untuk ketiga kalinya Bob telah menunjukkan dasar-dasar perjanjian- siapa ia, apa organisasi
yang diwakilinya, apa informasi yang dicarinya, seberapa besar manfaat informasi itu dan apa pokok-
pokok perjanjian tersebut. Biasanya, pendekatan Anda tersebut disampaikan oleh resepsionis, dan
pewawanca- ra pun dipersilakan duduk.
Karena Bob datang lebih awal, ia memiliki waktu untuk beristirahat selama beberapa menit dan
menyesuaikan diri dengan lingkungan sekitar. Inilah waktu yang tepat untuk mengamati orang-orang
di unit ini. Acapkali, hal-hal yang ada di lingkungan sekitar akan menjadi pembuka “obrolan ringan”
yang sempurna. Misalnya, topik tentang trofi tenis dengan nama Drake dapat dijadikan sebagai kata-
kata pembuka. Bob dapat memberikan kesempatan kepada Drake untuk berce- rita tentang salah
satu minatnya-tenis. Kata-kata pembuka seperti itu sebenarnya menjamin bahwa pewawancara
akan diterima dengan senang hati.

Setelah melakukan obrolan ringan, secara nonverbal si pewawancara dapat mengisyaratkan

kesiapannya “menjalankan tugas” dengan membuka buku catatan Biasanya, pertanyaan ditulis di
bagian kiri buku catatan (atau buku saku); sedang- kan sisi kanan disediakan untuk mencatat
jawaban ringkasan. Membuka buku catatan telah terbukti merupakan prosedur yang baik untuk
perpindahan dari rutinitas obrolan ringan ke pertanyaan penting yang harus Anda ajukan. Hal itu
juga mengingatkan orang yang diwawancarai bahwa pewawancara akan mengaju kan sebagian
besar pertanyaan selama beberapa menit berikutnya.

Tahap orientasi dari wawancara tersebut merupakan suatu ikhtisar agenda sebelum mengajukan
pertanyaan pertama. Pewawancara menyebutkan dua sampai empat topik utama yang akan diliput,
meminta izin perekaman wawancara (jika wawancara akan direkam), dan sekali lagi, memperjelas
bagaimana informasi itu akan digunakan. Orientasi ini akan menentukan tahap wawancara dan
menunjuk- kan harapan si pewawancara.

LANGKAH 7: RENCANAKAN PEREKAMAN Terdapat tiga cara pokok pencatatan informa- si. Anda
dapat mencoba mengingat apa yang dikatakan orang yang diwawanca- rai, membuat catatan yang
panjang lebar, atau merekamnya. Pengalaman menun jukkan bahwa perekaman biasanya
merupakan pilihan terbaik. Apabila Anda hanya mengandalkan ingatan, hal itu tidak akan
memberikan hasil yang baik, terutama jika Anda tidak memiliki daya ingat yang kuat dan tidak
bersikap tenang selama wawancara. Mencatat juga merupakan masalah. Apabila Anda bukan
seorang steno- grafer yang ahli, Anda akan memperlambat wawancara. Hal ini akan mengakibat kan
hilangnya hubungan ketika Anda meringkas jawaban yang hendak ditulis. Sukar sekali
mengkomunikasikan ketanggapan secara nonverbal kepada orang yang diwawancarai (untuk
menunjukkan bahwa Anda tertarik dan sedang menyi- mak) sambil melihat pertanyaan berikutnya
yang akan Anda ajukan dan menulis jawaban pada waktu yang bersamaan. Akan tetapi, hal ini dapat
Anda tingkatkan melalui latihan.

Alat perekam atau rape recorder kecil merupakan pilihan terbaik, jika orang yang diwawancarai
menyetujuinya. Biasanya, orang-orang yang diwawancarai me- nyadari bahwa penggunaan rekaman
akan meningkatkan kemungkinan pemaham- an wawancara secara akurat. Akan tetapi, masalah
kesopansantunan menuntut Anda untuk meminta izin sebelum menggunakan alat tersebut.
Seandainya orang yang diwawancarai menunjukkan keraguan, baik secara verbal maupun nonver
bal, anggaplah jawabannya "tidak". Akan tetapi, semua upaya Anda tidaklah sia- sia

Satu cara lain untuk meringankan keperluan Anda dalam menulis secara panjang lebar adalah
merencanakan "downtime" setiap selesai wawancara. Down- time adalah sejumlah waktu yang tidak
dijadwalkan setelah wawancara. Waktu tersebut dapat Anda gunakan untuk duduk sendiri dan
memperbaiki catatan seder- hana Anda sementara hal-hal yang hendak dicatat itu masih segar
dalam ingatan Anda. Para wartawan yang harus mencapai tingkat ketepatan yang tinggi, telah
mempelajari teknik kajian seperti ini. Mereka dapat menguji ketepatan kutipan mereka kemudian.
Akan tetapi, bila catatan menjadi "dingin", maka catatan tersebut sulit diuraikan dan banyak
informasi yang terkumpul menjadi hilang, padahal informasi itu merupakan alasan diadakannya
wawancara. Melalui perencanaan downtime, kesulitan seperti itu dapat ditanggulangi.

LANGKAH 8: GUNAKAN PENGERTIAN KOMUNIKASI Pengertian komunikasi berarti mana- jemen

langkah dan keterincian wawancara. Ketahuilah informasi apa yang paling penting, informasi apa
yang baru bagi pewawancara, dan pengetahuan apa yang tidak dapat diperoleh dengan mudah dari
sumber lain. Perolehan informasi seperti itu harus merupakan fokus wawancara. Pewawancara pun
harus mengetahui kapan menggali atau membahas topik dengan lebih mendalam.

Pengalaman mengajarkan kepada pewawancara kapan ia harus berhenti me- neruskan persoalan.
Apabila Anda seorang yang berpengalaman, akan lebih mudah bagi Anda untuk menyadari kapan
Anda dapat memperoleh jawaban yang masuk akal bagi pertanyaan Anda; ketika Anda mengetahui
bahwa informasi baru tidak muncul, itulah saatnya untuk melanjutkan pembicaraan. Lebih jauh lagi,
Anda perlu mengurangi jumlah pertanyaan mengenai bidang-bidang yang Anda ketahui atau
mengurangi sumber-sumber data lainnya. Anda cukup bertanya untuk mene- mukan apakah
terdapat "kelemahan-kelemahan"-bidang-bidang yang tidak Anda ketahui.

Anda juga harus mengetahui kapan Anda "menjemukan bagi orang yang diwawancarai. Apabila
jawaban-jawaban atas pertanyaan Anda menunjukkan bahwa orang yang diwawancarai tersebut
hanya memiliki sedikit informasi tambah- an atau bahkan tidak memiliki sama sekali, sudah saatnya
untuk menghentikan pertanyaan-pertanyaan a Anda. Anda hanya akan membuang-buang waktu jika
terus mencoba membuat pertanyaan (atau wawancara) yang tidak produktif menjadi lebih berguna.

Terakhir, ketahui pula kapan saatnya Anda harus menegaskan apa yang telah Anda dengar dari
orang yang diwawancarai. Anda mungkin berhenti sebentar dan mengingat-ingat apa yang telah
Anda dengar dari orang yang diwawancarai.

BOR TRENT:

Izinkan saya untuk menelaah kembali catatan saya, Pak Drake. Kita telah memperbincangkan tiga
cara memperagakan kele- bihan komputer CX-1000. Pertama, kompatibilitas. Kedua, kemampuan
desktop publishing. Ketiga, dapat dipertukarkan. Apakah saya benar?

Teknik wawancara ini, yang dikenal sebagai “pencerminan” atau “pemeriksaan persepsi”,
memberikan kesempatan kepada Anda untuk menegaskan kembali apa yang telah didengar. Teknik
ini juga akan memberikan kesempatan kepada orang yang diwawancarai untuk menjernihkan
kesalahtanggapan.
LANGKAH 9: MENUTUP WAWANCARA Cara Anda menutup wawancara hampir sama

Pentingnya dengan cara mengatur kesan pertama. Konsep primacy (keadaan awal) dan recency
(keadaan akhir) berarti bahwa segala sesuatu itu sama, orang-orang cenderung lebih sering
mengingat kesan pertama dan kesan terakhir. Oleh karena itu, perhatian untuk mengakhiri
wawancara (recency) akan memberikan banyak keuntungan. Setelah Anda menyelesaikan daftar
pertanyaan yang terencana, Anda harus

Menawarkan kesempatan bagi orang yang diwawancarai untuk memberikan

Informasi tambahan.

BOR TRENT: Baiklah Pak Drake, mungkin ada sesuatu yang dapat Bapak tambahkan pada
pembahasan kita sekarang? Adakah hal lain yang menurut Bapak harus saya ketahui tentang lini CX-
1000?

Pertanyaan ringkas ini memberikan isyarat kepada Drake bahwa Bob telah menyele- saikan
pertanyaan-pertanyaannya dan Bob terbuka pada informasi selanjutnya. Bob juga mungkin akan
meminta izin untuk menelepon Drake dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan tambahan yang
diperlukan.

Setelah mengajukan pertanyaan ringkas, sempurnakanlah pesan verbal de- ngan isyarat nonverbal-
menutup buku catatan Anda – untuk menekankan bah- wa Anda mengakhiri percakapan formal.
Inilah saatnya bersantai dengan orang yang diwawancarai. Bob Trent dapat kembali pada obrolan
ringan mengenai tenis. Ketika Anda terlibat dalam obrolan ringan, mulailah mengawali kata-kata
perpisah an yang jelas dan pantas. Satu kalimat perpisahan adalah “Saya ucapkan terima kasih dan
selamat bekerja.”

Pada saat Anda berjalan menuju pintu, pastikanlah untuk mengekspresikan penghargaan. Hal yang
sangat tepat untuk dilakukan adalah menyebutkan sesuatu yang khusus yang Anda pelajari dari
wawancara tersebut yang sangat berguna bagi Anda. Perilaku perpisahan ini meningkatkan kesan
yang Anda tinggalkan

Pada orang yang diwawancarai. Suatu kesan positif mungkin berarti pintu terbuka untuk wawancara
selanjutnya. Terakhir, satu atau dua hari kemudian, Anda harus mengirimkan nota antar- jawatan
atau bahkan yang lebih baik lagi, surat atau kartu ucapan terima kasih secara pribadi, untuk
mengungkapkan penghargaan atas bantuan orang yang diwa- wancarai.
LANGKAH 10: EVALUASILAH PENDEKATAN ANDA Menggunakan waktu beberapa menit setelah
wawancara untuk menilai apa yang telah Anda pelajari dan bagaimana Anda dapat meningkatkan
keterampilan wawancara di masa datang merupakan suatu gagasan yang baik. Proses penilaian diri
yang teratur merupakan hal penting bagi seorang komunikator bisnis yang ingin berhasil.

Pertama, jika Anda tidak dapat menggunakan alat perekam, lengkapilah catatan selama wawancara.
Pada saat materinya masih baru, gunakan beberapa untuk melakukan “tanya jawab”. Pada saat itu,
keadaan daya ingat Anda masih sangat segar.

Kedua, pikirkan hal-hal yang mungkin dapat meningkatkan teknik wawanca- ra Anda. Ajukan
pertanyaan kepada diri Anda sendiri: Bagaimana saya membuat kesan positif? Bagaimana
percakapan ringan berlangsung? Apakah pertanyaan- pertanyaan saya tepat pada sasaran- apakah
pertanyaan-pertanyaan tersebut meng- hasilkan informasi yang saya perlukan? Hal-hal apa yang
saya harap telah saya tanyakan? Bagaimana saya melakukan percakapan penutup? Sudahkah saya
me- ngembangkan dasar untuk melanjutkan interaksi dengan orang yang diwawanca- rai? Apakah
saya tetap mengendalikan dan menangani langkah wawancara de- ngan baik? Apakah rencana saya
untuk merekam informasi berjalan baik? Secara umum, bagaimana saya dapat meningkatkan
kualitas sebagai seorang pewawan- cara?

Satu faktor terpenting adalah mengevaluasi keakuratan suatu masalah dan memadainya informasi
yang diperoleh. Pada wawancara 20 menit seperti digambar- kan di atas, mungkin tidak lebih dari 10
sampai 15 persen yang Anda terdengar baru atau benar-benar relevan. Bagaimanapun, jika Anda
telah melakukan pekerjaan rumah dengan baik, informasi tersebut akan berharga bagi Anda.

Puruskan kekurangan apa, jika ada, yang diperlukan dalam materi Anda. Barangkali Bob akan
berpikir bahwa ia seharusnya bertanya kepada Drake tentang nama seseorang yang mengetahui
banyak hal mengenai penerapan produk perusa- haan. Ia dapat meminta izin penggunaan nama
Drake pada saat mengontak sumber lain. Selain itu, Bob pun masih dapat menghubungi Drake jika
ada hal lain yang ingin ditanyakannya.

Sebagian besar wawancara pengumpulan informasi dalam bisnis menghasil- kan laporan tertulis.
Garis besar presentasi dan/atau teks laporan harus diperiksa keakuratannya sebelum melaporkan
gagasan-gagasan dari suatu wawancara. Pada saat Anda mengevaluasi keberhasilan wawancara
tertentu, pertimbang-

Kan variabel-variabel penting berikut.

Suasana hati orang yang diwawancarai Pekerjaan apa yang baru saja diselesaikan oleh orang yang
diwawancarai . Harapan orang yang diwawancarai yang berkaitan dengan wawancara
Tersebut

. . Pengaruh konteks (sekitar) wawancara Hasrat orang yang diwawancarai (motivasi) untuk
memberikan sesuatu

Yang berguna bagi pewawancara Keterlibatan pihak-pihak lain “Gangguan” (campur tangan) dalam
saluran komunikasi (suara, panas,

Ketidakmampuan mendengar, interupsi, dan sebagainya) ⚫ Kekuatan yang dirasakan (persamaan

pihak-pihak yang relatif) Pengaturan tempat duduk

Faktor-faktor ini merupakan hal penting dalam proses perencanaan. Sebagai tambahan, setiap
evaluasi wawancara harus meliputi catatan mengenai bagaimana tantangan seperti itu terpenuhi
atau mungkin lebih baik dipenuhi pada masa datang.

Tabel 4.2 mengkaji langkah-langkah perencanaan wawancara. Setelah mengetahui pertimbangan

tersebut, marilah kita berlanjut ke aspek penting lainnya dari wawancara yang berhasil – teknik
bertanya yang efektif.

Tabel 4.2

ULASAN LANGKAH PERENCANAAN SEBELUMNYA

Langkah

Fungsi

1. Menentukan tujuan wawancara. Diperlukan. 2. Mengerjakan pekerjaan rumah

Anda.

Memutuskan informasi apa yang Mengulas apa yang Anda ketahui;

Membaca latar belakang.

Menentukan siapa yang cakap dan

2. Menyeleksi berbagai sumber. Memiliki waktu.

3. Membuat janji.

4. Mengembangkan daftar pertanyaan.

Menunjukkan kesopanan

Profesional; menghemat waktu. Merencanakan pertanyaan-

5. Memberikan kesan pertama yang positif.

6. Merencanakan perekaman.

7. Menggunakan pengertian komunikasi.

8. Mengakhiri wawancara. 10. Mengevaluasi pendekatan Anda.

Pertanyaan yang efisien. Menciptakan hubungan yang akrab.

Memastikan keakuratan data. Meliput topik-topik secara efisien.

Berpisah.

Penilaian diri.
TEKNIK BERTANYA

Satu indikator utama keberhasilan seorang pewawancara adalah besarnya upaya yang dicurahkan
dalam pembuatan rencana daftar pertanyaan. Waktu yang disedia- kan untuk mempersiapkan
pertanyaan-pertanyaan harus lebih banyak daripada untuk mengajukannya. Menghabiskan waktu
kurang lebih sepuluh menit dalam persiapan bukanlah suatu hal yang tidak lazim karena setiap menit
berikutnya Anda merencanakan pertanyaan yang akan diajukan. Inilah cara lain untuk mene- bahwa
merencanakan daftar pertanyaan merupakan pokok keberhasilan suatu wawancara. Downs,
Smeyak, dan Martin (1980) sependapat bahwa: "Perta- nyaan merupakan hal mendasar pada
sebagian besar wawancara, apakah itu pada saat Anda memimpin survei, menyeleksi pegawai,
melakukan penjualan, atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Oleh karena itu,
kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif merupakan kunci keterampil an
komunikasi yang harus Anda upayakan secara terus-menerus" (h. 41).

Pertanyaan-pertanyaan yang disusun dalam suatu rangkaian yang terencana merupakan daftar
pertanyaan untuk sebuah wawancara. (Berbagai pertemuan yang dilakukan di sekitar acara, akan
dibahas pada Bab 7; presentasi yang dipandu oleh garis besar, dibahas pada Bab 12; demikian juga
wawancara yang dipandu oleh daftar pertanyaan),

Ingatlah, suatu wawancara yang akan berlangsung selama 20 menit harus dibagi ke dalam dua
sampai empat bagian utama. Hugenberg dan Yoder (1985) menganjurkan bahwa perencanaan
dimulai dengan sesi brainstorming (baca: "Panduan" dalam Bab 6) mengenai pertanyaan-
pertanyaan. Mereka mengatakan: "Selama tahap persiapan, pewawancara mencari gagasan daftar
pertanyaan yang digunakan. Dengan menyadari tujuan wawancara, pewawancara akan
mempersiapkan daftar pertanyaan yang mencerminkan tujuan dan sasaran khusus" (h. 262).
Sekarang, kita memikirkan jenis-jenis pertanyaan yang memungkinkan.

Pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka menghendaki jawaban yang terbuka - yaitu, pewawancara tidak tahu bagaimana
orang yang diwawancarai itu akan menjawab. Pada umum- nya, pertanyaan semacam itu luas dan
tidak khusus. Pertanyaan terbuka mungkin berupa pertanyaan terbuka secara total atau pertanyaan
terbuka yang terarah.

Pertanyaan terbuka:

Apa yang dapat Anda ceritakan kepada saya tentang diri Anda?
Pertanyaan terbuka yang terarah: Apa yang dapat Anda ceritakan kepada saya tentang pengalaman
penjualan Anda

Kedua contoh di atas merupakan pertanyaan terbuka, karena panjang dan arah umum jawaban
terserah kepada orang yang diwawancarai. Pertanyaan kedua di- arahkan karena pertanyaan ini
menghendaki informasi yang lebih terpusat untuk sebuah jawaban yang memuaskan.

Terdapat beberapa keuntungan dalam penggunaan pertanyaan-pertanyaan terbuka. Pertanyaan itu

cenderung menghasilkan informasi yang lebih baru dan fakultatif. Bagaimanapun, alasan utama
mengadakan wawancara bisnis adalah memperoleh dara yang tidak Anda miliki. Informasi yang
dimiliki umumnya sedikit “tercemar” oleh petunjuk-petunjuk khusus dari pewawancara. Pertanyaan
terbuka memberikan lebih banyak kebebasan kepada orang yang diwawancarai untuk me nanggapi
sehingga hal itu lebih menyenangkan bagi orang yang diwawancarai Lebih jauh lagi, penggunaan
pertanyaan terbuka memungkinkan pewawancara mempelajari bagaimana cara berpikir orang yang
diwawancarai. Perasaan dan ting- kat pemikiran yang lebih rinci diekspresikan lebih bebas pada saat
menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka.

Meskipun keuntungan pertanyaan terbuka banyak dan berarti, pertanyaan semacam itu terbatas.
Sebelum Anda mengisi daftar Anda dengan pertanyaan terbuka, pertimbangkanlah berapa banyak
waktu yang akan dihabiskan jika Anda hanya menanyakan pertanyaan terbuka. Pada sebagian besar
lingkungan bisnis, waktu merupakan pembatas utama. Pertanyaan terbuka memberikan kendali
yang besar terhadap orang-orang yang diwawancarai. Meskipun sebenarnya Anda meng- inginkan
orang yang diwawancarai melakukan sebagian besar percakapan (sekitar 7096), Andalah yang
seharusnya mengendalikan petunjuk kerja. Selain itu, penggu naan pertanyaan terbuka yang luas
menghendaki keahlian nonverbal yang besar pada pihak penanya.

Pewawancara dapat menggunakan cara nonverbal untuk mempertahankan kendali: mengangguk

menunjukkan pemahaman dan rasa tertarik, sedikit mencon- dongkan badan ke depan saat orang
yang diwawancarai memberikan jawaban yang paling tepat, menarik badannya menjauh dari orang
yang diwawancarai saat jawabannya kurang mengenai sasaran, dan menggunakan bunyi
paralinguistik yang menyatakan persetujuan (“oh”, “hm...hm...” dan seterusnya). Isyarat paralang-
sage merupakan aspek vokal (tetapi bukan nonverbal) dari kemampuan berbicara. DeVito (1988)
mengatakan bahwa paralanguage tersebut lebih “mengacu pada cara sesuatu itu diucapkan
daripada apa yang diucapkan” (h. 171). Penarikan kembali isyarat nonverbal yang positif cenderung
memperpendek panjang jawaban dari suatu pertanyaan terbuka. Hal ini memerlukan pengalaman
dan pemantauan diri untuk mempelajari fungsi regulatif kecakapan nonverbal ini.

Pertanyaan tertutup

Terdapat tiga jenis pertanyaan tertutup: (1) “pertanyaan isian,” (2) pilihan berganda, dan (3)
pertanyaan bipolar (memilih satu di antara dua jawaban).

Pertanyaan isian:
Berapa besar slot yang dimiliki personal computer CX-1000?

Pertanyaan pilihan ganda:

Dari produk perangkat lunak berikut ini, mana yang Anda pilih: (a) program pengolah kafa, (b) paket-
paket desktop publishing, atau (c) sistem pengolah data dan teks yang terpadu!

Pertanyaan bipolar:

Manakah yang lebih banyak dihasilkan dalam penemuan kita, model XT atau model AT?

Pertanyaan tertutup memberikan ruang gerak penyusunan jawaban yang relatif kecil kepada orang
yang diwawancarai. Akan tetapi, penggunaan pertanyaan tertutup memiliki keuntungan tertentu.
Satu keuntungan yang pasti, berdasarkan sudut pandang pewawancara, kontrol kurang menantang.
Keuntungan lain adalah efisiensi. Masalah waktu dapat ditangani dengan cara seperti itu sehingga
banyak topik dapat diliput dalam jangka waktu pendek. Namun, keuntungan lainnya yang diperoleh
adalah pertanyaan tertutup mendatangkan informasi khusus dari sebuah sumber Pewawancara
dapat memperoleh fakta, statistik, rincian penting, dan seba- gainya dengan tingkat kesaksamaan
yang kurang memadai pada saat pertanyaan terbuka diajukan Pertanyaan tertutup juga akan
memudahkan pewawancara pemu- la untuk menggunakan pertanyaan tertutup secara efektif.

Terdapat beberapa kerugian dalam menggunakan sebagian besar pertanyaan tertutup. Salah satu
kerugian yaitu jawaban-jawabannya relatif dangkal. Pertanyaan seperti itu menyulitkan untuk
mempelajari bagaimana cara berpikir orang yang diwawancarai. Orang seperti itu kecil kemungkinan
dapat mengekspresikan perasa- an atau memberikan informasi fakultatif dan kemungkinan besar
menjadi bosan terhadap wawancara. Seseorang dapat mempertimbangkan pertanyaan tertutup,
sebagaimana permainan yo-yo, karena jawaban muncul seperti yang diharapkan. Pertanyaan
terbuka dan tertutup masing-masing memiliki kelebihan dan kekurang- an. Oleh karena itu, hal
terbaik yang dapat dilakukan adalah menggunakan kedua jenis pertanyaan tersebut.

Teknik terowongan

Para pelanggan di pusat pertokoan kadang-kadang didekati oleh seseorang yang membawa
clipboard atau papan alas tulis. Orang tersebut bertanya apakah para pelanggan tidak berkeberatan
menjawab beberapa pertanyaan. Hampir tanpa kecu- ali, pertemuan semacam itu menggunakan
teknik terowongan-serangkaian perta nyaan tertutup. Jawaban ditandai di atas kertas, kemudian
pewawancara beralih pada pelanggan lain yang berada di pertokoan tersebut. Wawancara seperti
itu merupakan wawancara yang sederhana dan efisien walaupun kecermatan jawaban

Dikorbankan demi efisiensi. Sepuluh daftar pertanyaan berikut ini teknik terowongan: menggunakan

Siapa nama Anda?

Berapa umur Anda?

Di mana tempat tinggal Anda?

Apa pekerjaan Anda?

Berapa pendapatan keluarga Anda per tahun?

Apakah Anda dapat mengoperasikan personal computer? (Jika dioperasikan) Bagaimana Anda akan
menilai kepuasan Anda dengan personal computer mutakhir Anda: (a) sangat puas, (b) agak puas,
atau (c) puas dan tidak puas?

Wawancara yang menonjolkan gerak maju dari pertanyaan terbuka ke perta- nyaan tertutup
memberikan kesempatan munculnya jawaban yang lebih mendalam dan beragam.

Teknik corong

Pada saat mempersiapkan daftar pertanyaan, dasar-dasar teknik corong harus benar- benar dikuasai.
Teknik corong menggunakan kombinasi pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup. Teknik ini
menggabungkan hal-hal terbaik dari dua jenis pertanyaan itu dengan cara memperkecil kerugian dari
kedua jenis pertanyaan tersebut.

Teknik corong dimulai dengan pertanyaan terbuka, beralih ke pertanyaan terbuka terarah, dan
diakhiri dengan pertanyaan tertutup. Bob Trent merencanakan daftar pertanyaannya untuk
wawancara dengan Drake dan menyelesaikan teknik corongnya yang pertama sebagai berikut.

BOR TRENT: Pak Drake, apa kelebihan sistem CX-1000 milik kita dalam
Persaingan?

Ingatlah bahwa percakapan di atas memberikan kebebasan yang sangat besar kepada Drake untuk
memberikan tanggapan. Sedangkan pada pertanyaan kedua, Bob mengajukan pertanyaan yang lebih
terarah.

BOB TRENT: Pak Drake, bagaimana Bapak membandingkan sistem kita dengan persaingan yang
berhubungan dengan fleksibilitas?

Sekali lagi, pertanyaan ini memberikan banyak kebebasan kepada Drake. Bagaima napun, dalam
kasus ini, pertanyaan yang dilontarkan lebih khusus mengenai pa- rameter informasi yang
dibutuhkan. Inilah yang disebut pertanyaan terbuka yang terarah. Sedangkan pertanyaan pararel
adalah sebagai berikut.

HON TRENT: Apa yang dapat Bapak kemukakan berkaitan dengan kelebihan kompatibilitas lini
saluran CX-1000 kita?

Inilah pertanyaan terbuka yang lain. Bob beralih dari pertanyaan yang paling terbuka ke pertanyaan
yang lebih terarah. Bahkan, ia memberi Drake setiap peluang untuk memberikan informasi sukarela.
Teknik corong dirancang untuk merangsang ingatan tanpa menanyakan pertanyaan khusus.
Selanjutnya pertanyaan terbuka yang terarah dapat membentuk cabang tambahan topik seperti
berikut ini.

BOB TRENT: Pak Drake, apa yang akan Bapak katakan kepada calon pelang gan tentang keunggulan
produk tahan uji milik kita ini?

Inti percakapan di atas adalah bahwa diperlukannya beberapa data khusus mengenai keuntungan
produk akan merupakan hal yang tepat. Pertanyaan berikut mungkin melengkapi isi corong pertama
wawancara Bob..

Saluran perangkat lunak populer mana yang akan ditangani CX-1000 kita?

Apakah CX-1000 kita kompatibel dengan seluruh program bisnis yang digunakan secara umum?

Apa pendapat Anda tentang keistimewaan terbaik CX-1000 kita? Bagaimana Anda menilai ketahanan
uji drive hard disk CX-1000?
 (a) Lebih baik daripada pesaing kita yang mana pun, (b) sama baiknya de- ngan pesaing, (c) agak
buruk daripada pesaing, atau (d) bukan hal penting yang berhubungan dengan persaingan?

Keempat pertanyaan terakhir dapat dijawab dengan jawaban “ya” atau tidak”, dengan “mengisi titik-
titik” atau dengan menentukan satu pilihan di antara bebera- pa pilihan. Setiap pertanyaan tertutup
dirancang untuk menghasilkan rincian- rincian khusus yang dapat digunakan oleh Bob Trent dalam
presentasi. Selesailah corong pertamanya.

Bentuk corong terbalik dimulai dengan pertanyaan tertutup dan beralih ke pertanyaan terbuka,
tetapi teknik ini harus digunakan secara cermat. Rangkaian pertanyaan seperti itu sebaiknya
digunakan pada saat orang yang diwawancarai bersikap tidak terbuka untuk diwawancarai dan harus
digairahkan. Satu atau dua pertanyaan tertutup mungkin membantu mengarahkan pikiran orang
yang diwa- wancarai yang pada awalnya mungkin tidak percaya sehingga mereka memiliki banyak
informasi mengenai topik yang diberikan. Pertanyaan-pertanyaan tertutup mungkin membantu
“memancing keterangan”. Orang-orang yang sering diwawan- carai mungkin menolak ditanyai. Oleh
karena itu, mulailah dengan memilih serang- pertanyaan secara hati-hati sehingga memikat mereka
untuk memberikan jawaban, dan berguna sebagai stimulus bagi wawancara tersebut.

Pertanyaan 1 Pertanyaan terbuka

Pertanyaan 2 Pertanyaan terbuka yang terarah Pertanyaan 3 Pertanyaan terbuka yang terarah
Pertanyaan 4 Pertanyaan terbuka yang terarah Pertanyaan 5 Pertanyaan tertutup

Pertanyaan 6 Pertanyaan tertutup

Pertanyaan 7 Pertanyaan tertutup

Gambar 4.1 Teknik corong

PEMBUATAN DAFTAR PILIHAN

Pewawancara bebas memilih format yang sangat terencana, tidak terencana, dan cukup terencana.
Untuk sebagian besar pewawancara dan wawancara pengumpulan informasi khususnya, pendekatan
yang cukup terencana merupakan pilihan yang terbaik. Wawancara yang sangat terencana tidak
memperbolehkan pewawancara menyimpang dari pertanyaan yang telah direncanakan. Format
yang cukup terenca- na tersebut merupakan alternatif yang dapat dijalankan. Format ini memberi
pewa- wancara keyakinan bahwa itulah satu-satunya rencana yang harus diikuti.
Mungkin terdapat beberapa alasan yang baik untuk meninggalkan daftar, bahkan pada awal
wawancara. Misalnya, Drake memberi Bob informasi sangat bagus, tetapi sebenarnya tidak
diharapkan. Karena menggunakan daftar yang cukup terencana, Bob dapat menyimpang dari
daftarnya dan mengambil yang pendekatan yang tidak terencana (menyusun pertanyaan sambil
lalu). Setelah Bob puas dengan setiap pokok informasi sukarela, ia kembali pada daftar yang
fleksibel. Melalui format yang cukup terencana, Bob bebas menggali kedalam- an informasi yang
lebih jauh kapan pun ia menerima jawaban yang menunjukkan bahwa orang yang diwawancarai
tersebut memiliki informasi baru.

Tidak ada sejumlah pertanyaan yang bersifat magis pada setiap corong, terapi pada dasarnya format
tetap sama. Gambat 4.1 akan membantu Anda meng- ulas konsep ini. Bob Trent akan menutup
setiap corong dalam daftar pertanyaannya dengan

Pertanyaan ringkas. BOR TRENT: Pak Drake, adakah hal lain yang dapat Bapak katakan tentang
keuntungan sistem CX-1000 dalam suatu persaingan?

Pada percakapan tersebut, Bob telah menyelesaikan satu pola pertanyaan dengan format yang
cukup terencana. Demikian juga, format pertanyaan yang cukup teren- cana untuk wawancara
selama 20 menit umumnya meliputi pola tunggal. Biasanya, rangkaian pertanyaan tersebut terdiri
atas dua sampai empat pola semacam itu, dengan keempat pola yang lebih memungkinkan pada
wawancara yang lebih panjang.

PENGGALIAN INFORMASI

Bagian dari proses pengajuan pertanyaan yang memisahkan orang baru dari pewawancara yang
berpengalaman adalah mengetahui kapan dan bagaimana meng- ajukan pertanyaan atau penggalian
lanjut. Seseorang yang baru seringkali gagal mencari secara rinci pada saat informasi tambahan yang
berharga diperoleh. Pewawancara yang berpengalaman tahu kapan ia harus menggali informasi.
Pengga lian merupakan pertanyaan sekunder yang mempertahankan topik dan memfokus-
pertanyaan sebelumnya (pertanyaan primer), serta dirancang untuk memperoleh rincian yang lebih
baik daripada yang diharapkan pewawancara dari pertanyaan primer. Stewart dan Cash (1988)
menekankan pentingnya penggalian: “Wawancara yang bersifat menggali merupakan jenis
wawancara yang paling umum karena wawancara tersebut digunakan sehari-hari oleh para
wartawan, pengacara, petugas kepolisian, orang-orang yang di bidang perawatan kesehatan, siswa,
guru, penyelidik asuransi, penyelia, manajer, penasihat, orang tua, dan sebagainya” (1988, h. 81).
Suatu penggalian dapat dilakukan melalui pertanyaan seperti berikut ini.

PENANYA: Menarik sekali! Dapatkah Anda memberi tahu lebih banyak tentang hal itu?

Contoh ini merupakan penggalian verbal. Kata menarik bertindak sebagai kayuhan -penguatan
(pujian) positif yang jelas sebagai motivasi untuk rincian yang lebih banyak. Untuk mengetahui kapan
Anda dapat menggali informasi dan tidak dapat menggalinya, diperlukan pengalaman. Anda harus
menggali kapan pun terlihat adanya indikasi bahwa informasi baru dapat ditemukan. Indikasi seperti
ini disebut bendera. Ketika Anda merasakan adanya bendera, Anda memiliki kesempatan untuk
menggali informasi lebih rinci.

HOR TRENT: Arah baru apa yang Bapak lihat dalam pengembangan per sonal computer?

DRAKE: Selain perbaikan lini seperti sekarang, terdapat beberapa pe- ngembangan teknis dalam
pekerjaan tersebut. BOB TRENT: (Tanggap pada bendera - beberapa pengembangan teknis dalam
pekerjaan tersebut) Saya tertarik dengan apa yang Bapak sebut sebagai pengembangan teknis yang
baru. Dapatkah Bapak

menjelaskan lebih banyak mengenai hal ini?

Sebagai tambahan, bersikap diam disertai raut wajah penuh pertanyaan, mungkin memenuhi syarat
sebagai suatu penggalian yang berhasil. Penggalian nonverbal Dengan digunakan secara efektif oleh
pewawancara yang berpengalaman. Anggukan kepala, pada waktu yang tepat, dapat meningkatkan
panjang dan tepatnya jawaban yang diberikan orang yang diwawancarai mengenai pokok bahasan
tertentu. demikian, kombinasi penggalian pun dapat menjadi efektif sehingga menghasilkan rincian
tambahan..

Penggalian dapat digunakan bila penggalian seperti itu dianggap tepat. Penggalian hipotetis
melibatkan (1) penyusunan beberapa tahap dan (2) pengajuan pertanyaan yang bersifat menggali.

BOB TRENT: Pak Drake, misalkan Bapak akan mengadakan presentasi mengenai sistem CX-1000 kita
di perusahaan seperti Sento Group. Keuntungan mana yang akan pertama kali Bapak bahas, dan
mengapa?

Bagian pertama dari pertanyaan itu, yang merupakan narasi (cerita), diikuti dengan pertanyaan
hipotetis. Penggalian seperti itu dapat digunakan pada semua jenis wawancara, termasuk
wawancara pekerjaan dan penilaian.

Suatu penggalian yang konfrontasional akan mengingatkan pewawancara pada sesuatu yang telah
dikatakan sebelumnya, yang tidak konsisten dengan jawaban sekarang. Penggalian konfrontasional
dapat bersifat kasar, seperti interogasi polisi.

PEWAWANCARA : Sebelumnya, saya memahami pernyataan Anda yang menyebutkan bahwa faktor
yang terpenting dalam sua tu presentasi yang baik adalah adanya persiapan yang baik. Sekarang,
saya dengar Anda mengatakan bahwa cara penyampaian presentasi merupakan suatu hal yang
terpenting. Bagaimana sikap Anda mengenai hal ini?
Pertanyaan seperti ini dapat digunakan untuk menguji toleransi atau penyesuaian orang yang
diwawancarai dalam memberikan penekanan. Pertanyaan seperti ini harus digunakan melalui
pengungkapan kata-kata yang hemat agar hubungannya tidak menjadi antagonis. Suatu wawancara
seharusnya tidak menjadi penginteroga sian. Akan tetapi, pertanyaan yang konfrontif jarang
mengenai sasaran dalam wa wancara pengumpulan informasi walaupun seorang wartawan mungkin
menggu

Nakan satu atau dua pertanyaan seperti itu untuk menguji kekuatan opini sumber

Sebelum menulis rangkaian berita mengenai informasi sumber. Penggalian yang dikhususkan lainnya
adalah penggalian reaktif. Di sini, pewawancara mengikuti pertanyaan primer dengan komentar
khusus untuk mem- pelajari reaksi orang yang diwawancarai. Sebagai contoh, Bob ingin mengetahui
apa yang dipikirkan Drake mengenai persaingan.

BOB TRENT (Bob mengajukan pertanyaan kepada Drake mengenai tuntutan

Pesaing) Pak Drake, saya membaca literatur pesaing kita me-

Ngenai lini personal computer. Iklan mereka menyatakan bahwa

Perangkat keras mereka memiliki waktu tanggap tercepat.

Bagaimana reaksi Bapak terhadap hal ini?

Seperti dalam penggalian hipotetis, narasi diikuti dengan satu pertanyaan. Pada kasus ini, Bob
menggunakan komentar dan materi orang lain sebagai pancingan agar orang yang diwawancarai
memberikan komentar Penggalian yang reaktif dan hipotetis menyediakan alat-alat bagi penanya,

Juga menantang dan memotivasi orang yang diwawancarai.

PERTANYAAN DENGAN BANYAK ARTI DAN PERTANYAAN

PENUNTUN
Pada mengembangkan pertanyaan, Anda harus menghindari beberapa masalah umum. Pertama,
pertimbangkanlah pernyataan “Semua pertanyaan yang mengan- dung banyak arti adalah penuntun,
tetapi tidak semua pertanyaan yang menuntun itu banyak artinya.” Bahasa dalam pertanyaan yang
banyak artinya memberikan isyarat mengenai bagaimana pertanyaan-pertanyaan tersebut harus
dijawab. Perta- nyaan seperti itu tidaklah netral. Istilah abstraksi yang bernilai tingggi, seperti “ibu”,
the American Way”, dan “Tuhan”, merupakan contoh kata yang banyak artinya.

Pertanyaan dengan banyak arti:

Tidakkah Anda berpikir bahwa waktu yang terbuang untuk bermain-main komputer dapat
dihabiskan dengan melakukan hal lain yang lebih baik?

Apabila orang yang diwawancarai menjawab “tidak terhadap pertanyaan tersebut, berarti ia
menentang penggunaan komputer. Di sini, kata bermain-main dihubung- kan dengan komputer.
Pertanyaan ini hampir tidak netral. Pertanyaan tersebut justru menuntun orang yang diwawancarai
karena menggunakan kata yang banyak artinya.

Pertanyaan penuntun:

Apakah Anda setuju bahwa Pontiac Grand Prix adalah mobil terbaik yang dibuat di Amerika?

Bahasa pertanyaan di atas tidak banyak artinya, tetapi kata pengantar pertanyaan yang menuntun
(“Tidakkah Anda setuju”) menunjukkan bagaimana orang yang diwawancarai dituntun untuk
menjawab pertanyaan tersebut. Jadi, pewawancara menuntun orang yang diwawancarai.
Pertanyaan dapat dan seharusnya menggunakan kata-kata yang netral.

Pertanyaan netral:

Bagaimana Anda menilai Pontiac Prix dibandingkan dengan mobil-mobil

Lain buatan Amerika: (a) paling unggul, (b) di atas rata-rata, (c) rata-rata, (d) di bawah rata-rata, atau
(e) rendah murunya?

Apakah Anda setuju dengan pernyataan bahwa belajar menggunakan kompu-

Ter itu membuang-buang waktu?

Kata-kata yang digunakan pada kedua kasus tersebut bersifat netral. Pertanyaan netral lebih
memungkinkan menghasilkan jawaban yang objektif.

PELAKSANAAN

WAWANCARA

Karena dilengkapi dengan dasar-dasar pengembangan berbagai pertanyaan yang

Cukup terencana melalui penggunaan teknik corong, para komunikator bisnis harus

Siap merencanakan wawancara. “Cetak biru” contoh berikut ini mungkin berguna

Dalam merencanakan wawancara.

14:00

Menyapa orang yang diwawancarai/mengadakan obrolan ringan. Membuka buku catatan; meninjau
topik yang akan diliput (mera- malkan/ meninjau); meminta izin untuk merekam wawancara;
meletakkan tape-recorder (atau alat perekam lain) jika diizin- kan. Corong pertama (pertanyaan
terbuka, pertanyaan terbuka yang 14:05

14:07

Terarah, pertanyaan tertutup).

Pertanyaan ringkasan corong pertama.

14:17

Pertanyaan corong kedua (dan tambahan), dengan pertanya- an(-pertanyaan) ringkasan.

14:27

Pertanyaan ringkasan terakhir. Menutup buku catatan dan me matikan tape-recorder (jika
digunakan); mengajukan dan me- mulai kata-kata perpisahan; mengungkapkan penghargaan.

Meninggalkan tempat wawancara

14:30

Mengevaluasi wawancara secara pribadi. Mengirimkan kartu ucapan terima kasih.

14:45 Hari berikutnya

Itulah komponen dasar suatu wawancara. Anda perlu menyertakan lini waktu pada daftar
pertanyaan Anda. Apabila Anda mengetahui bahwa wawancara diadakan pukul 10:00, Anda dapat
mengawali corong pertama pada pukul 10:05,

Corong kedua pukul 10:15, dan sebagainya. Banyak faktor yang mungkin meng- halangi
pewawancara untuk menaati daftar dengan tepat, tetapi pedoman tersebut akan membantu Anda
meliput apa-apa yang menurut Anda dapat didiskusikan dalam periode waktu yang terbatas.

Penyesuaian diri (adaptasi) merupakan hal penting agar suatu wawancara berhasil. Apabila orang
yang diwawancarai tidak secara produktif menanggapi salah satu pertanyaan terbuka pada awal
wawancara dan Anda cemas karena waktu yang terbatas, Anda harus menyesuaikan diri. Satu
metode untuk mengatasi situasi demikian adalah mengabaikan beberapa pertanyaan terbuka Akan
tetapi, hal ini dapat menyebabkan Anda ketinggalan informasi yang penting. Oleh karena itu, Anda
boleh mencoba menginterupsi wawancara itu dengan cara yang sopan.

PEWAWANCARA : Maaf – Saya tidak mengajukan yang sangat jelas.

Izinkan saya menanyakannya kembali. Hal yang ingin saya

Tanyakan adalah....

Teknik ini memungkinkan pewawancara menerima kesalahan untuk situasi itu (walaupun
sebenarnya ia tidak bersalah). Pertanyaan dapat lebih dinyatakan secara langsung dan khusus, untuk
mendatangkan tanggapan yang khusus. Bahkan, de- ngan cara demikian pewawancara tetap
menguasai pengendalian wawancara.

Konteks ini dapat diatur secara positif. Sebagaimana dibahas pada Bab I, konteks merupakan
lingkungan yang mengelilingi situasi komunikasi. Apabila Anda dapat memperoleh ruang pertemuan
yang jauh dari interupsi orang lain, telepon, dan gangguan-gangguan lainnya, Anda dapat
mempertahankan pengendalian yang lebih besar pada saat wawancara.

Anda dapat mengatur kursi dan mebel untuk membantu terlaksananya wa- wancara. Jarak antara
pewawancara dan orang yang diwawancarai harus dekat, kursi yang dipakai harus sama
konstruksinya (untuk meningkatkan persamaan dan kebersamaan); dan meja kecil dapat
ditempatkan di antara kedua orang tersebut.