MAKALAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSONALIA

Dosen Pengumpu :

Dr. Drs., Enjang Sudarman, M.Si.

Disusun oleh : Kelompok 3

Agnis Setyawuni

Mutiara Ramadhanti 331201300195

Veony Fransisca 331201300010

Dindy Ardiyanti 331201300052

Qurrotul Aynani

Ferdi Reyhan Pratama

Listya Sari

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN IMMI

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat dan
karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas kelompok
untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dengan judul : “Sistem Informasi
Manajemen Personalia”.

Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang memberikan tugas
terhadap kami. Kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang
turut membantu dalam pembuatan makalah ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna
dikarenakan keterbatasan waktu dan kemampuan kami. Oleh karena itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak. Semoga
makalah ini dapat berguna bagi kami dan pihak lain yang berkepentingan pada
umumnya.

Jakarta, 01 April 2023

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................................2
DAFTAR ISI................................................................................................................................3
BAB I.........................................................................................................................................4
PENDAHULUAN........................................................................................................................4
1.1 Latar Belakang................................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................................5
1.3 Tujuan............................................................................................................................5
BAB II........................................................................................................................................6
PEMBAHASAN..........................................................................................................................6
2.1 Definis Sistem Informasi Personalia...............................................................................6
2.2 Implementasi Sistem Informasi Personalia....................................................................8
2.3 Fungsi Sistem Informasi Personalia..............................................................................10
2.4 Tugas Personalia...........................................................................................................11
BAB III.....................................................................................................................................12
PENUTUP................................................................................................................................12
3.1     Kesimpulan...............................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................................13

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Keberadaan tenaga kerja sebagai salah satu faktor produksi sangat penting artinya
bagi organisasi. Dalam perkembangannya, organisasi akan menghadapi permasalahan
tenaga kerja yang semakin kompleks, dengan demikian pengelolaan sumber daya
manusia harus dilakukan secara profesional oleh departemen tersendiri dalam suatu
organisasi, yaitu Human Resource Departemen (Manajemen Sumber Daya Manusia).
Manajemen Sumber Daya Manusia atau yang lebih dikenal dengan Manajemen
Personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau
dalam kepegawaiaan. Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk
melaksanakan antara lain planning, organizing dan controling sehingga efektivitas
dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin.
 Memang harus diketahui bahwa sukses atau tidaknya suatu perusahaan /instansi
tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia, meskipun demikian
peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses atau tidaknya
Manajemen dalam perusahaan. Memang harus kita akui bahwa semakin kecil suatu
perusahaan, maka semakin kecil pula peranan menajemen personalia. Begitu juga
sebaliknya dengan makin besarnya suatu perusahaan maka makin besarlah peranan
manajemen personalia.
Penulis menyadari bahwa semakin besar suatu perusahaan maka kecenderungan
jumlah personalianya juga semakin besar. Dan ini berarti semakin dibutuhkan
pengurusan administrasi dan kebijakan – kebijakan yang lebih baik. Atas dasar itulah
penulis membahas sistem informasi personalia sebagai topik dalam makalah. Hal Ini
bertujuan untuk kepentingan perusahaan yang cenderung kompleks persoalan
personalia yang semakin besar.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa definisi dari Sistem Informasi Personalia ?
2. Bagaimana Implementasi dalam Sistem Informasi Personalia ?
 3. Apa saja fungsi dari Sistem Informasi Personalia ?
4. Apa saja tugas dari Personalia ?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui arti penting dari  Sistem Informasi Personalia.
2. Mengetahui implementasi dari Sistem Informasi Personalia.
3. Mengetahui apa saja fungsi – fungsi yang terdapat dalam Sistem Informasi
Personalia.
4. Mengetahui tugas dari Manajemen Personalia.

BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Definis Sistem Informasi Personalia
Personalia adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi Human
Resoursces yang lain, bertanggung jawab terhadap employee Database, Payroll dan
pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, dan pencatatan cuti
tahunan. Pembentukan fungsi personalia saat ini lebih disesuaikan denga kebutuhan
dan ruang lingkup perusahaan.
Manajemen personalia akan semakin penting  bagi organisasi, jika
menyangkut ketersediaan tenaga kerja berbakat untuk menunjang rencana perubahan
bisnis organisasi. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi salah satu
sumber daya yang penting bagi perusahaan. Dibawah ini adalah bagan Sistem
Informasi Personalia secara umum,yang terdiri dari Sub Sistem Input dan Sub Sistem
Output.
Sub Sistem Input terdiri dari 3 sub sistem, yaitu :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Memberikan data personil yang bersifat keuangan seperti:
a. Data Personil (bersifat non keuangan dan lebih permanen, contoh : Nama
pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah
tanggungan).
b. Data Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : Upah per
jam, gaji per bulan, pendapatan kotor saat ini, dan jumlah pajak
penghasilan tahun berjalan)
2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti :
a. Penelitian Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia /
promosi jabatan)
b. Analisis dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu
area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan)
c. Penelitian Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan
pegawai untuk berbagai alasan)
3. Sub Sistem Inteligen SDM
Sub Sistem Inteligen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang
berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :
a. Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan)
b. Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan)
c. Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan)
d. Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya local, seperti
perumahaan, pendidikan dan rekreasi untuk perekrutan skala lokal, nasional /
internasional)
e. Masyarakat Keuangan ( untuk perencanaan personil)
f. Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).
Sub Sistem Output terdiri dari 6 sub system, yaitu :
1. Sub sistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek
dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja
itu sendiri.
2. Sub sistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini
diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Sub sistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi
kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Sub sistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Sub sistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan
dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Sub sistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan
dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya.
2.2 Implementasi Sistem Informasi Personalia

1. Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan

pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru
tersebut di posisi-posisi yang tepat. Biasanya fungsi ini sudah memiliki success
profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai.
Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari
psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang
menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai
aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan
kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara
internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga
implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang
mengacu pada kondisi pasar.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring
kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja
yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk
merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga
laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
 5. Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan,
perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini
menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab,
dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir
setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing
pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya
organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak
dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu
kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi
setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan
perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai
mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management. Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan
pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena
normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced
separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau
Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang
lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database,
Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi,
pencatatan cuti tahunan.
Dari Implementasi diatas dapat kita lihat bahwa, sistem informasi personalia
sangat membantu dalam kelancaran kegiatan perusahaan untuk menghasilkan
informasi yang bernilai guna untuk mendukung terlaksananya fungsi Human
Resourse. Manajemen personalia akan semakin penting bagi organisasi, jika
menyangkut ketersediaan tenaga berbakat untuk menunjang rencana pertumbuhan
bisnis organisasi/perusahaan. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi
salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan.
 2.3 Fungsi Sistem Informasi Personalia
Fungsi manajemen personalia terdiri dari:
1. Perencanaan
Perencanaan berarti menentukan program personalia yang akan membantu
mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Tujuan ini memerlukan
partisipasi aktif dari manajer personalia.
2. Pengorganisasian
Jika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh
karyawannya, maka manajer personalia harus membentuk organisasi dengan
merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan personalia dan faktor-
faktor fisik. Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan.
3. Pengarahan
Apabila manajer sudah mempunyai rencana dan sudah mempunyai organisasi
untuk melaksanakan rencana tersebut, fungsi selanjutnya adalah mengadakan
pengarahan terhadap pekerjaan. Fungsi itu berarti mengusahakan agar karyawan
bekerja sama secara efektif.
4. Pengawasan
Pengawasan adalah mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana
dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan. Dengan kata lain pengawasan
adalah fungsi yang menyangkut masalah pengaturan berbagai kegiatan sesui
dengan rencana personalia yang dirumuskan sebagi dasar analisis dari tujuan
organisasi fundamental.
Fungsi manajemen personalia secara operasionalnya terdiri dari:
1. Pengadaan
Menyediakan karyawan tertentu dan jenis keahlian yang diperlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Tujuan tersebut menyangkut masalah pemenuhan
kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi dan penempatan kerja.
2. Pengembangan 
 Karyawan yang telah diperoleh dengan malalui pelatihan dengan tujuan untuk
mengembagkan ketrampilan. 
3. Pemberian kompensasi
Pemberian penghargaan yang adil dan layak terhadap para karyawan sesuai
dengan sumbangan mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.
4. Pengintegrasian 
Menyangkut penyesuaian keinginan dari individu dengan keungan pihak
perusahaan dan masyarakat.
5. Pemeliharaan
Mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah ada. 
2.4 Tugas Personalia
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima
pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan
terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian
dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai
dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

BAB III

PENUTUP
3.1     Kesimpulan
Personalia adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi Human
Resoursces yang lain, bertanggung jawab terhadap employee Database, Payroll dan
pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, dan pencatatan cuti
tahunan. Pembentukan fungsi personalia saat ini lebih disesuaikan denga kebutuhan
dan ruang lingkup perusahaan.
Manajemen personalia akan semakin penting  bagi organisasi, jika
menyangkut ketersediaan tenaga kerja berbakat untuk menunjang rencana perubahan
bisnis organisasi. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi salah satu
sumber daya yang penting bagi perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA
Ujang, Properti 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia,
http://www.slideshare.net/propertiujang/manajemen-sumberdayamanusia-48042278?
qid=1fb8e083-eb34-4557-8ab6-e3d1f59e0c99&v=default&b=&from_search=2 diakses pada
tanggal 1 April 2023

Wardany, Ratna Anindia Kusuma 2014 . Makalah Sistem Informasi Sumber Daya Alam,

http://www.slideshare.net/RatnaAnindiaKusumaWardany/makalah-sistem-informasi-
sumber-daya-manusia-sdm diakses pada tanggal 1 April 2023

id.scribd,.com , Sistem Informasi Personalia,

http://id.scribd.com/doc/55089058/Sistem-Informasi-Personalia#scribd diakses pada

tanggal 1 April 2023

Paone, Veriyen 2011. Makalah Manajemen Personalia, http://veriyen-

paone.blogspot.com/2011/11/makalah-manajemen-personalia.html# diakses pada tanggal
1 April 2023