Kepada
Yth…………………………………………..
di - …………………………………….
SURAT EDARAN
NOMOR :…………………………………………
TENTANG
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
33
Contoh Surat Biasa
Kepada
Nomor : Yth…………………………………………..
Sifat :
Lampiran : di
Hal : ……………………………..
……………………………..
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
34
Contoh Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN
NOMOR…………………………………………
Nama : …………………………………………………………
NIP : …………………………………………………………
Pangkat/Gol. Ruang : …………………………………………………………
Jabatan : …………………………………………………………
Maksud…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya.
Tembusan :
1. ………………………..;
2. ………………………..;
3. Yang bersangkutan;
Arsip.
35
Contoh Surat Perintah
SURAT PERINTAH
NOMOR……………………………………
MEMERINTAHKAN
Kepada:
a. Nama :
b. Jabatan :
Untuk………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
Ditetapkan di : …………….
Pada tanggal : …………….
36
Contoh Surat Izin
NOMOR…………....................
TENTANG
……………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
Dasar : a.
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
b.
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
MEMBERI IZIN
Kepada : ………………………………………………………………………………
Nama : ………………………………………………………………………………
Jabatan : ………………………………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………………………..
Untuk : …………………………………………………………………………….
Ditetapkan di :
Pada tanggal :
37
Contoh Surat Perjanjian
SURAT PERJANJIAN
NOMOR / / /
TENTANG
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………….
2. ………………………………………………………………………………………………
……………………………..PIHAK KE II
Pasal
……………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………(isi perjanjian)
……..................................
Pasal
………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…..
Penutup
Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak pada hari dan tanggal
tersebut diatas.
PIHAK KE II PIHAK KE I
Direktur RSUD OKU TIMUR
Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur,
Materai
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
Saksi-saksi:
1. ……………………………(tandatangan)
38
2. ……………………………(tandatangan)
3. Dst.
NOMOR…………………
Dasar : …………………………………………………………………
…………………………………………………………………
MEMERINTAHKAN
2. Nama : ……………………………………………..
Pangkat/gol : ……………………………………………..
NIP : ……………………………………………..
Jabatan : ……………………………………………..
Untuk : 1. ………………………………………………………
2. ……………………………………………………….
3. ……………………………………………………….
Ditetapkan di :
Pada tanggal :
39
Contoh Surat Kuasa
SURAT KUASA
NOMOR……………………………………
a. Nama : ……………………………………………………………..
b. Jabatan : …………………………………………………………….
MEMBERI KUASA
Kepada:
a. Nama : …………………………………………………………………………
b. Jabatan : …………………………………………………………………………
c. NIP : …………………………………………………………………………
Untuk……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
40
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
Kepada
Nomor : Yth…………………………………………..
Sifat :
Lampiran : di
Hal : Undangan
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Hari : ………………………………………………..
Tanggal : ………………………………………………..
Pukul : ……………………………………………….
Tempat : ……………………………………………….
Acara : ………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
41
Catatan:
1. ……………………………
2. ……………………………
Kepada
Nomor : Yth…………………………………………..
Sifat :
Lampiran : di
Hal : Panggilan
Hari : ………………………………………………..
Tanggal : ………………………………………………..
Pukul : ……………………………………………….
Tempat : ……………………………………………….
Menghadap
kepada : ………………………………………………..
Alamat : ………………………………………………..
Untuk : ………………………………………………..
…………………………………………………………………
42
Nama pakai gelar, pangkat dan NIP
NOMOR………………………………….
Nama : …………………………………………
NIP : …………………………………………
Pangkat/Gol. Ruang : …………………………………………
Jabatan : …………………………………………
43
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
NOTA – DINAS
Kepada : …………………………………………………………………….
Dari : …………………………………………………………………….
Tanggal : …………………………………………………………………….
Nomor : …………………………………………………………………….
Sifat : …………………………………………………………………….
Lampiran : …………………………………………………………………….
Hal : …………………………………………………………………….
___________________________________________________________________
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………..
44
Contah Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Kepada
Nomor : Yth…………………………………………..
………………………………………….
di -
45
Contoh Lembar Disposisi
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : Diterima Tgl :
No. Agenda :
Sifat : -
46
Contoh Telaah Staf
TELAAHAN STAF
Kepada : …………………………………………………………………….
Dari : …………………………………………………………………….
Tanggal : …………………………………………………………………….
Nomor : …………………………………………………………………….
Lampiran : …………………………………………………………………….
Hal : …………………………………………………………………….
___________________________________________________________________
I. Persoalan
II. Praanggapan
IV. Analisis
V. Kesimpulan
VI. Saran
47
Contoh Pengumuman
PENGUMUMAN
NOMOR :…………………………………………
TENTANG
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………….
Ditetapkan di :
Pada tanggal :
48
Contoh Laporan
LAPORAN
TENTANG
…………………………………………………………………
………………………………………………………..
I. Pendahuluan
A. Umum/latar belakang
B. Landasan Hukum
C. Maksud dan Tujuan
V. Penutup
Dibuat di :
Pada tanggal :
49
Contoh Rekomendasi
REKOMENDASI
NOMOR…………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……….
a. ..……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
b. ..……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………
50
Contoh Surat Pengantar
Kepada
Yth…………………………………………..
di - …………………………………….
SURAT PENGANTAR
NOMOR :…………………………………………
Diterima tanggal
Penerima Pengirim
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
51
Contoh Berita Acara
BERITA ACARA
NOMOR……………………………….
2. ………………………………………………………………………………………………..
disebut Pihak Kedua
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………
Dibuat di,……………………………
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
Mengetahui/Mengesahkan,
NAMA PEJABAT
52
Pangkat
NIP.
Contoh Notulen
NOTULEN
Rapat : …………………………………………………………..
Hari/Tanggal : …………………………………………………………..
Waktu : …………………………………………………………..
Acara : 1. ……………………
2. ……………………
3. dan seterusnya
4. penutup
Pimpinan Rapat :
Ketua : …………………………………………………………..
Sekretaris : …………………………………………………………..
Pencatat : ………………………………………………………..…
…………………………………………………………………………………………..
Pimpinan Rapat
Nama Jabatan
Nama Pejabat
Pangkat
NIP. .
53
Contoh MEMO
MEMO
Dari : ………………………………………………………………………..
Kepada : ……………………………………………………………………….
___________________________________________________________________
ISI : ……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………..
54
Contoh Daftar Hadir Rapat
Hari : .........................................................................
Tanggal : ……………………………………………………..
Waktu : .........................................................................
Tempat : .........................................................................
Acara : .........................................................................
1
2
3
dan
seterusnya.
NAMA JABATAN
NAMA PEJABAT
Pangkat
NIP.
55
Contoh Daftar Hadir
DAFTAR HADIR
BULAN :
MINGGU :
KEPALA SUB
BAGIAN/SEKRETARIS
NAMA JABATAN
NAMA PEJABAT
Pangkat
NIP.
56
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas
Lembar ke : …………………
Kode No : …………………….
Nomor : ……………………….
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Alat angkut yang dipergunakan :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6. a. Tempat berangkat :
b. Tempat tujuan :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7. a. Lamanya perjalanan dinas :
b. Tanggal berangkat :
c. Tanggal harus kembali :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8. Pengikut :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9. Pembebanan Anggaran :
a. Instansi :
b. Mata anggaran :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
10. Keterangan lain-lain :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
57
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
SPPD No. :
Berangkat dari :
(tempat kedudukan)
Pada tanggal :
Ke :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
V. CATATAN LAIN-LAIN
___________________________________________________________________
VI. PERHATIAN
58
Bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan
Negara apabila Negara mendapat rugi akibat kesalahan, kealpaannya.
Contoh SPO
JUDUL SPO
SPO
NAMA JELAS
PANGKAT/NIP
1. Tercapainya ………………………
Tujuan
2. Mewujudkan ……………………..
1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
3. ……………………………………………………………………….;
Prosedur
4. Dst.
(Prosedur SPO adalah kegiatan/alur/langkah yang harus
dilakukan pada kegiatan yang dimaksud pada SPO).
1. ……………………………….;
2. ……………………………….;
3. ……………………………….;
Unit terkait
4. ……………………………….;
(yang dimaksud unit terkait adalah, unit/ruang/instalasi yang
berhubungan atau saling berkaitan dengan SPO yang dibuat)
59
Contoh Cover Pedoman
PEDOMAN
……………………………………………………………………
PANDUAN
……………………………………………………………………
LAPORAN KEGIATAN
……………………………………………………………………
62
Contoh Cover Laporan Program
LAPORAN PROGRAM
……………………………………………………………………
63
Contoh Piagam Penghargaan
PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor :
Nama : ……………………………………………………………………………………
NIP/NRP : ……………………………………………………………………………………
Jabatan : ……………………………………………………………………………………
Instansi : ……………………………………………………………………………………
SERTIFIKAT
Diberikan kepada :
Nama : ……………………………………………………………………………………
NIP/NRP : ……………………………………………………………………………………
Instansi : ……………………………………………………………………………………
67
Nama pakai gelar,pangkat dan NIP
68
B. PENEMPATAN a.n, u.b, u.p, Plt dan Plh
1. Penggunaan “a.n.” :
2. Penggunaan “u.b.” :
3. Penggunaan “Plt.” :
68
4. Penggunaan “Plh.” :
5. Penggunaan “Pj.” :
d. Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman
sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut
kanan bawah setiap halaman.
e. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat yang lebih
dari satu lembar, setiap lembarnya di paraf pada pojok kiri kertas bagian
bawah.
f. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang mempunyai lampiran
pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis lampiran surat,
nomor dan tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
69
2. Pembubuhan Paraf Koordinasi
a. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang materinya
menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain
yang terkait dan bagian hukum pada setiap lembar naskah.
(2)
DIREKTUR RSUD OKU TIMUR,(3)
Pangkat
NIP
PARAF HIERARKIS
Sekretaris
/Kabag
TU
Kabid
Kasubbag
dst
PARAF KOORDINASI
Bagian …
Bagian …
Bagian …
dst
70
3. Penulisan nama pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas
a. Penulisan nama Direktur dan nama Sekretaris Direktur pada naskah dinas
dalam bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar.
b. Penulisan nama Direktur dan nama Sekretaris Direktur pada naskah dinas
dalam bentuk surat dapat menggunakan gelar.
. . 2,7 cm 3,8 cm 4 cm
Lambang Negara/Daerah
71
E. BENTUK, UKURAN DAN ISI KOP NASKAH DINAS
1. Perbandingan huruf pada kop dinas antara tulisan nama pemerintah daerah
dan nama satuan kerja perangkat daerah adalah 3 : 4.
2. Bentuk dan Isi kop naskah dinas seperti pada contoh berikut :
Font
Font: Arial
: Arial Ukuran
Ukuran: 18
: 6,5
72