Materi

Mengelola Jadwal Kegiatan
MENGELOLA JADWAL KEGIATAN

Pimpinan
PIMPINAN
N.821100.012.01
N.821100.012.01
DAFTAR ISI
Daftar Isi ................................................................................................i

Kata Pengantar .......................................................................................1
A. Pendahuluan ....................................................................................2
B. Penggunaan Materi ...........................................................................2
C. Daftar Ikon .......................................................................................3
D. Bacaan Referensi ..............................................................................4
E. Pengantar Teori.................................................................................5
F. Langkah Kerja ..................................................................................10
G. Implementasi Unit Kompetensi .........................................................15
1. Elemen Kompetensi 1 ..................................................................15
1.1 Referensi ............................................................................15
1.2 Membaca ..........................................................................15
1.3 Aktivitas ...........................................................................15
1.4 Refrensi ............................................................................16
1.5 Diskusi .............................................................................16
1.6 Aktivitas ...........................................................................16
1.7 Aktivitas ...........................................................................17
2.1 Video Youtube ...................................................................18
2.2 Membaca ..........................................................................19
2.3 Berpikir ............................................................................19
3.1 Video Youtube ...................................................................20
3.2 Berpikir .............................................................................21
3.3 Aktivitas ...........................................................................21
H. Lampiran ..........................................................................................23
1. Kamus Istilah ..............................................................................23
2. Referensi .....................................................................................24
3. Unit Kompetensi ..........................................................................25
4. Daftar Nama Penyusun ...............................................................30
KATA PENGANTAR
Dalam proses pelatihan, materi pelatihan merupakan salah satu

instrumen yang menunjang keberhasilan suatu pelatihan. Materi Pelatihan
berisi informasi dan kegiatan yang meliputi pengetahuan (knowledge) untuk
membangun pondasi teori, keterampilan (skill) untuk memiliki pengalaman
melakukan praktek yang sebenarnya dan seluruh rangkaian prosesnya
dibangun sikap kerja yang melekat dalam perilaku kerja sesuai tuntutan
yang mengacu kepada Standar Kompetensi Kerja (Standar Kompetensi Kerja
Nasional, Standar Kompetensi Kerja Khusus,dan Standar Internasional)
Materi pelatihan ini berorientasi kepada Pelatihan Berbasis
Kompetensi (Competence Based Training) dan dalam bentuk cetak
diformulasikan menjadi 2 (dua) buku, yaitu Buku Materi dan Buku
Asesmen. Keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
sebagai referensi dalam media pembelajaran bagi peserta pelatihan dan
instruktur/pembimbing, agar pelaksanaan pelatihan dapat dilakukan
secara efektif dan efisien.
Materi Pelatihan dengan judul “Mengelola Jadwal Kegiatan
Pimpinan“, ini digunakan sebagai salah satu media pembelajaran yang
digunakan pada program pelatihan. Kami berharap buku materi dan buku
asesmen ini membantu para instruktur/pembimbing dalam menstimulasi
teori (softskill) ataupun praktek (hardskill) dalam proses pembelajaran,
sehingga menjadi efektif dalam proses pelatihan.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan tuntunan kepada kita
semua dalam melakukan berbagai upaya untuk menunjang proses
pelaksanaan pelatihan berbasis kompetensi guna menghasilkan tenaga
kerja yang kompeten dan berdaya saing tinggi sesuai kebutuhan pasar kerja
baik nasional maupun global.
1
A. PENDAHULUAN
Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten,
sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja. Selaras dengan tuntutan
tersebut, maka dibutuhkan mekanisme pelatihan yang lebih praktis,
aplikatif, serta dapat menarik dilaksanakan sehingga memotivasi para
peserta dalam melaksanakan pelatihan yang diberikan. Seiring dengan
mudahnya teknologi digunakan, maka materi pelatihan dapat disajikan
dengan berbagai media pembelajaran sehingga dapat diakses secara offline
dan online.
Materi pelatihan ini terdiri dari buku Panduan Materi Pelatihan dan
buku Panduan Asesmen. Serta dilengkapi dengan materi yang bersifat soft
copy seperti materi presentasi dan video.
B. PANDUAN PENGGUNAAN MODUL
Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus diperhatikan

adalah sebagai berikut:
a. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

penggunaannya dapat dikembangkan dan dikontekstualisasikan
sesuai dengan kebutuhan, materi ini terdiri dari:
a. Bacaan Referensi
b. Pengantar Teori
c. Langkah Kerja
d. Implementasi Unit kompetensi
e. Lampiran :
1) Kamus istilah
2) Daftar referensi
3) Unit kompetensi
4) Daftar penyusun
b. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat

dijadikan referensi bagi para instruktur.
2
c. Peran instruktur terkait dengan penggunaan modul, antara lain:
a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video

dan powerpoint yang terlampir dalam modul sebagai referensi,
diharapkan dapat mengembangkan bahan yang disesuaikan
dengan BLK masing-masing
b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

berbagai sumber yang menguatkan peserta pelatihan, baik
melalui tahapan persiapan, pelaksanaan di kelas, praktek,
melakukan investigasi, menganalisa, mendiskusikan, tugas
kelompok, presentasi, serta menonton video.
c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

ini dapat menjadi bahan dan gagasan untuk dikembangkan oleh
instruktur dalam memperkaya materi pelatihan yang akan
dilaksanakan.
d. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

buku penilaian secara terpisah. Buku penilaian dapat berupa soal
tertulis, panduan wawancara, serta instruksi demonstrasi yang akan
dilaksanakan sesuai dengan proses penilaian yang dilaksanakan.
e. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

penyusunan buku panduan pelatihan ini.
f. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta

bahan yang dapat digunakan sebagai berkas kelengkapan pelatihan.
C. DAFTAR IKON
Daftar ikon yang dapat digunakan dalam buku ini, antara lain:
Ikon Keterangan
Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

atau menemui seseorang untuk mendapatkan
informasi
Pemeriksaan
3
Icon ini memiliki arti anda diminta untuk
menuliskan/mencatat,melengkapi,latihan/aktivitas
(bermain peran, presentasi) dan mencatatkan
dalam lembar kerja pada buku/media lain sesuai
Aktivitas instruksi
Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

aturan atau kebijakan yang berlaku dan prosedur-
prosedur atau materi pelatihan/ sumber informasi
lain untuk dapat melengkapi latihan/ aktivitas ini.
Referensi
material/manual
Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda

dapat berpikir/ menganalisa informasi dan catat
gagasan-gagasan yang anda miliki.
Berpikir
Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

dengan rekan anda untuk gagasan yang anda
Komunikasi/ miliki.
Diskusi
Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan materi
pelatihan.
Membaca
Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang

dibutuhkan dalam materi pelatihan.
Video/Youtube
D. BACAAN REFERENSI
Membaca secara lengkap :
http://bit.ly/MengelolaJadwalPimpinan
4
E. PENGANTAR TEORI
MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan protokol yang
mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan
efisien dan efektifitas. Pimpinan mempunyai pekerjaan utama membuat
keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan
manajemen.
Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan
padat. Kegiatan dikelola oleh sekretaris dikoordinasikan dengan pimpinan
dan dikonfirmasi dengan pihak pihak yang berhubungan dengan aktivitas
pimpinan. Pengelolaan waktu adalah hal yang sangat penting dalam
kelancaran pekerjaan pimpinan.
Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar
membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa
menghambat tugas penting yaitu membuat kebijakan untuk manajemen
organisasi.
Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan
cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus
dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda
adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan
dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.
Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan
dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan
dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar
sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan. Pengelolaan jadwal
dapat disusun Harian, Mingguan , Bulanan. Susunan sesuai dengan
kebutuhan. Jika dalan sehari ada banyak kegiatan maka dapat dibuat
perhari, jika tidak banyak kegiatan dapat dibuat perminggu atau perbulan
1. Informasi Kegiatan dan acara pimpinan

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan
pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau
buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus
yang diletakkan di ruang pimpinan atau dapat juga menggunakan agenda
online yang terhubung dengan mobile phone.
5
Kegiatan pada Jadwal pimpinan berisi tentang:
 Rapat Internal
 Rapat Eksternal
 Rapat dengan menggunakan Telepon
 Rapat teleconference
 Rapat Online misal : Zoom meeting, Google Meet dll
 Keperluan pribadi pimpinan misal : jadwal pemeriksaan
Kesehatan. (Jika dilakukan dihari kerja dan jam kerja)
 Kegiatan yang dilakukan pada waktu , jam dan hari kerja dicatat
dalam jadwal. Hal untuk membantu sekretari menjawab
pertanyaan dari pihak lain terkait jadwal pimpinan.
2. Dasar prioritas kegiatan pimpinan

Mengelola jadwal pimpinan yang efektif dan efisien, sekretaris harus
membuat perencanaan kerja yang baik. Penyusunan rencana kerja
sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :
a. Identifikasi maksud dan tujuan yang jelas.
 Indentifikasi masalah rapat dan tujuan kegiatan baik kepentingan
dan urgensi suatu kegiatan, diskusikan pada pimpinan dan
koordinasikan dengan pihak terkait.
 Indentifikasi jadwal, hari jam dan tanggal ,tempat pertemuan,
jarak dan waktu tempuh, kemudian buat estimasi waktu agar
tidak terlambat mengikuti kegiatan.
 Indentifikasi keperluan untuk rapat, misalnya ada data/dokumen
yang akan digunakan, jika harus dipersiapkan koordinasikan
dengan pihak terkait.
 Indentifikasi jumlah peserta rapat dan Latar belakang peserta
yang akan hadir (Undangan)
b. Menentukan berbagai alternative/ pilihan. Jika ada kendala dalam
Menyusun jadwal, misalnya bertepatan dengan jadwal lain, maka
dilakukan penjadwalan kembali dan atau dengan persetujuan
pimpinan dapat diwakili oleh pejabat lain.
c. Mengatur sumber daya yang diperlukan.
 Untuk berjalannya kegiatan sekretaris perlu berkoordinasi dengan
pihak lain, misalnya konsumsi dan penggunaan ruang rapat jika
akan dilakukan didalam kantor.
6
 Jika rapat diluar kantor sekretari berkoordinasi dengan
pengemudi / supir yang akan mengantar pimpinan. Sebaiknya
lama waktu tempuh diketahui sehingga tidak terlambat sampai
tujuan.
 Jika Rapat Online maka disiapkan media dan Internet dipastikan
baik.
d. Mengingatkan jadwal kegiatan. Sebelum kegiatan berlangsung,
Sekretari mengingatkan pimpinan dan pihak terkait termasuk
memastikan segala keperluan rapat telah tersedia.
e. Monitor / Pantau berjalannya kegiatan.
3. Cara mencatat agenda/jadwal kegiatan

Langkah - Langkah Pengelolaan Jadwal Kegiatan Pimpinan :
a. Mengumpulkan / mengidentifikasi sumber informasi dan
pendukung internal dan eksternal misal: Surat undangan, surat
elektronik, telepon, Memo, dan sebagainya. Termasuk keperluan
pribadi pimpinan yang dilakukan dihari kerja dan jam kerja.
b. Catat secara rinci :
 Masalah rapat
 Peserta rapat yang akan hadir
 Jumlah peserta rapat
 Jadwal Hari, Tanggal, Bulan, Waktu / Jam
 Tempat, Lama jarak tempuh (estimasi waktu tempuh)
 Perbedaan waktu (jika ada).
c. Memeriksa janji secara teliti yang akan dimasukan pada agenda
kerja pimpinan dengan memperhatikan urutan waktu dan skala
prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.
d. Melakukan konfirmasi dengan pimpinan / atasan terkait dengan
janji yang masuk agenda kerja pimpinan. Jenis kegiatan yang
dilaksanakan pimpinan, serta tempat kegiatan yang akan
berlangsung.
e. Tempatkan jeda waktu/ tenggang waktu antara kegiatan yang satu
dengan yang lain.
f. Pengingat. Setelah pencatatan dan konfirmasi telah dilakukan.
Selanjutnya kita perlu untuk mengingatkan jadwal tersebut pada
7
pimpinan dan pihak pihak yang terkait. Lakukan koordinasi
sehingga semua dapat berjalan sesuai dengan rencana / jadwal.
g. Monitor / Pantau seluruh jadwal yang telah disusun, jika ada
perubahan jadwal dapat segera dilakukan koordinasi dan
konfirmasi.
4. Format jadwal kegiatan pimpinan
No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket.
Contoh :
Jika pada tanggal tertentu telah diisi oleh jadwal kegiatan, kemudian
ada undangan yang lain pada tanggal tersebut, maka yang dilakukan
adalah :
Komunikasikan dengan pimpinan, kita bisa menjadwalkan kembali dan
atau menunjuk pejabat lain untuk mewakili. Jika acara tersebut secara
prioritas lebih penting, maka kegiatan yang lebih dulu berada dijadwal
dapat diwakilkan oleh wakil yang ditunjuk oleh pimpinan. Indentifikasi
metode pencatatan yang digunakan, sesuaikan pencatatan dengan SOP
Organisasi. Beberapa pilihan metode pencatatan.
Agenda kerja pimpinan dibuat lengkap, dan telah dikonfirmasi oleh setiap
pihak yang terkait.
a. Agenda Online
 Google Calender salah satu app meeting scheduler yang tidak
berbayar.
 Dapat menggunakan Mobile Phone lebih mudah menganti jadwal,
peserta rapat, dan tempat rapat.
 Mudah dalam koordinasi dengan pihak terkait terhubung dengan
jaringan email.
 Terdapat pengingat sebelum waktu pelaksanaan
b. Agenda Mengunakan MS WORD / Ms Excel
 Mudah melakukan perubahan jadwal, peserta rapat, dan tempat
rapat.Mudah dalam koordinasi dengan pihak terkait terhubung
dengan jaringan email
8
 Tidak terdapat pengingat / Reminder
c. Agenda Meja
 Mudah melakukan perubahan jadwal, peserta rapat, dan tempat
rapat.
 Koordinasi dengan pihak terkait menggunakan telephone
 Tidak terdapat Pengingat / Reminder
Sesuaikan metode pencatatan jadwal kerja pimpinan dengan SOP
organisasi, hal yang harus diperhatikan adalah informasi tersebut mudah
dipahami dan semua informasi yang dibutuhkan ada pada pencatatan
tersebut.
9
F. LANGKAH KERJA
No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN
1. Dokumen Menyusun dan mencatat 1.1 Informasi jadwal kegiatan pimpinan diperoleh
jadwal kegiatan pimpinan melalui departemen internal atau pihak luar
dengan baik yang terkait
1.2 Informasi pada dokumen pendukung
diindentifikasi sesuai dengan kegiatan
1.3 Jadwal hari libur nasional dan hari cuti
pimpinan di indentifikasi
10
2. Urutkan sesuai tanggal dan prioritas 2.1 Mengumpulkan surat undangan, dinas
internal dan eksternal
2.2 Mengurutkan surat surat sesuai dengan
tanggal
2.3 Mengurutkan sesuai prioritas
2.4 Kehadiran pimpinan pada kegiatan
dikonfirmasi
Jadwal kegiatan perjalanan dinas disusun
sesuai dengan SOP Organisasi
3. Agenda Online 3.1 Pilih metode pencatatan sesuai dengan SOP

perusahaan
3.2 Buat jadwal sesuai format yang berlaku
dalam organisasi
3.3 Perbarui jadwal secara berkala
11
Agenda Menggunakan MS Word
12
Agenda Kerja / Meja
13
Perilaku Kerja : Indikator perilaku : Alat yang digunakan :

Mengelola jadwal kerja pimpinan 1. Melakukan indentifikasi 1. Komputer
kompetensi perilaku : dan seleksi kegiatan 2. Telephone
1. Dilakukan sesuai dengan SOP pimpinan. 3. Scanner
yang berlaku 2. Mengidentifikasi 4. Printer
2. Persiapan dan pencarian data informasi dengan cermat
dilakukan dengan teliti untuk sesuai kriteria
menghindari kesalahan 3. Aktif dalam melakukan
3. Identifikasi hasil pencarian pengumpulan informasi
informasi dilakukan dengan serta konfirmasi.
cermat sesuai kriteria 4. Insiatif dalam
4. Aktif dalam melakukan melakukan Tindakan /
pengumpulan informasi serta putusan sesuai dengan
konfirmasi. konfirmasi atasan serta
5. Insiatif dalam melakukan sesuai dengan SOP yang
Tindakan / putusan sesuai dengan berlaku
konfirmasi atasan serta sesuai 5. Tepat menggunakan
dengan SOP yang berlaku metode pencatatan
6. Ramah dalam melakukan pimpinan
komunikasi dengan pihak terkait 6. Update atas perubahan
jadwal.
14
G. IMPLEMENTASI UNIT KOMPETENSI
Elemen Kompetensi 1
Mengidentifikasi kegiatan pimpinan
Baca Referensi 1.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa hal
berikut:
1. Lihat Powerpoint terlampir
Link: http://bit.ly/MengelolaJadwalPimpinan
Membaca 1.1:
Silahkan melihat informasi dalam bentuk PPT berikut:
1. Powerpoint terlampir
Link: http://bit.ly/MengelolaJadwalPimpinan
Aktivitas 1.1:
Melakukan kerja kelompok. Bentuk kelompok 3 orang dalam 1 tim.
Diskusikan bagaimana anda mengindentifikasi kegiatan pimpinan.
Indentifikasi informasi apa saja yang harus dicatat.
Menyiapkan koneksi internet

Memastikan Internet berjalan untuk mencari referensi bentuk / form Agenda Kerja
Pimpinan
Alat yang digunakan:

PC / laptop , Printer.
Catatan hasil aktivitas

Kendala, Solusi, dan Hasil:
15
Baca Referensi 1.2:
berikut:
1. http://esulistyo.blogspot.co.id/2014/09/agenda-kerja-
pimpinan-bagian-pertama.html
2. http://claranatasha07.blogspot.co.id/2015/01/menyusun-
jadwal-kegiatan-pimpinan.html
3. http://evirusvianti.blogspot.co.id/2013/02/contoh-agenda-
kegiatan-pimpinan-selama.html
4. https://xwork.co/blog/16-istilah-dalam-meeting-yang-harus-
diketahui-agar-tidak-misleading/
5. https://uptown.id/id/2020/03/03/16-istilah-dalam-rapat-
kerja-yang-harus-diketahui-agar-tidak-keliru/
6. Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern &
Administrasi Perkantoran. Bandung:Pustaka Setia.
Diskusi 1.1:
Silahkan bentuk kelompok dengan rekan anda, satu kelompok terdiri
dari 3 orang. Kemudian diskusikan hal-hal berikut:
1. Informasi apa saja yang harus dimasukan dalam mengelola
jadwal kegiatan pimpinan
2. Berikan masukan dan berikan penjelasan.
Aktivitas 1.2:
Setelah anda berdiskusi, silahkan paparkan hasil diskusi kelompok
anda di depan rekan yang lainnya
16
Aktivitas 1.3:
Bukalah Agenda kerja pimpinan dari salah satu perusahaan melalui
browser yang tersedia. Catat informasi apa saja yang terdapat dalam
Agenda kerja pimpinan tersebut, Cobalah membuat dengan informasi
yang lengkap.
Informasi apa yang terdapat dalam Agenda kerja pimpinan dan apa fungsinya:
17
Elemen Kompetensi 2
Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
Video Youtube 2.1:

Silahkan melihat youtube berikut ini:
Link:
https://www.youtube.com/watch?v=4BezFs0wXTg
https://www.youtube.com/watch?v=wE5f0LIPT14
https://www.youtube.com/watch?v=xGpoPirVaXM
https://www.youtube.com/watch?v=rQ8UK3UJ470
Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video tersebut.
Catatan hasil rangkuman
18
Baca Referensi 2.1:
berikut:
1. Kebutuhan dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan
Berpikir 2.1:
Dari hasil pencarian yang anda dapatkan, menurut anda,
apakah hasil yang anda dapat sudah memuat seluruh informasi
yang dibutuhkan dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan
19
Elemen Kompetensi 3
Mencatat jadwal kegiatan pimpinan

Video Youtube 3.1:
Silahkan melihat youtube berikut ini:
Link:
https://www.youtube.com/watch?v=4BezFs0wXTg
https://www.youtube.com/watch?v=wE5f0LIPT14
https://www.youtube.com/watch?v=xGpoPirVaXM
Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video tersebut.
Catatan hasil rangkuman
20
Berpikir 3.1:
Studi kasus
Anda diminta membuat agenda kerja pimpinan selama 1 minggu
Langkah apa yang akan anda lakukan untuk menyelesaikan
tugas ini?
Catatan:
1. Informasi apa saja yang akan dikelola
2. Tentukan metode yang akan digunakan.
3. Tentukan metode yang digunakan
Aktivitas 3.1
Setelah anda mendapatkan informasi mengelola jadwal kegiatan
pimpinan, silahkan buat laporannya dan paparkan hasil yang
anda dapatkan di depan rekan-rekan anda.
21
Penilaian:
Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur
Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl
22
LAMPIRAN
KAMUS ISTILAH
Estimated time of arrival Perkiraan waktu kedatangan
Estimated time of Perkiraan waktu keberangkatan

Departure
Zoom meeting Aplikasi Rapat Online

Google Meet Aplikasi Rapat Online
Update Memperbarui
23
REFERENSI
1. http://esulistyo.blogspot.co.id/2014/09/agenda-kerja-pimpinan-bagian-
pertama.html
2. http://claranatasha07.blogspot.co.id/2015/01/menyusun-jadwal-
kegiatan-pimpinan.html
3. http://evirusvianti.blogspot.co.id/2013/02/contoh-agenda-kegiatan-
pimpinan-selama.html
4. Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi
Perkantoran. Bandung:Pustaka Setia.
24
KODE UNIT : N.821100.012.01
JUDUL UNIT : Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan
DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini berhubungan dengan
pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang
dibutuhkan dalam mengelola jadwal kegiatan
pimpinan.
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
1. Mengidentifikasi 1.1 Informasi jadwal kegiatan pimpinan

kegiatan pimpinan diperoleh melalui departemen internal
atau pihak luar yang terkait.
1.2 Informasi pada dokumen pendukung
diidentifikasi sesuai dengan kegiatan.
1.3 Jadwal hari libur nasional dan hari cuti
pimpinan di identifikasi.
2. Mengatur jadwal 2.1 Kegiatan diseleksi sesuai kebutuhan
kegiatan pimpinan organisasi dan arahan pimpinan.
2.2 Kehadiran pimpinan pada kegiatan
dikonfirmasikan.
2.3 Jadwal kegiatan/perjalanan pimpinan
disusun.
3. Mencatat jadwal 3.1 Metode pencatatan kegiatan yang
kegiatan pimpinan digunakan diidentifikasi.
3.2 Jadwal kegiatan dibuat sesuai format
pada organisasi.
3.3 Jadwal kegiatan pimpinan diperbaharui
secara berkala.
BATASAN VARIABEL
Konteks variabel
1.1 Unit ini berlaku sebagai acuan untuk mengelola jadwal kegiatan
pimpinan.
1.2 Informasi pada dokumen pendukung yang dimaksud dapat berupa
jumlah peserta diundang, latar belakang peserta yang akan hadir,
ketentuan kehadiran dalam pertemuan.
1.3 Metode pencatatan yang dimaksud dapat berupa pencatatan agenda
elektronik (contoh outlook) dan buku catatan tertulis.
54
25
Peralatan dan perlengkapan
2.1 Peralatan
2.1.1 Komputer
2.1.2 Telepon
2.1.3 Alat pemindai data/scanner
2.2 Perlengkapan
2.2.1 Informasi internal tentang jadwal tahunan kegiatan organisasi
2.2.2 Program/aplikasi dalam komputer untuk penjadwalan
2.2.3 Alat tulis kantor
Peraturan yang diperlukan

(Tidak ada.)
Norma dan standar

4.1 Norma
(Tidak ada.)
4.2 Standar
4.2.1 SOP Organisasi
PANDUAN PENILAIAN
Konteks penilaian
1.1 Penilaian terhadap unit kompetensi ini dilakukan di tempat kerja
atau di luar tempat kerja.
1.2 Penilaian dapat dilakukan dengan kombinasi metode lisan, tertulis,
observasi dan/atau portofolio.
Persyaratan kompetensi
(Tidak ada.)
Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

3.1 Pengetahuan
3.1.1 Jenis-jenis acara dan tata caranya, baik pemerintahan

maupun non pemerintah
3.2 Keterampilan
55
26
3.2.1 Menggunakan perangkat elektronik (komputer dan scanner)
serta aplikasi yang menunjang
3.2.2 Menyusun jadwal kegiatan dengan mempertimbangkan jeda
waktu yang sesuai
Sikap kerja yang

diperlukan 4.1 Teliti
4.2 Ramah
4.3 Konsisten
Aspek kritis
5.1 Ketelusuran dalam mengidentifikasi dan menyeleksi kegiatan
pimpinan
5.2 Penggunaan metode pencatatan kegiatan pimpinan sesuai
kebutuhan
5.3 Ketepatan dalam memperbaharui jadwal kegiatan pimpinan secara

berkala
27
DAFTAR NAMA PENYUSUN
NO. NAMA PROFESI
1. Shinta Wulandari, SE.  Praktisi

Direktur PT
Supportindo Prima
Mandiri
 Asesor LSP P3
Bidang Administrasi
Profesional
28

Materi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Mengelola Jadwal Kegiatan

MENGELOLA JADWAL KEGIATAN

Daftar Isi ................................................................................................i

Dalam proses pelatihan, materi pelatihan merupakan salah satu

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

B. PANDUAN PENGGUNAAN MODUL

Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus diperhatikan

a. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

d. Implementasi Unit kompetensi

b. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat

a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video

b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

d. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

e. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

f. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta

Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda

Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang

Membaca secara lengkap :

MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

1. Informasi Kegiatan dan acara pimpinan

2. Dasar prioritas kegiatan pimpinan

3. Cara mencatat agenda/jadwal kegiatan

4. Format jadwal kegiatan pimpinan

No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket.

MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

3. Agenda Online 3.1 Pilih metode pencatatan sesuai dengan SOP

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Agenda Menggunakan MS Word

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Agenda Kerja / Meja

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Perilaku Kerja : Indikator perilaku : Alat yang digunakan :

Mengidentifikasi kegiatan pimpinan

Baca Referensi 1.1:

Menyiapkan koneksi internet

Alat yang digunakan:

Catatan hasil aktivitas

Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

Video Youtube 2.1:

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video tersebut.

Catatan hasil rangkuman

Mencatat jadwal kegiatan pimpinan

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video tersebut.

Catatan hasil rangkuman

Estimated time of arrival Perkiraan waktu kedatangan

Estimated time of Perkiraan waktu keberangkatan

Zoom meeting Aplikasi Rapat Online

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Mengidentifikasi 1.1 Informasi jadwal kegiatan pimpinan

Peraturan yang diperlukan

Norma dan standar

Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

3.1.1 Jenis-jenis acara dan tata caranya, baik pemerintahan

Sikap kerja yang

5.3 Ketepatan dalam memperbaharui jadwal kegiatan pimpinan secara

NO. NAMA PROFESI