1

A. STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Direktur

Kepala Seksi
Keperawatan & Penunjang

PJ Rekam Medis

Staf Rekam Medis Admisi

 2

B. URAIAN TUGAS

1. Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

a. Kedudukan
1. Penanggung Jawab Bagian Informasi Kesehatan (Rekam Medis) adalah seorang
pembantu Manajemen yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah Direktur
Penunjang Medis. Bertugas menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan pelayanan
rekam medis dan Informasi Kesehatan di RSU. Medika Djaya.
2. Dalam melaksanakan tugasnya Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan selalu bertindak atas nama
Manajemen .

b. Persyaratan
1. Mempunyai kemampuan memimpin dan berwibawa.
2. Minimal berpendidikan D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RM).
3. Mampu mengelola Informasi Kesehatan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
4. Mempunyai kemauan dan kemampuan mengembangkan sistem rekam medis dan
informasi kesehatan
5. Bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi.
6. Sehat jasmani dan rohani.

c. Tugas Pokok
1. Mengelola penyelenggaraan sistem rekam medis dan informasi kesehatan dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada di bawah tanggung jawab dan wewenangnya.

d. Uraian Tugas
1. Menyusun rencana kegiatan dan pengembangan bagian rekam medis dan informasi
kesehatan untuk mencapai tujuan rumah sakit.
2. Mengatur, memantau dan mengawasi pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan
masukan laporan rumah sakit.
3. Menganalisa hasil olahan data medis rumah sakit dan menyusun menjadi informasi
kesehatan rumah sakit yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan,
penelitian dan pengembangan.
4. Mengikuti pertemuan ilmiah yang ada hubungannya dengan tugas untuk meningkatkan
pengetahuan, profesi dan ketrampilannya.
5. Menyelenggarakan “inhouse training“ bagi keperluan intern rumah sakit dalam rangka
penyebarluasan pengetahuan pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan.
6. Membina kerjasama yang baik dengan tim kesehatan lainnya di rumah sakit dalam hal
penulisan data sesuai profesi masing-masing agar tercipta pencatatan rekam medis yang
akurat dan dapat dianalisis secara tepat.
7. Menyiapkan dan mengatur kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran untuk bagian rekam
medis dan informasi kesehatan.
 3

8. Mengevaluasi dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas formulir, prosedur dan petunjuk
pelaksanaan yang dijalankan.
9. Mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan yang telah digariskan serta
prosedur untuk memproses permintaan dokumen , asuransi dan korespondensi sesuai
etika profesi yang memenuhi peraturan dan undang-undang yang berlaku.
10. Mengadakan dan memimpin rapat berkala dengan staf rekam medis.
11. Menyajikan laporan untuk kepentingan RSUD kemayoran dan ke luar rumah sakit.
12. Melakukan pengawasan dalam pelaksanaan tugas staf Bagian Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan
13. Melakukan pembinaan kepada karyawan Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
14. Mengembangkan penilaian rekam medis untuk meningkatkan mutu, baik secara
kuantitatif maupun kualitatif.
15. Menghadiri rapat dengan Manajemen dan bagian lain yang berkaitan dengan pelayanan
rekam medis.
16. Membina kerja sama yang baik dengan organisasi di luar rumah sakit yang berhubungan
dengan bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
17. Menjaga kerahasiaan rekam medis dengan norma-norma dan etika yang berlaku
18. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Klasifikasi Penyakit dan Tindakan Medis Rawat Jalan

a. Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Rekam Medis dan dalam melaksanakan
tugasnya selalu bertindak atas nama

b. Tugas pokok
Bertanggung jawab atas penetapan klasifikasi penyakit dan tindakan medis pasien rawat
jalan.

c. Persyaratan
1. Berpendidikan D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
2. Mampu mengoperasionalkan komputer
3. Teliti, jujur, bertanggung jawab dan berdedikasi tinggi.
4. Memiliki kemampuan dan kemauan dalam mengembangkan sistem informasi kesehatan.
5. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan tanggung jawab.

1. Menentukan kode penyakit dan tindakan medis pada lembar ringkasan dan keluar rawat
jalan berdasarkan ICD 10 dan ICD 9-CM.
2. Menghubungi dokter apabila menemukan berkas rekam medis yang belum lengkap atau
kurang jelas untuk menghindari kesalahan dalam pemberian kode.
3. Melengkapi data identitas pasien yang belum lengkap. (Nama, tgl lahir, no RM dan tgl
kunjungan)
4. Menginput diagnosa penyakit dan tindakan pada sistem klasifikasi
 4

5. Menyerahkan berkas yang telah diberi kode penyakit dan tindakan medis kepada petugas
penjajaran.
6. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
7. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.

Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan dalam melaksanakan tugasnya selalu bertindak atas nama Penanggung Jawab
Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

b. Tugas Pokok
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data pelayanan dari unit-unit di RSU. Medika
Djaya.

c. Persyaratan
1. Bertugas di Bagian Rekam Medis minimal 1( satu ) tahun
2. Berpendidikan D-3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
3. Dapat mengoperasionalkan computer
4. Memiliki kemampuan dalam pengolahan dan penyajian data
5. Teliti, bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi .
6. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam mengembangkan sistem informasi
kesehatan.
7. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas Dan Tanggung Jawab

1. Mengumpulkan data pelayanan dari unit - unit di RSU.Medika Djaya sebelum tgl 5 setiap
bulannya.
2. Berkoordinasi dengan ruangan apabila laporan belum dikirim samapi tgl.10 setiap bulan
3. Menyiapkan instrumen/formulir yang dibutuhkan untuk kebutuhan pelaporan unit-unit
pelayanan
4. Mengolah dan menyusun laporan bulanan dan tahunan.
5. Mengolah dan menyusun laporan ke pihak luar yang berkepentingan.
6. Memberikan draft laporan kepada Penanggung Jawab RMIK untuk koreksi dan validasi
7. Mengirim laporan pelayanan rumah sakit ke Manajemen
8. Meminta pengesahan dari Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan setiap laporan yang diberikan ke pihak luar
9. Membuat laporan jasa pelayanan dengan akurat dan tepat waktu
10. Merencanakan dan mengembangkan sistem informasi kesehatan.
11. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
12. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
 5

1. Klasifikasi dan Indeks Penyakit dan Tindakan Medis

Pasien Rawat Inap

a. Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan dan dalam melaksanakan tugasnya selalu bertindak atas nama Penanggung
Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

b. Tugas pokok
Melaksanakan dan bertanggung jawab atas penentuan klasifikasi penyakit dan operasi.

c. Persyaratan
1. Berpengalaman sebagai pelaksana pelayanan rekam medis minimal 2(dua) tahun .
2. Berpendidikan D-3 Rekam Medis dan informasi kesehatan
3. Memiliki sertifikat pelatihan klasifikasi penyakit dan tindakan medis (ICD-10).
4. Teliti, bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi.
5. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam mengembangkan sistem informasi
kesehatan.
6. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan tanggung jawab.

1. Menetapkan kode penyakit dan tindakan medis pada lembar ringkasan masuk dan keluar
rawat inap berdasarkan ICD - 10 dan ICD-9 CM.
2. Menghubungi dokter apabila menemukan berkas rekam medis yang tidak lengkap atau
kurang jelas untuk menghindari kesalahan pemberian kode.
3. Menulis kode penyakit dan tindakan medis pada lembar Ringkasan Masuk dan Keluar
dan diserahkan ke petugas indeks
4. Melayani permintaan data penyakit, tindakan medis dan kematian.
5. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
6. Mengisi kode penyakit sesuai ICD-10 dan ICD-9 CM ke data pasien di komputer.
7. Mengecek kesesuaian data yang telah dimasukan.
8. Membuat laporan bulanan indeks penyakit dan tindakan medis.
9. Menyerahkan laporan kepada unit pelaporan & statistik
10. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
11. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
 6

2. Penjajaran Rekam Medis

a. Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan dan dalam melaksanakan tugasnya selalu bertindak atas nama Penanggung
Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

b. Tugas Pokok
Melaksanakan penyimpanan dan penjajaran serta pengambilan kembali berkas rekam
medis.

b. Persyaratan
1. Mempunyai kemampuan menyimpan dengan rapih
2. Berpendidikan SMA berpengalaman.
3. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen rekam medis dan informasi kesehatan
4. Teliti dan bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi.
5. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Menerima berkas dari bagian indeks untuk dijajar.
2. Melakukan sortir berdasarkan kelompok nomor rekam medis
3. Melakukan penjajaran pada rak dan sub rak dengan benar
4. Menyimpan rekam medis aktif.
5. Memberi tanda keluar pada setiap berkas yang diambil.
6. Menjaga keamanan isi rekam medis dari kemungkinan hilang, rusak, terbakar, kebanjiran
dan lainnya.
7. Memelihara kerapihan dan kebersihan ruangan penjajaran.
8. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
9. Melakukan inventaris berkas secara periodik.
10. Melayani peminjaman rekam medis untuk kepentingan asuransi dan perawatan.
11. Berkoordinasi dengan Sekretaris Manajemen dalam melayani foto copy hasil
pemeriksaan.
12. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan
 7

3. Pelaporan Ekstern dan Surveilans

a. Kedudukan.
Bertanggung Jawab kepada Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan.

b. Tugas Pokok
Mengumpulkan, mengolah data dan menyajikan Informasi Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan untuk dikirimkan ke luar rumah sakit (ektern) sesuai standar yang telah
ditetapkan.

a. Persyaratan
1. Berpengalaman minimal 1 ( satu ) tahun dalam pengumpulan data.
2. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen rekam medis dan pelaporan.
3. Berpendidikan D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
4. Teliti, bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi.
5. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam mengembangkan sistem informasi
kesehatan.
6. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan Tanggung Jawab.

1. Mengumpulkan data pelayanan dari ruangan dan unit - unit di rumah sakit.
2. Membuat laporan sensus harian rawat inap rumah sakit
3. Mengolah dan menyusun laporan harian, bulanan dan tahunan.
4. Melakukan konfiimasi ke ruangan apabila laporan belum dikirimkan
5. Mengolah dan menyusun Laporan KemKes dan pihak - pihak lain yang berkepentingan.
6. Mengirim laporan sesuai standar sistem informasi rumah sakit ke pihak yang
membutuhkan.
7. Melayani permintaan data baik intern maupun ekstern sesuai dengan permintaan
8. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
9. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
 8

4. Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien JKN rawat jalan

a. Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Rekam Medis dan Ketua Pelaksana BPJS dan
dalam melaksanakan tugas selalu atas nama Penanggung Jawab Rekam Medis.

b. Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas pemberian kode penyakit dan tindakan pasien JKN rawat jalan
dengan tepat dan akurat

c. Persyaratan
1. Berpendidikan minimal D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
2. Memiliki pelatihan klasifikasi penyakit dan tindakan atau pengalaman sebagai Koder
minimal satu tahun.
3. Mampu mengoperasionalkan komputer
4. Bertanggung jawab, teliti, jujur dan berdedikasi tinggi.
5. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Menyiapkan berkas pasien BPJS yang sudah diisi resume medis lengkap
2. Menyusun berkas sesuai dengan alphabetic
3. Menginput data - data pasien di aplikasi Ina CBG’s yang terdiri dari : No rekam medis,
nama pasien, jenis kelamin, tanggal lahir, no peserta, no SEP, tanggal masuk, tanggal
keluar, dokter penanggung jawab, total biaya rumah sakit,
4. Mencocokkan diagnosa utama/sekunder dengan tatalaksana pengobatan / tindakan
medis yang diberikan kepada pasien.
5. Memberi kode penyakit berdasarkan ICD 10 pada diagnosa utama, sekunder, dan
tindakan /prosedur dengan ICD 9 CM.
6. Menginput hasil kode yang sudah ditetapkan dan melakukan finalisasi
7. Melakukan proses Grouping dan otomatis akan keluar biaya yang dihasilkan tarif INA
CBG's.
8. Mencetak hasil grouping berupa Laporan Individual Pasien (LIP)
9. Menginput kembali data morbiditas pasien pada aplikasi My Hospital (sistem RS)

10. Melakukan proses pembuatan TXT dengan cara klik menu laporan klaim individual dan
isi tanggal pulang pasien, jenis jaminan, jenis pelayanan rawat inap/rawat jalan, waktu
grouping. Klik menu rekap TXT lakukan save file di hard disk, copy ke USB
11. Menyiapkan lembar penyerahan berkas ke verifikator BPJS
12. Mengisi tanggal penyerahan dan minta tanda tangan verifikator BPJS
13. Menyimpan lembar penyerahan bersama arsip BPJS dan data pasien BPJS per bulan
14. Melaporkan setiap kejadian terkait kepada Kepala Bagian RMIK
15. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
16. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
 9

5. Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien JKN rawat inap

a. Kedudukan
Bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Rekam Medis dan Ketua Pelaksana BPJS dan
dalam melaksanakan tugas selalu atas nama Penanggung Jawab Rekam Medis.

b. Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas pemberian kode penyakit dan tindakan pasien JKN rawat inap
dengan tepat dan akurat

c. Persyaratan
1. Berpendidikan minimal D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
2. Memiliki pelatihan klasifikasi penyakit dan tindakan atau pengalaman sebagai Koder
minimal satu tahun.
3. Mampu mengoperasionalkan komputer
4. Bertanggung jawab, teliti, jujur dan berdedikasi tinggi.
5. Sehat jasmani dan rohani.

d. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Menyiapkan resume JKN yang dikirim dari ruang perawatan.

2. Memastkan pasien sudah divalidasi hak kelas rawat, no kartu peserta dan SEP
3. Membaca diagnosa utama, sekunder, tindakan yang ditulis oleh dokter.
4. Menelpon ruangan perawatan untuk konfirmasi ketepatan diagnosa atau tindakan
berdasarkan anamnesa dan buka sistem RS untuk melihat hasil laboratorium, terapi untuk
estimasi pembiayaan rawat inap.
5. Melakukan koding menggunakan ICD 10 dan tindakan ICD 9 CM dan input ke dalam
software INA CBGs
6. Menginformasikan estimasi biaya berdasarkan hasil koding awal ke ruangan (per
telpon/hasil koding ditulis di foto copy arsip resume JKN ruangan).
7. Menyiapkan berkas rekam medis pasien JKN yang sudah diisi resume medis
lengkap.Input data - data pasien meliputi : no rekam medis, tanggal lahir, nama pasien,
jenis kelamin dan klik icon simpan.
8. Menginput data klaim pasien berisi : jenis pembayaran, no peserta, no SEP JKN, jenis
perawatan, kelas, tanggal masuk, tanggal keluar, perawatan intensif/hari, pemakaian
ventilator/jam, cara pulang dan penanggung jawab, berat badan lahir untuk bayi, total
biaya rumah sakit, surat rujukan ada atau tidak dan klik simpan.

9. Membaca resume medis dengan teliti, lihat indikasi masuk rawat, pemeriksaan fisik,
laboratorium, penunjang, terapi, tindakan untuk menyimpulkan resource terbesar
penentuan diagnosa utama.
 10

10. Melakukan analisa mendalam diagnosa utama, diagnosa sekunder, tindakan/ prosedur
dengan melihat seluruh catatan pada rekam medis.
11. Mencocokkan diagnosa utama/sekunder dengan tatalaksana pengobatan/tindakan medis
yang diberikan kepada pasien.
12. Memberi kode penyakit berdasarkan ICD 10pada diagnosa utama, sekunder, dan tindakan
/prosedur dengan ICD 9CM.
13. Menginput hasil kode yang sudah ditetapkan ke soft ware INA CBG's
14. Melakukan proses CBG Grouper otomatis akan keluar biaya yang dihasilkan tarif INA
CBG's. dan finalisasi.
15. Mencetak hasil grouping berupa Laporan Individual Pasien (LIP).
16. Mengkonsultasikan hasil analisa kepada dokter verifikator internal JKN untuk divalidasi.
17. Mengirimkan kembali kepada dokter yang merawat apabila resume medis belum
lengkap.
18. Memberikan kepada petugas pemberkasan LIP yang sudah divalidasi oleh dokter
verifikator internal.
19. Melaporkan setiap kejadian kepada Kepala Bagian RMIK
20. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai norma-norma dan etika yang berlaku.
21. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.

Ditetapkan di : Jakarta
Pada Tanggal :15 Januari 2020
Direktur RSUD Kemayoran

dr. Ani Sri Wiryaningsih, MKK, MARS

NIP 196009191991032001
11
12