OPTIMASI JD

TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
(JOB DESCRIPTION – JD)
1 2 3 4
L N
DU GA
MO UN
PROSES
ND
PENGENA KESILAPA
KA
KONSEP PENYEDI
LAN N AM
AAN
JD
TATACAR
DOKUMEN A SOALAN KUIZ
RUJUKAN PENYEDI LAZIM MODUL
5 AAN
6 7 8 2
PE
N
CABARAN
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
GE
NA
LA
N
Penempatan Mengikut
Bidang
Sempadan Dan
Dimensi Tugas
Agihan
Beban Tugas
Tahap Kompetensi Pegawai
Perincian skop
kerja
Kesesuaian Bidang Kesesuaian Pengalaman

Kursus/ Latihan Terhadap Sesuatu Bidang
3
PE
N
GE
RASIONAL NA
LA
N
PERANCANGAN & PENGURUSAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

SUMBER MANUSIA
Penubuhan Agensi Baharu,

Pemilihan, Pengambilan & Pelantikan Penstrukturan Semula, Pengukuhan
Jawatan, Audit Pembangunan
Organisasi
Penempatan, Pengisian, Pembangunan Penentuan Nisbah, Norma dan Model
Latihan /Kompetensi & Pelan Perjawatan
Penggantian
Saraan dan Kemudahan Pengukuran Produktiviti dan Petunjuk

Prestasi
4
AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PE
N
GE
JANGKAAN
KEBERHASILAN NA
LA
N
Right Skill Right Place
Right People Right Job
Right Number Right Time
Right Cost
Hala Tuju Penjajaran Strategik

Perkhidmatan Sumber Manusia KADAR
UPAH
UNTUK
PENCAPAIAN MATLAMAT
PERKHIDMATAN AWAM
KERJA 5
PE
PUNCA KUASA
N
GE
NA
LA
PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM N
1
Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini, Deskripsi Tugas
(Job Description – JD) diperkenalkan bagi menggantikan
Senarai Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu perenggan 7.2.5. yang
2menyatakan
yang diperkenalkan dalam pekeliling ini manakala sembilan penguatkuasaan peraturan bahawa setiap
(9) elemen utama yang lain ditambah baik dan dimantapkan permohonan perjawatan baharu perlu
mengikut keperluan semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018) disertakan dengan Job Description yang
lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari 2019)
6
PE
N
KOMPONEN MYPORTFOLI
O
GE
NA
LA
N
CARTA ORGANISASI
1 6 CARTA ALIR
CARTA FUNGSI
2 7 SENARAI SEMAK
10
KOMPONEN SENARAI UNDANG-
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI
FUNGSI 3 MYPORTFOLIO 8 UNDANG, PERATURAN &
PUNCA KUASA
DESKRIPSI TUGAS
4 9 SENARAI BORANG
PROSES KERJA
5 10 SENARAI JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI 7
PE
N
GE
NA
DESKRIPSI TUGAS
DEFINISI
LA
N
Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang menjelaskan

tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti,
dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.
Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya diwujudkan
berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job).
Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas
dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang diperuntukkan.
JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih
jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah agensi
8
KONS
KONSEP
PEWUJUDAN JAWATAN – DOKUMEN ‘HIDUP’ –
01 capai matlamat organisasi 05 FAKTA bukan andaian 09 dikemas kini setiap kali
perubahan fungsi
AKAUNTABILITI Merujuk kepada SEMPADAN TUGAS antara

02 JAWATAN – selari dengan
matlamat organisasi
06 ORGANISASI dan
berorientasikan HASIL 10 rakan sekerja / penyelia dapat
dikenal pasti
JURANG antara kompetensi

DESKRIPSI TUGAS – INPUT pengukuran prestasi jawatan dengan Kompetensi
03 merujuk kepada jawatan bukan
penyandang
07 11 pegawai dikenal pasti
JELAS dan MUDAH SKOP FUNGSI jawatan

04 jawatan – UNIT ASAS
dalam organisasi 08 difahami, UNIK dan
DINAMIK
12 diperjelaskan –
tiada pertindihan tugas
9
PRO
ES
PEL
KSA
PROSES
PENYEDIAAN AA
SIAPA
YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?
01
Kumpul
05 Kemaskini
Maklumat
PENYELIA
PENYELARAS
02
Pengesah Penyediaa
PENYANDANG an n Draf
Semakan
04 Draf
03
10
KESILAPAN AM
PENYEDIAAN DESKRIPSI
KESILA
AM
KESILAPAN TUGAS AKIBAT

1
Potensi menimbulkan masalah dalam
Mengambil mudah dengan kelayakan yang
pengambilan / pelantikan & pengekalan bakat
diperlukan untuk melaksanakan tugas
2 Memperbesarkan atau meremehkan kepentingan

sesuatu tugas
Tugas yang dilaksanakan tidak menepati
kehendak dan keperluan organisasi
3
Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan tidak Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan
selari dengan matlamat/hala tuju organisasi kerana perubahan tugas
4
Tidak meletakkan kompetensi yang benar-benar Penyandang tidak mencapai kompetensi yang
diperlukan diperlukan untuk melaksanakan tugas
5
Meletakkan akauntabiliti yang terlalu banyak di Akauntabiliti di jawatan lain di bawah seliaan
gred tinggi supaya kelihatan banyak tugas tidak dapat disediakan dengan baik
11
DOKUM
DOKUMEN RUJUKAN RUJUK
DASAR /ARAHAN RANCANGAN

1 AKTA / ENAKMEN 2 3
KERAJAAN MALAYSIA
4 PELAN STRATEGIK 5 WARAN PERJAWATAN 6 PKPA BIL.4/2018

12
TA
TA
CA
TUGAS UTAMA
4 5 DIMENSI RA
PE
NY
ED
IA
AN
3 6
AKAUNTABILITI KELAYAKAN AKADEMIK
2 7
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KOMPETENSI
8
KOMPONEN UTAMA
1 DESKRIPSI 8
MAKLUMAT UMUM
TUGAS PENGALAMAN
13
TA
MAKLUMAT UMUM
KETUA
1 TA
GELARAN JAWATAN
PERKHIDMATAN CA
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN
WARAN RA
JAWATAN
PERJAWATAN PE
JAWATAN GRED JAWATAN BIDANG UTAMA NY
JD merujuk kepada GRED JD SUB-BIDANG ED
sesuatu jawatan yang DISEDIAKAN IA
STATUS JAWATAN
diwujudkan selari dengan OLEH
objektif penubuhan agensi AN
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
berlandaskan prinsip rate HIRARKI 2 DILULUSKAN
for the job (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN
DOKUMEN
2 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
3 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 4
DIMENSI 5
6 KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
KOMPETENSI 7
PENYANDANG
Urusan penempatan penyandang
8 PENGALAMAN
hendaklah bersesuaian dengan JD
sesuatu jawatan
14
1
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
MAKLUMAT UMUM
MAKLUMAT UMUM
Panggilan atau nama yang diberikan
kepada jawatan yang digunakan dalam
1 sesebuah agensi Jawatan pegawai yang mengetuai
sesuatu perkhidmatan 9
Singkatan kepada tatanama yang

digunakan di sesebuah agensi bagi Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-aktiviti
2 dan no. butiran jawatan dalam Waran 10
membezakan jawatan mengikut fungsi
Perjawatan
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAW ATAN
PERKHIDMATAN
Bidang tugas jawatan berkenaan yang

KEDUDUKAN DI
Gred hakiki jawatan mengikut

RINGKASAN GELARAN
WARAN
JAWATAN
PERJAWATAN
kedudukan yang ditetapkan berdasarkan

GRED JAWATAN BIDANG UTAMA
selari dengan bidang yang ditetapkan
3 GRED JD SUB-BIDANG
DISEDIAKAN
oleh Ketua Perkhidmatan 11
sesuatu skim perkhidmatan STATUS JAWATAN
HIRARKI 1(BAHAGIAN)
OLEH
DISEMAK OLEH
HIRARKI 2 DILULUSKAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN
DOKUMEN
Gred jawatan yang merujuk kepada Sub-Bidang tugas jawatan berkenaan

4 penyediaan JD sesuatu jawatan
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
yang selari dengan bidang yang 12

ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan
DIMENSI
5 Taraf sesuatu jawatan

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
KOMPETENSI
PENGALAMAN
Nama dan gelaran jawatan pegawai yang 13
Kedudukan jawatan di sesuatu agensi
menyediakan JD
6 mengikut struktur organisasi di hirarki
pertama
Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS, beberapa Maklumat
Kedudukan jawatan di sesuatu agensi Umum telah sedia ada wujud di dalam HRMIS kecuali Nama dan gelaran jawatan pegawai yang
7 mengikut struktur organisasi di hirarki maklumat di kotak kuning perlu diisi secara manual. menyemak JD 14
kedua Sekiranya JD disediakan secara manual, maklumat ini perlu
disediakan oleh PSM
Skim perkhidmatan bagi bagi sesuatu Nama dan gelaran jawatan pegawai yang
8 jawatan yang disandang meluluskan JD 15
16
MAKLUMAT UMUM
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin,
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah
SUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid
/SEKTOR/UNIT) SUBK
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018
17
2
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
TUJUAN PEWUJUDAN
JAWATAN
Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara umum dalam
satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Tujuan Merangkumi keseluruhan
pewujudan jawatan juga boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta AKAUNTABILITI
TAKRIFAN organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi.
Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:
Jangkaan PENGHASILAN
KATA KERJA OBJEK HASIL

Kata yang digunakan untuk menyatakan
sesuatu perbuatan yang boleh menentukan Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome)
kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. merujuk kepada siapa atau apa. Objek merujuk kepada jangkaan penghasilan yang
Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai menerangkan fungsi perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas
kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah jawatan/produk/perkhidmatan yang
seliaannya kerana setiap gred mempunyai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
kompleksiti tugas yang berbeza
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan 19

mengikut
Contoh Menjalankan kerja pembinaan bangunan
tempoh yang ditetapkan
CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT
PERINGKAT
PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3
(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)
 Merancang  Menyelaras  Membantu  Membantu
 Merangka  Menyemak  Menganalisis  Melaksanakan
 Menetapkan  Memberi khidmat nasihat  Mengemas kini  Menyediakan
 Memacu  Memantau  Menambah nilai  Mengumpul
 Mentadbir  Menilai  Mewakili  Merekod
 Memberi khidmat nasihat  Meluluskan  Memformulasikan  Menyunting
 Mengesahkan  Melaksanakan  Mencipta  Menyusun
 Meluluskan  Memudah cara  Menghantar
 Memperakukan  Menyediakan
 Meneliti  Memperakukan
 Menganalisis  Membimbing
 Mengesyorkan  Membangunkan

20
CONTOH 1 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan
Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat & Organisasi Pentadbiran (I) Pentadbiran (II) Kewangan (I) Kewangan
21 (II)
Kemudahan Tatatertib
CONTOH PENULISAN
CONTOH 1 SEKSYEN SUMBER MANUSIA
bagi membolehkan agensi

Melaksanakan hal ehwal pengurusan
menjalankan fungsi
sumber manusia dan
ditetapkan dengan cekap
pembangunan organisasi
dan berkesan
Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan sebagai

“Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
22
CONTOH 2 BAHAGIAN
Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
UNIT SUMBER MANUSIA I Bahagian Khidmat Pengurusan

Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat & Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset & Perolehan
Kemudahan Tatatertib 23
CONTOH PENULISAN
Penolong Setiausaha
CONTOH 2 UNIT PENGESAHAN LANTIKAN, ELAUN & KEMUDAHAN
Membantu bagi membolehkan agensi

Urusan pengesahan
melaksanakan menjalankan fungsi
lantikan, elaun dan
ditetapkan dengan cekap
kemudahan
dan berkesan
Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan sebagai

“Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
24
CONTOH PENULISAN
1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia
CONTOH 1 2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan
&2
JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL
Ketua Penolong Melaksanakan hal ehwal pengurusan bagi membolehkan agensi

Setiausaha, sumber manusia dan menjalankan fungsi
Seksyen Sumber Manusia organisasi ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.
Penolong Setiausaha, Membantu melaksanakan urusan pengesahan bagi membolehkan agensi

Unit Pengesahan lantikan, elaun dan menjalankan fungsi
Lantikan, Elaun & kemudahan ditetapkan dengan cekap
Kemudahan dan berkesan.
25
CONTOH 3 BAHAGIAN
Ketua Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Pengarah
CONTOH 3 SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
bagi memastikan
peruntukan diperoleh
Menguruskan hal ehwal kewangan dan
mencukupi dan dibelanjakan
bajet Jabatan /Bahagian dan
dengan berhemah mengikut Ketua Penolong Pengarah
semua PTJ SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
tatacaran kewangan yang
ditetapkan
Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti Unit
Kewangan dan Akaun
26
CONTOH 4 BAHAGIAN
Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
PENGARAH
CONTOH PENULISAN
Penolong Pengarah
CONTOH 4 UNIT KEWANGAN & AKAUN
bagi memastikan
Membantu peruntukan diperoleh
hal ehwal kewangan dan
menguruskan mencukupi dan dibelanjakan
bajet Jabatan /Bahagian dan
dengan berhemah mengikut Ketua Penolong Pengarah
semua PTJ SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
ditetapkan
Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti Unit
Kewangan dan Akaun
27
BAHAGIAN
KEWANGAN & AKAUN
CONTOH PENULISAN PENGARAH

CONTOH 3 1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun
&4 2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun
JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL
Ketua Penolong Pengarah, Menguruskan hal ehwal kewangan dan bagi memastikan
Seksyen Kewangan & bajet Jabatan /Bahagian dan peruntukan diperoleh
Akaun semua PTJ mencukupi dan
dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan yang Ketua Penolong Pengarah
ditetapkan SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
Penolong Pengarah, Membantu menguruskan hal ehwal kewangan dan bagi memastikan
Unit Kewangan & Akaun bajet Jabatan /Bahagian dan peruntukan diperoleh
semua PTJ mencukupi dan
dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
Penolong Pengarah
ditetapkan
Unit
Kewangan dan Akaun
28
3
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
AKAUNTABILITI
AKAUNTABILITI
TAKRIFAN Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang Hasil akhir / Output sesuatu
dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan tugas
pewujudan sesuatu jawatan
Bukan senarai tugas dan

aktiviti

Kata yang digunakan untuk menyatakan
sesuatu perbuatan yang boleh menentukan Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome)
kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. merujuk kepada siapa atau apa. Objek merujuk kepada jangkaan penghasilan yang
Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai menerangkan fungsi perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas
kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah jawatan/produk/perkhidmatan yang
seliaannya kerana setiap gred mempunyai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
kompleksiti tugas yang berbeza
Apakah tanggungjawab utama Kepada sesuatu Untuk mencapai

jawatan?
bagi memastikan perlaksanaan projek berjalan

30lancar
Contoh Mentadbir urus organisasi pembinaan
mengikut syarat yang ditetapkan
CIRI – CIRI 1 AKAU N TAB I LI T I
Mengenal pasti semua
output utama bagi
sesuatu jawatan
(identifies all key
outputs);
2 3
Tidak terikat kepada Tugas yang spesifik (job
sesuatu tempoh specific)
(timeless)
4 5 6
Beberapa jawatan
Dikategorikan mengikut
Fokus kepada hasil berkongsi akauntabiliti
keutamaan fungsi tugas
(focused on results) yang sama dan pada masa
yang sama
31
CONTOH 1 BAHAGIAN
Akauntabiliti

Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat & Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset &32
Perolehan
AKAUNTABILITI
CONTOH PENULISAN
urusan pengesahan lantikan, elaun bagi membolehkan agensi

Melaksanakan dan kemudahan menjalankan fungsi ditetapkan
1
dengan cekap dan berkesan.
urusan penempatan, kenaikan bagi membolehkan agensi

2 Melaksanakan pangkat dan tatatertib menjalankan fungsi ditetapkan
dengan cekap dan berkesan.
urusan pembangunan organisasi bagi memastikan agensi mempunyai

3 Melaksanakan struktur organisasi yang efektif dan
skim perkhidmatan yang sesuai.
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai 33

4
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
TUGAS UTAMA
TUGAS UTAMA
Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenal pasti dapat
TAKRIFAN mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan
Akauntabiliti ditunjukkan seperti Jadual di bawah.
Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”
Tepat Menyenaraikan
Fokus Mungkin berubah
Kawalan kepada penghasilan/Output Input
Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan mengikut Tidak semua tugas bagi sesuatu
35
keutamaan fungsi tugas jawatan perlu disenaraikan
CONTOH 1 BAHAGIAN
Tugas Utama

Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat & Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset &36
Perolehan
CONTOH PENULISAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan
cekap dan berkesan.

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi 1. Menyediakan pelan perancangan.
memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif 2. Menyediakan kertas permohonan.
dan skim perkhidmatan yang sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
37
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
5
DIMENSI
DIMENSI
Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas
TAKRIFAN bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala dan kuantiti spesifik kepada Sempadan Tugas
jawatan yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala penentuan di
bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja.
Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Bukan KPI atau SKT
dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).
Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT

Dimensi KPI SKT
Penentuan Paramater/Skala Ukuran impak pencapaian Sasaran kerja yang perlu
DIMENSI SKT utama dicapai

SKT Cth: Cth: Cth:

Kategori Usahawan 10 daripada usahawan bebas membantu 100 usahawan
- Usahawan di 3 negeri daripada bantuan dana
- Usahawan wanita kerajaan
KPI
39
CONTOH PENULISAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.
1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi 1. Menyemak dan menganalisis data.
membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib bagi 1. Menyemak dan menganalisis data.
membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi memastikan agensi 1. Menyediakan pelan perancangan.
mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang 2. Menyediakan kertas permohonan.
sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan
2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai
3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan
4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes
40
6
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
KELAYAKAN
AKADEMIK
KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS
Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan minimum yang Diperuntukkan dalam
TAKRIFAN diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan seperti yang perbekalan skim
diperuntukkan dalam syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan. perkhidmatan
Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang diperuntukkan kepada

skim-skim perkhidmatan tertentu. (Cth: Akauntan – Malaysian Association of Bukan merujuk kepada
Certified Public Accountants) kelayakan akademik
penyandang
Kelayakan yang bersesuaian

dengan jawatan adalah satu
kelebihan
CONTOH PENULISAN
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS
Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf
dengannya.
(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
42
7
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
KOMPETENSI
KOMPETENSI
Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan oleh pegawai
TAKRIFAN untuk menyandang sesuatu jawatan.
Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan

peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua
Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan
dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi
kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut.
Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sebarang
bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.
CONTOH PENULISAN
KOMPETENSI
1. Kemahiran Kepimpinan
2. Kemahiran Membuat Keputusan
3. Pemikiran Strategik
4. Pemikiran Analitikal
5. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point
44
8
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM
PENGALAMAN
PENGALAMAN
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi
TAKRIFAN melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah Realistik dengan gred jawatan
realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh
perkhidmatan penyandang sedia ada.
Bukan merujuk kepada

tempoh perkhidmatan
penyandang
CONTOH PENULISAN
PENGALAMAN
Minimum berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia
46
CONTOH
DOKUMEN
DESKRIPSI TUGAS
47
CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/ M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhan bin Abdullah
TSUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Mokhtar bin Dahari
/SEKTOR/UNIT) SUB (KP)
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018
Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.
48
1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi 1. Menyemak dan menganalisis data.
membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib bagi 1. Menyemak dan menganalisis data.
membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi memastikan agensi 1. Menyediakan pelan perancangan.
mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang sesuai. 2. Menyediakan kertas permohonan.
3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan 3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim Perkhidmatan
2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai 4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.
(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
KOMPETENSI
1. Kemahiran Kepimpinan 1. Pemikiran Strategik

2. Kemahiran Membuat Keputusan 2. Pemikiran Analitikal
3. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point
PENGALAMAN
49
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia
SOALA
LAZI
SOALAN
LAZIM
50
SOALAN LAZIM SOALA
LAZI
BIL. SOALAN JAWAPAN
1. Adakah JD perlu dipinda sekiranya penyandang bertukar? JD tidak perlu dipinda kerana penyediaan JD merujuk
kepada jawatan bukan penyandang.
2. Kumpulan gred dan jawatan apakah yang sesuai Semua jawatan dan gred yang diperuntukkan dalan Waran
mempunyai JD? Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan (WP/SKP) perlu
menyediakan JD.
3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD sahaja bagi Prinsip penyediaan JD adalah 1 JD : 1 Jawatan.
jawatan-jawatan yang menjalankan fungsi yang sama? Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi jawatan yang
menjalankan fungsi yang sama tetapi terdapat perbezaan
pada komponen “dimensi”.
51
SOALAN LAZIM SOALA
LAZI
BIL. SOALAN JAWAPAN
4. Bolehkah tugas-tugas baharu dimasukkan Bagi tugas-tugas baharu dalam skop jawatan yang diberikan kepada
dalam JD? jawatan boleh ditambah dalam JD manakala tugas-tugas lain yang tidak
berkaitan dengan skop jawatan yang diberikan kepada penyandang
dimasukkan sebagai Sasaran Kerja Utama (SKU).
Bagi tugas-tugas lain yang tidak menepati dengan tujuan pewujudan

jawatan hanya dijadikan sebagai SKU
5. Bagaimanakah kaedah penulisan Tujuan Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu ayat
Pewujudan Jawatan sekiranya terdapat lebih umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap akauntabiliti.
daripada satu (1) Tujuan Pewujudan
Jawatan?
52
SOALAN LAZIM SOALA
BIL. SOALAN JAWAPAN LAZI
6. Pada komponen manakah SEMPADAN tugas dapat Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada komponen
dikenal pasti? TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN, AKAUNTABILITI &
DIMENSI
7. Bagaimana penyediaan JD bagi pegawai yang Penyediaan JD adalah berdasarkan jawatan yang
ditempatkan secara pentadbiran? diperuntukkan dalam WP/SKP. Penempatan secara
pentadbiran tidak wajar dilaksanakan oleh agensi
memandangkan bertentangan dengan prinsip perjawatan
dan perbekalan di dalam WP/SKP
(Punca Kuasa: Surat JPA bertarikh 31 Disember 2014)
8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan JD? Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan penyediaan
JD bagi setiap jawatan baharu dan sedia ada.
9. Adakah boleh menambah komponen utama yang lain Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi.
dalam JD?
10. Adakah JD boleh dijadikan input untuk menjajarkan Boleh. Tertakluk juga dengan lain-lain prinsip dan dasar
sesuatu jawatan sekiranya beban tugas/kompleksiti tidak perjawatan semasa.
setara dengan jawatan sedia ada.
53
KUIZ
MODU
KUIZ
MODUL
54
KUIZ
MODU

JD didefinisikan sebagai satu dokumen rasmi yang mempunyai kenyataan bertulis bagi sesuatu tugas yang selayaknya
1 dilaksanakan oleh Pegawai yang menyandang sesuatu jawatan. Ia dapat membantu menterjemahkan hasil daripada tugas
tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan:

(a) kehendak stakeholder
(b) keperluan semasa agensi
(c) objektif penubuhan sesebuah organisasi
Penyediaan JD dapat membantu ke atas perkara-perkara seperti berikut:

2
(i) Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan;
(ii) Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan;
(iii) Mengenal pasti hubung kait tugas di antara penyelia dan pegawai di bawah seliaannya;
(iv) Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai;
(v) Menjelaskan skop fungsi dan sempadan sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi/tugas di antara satu jawatan
dengan jawatan yang lain; dan
(vi) Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holisitik dan bersifat strategik.

(a) i, ii, iii
(b) I, ii, iii, iv
(c) I, ii, iii, iv, v
(d) Semua di atas 55
KUIZ
MODU

JD mengandungi :
3
(a) 8 komponen utama
(b) 5 komponen utama
(c) 10 komponen utama
Gred Jawatan merujuk kepada:

4
(a) gred penyandang
(b) gred hakiki jawatan yang diperuntukkan dalam Waran Perjawatan
Tujuan Pewujudan jawatan menerangkan keperluan sesuatu jawatan secara umum dan jelas dalam satu ayat yang ringkas yang
5 merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Ia terdiri daripada:
(a) Kata Kerja + Objek

(b) Kata Kerja + Outcome/Output
(c) Kata Kerja + Objek + Outcome/Output
56
KUIZ
MODU
Jawatan Pengarah KPDNKK Cawangan Negeri Sembilan merupakan gred N36. Apakah Kata Kerja yang sesuai dicadangkan bagi
6 penyediaan Tujuan Pewujudan Jawatan tersebut?
(a) Membantu melaksana

(b) Melaksana
(c) Merancang
Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dapat memberikan hasil. Pernyataan yang manakah
7 yang merujuk kepada ciri-ciri akauntabiliti?

(a) Mungkin berubah
(b) Menghuraikan “bagaimana”
(c) Fokus kepada hasil
(d) Menyenaraikan

Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Melalui dimensi, ________ dan
8 ___________ bagi sesuatu jawatan dapat dikenalpasti.

(a) sempadan, kompleksiti tugas
(b) Sasaran Kerja Tahunan, beban
(c) Petunjuk Prestasi Utama, sempadan
(d) sempadan, Sasaran Kerja Tahunan
57
KUIZ
MODU
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di sesuatu jawatan. Pernyataan yang
9 manakah TIDAK merujuk kepada tempoh pengalaman?

(a) Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan
(b) Tempoh pengalaman merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada
(c) Tempoh pengalaman bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada
(d) Tempoh pengalaman penyandang yang pernah bertugas di agensi lain boleh diambilkira dengan syarat tugas yang
dilaksanakan adalah bidang yang sama di agensi semasa
Syed Sidek merupakan pegawai berkelulusan Sarjana dalam bidang undang-undang. Beliau bertugas sebagai Ketua Penolong
10 Pengarah, Gred M48 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Dalam Negeri. Apakah kelayakan akademik yang
sesuai ditulis di dalam JD bagi jawatan yang disandang oleh Syed Sidek?

(a) Sarjana Undang-Undang
(b) Ijazah Sarjana Muda Undang-undang
(c) Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia
(d) Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang
diiktiraf setaraf dengannya.
58
KUIZ
MODU
KUIZ
SKEMA JAWAPAN KUIZ MODUL
1. C 6. C
2. D 7. C
3. A 8. A
4. B 9. B
MODUL 5. C 10.D
59
I
NS FASA
N P SM AG
E
FASA PELAKSANAAN PELAKSA
A
JUK
K RU PRA SEMASA PASCA
TU
UN
GENSI Sesi Penyediaan

MULA Analisis
Rundingan / Pra-
Bengkel
Sesi Semakan
Reka bentuk
Permohonan Perancangan Tentatif
Program Kelulusan
Pelaksanaan Bengkel Penilaian /

Pemantauan
Tidak
Setuju Pembangunan
JPA Pertimbangan
Penyediaan Rancangan
Sesi Pembelajaran (RSP)
Setuju
Pindaan
Penambahbaikan
Tiada
pindaan TAMAT
O O O O
Objektif Program, Bil. Peserta, Bil. U Sesi Taklimat Pengenalan U
U U Keperluan Pembangunan
T Fasilitator, Carta Fungsi, Carta T Sesi Amali Penulisan T Penjanaan Dokumen JD T
P P P Organisasi dan Pengurusan
Organisasi, Pelan Strategik, Waran Sesi Pembentangan P melalui Modul JD HRMIS 2.0
U U U U Sumber Manusia
60
T
Perjawatan T Sesi Penilaian T T
TERIMA KASIH
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Pembangunan Organisasi
jdteam@jpa.gov.my
61
62

OPTIMASI JD

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

OPTIMASI JD

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TATACARA PENYEDIAAN

Kesesuaian Bidang Kesesuaian Pengalaman

PERANCANGAN & PENGURUSAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Penubuhan Agensi Baharu,

Saraan dan Kemudahan Pengukuran Produktiviti dan Petunjuk

Right Skill Right Place

Right People Right Job

Right Number Right Time

Hala Tuju Penjajaran Strategik

Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang menjelaskan

AKAUNTABILITI Merujuk kepada SEMPADAN TUGAS antara

JURANG antara kompetensi

JELAS dan MUDAH SKOP FUNGSI jawatan

KESILAPAN TUGAS AKIBAT

2 Memperbesarkan atau meremehkan kepentingan

DOKUMEN RUJUKAN RUJUK

DASAR /ARAHAN RANCANGAN

4 PELAN STRATEGIK 5 WARAN PERJAWATAN 6 PKPA BIL.4/2018

3 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 4

Singkatan kepada tatanama yang

Bidang tugas jawatan berkenaan yang

Gred hakiki jawatan mengikut

kedudukan yang ditetapkan berdasarkan

Gred jawatan yang merujuk kepada Sub-Bidang tugas jawatan berkenaan

yang selari dengan bidang yang 12

5 Taraf sesuatu jawatan

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan 19

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi membolehkan agensi

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan sebagai

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membantu bagi membolehkan agensi

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan sebagai

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Melaksanakan hal ehwal pengurusan bagi membolehkan agensi

Penolong Setiausaha, Membantu melaksanakan urusan pengesahan bagi membolehkan agensi

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

CONTOH PENULISAN PENGARAH

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Bukan senarai tugas dan

KATA KERJA OBJEK HASIL

Apakah tanggungjawab utama Kepada sesuatu Untuk mencapai

bagi memastikan perlaksanaan projek berjalan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pengesahan lantikan, elaun bagi membolehkan agensi

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan penempatan, kenaikan bagi membolehkan agensi

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pembangunan organisasi bagi memastikan agensi mempunyai

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai 33

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”