TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
(JOB DESCRIPTION – JD)
 1 2 3 4
PROSES
PENGENALAN KONSEP KESILAPAN AM
PENYEDIAAN

JD

DOKUMEN TATACARA
SOALAN LAZIM KUIZ MODUL
RUJUKAN PENYEDIAAN
5 6 7 8 2
 P

CABARAN
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
E
N
G
E
N
Penempatan A
Mengikut Bidang L
A
Sempadan Dan
N
Dimensi Tugas

Agihan
Beban Tugas
Tahap Kompetensi Pegawai
Perincian skop
kerja

Kesesuaian Kesesuaian Pengalaman

Bidang Kursus/ Terhadap Sesuatu Bidang
Latihan

3
 P

RASIONAL
E
N
G
E
N
PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN ORGANISASI A
L
A
N

Penubuhan Agensi Baharu,

Pemilihan, Pengambilan & Penstrukturan Semula, Pengukuhan
Pelantikan Jawatan, Audit Pembangunan
Organisasi
Penempatan, Pengisian, Penentuan Nisbah, Norma dan
Pembangunan Latihan Model Perjawatan
/Kompetensi & Pelan Penggantian

Saraan dan Kemudahan Pengukuran Produktiviti dan

Petunjuk Prestasi

4
AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
 P

KEBERHASILAN
E
JANGKAAN N
G
E
N
A
L
Right Skill Right Place
A
N
Right People Right Job

Right Number Right Time

Right Cost

Hala Tuju Penjajaran

Perkhidmatan Strategik Sumber
Manusia
KADAR
UPAH
UNTUK
PENCAPAIAN MATLAMAT
PERKHIDMATAN AWAM
KERJA 5
 PUNCA KUASA
PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM
P
E
N
G
E
N
A
L
A
N

1
Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini, Deskripsi Tugas
(Job Description – JD) diperkenalkan bagi menggantikan
Senarai Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu
2
perenggan 7.2.5. yang menyatakan
yang diperkenalkan dalam pekeliling ini manakala sembilan penguatkuasaan peraturan bahawa setiap
(9) elemen utama yang lain ditambah baik dan dimantapkan permohonan perjawatan baharu perlu
mengikut keperluan semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018) disertakan dengan Job Description yang
lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari 2019)

6
 KOMPONEN
P
MYPORTFOLIO E
N
G
E
CARTA ORGANISASI
1 6 CARTA ALIR
N
A
L
A
N
CARTA FUNGSI
2 7 SENARAI SEMAK

10 KOMPONEN SENARAI UNDANG-

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI
FUNGSI 3 MYPORTFOLIO
8 UNDANG, PERATURAN &
PUNCA KUASA

DESKRIPSI TUGAS 4 9 SENARAI BORANG

PROSES KERJA
5 10 SENARAI JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI 7
 P
E
N
DEFINISI
DESKRIPSI TUGAS G
E
N
A
Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang L
menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil A
kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan N
bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya

diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job).

Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang

menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan
yang diperuntukkan.

JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas

tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan
sesebuah agensi

8
 K
O
N

KONSEP S
E
P

PEWUJUDAN JAWATAN – DOKUMEN ‘HIDUP’ –

01 capai matlamat
organisasi
05 FAKTA bukan andaian 09 dikemas kini setiap kali
perubahan fungsi

AKAUNTABILITI JAWATAN Merujuk kepada SEMPADAN TUGAS antara

02 – selari dengan matlamat
organisasi
06 ORGANISASI dan
berorientasikan HASIL
10 rakan sekerja / penyelia
dapat dikenal pasti

JURANG antara
DESKRIPSI TUGAS – INPUT pengukuran kompetensi jawatan
03 merujuk kepada jawatan
bukan penyandang
07 prestasi 11 dengan Kompetensi
pegawai dikenal pasti

JELAS dan MUDAH SKOP FUNGSI jawatan

jawatan – UNIT ASAS
04 dalam organisasi 08 difahami, UNIK dan
DINAMIK
12 diperjelaskan –
tiada pertindihan tugas
9
 P
R
O
PROSES
PENYEDIAAN S
E
S
SIAPA
YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?
01 P
E
L
A
Kumpul
05 Kemaskini K
Maklumat S
A
PENYELIA
PENGURUS
02 N
A
SUMBER MANUSIA
Penyediaan A
Pengesahan
PENYANDANG Draf N

Semakan
04 Draf

03
10
 K

KESILAPAN AM
PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS
E
S
I
L
KESILAPAN AKIBAT A

1
P
Mengambil mudah dengan kelayakan Potensi menimbulkan masalah dalam
yang diperlukan untuk melaksanakan pengambilan / pelantikan & pengekalan A
tugas bakat N

2
A
Memperbesarkan atau meremehkan Tugas yang dilaksanakan tidak menepati
kepentingan sesuatu tugas kehendak dan keperluan organisasi M

3 Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan

tidak selari dengan matlamat/hala tuju
organisasi
Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan
kerana perubahan tugas

4
Penyandang tidak mencapai
Tidak meletakkan kompetensi yang kompetensi yang diperlukan untuk
benar-benar diperlukan
melaksanakan tugas

5 Meletakkan akauntabiliti yang terlalu Akauntabiliti di jawatan lain di bawah

banyak di gred tinggi supaya kelihatan seliaan tidak dapat disediakan dengan
banyak tugas baik

11
 D

DOKUMEN RUJUKAN O
K
U
M
E
N

R
U
J
U
K
1 AKTA / ENAKMEN 2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN 3 RANCANGAN MALAYSIA
A
N

4 PELAN STRATEGIK 5 WARAN PERJAWATAN 6 PKPA BIL.4/2018

12
 T
A
TUGAS UTAMA
4 5 DIMENSI T
A
C
A
R
A

3 6
AKAUNTABILITI KELAYAKAN AKADEMIK
P
E

2 7
N
Y
E
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN D
KOMPETENSI
I

8
A
A
KOMPONEN UTAMA N

1 DESKRIPSI 8
MAKLUMAT UMUM
TUGAS PENGALAMAN

13
 MAKLUMAT UMUM 1 T
GELARAN JAWATAN
KETUA
PERKHIDMATAN
A
RINGKASAN GELARAN
KEDUDUKAN DI T
WARAN
JAWATAN
PERJAWATAN A
JAWATAN GRED JAWATAN BIDANG UTAMA C
JD merujuk kepada GRED JD SUB-BIDANG A
sesuatu jawatan yang DISEDIAKAN
diwujudkan selari STATUS JAWATAN
OLEH R
dengan objektif HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH A
penubuhan agensi HIRARKI 2 DILULUSKAN
berlandaskan prinsip (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
rate for the job TARIKH P
SKIM PERKHIDMATAN
DOKUMEN
2 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN E
N
Y
3 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA 4 E
D
I
A
DIMENSI 5 A
N
6 KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

KOMPETENSI 7
PENYANDANG
Urusan penempatan
8 PENGALAMAN
penyandang hendaklah
bersesuaian dengan JD sesuatu
jawatan 14
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

MAKLUMAT UMUM
 MAKLUMAT UMUM
Panggilan atau nama yang
diberikan kepada jawatan yang
1 digunakan dalam sesebuah Jawatan pegawai yang
agensi mengetuai sesuatu perkhidmatan
9

Singkatan kepada tatanama

yang digunakan di sesebuah Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-
2 aktiviti dan no. butiran jawatan 10
agensi bagi membezakan
jawatan mengikut fungsi dalam Waran Perjawatan
MAKLUMAT UMUM
Gred hakiki jawatan mengikut GELARAN JAWATAN
KETUA Bidang tugas jawatan berkenaan
kedudukan yang ditetapkan PERKHIDMATAN yang selari dengan bidang yang
3 KEDUDUKAN DI ditetapkan oleh Ketua
11
berdasarkan sesuatu skim RINGKASAN GELARAN
WARAN
perkhidmatan JAWATAN Perkhidmatan
PERJAWATAN
GRED JAWATAN BIDANG UTAMA
Gred jawatan yang merujuk Sub-Bidang tugas jawatan
4 kepada penyediaan JD sesuatu GRED JD SUB-BIDANG berkenaan yang selari dengan 12
jawatan STATUS JAWATAN
DISEDIAKAN bidang yang ditetapkan oleh
OLEH Ketua Perkhidmatan
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
5 Taraf sesuatu jawatan
HIRARKI 2 DILULUSKAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
Nama dan gelaran jawatan 13
Kedudukan jawatan di sesuatu TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN
DOKUMEN pegawai yang menyediakan JD
6 agensi mengikut struktur
organisasi di hirarki pertama TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS, beberapa
Kedudukan jawatan di sesuatu Maklumat Umum telah sedia ada wujud di dalam Nama dan gelaran jawatan
7 agensi mengikut struktur HRMIS kecuali maklumat di kotak kuning
AKAUNTABILITI perlu diisi
TUGAS UTAMA pegawai yang menyemak JD
14
organisasi di hirarki kedua secara manual. Sekiranya JD disediakan secara
manual, maklumat ini perlu disediakan oleh PSM
Skim perkhidmatan bagi bagi Nama dan gelaran jawatan
8 sesuatu jawatan yang disandang pegawai yang meluluskan JD 15
16
DIMENSI
 MAKLUMAT UMUM

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin,
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah
SUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid
/SEKTOR/UNIT) SUBK
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

17
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUJUAN PEWUJUDAN
JAWATAN
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara Merangkumi
umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan keseluruhan
akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenal AKAUNTABILITI
TAKRIFAN pasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta
fungsi sesebuah agensi.
Jangkaan
Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:
PENGHASILAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

Kata yang digunakan untuk
menyatakan sesuatu perbuatan yang Rangkaian perkataan selepas kata Keluaran atau Hasil (Output atau
boleh menentukan kompleksiti tugas kerja yang merujuk kepada siapa atau Outcome) merujuk kepada jangkaan
bagi sesuatu gred jawatan. Seorang apa. Objek menerangkan fungsi penghasilan yang perlu dicapai dalam
penyelia tidak seharusnya mempunyai jawatan/produk/perkhidmatan yang melaksanakan sesuatu tugas
kata kerja yang sama dengan pegawai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
di bawah seliaannya kerana setiap
gred mempunyai kompleksiti tugas
yang berbeza

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan

19
Contoh Menjalankan kerja pembinaan bangunan
mengikut tempoh yang ditetapkan
 CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3

(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)
 Merancang  Menyelaras  Membantu  Membantu
 Merangka  Menyemak  Menganalisis  Melaksanakan
 Menetapkan  Memberi khidmat nasihat  Mengemas kini  Menyediakan
 Memacu  Memantau  Menambah nilai  Mengumpul
 Mentadbir  Menilai  Mewakili  Merekod
 Memberi khidmat nasihat  Meluluskan  Memformulasikan  Menyunting
 Mengesahkan  Melaksanakan  Mencipta  Menyusun
 Meluluskan  Memudah cara  Menghantar
 Memperakukan  Menyediakan
 Meneliti  Memperakukan
 Menganalisis  Membimbing
 Mengesyorkan  Membangunkan

20
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat Organisasi Pentadbiran (I) Pentadbiran (II) Kewangan (I) Kewangan
21 (II)
Kemudahan & Tatatertib
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
CONTOH 1 SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KATA KERJA OBJEK HASIL

hal ehwal pengurusan bagi membolehkan

Melaksanakan
sumber manusia dan agensi menjalankan
pembangunan fungsi ditetapkan
organisasi dengan cekap dan
berkesan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
22
 CONTOH 2 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
UNIT SUMBER MANUSIA I Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha
Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset & Perolehan
Kemudahan & Tatatertib 23
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN
Penolong Setiausaha
CONTOH 2 UNIT PENGESAHAN LANTIKAN, ELAUN & KEMUDAHAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membantu bagi membolehkan

Urusan pengesahan
melaksanakan agensi menjalankan
lantikan, elaun dan
fungsi ditetapkan
kemudahan
dengan cekap dan
berkesan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
24
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
CONTOH PENULISAN
1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia
CONTOH 2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun &
1&2 Kemudahan

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Melaksanakan hal ehwal bagi membolehkan

Setiausaha, pengurusan sumber agensi menjalankan
Seksyen Sumber manusia dan fungsi ditetapkan
Manusia organisasi dengan cekap dan
berkesan.

Penolong Membantu urusan pengesahan bagi membolehkan

Setiausaha, melaksanakan lantikan, elaun dan agensi menjalankan
Unit Pengesahan kemudahan fungsi ditetapkan
Lantikan, Elaun & dengan cekap dan
Kemudahan berkesan.

25
 CONTOH 3 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Ketua Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Pengarah
CONTOH 3 SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
Menguruskan
dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
PTJ berhemah mengikut SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Unit
Akauntabiliti Kewangan dan
Akaun 26
 CONTOH 4 BAHAGIAN
Tujuan Pewujudan Jawatan
Penolong Pengarah KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Penolong Pengarah
CONTOH 4 UNIT KEWANGAN & AKAUN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
Membantu hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
menguruskan dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
PTJ berhemah mengikut SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Unit
Akauntabiliti Kewangan dan
Akaun 27
 BAHAGIAN
KEWANGAN & AKAUN

CONTOH PENULISAN PENGARAH

Bahagian Kewangan & Akaun
CONTOH 1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun
3&4 2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Menguruskan hal ehwal kewangan bagi memastikan

Pengarah, dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
Seksyen Kewangan & /Bahagian dan semua mencukupi dan
Akaun PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
Ketua Penolong Pengarah
tatacaran kewangan SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
yang ditetapkan

Penolong Pengarah, Membantu hal ehwal kewangan bagi memastikan

Unit Kewangan & menguruskan dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
Akaun /Bahagian dan semua mencukupi dan
PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan Penolong Pengarah
yang ditetapkan Unit
Kewangan dan
Akaun 28
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

AKAUNTABILITI
 AKAUNTABILITI
TAKRIFAN Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu Hasil akhir / Output
tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi sesuatu tugas
mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan

Bukan senarai tugas

dan aktiviti

KATA KERJA OBJEK HASIL

Kata yang digunakan untuk
menyatakan sesuatu perbuatan yang Rangkaian perkataan selepas kata Keluaran atau Hasil (Output atau
boleh menentukan kompleksiti tugas kerja yang merujuk kepada siapa atau Outcome) merujuk kepada jangkaan
bagi sesuatu gred jawatan. Seorang apa. Objek menerangkan fungsi penghasilan yang perlu dicapai dalam
penyelia tidak seharusnya mempunyai jawatan/produk/perkhidmatan yang melaksanakan sesuatu tugas
kata kerja yang sama dengan pegawai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
di bawah seliaannya kerana setiap
gred mempunyai kompleksiti tugas
yang berbeza

Apakah tanggungjawab Kepada sesuatu Untuk mencapai

utama jawatan?

bagi memastikan perlaksanaan projek 30berjalan

Contoh Mentadbir urus organisasi pembinaan
lancar mengikut syarat yang ditetapkan
 CIRI – CIRI 1 AKAUNTABILITI
Mengenal pasti
semua output
utama bagi
sesuatu jawatan
(identifies all key
outputs);

2 3
Tidak terikat kepada Tugas yang spesifik
sesuatu tempoh (job specific)
(timeless)

4 5 6
Beberapa jawatan
Dikategorikan
Fokus kepada hasil berkongsi
mengikut
(focused on results) akauntabiliti yang
keutamaan fungsi
sama dan pada
tugas
masa yang sama

31
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Akauntabiliti
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset &32
Perolehan
Kemudahan & Tatatertib
 AKAUNTABILITI
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pengesahan lantikan, bagi membolehkan agensi

1 Melaksanakan elaun dan kemudahan menjalankan fungsi
ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan penempatan, bagi membolehkan agensi

2 Melaksanakan kenaikan pangkat dan menjalankan fungsi
tatatertib ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan pembangunan bagi memastikan agensi

3 Melaksanakan organisasi mempunyai struktur organisasi
yang efektif dan skim
perkhidmatan yang sesuai.
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai 33
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUGAS UTAMA
 TUGAS UTAMA
Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang
TAKRIFAN dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan.
Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti
Jadual di bawah.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”

Tepat Menyenaraikan

Fokus Mungkin berubah

Kawalan kepada penghasilan/Output Input

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan Tidak semua tugas bagi sesuatu

35
mengikut keutamaan fungsi tugas jawatan perlu disenaraikan
 CONTOH 1 BAHAGIAN
Tugas Utama
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Penolong Penolong Penolong

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun & Kenaikan Pangkat Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset &36
Perolehan
Kemudahan & Tatatertib
 CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan
fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun 1. Menyemak dan menganalisis data.
dan kemudahan bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan 1. Menyemak dan menganalisis data.
pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
dan berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi 1. Menyediakan pelan perancangan.
bagi memastikan agensi mempunyai struktur 2. Menyediakan kertas permohonan.
organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
sesuai. 4. Menyediakan kertas pertimbangan.
37
TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

DIMENSI
 DIMENSI
Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop
TAKRIFAN fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala dan Sempadan Tugas
kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan
berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan
berkaitan sahaja.
Bukan KPI atau SKT
Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi
Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT

Dimensi KPI SKT
Penentuan Ukuran impak Sasaran kerja yang
DIMENSI Paramater/Skala pencapaian SKT utama perlu dicapai

SKT Cth: Cth: Cth:

Kategori Usahawan 10 daripada usahawan membantu 100
- Usahawan di 3 negeri bebas daripada usahawan
- Usahawan wanita bantuan dana
KPI kerajaan

39
 CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan
cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi 1. Menyediakan pelan perancangan.
memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif 2. Menyediakan kertas permohonan.
dan skim perkhidmatan yang sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan
2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai
3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan
4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes
5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan 40
6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KELAYAKAN
AKADEMIK
 KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS
Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan minimum Diperuntukkan dalam
TAKRIFAN yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu perbekalan skim
jawatan seperti yang diperuntukkan dalam syarat-syarat perkhidmatan
lantikan skim perkhidmatan.
Bukan merujuk
Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang kepada kelayakan
diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. akademik
(Cth: Akauntan – Malaysian Association of Certified Public Accountants)
penyandang

Kelayakan yang
bersesuaian dengan
jawatan adalah satu
kelebihan

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
42
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KOMPETENSI
 KOMPETENSI
Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan
TAKRIFAN oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan.

Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan

peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai
oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria
individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana
penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut.

Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh

menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang
bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan
2. Kemahiran Membuat Keputusan
3. Pemikiran Strategik
4. Pemikiran Analitikal
5. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point 44
 TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

PENGALAMAN
 PENGALAMAN
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan
TAKRIFAN bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh Realistik dengan gred
pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan
jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan
penyandang sedia ada. Bukan merujuk
kepada tempoh
perkhidmatan
penyandang

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

PENGALAMAN
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia

46
CONTOH
DOKUMEN
DESKRIPSI TUGAS

47
 CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/ M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhan bin Abdullah
TSUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Mokhtar bin Dahari
/SEKTOR/UNIT) SUB (KP)
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

48
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan 1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib 1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi memastikan 1. Menyediakan pelan perancangan.
agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim 2. Menyediakan kertas permohonan.
perkhidmatan yang sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan 4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes
2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai 5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan
3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim perkhidmatan 6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS
Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf
setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan 1. Pemikiran Strategik

2. Kemahiran Membuat Keputusan 2. Pemikiran Analitikal
3. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point
PENGALAMAN
49
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia
 S
O
A
L
A
N

SOALAN
A
Z
I
M

LAZIM

50
 S
SOALAN LAZIM O
A
L
BIL. SOALAN JAWAPAN A
N
1. Adakah JD perlu dipinda sekiranya JD tidak perlu dipinda kerana penyediaan JD
penyandang bertukar? merujuk kepada jawatan bukan penyandang.
L
A
Z
2. Kumpulan gred dan jawatan apakah yang JD sesuai disediakan untuk semua gred dan jawatan I
sesuai mempunyai JD? dalam perkhidmatan awam. Walau bagaimanapun, M
JD lebih wajar disediakan secara top-down.

3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD
sahaja bagi jawatan-jawatan yang
menjalankan fungsi yang sama?
Prinsip penyediaan JD adalah 1 JD : 1 Jawatan.
Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi
jawatan yang menjalankan fungsi yang sama tetapi
terdapat kemungkinan perbezaan pada komponen
“dimensi”.

51
 S
SOALAN LAZIM O
A
L
BIL. SOALAN JAWAPAN A
N
4. Bolehkah tugas-tugas baharu Bagi tugas-tugas baharu dalam skop jawatan yang diberikan
dimasukkan dalam JD? kepada jawatan boleh ditambah dalam JD manakala tugas-
L
tugas lain yang tidak berkaitan dengan skop jawatan yang
A
diberikan kepada penyandang dimasukkan sebagai Sasaran
Z
Kerja Utama (SKU).
I
M
Bagi tugas-tugas lain yang tidak menepati dengan tujuan
pewujudan jawatan hanya dijadikan sebagai SKU

5. Bagaimanakah kaedah penulisan Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu
Tujuan Pewujudan Jawatan ayat umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap
sekiranya terdapat lebih daripada akauntabiliti.
satu (1) Tujuan Pewujudan Jawatan?

52
 S
SOALAN LAZIM O
A
BIL. SOALAN JAWAPAN L
A
6. Pada komponen manakah SEMPADAN tugas Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada
N
dapat dikenal pasti? komponen TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN,
AKAUNTABILITI & DIMENSI
L
7. JD hanya dapat melihat kepada tugas utama. Sebarang tugas-tugas lain dicadang untuk A
Bagaimana sekiranya untuk mengenal pasti dilampirkan bersama dokumen JD. Z
tugas-tugas lain yang bukan utama? I
M

8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan PSM bertanggungjawab menyediakan JD bagi setiap

JD? jawatan baharu dan sedia ada. Walau
bagaimanapun, penyediaan JD jawatan sedia ada
hendaklah dibantu oleh penyelia/penyandang
jawatan tersebut.
9. Adakah boleh menambah komponen utama Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi.
yang lain dalam JD?

10. Adakah JD boleh dijadikan input untuk Boleh. Tertakluk juga dengan lain-lain prinsip dan
menjajarkan sesuatu jawatan sekiranya beban dasar perjawatan semasa.
tugas/kompleksiti tidak setara dengan jawatan
sedia ada. 53
 K
U
I

KUIZ
Z

M
O
D
U
L

MODUL

54
 K
U
I
JD didefinisikan sebagai satu dokumen rasmi yang mempunyai kenyataan bertulis bagi sesuatu tugas yang Z
1 selayaknya dilaksanakan oleh Pegawai yang menyandang sesuatu jawatan. Ia dapat membantu
menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan:
M
(a) kehendak stakeholder O
(b) keperluan semasa agensi D
(c) objektif penubuhan sesebuah organisasi U
L

Penyediaan JD dapat membantu ke atas perkara-perkara seperti berikut:

2
(i) Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan;
(ii) Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan;
(iii) Mengenal pasti hubung kait tugas di antara penyelia dan pegawai di bawah seliaannya;
(iv) Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai;
(v) Menjelaskan skop fungsi dan sempadan sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi/tugas di
antara satu jawatan dengan jawatan yang lain; dan
(vi) Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holisitik dan bersifat strategik.

(a) i, ii, iii

(b) I, ii, iii, iv
(c) I, ii, iii, iv, v
(d) Semua di atas 55
 K
U
I
Z

JD mengandungi :
3 M
(a) 8 komponen utama O
(b) 5 komponen utama D
(c) 10 komponen utama U
L

Gred Jawatan merujuk kepada:

4
(a) gred penyandang
(b) gred hakiki jawatan yang diperuntukkan dalam Waran Perjawatan

Tujuan Pewujudan jawatan menerangkan keperluan sesuatu jawatan secara umum dan jelas dalam satu ayat
5 yang ringkas yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Ia terdiri daripada:

(a) Kata Kerja + Objek

(b) Kata Kerja + Outcome/Output
(c) Kata Kerja + Objek + Outcome/Output

56
 K
U
Jawatan Pengarah KPDNKK Cawangan Negeri Sembilan merupakan gred N36. Apakah Kata Kerja yang sesuai I
6 dicadangkan bagi penyediaan Tujuan Pewujudan Jawatan tersebut? Z

(a) Membantu melaksana

M
(b) Melaksana
(c) Merancang O
D
Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dapat memberikan hasil. Pernyataan U
7 yang manakah yang merujuk kepada ciri-ciri akauntabiliti? L

(a) Mungkin berubah

(b) Menghuraikan “bagaimana”
(c) Fokus kepada hasil
(d) Menyenaraikan

Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Melalui dimensi,
8 ________ dan ___________ bagi sesuatu jawatan dapat dikenalpasti.

(a) sempadan, kompleksiti tugas

(b) Sasaran Kerja Tahunan, beban
(c) Petunjuk Prestasi Utama, sempadan
(d) sempadan, Sasaran Kerja Tahunan

57
 K
U
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di sesuatu jawatan. I
9 Pernyataan yang manakah TIDAK merujuk kepada tempoh pengalaman? Z

(a) Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan

M
(b) Tempoh pengalaman merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada
(c) Tempoh pengalaman bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada O
(d) Tempoh pengalaman penyandang yang pernah bertugas di agensi lain boleh diambilkira dengan syarat tugas D
yang dilaksanakan adalah bidang yang sama di agensi semasa U
L

Syed Sidek merupakan pegawai berkelulusan Sarjana dalam bidang undang-undang. Beliau bertugas sebagai
10 Ketua Penolong Pengarah, Gred M48 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Dalam Negeri.
Apakah kelayakan akademik yang sesuai ditulis di dalam JD bagi jawatan yang disandang oleh Syed Sidek?

(a) Sarjana Undang-Undang

(b) Ijazah Sarjana Muda Undang-undang
(c) Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia
(d) Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

58
 K
U
I
Z

KUIZ
M
SKEMA JAWAPAN KUIZ MODUL O
1. C 6. C D
U
2. D 7. C L

3. A 8. D
4. B 9. B
MODUL 5. C 10. A

59
 FASA PELAKSANAAN F
A
PRA SEMASA PASCA S
A

A Sesi Penyediaan
MULA Analisis
G Rundingan /
P
E
E Pra-Bengkel
Sesi Semakan L
N A
Reka bentuk
S Permohonan Perancangan
K
Kelulusan S
I Tentatif Program
A
Pelaksanaan Penilaian / N
Bengkel Pemantauan
A
Tidak
Setuju
Pembangunan
A
J Pertimbangan Penyediaan
N
Rancangan Sesi
P Setuju Pembelajaran (RSP)
A Pindaan
Penambahbaikan

Tiada
pindaan TAMAT

O O O
Objektif Program, Bil. O
U U Sesi Taklimat Pengenalan U U
Peserta, Bil. Fasilitator, Carta Penjanaan Dokumen JD Keperluan Pembangunan
T T Sesi Amali Penulisan T T
Fungsi, Carta Organisasi, melalui Modul JD HRMIS Organisasi dan Pengurusan
P P Sesi Pembentangan P P
Pelan Strategik, Waran U 2.0 U Sumber Manusia
60
U Sesi Penilaian U
T Perjawatan T T T
TERIMA KASIH
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Pembangunan Organisasi

jdteam@jpa.gov.my

61