OTOMATISASI TATA KELOLA

KEPEGAWAIAN

PENGADAAN PEGAWAI
A. PENGERTIAN PENGADAAN
PEGAWAI
Pengadaan pegawai adalah kegiatan mengisi formasi yang diperlukan yang pada umumnya
disebabkan adanya pegawai yang berhenti, pensiun, meninggal dunia, atau demi perluasan
organisasi. Kegiatan pengadaan pegawai harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan, baik
mutu, jumlah, maupun kompetensi jabatan. Pengadaan pegawai di perusahaan atau organisasi
swasta biasanya menjadi tugas dan tanggung jawab bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian
juga disebut sebagai bagian personalia, bagian sumber daya manusia (SDM), dan HRD (Human
Resources Department).
Pengadaan pegawai pada organisasi swasta diselenggarakan oleh organisasi tersebut secara
mandiri yang tidak selalu sama prosesnya dengan perusahaan/organisasi yang lain. Akan tetapi,
pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tidak dilakukan secara mandiri di setiap organisasi
pemerintah, tetapi secara nasional.
B. TAHAPAN/PROSEDUR
PENGADAAN PEGAWAI
1. Perencanaan Kebutuhan
Jumlah pegawai di suatu perusahaan/organisasi fluktuatif atau berubah, terkadang kekurangan
pegawai, terkadang cukup, dan dapat juga berlebih. Pegawai dapat berkurang karena pengunduran diri,
meninggal dunia, pindah pekerjaan, atau karena pemutusan hubungan kerja. Oleh sebab itu, diperlukan
personel yang sesuai untuk mengisi kembali jabatan yang ditinggalkan.

2. Rekrutmen Pegawai
Ada beberapa hal yang berhubungan dengan rekrutmen pegawai. Berikut penjelasan mengenai
rekrutmen pegawai.
a. Pengertian rekrutmen
Proses menarik pelamar pekerjaan menggunakan metode perekrutan dengan mengumpulkan para
pelamar pekerjaan untuk diseleksi dalam upaya memenuhi kebutuhan pegawai pada suatu
perusahaan/organisasi.
b. Tujuan rekrutmen
Untuk mendapatkan calon pegawai, pihak manajemen dapat memilih atau
menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau
organisasi.

c. Proses rekrutmen
Proses rekrutmen, yaitu sebagai berikut.
1. Sourcing process
Proses untuk mendapat pelamar yang sesuai dengan kebutuhan, yang didapat
dari sumber-sumber yang tersedia, baik secara internal maupun eksternal.
2. Selection process
Proses untuk menyaring pelamar dan menjadikannya kandidat yang sesuai
dengan kriteria yang ditentukan. Proses seleksi dapat dilakukan dengan beberapa
cara yaitu : Tes psikologi, Wawancara psikologi, Tes teknis, dan Tes keterampilan.
3. User process
Proses mencari orang yang tepat sesuai dengan posisi yang tersedia yang diperoleh dari kandidat yang
lolos selesksi. Tahapan dalam proses ini, yaitu: Wawancara oleh manajer, Tes kesehatan, Administrasi, dan
Orientasi karyawan baru.

Dalam proses rekrutmen, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian khusus, yaitu sebagai berikut.
1. Nepotisme
Adalah rekrutmen terhadap anggota keluarga, kroni, teman separtai, sesuku, dan seagama. Kebijakan
anti nepotisme ini bertujuan menghindari perilaku yang tidak etis, koruptif, dan penyalahgunaan wewenang
dalam perusahaan.
2. Diskriminasi
Perusahaan milik keluarga atau perorangan memiliki kebebasan dalam melakukan rekrutmen dan
seleksi. Hal ini sesuai dengan Pasal 28 UUD 1945 yang menyatakan bahwa setiap orang berhak untuk
bekerja dan mendapat imbalan dan perlakuan yang adil dan layak dalam hubungan kerja. UU Nomor 13
Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan juga menyatakan bahwa setiap tenaga kerja memiliki kesempatan
yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan.
d. Metode rekrutmen
1. Metode tertutup
Adalah metode penarikan pegawai yang hanya diinformasikan kepada para pegawai atau orang tertentu.
2. Metode terbuka
Adalah metode penarikan pegawai yang diinformasikan secara luas kepada masyarakat dengan cara memasang iklan di media massa, cetak, maupun
elektronik.
e. Sumber-sumber rekrutmen
1. Sumber internal
Pegawai yang akan mengisi lowongan pekerjaan diambil dari perusahaan tersebut dengan cara memindahkan atau memutasi pegawai yang sesuai
dengan kriteria jabatan.
2. Sumber eksternal
Pegawai yang akan mengisi jabatan yang dibutuhkan berasal dari sumber-sumber tenaga kerja di luar organisasi, yang direkrut dengan cara sebagai
berikut.
a. Iklan di media massa, seperti surat kabar nasional dan lokal, majalah, radio, dan televisi.
b. Internet
c. Menggunakan head hunter untuk rekrutmen tenaga kerja khusus, tenaga manajerial, dan professional.
d. Menggunakan perusahaan alih daya (outsourcing).
e. Menggunakan perusahaan pengerah tenaga kerja.
f. Kantor penempatan tenaga kerja.
g. Pasar tenaga kerja/job fair.
h. Bursa kerja khusus.
f. Kendala-kendala rekrutmen
Ada beberapa kendala yang dihadapi saat rekrutmen. Kendala tersebut, yaitu sebagai berikut.
1. Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi berupa gaji dan kesejahteraan yang besar,
pelamar yang serius cenderung lebih banyak. Sebaliknya, jika gaji dan kesejahteraan
sedikit, pelamar juga cenderung lebih sedikit.
2. Jika status pegawai yang diterima pegawai tetap, pelamar cenderung lebih banyak.
Sebaliknya, jika posisi yang ditawarkan adalah pekerja paruh waktu (part time) atau
honorer, pelamar juga cenderung sedikit.
3. Jika pelamar diprioritaskan dari sumber lokal, pelamar akan sedikit, sebaliknya jika
terbuka untuk pelamar dari seluruh Nusantara, jumlah pelamar akan banyak.
4. Jika persyaratan pelamar banyak, pelamar cenderung sedikit, tetapi jika persyaratannya
sedikit, pelamar cenderung banyak.
5. Jika rekrutmen dilakukan secara tertutup, pelamar cenderung sedikit, tetapi jika
rekrutmen dilakukan secara terbuka, pelamar semakin banyak.
g. Head hunting
Adalah pendekatan menemukan dan menarik orang yang mempunyai
keterampilan dan pengalaman terbaik untuk bergabung dengan perusahaan. Head
hunting adalah proses perekrutan pegawai melalui pihak ketiga. Prose rekrutmen
melalui head hunting, yaitu sebagai berikut.
1. Perusahaan klien memerlukan rekrutmen pegawai.
2. Perusahaan head hunting kemudian mencari kandidat yang cocok dari
pangkalan data/database.
3. Perusahaan head hunting mengontak kandidat yang cocok melalui telepon.
4. Mewawancarai kandidat yang cocok.
5. Menyusun daftar kandidat yang cocok.
6. Menyampaikan daftar kandidat kepada perusahaan klien.
h. Alih daya (outsourcing)
Salah satu kebijakan perusahaan adalah mengalihdayakan (outsourcing) sumber-
sumber perusahaannya kepada pihak ketiga dengan tujuan mempertahankan
keuntungan dan keunggulan kompetitifnya.
Keuntungan tersebut, yaitu sebagai berikut.
1. Menghemat biaya, waktu, dan tenaga.
2. Perusahaan dapat berfokus pada aktivitas inti usaha.
3. Kualitas layanan lebih baik.
4. Mempercepat sampainya produk ke pasar.
5. Mendorong inovasi baru.
6. Dapat mengakses keterampilan khusus.
7. Tanggung jawab kontrak membuat risiko pekerjaan lebih kecil.
3. Seleksi
Seleksi adalah proses memilih satu atau sejumlah pelamar terbaik dari lamaran yang
masuk dengan mempergunakan kriteria seleksi, untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas
dan sesuai kebutuhan. Berikut proses seleksi yang berlaku di setiap perusahaan yaitu :

a. Menyusun tim seleksi

Tim seleksi dapat terdiri atas manajer kepegawaian, psikolog pegawai, ahli psikometrik,
dan manajer fungsional lainnya. Tim penyeleksi ini dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan.
b. Menyusun kriteria seleksi
Dalam proses menyeleksi pelamar, diperlukan kriteria pelamar, yaitu sebagai berikut:
1. Kriteria administratif, seperti pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi, dan
keterampilan.
2. Jenis tes, seperti tes bahasa inggris,tes psikologi, tes mengajar bagi guru, tes kesehatan,
dan sebagainya yang dilengkapi dengan penilaian.
3. Materi wawancara, pewawancara, dan teknik penskoran.
c. Menabulasi data para pelamar
Menabulasi data para pelamar adalah menggolongkan para pelamar berdasarkan
karakteristik demografinya. Contohnya, para pelamar dapat dikelompokkan
berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman, dan jenis kelamin yang sama.
d. Melakukan seleksi administratif
Seleksi administratif dilaksanakan untuk menentukan apakah para pelamar
memenuhi persyaratan lamaran, seperti pendidikan, pengalaman kerja, referensi,
umur, foto diri, dan sebaginya.
e. Melakukan tes
Tes dilakukan terhadap para pelamar yang telah memenuhi syarat administratif. Tes
adalah alat untuk mengukur berbagai aspek dari para pelamar supaya diketahui
kompetensinya, apakah sesuai dengan kriteria yang dikehendaki perusahaan atau
tidak.
f. Melakukan wawancara
Hal-hal yang perlu dipersiapkan tim seleksi sebelum melakukan wawancara, yaitu
sebagai berikut.
1. Tujuan wawancara (Untuk mengetahui potensi atau kemampuan pelamar
sesuia bidang atau posisi pekerjaan yang ditawarkan).
2. Ruangan wawancara (Harus dipersiapkan dengan baik agar nyaman untuk
pewawancara dan pelamar).
3. Peralatan wawancara (Yang harus dipersiapkan seperti; kertas, pensil, dan
pulpen).
4. Grapologi (Ilmu mengenai sistem tulisan tangan yang menganalisis tulisan
tangan seseorang).
g. Melakukan uji kesehatan
Uji kesehatan dilakukan untuk menjaring informasi mengenai kesehatan pelamar dan dilakukan
oleh dokter kesehatan. Informasi yang dijaring, yaitu sebagai berikut.
1. Kesehatan fisik dan jiwa
Kesehatan fisik dan jiwa sangat penting karena merupakan indikator sehat atau tidaknya pelamar.
2. Pengetesan penggunaan narkoba
Pelamar diperiksa urin dan darahnya untuk mengetahui apakah pelamar bebas dari penggunaan
narkoba atau tidak.
3. Minuman keras
Semua pekerjaan memerlukan pegawai yang bebas dari minuman keras karena mengonsumsi
minuman keras sering kali menurunkan semangat dan produktivitas kerja, bahkan kecelakaan dan
kematian.

h. Melakukan pengumuman hasil seleksi

Hasil seleksi berupa pengumuman kelulusan pegawai. Dari hasil seleksi, bisa saja terjadi pegawai
yang dibutuhkan perusahaan berjumlah 8 orang, tetapi pelamar yang lulus berjumlah 10 orang.
4. Pengangkatan, Orientasi, dan Penempatan
Para pelamar yang dinyatakan lulus proses seleksi dipanggil dan diberitahukan
untuk datang ke kantor perusahaan/organisasi. Para pelamar diminta untuk
menandatangi surat-surat pengangkatan sebagai pegawai. Pelamar yang diberi
orientasi mengenai perusahaan/organisasi.
Peraturan perundangan yang mengatur pengadaan pegawai, yaitu sebagai berikut :
a. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017.
b. Peraturan BKN Nomor 14 Tahun 2018 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan PNS.
C. PENGADAAN PEGAWAI
NEGERI SIPIL (PNS)
Pengadaan PNS adalah kegiatan untuk mengisi kebutuhan PNS yang dilakukan
melalui tahapan perencanaan, pengumuman lowongan, pelamaran, penyeleksian,
pengumuman hasil seleksi, pengangkatan Calon PNS, masa percobaan Calon PNS,
dan pengangkatan menjadi PNS. Pengadaan PNS adalah kegiatan untuk mengisi
kebutuhan berikut.
a. Jabatan administrasi, khusus pada jabatan pelaksana
Jabatan administrasi adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas yang berkaitan dengan
pelayanan publik serta administrasi pemerintah dan pembangunan.
b. Jabatan fungsional keahlian, khusus pada jabatan fungsional ahli pertama dan jabatan fungsional ahli muda.
c. Jabatan fungsional keterampilan, khusus pada jabatan fungsional pemula dan terampil.
Jabatan fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas yang berkaitan dengan pelayanan
fungsional yang didasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu. Jabatan fungsional terdiri atas berikut.
1. Jabatan fungsional keahlian, terdiri atas:
a. Ahli utama,
b. Ahli madya,
c. Ahli muda, dan
d. Ahli pratama
2. Jabatan fungsional keterampilan, terdiri atas:
e. Penyelia,
f. Mahir,
g. Terampil, dan
h. Pemula.
Berdasarkan peraturan tersebut, pengadaan PNS dilakukan melalui tahapan, yaitu
sebagai berikut.
a. Perencanaan
Dalam tahap perencanaan pengadaan PNS, terdapat beberapa unsur yang harus
diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
1. Umum,
2. Pembentukan panitia seleksi,
3. Jadwal pelaksanaan seleksi,
4. Sarana dan prasarana,
1. Umum
Perencanaan pengadaan PNS pada tahapan umum, yaitu sebagai berikut.
a. Setiap instansi pemerintah merencanakan pelaksanaan pengadaan PNS di tiap lingkungan.
b. Perencanaan dilakukan supaya pelaksanaan pengadaan PNS berjalan dengan lancar.

2. Pembentukan panitia seleksi

 Panitia seleksi nasional pengadaan PNS mempunyai tugas, yaitu :
a. Mendesain sistem seleksi pengadaan PNS,
b. Menyusun soal Seleksi Kompetensi Dasar (SKD),
c. Mengoordinasikan instansi pembina jabatan fungsional dalam penyusunan materi Seleksi Kompetensi Bidang
(SKB),
d. Merekomendasikan kepada menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan
aparatur negara tentang ambang batas kelulusan SKD untuk setiap instansi pemerintah,
e. Melaksanakan SKD bersama-sama dengan instansi pemerintah,
f. Mengelola hasil SKD,
g. Mengawasi pelaksanaan SKD dan SKB,
h. Menetapkan dan menyampaikan hasil SKD dan mengintegrasikan hasil SKD dan SKB, dan
i. Mengevaluasi dan mengembangkan sistem pengadaan PNS.
Panitia seleksi instansi pengadaan PNS sekurang-kurangnya terdiri atas:
a. Ketua,
b. Wakil ketua,
c. Sekretaris,
d. Tim seleksi administrasi,
e. Tim pelaksanaan SKD dan SKB, dan
f. Tim pemantauan ujian.
3. Jadwal pelaksanaan seleksi
Jadwal pelaksanaan seleksi pengadaan PNS ditetapkan sebagai berikut:
a. Jadwal pelaksanaan SKD secara nasional ditetapkan oleh panitia seleksi
nasional pengadaan PNS.
b. Jadwal pelaksanaan SKD instansi ditetapkan oleh panitia seleksi instansi
pengadaan PNS yang dikoordinasikan dengan Badan Kepegawaian Negara.
c. Jadwal pelaksanaan SKB ditetapkan oleh panitia seleksi instansi pengadaan
PNS yang dikoordinasikan dengan panitia seleksi nasional pengadaan PNS.
4. Sarana dan prasarana
Ketentuan sarana dan prasarana yang perlu dipersiapkan dalam pengadaan PNS,
yaitu sebagai berikut:
a. Sarana yang diperlukan untuk pelaksanaan ujian harus disesuaikan dengan
kebutuhan.
b. Prasarana yang berupa peraturan, pedoman, petunjuk teknis pelaksanaan
pengadaan PNS disediakan dengan lengkap.
c. Sarana dan prasarana bagi peserta seleksi penyandang disabilitas harus
disesuaikan dengan kebutuhan.
b. Pengumuman lowongan
Dalam tahap pengumuman lowongan pengadaan PNS, terdapat dua unsur yang harus
diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
1. Pengumuman
Panitia seleksi nasional pengadaan PNS mengumumkan lowongan jabatan PNS secara
terbuka kepada masyarakat.
2. Media pengumuman
Pengumuman lowongan jabatan PNS dilakukan menggunakan media yang mudah
diketahui masyarakat luas, yaitu:
a. Media elektronik,
b. Media cetak,
c. Papan pengumuman, dan
d. Bentuk lain yang memungkinkan.
c. Pelamaran
Dalam tahap pelamaran lowongan pengadaan PNS, terdapat tiga unsur yang harus diperhatikan, yaitu sebagai
berikut:
1. Umum
Setiap Warga Negara Indonesia yang memenuhi persyaratan mempunyai kesempatan yang sama untuk
melamar menjadi PNS.
2. Persyaratan
a. Persyaratan untuk dapat melamar menjadi PNS.
b. Usia pelamar,
c. Batas usia,
d. Jabatan tertentu,
e. Setiap pelamar harus memenuhi dan menyampaikan semua persyaratan pelamaran sebagaimana tercantum
dalam pengumuman.
f. Setiap pelamar berhak untuk memperoleh informasi mengenai seleksi PNS dari instansi yang akan dilamar.
g. Penyampaian surat lamaran dan dokumen yang dipersyaratkan diterima paling lambat sepuluh hari kerja
sebelum pelaksanaan seleksi administrasi.
3. Tahapan pelamaran
Tahapan pelamaran pengadaan PNS terdiri atas dua proses dengan ketentuan-
ketentuan di setiap prosesnya, yaitu sebagai berikut:
a. Pendaftaran
Proses pertama dari tahapan pelamaran adalah pendaftaran.
b. Penyampaian dokumen lamaran
Proses kedua dari tahapan pelamaran adalah penyampaian dokumen.
d. Seleksi dan pengumuman hasil seleksi
Setelah tahap pendaftaran, tahap keempat adalah seleksi dan pengumuman
hasil. Berikut ketentuan-ketentuan tahap seleksi pengadaan PNS.
1. Umum,
2. Seleksi Administrasi,
3. Seleksi Kompetensi Dasar,
4. Seleksi Kompetensi Bidang
e. Pengangkatan dan masa percobaan menjadi Calon PNS
Tahapan kelima dari pengadaan PNS adalah pengangkatan dan masa percobaan menjadi Calon PNS. Dalam tahapan pengangkatan dan
masa percobaan tersebut, terdapat beberapa proses, yaitu sebagai berikut:
1. Pengangkatan Calon PNS
Peserta seleksi yang dinyatakan lulus seleksi lalu ditetapkan sebagai Calon PNS oleh PPK setelah mendapat persetujuan teknis dan
penetapan Nomor Induk Pegawai (NIP) dari kepala BKN.
a. Pemanggilan
Proses pertama dari tahapan kelima pengadaan PNS adalah pengangkatan Calon PNS yang dimulai dengan pemanggilan Calon PNS.
b. Persyaratan administrasi
Setiap peserta seleksi yang dinyatakan lulus seleksi, supaya diangkat menjadi Calon PNS, wajib menyerahkan surat lamaran yang telah diisi
dan ditandatangani dengan tinta hitam sesuai format yang telah ditentukan oleh panitia seleksi nasional pengadaan PNS yang ditujukan
kepada PPK.
c. Pemeriksaan kelengkapan
Pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan persyaratan administrasi dilakukan PPK atau pejabat lain yang ditunjuk di bidang kepegawaian.
d. Penyampaian usul penetapan NIP
Penyampaian usul penetapan NIP disampaikan oleh PPK atau pejabat lain.
e. Penetapan NIP
f. Keputusan pengangkatan sebagai Calon PNS
g. Golongan ruang
h. Penugasan/penempatan
i. Gaji Calon PNS
j. Masa kerja
2. Masa percobaan
Ketentuan dari masa percobaan calon PNS, yaitu:
 Calon PNS wajib menjalani masa percobaan selama 1 (satu) tahun,
 Masa percobaan,
 Masa prajabatan,
 Proses pendidikan dan pelatihan,
 Pendidikan dan pelatihan secara integrasi,
 Pendidikan dan pelatihan,
 Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan,
 Bagi Calon PNS yang mengundurkan diri dikenakan sanksi.
3. Pengangkatan menjadi PNS
Tahapan dalam pengangkatan menjadi PNS, yaitu:
 Calon PNS harus memenuhi persyaratan,
 Keputusan pengangkatan PNS ditetapkan secara kolektif,
 Tanggal keputusan PNS merupakan tanggal berlakunya peangangkatan PNS,
 Penetapan pengangkatan PNS terhitung dimulainya pengangkatan PNS,
 Apabila pada saat pengangkatan tanggal libur, maka dihitung pada hari selanjutnya.
4. Pengawasan dan pengendalian
Pengawasan dan pengendalian calon PNS, yaitu :
 Panitia seleksi nasional pengadaan PNS melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan seleksi pengadaan Calon PNS secara
nasional.
 Dalam melaksanakana tugas, panitia seleksi nasional berkoordinasi dengan Aparat Pengawas.
 Panitia seleksi nasional pengadaan PNS menerima informasi atau reaksi/pengaduan resmi masyarakat terhadap pelaksanaan
seleksi penerimaan calon PNS.
5. Pembiayaan
Dalam hal pembiayaan calon PNS, berikut ketentuannya :
 Biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan pengadaan calon PNS instansi pusat dibebankan pada APBN masing-masing
instansi pusat.
 Biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan pengadaan calon PNS instansi daerah dibebankan APBD masing-masing instansi
daerah.
 Pembayaran gaji calon PNS instansi pusat dibebankan pada APBN.
 Pembayaran gaji calon PNS instansi daerah dibebankan pada APBD.
6. Pembuatan dokumen pengadaan pegawai
Dalam proses pengadaan pegawai diperlukan pencatatan dan pendokumentasian kegiatan sehingga menghasilkan dokumen yang
dapat dijadikan alat bukti yang autentik yang sangat penting bagi penyelenggara kegiatan pengadaan pegawai ataupun bagi calon
pegawai.
Soal :
1. Jelaskan pengertian dari pengadaan pegawai ?
2. Sebutkan dan jelaskan proses rekrutmen ?
3. Sebutkan proses seleksi yang berlaku pada setiap
perusahaan ?
4. Jelaskan yang dimaksud dengan jabatan administrasi
dan jabatan fungsional?
5. Sebutkan tugas panitia seleksi nasional pengadaan
PNS?
TERIMA KASIH...

SELAMAT MENGERJAKAN, SEMOGA

BERUNTUNG,,,