Chapter 11 -

SISTEM AKUNTANSI
Sistem Informasi
Akuntansi
PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN

1/7/23 06:06 AM
1
 Gaji vs Upah
1/7/23 06:06 AM
Diskripsi
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan
manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan
fungsi akuntansi.
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi
dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari
pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran
gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga
kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan
harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya
tenaga kerja.

1/7/23 06:06 AM
3
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
Perusahaan selama periode akuntansi tertentu
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode
akuntansi tertentu
Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan
selama periode akuntansi tertentu
Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi
beban perusahaan dan setiap pusat pertanggung-
jawaban selama periode akuntansi.

1/7/23 06:06 AM
4
 1. Dokumen
Dokumen yang Digunakan pendukung gaji
dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan
daftar upah
5. Rekap daftar
gaji dan rekap
daftar upah
6. Surat
pernyataan gaji
dan upah
7. Amplop gaji dan
upah
8. Bukti kas keluar
1/7/23 06:06 AM
Dokumen yang Digunakan
Dokumen pendukung gaji dan upah, dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat –
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan
(SKep pengangkatan, kenaikan pangkat, perubahan
tarif upah, pemindahan, dll ). Tembusannya dikirim ke
fungsi pembuat daftar gaji.
Kartu jam hadir, digunakan oleh fungsi pencatat
waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan,
baik berupa daftar hadir biasa atau berbentuk kartu
hadir yang diisi oleh mesin pencatat waktu.

1/7/23 06:06 AM
6
Dokumen yang Digunakan
Kartu jam kerja, digunakan untuk mencatat waktu
yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik
untuk mengerjakan pesanan tertentu, dan diisi oleh
mandor untuk diserahkan pada fungsi pembuat daftar
gaji dan upah, kemudian dibandingkan dengan kartu
jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya
upah langsung pada produk (dalam produksi masa tak
perlu distribusi biaya upah langsung)
Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi
jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan –potongan

1/7/23 06:06 AM
7
Dokumen yang Digunakan
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini
merupakan ringkasan gaji dan upah per Departemen ,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah, untuk
membebankan upah langsumg pada produk.
Distribusi dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya atas
dasar rekap daftar gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dan upah, dibuat oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan dafatr gaji dan upah atau dibuat tak
bersamaan. Dokumen ini sbg catatan setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima

1/7/23 06:06 AM
8
Dokumen yang Digunakan
Amplop gaji dan upah, halaman muka amplop berisa
informasi mengenai nama, nomer indentifikasi,
jumlah gaji yg diterima dalam bulan tertentu
Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran
uang yang dibuat fungsi akuntansi kpd fungsi
keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji
dan upah

1/7/23 06:06 AM
9
Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya

tenaga kerja ke setiap departemn dlm perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk, Untuk mencatat upah tenaga
keerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya, Untuk mencatat by tenaga kerja tidak langsung
dan by tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dlm
perusahaan ( bukti memorial sbg sumber informasi )
4. Kartu penghasilan karyawan, Untuk mencatat penghasilan
dan berbagai potongannya yang diterima setiap karyawan.
Kartu ini dipakai sbg dasar unt menghitung PPh psl 21
beban karyawan, dan sbg tanda terima gaji yg ditanda
tangani

1/7/23 06:06 AM
10
Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Kepegawaian
2. Fungsi Pencatat Waktu
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Dan Upah
4. Fungsi Akuntansi
5. Fungsi Keuangan.

1/7/23 06:06 AM
11
Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur
Dewan Komis aris

Direktur Utama

Direktur
Direktur Produksi Direktur Keuangan
Pemasaran

Departemen Departemen
Departemen Departemen Departemen Departemen Departemen Departemen Departemen Riset
Personalia & Akuntansi
Produksi Teknik Keuangan Akuntansi Biaya Penjualan Promosi & Pengembangan
Umum Keuangan

Bagian Persiapan Bagian Reparasi Bagian Bagian Biaya Bagian Order Bagian Riset Bagian Audit
Bagian Kasa Bagian Piutang
& Pemeliharaan Kepegawaian Kartu Penjualan Pasar Internal

Bagian Bagian
Bagian Listrik & Bagian Pencatat Bagian Bagian Kartu Bagian
Pengolahan Bagian Utang Bagian Promosi Hubungan
Air Waktu Perpajakan Persediaan Pengiriman
Masyarakat

Bagian Bagian Bagian Aset Bagian Bagian Purna Bagian

Penyelesaian Bagian Umum Bagian Asuransi
Penerimaan Tetap Penagihan Jual Sekretariat

Bagian
Perencanaan & Bagian Gaji dan Bagian
Bagian Gudang Bagian Kredit Bagian Jurnal
Pengawasan Upah Pembelian
Produksi

Bagian B uku Bagian Aset

Bagian Anggaran
Besar Tetap

1/7/23 06:06 AM
12
Fungsi yang Terkait

Fungsi kepegawaian, bertanggung jawab unt mencari ,

menyeleksi calon, memutuskan penempatan, membuat
surat keputusan tarif gaji dan upah, kenaikan pangkat dan
golongan gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu, bertangung jawab
menyelenggarakan catatan kartu hadir bagi semua karyawan
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah, Bertanggung jawab
membuat daftar gaji dan upah yg berisi penghasilan bruto yg
menjadi hak dan berbagai potongan yg menjadi beban
karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.,
kmd diserahkan ke fungsi akuntansi untuk dibuatkan bukti
kas keluar untuk sbg dasar pembayaran gaji dan upah kpod
karyawan.
1/7/23 06:06 AM
13
Fungsi yang Terkait
Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yg timbul yg
berhubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (hutang gaji dan
upah, hutang pajak, utang dana pensiun dll.)
• Bagian Utang:Memegang fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dlm daftar
gaji dan upah,menerbitkan BKK dan memberikan otorisasi kpd fungsi
pembayar gaji dan upah untuk membayar gaji dan upah kpd karyawan sprt
yang tercantum dlm daftar tsb.
• Bagian Kartu Biaya: Memegang fungsi akuntansi biaya yang bertanggung
jawab untuk mencatat dan mendistribusi ke dalam kartu harga pokok produk
dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.
• Bagian jurnal: Bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dlm
jurnal umum.
Fungsi keuangan, bertanggung jawab untuk mengisi cek guna untuk
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke Bank,
dimasukkan ke amplop gaji dan upah setiap karyawan, kmd dibagikan.

1/7/23 06:06 AM
14
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

SISTEM PENGGAJIAN SISTEM PENGUPAHAN

• Prosedur pencatat waktu hadir • Prosedur pencatat waktu hadir

• Prosedur pembuatan daftar • Prosedur pencatatan waktu
gaji kerja
• Prosedur distribusi biaya gaji • Prosedur pembuatan daftar
upah
• Prosedur pembuatan bukti kas
keluar • Prosedur distribusi biaya upah
• Prosedur pembuatan bukti kas
• Prosedur pembayaran gaji
keluar
• Prosedur pembayaran upah

1/7/23 06:06 AM
15
Sistem Penggajian
Prosedur pencatat waktu hadir, bertujuan untuk mencatat
waktu hadir karyawan yg diselenggarakan fungsi pencatat
waktu dg menggunakan daftar hadir pada pintu masuk
kantor yang harus ditanda tangan karyawan setiap hadir
dan pulang, gunanya untuk menentukan gaji dan upah
karyawan
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, dalam
prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat
daftar gaji dan upah yang didasarkan pada surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan,pemberhentian
kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar gaji bulanan
sebelumnya dan daftar hadir.

1/7/23 06:06 AM
16
Sistem Penggajian
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah, dalam prosedur ini
biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang
menikmati manfaat tenaga kerja tersebut, maksudnya untuk
pengendalian biaya dan perhitungan Harga Pokok Produk
Prosedur pembayaran gaji dan upah, prosedur ini
melibatkan fungsi akuntansi yang membuat perintah
pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah, dan fungsi keuangan
menguangkan cek tsb ke Bank dan memasukkan ke amplop
gaji dan upah. Apabila perusahaan mempunyai jml karyawan
banyak maka pembagian amplop dilakukan juru bayar,atau
bisa juga dilakukan dengan membagikan cek kepada
karyawan

1/7/23 06:06 AM
17
Sistem Pengupahan
Dalam Sistem Pengupahan Prosedurnya sama dengan
penggajian hanya saja ditambah Prosedur pencatat
waktu kerja.
Prosedur pencatatan waktu kerja, bertujuan untuk
mencatat waktu kerja yang diperlukan karyawan yg
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi
upah karyawan kepada produk atau pelanggan yang
menikmati jasa karyawan tersebut.

1/7/23 06:06 AM
18
Unsur Pengendalian Intern dan Penjelasannya
Organisasi
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Praktek yang sehat

1/7/23 06:06 AM
19
Unsur Pengendalian Intern dan Penjelasannya
ORGANISASI
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah hrs terpisah
dari fungsi keuangan
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari
fungsi operasi
SISTEM OTORISASI
3. Setiap orang yg namanya tercantum dalam daftar
gaji dan upah, harus memiliki surat keputusan
pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama

1/7/23 06:06 AM
20
Unsur Pengendalian Intern dan Penjelasannya
2. Setiap perubahan daftar gaji dan upah karyawan karena
perubahan pangkat, perubahan tariff gaji dan upah,
tambahan keluarga, harus didasarkan pada Surat Keputusan
direktur Keuangan
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari
pajak penghasilan karyawan, harus didasarkan potongan gaji
dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh Kepala Departemen
karyawan yang bersangkutan.
6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh Fungsi Personalia.
7. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh Fungsi akuntansi.

1/7/23 06:06 AM
21
Unsur Pengendalian Intern dan Penjelasannya
PROSEDUR PENCATATAN
1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan
2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi
Biaya.

1/7/23 06:06 AM
22
Unsur Pengendalian Intern dan Penjelasannya
PRAKTEK YANG SEHAT
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu jang terakhir ini dipakai dasar distribusi biaya
tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jan hadir ke dalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi
kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
akuntansi keuangan.
4. Perhitungan Pajak Penghasilan Karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.

1/7/23 06:06 AM
23
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas
keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar
sebagai berikut:

Gaji dan Upah xx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx

1/7/23 06:06 AM
24
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian
jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal
umum sebagai berikut:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx

Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx

1/7/23 06:06 AM
25
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar
yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, Bagian
Jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek
sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx

Kas xx

1/7/23 06:06 AM
26
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang
dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya
mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu
(kartu biaya).
Kartu biaya ini berisi akun pembantu yang merinci
akun-akun kontrol: Biaya Overhead Pabrik
Sesungguhnya, Beban Administrasi dan Umum, serta
Beban Pemasaran.

1/7/23 06:06 AM
27
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan
Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas
keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar
sebagai berikut:

Gaji dan Upah xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Dalam jurnal tersebut digunakan akun Gaji dan Upah sebagai

clearing account.

1/7/23 06:06 AM
28
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan - lanjutan

Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian

Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal
umum sebagai berikut:

Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xx

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx

1/7/23 06:06 AM
29
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan - lanjutan

Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti Kas Keluar

yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, Bagian
Jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam
register cek sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Kas xx

1/7/23 06:06 AM
30
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan - lanjutan
Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar upah, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke
dalam dua buku pembantu: kartu harga pokok produk dan kartu biaya.
Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat rincian biaya
tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan.
Kartu harga pokok produk merupakan akun pembantu untuk akun
Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu biaya ini berisi akun
pembantu yang merinci akun-akun kontrol: Biaya Overhead Pabrik
Sesungguhnya, Beban Administrasi dan Umum, dan Beban Pemasaran.
Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan fungsi administrasi
dan umum (fungsi akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi
hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat
ke dalam kartu biaya.

1/7/23 06:06 AM
31
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

1/7/23 06:06 AM
32
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK -

1/7/23 06:06 AM
33
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

1/7/23 06:06 AM
34
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

1/7/23 06:06 AM
35
DISTRIBUSI BEBAN GAJI DAN UPAH
Distribusi beban gaji dan upah umumnya dilakukan
dengan metode berikut ini:
1. Metode akun berkolom.
2. Metode summary strip: tiket tunggal.
3. Metode distribusi dengan komputer.

1/7/23 06:06 AM
36
RANGKUMAN
Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan manajer.Sistem akuntansi
pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung: waktu
hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan berada di
perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang
digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk mengerjakan pesanan
tertentu. Untuk mencatat waktu hadir digunakan kartu hadir atau
daftar hadir. Untuk mencatat waktu kerja tenaga kerja langsung
digunakan kartu jam kerja. Dokumen terakhir ini digunakan untuk
mendistribusikan upah langsung kepada pesanan yang
bersangkutan.

1/7/23 06:06 AM
37
RANGKUMAN
Jumlah gaji dan upah yang menjadi hak setiap karyawan untuk jangka
waktu pembayaran gaji dan upah tertentu dihitung dalam daftar gaji
dan upah. Atas dasar daftar gaji dan upah ini, fungsi keuangan
mengeluarkan kas untuk keperluan pembayaran gaji dan upah
karyawan.
Untuk distribusi gaji dan upah karyawan, dibuat dokumen rekapitulasi
gaji dan upah.Atas dasar dokumen ini, beban tenaga kerja
didistribusikan ke dalam akun beban menurut informasi yang
dikehendaki oleh manajemen.
Penghasilan setiap karyawan yang diterima setiap periode pembayaran
gaji dan upah selama setahun dikumpulkan ke dalam kartu penghasilan
karyawan. Catatan penghasilan karyawan yang dicatat dalam catatan
tersebut digunakan untuk perhitungan pajak penghasilan karyawan
yang terutang oleh setiap karyawan dalam tahun pajak tertentu.

1/7/23 06:06 AM
38
Chapter 11
Sistem Akuntasi
Biaya
Pertemuan Berikutnya

1/7/23 06:06 AM
39