STRUKTUR ORGANISASI
Sebuah struktur organisasi mengidentifikasikan tanggung
jawab untuk setiap posisi pekerjaan serta hubungan antar posisiposisi ini. Secara tipikal struktur organisasi bervariasi untuk
berbagai perusahaan.
Struktur organisasi suatu perusahaan dapat digambarkan
dengan bagan organisasi yang merupakan sebuah diagram yang
memperlihatkan interaksi tanggung jawab masing-masing
karyawan.
Struktur organisasi mengidentifikasikan alur perintah
mengidentifikasi jabatan pekerjaan yang harus dipertanggung
jawabkan oleh masing-masing tipe karyawan dan juga
mengidentifikasikan siapa bertanggung jawab atas berbagai
kegiatan, karena para karyawan sering kali berhadapan dengan
persoalan yang memerlukan komunikasi dengan divisi lain. Maka
akan membantu jika mengetahui siapa yang bertanggung jawab
untuk stiap jenis pekerjaan.
Manajemen puncak menentukan jangkauan pengawasan atau
jumlah karyawan yang berada dibawah setiap manajer, jika
struktur organisasi dirancang agar setiap manajer mengawasi
beberapa karyawan maka struktur itu memiliki jangkauan
pengawasan sempit. Sebaliknya apabila dirancang agar
setiapmanajer mengawasi banyak karyawan maka struktur ini
memiliki jagkauan pengawasan yang luas.
Struktur organisasi juga dapat dijelaskan dari ukuran
tingginya, struktur organisasi yang tinggi memperlihatkan bahwa
terdapat banyak lapisan dari dasar struktur organisasi hingga
puncak, sebaliknya struktur organisasi yang pendek atau datar
menunjukan bahwa tidak terdapat banyak lapisan karyawan dari
dasar hingga puncak.
Banyak perusahaan yang menggunakan jangkauan pengawasan
luas cenderung memiliki struktur organisasi yang datar, karena
mereka tidak memerlukan banyak lapisan. Sebaliknya perusahaan
yang menggunakan jangkauan pengawasan sempit cenderung
mempunyai struktur organisasi yang tinggi dan banyak lapisan.
Jangkauan pengawasan luas
Sentralisasi
Beberapa perusahaan berusaha menyerahkan sebagian besar
wewenang kepada para manajer tingkat tinggi, yang disebut
sebagai sentralisasi. Dalam sentralisasi para manajer menengah
dan pengawas bertanggung jawab atas tugas sehari-hari dan
bertanggung jawab kepada manajer puncak akan tetapi tidak
berwenang membuat keputusan.
Desentralisasi
Bahwa wewenag terbagi antar berbagai divisi atau para manajer,
setiap divisi diperbolehkan membuat keputusan sendiri dan
bertindak secara independen
Kecenderungan desentralisasi disebabkan keuntungan potensial,
pelimpahan wewenang dapat meningkatkan moral dari para
karyawan yang mungkin akan lebih semangat jika mereka diberi
tanggung jawab yang lebih besar, selain itu para manajer menjadi
lebih berpengalaman dalam mengambil keputusan. Desentralisasi
memberi kontibusi inovasi dari sejumlah besar perusahaan
teknologi, karena banyak manajer yang menjadi lebih kreatif.
Keuntungan
Struktur organisasi yang terdesentralisasi mampu meningkatkan
kinerja perusahaan karena :
1. menurunkan biaya operasi
2. mempercepat proses pembuatan keputusan
3. memotivasi beberapa karyawan dengan memberikan lebih
banyak tanggung jawab
4. memungkinkan para karyawan terlibat dalam proses produksi
tertentu untuk memberikan masukan mereka
Kerugian
Hal ini mungkin memalsa manajer untuk membuat keputusan besar,
meskipun mereka tidak memiliki pengalaman untuk membuat
keputusan, selain itu manajer menengah dan pengawasan diberi
tanggung jawab yang sangat besar, terdapat kemungkinan mereka
tidak mampu menyelesaikan semua tugas mereka.
Direktur
Kabag Produksi
Penjual
Kabag Pemasaran
Penjual
Kabag Keuangan
Penjual
Keuntungan
a. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
b. Pemimpin dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan
c. Pemimpin dapat lebih cepat dalam memberikan perintah
d. Menghemat biaya
Kerugian
a. Sering terdapat birokrasi yang menghabat perusahaan
b. Tidak adanya spesialisasi memnyebabkan tugas yang berat
bagi para petugas sehingga kurang efisien
c. Kurangnya kerja sama diantara masing-masing bagian
Manajer
Produksi
Manajer
Periklanan
Manajer
Pemasaran
Manajer Penjualan
Umum
Pembantu manajer
penjualan bagian industri
Ket :
Manajer
Finansial
Manajer
Penelitian pasar
Pembantu manajer
penjunjualan bagian konsumsi
Kepala
Cabang
Kepala
Cabang
Kepala
Cabang
Kepala
Cabang
Penjual
Penjual
Penjual
Penjual
hubungan garis
Hubungan staff
Kebaikan
a. Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap
tugas khusus di luar bagiannya
b. Staff dapat membantu mengatasi berbagai persoalan
sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan
efisiensi kerja
c. Staf dapat memdidik para petugas
d. Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran
kekuasaan dengan jelas
Kerugian
a. Kadang - kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi
perintah sehingga dapat menimbulkan konflik
b. Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih
percaya kepada staf dari pada atasannya
c. Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan
tidak memperoleh hasil
3. Organisasi Fungsional
Masing - masing manajer adalah seorang spesialis/ahli dan masingmasing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer
mempunyai kekuasaan penu untuk menjalankan fungsi-fungsi yang
menjadi tanggung jawabnya jadi bentuk ini lebih menekannkan
pada pembagian fungsi.
Direktur
Kabag
Produksi
Kabag
Riset
konsumen
Kabag
Pemasaran
Kabag
Personalia
Kabag
Keuangan
Pekerja
Kebaikan
a. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli
dibidangnya
b. Tugas para manajer menjad lebih ringan dengan adanya
pembagian tugas
Kerugian
a. Membingungkan para pekerja, karena tidak ada kesatuan
dalam pimpinan dan perintah
b. Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
c. Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat
diatasi
d. Kurangnya koordinasi sering menimbulkan konflik
4. Organisasi Komite
Sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang
berbagai kegiatan dalam perusahaan
Syarat-syarat membentuk komite
1. Suasana santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam
membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia menengarkan
pendapat anggota lain
5. Keputusan diambil secara consensus
6. Masing-masinganggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Direktur
Anggota komite
budget
- bagian Produksi
- bagian
pemasaran
- bagian
personalia
Kabag
Produksi
Anggota komite
urusan personalia
- bagian Produksi
- bagian
pemasaran
- bagian
personalia
Kabag
Pemasaran
Kabag
Personalia
Kabag
Keuangan
Kebaikan
a. Merupakan sebuah forumuntuk bertukar pendapat diantara
beberapa anggota
Riset &
Pengembangan
Pengendalian
Kualitas
Uji dan
Jaminan
Administrasi
kontrak
Manajer
Proyek A
Kel Kendali
Kualitas
Jaminan
Kel. Kontrak
Administrasi
Manajer
Proyek B
Kel Kendali
Kualitas
Kel. Kontrak
Administrasi
Manajer
Proyek C
Kel Kendali
Kualitas
Kel. Kontrak
Administrasi
Kebaikan
a. Luwes
b. Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada
masalah-masalah utama yang spasifik untuk persoalan teknis
yang unik
c. Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur
organisasi yang ada
Kerugian
a. Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini
melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
b. Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam
mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal
dari bagian yang berbeda
c. Konflik dapat muncul antar manajer proyek dengan manajer
bagian lain.
10
S D M
2. Memilih Lokasi
Salah satu keputusan penting dalam manajemen produksi
adalah pemilihan lokasi untuk pabrik atau kantor. Lokasi dapat
sangat mempengaruhi biaya produksidan selanjutnya kemampuan
perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain.
Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan lokasi
Beberapa faktor harus dipertibangkan ketika akan menentukan
lokasi yang optimal. Faktor-faktor yang paling relevan adalah
sebagai berikut :
BIAYA RUANG KERJA
Biaya membeli atau menyewa ruang kerja akan sangat bervariasi di
setiap lokasi. Biasanya biaya ruang kerja di pusat bisnis akan lebih
mahal dibandingkan dengan lokasi yang jauh dari pusat bisnis.
BIAYA TENAGA KERJA
Biaya untuk menggaji karyawan bervariasi antar lokasi. UMK untuk
kota besar akan lebih mahal dari pada daerah. Ini juga yang
menyebabkan beberapa pabrik ada di kota-kota kecil.
11
INSENTIF PAJAK
Beberapa pemerintah daerah bersedia menawarkan kredit pajak
untuk menarik perusahaan ke daerah mereka, insentif ini diberikan
untuk menambah lapangan kerja dan memperbaiki kondisi ekonomi
daerah.
SUMBER PERMINTAAN
Jika perusahaan berencana untuk menjual produknya di lokasi
tertentu perusahaan mungkin menetapkan lokasinya di daerah
tersebut. Biaya transportasi dan jasa produk dapat dikurangi
dengan memproduksi dilokasi yang dekat dengan sumber
permintaan.
AKSES TRANSPORTASI
Apabila perusahaan menjual produknya secara luas, maka idealnya
akan memilih lokasi dengan sumber utama transportasinya. Mereka
juga harus mudah dicapai agar dapat menerima bahan baku yang
dikirim
KETERSEDIAAN TENAGA KERJA
Perusahaan yang merencanakan untuk menggunakan tenaga kerja
spesialis harus dapat menarik tenaga kerja yang diperlukan.
12
KARAKTERISTIK LOKASI
Keputusan desain dan tata ruang tergantung pada beberapa
karakteristik lokasi yang dipilih
PROSES PRODUKSI
Desain dan tata ruang juga tergantung pada proses produksi yang
digunakan.
JENIS PRODUKSI
Kebanyakan perusahaan membuat satu barang /jasa di lokasinya.
Perusahaan dengan jenis produk sempit mengkhususkan diri pada
satu produk / sedikit jenis produk. Perusahaan dengan jenis
produk luas menawarkan produk dengan kisaran luas. Perusahaan
demikian harus memiliki desain dan tata ruang yang dapat direvisi
apabila jenis produk diubah
KAPASITAS PRODUKSI YANG DIINGINKAN
Ketika merencanakan desain dan tta ruang, kapasitas produksi
yang diinginkan oleh perusahaan harus diperhatikan.
4. Pengendalian Produksi
Setelah pabrik dan desain lainnya dipilih, perusahaan
selanjutnya dapat melakukan pengendalian produksi ( production
control ), yang diantaranya meliputi :
Pembelian bahan baku
Pengendalian persediaan
Pengaturan rute
Penjadwalan
Pengendalian mutu
13
Karyawan
pabrik
merakit
komponen
Komponen
yang telah
dirakit
dikirim ke
stasiun
kerja
akhir
Komponen
yang telah
dirakit
digunakan
untuk
menyelesa
ikan
produk
akhir
Komponen yang
telah dirakit
digunakan untuk
menyelesaikan
produk akhir
14
Pengendalian Persediaan
15
Pengaturan Rute
Penjadwalan
Scheduling adalah tindakan penentuan periode waktu untuk
masing-masing pekerjaan dalam proses produksi. Jadwal produksi
( production schedule ) adalah rencana penentuan waktu dan
volume pekerjaan-pekerjaan produksi.
Jika sebuah perusahaan tidak mampu memenuhi jadwal
produksinya, maka perusahaan tersebut tidak akan dapat
memenuhi pesanan para pelanggannya secara tepat waktu dan
akibatnya akan kehilangan para pelanggannya.
Dampak teknologi terhadap penjadwalan produksi
Banyak perusahaan menggunakan teknologi untuk meningkatkan
penjadwalan produksinya.
Penjadwalan produksi juga sedang ditingkatkan melalui penggunaan
system berbasis computer yang disebut system perencanaan
sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning - ERP ).
Tujuannya adalah otomatisasi akuntansi, produksi, penerimaan
pesanan, dan proses-proses dasar bisnis lainnya. ERP mencapai
tujuan dengan mencatat setiap transaksi, mulai dari penerimaan
pesanan hingga mengirimkan produk jadi, dan memperbaharui
system secara keseluruhan.
16
Pengendalian Mutu
17
18