ERLANGGA SUDIRMAN

2016.143.01.038

Materi kelompok 2
Lingkungan eksternal
Salah satu faktor penentu berdirinya suatu organisasi adalah adanya faktor eksternal.

Faktor eksternal adalah faktor-faktor dari luar yang mempengaruhi atau dipengaruhi suatu

organisasi. Faktor eksternal terdiri dari dua faktor stratejik, yaitu peluang dan ancaman. Peluang

yaitu faktor yang dapat membantu tercapainya tujuan organisasi, sedangkan ancaman yaitu

sebaliknya.

Scanning lingkungan
Dalam mengidentifikasi peluang tersebut, dibutuhkan scanning lingkungan, atau yang

bisa disebut dengan eksternal audit. Eksternal audit ini meliputi dua kegiatan. Pertama, mencari

data-data yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Kedua, mengevaluasi data-data tersebut

dengan melihat apakah data-data tersebut dapat menciptakan peluang bagi organisasi atau justru

menciptakan ancaman.
Scanning lingkungan meliputi lima lingkungan utama, yaitu lingkungan makro (faktor

sosial, teknologi, ekonomi, politik), lingkungna pemerintahan (struktur pemerintahan,

kecenderungan pembiayaan, kecenderungan teknologi), lingkungan kompetitif (profil

kompetitor, penelitian dan pengembangan, keuangan dan organisasi, kekuatan, kelemahan, serta

strateginya), lingkungan penduduk (kebutuhan tuntutan, keinginan, kemajuan penduduk),

lingkungan internal (struktur organisasi, kekuatan dan kelemahan, keuangan, penelitian dan

pengembangan).
Task environment & societal environment
Lingkungan eksternal memiliki variabel-variabel yang bisa ditemukan dalam task environment

atau dalam societal environment. Task environment adalah elemen-elemen yang dapat

berpengaruh atau dipengaruh langsung terhadap organisasi, sedangkan societal environment

adalah elemen-elemen yang tidak dapat berpengaruh atau dipengaruh langsung terhadap

perusahaan dalam jangka pendek, akan tetapi bisa berpengaruh dalam jangka panjang.
Variabel-variabel yang berpengaruh langsung dalam elemen task environment contohnya

seperti karyawan, klien, konsumen, pemerintah, masyarakat dan lain-lain yang berpengaruh

langsung dalam aktivitas organisasi. Hak-hak karyawan yang harus dipenuhi oleh pimpinan,

kepuasan konsumen yang merupakan salah satu tujuan organisasi, dan peran pemerintah dalam

suatu organisasi merupakan variabel yang penting dan harus dipenuhi dalam suatu organisasi.
Adapun variabel-variabel yang ada dalam societal environment seperti elemen

sosiokultural, ekonomi, teknologi, hukum dan politik, serta elemen ekologi. Faktor sosiokultural

berhubungan dengan pengaturan di bidang nilai-nilai, moral, dan kebiasaan. Faktor teknologi

berhubungan dengan penemuan-penemuan dalam hal yang berhubungan dengan penyelesaian

masalah. Faktor hukum dan politik berhubungan dengan masalah pengalokasian kekuasaan dan

peraturan perundang-undangan, dan elemen ekologi meliputi unsur-unsur fisik bumi, alam, dan

lain-lain.

Quest (quick environmental scanning technique)

Didalam sebuah teknik scanning lingkungan, ada yang namanya Quick Environmental

Scanning Technique atau disingkat QUEST. Quest adalah teknik scanning lingkungan secara

cepat terhadap kondisi lingkungan. Asumsi dasar dari teknik QUEST ialah bahwa tiap anggota

manajemen puncak atau Manajemen Eksekutif Puncak, sudah memiliki suatu pandangan

dinamika lingkungan organisasi yang selalu berubah. Untuk mengumpulkan pandangan-

pandangan tersebut ditempuh empat langkah:

1. Persiapan
 Suatu kelompok eksekutif yang terdiri dari sekitar 15 orang dipilih untuk mengambil

bagian di dalam suatu aktivitas sehari penuh. Salah seorang anggota telah diberikan tugas

untuk menyiapkan buku catatan yang memuat tentang kondisi lingkungan.

2. Divergent Planning Session
Pada langkah ini, seluruh anggota kelompok berada dalam satu ruangan, mendiskusikan

tentang kondisi lingkungan dimulai dengan anggota kelompok memberikan saran. Orang

yang telah ditunjuk sebagai moderator dan konsultan.

3. Scenario Development
Pada langkah ini, moderator menyimpulkan dan merumuskan isu-isu utama, prediksi-

prediksi, serta kemungkinan implikasinya dari hasil diskusi yang telah dilakukan.
4. Identifikasi Pilihan Stratejik
Setelah moderato menyampaikan kesimpulannya, para anggota mempelajarinya dan

mulai mengidentifikasi berbagai peluang dan kendala dan mengidentifikasi kekuatan dan

kelemahan organisasi. Setelah itu, mereka dapat menyusun peringkat pilihan-pilihan

stratejik.
Prediksi
Didalam sebuah organisasi, diperlukan sebuah prediksi untuk mengetahui peluang dan

ancaman yang akan terjadi dikemudian hari. Telah diketahui bahwa lingkungan itu bersifat

fluktuatif atau selalu berubah, dan faktor inilah yang menjadi penyebab sulitnya dalam

memprediksikan sesuatu.
Kondisi fluktuatif ini terbagi menjadi dua, yaitu kondisi tidak pasti dan kondisi yang

penuh resiko. Kondisi yang tidak pasti ini merupakan kondisi dimana suatu organisasi sama

sekali tidak mengetahui informasi kondisi lingkungan yang ada. Sedangkan kondisi yang penuh

resiko yaitu kondisi dimana suatu organisasi hanya mengetahui sedikit informasi mengenai

lingkungan yang ada. Kondisi dimana suatu organisasi berada antara kondisi kepastian dan

kondisi yang sama sekali tidak pasti. Dan kondisi inilah yang banyak dialami suatu organisasi.
a. Jenis-Jenis Prediksi
1. Prediksi Jangka Panjang
2. Prediksi Jangka Menengah
3. Prediksi Jangka Pendek
 b. Kriteria Prediksi
1. Tepat waktu
2. Sesuai dengan rencana
3. Dipilah-pilah
4. Dirinci
5. Memperhitungkan nilai-nilai (baik dan buruknya)
6. Didukung manajemen puncak
7. Mudah dimengerti
c. Metode-Metode Prediksi
Ada beberapa metode prediksi yang ada seperti Individual forecast, Forecasting by

committee/survey, Delphi, Trend curves, Decomposition, Exponential smoothing, Box-

Jenkins (or ARIMA) methods, Bayesian, Single equation regression models, Simulation

system models, Input-output models, Cross-impact analysis. Masing-masing metode

memiliki keuntungan dan kerugian.

Karakteristik analisis lingkungan

Prediksi lingkungan eksternal hendaknya mampu menampilkan hasil analisis yang

bermanfaat bagi proses pengambilan keputusan stratejik. Untuk menghasilkan suatu analisis

yang baik, beberapa karakteristik esensial perlu dipenuhi, antara lain:

a. Integratif
b. Relevan
c. Holistik (menyeluruh)
d. Berkelanjutan

Peluang-peluang
Dalam melakukan scanning lingkungan, ada peluang-peluang yang terjadi pada suatu

organisasi. Akan tetapi, peluang yang bermanfaat pada suatu organisasi, belum tentu bermanfaat

pada organisasi lain. Begitu pula peluang yang ada pada suatu organisasi pada saat tertentu,

belum tentu berlaku pada saat yang lain.

Hambatan dalam mengejar peluang

Dalam mengejar peluang untuk memberikan manfaat suatu organisasi, sering saja ada

hambatan untuk mengejar peluang tersebut. Hambatan-hambatan yang biasa terjadi pada

organisasi antara lain:

 1. Pada tingkat organisasi
Adanya sistem yang kaku pada suatu organisasi. Yaitu kadang para eksekutif tidak

menerima pendapat para bawahannya. Sistemnya hanya dari atas kebawah sehingga tidak

adanya masukan dari bawahan yang mengakibatkan terhambatnya peluang.

2. Pada lingkungan itu sendiri
Tercampurnya suatu organisasi dengan dengan elemen eksternal yang tidak berhubungan

dengan organisasi tersebut. Contohnya masuknya elemen atau unsur politik pada

organisasi yang bukan merupakan organisasi politik.

3. Kendala pada perorangan
Contoh pada hambatan ini yaitu seringnya anggota eksekutif pada suatu organisasi

mengambil prinsip Lebih baik bertindak daripada berpikir. Mereka membiarkan orang

lain yang berpikir. Akibatnya mereka tidak mau mengambil resiko dan kurangnya rasa

percaya diri.

Ancaman-kendala
Dimana ada peluang, akan ada ancaman. Ancaman atau kendala terjadi karena situasi,

kondisi, dan perilaku masyarakat yang terjadi pada suatu lingkungan. Akan tetapi, ancaman

tersebut juga pada saat bersamaan sering memunculkan peluang. Contohnya, bagi rumah sakit,

merupakan sebuah ancaman jika kemungkinan dalam suatu lingkungan semua orang sehat.