MAKALAH PRODUKTIF

TUGAS ORGANISASI DAN MASALAH

POKOK KEARSIPAN

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK : 4
KETUA : DINA BUDIANTI
SEKRETARIS : NUR MILLA HAYATI
ANGGOTA : 1. SALSABILLAH 2
2.PUTRI SUCI HASANA
3.FAHRA ISTIARA
4.AYU SULIA SOPYANA
5.PUTRI KHADIZAH
KELAS : X - AP

SMK AL - FATAH MEDAN

TAHUN AJARAN 2016 / 2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah ini kami beri judul
ORGANISASI DAN MASALAH POKOK KEARSIPAN Penulis menyadari sepenuhnya bahwa
terselesaikannya makalah ini tidak terlepas dari bantuan serta arahan dari berbagai pihak.untuk itu Penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Para penulis buku dan para ahli di bidang konservasi yang sudah menyediakan dan membuat literatur
sehingga membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini.
2. Kepada guru bidang study produktif di perguruan Al Fatah
3. Dan kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhirnya penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari
sempurna.Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran dari semua pihak guna melengkapi dan
memperbaiki kekurangan dari makalah ini.

Medan, 20 Januari 2017

TIM PENULIS

DAFTAR ISI

i
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan ................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi ................................................................................ 3
B. Prinsip-prinsip Organisasi .......................................................................... 3
C. Manajemen Kearsipan ................................................................................ 4
D. Masalah Pokok dalam kearsipan ................................................................ 5
1. Pendapat Beberapa Ahli ......................................................................... 5
E. Cara Pemecahan Masalah ........................................................................... 6
F. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat ................................................. 8
G. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat .................................................. 8
H. Penyelenggaraan penyusutan warkat ......................................................... 8
I. Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan................................................... 8
J. Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan ...................................... 9
K. Penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan ........................ 10
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan .................................................................................................... 11
B. Saran ............................................................................................................. 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 12

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan.Indikator dari hal tersebut kearsipan
memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor lembaga negara maupun swasta. Dalam
proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka
harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah tidak mungkin suatu kantor dapat
dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam tata
baku kearsipan dalam organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian berbagai program dan kegiatan yang setepat-
tepatnya bagi organisasi.Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta, selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Hal tersebut mengindikasikan betapa arsip mempunyai peranan penting
dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan.
Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.Kenyataan yang ada bahwa banyak bidang kearsipan dalam
suatu organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar dan serius dalam jaringan informasi
tersebut.Dengan demikian maka pemerintah memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja
yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.Keseriusan
pemerintah dalam penanganan kearsipan ditunjukkan dengan dikeluarkannya UU tentang kearsipan nasional.
Pada pasal 3 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional, antara lain
dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan
seperti dikemukakan di atas, maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan
baik, perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal, dapat berfungsi dengan
baik, berdaya guna dan tepat guna.Selain itu dasar hukum kearsipan adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun
1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.

1
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
a. Apa tujuan dan manfaat manajemen kearsipan?
b. Apa manfaat prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
c. Bagaimana penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?

C. Tujuan dan Manfaat Penulisan

Tujuan dan manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
a. Untuk mengetahui tujuan dan manfaat prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
b. Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
c. Untuk mengetahui peran dari prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen organisasi

BAB II

2
 PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.Dalam ilmu-ilmu
sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik,
psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational
studies), perilaku organisasi (organizational behaviour ), atau analisa organisasi (organization
analysis). Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana
orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro
mengatakan organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok
orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
(dalamhttp://teori-organisasi-umum-1.blogspot.com/2013/05/definisi-dari-organisasi-menurut-10.html)

B. Prinsip-prinsip Organisasi
Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dalam Fadilah (2013) dijabarkan
beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai
atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi. Tujuan atau sasaran bagi suatu
organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:
a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan
mekanisasi
2. Pembagian Kerja Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian
kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping).
Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job
description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil
3. Delegasi Kekuasaan Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan
yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan.Kekuasaan atau wewenang
mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya
dan memerintah. Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak
lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan
kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya.
Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu
tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.

3
 4. Rentang Kekuasaan (Manajemen) Rentang kekuasaan (span of authority) dalam bahasa Indonesia
dipakai istilah jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan
kontrol dan rentangan kekuasaan. Rentang kekuasaan (span of authority) berarti berapa
jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin sehingga
pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.
Pembatasan minimum atau maksimum bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan,
agar yang mengawasi dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas,
jumlah maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab
ini seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an employer should
receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya yaitu no man can two bosses.
6. Koordinasi Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi, agar tertuju
untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai
keseluruhan. Dengan adanya koordinasi maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau
warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.

C. Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan,
pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan
kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang
efektif dan ekonomis/efisien. Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip
menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis
adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.
(dalamhttp://yohannes suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html).

D. Masalah pokok dalam kearsipan

1. Pendapat-pendapat beberapa ahli:
a) Menurut Drs. Moekijat
Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :
1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

4
 2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan
yang tidak jelas.
3) Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
5) Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun
menghapuskan warkat-warkat.
6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7) Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang
dipinjam atau pengembaliannya.

b) Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :
1) Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh
tumpukan warkat.
3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah
warkat, sehingga tempatnya kurang.
5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.
c) Menurut Drs. The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh
instansi-instansi bertalian dengan hal hal berikut :
1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi
lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga
tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu
kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan
kurangnya bibingan yang teratur.
d) Menurut Drs. Aw. Widjaya
Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :
1) Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang
diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan,
sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

5
 4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti
perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas
kearsipan.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi
pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :
a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan.
b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus
segera disimpan.
c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.
d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.
e. Penyusunan arsip secara serampangan.
f. Petugas arsip kurang terampil.

E. Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana
cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu
dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat
sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana
diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem
penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan

pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu
lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke
ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan

6
 (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api,
serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat
penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.Penyemprotan harus
dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas
arsip.Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan.Kapur
barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu
buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun
membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang
arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam
kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara
membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern,
mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.

F. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

G. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan
hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan.Di
samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-
baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah
tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa
pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor
untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

7
 Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan
rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan
kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

H. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat
dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

I. Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan

Tujuan manajemen kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Manajemen kearsipan
juga memiliki beberapa fungsi, yaitu:
a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
c. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan
terpadu;
d. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.

J. Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan
keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama termasuk juga dalam
organisasi kearsipan.Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada
perusahaan atau organisasi.Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat
membawa kegagalan.Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer.
1. PeranInterpersonal, Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di
sekelilingnya,meliputi ; - Figurehead/Pemimpin Simbol: Sebagai simbol dalam acara-acara
perusahaan. - Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan

8
 /bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul. - Liaison / Penghubung : Menjadi
penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. PeranInformasi adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam
maupun luar organisasi, meliputi ; - Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti,
mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung
maupuntidaklangsung. - Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para
orang-orang dalam organisasi. - Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya
kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri
maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ; - Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat
ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik
dari setiap persoalan yang timbul.
Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber
daya serta besar sumber dayanya.
Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk
kepentingan unit kerja atau perusahaan.

K. Penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan

Penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen lembaga kearsipan, seperti pada organisasi Arsip
Nasional Republik Indonesia.
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli;
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Presiden. Pusat-pusat di lingkungan arsip:
a. Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpanan,
perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsiparsip statis yang telah
diserahkankepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi
dan melayani penelitian ilmih dan umum;
b. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk menyelenggarakan
penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan mema jukan tehnik dan tata
kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis

9
 terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di
bidang kearsipan;
c. Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan
menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan
melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan;
d. Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
e. Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terdiri dari
sebanyakbanyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan
Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman
informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis
kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun
pertanyaan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya
perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-
waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B. Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara
petugas pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan
arsip dapat berjalan lebih baik
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

10
 DAFTAR PUSTAKA

http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html.
http://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efektifitas/.
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html.
Suraja, Yohanes. 2012. Manajemen Kearsipan. Tersedia dalam
http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html.
http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/peranan-manajemen-dalam-organisasi.html.

11