PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

“OPTIMALISASI LAYANAN INFORMASI KEDIKLATAN MELALUI

SISTEM SMS DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BADAN
KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PADANG PARIAMAN”

DISUSUN OLEH

DENNY ZAMINALDI, S.Sos

NDH: 15
SUBID DIKLAT MANAJEMEN PEMERINTAHAN
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
KABUPATEN PADANG PARIAMAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

PUSDIKLAT REGIONAL BUKITTINGI
TAHUN 2015

OPTIMALISASI LAYANAN INFORMASI KEDIKLATAN MELALUI SISTEM SMS

DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
KABUPATEN PADANG PARIAMAN

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 1

 BAB I

1. LATAR BELAKANG ( BURNING PLATFORM )

a. Kondisi Umum Daerah
Pelayanan publik pada hakekatnya berkaitan dengan aspek
kehidupan yang sangat luas dan mendasar. Dalam praktek kehidupan
berbangsa dan bernegara pemerintah dituntut untuk memberikan dan
pemenuhan berbagai layanan yang diperlukan oleh masyarakat.
Sesuai euphoria pelayanan publik dalam tata pemerintahan di
daerah yang dituntut untuk memberikan pelayanan yang lebih berkualitas,
aspiratif, efisien, efektif, bertanggung jawab dan terukur.
Dalam konteks desentralisasi pelayanan publik seharusnya menjadi
lebih responsif terhadap kepentingan publik. Melihat fenomena yang
berkembang saat ini pelayanan publik telah berkembang dari pelayanan
yang bersifat sentralistik ke pelayanan yang berorientasi kepuasan
pelanggan.
Fungsi utama pemerintah salah satunya adalah fungsi pelayanan
yaitu memberikan pelayanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat disemua sektor. Masyarakat tak akan dapat berdiri sendiri
memenuhi kebutuhan tanpa adanya pemerintah yang memberikan
pelayanan.
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Padang Pariaman adalah
salah satu SKPD yang mengatur dan bertanggung jawab terhadap suatu
sistem dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
yang meliputi pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan
untuk melayani dan meningkatkan PNS yang professional sesuai dengan
bidang tugas masing-masing. Saat ini terdapat lebih kurang 8.700 orang
PNS yang bertugas di 27 SKPD dan 17 kecamatan yang tersebar di
Kabupaten Padang Pariaman.
Bidang Diklat memiliki 2 (dua) sub bidang dan salah satunya adalah
sub bidang diklat manajemen pemerintahan. Sebagai salah satu bagian
yang ada di Bidang Diklat Badan Kepegawaian Daerah bertanggung
jawab dalam berkoordinasi dan pelaksanaan Pendidikan bagi PNS di
lingkungan pemerintahan guna tercapainya visi dan misi pemerintahan
Kabupaten Padang Pariaman. Salah satu tanggung jawab yang diemban

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 2

 oleh bidang diklat manajemen pemerintahan adalah bagaimana upaya
untuk dapat memfasiltiasi dan mengembangkan sumber daya manuasia
yang ada.
Dengan demikian tugas bidang diklat manajemen pemerintahan
dirasa cukup besar mengingat begitu banyaknya PNS Kabupaten Padang
Pariaman yang membutuhkan perhatian yang besar untuk dapat
dikembangkan.
Penambahan pendidikan formal dan pelatihan merupakan salah
satu yang menjadi perhatian penting dalam peningkatan sumber daya di
lingkungan pemerintahan Padang Pariaman. Pengurusan prosedur dan
pengiriman bagi PNS yang akan mengikuti pendidikan atau pelatihan
menjadi salah satu tugas pokok yang akan dijalankan.

Untuk melihat keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan tidak terlepas dari seorang sosok PNS yang memiliki
kompetensi dan dapat mengimplementasikan dalam bentuk pelayanan
masyarakat, terukur dari sikap, prilaku, integritas dan kesetiaan pada
Negara sesuai dengan Visi Badan Kepegawaian Daerah yaitu “
Terwujudnya Profesionalisme Aparatur Dan Prima Dalam Pelayanan”, dan
ini terlahir dari seseorang PNS yang telah mengikuti Diklat sesuai bidang
dan jabatan tugas yang emban seperti yang diamanatkan Peraturan
Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang pendidikan dan pelatihan
Pegawai Negeri Sipil.

b. Uraian Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Posisi dan kedudukan Bidang Diklat sebagai salah satu bidang yang
ada di Badan Kepegawaian Daerah dapat dilihat pada bagan sebagai
berikut:

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 3

 KEPALA

SEKRETARIAT
KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL

SUBAG SUBAG SUBAG

Umum Dan Keuangan Perencanaan dan
Kepegawaian Pelaporan

BIDANG BIDANG BIDANG BIDANG

MUTASI DATA DAN PEMBINAAN DIKLAT

PENGEMBANGAN KEPEGAWAIAN KEPEGAWAIAN
KEPEGAWAIAN
PEGAWAI

Sub Bidang Sub Bidang Sub Bidang Sub Bidang

Zx Diklat
Formasi dan Jabatan dan
Disiplin, Prajabatan
Pengadaan Kinerja Kesejahteraan dan dan Jabatan
Perundang-undangan

Sub Bidang Sub Bidang

Sub Bidang Sub Bidang
Kepangkatan Pengolahan Data
Pemberhentian, Diklat
dan Informasi Manajemen
Bimbingan dan
Pemerintahan
Konseling

Adapun tugas pokok dari Bidang Diklat di Badan Kepegawaian

Daerah adalah menyiapkan bahan kebijakan dan perumusan
pelaksanaan berdasarkan urusan program, sedangkan fungsinya adalah
sebagai berikut:

a. Pengkoordinasian kegiatan dan tugas penunjang serta tugas yang

bersifat rutinitas.

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 4

 b. Penganalisaan program yang menjadi kewenangan bidang.
c. Pengaturan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.
d. Pelaksanaan pengawasan kegiatan sesuai perencanaan.
e. Pelaksanaan fasilitasi kelancaran tugas berdasarkan asas
kesinambungan.
f. Pelaksanaan pertanggungjawaban tugas dan pelaporan.
Pada Bidang Diklat Badan Kepegawaian Daerah terdapat 2 (dua)
sub bidang yang terdiri dari:
I. Sub Bidang Jabatan dan Prajabatan yang mempunyai tugas :
1. Mengumpulkan data dan bahan untuk penyusunan kegiatan sub
bidang jabatan dan prajabatan
2. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan
3. Menyusun rencana kegiatan tahunan sub bidang jabatan dan
prajabatan sesuai program dan urusan dengan mempedomani
kebijakan teknis lembaga pemerintah terkait.
4. Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dengan unit kerja
terkait.
5. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan (DPA).
6. Melaksanakan penyimpanan berkas kerja, data dan bahan menurut
ketentuan yang berlaku.
7. Memfasilitasi Diklat PIM berdasarkan pelimpahan wewenang dari
pemerintah provinsi.
8. Mengusulkan dan melaksanakan diklat prajabatan berdasarkan
kebutuhan SKPD.
9. Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan yang telah
ditetapkan.
10. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
11. Melaksanakan tugas yang bersifat rutinitas sesuai dengan
kewenangan.
12. Melaksanakan dan membantu tugas lain yang diberikan pimpinan.

II. Sub Bidang Diklat Manajemen Pemerintahan mempunyai

tugas:
1. Mengumpulkan data dan bahan untuk penyusunan kegiatan Sub
Bidang Perencanaan dan Manajemen pelaksanaan diklat.
2. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan.
3. Menyusun rencana kegiatan tahunan Sub Bidang perencanaan dan
manajemen Diklat sesuai program dan urusan dengan
mempedomani kebijakan teknis lembaga Pemerintah Terkait.
Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 5
 4. Menyiapkan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan.
5. Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dengan unit kerja
terkait.
6. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan (DPA).
7. Melaksanakan penyimpanan berkas kerja, data dan bahan menurut
ketentuan yang berlaku.
8. Menghimpun, mengolah, dan menganalisa data-data Diklat PNS
yang akan mengikuti tugas belajar D3, S1, S2, S3, dan Calon Praja
IPDN sesuai dengan ketentuan dan program yang telah ditentukan.
9. Merekomendasikan izin belajar/tugas belajar berdasarkan
persetujuan Bupati.
10. Menghimpun, mengolah dan menganalisa data-data Diklat PNS
untuk merumuskan kebutuhan Diklat dan menjabarkannya menjadi
program dan kegiatan diklat.
11. Menyusun laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan yang telah
ditetapkan.
12. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
13. Melaksanakan tugas penunjang dan tugas yang bersifat rutinitas
sesuai kewenangan.
14. Melaksanakan dan membantu tugas lain yang diberikan oleh
pimpinan.
15.
c. Area Organisasi Yang Bermasalah

Sub Bidang Diklat Manajemen Pemerintahan sebagai salah satu sub

bidang yang ada di Bidang Diklat Badan Kepegawaian Daerah tidak
terlepas dari tugasnya untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi
PNS yang menjadi sasaran pelayanan, Salah satunya adalah pelayanan
pengurusan izin/ tugas belajar PNS dan menerbitkan Surat Keterangan
(SK) Bupati tentang Izin/ Tugas Belajar sebanyak 600 SK dalam 1 (satu)
tahun. Namun dalam pelaksanaan pekerjaan, selama ini terlihat adanya
beberapa kendala dalam memberikan pelayanan. Adapun kendala
tersebut diantaranya adalah :

1. Belum adanya sistem layanan sms dan teknologi informasi dalam

layanan informasi kediklatan.

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 6

 2. Luasnya jangkauan unit kerja yang tersebar dilingkungan Kabupaten
Padang Pariaman sehingga lambatnya penyebaran informasi,
menyebabkan banyaknya PNS yang terlambat bahkan tidak mengurus
Surat Keputusan Bupati Izin/ Tugas Belajar yang akhirnya
menyebabkan terkendalanya mereka dalam urusan kepegawaiannya.
3. Banyaknya PNS yang tidak mengetahui status surat keputusan bupati
mengenai izin/ tugas belajar sudah terbit ataupun belum bahkan
setelah tamat ada yang baru mengambil SK izin/ tugas belajarnya. Ini
dikarenakan tidak adanya informasi kepada PNS yang bersangkutan.

Berdasarkan analisa permasalahan di atas, dan melihat keadaan riil

saat ini, maka saat ini perlu adanya langkah-langkah perubahan yang
perlu dilakukan. Ada beberapa langkah yang mungkin bisa dilakukan
untuk mengatasi kendala-kendala tersebut diantaranya:
1. Menyiapkan rancangan aplikasi database izin dan tugas belajar.
2. Membuat sms center dalam penyampaian informasi bagi daerah-
daerah yang sulit mendapatkan jaringan internet.
3. Membuat jejaring kerja yang baik dengan sub bagian kepegawaian di
setiap SKPD yang ada di lingkungan Kabupaten Padang Pariaman.
4. Mengoptimalkan sistem teknologi informasi yang memudahkan dalam
penyampaian informasi.
d. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan
Berkenaan dengan adanya masalah yang dihadapi di atas, maka dalam
rencana proyek perubahan ini, masalah yang dipilih adalah masalah
belum adanya sistem layanan sms dan teknologi informasi dalam
layanan informasi kediklatan.

2. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

Berdasarkan masalah yang di pilih di atas, maka gagasan proyek perubahan
yang akan kami ajukan adalah: “Optimalisasi Layanan Informasi Kediklatan
Melalui Sistem SMS Dan Teknologi Informasi Pada BKD Kab. Padang
Pariaman”.

3. TUJUAN PERUBAHAN
a. Tujuan
1) Jangka Pendek

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam jangka pendek adalah

sebagai berikut:

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 7

 1. Terwujudnya aplikasi database izin/ tugas belajar.
2. Pengenalan aplikasi database izin/ tugas belajar ke staf yang ada di
bidang diklat.
3. Ditunjuknya salah satu staf yang menjadi admin dalam penginputan
database izin/ tugas belajar
4. Terwujudnya SMS Center BKD Padang Pariaman
5. Terbentuknya tim (kelompok kerja) internal pembuatan sms center
dan layanan teknologi informasi di bidang diklat BKD Kabupaten
Padang Pariaman.
6. Terlaksananya sosialisasi sms center di internal BKD Kabupaten
Padang Pariaman.
7. Terlaksananya sosialisasi sms center dan teknologi informasi untuk
status izin/ tugas belajar yang sudah atau yang belum terbit

2) Jangka Menengah
1. Terwujudnya SMS Gateway BKD Kabupaten Padang Pariaman
2. Terwujudnya Informasi yang berbasis web untuk informasi
pelayanan diklat/ BKD Kabupaten Padang Pariaman

3.)Jangka Panjang

Terwujudnya optimalisasi pelayanan PNS melalui pengelolaan data

kediklatan berbasis teknologi di BKD Padang Pariaman.
.
b. Output Kunci
1. Aplikasi database izin/ Tugas belajar
2. Staf bidang diklat bisa menjalankan aplikasi database
3. Adanya salah satu staf sebagai admin
4. Adanya sms center
5. SK Tim (kelompok kerja)
6. Laporan Sosialisasi internal BKD terhadap sms center
7. Laporan sosialisasi sms center dan teknologi informasi ke seluruh
Kasubag Kepegawaian SKPD Kabupaten Padang Pariaman

4. MANFAAT PERUBAHAN
Optimalisasi pelayanan PNS melalui pengelolaan data kediklatan berbasis
teknologi di BKD Padang Pariaman.

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 8

 Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam rencana untuk
Optimalisasi Layanan Informasi Kediklatan Melalui Sistem SMS Dan
Teknologi Informasi Pada BKD Kab. Padang Pariaman adalah :
1. Membuatan aplikasi database izin dan tugas belajar
2. Menerbitan Surat Keputusan Kepala BKD Padang Pariaman tentang
layanan informasi dengan menggunakan sistem sms dan teknologi
informasi.

6. PERSTUJUAN ATASAN DAN MENTOR (Form Persetujuan Terlampir)

BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

7. JUDUL
“Optimalisasi Layanan Informasi Kediklatan Melalui Sistem SMS Dan
Teknologi Informasi Pada BKD Kab. Padang Pariaman”

8. DESKRIPSI
Kegiatan proyek ini meliputi pekerjaan : memberikan informasi kediklatan
dengan menggunakan sarana SMS bagi PNS yang sulit mendapatkan

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 9

 jaringan dan bagi yang mudah untuk mengakses internet selain bisa
menggunakan layanan sms juga dapat menggunakan layananan teknologi
informasi.

9. MENTOR

Nama Mentor : Drs. TAFRIL

Jabatan : Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan

Kepegawaian Daerah Padang Pariaman

Telepon/ HP, email : 081363388012

10. PROJECT LEADER

Nama Project Leader : DENNY ZAMINALDI, S.Sos

Jabatan : Kasubid Diklat Manajemen Pemerintahan Badan

Kepegawaian Daerah: Padang Pariaman

Telepon/ HP, email : 081374000252

Email : dennyzaminaldi@gmail.com

11. MILESTONE (TAHAPAN KEGIATAN DAN CAPAIAN JANGKA PENDEK,

MENENGAH, PANJANG)
Area Perubahan : Adanya sistem layanan sms dan teknologi informasi
dalam layanan informasi kediklatan BKD kabupaten
padang pariaman
Proyek Perubahan : Optimalisasi Layanan Informasi Kediklatan Melalui
Sistem SMS Dan Teknologi Informasi Pada BKD
Kab. Padang Pariaman

WAKTU
No MILESTONE OUTPUT PALING
LAMBAT
1 2 3 4

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 10

 TUJUAN JANGKA PENDEK : 1. Terwujudnya aplikasi database izin/ tugas belajar, 2. Pengenalan aplikasi
database izin/ tugas belajar ke staf yang ada di bidang diklat, 3. Ditunjuknya salah satu staf yang menjadi admin
dalam penginputan database izin/ tugas belajar, 4.Terwujudnya SMS Center BKD Padang Pariaman,
I 5.Terbentuknya tim (kelompok kerja) internal pembuatan sms center dan layanan teknologi informasi di bidang
diklat BKD Kabupaten Padang Pariaman, 6.Terlaksananya sosialisasi sms center di internal BKD Kabupaten
Padang Pariaman. 7.Terlaksananya sosialisasi sms center dan teknologi informasi untuk status izin/ tugas belajar
yang sudah atau yang belum terbit.
Memberikan pemahaman kepada pimpinan
Disposisi persetujuan 27 Oktober
1 maksud dan tujuan dari rencana project
telaahan Staf 2015
perubahan.
Menyusun jadwal rapat koordinasi dengan Adanya draf SK TIM
29 Oktober
2 seluruh pejabat struktural di lingkungan Badan Surat Keputusan Kepala
2015
Kepegawaian Daerah BKD
Rapat awal dengan Seluruh tim penyusun, 30 Oktober
menjelaskan tentang rencana serta tujuan proyek
2015
perubahan, serta meminta masukan kepada tim Notulen rapat dan daftar
3 mengenai draf rancangan Surat Keputusan hadir
Kepala BKD Padang Pariaman tentang SMS
Center dan Pemanfaatan Teknologi Informasi
Membangun komitmen TIM terhadap percepatan Adanya SK TIM dalam 3 November
pembuatan aplikasi database izin/tugas belajar, percepatan pembuatan
4 2015
sistem sms dan teknologi informasi. aplikasi, system sms dan
Teknologi informasi
Adanya aplikasi 20 November
Pembuatan aplikasi Database izin/ tugas belajar, database izin/ tugas
5 2015
sistem sms dan Teknologi informasi belajar, sistem sms dan
teknologi informasi
Rapat akhir dengan Seluruh tim penyusun, 23 November
Notulen Rapat dan
6 memperkenalkan SMS Center dan Pemanfaatan
absensi 2015
Teknologi Informasi
Mengundang seluruh Kasubag Kepegawaian 27 November
Surat undangan rapat
7 untuk sosialisasi sistem sms dan teknologi
sosialisasi 2015
informasi
TUJUAN JANGKA MENENGAH :
II 1. Terwujudnya SMS Gateway BKD Kabupaten Padang Pariaman
2. Terwujudnya Informasi yang berbasis web untuk informasi pelayanan diklat.
1. Menyiapkan system sms gateway 2016
Menyiapkan website yang menjadi sub domain
2 2016
dari domain website Kab. Padang Pariaman
TUJUAN JANGKA PANJANG :
III Terwujudnya optimalisasi pengelolaan data kediklatan melalui pemanfaatan teknologi
informasi pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Padang Pariaman
Terwujudnya optimalisasi pelayanan PNS melalui
1 pengelolaan data kediklatan berbasis teknologi di BKD Tahun 2017
Padang Pariaman.
12. TATA KELOLA PROYEK

KEPALA BKD

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 11

 SEKRETARIS BKD

MENTOR/ KABID
DIKLAT

COACH PROJECT LEADER

POKJA POKJA POKJA

BIDANG TEKNOLOGI BIDANG HUKUM BIDANG HUMAS
INFORMASI

NAMA DAN JABATAN SERTA URGENSINYA DALAM TATA KELOLA PROYEK

Tabel 2 : Tata Kelola Proyek
No. NAMA JABATAN URGENSI
1 2 3 4
Pengarah Proyek
1 Drs. IDARUSSALAM Kepala BKD
Perubahan
Sekretaris Pengarah Proyek
2 NAILUS, BA
BKD Perubahan
Dalam kapasitas jabatannya
3 SHOHIBUL AZMI RIVAI, M.Si Widyaiswara
sebagai coach
Dalam kapasitas sebagai
4 Drs. TAFRIL Kabid Diklat Penanggung Jawab dan
mentor
Kasubid Diklat
5 DENNY ZAMINALDI, S.Sos Manajemen Project Leader
Pemerintahan
Kasubid Diklat
Dalam Kapasitas membantu
6 FITRI AGUSTIN AZHAR, S.Sos, M.Si Prajabatan
Proyek Perubahan
dan Jabatan
Dalam kapasitas Bidang
7 RUDY REPENALDI RILIS, SSTP Kabag PDE
Teknologi Informasi
Dalam kapasitas Bidang
8 MURLIS MUHAMMAD, SH, M.Hum Kabag Hukum
Hukum
Dalam Kapasitas Bidang
9 HENDRA ASWARA, SSTP, MM Kabag Humas
Humas
Kasubag Umum Dalam kapasitas membantu
10 IMRA HUSNI, S.Pd, MM & Kepegawaian proyek perubahan
Kasubag Dalam kapasitas membantu
11 RANTI ISKASARI, SE, M.Si Perencanaan proyek perubahan

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 12

 Kasubag Dalam kapasitas membantu
12 HELMI, SE, MM Keuangan proyek perubahan
Kasubid
Dalam kapasitas membantu
13 REVID HIDAYAT, SSTP, MPA Pengolahan
proyek perubahan
Data
Kasubid
Disiplin & Dalam kapasitas membantu
14 ZARMIATI, SAP Perundang- proyek perubahan
Undangan
Anggota Tim Dalam kapasitas membantu
15 RESSY HARYATI, S. Hum proyek perubahan
Anggota Tim Dalam kapasitas membantu
16 ARLIS proyek perubahan
Anggota Tim Dalam kapasitas membantu
17 MUSLIM proyek perubahan
Anggota Tim Dalam kapasitas membantu
18 DIVA PUTRA AZMI proyek perubahan dan
admin
Anggota Tim Dalam kapasitas membantu
19 RATNA SARI ASTUTI proyek perubahan

13. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Tabel 3 :
Identifikasi Stakeholders

STAKEHOLDER JENIS
No. KELOMPOK KET.
POSISI
1 2 3 4 5
1 Kepala BKD Promoters Mendukung
2 Sekretaris BKD Promoters Mendukung
3 Kabid. Pendidikan dan Pelatihan Promoters Mendukung
4 Kasubid Diklat Prajabatan Promoters Mendukung
5 Kabag PDE Promoters Mendukung
6 Kabag Hukum Promoters Mendukung
7 Kabag Humas Promoters Mendukung
8 Kasubag. Umum dan Kepegawaian Promoters Mendukung
9 Kasubag perencanaan Promoters Mendukung
10 Kasubag keuangan Promoters Mendukung
11 Kasubid data Promoters Mendukung
12 Kasubid disiplin dan perundang- Promoters Mendukung
undangan
13 Staf Bidang DIklat Promoters Mendukung
14 Seluruh Kepala SKPD Kabupaten Promoters Mendukung
padang Pariaman
15 Seluruh Kasubag. Umum dan Promoters Mendukung
Kepegawaian SKPD Kabupaten
padang pariaman
16 Seluruh Pegawai Negeri Sipil Promoters Mendukung
Kabupaten padang Pariaman

14. ANGGARAN
Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 13
Pada pelaksanaan proyek perubahan ini anggaran dari APBD Kabupaten padang
Pariaman tidak tersedia, tetapi mempergunakan dana pribadi dan dibantu oleh
jejaring kerja (partisipan).
Tabel 4 :
Kebutuhan Anggaran

No. URAIAN BIAYA SUMBER

(Rp.) DANA
1 2 3 4

BAB III
ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

15. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Tabel 5 :
Pembentukan Tim Efektif
Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 14
 JABATAN
No. NAMA/JABATAN PERAN
DALAM TIM
1 2 3 4

1 Drs. IDARUSSALAM Pembina Mengesahkan dan

menandatangani
2 NAILUS, BA Pengarah Memberi Arahan
Memberikan arahan dan langkah-
3 Drs. TAFRIL Penanggung langkah dalam rangka terwujudnya
Jawab optimalisasi sasaran project
perubahan
4 DENNY ZAMINALDI, S. Project Leader Koordinator semua kegiatan/
pemilik ide
Sos
5 FITRI AGUSTIN AZHAR, Anggota Tim Memberi masukan dan
penyempurnaan output
S.Sos, M.Si
6 RUDY REPENALDI Anggota Tim Memberi masukan dan
penyempurnaan output
RILIS, SSTP
7 MARLIS MUHAMMAD, Anggota Tim Memberi masukan dan
penyempurnaan output
SH, M.Hum
8 HENDRA ASWARA, SSTP, Anggota TIM Memberi masukan dan
penyempurnaan output
MM
6 Anggota Tim Memberi masukan dan
IMRA HUSNI, S.Pd, MM penyempurnaan output
7 RANTI ISKASARI, SE, Anggota Tim Memberi masukan dan
penyempurnaan output
M.Si
9 HELMI, SE, MM Anggota Tim Memberi masukan dan
penyempurnaan output

10 REVID HIDAYAT, SSTP, Anggota Tim Memberi masukan dan

penyempurnaan output
MAP
11 Anggota Tim Memberi masukan dan
ZARMIATI, SAP penyempurnaan output
12 Anggota Tim Memberi masukan dan
RESSY HARYATI, S. Hum penyempurnaan output
13 Anggota Tim Memberi masukan dan
ARLIS penyempurnaan output
14 Anggota Tim Memberi masukan dan
MUSLIM penyempurnaan output
15 Anggota Tim Memberi masukan dan
DIVA PUTRA AZMI penyempurnaan output dan Admin
16 Anggota Tim Memberi masukan dan
RATNA SARI ASTUTI penyempurnaan output

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 15

16. IDENTIFIKASI KENDALA/MASALAH
Tabel 6 :
Identifikasi Potensi Masalah/ Kendala

MASALAH/KENDALA
No. CARA MENGATASINYA
1 2 3
Melibatkan staf dan
1 Belum tahunya cara membuat sistem sms koordinasi dengan
bagian PDE
Mencari sistem yang
2 Belum adanya dana dalam pembuatan sistem sms
open source di internet
Melibatkan seluruh
Kasubag Umum &
3 Penyebaran informasi mengenai sms center
Kepegawaian SKPD dan
Bagian Humas

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 16

17. RENCANA KEGIATAN (TIME SCHEDULE) PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Tabel 7 :
Rencana Kegiatan

WAKTU
OUT PUT PENANGGUNG
No MILESTONE KEGIATAN PALING
KEGIATAN JAWAB
LAMBAT
1 2 3 4 5 6

I TUJUAN JANGKA PENDEK : 1. Terwujudnya aplikasi database izin/ tugas belajar, 2. Pengenalan aplikasi database izin/ tugas belajar ke staf yang ada di
bidang diklat, 3. Ditunjuknya salah satu staf yang menjadi admin dalam penginputan database izin/ tugas belajar, 4.Terwujudnya SMS Center BKD Padang
Pariaman, 5.Terbentuknya tim (kelompok kerja) internal pembuatan sms center dan layanan teknologi informasi di bidang diklat BKD Kabupaten Padang
Pariaman, 6.Terlaksananya sosialisasi sms center di internal BKD Kabupaten Padang Pariaman. 7.Terlaksananya sosialisasi sms center dan teknologi informasi
untuk status izin/ tugas belajar yang sudah atau yang belum terbit.
1. Memberikan deskripsi proyek perubahan Telaah Staf 27 Oktober
Memberikan pemahaman kepada kepada kepala bidang (mentor) dan Kepala persetujuan Project Leader 2015
1 pimpinan maksud dan tujuan dari BKD tentang layanan sms center.
rencana project perubahan. 2. Membuat telaah staf persetujuan proyek
perubahan
2 Menyusun jadwal rapat koordinasi 1. Konsultasi kepada kabid mengenai siapa Adanya draf SK Project Leader 29 Oktober
dengan seluruh pejabat struktural di saja yang akan dilibatkan. TIM Surat 2015
lingkungan Badan Kepegawaian 2. Membuat Draft SK TIM Keputusan Kepala
Daerah 3. Mensosialisasikan rencana dari proyek BKD
perubahan yang akan dibuat
Rapat dengan tim penyusun SK Kepala BKD Notulen rapat dan Project leader 30 Oktober
Rapat awal dengan Seluruh tim penyusun, didalam rapat project leader menjelaskan tentang daftar hadir 2015
menjelaskan tentang rencana serta tujuan project perubahan dan meminta masukan serta
proyek perubahan, serta meminta koreksi dari tim penyusun untuk perbaikan Draf
3 masukan kepada tim mengenai draf SK
rancangan Surat Keputusan Kepala BKD
Padang Pariaman tentang SMS Center
dan Pemanfaatan Teknologi Informasi

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 17

 Membangun komitmen TIM terhadap 1. Membuat SK TIM hasil rapat 1.SK TIM Project Leader 3 November
percepatan pembuatan aplikasi
4 2015
database izin/tugas belajar, sistem
sms dan teknologi informasi.
Adanya aplikasi database izin/ tugas belajar,
1. Aplikasi
Pembuatan aplikasi Database izin/ sistem sms dan teknologi informasi Izin/TugasBelajar
20 November
5 tugas belajar, sistem sms dan 2. SMS Center Project Leader
2015
Teknologi informasi 3.Teknologi
Informasi
1. Mempersiapkan sosialisasi bahan sms 1.Notulen Rapat
Rapat akhir dengan Seluruh tim center dan teknologi informasi
penyusun, memperkenalkan SMS
2.Absensi Rapat 23 November
6 Project Leader
Center dan Pemanfaatan Teknologi 2015
Informasi

1. Membuat Surat undangan rapat 1.Notulen Rapat 23 November

Mengundang seluruh Kasubag Umum
& Kepegawaian SKPD untuk
sosialisasi 2.Daftar hadir
7 2. Tanda tangan surat undangan kepala bkd Project Leader 2015
sosialisasi sistem sms dan teknologi rapat
3. Membagikan surat undangan rapat
informasi
4. Rapat sosialisasi

TUJUAN JANGKA MENENGAH :

II 1. Terwujudnya SMS Gateway BKD Kabupaten Padang Pariaman
2. Terwujudnya Informasi yang berbasis web untuk informasi pelayanan diklat.
Project leader
1 Menyiapkan system sms gateway Tahun 2016

Menyiapkan website yang menjadi Project leader

2 sub domain dari domain website Tahun 2016
Kabupaten Padang Pariaman

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 18

 TUJUAN JANGKA PANJANG :
III Terwujudnya optimalisasi pengelolaan data kediklatan melalui pemanfaatan teknologi informasi pada Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Padang Pariaman

Terwujudnya optimalisasi pelayanan PNS Project leader

melalui pengelolaan data kediklatan Desember
1
berbasis teknologi di BKD Padang 2017
Pariaman.

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 19

 BAB IV
PENUTUP

I. PENUTUP
Demikianlah Proposal Proyek Perubahan ini disusun, untuk menjadi
pedoman pelaksanaan proyek perubahan dalam rangka terwujudnya optimalisasi
pelayanan PNS pada Bidang Diklat Badang Kepegawaian Daerah Kabupaten
Padang Pariaman.

Padang, 2015
Penyusun,

DENNY ZAMINALDI, S.Sos

NDH. 15

Diketahui dan disetujui oleh

Coach,

SHOHIBUL AZMI RIVAI, M.Si

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 20

 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik

Peraturan Pemerintah No. 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan
Jabatan Pegawai Negeri Sipil

Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 20

Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Dan Latihan Kepemimpinan
Tingkat IV Pola Baru

Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Teknis

Proposal Proyek Perubahan Pim IV Denny Zaminaldi, S.Sos Page 21