KOORDINASI

MAKALAH

Disusun untuk memenuhi tugas matakuliah Pengantar

Menejemen dan Kewirausahaan

Oleh

Abdurrohim Jamil I
NIM. 091910301100

FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN TEKNIK SIPIL
UNIVERSITAS JEMBER
2010/2011
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah Swt, atas segala rahmat dan hidayah-Nya
sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah “KOORDINASI”.
Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pengantar
menejemen dan Kewirausahaan.
Penyusunan makalah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh
karena itu, penulis menyampai terima kasih kepada:

1. Drs. Soegeng Rijanto, MM. selaku dosen pengampu mata kuliah Pengantar
Menejemen dan kewirausahaan;
2. rekan sekelas yang telah membantu dan memberi masukan dan semangat;
3. serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Saya sadar bawasannya makalah ini masih belum mencapai

kesempurnaan, oleh karena itu saya juga menerima kritik dan saran dari semua
pihak demi kesempurnaan Makalah ini. Dan besar harapan saya makalah ini dapat
memberikam manfaat bagi pembaca.

Jember, Desember 2010

Penulis
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................... ii
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... iii
BAB I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang .............................................................................
1.2.Rumusan Masalah ........................................................................
1.3.Manfaat dan Tujuan .....................................................................
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Definisi koordinasi ......................................................................
2.2. Pedoman dalam Mengkoordinasi ................................................
2.3. Tipe- tipe Koordinasi ..................................................................
2.4. Kebutuhan Akan Koordinasi .......................................................
2.5. Masalah- masalah Yang diakibatkan Koordinasi ........................
2.6. Syarat- syarat Koordinasi ............................................................
2.7. Teknik- teknik Menegemem Dasar .............................................
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulam .................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kebutuhan akan koordinasi tdak hanya dibutuhkan oleh suatu organisasi

atau perkumpulan yang memiliki sebuah struktur yang struktural. Dalam dirikita
pun sangat membutuhkann sebuah koordinasi yang baik untuk menjalankan setiap
hal yang ingin kita lakuka. Beruntunya kita memeiliki otak yang dapat
mengkorordinasi semua oragan di tubuh kita. Otak dapat dengan mudah karena
otak yang berkuasa dan yang mutlak megambil keputusan.

Tidak seperti halnya kerja koordinasi yang terdapat dalam tubuh kita,
sistim koordinasi yang tedapat dalam sebuah organisasi sangatlah kompleks
karena dalam sebuah organisasi terdapat lebih dari satu individu yang memiliki
tujuan yang berbeda, mulai tujuan yang bersifat kepentingan bersama maupun
tujuan utuk diri masing- masing maka dari itu dibutuhkan suatu kordinasi yang
baik agar organisasi dapat bejalan efektif.

Koordinasi sendiri di definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan

organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Koordinisasi yang efektif dalam organisasi diperlukan karena tanpa adanya
koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi tidak memiliki pegangan mana
yang harus diikiti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Organisasi merupakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti

organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu
perkumpulan olahraga. Atau organisai juga bisa disebut proses pengorganisasian,
sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan
diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Di
dalam sebuah organisasi diperlukan adanya sebuah koordinasi antara manajer dan
bawahannya untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas ada beberapa hal yang akan menjadi rumusan
masanlah yang akan dibahas dalam makalah ini, diantaranya:

1. Devinisi Koordinasi
2. Apa yang menjadi pedoman dalam koordinasi?
3. Tipe- tipe dalam koordinasi
4. Mengapa dibutuhkan Koordinasi?
5. masalah- masalah apa yang timbul oleh koordinasi?
6. Apa syarat untuk melakukan kordinasi
7. Teknik-Teknik Manajemen Dasar

1.3 Manfaat dan Tujuan

Dari pembahasan masalah yang ada pada makalah ini kita dapat
mengambil manfaat, yaitu:
 Dapat mengetahui dan memahami mengenai analaisa Koordinasi
 Dapat mengetahui pedoman dalam koordinasi
 Memberikan cara bagaimana kita untuk menyampaikan perintak dalam
beroganisasi
 Mengetahhui seberapa penting koordinasi dalam organasasi
Dan adapun tujuan utama pembuatan makalah ini ialah:
 Untuk memenuhi tugas mata kuliah pengantar manajemen dan
kewirausahaan
 Agar kita mengetahi Hal- hal yang berkaitan dengan koordinasi
 Agar kita dapat mengetahui kenapa koordinasi sangat diperlukan
 Agar kita bisa mengetahui bagaimana mengkoordinasi dan melaksanakan
suatu koordinasi
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Koordinasi

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan
teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan
pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada
sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi
adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan
pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu
sendiri (Hasibuan, 2007:85).

Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu

proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di
antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan
bersama.

Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi

(coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan
pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional)
suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Menurut
Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan
kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan
bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh
Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal
yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa
koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama
lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan

organisasi yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila

satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan
kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di
mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih
dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),
merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti
terlihat pada diagram berikut ini.

Sehingga koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang

tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-
ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan
bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

2.2 Pedoman dalam Mekoordinasi

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari

tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada
dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-
orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang

saling mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling
menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud

saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling
tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2.3 Tipe- tipe Koordinasi

Menurut Hasibuan (2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:

1. Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang

dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja
yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya.

2. Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau

kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-
kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

Dan terdapat 3 (tiga) sifat kordinasi diantaranya:

1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.

2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator

(manajer) dalam rangka mencapai sasaran.

3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan. Asas

koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut
jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan
 jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini
bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan
langsungnya.

2.4 Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )

dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang
ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.
Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap
karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan
merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh

kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau
perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan
usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan
seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi
dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang

dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang
manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa
semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan
bawahan secara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan

organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196),
yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) bila

satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
 dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan
kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece) di
mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu
sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti
terlihat pada diagram berikut ini.

2.5 Masalah- Masalah yang Timbul Akibat Koordinasi

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-
macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R.
Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari

departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka
sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang
baik.
2. Perbedaan dalam oriantasi waktu. Manajer akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu
pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar,
sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai
dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi
mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda
 untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi
karyawan.

2.6 Syarat- Syarat Koordinasi

untuk mengkoordinasi suatu tingkatan dalam sebuah organisasi kita tidak

bisa serta merta tinggal memerintahkan bawahan untuk mengerjakan yang kita
inginkan. Jika kita sebagai atasan mengkordinasi bawahan dengan dengan sesuka
hati dantidak memperhatikan keadaan hanya akan menjadikan koordinasi yang
kita harapkanakan memberikan kebaikan sebalikan akan memnimbulkan
kekacauan dalam birokrasi organisasi. Agar suatu kordinasi benar- benar
memberikan kontribusi yang baik dalam organisasi harus diperhatikan beberapa
poin berikut:

1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut
bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara

bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai
kemajuan.

3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai,

umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

7. Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan

mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan
tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih
dari teknik-teknik tersebut.

Mekanisme teknik manajemen dasar :

 Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan

tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

 Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani

kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien
untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

 Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah

seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan
bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang
dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan
oraganisasi.

 Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam

satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan
fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
 Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan

organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah.
Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan
seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.

 Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan

informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana
informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

1. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan

efektivitas dan efisiensi kerja.
2. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen
sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
3. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal
dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila
dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
4. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer
produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek
khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang
terus menerus dari seseorang.
5. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui
perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan
implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang
 dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas
tertentu.
6. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan
dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

 Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara

pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan
smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan
kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

 Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-

satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas
diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

 Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-

satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu
tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

BAB III
PENUTUP

2.4 Kesimpulan
 Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun
kelompok apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai.
Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi
yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatu pemrosesan informasi.
Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam
bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan
kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat perlu
diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan informasi
(miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja.

Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu

organisasi menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Handayaningrat, Soewarno (1985). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Managemen. Cetakan Keenam. Jakarta: PT Gunung Agung.
Handoko, T. Hani (2003), Manajemen. Edisi Kedua. Cetakan Kedelapanbelas.
Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Hasibuan, Malayu S.P. (2007), Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi
Revisi. Cetakan Keenam. Jakarta: Bumi Aksara.