BUKTI PENYIMPANAN DAN

PENGENDALIAN ARSIP PERENCANAAN

DAN PENYELENGGARAAN UKM
No Dokumen 800/PKM-OLLOT/SOP/ /2019

No. Revisi
S
O Tgl Terbit
P
Halaman

KABUPATEN
BOLAANG
MONGONDOW
UTARA

1. Pengertian Pengumpulan, penyimpanan, data adalah kegiatan pengumpulan,

penyimpanan dan pencarian data yang dilakukan dipuskesmas baik
secara aktif maupun secara pasif.
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data yang
diperoleh secara aktif maupaun pasif dari puskesmas maupun
masyarakat.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data dan informasi
yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian arsip lebih
mudah ditemukan

2. Tujuan Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan,

penyimpanan arsip.
3. Kebijakan Sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan arsip.
Pelaksanaan dalam pengumpulan, penyimpanan, dan data harus
mengacu pada langkah-langkah dalam SOP

4. Referensi Kesepakatan Bersama

5. Prosedur 1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan

pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem
pengumpulan, penyimpanan arsip.
2. Penanggung jawab program menerima panggilan Kepala Puskesmas.
3. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan
pelaksanan kegiatan program
4. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan,
penyimpanan, dan pencarian kembali data
5. Kepala Puskesmas membentuk Tim untuk pengumpulan,
penyimpanan, dan pencarian kembali data
6. Notulen mencatat hasil pertemuan
7. Kepala Puskesmas menutup pertemuan.
8. Tim yang di tunjuk mencari data secara aktif
9. Tim yang ditunjuka menerima secara pasif data-data yang dibutuhkan
 10. Tim memilah atau menyaring data yang terkumpul
11. Tim merekap data sesuai denga jenisnya
12. Petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya
13. Petugas memberikan kode atau nomor dan dicatat pada map sesuai
dengan jenis datanya.
14. Petugas meletakkan map penyimpanan data pada tempat yang telah
tersedia.
15. Petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan mudah
untuk dicari kembali apabila dibutuhkan
16. Petugas pengelola data mengambil data yang diperlukan
17. Petugas meletakkan kembali data ditempat semula apabila sudah
tidak digunakan lagi.
6. Bagan Alir

Petugas Petugas menyimpan Petugas

Menyimpan seluruh dokumen Mengidentifikasi
Dokumen SOP, KAK, dan Daftar dokumen termasuk
tilik di sekretaris yg
dokumen terkendali
asli dan dokumen
atau kadaluarsa
copy di poli/unit
terkait

Hasil kegiatan
dan Evaluasi
dilaporkan
kepada Kapus

7. Unit 1. Admen
Terkait 2. UKM