1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Teori konvensional mengenai perdagangan antar negara telah
memperlihatkan bahwa perdagangan antar negara yang bebas dapat
meningkatkan kesejahteraan negara-negara yang terlibat didalam kegiatan
tersebut. Setiap negara berlomba-lomba untuk melakukan kegiatan
perdagangan dengan negara lain yang dikenal dengan istilah ekspor impor.
Kegiatan perdagangan ekspor impor semakin berkembang , disebabkan
oleh beberapa faktor yang mana salah satu faktornya adalah suatu negara
tidak bisa memenuhi kebutuhan negaranya sendiri sehingga harus
mengadakan transaksi jual beli dengan negara lain. Selain itu landasan
diadakannya ekspor impor disuatu negara adalah kelangkaan atau ketidak
adanya barang tersebut, misal negara penghasil minyak akan mengekspor
minyak kepada negara bukan penghasil minyak, begitu pula sebaliknya.
Landasan yang diterapkan adalah simbiosis mutualisme atau untuk saling
menguntungkan.

Pada dasarnya konsep perdagangan antar negara tidak jauh berbeda dengan
kegiatan perdagangan nasional, hanya saja perdagangan antar negara
sedikit lebih rumit dan ditambah kendala-kendala yang terjadi seperti
antara penjual dan pembeli berbeda antara ruang dan waktu sehingga
menyebabkan proses pengiriman rumit dan akan memakan waktu yang
tidak singkat, selain itu kendala lain yang dialami seperti perbedaan mata
uang, bahasa, undang-undang atau hukum yang mengatur mengenai
perdagangan yang kemudian harus diikuti oleh eksportir dan importir agar
proses perdagangan antar negara dapat berjalan dengan lancar.

Untuk membantu para eksportir dan importir dalam melaksanakan

kegiatan perdagangannya, mereka dibantu oleh suatu badan usaha Freight

1
 2

forwarder yang memberikan pelayanan dan pengurusan atas seluruh

kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan,
dan penerimaan barang dengan menggunakan multimoda transportasi baik
melalui laut, darat, maupun udara.

Freight forwarding merupakan suatu spesialis perdagangan yang

menyediakan berbagai macam fungsi dan fasilitas yang digunakan untuk
transportasi barang. Bisnis freight forwarding sudah lama diketahui
sebagai kunci perantara dalam transportasi yang digunakan untuk
mengirim barang dari tempat A ke tempat B , begitu pula sebaliknya
melalui darat, laut, dan udara. Freight forwarder adalah agen yang
bertindak atas nama importir, eksportir atau perusahaan atau orang lain
untuk mengatur transportasi yang aman, efisien dan hemat.

Freight forwarder di Indonesia telah ada sejak pertengahan tahun 1970,

walaupun masih berbentuk kelompok-kelompok. Mulai tahun 1977 hingga
1978, beberapa perusahaan freight forwarder nasional secara mandiri
melakukan kegiatan jasa freight forwarding, disamping fungsinya sebagai
agen perusahaan freight forwarding luar negeri. Seiring perkembangan dan
meningkatnya volume perdagangan Indonesia, pada tanggal 25 Juli 1989
terbentuklah INFA (Indonesia Forwarder Association) atau GAVEKSI
(Gabungan Veem dan Ekspedisi Seluruh Indonesia) yang beranggotakan
288 anggota serta diresmikan oleh Menteri Perhubungan dan pada
musyawarah nasional luar biasa 2010 di Denpasar asosiasi ini berubah
nama menjadi ALFI/ILFA (Asosiasi Logistik dan Forwarder Indonesia /
Indonesia Logistics & Forwarders Association). Pada tahun 2011
Departemen Perhubungan mencatat ada 1800 perusahaan freight
forwarding yang tersebar di seluruh Indonesia.
Freight forwarder memiliki peran yang sangat penting didalam kegiatan
ekspor impor yaitu melaksanakan pengurusan dokumen yang disyaratkan
oleh peraturan pemerintah-pemerintah negara ekspor, negara transit, dan
 3

negara impor, melengkapi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan

Letter of Credit /Certificate of Receipt /Bill of Lading /Sea Waybill /Air
Waybill House Bill of Lading /Delivery Order dan dokumen-dokumen
lainnya, menyelesaikan biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari
kegiatan transportasi, penangan bongkar muat dipelabuhan/gudang. Biaya
yang dikeluarkan oleh freight forwarder yang akan dibayar kembali oleh
pemberi order ditambah dengan biaya jasa pelayanan.

Tugas freight forwarder meliputi pemantauan pergerakan peti kemas diatas

kapal selama perjalanan, memberitahukan kedatangan kapal kepada buyer,
pengumpulan muatan gudang, penagihan biaya tambang (ocean freight).

Transportasi pengiriman barang melalui laut banyak diminati oleh

eksportir, karena dinilai transportasi laut lebih efektif dan efisien didalam
mengirimkan barang dengan skala besar, lebar, dan panjang. Pengiriman
barang menggunakan moda transportasi laut / kapal (vessel) dengan
ukuran container tertentu.

Container adalah peti atau kotak yang memenuhi persyaratan teknis sesuai
dengan International Organization for Standardization (ISO) sebagai alat
atau perangkat pengangkutan barang yang bisa digunakan diberbagai
moda, mulai dari moda jalan dengan truk peti kemas, kereta api dan kapal
petikemas laut. Container dengan ukuran yang sudah ditetapkan yang
memiliki ukuran 20’ (kaki) : Twenty Footer, 40’ (kaki) : Forty Footer, dan
perkembangan terakhir 45’, 48’, dan 53’. Lebar 8’, tinggi : standar 8’ 6”.
High Cube : 9’ dan 9’ 6” disebut juga Jumbo Container (kumpulan
makalah PPEI).
 4

Eskpedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) merupakan usah jasa yang

bergerak dalam hal pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut
melalui kapal atau berasal dari kapal. Usaha ini hanya bergerak diwilayah
dalam negeri saja atau bersifat lokal. Sehingga dalam implementasi
aktivitas EMKL bertindak sebagai wakil eksportir yang bertanggung jawab
penuh atas pengiriman barang sampai diatas kapal dan penemuan
dokumen yang diperlukan untuk ekspor.

PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang merupakan salah satu

badan usaha yang bergerak dalam jasa pengiriman ekspor yang sudah
sejak tahun 1998 berada di Semarang. Sedangkan pusat PT. Hecny sendiri
sudah didirikan sejak tahun 1951 yang berpusat di Hongkong. PT. Hecny
Bahari Indonesia cabang Semarang tergabung dalam Hecny Group yang
mana di Indonesia terdapat 4 cabang yang berlokasi di Jakarta, Medan,
Surabaya, dan Semarang. PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
menangani proses pengiriman barang / ekspor dalam jasa beserta dokumen
yang diperlukan, destinasi pengiriman dari PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang diantaranya benua Eropa, Amerika, dan Asia.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka tujuan dari
penulisan ini adalah untuk mengkaji bagaimana peran badan usaha yang
bergerak dalam bidang pelayanan pengiriman dan penerimaan barang dari
dalam dan ke luar negri di PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang,
sehingga dalam penulisan, penulis mengambil judul “ PERANAN
PERUSAHAAN FORWARDING PT.HECNY BAHARI INDONESIA
(HBI) CABANG SEMARANG PADA KEGIATAN EKSPOR”
 5

1.2 IDENTIFIKASI MASALAH

Dengan melihat dari latar belakang maka dapat timbul berbagai masalah
yang dapat diidentifikasi yaitu :
1. Tidak teraturnya pelaksanaan penanganan kegiatan ekspor pada PT.
Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
2. Kurangnnya dokumen yang dikirim oleh pihak eksportir kepada PT.
Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
3. Keterlambatan pengiriman barang yang terjadi pada PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang

1.3 RUANG LINGKUP MASALAH

Pada dasarnya karya tulis ini ditulis berdasarkan pengalaman dan
pengamatan yang diterima penulis selama melaksanakan praktek darat
(PRADA) di PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang, serta
dipadukan dengan materi yang diterima saat perkuliahan, Sehubungan
dengan keterbatasan waktu dan teori-teori, agar penelitian dapat dilakukan
secara efektif dan efisien, untuk itu penulis memberikan batasan masalah
pada:
1. Bagaimana pelaksanaan penanganan kegiatan ekspor pada PT. Hecny
Bahari Indonesia cabang Semarang ?
2. Dokumen apa saja yang diperlukan dalam proses kegiatan ekspor pada
PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang ?
3. Apa saja faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang
pada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang ?

1.4 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN KARYA TULIS

1.4.1 TUJUAN PENULISAN
Kegiatan dilakukan secara sistematis dan terencana serta memiliki
tujuan yang di inginkan. Tujuan merupakan faktor yang sangat
penting dalam sebuah kegiatan. Oleh karena itu dengan adanya
 6

tujuan, maka kegiatan dapat terlaksana dengan jelas dan terarah

sehingga akan memperoleh hasil yang maksimal dalam kegiatan
tersebut. Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis adalah:
1. Guna melengkapi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
program Diploma III pada jurusan Ketatalaksanaan Pelayaran
Niaga dan Kepelabuhan di Politeknik Bumi Akpelni.
2. Agar dapat mengetahui dan menjelaskan alur dokumen ekspor
yang digunakan PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang
Semarang dalam pengurusan dokumen kegiatan ekspor.
3. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan dalam kegiatan
ekspor oleh PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang
Semarang.
4. Guna mengetahui peranan PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI)
cabang Semarang sebagai perusahan forwarding pada kegiatan
ekspor.
5. Mengetahui hambatan yang dihadapi PT. Hecny Bahari
Indonesia (HBI) cabang Semarang dalam pengurusan dokumen
ekspor.

1.4.2 MANFAAT PENULISAN

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang dibahas, maka
manfaat dari penulisan karya tulis ini adalah :
1. Bagi Penulis
a. Untuk memenuhi syarat menyelesaikan progam Diploma III
Bidang Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga di Politeknik Bumi
Akpelni Semarang
b. Menambah pengetahuan dan pengalaman sehingga dapat
bermanfaat dalam dunia kerja yang akan mendatang
c. Sebagai wadah Taruna untuk menuangkan ide serta gagasan yang
telah didapatkan selama menjalani praktek darat ( PRADA )
 7

2. Bagi Pembaca
Agar pembaca mendapatkan informasi serta data, dan sebagai
bahan masukan sumber inspirasi untuk mengevaluasi dalam
menentukan kegiatan supaya tercapailah perubahan yang positif
bagi pembaca.
3. Bagi Akademi
Dalam hal ini Akademi akan mendapatkan gambaran nyata
mengenai penanganan dokumen ekspor impor serta peranan
penting mengenai perusahaan forwarding didalam dunia
perdagangan internasional.
4. Bagi Masyarakat Umum
Sebagai penambah wawasan bagi para pembaca supaya lebih
memahami alur ekspor, dan dokumen-dokumen apa saja yang
diperlukan untuk menunjang kegiatan ekspor.

1.5 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam melakukan penulisan karya tulis ini, digunakan beberapa jenis dan
metode atau cara kerja dalam pengumpulan data. Metode yang digunakan
penulis dalam melaksanakan penulisan adalah :
1. Jenis Data
a. Data Primer
Merupakan data yang diperoleh dan diolah sendiri oleh penulis dengan
cara melakukan penelitian langsung pada objek. Data ini diperoleh
dengan pengamatan yang dilaksanakan selama praktek kerja yang
dilakukan di PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang.
b. Data Sekunder
Merupakan data pendukung yang diperoleh dengan membaca buku-
buku referensi dan juga sumber-sumber lainnya yang berkaitan dengan
peranan freight forwarding, dan prosedur ekspor.
 8

2. Metode Pengumpulan Data

a. Metode Observasi atau Pengamatan
Metode ini dilaksanakan dengan cara melakukan pengamatan secara
langsung terhadap obyek yang dihadapkan. Penulis mempelajari dan
mencari penyesuaian antara data dan keterangan yang diperoleh
dengan kondisi lapangan yang sebenarnya. Dalam hal ini pengamatan
dilakukan pada PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang.
b. Metode interview dan wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan pihak-
pihak terkait yang berhubungan dengan masalah yang diteliti,
diataranya dengan para mentor, karyawan di PT. Hecny Bahari
Indonesia (HBI) cabang Semarang.
c. Metode Studi Pustaka
Merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpukan data
dengan cara membaca buku-buku, jurnal, maupun internet yang
berkaitan dengan persoalan yang akan dibahas dalam suatu penulisan
dan merupakan bahan tambahan yang menyediakan informasi untuk
melengkapi suatu penulisan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan pola umum dalam penulisan karya tulis
untuk memperoleh gambaran dan arah penulisan yang baik dan jelas, dalam
hal ini penulis menguraikan secara singkat dan sistematika dalam 4 (empat)
bab yang terdiri dari :

BAB I : PENDAHULUAN
Bab pertama ini berisi mengenai latar belakang
identifikasi masalah ruang lingkup masalah, tujuan, dan
manfaat penulisan, metode pengumpulan data, dan
sistematika penulisan.
 9

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab kedua ini penulis menguraikan tentang landasan teori
yang berisi mengenai pengertian freight forwarding, peran
dan tanggung jawab freight forwarding, pengertian ekspor,
prosedur ekspor, dokumen-dokumen ekspor, kerangka
berfikir.

BAB III : PEMBAHASAN MASALAH

Bab ketiga ini berisi mengenai pembahasan atau
pemecahan masalah yang telah teridentifikasi didalam bab
I, yang membahas mengenai perananan PT. Hecny Bahari
Indonesia (HBI) cabang Semarang sebagai perusahaan
freight forwarding, dokumen-dokumen ekspor, alur
ekspor, dan hambatan-hambatan yang dihadapi.

BAB IV : PENUTUP
Pada bab terakhir ini penulis memberikan kesimpulan dari
seluruh pembahasan bab III, serta saran-saran yang
penulis berikan yang bersifat membangun.

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
2
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Kajian Teori

2.1.1 Sejarah dan Pengertian Freight Forwarding
Sebenarnya tidak ada definisi khusus yang tepat secara internasional
mengenai pengertian freight forwarder. Di luar negeri namanya berbeda,
tergantung dari owner atau pemilik freight forwarder tersebut dalam
mengembangkan visinya. Ada yang menamakan customs brokerage,
customs house agent, shipping agent, dan forwarder agent
(Susilo,2013:141)

Perusahaan freight forwarding sendiri didirikan supaya dapat mendorong

kegiatan perdagangan internasional, perdagangan internasional sendiri
memiliki devinisi yaitu perdagangan yang dilaksanakan para pedagang
antar negara yang berbeda, mengakibatkan timbulnya valuta asing yang
mempengaruhi neraca perdagangan negara yang bersangkutan, menurut
Simorangkir, O.P. dalam Kamus Ekspor Impor. (Sutedi,2014:9)

Namun bila ditilik secara artikulasi, freight forwarding bisa dikatakan

sebagai perusahaan jasa pengurusan dokumen dan transportasi yang
mengatasnamakan shipper/consignee dan melaksanakan kegiatan rutin
seperti stuffing/unstuffing cargo, penympanan/pergudangan, mengatur
local transport, melaksanakan pembayaran ocean freight. Peran utamanya
adalah sebagai mediator “shipper dan consignee” dengan pihak “shipping
line atau airliner”. Freight forwarding juga merupakan badan usaha yang
ditunjuk untuk mewakili kepentingan pemilik barang untuk mengurus
semua kegiatan yang digunakan untuk terlaksananya pengiriman dan
penerimaan barang melalui moda transportas laut, darat, dan udara yang
dapat mencangkup kegiatan: Penerimaan, penyimpanan, sortasi,
pengepakan, penandaan, pengukuran, penimbangan, pengurusan

10
 11

penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya

angkutan, klaim, asuransi atas pengiriman barang serta penyelesaian
tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang-
barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak
menerimanya.

Freight forwarding pada mulanya berorientasi pada konsumen, dimana

pelayanan merupakan produk produsen. Jasa angkutan merupakan
perencanaan transport logistik untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Pengelola jasa adalah pengusaha transportasi tanpa logistik yang
berhubungan dengan kegiatan yang dibutuhkan untuk menciptakan produk
dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen termasuk tempat dan
keadaan yang diperlukan. Pekerjaan yang termasuk kedalam freight
forwarding tersebut adalah transportasi, manajemen, mencari order,
prosedur, gudang, penangan barang, pengepakan dan penjadwalan produk.
Hal ini merupakan kunci bagi perusahaan jasa angkutan dalam menjual
jasa dengan menawarkan gudang (logistik) dan perencanaan yang baik
dalam pengiriman barang ekspor.

2.1.2 Ruang Lingkup Freight Forwarding

Meskipun shipper atau consignee bisa melakukan sendiri proses
pengurusan dokumen pengapalannya, tetapi pada umumnya hal
tersebut sering dilakukan oleh freight forwarder yang bertindak
atas namanya untuk memproses shipment cargo-nya melalui
tahapan yang berbeda. Untuk itu, ruang lingkup freight forwarder
dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu (Susilo,2013:142) :
1. Atas Nama Shipper atau Eksportir
Sesuai dengan shipping instruction yang diterimanya, freight
forwarder akan melakukan kegiatan berikut ini:
a) Memilih rute (trade lane), moda angkutan dan liner yang
tepat.
 12

b) Mempelajari term and conditions dari L/C (letter of credit)

jika shipper memakai L/C (letter of credit) dan juga regulasi
dari pemerintah, baik dinegara shipper maupun negara
penerima cargo.
c) Mengemas cargo kecuali sudah di-packing sebelumnya
oleh shipper sesuai dengan syarat dan kondisi maupun rute
tujuan cargo.
d) Mengatur perundangan untuk cargo sebelum stuffing jika
perlu.
e) Memberikan advise kepada shipper tentang pentingnya
asuransi kerugian (syarat dan ketentuan berlaku), dan
mengurusnya jika diminta.
f) Memesan ruang kapal (booking space)
g) Menerima cargo dan menerbitkan dokumen yang diminta
oleh shipper, seperti forwarder’s certificate of transport,
dll.
h) Mengangkut muatan/cargonya ke CY, mengurus customs
clearance, memproses kelengkapan dokumen dan
menyerahkan ke liner.
i) Membayar biaya-biaya yang muncul termasuk ocean
freight.
j) Mengurus B/L yang ditandatangani oleh pihak liner dan
menyerahkannya kepada shipper.
k) Memonitor cargo sampai tiba ditujuan dengan
menghubungi liner dan/ atau agent dinegara consignee.

2. Atas Nama Consignee

Sesuai dengan job yang diberikan oleh consignee maka
forwarder akan melakukan kegiatan sebagai berikut:
 13

a) Menerima dan memeriksa semua dokumen, seperti packing

list dan invoice yang memiliki hubungan dengan gerakan
cargo.
b) Memonitor perjalanan cargo atas nama consignee, jika
freight dikontrol olehnya.
c) Menerima penyerahan cargo dari liner, dan jika diperlukan
membayar ocean freight sekaligus.
d) Mengatur proses customs clearance dan membayar bea
masuk jika perlu.
e) Menyerahkan cargo kepada consignee.

3. Status Hukum Freight Forwarder

Tidak adanya peraturan internasional yang mengatur tentang
keberadaan freight forwarder, mengakibatkan masing-masing
negara menerapkan peraturan yang berbeda-beda. Secara umum,
peraturan hukum begara itu didasarkan atas konsep keagenan.

Freight forwarder merupakan agent dari principalnya,

shipper/consignee. Dalam tugasnya, patuh kepada principalnya,
mematuhi intruksi-intruksi yang beralasan dan mampu
melaksanakan transaksinya. Jika bertindak sebagai agent maka
tanggung jawabnya terbatas hanya sebagai agent saja, tidak
lebih. Namun akan sama jika bertindak sebagai principal dan
melakukan kontrak yang menyangkut tanggung ajwab atas
namanya, dan sebab itu mereka akan bertanggung jawab
terhadap semua pelaksanaan pekerjaan moda transportasi
termasuk periode waktu cargo berada di dalam pengawasan
linier dan semua penanggung jawab multimoda lainnya yang
digunakan.
 14

4. Freight Forwarder Sebagai Agent

Jika freight forwarder bertindak sebagai agent maka dia akan
bertanggung jawab terhadap kesalahan-kesalahan yang
dilakukan oleh karyawannya. Kesalahan-kesalahan itu bisa
berupa :
a) Penyerahan cargo yang tidak sesuai dengan instruksi
b) Mengangkut cargo ke tujuan akhir yang salah
c) Tidak mengasuransikan cargo sesuai dengan instruksi
d) Melakukan re-ekspor tanpa dilengkapi dengan persyaratan
yang diperlukan, misalnya penarikan uang jaminan.
e) Selain itu, freight forwarder bisa juga ditunut oleh pihak
ketiga (3rd party) apabila terjadi kerugian, kehilangan, atau
kecelakaan orang selama pelaksanaan moda angkutan.

5. Freight Forwarder Sebagai Principal

Jika freight forwarder melaksanakan kegiatan consolidation dan
MTO (multimoda transport operator), dia merupakan
independent contractor yang menerima tanggung jawab atas
namanya sendiri dan bertanggung jawab tidak hanya terhadap
kesalahan atau kelalaiannya saja, tetapi juga kesalahan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan
kontraknya. Dalam praktiknya bisa dikatakan bahwa freight
forwarder melakukan negosiasi dengan customer mengenai
biaya pelaksanaan moda angkutan, dan bukan sekedar hanya
menerima komisi saja.

2.1.3 Memilih Layanan Carrier yang Tepat

Ada beberapa hal penting yang perlu diketahui oleh freight
forwarder agar mampu memberikan penjelasan atau servis kepada
customer yang berkaitan dengan pengangkutan cargo.
 15

1. Peta Transportasi Rute Perdagangan Internasional

Freight forwarder harus mengetahui dengan baik tentang lalu
lintas/rute perdagangan internasional dari dan ke beberapa
negara yang berbeda, seperti :
a. Lokasi pelabuhan dinegara tujuan ekspor/impor.
b. Rute lalulintas utama.
c. Pelabuhan transit (transshipment points)
d. Daerah pedalaman yang dipakai untuk transportasi darat
(inland transport)

2. Pergerakan Kargo dalam Perdagangan Internasional Freight

forwarder harus mempunyai gambaran menyeluruh tentang
bentuk perdagangan internasional dan gejala
perubahannya.Sebagai contoh, dulu negara-negara indstri seperti
dari Eropa, USA, Canada dan Jepang melakukan impor bahan
baku dari negara-negara berkembang dan diekspor kembali
setelah diolah menjadi barang jadi ke negara-negara berkembang
tersebut. Meskipun demikian, tren ini secara bertahap berubah
dalam tahun-tahun belakangan ini, seperti yang terjadi di negara-
negara dikawasan ASEAN berusaha muncul menjadi negara
industri untuk bersaing dengan negara-negara industri lainnya
yang telah ada sebelumnya dibidang ekspor.

2.1.4 Ketersediaan Berbagai Jenis Layanan dari Liner

Jenis-jenis Layanan
Perusahan pelayaran dengan rute perdagangan internasional biasanya
menawarkan tiga macam jenis layanan sebagai berikut:
1. Conference Lines
Shipping conference adalah perjanjian yang dibuat oleh
beberapa perusahaan pelayaran yang melayani rute tertentu
 16

untuk melakukan schedule service dengan ketentuan

memberlakukan tarif umum/sama dan pelabuhan singgah yang
tetap.
Tujuannya adalah menghindari persaingan diantara anggota-
anggota dalam tarif serta mencoba memberikan layanan rute
bagi anggota melalui kesetiaan (loyalty) dari para shipper
dengan memperoleh rebate/discount rate. Ada dua jenis dari
shipping conference seperti berikut :
a. Closed Conference , artinya suatu perusahaan pelayaran bisa
diterima sebagai anggota jika telah disetujui oleh semua
anggota sebelumnya. Pada umumnya didasarkan atas
kekuatan finansial dari perusahaan pemohon.
b. Open Conference , perjanjian ini biasanya diadakan untuk
rute-rute tertentu, terutama untuk perdagangan dari North
America, karena adanya US Anti Trust Law yang menyatakan
bahwa setiap rute atau kelompok perusahaan pelayaran yang
mencari anggota harus mengajukan data mengenai tonage
kapalnya dan bonafiditas perusahaannya serta rencana
pelayarannya (service plan).
Keuntungan yang utama dari adanya sistem shipping
conference ini adalah freight rate yang stabil dan regular
service. Meski demikian sistem ini masih memiliki
kekurangan seperti beberapa hal berikut :
a. Freight rate pada umumnya tinggi
Freight rate terjadi bukan tergantung dari adanya
permintaan dan kebutuhan, tetapi biasanya melihat
perkembangan perekonomian global, misalnya dengan
adanya kenaikan harga minyak mentah dunia, maka
dipastikan freight rate naik.
Peraturan dan prosedur tidak fleksibel dan tidak
tergantung pada shipper. Permintaan penurunan freight
 17

rate biasanya melalui prosedur birokrasi yang berbelit-

belit.
2. Non Conference Lines
Dengan adanya kemajuan teknologi dan perkembangan
perekonomian dunia maka semakin luas juga perdagangan
internasional yang terjadi belakangan ini, dengan konsekuensi
maka rute-rute perdagangan internasional pun semakin panjang
dan lama. Hal ini mengakibatkan sistem conference lines
mendapat tantangan dari sistem non conference lines yang mana
disebabkan oleh faktor perkembangan containerized, dan juga
karena munculnya perusahaan-perusahaan kapal yang bebas
berkompetisi termasuk konsorsium beberapa perusahaan
container. Efek yang terjadi adalah beberapa rute memaksa
conference lines mengikuti non conference lines mengenai rates
dan syarat-syarat layanannya.
3. Non Vessel Operating Common Carrier (NVOCC/NVO)
Adalah freight forwarder yang bertindak seolah-olah sebagai
carrier/liner yang mempunyai sailing schedule yang tetap.
NVOCC ini tidak memiliki atau mengoperasikan kapal (vessel)
seperti halnya shipping line. Meskipun NVOCC merupakan
carrier dan mempunyai hubungan dengan actual shipper tetapi
juga berperan sebagai shipper dihadapan shipping line, yang
juga berperan sebagai principal yang fungsinya meliputi hal-hal
berikut :
a) Bertanggung jawab dalam pelaksanaan transportasi laut.
b) Memanfaatkan layanan dari ocean carriers, tidak hanya dari
confence lines tapi juga dari non conference lines.
c) Menawarkan layanan yang bermanfaat dengan melakukan
groupage/consolidation service, terutama kepada shipper
yang tidak mempunyai kemampuan untuk menawar.
 18

d) Memperluas lingkup kegiatannya dengan melaksanakan

door-to-door service.

2.1.5 Penggabungan Kargo Atau Consolidation

Consolidation atau groupage adalah penggabungan beberapa kargo
milik dari beberapa shipper atau LCL (less container load) untuk
dijadikan dalam satu peti kemas FCL (full container load) yang
ditujukan ke beberapa consignee diluar negeri, dengan terlebih dulu
mengirim satu peti kemas sebagai shipment kepelabuhan transit
tempat agent consolidation. Selanjutnya, akan dibagi lagi ke dalam
beberapa peti kemas dengan tujuan akhir ke masing-masing
consignee.

Freight forwarder yang bertindak sebagai consolidator akan

menyerahkan satu FCL yang berisi beberapa kargo LCL tadi kepada
liner, dengan menerbitkan beberapa HBL sesuai dengan banyaknya
cargo shipper yang ada, dan hanya membayar satu freight rate FCL
kepada liner tersebut.

Sebagai consolidator, freight forwarder melaksanakan pekerjaan

consolidation atas namanya sendiri. Terhadap masing-masing actual
shipper dan actual consignee, consolidator merupakan carrier,
sedangkan terhadap liner, freight forwarder merupakan
shipper/consignee.Bisa dikatakan bahwa actual shipper dan actual
consignee tidak berhubungan langsung dengan liner, tetapi freight
forwarder sebagai consolidator yang melaksanakan booking space
kepada liner dan menjualnya kepada masing-masing actual
shipper/consignee.
 19

Gambar 2.1
SKEMA CONSOLIDATION

SHIPPER A SHIPPER A SHIPPER A

POD to RTM POD to BER POD to GDK

GUDANG KONSULIDASI (CFS) MELAKSANAKAN STUFFING MUATAN

MENGGUNAKAN PENGANGKUTAN FULL CONTAINER LOAD (FCL)

MENUJU SINGAPORE

AGEN KONSOLIDASI DI SINGAPORE

1x FCL 1x FCL 1x FCL

POD to RTM POD to BER POD to GDK

Sumber : Data yang diolah

Manfaat Consolidation Bagi Freight Forwarder

Freight forwarder akan memperoleh keuntungan berupa margin
keuntungan yang sangat besar jika dibandingkan hanya menjual FCL
service. Hal ini karena freight forwarder akan menerima selisih
antara jumlah freight rate yang dikenakan kepada masing-masing
shipper dan diskon freight dibayarkan kepada liner.

2.1.6 Peran Freight Forwarder dalam Dokumentasi

Dokumen-dokumen dalam perdagangan internasional merupakan
aspek penting yang harus diperhatikan. Tanpa adanya dokumen
 20

tersebut seorang eksportir tidak akan memperoleh pembayaran dan

bank yang akan menegosiasikan L/C (letter of credit). Dokumen
tersebut amatlah penting bagi semua pihak yang terlibat didalam
pembukaan L/C (Letter Of Credit), seperti eksportir, importir, dan
bank. Letter Of Credit secara khusus harus menyatakan dokumen-
dokumen yang disyaratkan. Dokumen-dokumen tersebut berupa
( Sutedi Adrian,2015:27):
a. Dokumen Penting
Yang dimaksud dengan dokumen penting adalah dokumen yang
dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan
Internasional yang berfungsi sebagai alat pembuktian realisasi
suatu transaksi.
Yang termasuk dalam dokumen penting yaitu :
1) Dokumen-dokumen pengangkutan :
a) Bill Of Lading (B/L)
Merupakan tanda terima barang yang telah dimuat didalam
kapal laut, merupakan documents of title artinya sebagai
dokumen bukti atas pemilikan barang. Disamping itu
merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan
barang-barang melalui laut.
Pihak-pihak yang tercantum didalam Bill of Lading (B/L)
adalah :
1. Shipper yaitu pemilik kapal yang dalam banyak hal
merupakan pengirim L/C.
2. Consignee, merupakan pihak penerima barang.
3. Carrier, adalah perusahaan pelayaran yang berhubungan
dengan perusahaan tersebut.
4. Notify Party, dalam hal ini ditetapkan siapa saja yang
terdapat dalam L/C.
 21

Bill of lading (B/L) mempunyai 3 fungsi, yaitu :

a. Tanda penerima (kuitansi) barang-barang yang diterima
oleh pengangkut (carrier) dan pengirim barang
(shipper) ke suatu tempat tujuan dan selanjutnya
barang-barang tersebut diserahkan kepada pihak
penerima (consignee).
b. Sebagai bukti kepemilikan atas barang. Bill of lading
menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang. Tanpa
adanya bill of lading, seseorang atau orang lain yang
ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang
disebutkannya di dalam B/L dari perusahaan pelayaran.
c. Sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan dan
penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut
dan pengiriman.

b) Airway Bill
Merupakan tanda penerimaan barang yang dikirim melalui
udara untuk barang dan alamat tertentu. Perlu diperhatikan,
airway bill ini bukan merupakan dokumen kepemilkan
seperti bill of lading pada umumnya, sehingga airway bill
ini ditunjukkan kepada penerima tertentu atau bank
koresponden yang telah disepakati.

c) Railway Consignment Note

Hanya terdapat pada pengangkutan barang-barang dengan
kereta api. Dikenal juga dengan istilah “Surat Angkutan
Kereta Api”. Pada dokumen ini dicantumkan nama stasiun
pemberangkatan, kota tujuan, nama, dan alamat eksportir.
Dokumen ini harus dicap dengan nama stasiun kereta api
yang bersangkutan. Setelah barang-barang tersebut sampai
ditempat tujuan, barang-barang itu akan diserahkan keada
 22

penerima (consignee) atas permohonan dari yang

bersangkutan dan dibuktikan oleh pejabat-pejabat
perusahaan kereta api ditempat tujuan.

d) Invoice (faktur)
Adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan, sebab
didalam invoice ini terdapat data-data yang menerangkan
mengenai berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah
penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea
masuk.
Invoice dikeluarkan oleh eksportir untuk importir, yang
berisi tentang :
a) Jumlah barang (quantity)
b) Perhitungan pembayaran (payment breakdown)
c) Harga satuan (unit price)
d) Harga total (total price)
Invoice (faktur) terdiri dari beberapa bentuk, yaitu :
1. Performa Invoice
Merupakan tawaran kepada pembeli untuk menempatkan
pesanan pastinya, biasanya berisi syarat-syarat jual beli
dan harga barang sehingga setelah adanya persetujuan
dari pembeli, akan ada kontrak yang pasti sesuai dengan
ketentuan dalam performa invoice.
Performa invoice biasa digunakan untuk :
a. Pembayaran atas harga barang dilakukan sebelum
pengapalan.
b. Barang-barang diekspor sebelum adanya kontrak
perdagangan yang pasti. Jadi performa invoice ini
memberikan keterangan penempatan barang-barang
tersebut.
 23

c. Digunakan sebagai data penumpang dan sarana

pendukung dalam suatu tender.
2. Commercial invoice
Merupakan dokumen yang berisikan mengenai nota
perincian tentang jenis barang, harga barang, dan
keterangan-keterangan mencangkup barang tersebut.
Commercial invoice dibuat oleh penjual (eksportir) yang
ditujukan kepada pembeli (importir) sesuai yang
tercantum dalam L/C.

Didalam commercial invoice dapat terjadi peeincian

harga barang-barang yang tercantum bukan merupakan
harga yang ditawarkan. Hal ini memungkinkan jika
tejadi kesepakatan antara eksportir yang akan membayar
ongkos tambahan pengapalan dan eksportir akan
menagih kepada importir sebesar jumlah yang
sebenarnya.

3. Consular invoice
Merupakan invoice yang diterbitkan oleh instansi-
instansi resmi, yaitu kedutaan dan konsultan. Perlunya
consular invoice antara lain untuk memeriksa harga jual
barang dibandingkan dengan harga pasar.

e) Dokumen Asuransi
Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian,
penanggungan mengikat diri terhadap tertanggung dengan
memperoleh premi, untuk memberikan kepadanya ganti
rugi karena suatu kehilangan, kerusakan, atau tidak
mendapat keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan
dapat diderita karena suatu peristiwa yang tidak pasti.
 24

Dokumen asuransi terdiri atas beberapa bentuk, yakni :

1. Insurance policy
Merupakan bukti kontrak asuransi barang yang akan
diangkut dengan kapal atas nama tertanggung
membayar premi.
2. Insurance certificate
Merupakan surat keterangan yang isinya menerangkan
mengenai barang-barang tertentu yang diangkut telah
melakukan penutupan transaksi.
3. Cover Note
Merupakan dokumen penutupan asuransi yang bersifat
sementara (sampai waktu tertentu) sampai polis resmi
diterbitkan. Hal ini terjadi karena informasi belum
lengkap atau survey sedang dilakukan atau tertanggung
membutuhkan dokumen yang menunjukkan bukti
tentang penutupan asuransi

f) Dokumen Tambahan
Dokumen tambahan merupakan dokumen yang dikeluarkan
untuk memperkuat dan menunjang keterangan yang
terdapat dalam dokumen penting. Dokumen tambahan
meliputi :
1. Packing List
Merupakan daftar pengepakan yang berisi daftar rincian
barang-barang yang dipakai, mengenai jenis dan jumlah
satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau
total keseluruhannya, sama dengan yang terdapat dalam
invoice.
2. Certificate of Origin
Merupakan surat pernyataan yang dikeluarkan oleh
instansi yang berwenang dan ditandatangani untuk
 25

membuktikan/menerangkan negara asal suatu barang.

Instansi yang berwenang adalah depaertemen
perdagangan, kantor dagang, dan bea cukai.
3. Ceritificate of inspection
Merupakan surat keterangan tentang keadaan barang
seperti mutu, jenis, harga barang, yang dikeluarkan atas
permintaan eksportir atau instansi lain yang
membutuhkan. Certificate of inspection sangat penting
untuk menilai secara menyeluruh suatu barang dalam
suatu transaksi. Semakin kurang dikenal bonafiditas
dan integritas seorang rekanan, kedudukan certificate
of inspection semakin penting.
4. Certificate of quality
Dokumen ini disiapkan dalam L/C hanya apabila L/C
mensyaratkannya. Ada peraturan tertentu yang berlaku
khusus di Indonesia dalam usaha melaksanakan
standarisasi dan pengendalian mutu untuk mata
dagangan ekspor.
5. Weight certificate
Dokumen ini merupakan suatu pernyataan yang
didalamnya berisikan perincian lengkap mengenai
jenis, jumlah satuan, berat kotor dan berat bersih dari
tiap kemasan. Dokumen ini dikeluarkan oleh badan
yang telah disahkan pemerintah , contoh BKI ( Biro
Klasifikasi Indonesia ).
6. Dokumen lain-lain
Jenis dokumen ini dibutuhkan tergantung pada jenis
dan kondisi barang yang bersangkutan, penggunaannya
dapat dipilih untuk dicantumkan sebagai persyaratan
didalam sebuah L/C.
 26

Selanjutnya beberapa tambahan dokumen yang sering diperlukan

untuk kelancaran penerimaan barang-barang yang akan dikapalkan
tersebut ditempat importir dan eksportir, dokumen-dokumen yang
dimaksud adalah:
1) Freight forwarder receipt
Eksportir dan importir menggunakan jasa-jasa freight forwarder
receipt atau forwarding agent’s receipt sebagai pengganti
penyerahan barang-barangnya.
2) Delivery order
Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak bank sebagai perintah
kepada gudang untuk menyerahkan barang-barang yang
disimpan digudang atau nama bank kepada yang memegang
atau pihak yang disebut dalam delivery order. Delivery order
dikeluarkan oleh bank pada saat barang dimasukkan dalam
gudang dan diserahkan kepada pembeli (importir) atau
dikapalkan kembali. Delivery order juga berfungsi sebagai surat
jalan yang dikeluarkan oleh pihak bea cukai guna mengeluarkan
barang dari pelabuhan.

2.1.7 Peran dan Tanggung Jawab Freight Forwarding

1. Peran freight forwarding dalam konsolidasi muatan
Konsolidasi muatan (cargo consolidasi) adalah pengumpulan
beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir / shipper
ditempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa consignee
ditempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit muatan,
kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan
ditunjukan kepada agen konsolidator ditempat tujuan. Agen
kemudian melaksanakan penyerahan barang kepada pihak
consignee.
Bentuk pengangkutan yang ditawarkan oleh freight forwarder
adalah :
 27

a. Less Container Load (LCL)

Istilah LCL dapat diartikan sebagai muatan yang dimasukan
ke dalam petikemas dan membongkarnya kembali. Dapat
dikerjakan oleh perusahaan pelayaran atau cargo
consolidation ataupun EMKL dan merekalah yang akan
bertanggung jawab untuk muatan dan membongkar isi dari
peti kemas.

Muatan dari beberapa shipper dikonsulidasikan oleh freight

forwarding dalam kegiatan petikemas LCL dan dikapalkan ke
negara tujuan sebagai muatan peti kemas FCL yang ditujukan
kepada agen konsolidator. Agen konsolidator merubah peti
kemas tersebut menjadi LCL kembali dan kemudian
diserahkan kepada masing-masing consignee.
LCL memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1) Petikemas berisi muatan dari beberapa shipper dan
ditujukan kepada beberapa shipper
2) Muatan diterima dalam keadaan breakbulk dan
kemudian di stuffing di container fright station (CFS)
oleh perusahaan pelayaran.
3) Dipelabuhan bongkar, petikemas akan di unstuffing
oleh perusahaan pelayaran, dan kemudian di diserahkan
kepada pihak consignee dalam keadaan breakbulk.
4) Perusahaan pelayaran bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan barang yang diangkut
didalam petikemas.
 28

Gambar 2.2
Alur Less Container Load (LCL)
shipper consignee
consignee

shipper LCL LCL

CFS CFS consignee
shipper
Sumber : Data Yang Diolah

Prosedur Pengapalan LCL:

1. Muatan dari beberapa shipper yang akan dikirim ke
beberapa consignee diterima oleh carrier di CFS
(container freight station) yang ditunjuk oleh carrier.
2. Freight forwarding/EMKL mengurus stuffing dari
parcel muatan kedalam petikemas atas biaya consignee.
3. Carrier kemudian mengangkut petikemas yang yang
sudah berisikan muatan-muatan dari beberapa shipper
keatas keatas kapal.
4. Dipelabuhan tujuan, petikemas yang telah dibongkar
dari kapal dibawa oleh pelayaran atau freight
forwarding ke CFS (container freight station) untuk
dilaksanakan stripping (mengeluarkan barang). Barang-
barang yang berbentuk parcel dapat diambil oleh
berbagai consignee yang dapat dikirim langsung.

a) Tanggung Jawab shipper adalah :

Shipper bertanggung jawab dari barang masuk ke
CFS dari carrier.
b) Tanggung Jawab Carrier adalah :
Carrier bertanggung jawab sejak barang diterima oleh
shipper
 29

1. Carrier juga bertanggung jawab dalam kegiatan stuffing

dari kiriman barang berjenis LCL ke dalam petikemas
atas biayanya dan memasukan petikemas keatas kapal.
2. Ditempat tujuan carrier bertanggung jawab untuk
membawa petikemas yang dibongkar dari kapal CFS,
stripping, dan membawa muatan LCL ke masing-
masing consignee atas biaya carrier.
Dengan konsulidasi muatan, keuntungan didapat oleh semua
pihak, yaitu :
a. Eksportir dan Shipper
Mendapat keuntungan karena membayar biaya freight rate
lebih rendah.
b. Pengangkut
Mendapat keuntungan karena tidak perlu menangani
masing-masing kiriman yang memakan waktu dan tenaga.
c. Freight forwarder
Mendapat keuntungan dari biaya dan freight sebagai muatan
terkonsulidasi menjadi lebih murah dibandingkan
mengapalkan masing-masing kiriman.

b. Full Container Load (FCL) Ciri-

ciri dari full container load :

1. Berisi muatan dari shipper dan dikirim untuk satu
consignee
2. Petikemas diisi (stuffing) oleh shipper (shipper load and
count) dan petikemas yang sudah diisi diserahkan di
container yard (CY) dipelabuhan muat.
3. Di pelabuhan bongkar, petikemas di ambil consignee di
container yard dan di un-staffing oleh consignee.
 30

4. Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas

kerusakan dan kehilangan barang yang ada dalam
petikemas.
5. Perusahan perkapalan liner mengatakan untuk petikemas
yang diangkut dengan pola FCL adalah bahwa shipper dan
consignee bertanggung jawab untuk mengisi dan
membongkar petikemas.

Gambar 2.3
kerangkatainer Load (FCL)

shipper FCL Moda angkuta FCL consignee

CY CY

Sumber : Data Yang Diolah

Prosedur Pengapalan LCL :

1) Petikemas yang di-supply oleh carrier atau di pinjam
dari container leasing di-stuffing oleh shipper di
gudang shipper atau tempat lainnya. Setelah itu,
petikemas di segel oleh bea dan cukai.
2) Petikemas yang di segel di bawa oleh shipper atau oleh
freight forwarder atau container yard (CY) milik
perusahaan pelayaran atau terminal lain yang di tunjuk
carrier.
3) Di pelabuhan pembongkaran, carrier mengurus
pengangkutan dari petikemas yang di bongkar ke
container yard (CY) dari pelayaran atau CY lain yang
di tunjuk oleh carrier atas biaya carrier.
4) Dari container yard, consignee atau freight forwarder
mengurus muatannya dalam petikemas di bea cukai
 31

untuk mengangkut petikemas, kemudian ke gudangnya

untuk di-stripping atas biaya consignee.
a) Tanggung Jawab Carrier adalah :
1) Carrier bertanggung jawab terhadap petikemas dan
isinya setelah menerimanya dari shipper di CY carrier
atau CY pelabuhan.
2) Bertanggungjawab untuk memuat petikemas ke atas
kapal.
3) Di pelabuhan bongkar, bertanggung jawab untuk
membongkar petikemas dari kapal dan mengangkut ke
CY carrier atau CY pelabuhan atas biaya carrier.
4) Tanggungjawab carrier berhenti setelah menyerahkan
petikemas kepada consignee atau kepada CY pelabuhan.

Setelah memahami status petikemas dalam pengangkutan

barang ekspor, keuntungan dalam pemakaian petikemas, yaitu:
a. Cepat dan ekonomis dalam menangani petikemas, terutama
dalam bongkar/ muat petikemas di pelabuhan atau interface.
b. Keamanan terhadap kerusakan dan pencurian lebih terjaga,
terutama untuk barang-barang kecil atau berharga.
c. Pembungkus barang tidak perlu terlalu kuat, karena
tumpukan (stocking) dapat dibatasi setinggi dalamnya
petikemas.
d. Bisa untuk angkutan door-to-door.

2. Peran freight forwarder sebagai pengangkut

Banyak freight forwarder yang bertindak sebagai operator
dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan
pengangkutan barang meskipun tidak memiliki kapal
sendiri. Yang dimaksud dengan operator disini adalah
Badan Hukum Indonesia (BHI) yang melaksanakan
 32

kegiatan usaha pelayanan pengangkutan kapal dan barang

dipelabuhan dalam rangka menunjang kegiatan angkutan
melalui moda transportasi laut.
Selain itu, freight forwarder juga bertindak sebagai :
a. Vessel-Operating Multimodal Transport Operator
Vessel-Operating Multimodal Transport Operator.
Secara penuh dan melaksanakan berbagai jenis
pengangkutan dengan cara door to door dengan satu
dokumen intermodal yang biasanya berbentuk FBL
(Fiata Combined Transport of Lading).
b. Non-Vessel Operator (NVO)
Operator muatan yang mengurus pengangkutan lewat
laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan menggunakan
satu house bill of lading.
c. Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC)
Yang mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan
melaksanakan konsolidasi muatan atau melayani
multimuda transport dengan house bill of lading (HBL)
atau bill of lading dari FIATA.

3. Peran freight forwarder dalam pembungkusan (packing)

Pengiriman dan penerimaan barang selalu mengharapkan barang
sampai, pada pihak yang dituju dengan memenuhi :
a. Keamanan
b. Keaslian
c. Kepuasan
Ketentuan tersebut menuntut barang yang dikirim dan barang
yang diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat, serta
rupa dan tidak terjadi perubahan jumlah pada barang tersebut.
 33

Jenis bungkusan yang digunakan untuk membungkus barang,

yang dapat merupakan kesatuan dalam jumlah yang banyak
akan tergantung dari :
a) Sifat dan jenis dari barang
b) Volume
c) Berat
d) Jumlah jenis barang
e) Cara mengirim
f) Tujuan barang tersebut

Didalam bungkus juga barus diperiukan letak dan merk barang

dam segala keterangan yang sesuai dengan Shipping Mark.
Shipping Mark adalah agar barang bisa lebih mudah dikenal.
Oleh karena itu freight forwarder dalam hal ini memliki peran
yang sangat penting, karena merekalah yang paham mengenai
cara pembungkusan yang baik, sifat, dan karakteristik dari
barang-barang tersebut.
Untuk memilih jenis pembungkus, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan:
1. Untuk kepentingan pengirim (shipper)
Perlindungan, keaslian, dan penampilan dalam ekspor dari
barang sebagai tujuan utama dan uang tambang yang relatif
lebih rendah.
2. Untuk kepentingan pengangkut (carrier)
Bungkus berfungsi sebagai pelindung dari kehilangan,
pencurian, kerusakan, dan untuk optimalisasi daya muat
kapal.

Eksportir biasanya bertanggung jawab untuk memilih jenis

bungkusan yang sesuai untuk muatan yang akan diekspornya,
dimana muatan yang awal mulanya merupakan kesatuan
 34

(consolidated) akan dibongkar sebelum dibagi kepada beberapa

consignee atau penerima barang.

Jenis bungkus untuk barang yang akan diangkut bervariasi,

sesuai dengan sifat dan ukuran dari barang itu sendiri.
Disamping itu, dilihat dari angkutan yang digunakan untuk
mengangkutnya ke tempat tujuan akhir, yaitu consignee atau
importir.

Secara umum, jenis pembungkus dan muatan didalamnya dapat

dijabarkan sebagai berikut :
1. Karung
Isi atau muatan dari karung itu sendiri harus kuat untuk
menahan tekanan dari luar karena bahan dari karung hanya
dapat menahan isinya didalam karung dan tidak
melindunginya dari kerusakan yang dapat datang dari luar.
Isi dari karung dapat berupa pupuk, beras, jagung, gula
kopra.
2. Bahan fiber atau karton
Kotak pembungkus yang dibuat dari fiber atau karton dapat
dipakai secara luas demi efisiensi dan ekonomi. Meskipun
bahan fiber dan karton yang memiliki harga relatif lebih
murah, namun bahan ini dapat digunakan untuk menahan
tekanan dan bantingan yang biasanya terjadi dalam proses
pengangkutan.
3. Peti kayu
Peti kayu merupakan bahan yang baik untuk pembungkusan
karena dinding-dindingnya yang cukup kuat untuk menahan
tekanan dari dalam maupun dari luar. Peti kayu merupakan
bahan yang sangat cocok untuk pengangkutan barang secara
konvensional, selain itu bahan kayu dapat menahan dari
 35

suhu panas dan kelembaban. Barang didalamnya dapat

dilindungi dengan lapisan-lapisan pelindung, contohnya
seperti plastik, kertas minyak, sterofom, dan sebagainya.

Untuk muatan yang tergolong didalam muatan bahaya

memerlukan pembungkus khusus serta marking atau
labeling yang harus dilakuan oleh eksportirnya sendiri.

Hal yang harus diperhatikan didalam mengisi petikemas

adalah berat dan volume dari barang yang diisi agar
petikemas dapat digunakan seefisien mungkin, karena bila
berat petikemas dan isinya melebihi berat maksimum yang
telah ditentukan, maka pengangkut akan menolak untuk
dimuat diatas kapal. Berat dan keadaan petikemas, dari
berat keseluruhan alat angkut dan petikemasnya dikurangi
dengan berat kendaraannya.

Bila di muat di terminal umum, pada alat angkat kapal

petikemas modern, terdapat skala yang dapat mengukur
berat dari petikemas yang diangkat. Oleh karena itu cara
terbaik untuk mengisi (stuffing) dari petikemas adalah
mengetahui setiap barang yang dimasukkan kedalamnya
apabila sedang dimuat oleh eksportir dilokasinya.

2.1.8 Hubungan Freight Forwarder Dengan Pihak ke Tiga

Dalam Multimuda Transport
Didalam dunia transportasi angkutan barang ada istilah yang
dikenal dengan multimoda transportasi. Mulitimoda transportasi
adalah transportasi yang melibatkan lebih dari satu moda angkutan
yang digunakan dalam kegiatannya. Freight forwarding biasanya
 36

menggunakan pihak ketiga dalam kegiatan pengiriman barangnya,

pihak ketiga yang terlibat adalah :
1. Pihak pengangkut :
a. Operator angkutan darat / truk
b. Angkutan udara
2. Non pengangkut :
a) Terminal petikemas
b) Pergudangan
c) Pemilik petikemas
d) Organisasi khusus untuk mengepak, mengukur berat,
dokumen ekspor/impor
3. Pihak-pihak lain :
a) Bank
b) Pihak asuransi
c) Bea cukai

Dalam perusahaan freight forwarding khususnya di PT. Hecny

Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang, pihak pengangkut yang
digunakan adalah angkutan darat, dan laut. Angkutan darat
biasanya menggunakan truk, dan angkutan laut menggunakan
sarana vessel / kapal pengangkut, sedang untuk angkutan udara
menggunakan sarana pesawat (air lines).

2.1.9 Aktivitas Keseluruhan Freight Forwarder Sebagai

Mata Rantai Dalam Ekspedisi Muatan
Aktivitas keseluruhan freight forwarder menurut Capt. R.P. Suyono
dalam shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui
Laut, 2003 adalah :
a) Memilih rute perjalanan barang, moda transportasi dan
pengangkut yang sesuai, kemudian memesan ruang muat
(booking space)
 37

b) Melaksanakan penerimaan barang, mernyortir, mengepak,

menimbang berat, mengukur dimensi, kemudian melakukan
penyimpanan barang kedalam gudang
c) Mempelajari letter of credit barang peraturan negara yang dituju
unt uk kegiatan ekspor, negara transit, negara impor kemudian
menyiapkan dokumen-dokumen lain yang diperlukan.
d) Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut/udara,
mengurus izin bea dan cukai, kemudian menyerahkan barang
kepada pihak pengangkut.
e) Membayar biaya-biaya pengangkutan serta membayarkan
kepada pihak pengangkut.
f) Mendapat bill of lading / air way bill dari pihak pengangkut.
g) Mengurus asuransi transportasi barang dan membantu
mengajukan klaim kepada pihak asuransi bila terjadi /
mengalami kerusakan pada barang.
h) Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima,
berdasarkan info dari pihak-pihak pengangkut dan agen
forwarder dinegara transit/tujuan.
i) Melaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut.
j) Mengurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan
bea masuk dan biaya-biaya yang timbul dipelabuhan transit /
tujuan.
k) Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat
penyimpanan barang digudang.
l) Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan
mleksanakan pendistribusian barang apa bila diminta.

2.2 Kajian Penelitian yang Relevan

Untuk menyusun karya tulis ini selain penulis melaksanakan pengamatan
dan penelitian langsung saat melaksanakan praktek darat (prada) di PT.
Hecny Bahari cabang Semarang, penulis juga mengambil beberapa
 38

referensi dan sumber penelitian yang relevan terhadap judul yang diambil
oleh penulis. Berikut beberapa penelitian yang relevan sebagai pedoman
karya tulis ini:
Tabel 2.1
NO NAMA TUJUAN METODE KESIMPULAN
PENELITIAN PENGAMATAN

1. Suyono Untuk mengetahui Observasi dengan cara Profesionalitas

kegiatan ekspor barang terjun langsung dalam proses
serta untuk mengetahui kelapangan untuk ekspor sangat
kegiatan operasional mengamati segala berpengaruh pada
freight forwarding dan aktifitas yang terjadi kualitas
instansi-instansi yang didalam proses ekspor pelayanan
terkait didalam terhadap customer
kegiatan ekspor di PT.
Indo Sarana Cargo

2. Wahyu Untuk mengetahui Obeservasi yang Keberadaan

Nur prosedur pengiriman dilakukan dengan cara freight
barang ekspor melalui melakukan forwarding
laut dan peranan wawancara dan bermanfaat
perusahaan freight melaksanakan membantu
forwarder didalamnya pengamatan langsung didalam kegiatan
dilokasi perusahaan ekspor yang
PT. Geologistics dilaksanakan
Indonesia Perdana melalui laut

3. Evita Guna mengetahui Metode survey Keberadaan

Indriani prosedur ekspor yang menggunakan cara freight forwarding
ditangani melalui wawancara yang sangat membantu
freight forwarder pada laksanakan terhadap para eksportir dan
PT. Arindo Jaya beberapa importir dalam
Mandiri staf/karyawan PT. melaksanakan
Arindo Jaya Mandiri kegiatan ekspor
 39

Sesuai target dan memuaskan

Jika memuaskan akan berakibat:

1.Jika pengurusan dokumen-

dokumen ekspor lancar dan tepat
pada waktunya.

2.Menjalin hubungan baik dengan

instansi-instansi dan eksportir lain.

2.3 Kerangka Berpikir

Gambar 2.4

Prosedur Dokumen Ekspor oleh PT. HECNY BAHARI

INDONESIA (HBI)

Tidak sesuai target dan tidak

memuaskan

Ketidakpuasan disebabkan oleh:

1.Terjadinya gangguan sistem pada
saat verifikasi dokumen di instansi
terkait.
2.Banyaknya dokumen eksportir
yang harus diselesaikan instansi.
3.Masih kurangnya koordinasi
antar bagian sehingga timbul
kelalaian dalam penanganan
Hal yang harus dilakukan untuk
memperlancar eksportir dalam
pengurusan dokumen:
1.Fokus dalam pembuatan dokumen
agar tidak terjadi kesalahan yang sama.
2.Menguasi dokumen ekspor agar tidak
terjadi penolakan dokumen pada saat di
ajukan ke instansi.
3.Memenuhi semua syarat dokumen
sebelum di ajukan ke instansi.

Sumber : Data Yang Diolah

 40

BAB III
PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Deskripsi Data

3.1.1 Sejarah Perusahaan
Hecny Group (Hecny Below) berdiri sejak tahun 1952, yang diawali
dengan sebuah kantor kecil yang berisikan dua meja yang berbasis di
Hongkong. Lebih dari setengah abad, kami telah berkembang menjadi
sebuah perusahaan yang berfokus pada keuangan swasta terkemuka yang
memiliki aset global. Hecny berkomitmen untuk membangun jaringan
logistik global, mulai dari Taipei Taiwan pada tahun 1969, hingga
Zhongshan China pada tahun 2014. Hingga hari ini, Hecny memiliki lebih
dari 70 kantor yang beroperasi dengan lebih dari 200 mitra agen, dan 30
maskapai penerbangan utama dan kapal laut untuk menyediakan
pengiriman dan logistik jasa manajemen dalam skala global.

Di Indonesia sendiri, PT. Hecny tergabung didalam Hecny Group, Hecny

Bahari Indonesia, yang memiliki empat cabang yang berlokasi di
Surabaya, Jakarta, Medan dan Semarang. Di Semarang Hecny Bahari
Indonesia terletak di Wisma HSBC 8th floor, suite 804, Jl. Gajahmada 135
Semarang, Jawa Tengah Indonesia. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang melayani pengiriman ekspor maupun impor ke tiga negara
seperti Benua Eropa, Asia, dan Amerika.

Hecny mempelopori pengembangan sistem terkomputerisasi yang

memenuhi permintaan informasi di industri dengan tim logistik kami. Saat
ini, lebih dari ratusan juta telah diinvestasikan pada layanan TI dari sistem
Mainframe ke berbagai platform untuk mendukung infrastruktur Private
Cloud yang kami dirikan di Hong Kong, Taiwan dan Los Angeles. Hecny
juga mengikuti tren digital dan mendedikasikan pengembangan bisnis
yang berfokus pada TI untuk menawarkan dukungan informasi,
 41

komunikasi, dan teknologi bagi pengguna akhir internal dan eksternal

untuk memungkinkan akses yang cepat dan aman ke informasi
pengiriman.

Pada abad ke-21, layanan logistik tradisional tidak lagi dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan yang bermacam-macam. Oleh karena itu, permintaan
tinggi adalah manajemen logistik khusus yang menawarkan portofolio luas
untuk manajemen kargo, informasi, dan arus kas dalam lingkungan yang
aman dan terkendali. Berkat hubungan yang dibangun dengan maskapai
penerbangan dan kapal laut, kami juga menyediakan solusi berorientasi
pelanggan yang fleksibel selama musim sepi dan puncak tahun, dalam hal
jadwal dan biaya.

Misi kami adalah "Solusi Sederhana untuk Dunia yang Kompleks"

memandu jalan kami dalam industri yang menantang dalam pengangkutan
dan manajemen logistik. Kami tidak hanya membangun jaringan logistik
yang canggih, tetapi juga berinvestasi dalam perangkat keras dan
perangkat lunak untuk menghasilkan model bisnis yang terintegrasi untuk
setiap pelanggan dan mitra kerja kami, memungkinkan kami untuk masuk
dalam salah satu dari 10 perusahaan teratas yang mengimpor kargo ke
Amerika Serikat, sebuah pengakuan sebagai bukti penyedia dalam industri
logistik global.

Lokasi perusahaan dapat mempengaruhi perusahaan didalam beberapa

aspek, seperti aspek memberikan pelayanan kepada pelanggan serta
menentukan kelancaran didalam kegiatan perusahaan. PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang berlokasi di Wisma HSBC 8th floor, suite
804, Jl. Gajahmada 135 Semarang , Jawa Tengah Indonesia yang mana
dilokasi tersebut terdapat banyak perusahaan-perusahaan yang berkaitan
didalam pengurusan dokumen-dokumen ekspor maupun impor
perusahaan.
 42

3.1.2 Visi, Misi Perusahaan

1. Visi
Visi perusahaan merupakan gambaran perusahaan yang akan
dicapai dimasa yang akan mendatang yang diharapkan akan
sesuai dengan tujuan dan cita-cita seluruh komponen
perusahaan yaitu pemegang saham, karyawan, pelanggan dan
masyarakat umum. Visi dari PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang “Kepuasan Pelanggan adalah Kunci
Kesuksesan Bisnis”.
2. Misi
Misi perusahaan dapat diartikan sebagai pernyataan yang
menjelaskan konsep perusahaan, bisnis yang dijalankan, latar
belakang perusahaan. Misi dari PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang “Memberikan Solusi Sederhana untuk Dunia
yang Kompleks”.

3.1.3 Struktur Organiasai Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasinya masing-
masing, didalam struktur organisasi tersebut perusahaan membagi
tugas dan tanggung jawab dengan porsi dan ruang lingkup
pekerjaan yang berbeda antara karyawan yang satu dengan lainnya
akan tetapi akan tetap saling beriringan dan berkaitan didalam
melaksanakan kegiatan manajerial maupun operasional di
perusahaan. Dengan adanya suatu struktur organisasi, diharapkan
perusahaan dapat melaksanakan pekerjaan secara terorganisir,
efektif dan efisien, dan pada akhirnya dapat mencapai visi dan misi
yang sudah dirancang.

PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang, juga

memiliki sturktur organisasi yang mana setiap devisi akan
 43

bertanggung jawab dengan tugasny masing-masing, struktur

organisasinya adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Direktur
Utama

Bagian Bagian Bagian

Administrasi Marketing Operasional

Sumber : PT. Hecny Bahari Indonesia

Adapun tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :

1. Direktur utama
a. Mengadakan hubungan baik dengan perusahaan lain, atau
antar perusahaan supaya mempunyai relasi yang baik untuk
bekerja sama.
b. Mengatur teknik kerja operasional.
c. Mencari perusahaan keagenan, dan melakukan pendekatan
dengan perusahaan tersebut.

2. Bagian Administrasi
a. Menyusun laporan khas harian
b. Mempersiapkan anggaran harian
c. Menyusun laporan perpajakan
 44

d. Menyelesaikan laporan perpajakan

e. Bertanggung jawab terhadap kepala pusat, dan kantor cabang
lain
f. Menyusun laporan kunjungan kapal bulanan

3. Bagian Operasional
a. Melakukan pendaftaran kapal sebelum kapal tiba
dipelabuhan
b. Memeriksa dokumen muatan
c. Membuat surat dokumen muatan (house bill of lading)
d. Melampirkan dokumen-dokumen yang sudah dipersiapkan
untuk kegiatan ekspor/impor

4. Bagian Marketing
a. Menyusun jadwal prospek calon customer/shipper/eksporti
b. Memberikan informasi terhadap calon shipper
c. Mencari prospek muatan

3.1.4 ASPEK-ASPEK KEGIATAN DIDALAM PERUSAHAAN

a. Kegiatan Operasional
Kegiatan Operasional merupakan hal penting bagi perusahaan,
karena dengan adanya kegiatan tersebut perusahaan dapat
menjalankan kegiatan usaha jasanya. Pada saat perusahaan
mendapatkan sebuah order, kegiatan yang dilakukan oleh
bagian operasional yaitu mengambil DO (delivery order)
sesuai dengan SI (shipping instruction) kemudian melakukan
konfirmasi kepada truck supaya menaikkan container yang
tersedia di depo container. Hal lain yang berkaitan dengan
kegiatan operasional tersebut seperti:
 45

1. Melampirkan surat perintah kerja dan SI ketika membayar

biaya penumpukan container.
2. Pemberian enterain kepada shipper.
3. Daerah pemasaran PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang:
a) Semarang
b) Rembang
c) Temanggung
d) Jepara
e) Jakarta
f) Demak
g) Boyolali

b. Kegiatan Keuangan dan Akuntansi

Kegiatan keuangan dan akuntansi dari PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang meliputi pembukuan, pencatatan,
maupun laporan keuangan perusahaan. Pada pencatatan
administrasi, bagian keuangan melakukan pencatatan buku
pada saat invoice dicetak. Beberapa hal yang dimaksukkan
dalam buku piutang oleh bagian keuangan adalah nomor
container, nomor invoice, stuffing serta total dari invoice
tersebut.

Bagian keuangan juga melakukan pencatatan hutang dimana

akan meminta tenggang waktu untuk pelunasan piutang dua
minggu setelah diterima dari pihak costumer, sehingga akan
ada BG (billyet giro) jatuh tempo berupa cek atau uang tunai.
Pembukuan meliputi pembukuan piutang dari customer yang
melakukan kegiatan ekspor atau impor.
Pembukuan juga dilakukan pada saat penerimaan piutang dari
invoice yang dikirim, dibayarkan dengan transfer bank atau
 46

dibayar langsung. Pencatatan bank keluar dilakukan saat BG

keluar atau BG ditulis dalam voucer bank keluar. Pembukaan
invoice untuk mencatat invoice keluar serta dokumen lain yang
sesuai oleh bagian marketing.

3.1.5 Jam Kerja Karyawan

Dedikasi dan konsistensi karyawan sangat penting untuk
mewujudkan cita-cita sebuah perusahaan. Karyawan adalah
sumberdaya utama yang diperlukan pada sebuah perusahaan untuk
menentukan keberhasilannya, oleh sebab itu perusahaan ingin
memberikan fasilitas yang baik kepada karyawan salah satunya
dengan memberi jam kerja yang sesuai dengan kondisinya.
Peraturan jam kerja yang diberlakukan di PT.Hecny Bahari
Indonesia ini diharapkan dapat mengoptimalkan pekerjaan para
karyawan. Perusahaan mengharapkan dengan sistem pekerja yang
baik akan menghasilkan output yang maksimal.

Jam kerja di PT.Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang

ditetapkan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan perusahaan dan
karyawan. Jam kerja karyawan dimulai pada pukul 09.00 WIB
sampai dengan pukul 17.00 WIB, dengan kata lain karyawan
bekerja selama 8 jam dalam sehari. Meskipun demikian, terkadang
karyawan juga dapat bekerja melebihi batas waktu. Hal tersebut
dapat terjadi ketika pekerjaan belum dapat terselesaikan dengan
baik
 47

Tabel 3.2 Jam Kerja Karyawan

Hari Kerja Jam Kerja Istrirahat Jam Kerja
Senin-Kamis 09.00-11.00 12.00-13.00 13.00-17.00
Jum’at 09.00-11.00 12.00-13.00 13.30-17.00

Sabtu 09.00-12.00 Tanpa Istrirahat

Sumber : PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang

3.2 Pembahasan
PT. Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang merupakan
perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi atau freight
forwarding dan pengurusan dokumen barang ekspor dan impor. Freight
forwarder memiliki peranan penting didalam kegiatan ekspor impor yaitu
sebagai perantara antara pengirim barang (shipper) dan penerima barang
(consignee). Dengan adanya jasa pelayanan freight forwarder akan
memudahkan para eksportir maupun importir dalam pengiriman dan
penerimaan barang dari ataupun keluar negeri. Hal tersebut yang
mendorong konsumen untuk menggunakan jasa yang diberikan oleh PT.
Hecny Bahari Indonesia (HBI). Konsumen tidak ingin dipersulit dalam
pengurusan dokumen pengangkutan yang rumit, sehingga mereka hanya
ingin menerima dengan bersih, cepat dan mudah. Oleh sebab itu PT.
Hecny Bahari Indonesia (HBI) cabang Semarang memberikan pelayanan
dengan sebaik-baiknya, dan seoptimal mungkin kepada konsumen untuk
menunjang keberhasilan konsumen didalam pengurusan dokumen ekspor
dan impor.
 48

3.2.1 Proses Penanganan Kegiatan Ekspor Pada PT.Hecny Bahari

Indonesia cabang Semarang
Kegiatan ekspor merupakan suatu kegiatan yang terstruktur dimana
didalam kegiatan tersebut sudah terdapat langkah-langkah didalam
pengurusan dokumennya demi menunjang kelancaran proses
ekspor tersebut. Proses ekspor dinilai berhasil dan lancar apabila
didalam penanganannya tidak mengalami banyak hambatan dan
berjalan sesuai dengan struktur atau langkah yang sesuai, namun
terkadang didalam penangannya masih saja ada beberapa faktor
yang membuat proses kegiatan ekspor berjalan dengan tidak baik,
dan tidak sesuai struktur yang dijalankan yang menyebabkan
keterlambatan didalam penanganan kegiatan ekspor.
Proses yang seharusnya dilakukan dalam penanganan kegiatan
ekspor pada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang, yaitu :
Gambar 3.2

Shipper

3b
SI 1 4 commercial invoice, packing list
2SI
TPKS Shipping
3c PT. HBI
Company
delivery order 6 MB/L
3
5 invoice, packing list, B/L, COO
Container
EMKL & PPJK
9

7 Importir
Yard

7 3a 8 5a Bea Cukai
NPE, PEB

Kapal MSC
DISPERINDAG
COO, B/L, packing list, invoice, PEB

Depo Container
Sumber : Data Yang Diolah
 49

1. Shipper mengirim Shipping Instruction (SI) kepada PT. Hecny

Bahari Indonesia. Kemudian PT. Hecny Bahari Indonesia
melakukan pemeriksaan terhadap SI tersebut. PT. Hecny Bahari
Indonesia mencari jadwal keberangkatan kapal yang disesuaikan
dengan hari stuffing dan mengetahui closing time nya. Kemudian
membuat SI ke perusahaan pelayaran. SI diperlukan sebagai dasar
untuk pembuatan B/L.
2. PT. Hecny Bahari Indonesia melakukan booking container dan
space kapal ke perusahaan pelayaran. Perusahaan pelayaran yang
ditunjuk adalah Mediterranean Shipping Company (MSC).
3. Setelah mendapat booking confirmation atau delivery order dari
perusahaan pelayaran, pihak PT. Hecny Bahari Indonesia akan
mengirim delivery order kepada EMKL yang ditunjuk. Pihak
EMKL mengambil atau mengeluarkan container dari depo
container. Kemudian EMKL menyelesaikan biaya penumpukan
container ekspor di TPKS untuk mendapat job order atau
barcode. Setelah itu dilakukan proses stuffing di gudang eksportir
guna memasukkan barang yang akan diekspor ke dalam
container, lalu container dibawa ke container yard.
4. Setelah pengurusan barang di container yard selesai, shipper
mengirimkan commercial invoice dan packing list kepada PT.
Hecny Bahari Indonesia sebagai salah satu dokumen ekspor.
5. PT. Hecny Bahari Indonesia mengirim commercial invoice dan
packing list kepada pihak Pengusaha Pengurusan Jasa
Kepabeanan (PPJK) dimana untuk pengajuan PEB yang
dilakukan oleh PPJK yang ditunjuk. Setelah custom clearance
selesai, pihak PPJK akan mengirim Nota Pelayanan Ekspor
(NPE) dan PEB ke PT. Hecny Bahari Indonesia.
6. Setelah NPE dan PEB terkirim ke PT. Hecny Bahari Indonesia,
perusahaan pelayaran membuat draft B/L yang ditujukan kepada
PT. Hecny Bahari Indonesia untuk dikoreksi sesuai dengan SI
 50

dari PT. Hecny Bahari Indonesia. Setelah mendapat persetujuan

(B/L confirm okay) dari PT. Hecny Bahari Indonesia, perusahaan
pelayaran kemudian menerbitkan original B/L.
7. Setelah itu, perusahaan pelayaran melakukan pemuatan barang
dari container yard ke atas kapal.
8. Setelah mendapat persetujuan dari shipper, pihak PPJK
memproses Certificate Of Origin (COO) di Dinas Perindustrian
dan Perdagangan (DISPERINDAG) berdasarkan B/L,
commercial invoice, packing list, dan PEB. Pengurusan COO
dengan melampirkan PEB dan copy B/L. COO atau formulir
Surat Keterangan Asal (SKA) harus diisi dengan benar, jelas,
lengkap, tanpa hapusan/ coretan, dan tanpa pengulangan ketikan.
SKA disini berfungsi sebagai surat keterangan asal barang yang
diekspor sebagai pengawasan atau monitoring ekspor.
9. Setelah proses COO selesai, PT. Hecny Bahari Indonesia
mengirim commercial invoice, packing list, B/L, COO dan
dokumen pendukung lainnya ke importir apabila shipper
menginginkan dokumen dikirim ke importir di negara tujuan.
10. Setelah barang sampai di negara tujuan, importir melaksanakan
pengeluaran barang dari pelabuhan.

3.2.2 Peran dan Tanggungjawab PT. Hecny Bahari Indonesia

cabang Semarang Didalam Proses Pengiriman Barang Ekspor :
a. PT. Hecny Bahari Indonesia bertanggung jawab atas
pengambilan DO ( delivery order ) dan kontainer di depo
sampai dinyatakan bahwa kontainer dalam keadaan penuh /
FCL ( full container load ) yang kemudian akan dikirim ke
container yard.
b. PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang sebagai
perusahaan fowarding bertanggung jawab penuh atas
kelengkapan dan keaslian dokumen yang disampaikan.
 51

c. PT. Hecny Bahari Indonesia bertanggung jawab atas

pembayaran jasa penumpukan kontainer dipelabuhan.
d. PT. Hecny Bahari Indonesia bertanggung jawab sebagai
pengawas kesiapan kontainer di container yard untuk dimuat
diatas kapal.
e. Disini PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
bertanggung jawab sebagai operator dalam pelaksanaan
pengangkutan muatan meskipun tidak memiliki kapal
pengangkut sendiri.
f. PT. Hecny Bahari Indonesia bertanggung jawab atas
dokumentasi yang dikeluarkannya , yaitu HB/L (house of B/L) g.
PT. Hecny Bahari Indonesia bertanggung jawab didalam
pengemasan barang, yang kemudian akan dikirimkan kepada
pihak yang dituju tanpa mengalami perubahan bentuk, volume,
dan isi dari muatan tersebut.

3.2.3 Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam Prosedur Penanganan

Dokumen Ekspor pada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang :
a. Eksportir
Eksportir sebagai pihak penjual, mereka melakukan kerjasama
dengan penyedia jasa ekspor dalam hal ini PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang untuk menangani pengiriman
barang serta pengurusan dokumen dokumen yang diperlukan
dalam kegiatan ekspor. Order pengerjaan handling export
tersebut dituangkan dalam shipping instruction. Beberapa
eksportir yang pernah menggunakan jasa PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang diantaranya adalah CV. Kalingga
Jati di Jl. Senenan 16 Jepara (furniture), PT. Karya Mina Putra
Rembang, UD. A.Amin Furniture di Jl. Pakis Aji Jepara
(furniture), CV. K-YOU Furniture di Ds. Langon Jepara
 52

(furniture), CV. ALPAT PUTRA SEJAHTERA di Jl. Arteri

Sukarno Hatta Semarang (furnitutr and handicraft), PT.
SAUDAGAR JEPARA JAYA di Ds. Teluk Awur Jepara
(furniture), PT. EZY INVESTMENTS di Jl. Raya Ngabul
Jepara (furniture), CV. MEGAH PRATAMA ABADI di Jl.
Mukthiharjo Raya 67A Semarang, PT. INDOTRADE
MULTINIAGA di Jl. Taman Villa Meruya C2 5 Jakarta Barat
(furniture). Hampir seluruh eksportir yang menggunakan jasa
PT. Hecny Bahari Indonesia merupakan eksportir wooden
furniture.
b. Importir
Importir adalah pihak yang membeli barang dari luar negeri.
PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang sebagai freight
forwarder melakukan kerja sama dengan importir dalam hal
penerimaan barang impor yang telah sampai di pelabuhan dan
pengangkutan barang impor. Beberapa contoh importir yang
pernah menggunakan jasa PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang adalah CV. Kalingga Jati di Jl. Senenan 16 Jepara
(furniture).
c. Agen Freight Forwarder
Agen freight forwarder yang merupakan agen dari PT. Hecny
Bahari Indonesia cabang Semarang yang berada di luar negeri
yang bertanggung jawab terhadap barang yang telah sampai di
pelabuhan tujuan. Contoh perusahaan agen freight forwarder
yang bekerja sama dengan PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang adalah GLOBAL FORWARDING LTD London,
SLAVENBURG & HUYSER B.V. Rotterdam, APEX
SHIPPING BV Netherlands, OMIDA SEA AND AIR SP.Z
O.O. Gdynia.
 53

d. Bea Cukai
PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang memiliki
hubungan kerja dengan kantor pelayanan Bea Cukai di Jl.
Coaster No. 1 Tanjung Emas Semarang dalam pembuatan
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) untuk mendapatkan
keterangan fiat muat atau sebagai pemberi izin untuk
pelepasan dan pemuatan barang maupun pemeriksaan
dokumen maupun pajak dalam kegiatan ekspor impor.
e. Shipping Company
Shipping Company sebagai pihak pemilik kapal pengangkut
container yang akan membawa barang dari eksportir ke
importir di luar negeri. Pihak forwarder akan menyerahkan
barang kepada shipping company untuk dimuat dan dikapalkan
menuju ke pelabuhan tujuan atau perusahaan yang
memberikan izin untuk menyewa container atau kapal. Salah
satu perusahaan shipping company yang bekerja sama dengan
PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang adalah PT.
CMA CGM di Jl. Gajah Mada No. 1 Semarang, PT. ONE
Menara Suara Merdeka, 6th floor, unit 6-05 Jalan Pandanaran
No. 30 Semarang, PT Container Maritime Activities /
North/South network, East/West network Jl. Gajah Mad No. 29
Semarang.

f. Bank
Hubungan kerja antar PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang sebagai freight forwarder dengan bank adalah dalam
pembayaran biaya-biaya oleh importer kepada freight
forwarder yang telah melaksanakan pelayanan jasa ekspor
guna membayar biaya jasa handling export, biaya
pengangkutan atau ocean freight yang dilakukan sesuai dengan
mode pengapalan yang dipilih dan sistem pembayaran ocean
freight adalah rate prepaid dan rate collect. Pembayaran
 54

tersebut bisa dilakukan dengan telegraphic transfer (TT) atau

bank note lewat Bank BNI.
g. Pelindo
PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang sebagai
perusahaan freight forwarder selalu berhubungan dengan
Pelindo di Jl. Coaster No. 3 Tanjung Emas Semarang dalam
hal pengurusan barang yang akan diekspor atau barang-barang
impor, karena pihak Pelindo sebagai perusahaan yang
menangani kegiatan di pelabuhan memberikan berbagai
macam fasilitas seperti dermaga, tambat, peralatan bongkar
muat, dan lapangan penumpukan.
h. Trucking Company
Trucking Company adalah pihak yang akan membawa
container kosong ke gudang eksportir untuk stuffing atau
pemuatan barang-barang yang akan diekspor ke dalam
container. Kemudian container tersebut akan dibawa ke
pelabuhan untuk dibongkar dan kemudian dimuat ke kapal
untuk dikirim ke importir. Untuk trucking company sendiri PT.
Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang menggunakan
perusahaan trucking PT. SPS (Samudra Perdana Selaras) Jl.
Madukoro Raya Ruko Semarang Indah Blok D-VI No.8
Semarang, DPM Logistics JL. Lingkar Tanjung Mas, Blok A
No. 3, 50177, Panggung Lor, Semarang.
i. BKI ( Biro Klasifikasi Indonesia ) Persero
Merupakan badan usaha milik pemerintah Indonesia yang
ditunjuk sebagai badan klasifikasi nasional, dokumen yang
diterbitkan oleh BKI yaitu adalah VGM (Verified Gross Mass).
VGM sendiri merupakan amandemen yang bersifat mandatory
kepada semua shipper diwajibkan untuk menyampaikan
verifikasi hasil timbang barang dengan benar termasuk berat
 55

containernya secara tertulis kepada shipping-line

sebelum container tersebut dikapalkan.
j. DISPERINDAG
Merupakan instansi pemerintah yang mempunyai wewenang
untuk membuat pernyataan mengenai identitas asal barang
ekspor yang disebut dengan certificate of origin (COO) atau
biasa dikenal dengan Surat Keterangan Asal yang berfungsi
untuk memperoleh fasilitas bea masuk dan perhitungan kuota
di negara tujuan atau mencegah masuknya barang dari negara
terlarang.
k. Depo Container
Perusahaan yang menumpuk container kosong, melakukan
perawatan dan perbaikan container atau pihak yang
mempunyai container. Dalam hal ini biasanya PT. Hecny
Bahari Indonesia cabang Semarang melakukan kerja sama
dengan PT. Gracia di Jl. Ronggowarsito Semarang dan PT.
Armaco di Jl. Lingkar Arteri Yos Sudarso Semarang.
l. Dinas Kesehatan
Pihak PT. Hecny Bahari Indonesia Semarang menjalin
hubungan dengan Dinas Kesehatan yang mengeluarkan
dokumen pemberi izin untuk barang kesehatan yang akan
diekspor. PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
biasanya bekerja sama dengan pihak Dinas Kesehatan Jawa
Tengah yaitu balai POM Jl. Madukoro Semarang.

3.3 Kurangnya Dokumen Yang Dikirim Oleh Pihak Eksportir

Kepada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
Dokumen merupakan suatu surat yang sangat penting didalam
penanganan proses kegiatan ekspor, dokumen merupakan surat yang
dikumpulkan menjadi satu (arsip) yang kemudian dikirimkan atau
disebarkan. Dokumen sendiri digunakan untuk mendukung keterangan
 56

dari suatau barang dan suatau keadaan hingga keadaan dan posisi
barang tersebut dapat diketahui keberadaannya. Dokumen tersebut
juga memiliki nilai jual yang tinggi seturut dengan informasi penting
yang tersedia didalamnya.

Pengiriman dokumen ekspor sangat mempengaruhi didalam proses

penanganan kegiatan ekspor, namun terkadang ada beberapa eksportir
yang belum lengkap didalam pengiriman dokumen tersebut. Seperti
yang terjadi di PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
contohnya dokumen invoice, terlambatnya pengiriman dokumen
invoice ke PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang dikarenakan
pihak shipper tidak teliti saat mengirim dokumen atau bisa juga dari
pihak luar negeri lama dalam membuat dokumen invoice atau dari
pihak consignee yang tidak segera mengirim dokumen kepada PT.
Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang, seperti dokumen BL,
Invoice, Packing List, dan COO.

Akibat dari keterlambatan eksportir melengkapi dokumen akan

berdampak pada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang dalam
proses menangani barang ekspor, dan tertundanya proses input data
yang mengakibatkan terlambatnya perizinan dari instansi terkait.
Dalam kegiatan ekspor harus didasari dengan dokumen yang
menguatkan untuk memenuhi persyaratan dalam pengeluaran barang
impor. Dokumen-dokumen yang harus dilengkapi yaitu :
a) Packing List
Adalah dokumen yang berisikan mengenai daftar rincian barang-
barang, mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang
terdapat dalam tiap total keseluruhannya, sama dengan yang
terdapat dalam invoice (faktur perdagangan). Packing List
berisikan tentang :
 57

1. Nama Shipper
2. Nama Consignee
3. Nomor dan tanggal Packing List
4. Jumlah barang (Quantity)
5. Deskripsi barang
6. Berat kotor ( Gross Weight )
7. Berat bersih ( Nett Weight )
8. Nama kapal pengangkut
9. Tanggal keberangkatan kapal atau ETD ( Estimated Time
Delivery )
10. Notify Party
11. HS Code

b) Invoice
Merupakan penawaran dalam bentuk faktur biasa dari penjual
kepada pembeli yang potensial juga merupakan tawan pada
pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti dan sering
diminta oleh pembeli supaya instansi yang berwewenang di negara
eksportir akan memberi izin ekspor.
Faktur ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga
barang sehingga segera setelah pembeli yang bersangkutan telah
menyetujui pesanan maka akan ada kontrak yang pasti.
Penggunaan faktur ini juga digunakan bilamana penyelesaian akan
dilakukan dengan:
1) Dengan pembayaran terlebih dahulu sebelum pengapalan,
2) Atas dasar consignment, dan
3) Tergantung pada tender.

1. Invoice number and date

2. Credit terms
3. Nama kapal
 58

4. HBL number
5. Pelabuhan muat
6. ETD dan ETA dari kapal pengangkut
7. Jenis kontainer
8. Pengirim barang ( Shipper )
9. Deskripsi dari barang yang dikirim
10. Quantity ( jumlah kemasan )
11. Unit Rate
12. Amount
13. Total Invoice

c) Shipping Instruction
Merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir mengenai
pemesanan uang kapal berikut container yang dapat pula menjadi
dasar pembuatan bill of lading. Shipping instruction antara lain
memuat tentang :
1. Shipper
2. Consignee
3. Notify Party
4. Feeder Vessel
5. Connecting Vessel
6. Port Of Loading
7. Port Of Discharge
8. Description Of Goods
9. Gross Weight
10. Nett Weight
11. Measurement
12. Container Number
13. Seal Number
14. Stuffing Date
15. HS Code
 59

16. Date and Number PEB

17. Place Of Stuffing
18. Term Of Payment

d) Bill of Lading
Bill of lading merupakan dokumen pengapalan yang paling penting
karena mempunyai sifat jaminan. Fungsi bill of lading adalah sebagai
tanda terima (kuitansi) barang-barang sebagai bukti adanya perjanjian
pengangkutan laut. Bill of lading terdiri dari dua jenis :
1. Master B/L
Merupakan dokumen bill of lading yang dikeluarkan oleh
perusahaan pelayaran yang sering disebut dengan shipping line,
biasanya perusahaan fowarding ( PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang ) menghubungi perusahaan pelayaran dan
langsung mengambil B/L tersebut ke perusahaan pelayaran dengan
membawa berkas salinan invoice dan melakukan pembayaran
dibank yang sudah memiliki hubungan kerja sama dengan
perusahaan pelayaran, surat tanda bukti pembayaran kemudian
dibawa ke perusahaan pelayaran untuk mendapatkan B/L.
2. House B/L
Merupakan dokumen bill of lading yang dikeluarkan oleh
perusahaan freight fowarding yang ditujukan kepada eksportir.
Disini pihak PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
bertugas untuk menyetak House of B/L.
Peran B/L sebagai dokumen yang paling penting bagi PT. Hecny
Bahari Indonesia cabang Semarang :
1. Sebagai bukti tanda penerimaan barang oleh carrier dan
shipper. Dokumen B/L merupakan tanda bukti bahwa barang /
komoditi ekspor milik shipper atau eksportir sudah diterima
diatas kapal. Dokumen B/L merupakan dokumen yang
dikeluarkan oleh PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
 60

sebagai bukti bahwa barang telah diangkut diatas kapal yang

akan ditunjukan kepada shipper.
2. Sebagai tanda bukti kepemilikan, yaitu dokumen yang
menyatakan bahwa orang yang memegang B/L merupakan
pemilik asli dari barang yang tercantum didalam B/L.
3. Sebagai bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang
antara pihak pengangkut dan pihak pengirim. Yaitu dimana
dokumen HB/L ( House of B/L ) yang memiliki peran seperti
keterangan diatas yang mana didalamnya terdapat nama
pengirim, pihak yang menjadi wakil pengirim, dan pihak
pelayaran dll.
4. Sebagai sarana negosiasi pada transaksi pembayaran, dokumen
B/L adalah dokumen pembayaran atau kwitansi pembayaran
yang dilakukan oleh eksportir atas jasa dan pengangkutan
komoditi ekspornya yang dilakukan oleh PT. Hecny Bahari
Indonesia cabang Semarang yang nantinya dapat berguna
sebagai alat negosiasi pembayaran dengan pihak importir yang
dilihat dari jenis pembayaran didalam B/L tersebut prepaid atau
collect. Dalam pengertiannya prepaid merupakan pembayaran
jasa angkutan yang dibayarkan ketika barang sudah sampai
dinegara importer, sedangkan collect merupakan cara
pembayaran yang dilakukan saat barang sudah naik diatas kapal
dinegara eksportir.
Bill of lading terdiri dari :
1. Shipper
2. Consignee
3. Notify Party
4. MBL Numbers
5. Delivery Agent
6. Port Of Loading
7. Vessel
 61

8. Voyage Number
9. Date Of Issued
10. Bill Of Lading Number
11. Port Of Discharge
12. Description Of Goods
13. Container Number
14. Seal Number

e) Certificate Of Origin
Dokumen COO dikeluarkan oleh Desperindag yang digunakan
untuk mewakili pemerintah sebagai pernyataan bahwa barang yang
diekspor benar-benar diproduksi di Indonesia. Surat ini berisikan
penjelasan mengenai keterangan-keterangan barang, pada transaksi
dimana barang-barang tersebut dikaitkan, keterangan asal barang
dan bahwa barang-barang tersebut benar hasil atau produksi dari
negara eksportir. Bagian-bagian dari COO terdiri dari :
1. Goods Consigned From
2. Goods Consigned To
3. Means Of Transport and Route
4. Reference Numbers
5. For Official Use
6. Item Number
7. Marks and Numbers Of Packages
8. Number and Kind Of Packages
9. Origin Criterion
10. Gross Weight
11. Number and Date Of Invoice
12. Certification
13. Declaration by the Eksporter
 62

f) Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Dokumen yang dibuat oleh eksportir dan harus mendapat
persetujuan petugas bea cukai sebelum dilakukan pemuatan barang
di kapal. PEB dibuat oleh perusahaan EMKL, yang mana PT.
Hecny Bahari Indonesia menggunakan sistem vendor didalam
pembuatan PEB. PEB terdiri dari :
1. Nomor pengajuan
2. Kantor pabean
3. Jenis ekspor
4. Kategori ekspor
5. Cara pembayaran
6. Nomor pendaftaran
7. Eksportir
8. Penerima barang
9. PPJK
10. Data pengangkutan
11. Pelabuhan muat
12. Dokumen pelengkap pabean
13. Data tempat pemeriksaan
14. Data penyerahan
15. Data transaksi ekspor
16. Data petikemas / container
17. Data kemasan / packaging
18. Data barang yang akan di ekspor
19. Negara tujuan barang
20. Tanda tangan eksportir

g) Delivery Order
Merupakan dokumen yang berisikan tentang kode pemesanan. DO
dicetak oleh perusahaan pelayaran yang kemudian diserahkan
kepada fowarding ( PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
 63

) yang digunakan untuk mengambil kontainer kosong dari depo

kontainer yang kemudian akan dilakukan proses stuffing barang
digudang eksportir. DO terdiri dari :
1. Booking Number ( nomor pemesanan )
2. Date Of Booking
3. Shipper
4. Carrier
5. Feeder Vessel
6. Conecting Vessel
7. Port Of Loading
8. Port Of Discharge
9. Number , type and seal of container
10. Gross Weight
11. Description Of Goods
12. Yard Location
13. Remarks
14. Terminal Address

h) Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

NPE merupakan merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh bea
cukai setelah melakukan pengiriman PEB yang kemudian dilakukan
penarikan respon NPE apabila PEB sudah disetujui oleh pihak bea
cukai. Selanjutnya bea cukai akan menerbitkan NPE yang kemudia
perusahaan fowarding ( PT. Hecny Bahari Indonesia ) akan
memberikan informasi kepada customers. NPE terdiri dari :
1) Kantor pabean pemuatan
2) NPWP / nama eksportir
3) NPWP / nama PPJK
4) Sarana pengangkut
5) Tanggal perkiraan ekspor
6) Pelabuhan muat
 64

7) Gross Weight
8) Kontainer
9) Catatan pemeriksaan dokumen ekspor
10) Catatan pemeriksaan fisik
11) Catatan pengawasan stuffing
12) Catatan pengeluaran barang ekspor
13) Catatan pemasukan barang ekspor
14) Catatan pemuatan barang ekspor ke sarana pengangkut

i) Beneficiary’s Certificate
Langkah yang harus dilakukan eksportir setelah mendapatkan COO
adalah membuat dokumen berupa beneficiary’s certificate, yaitu
surat pernyataan dari eksportir bahwa semua salinan dokumen
ekspor yang diminta oleh importir telah dikirim ke alamat yang
diminta oleh importir sesuai dengan yang disyaratkan di dalam
L/C.

j) Asuransi
Melindungi pengiriman barang ke luar negeri. Dalam transaksi
ekspor impor, dokumen asuransi juga memiliki peran yang sangat
penting karena membuktikan bahwa barang-barang yang disebut
didalamnya telah diasuransikan. Apabila terjadi kerusakan dalam
perjalanan, pihak asuransi akan mengganti kerugian tersebut.

k) Fumigasi
Dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang diekspor yang
ada di dalam container aman dan telah difumigasi (Penyemprotan
yang dilakukan terhadap barang yang akan dikirim agar tidak ada
hama yang nantinya akan merusak barang tersebut, biasanya untuk
jenis barang kayu atau kayu olahan, karena dengan dilakukan
 65

fumigasi ini supaya terhindar dari rayap-rayap yang akan memakan

kayu-kayu yang akan dikirim).

3.4 Keterlambatan Pengiriman Barang Yang Dilakukan Oleh PT. Hecny

Bahari Indonesia cabang Semarang
Didalam kegiatan ekspor ada beberapa faktor yang menyebabkan
keterlambatan didalam pengiriman, yang tentunya saja tidak dapat
dihindari namun dapat diminimalisir. Beberapa faktor yang menyebabkan
keterlambatan didalam kegiatan ekspor PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang :
a) Faktor SDM ( sumber daya manusia )
Sumber daya manusia ( SDM ) menjadi faktor utama dari penyebab
keterlambatan pengiriman, manusia / karyawan adalah awal mula
yang akan mengerjakan dokumen-dokumen yang digunakan didalam
kegiatan ekspor. SDM yang tidak dapat mencukupi didalam kegiatan
ekspor hanya akan menghambat kegiatan ekspor diperusahaan freight
fowarding, di PT. Hecny Bahari Indonesia SDM yang tersedia dirasa
kurang mencukupi untuk pembuatan dokumen ekspor yang dapat
dibilang banyak. Seperti contoh yang terjadi dilapangan, hanya
terdapat dua operasional ekpsor yang mana keduanya memiliki tugas
untuk menghandle dokumen ekspor yang ditujukan untuk USA dan
EROPA, sedangkan dokumen yang dikerjakan terbilang cukup
banyak. Dalam waktu satu hari, satu operasional ekspor minimal harus
menyelesaikan 5-10 dokumen. Yang harus dilakukan adalah
penambahan SDM mengingat keterlambatan penanganan dokumen
ekspor yang disebabkan oleh kekurangan SDM, sehingga dengan
adanya penambahan SDM yang diharap dapat meminimalisir dengan
penanganan yang cepat.
 66

b) Faktor Sistem
Faktor sistem merupakan penghambat atau penyebab terjadinya
keterlambatan yang sering terjadi di dalam kegiatan pengiriman
dokumen, karena ketika sistem mengalami gangguan ( sistem error )
maka pengiriman dokumen akan terhenti seketika karena pada era
sekarang semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengiriman
dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang tersedia
didalam internet. Upaya yang dilakukan adalah memperbaiki sistem,
memperbarui perangkat keras ( hardware ) seperti komputer , dan
jaringan internet yang disediakan didalam perusahaan.

c) Faktor Cuaca
Cuaca buruk berdampak pada kegiatan pemuatan yang terjadi
dilapangan, dan menyebabkan keterlambatan saat pengiriman barang
ke negara tujuan. Perpanjangan waktu yang terjadi disebabkan oleh
cuaca buruk mengakibatkan proses pengiriman barang harus ditunda,
karena apabila dipaksakan untuk teteap melaksanakan pengiriman
barang maka dapat menimbulkan masalah lain yang dampaknya dapat
merugikan banyak pihak.

d) Faktor Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu yang sangat penting didalam kegiatan
ekspor, komunikasi yang didalakukan antara operasional dengan
customers service serta komunikasi yang dilaksanakan dengan
perusahaan lain seperti perusahaan shipping. Komunikasi menjadi
kunci penting didalam kegiatan pengiriman dokumen maupun
pengiriman barang, PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
sebagai perusahaan fowarding yang menjembatani antara shipper dan
consignee selain sebagai pengurus dokumen ekspor, PT. Hecny Bahari
Indonesia juga bertugas sebagai pengawas barang apakah barang yang
akan dikirim sudah siap untuk dilakukan stuffing hingga tiba di
 67

pelabuhan tujuan untuk dilaksanakan proses bongkar muatan.

Kesalahan komunikasi antar karyawan akan menghambat dan
menjadikan keterlambatan dalam proses penanganan ekspor.

e) Faktor Ketersediaan Alat Angkut (Truck)

Alat angkut yang dimaksut disini yaitu adalah truk, dimana kegunaan
dari moda transportasi darat ini berguna untuk mengangkut kontainer
yang akan diekspor dari shipper menuju ke CY (container yard) yang
kemudian akan dimuat diatas kapal. Faktor keterlambatan yang
disebabkan oleh ketersediaan alat angkut seperti truk ini sering
dialami oleh PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang, seperti
ketidaksediaan alat angkut hingga kelayakan truk yang digunakan
untuk mengangkut kontainer. Sehingga didalam mengatasi hambatan
transportasi hendaknya memilih manajemen perusahaan truk yang
menerapkan servis truck chassis berkala. Hendakanya PT. Hecny
Bahari Indobesia cabang Semarang tidak hanya memeriksa kelayakan
kontainer saja tetapi juga harus memeriksa kelayakan truck chassis
yang digunakan, yaitu dengan meminta bukti kelayakan truk yang
digunakan dari perusahaan truk.
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah penulis melaksanakan pengamatan langsung selama praktek darat
(PRADA) selama tiga bulan di PT. Hecny Bahari Indonesia cabang
Semarang, dan dari hasil pembahasan serta pemecahan masalah tersebut
diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses penanganan kegiatan ekspor oleh PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang :
a. Eksportir dan pihak PT.Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
menandatangani persetujuan sales contract.
b. Eksportir membuat shipping instruction (SI),packing list, dan
invoice.
c. PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang mengirim schedule ke
eksportir.
d. PT.Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang akan melakukan
booking space ke shipping line (Perusahaan Pelayaran).
e. Setelah container sampai di gudang eksportir kemudian akan di
stuffing.
f. PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang mengirimkan invoice
dan packing list ke PPJK untuk dibuatkan Pemberitahuan Ekspor
Barang (PEB).
g. Kantor Bea Cukai akan mengeluarkan Nota Pelayanan Ekspor
(NPE) setelah menerima packing list,invoice dan Pemberitahuan
Ekspor Barang (PEB).
h. Setelah melewati tahap diatas barang sudah bisa dikirim.

68
 69

2. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat melaksanakan kegiatan

ekspor oleh PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang :
a. Bill of Lading (B/L)
b. Performa Invoice
c. Packing List (P/L)
d. Shipping Instruction (SI)
e. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
f. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

3. Keterlambatan Pengiriman Barang Yang Dilakukan Oleh PT. Hecny

Bahari Indonesia cabang Semarang :
a. Faktor SDM ( sumber daya manusia )
b. Faktor Sistem
c. Faktor Cuaca
d. Faktor Komunikasi
e. Faktor Ketersediaan Alat Angkut

4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan masalah, kendala, dan solusi yang telah
diuraikan sebelumnya, maka penulis memiliki beberapa saran yang
ditujukan kepada PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang, antara
lain:
a. Untuk mengintegrasikan pengangkutan dan pengurusan dokumen
ekspor maka PT. Hecny Bahari Indonesia cabang Semarang
diharapkan dapat membentuk usaha milik di bidang EMKL
(ekspedisi muatan kapal laut) , dan usaha penunjang lainnya sehingga
dapat mewujudkan pelayanan penuh dalam bidang ekspor.

b. Dalam memaksimalkan pelayanan yang diberikan perihal pengurusan

dokumen ekspor ke luar negeri, maka PT. Hecny Bahari Indonesia
cabang Semarang diharapkan dapat menambah jumlah karyawan
 70

dibidang operasional sehingga pembuatan dokumen yang dibutuhkan

dapat selesai secara efektif dan efisien dengan waktu singkat.

c. Dalam menunjang keberhasilan perusahaan, PT.Hecny Bahari

Indonesia perlu meningkatkan fasilitas yang baik kepada SDM yang
ada. Hal yang dimaksudkan ialah seperti memberikan uang tambahan
kepada karyawan yang melakukan pekerjaan melebihi batas aturan
waktu yang diberikan (lembur). Pemberian reward tambahan
diharapkan dapat memberi motivasi kepada karyawan untuk bekerja
lebih giat dan tetap memiliki dedikasi yang tinggi kepada
Perusahaan, karena keberhasilan perusahaan juga ditentukan oleh
optimalisasi kerja karyawan. Selain itu perlu adanya training khusus
kepada para karyawan untuk meningkatkan skill yang menunjang
perusahaan.

d. Tetap menjaga kerja sama dan hubungan yang baik dengan instansi
yang terkait, agar dalam pengurusan dokumen-dokumen pada saat
diproses lancar dan tepat pada waktunya

e. Tetap menjaga hubungan yang baik dengan sesama eksportir untuk

pelaksanaan ekspor, sehingga saling dapat bertukar pengalaman
dalam lingkup pengurusan dokumen ekspor.

f. Koordinasi yang baik antar bagian dalam pembuatan dokumen agar

tidak terjadi kesalahan yang akan berimbas pada saat pengurusan
dokumen ke instansi yang terkait dengan lebih teliti dan seksama
dalam pembuatan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang sama.
 71

DAFTAR PUSTAKA

Hernawan, A., Tamba, Y. T., & Rifni, M. (2018). STRATEGI PEMASARAN

JASA FREIGHT FORWARDING JAKARTA. Jurnal Manajemen Bisnis
Transportasi dan Logistik, 5(1), 41-50.

LALOMA, V., Tampi, J. R., & Mukuan, D. D. (2017). Role of Freight Forwarder
In Import Export Business At PT. Jasa Trans Samudera Sulut. Jurnal
Administrasi Bisnis.

Majalah Ilmiah Gema Maritim Volume 21. (2019). (http://scholar.googleusercont

ent.com/scholar?q=cache:nKiNIMRjjSwJ:scholar.google.com/&hl=id&as_
sdt=0,5&scioq=Surat+VGM). Diakses 29/06/2019 pada pukul 10.00 WIB

Purwanto, B., Sabfika, H., & Lasse, D. A. (2017). PELAYANAN CUSTOMS

CLEARANCE PADA PERUSAHAAN FREIGHT
FORWARDING. Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi dan Logistik,
3(2), 239-244.

Santoso, M. E. J., PW, N. P. A., Kurniawan, O. E., Revana, R., Alvin, R., &
Budiman, R. S. (2018). Proses Ekspor PT. Ragam Rasa Raya. Journal of
the community development in Asia, 1(3).

Susilo, A. (2013). Panduan Pintar Ekspor Impor. Semarang: Trans Media.

Sutedi, A. (2014). Hukum Ekspor Impor. Jakarta: Raih Asa Sukses.

 72

DAFTAR
LAMPIRAN
 73

Lampiran 1 : Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

 74

Lampiran 2 : Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

 75

Lampiran 3 : Certificate Of Origin (COO)

 76

Lampiran 4 : Shipping Note (SN)

 77

Lampiran 5 : Bill Of Lading

 78

Lampiran 6 : Certificate Of Weight (VGM)

 79

Lampiran 7 : Packing List (P/L)

 80

Lampiran 8 : Invoice
 81

Lampiran 9 : Waybill
 82

Lampiran 10 : Fumigation