DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2 Pokok Permasalahan ................................................................................................. 2
1.3 Pembatasan Masalah ................................................................................................. 2
1.4 Tujuan Penulisan Paper............................................................................................. 2
BAB II STUDI PUSTAKA ................................................................................................ 3
2.1 Manajemen Kualitas ................................................................................................. 3
2.2 Tujuh Prinsip Manajemen Mutu ............................................................................... 3
2.3 Gugus Kendali Mutu ................................................................................................. 4
2.3.1 Perangkat Kendali Mutu .................................................................................... 5
2.4 Quality Management System .................................................................................... 5
2.5 ISO (International Organization for Standardization) ............................................... 6
BAB III METODOLOGI PENULISAN LAPORAN ......................................................... 7
3.1 Pengumpulan Data .................................................................................................... 7
3.1.1 Struktur Organisasi ................................................................................................ 7
3.1.2 Pertanyaan Wawancara .......................................................................................... 8
3.2 Pengolahan Data ....................................................................................................... 9
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................................... 11
4.1 Gambaran Umum Organisasi PT Toyota Astra Motor dan VLD ( Vehicle Logistic
Division )....................................................................................................................... 11
4.1.1 Sejarah PT Toyota Astra Motor ( TAM )......................................................... 11
4.1.2 Gambaran Umum VLD ( Vehicle Logistic Department ) ................................ 12
4.2 Tujuh Prinsip Manajemen Mutu Pada Perusahaan ................................................. 12
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN............................................................................ 25
6.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 25
6.2 Saran ....................................................................................................................... 26

i
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persaingan dalam dunia ekonomi sekarang ini sudah semakin ketat,
sehingga membuat penerapan total quality management semakin banyak
digunakan untuk dapat melakukan persaingan dalam berbagai bidang usaha.
Total quality management memastikan akan peningkatan yang
berkesinambungan dalam memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
Perusahaan yang telah menerapkan total quality management memiliki
keunggulan yang lebih dibandingkan dengan perusahaan yang tidak
menerapkan total quality management, hal ini dapat dilihat dari usaha yang
bertahan dan persaingan usahanya. Total quality management ini
mengarahkan perusahaan pada continuous improvement yang dapat
mempertahankan, memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan secara terus
menerus.
PT Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang manufaktur yang memproduksi kendaraan bermobil. Perusahaan ini
menggunakan standard ISO 9001. Berdasarkan standard kualitas yang
digunakan, perusahaan memfokuskan pada kualitas yang dihasilkan dari
produknya dan bagaimana kebutuhan pelanggan akan terpenuhi. Untuk
mengetahui penerapan total quality management dalam PT Toyota Astra
Motor departemen assembly maka dilakukan wawancara dengan mendatangi
perusahaan secara langsung dan membawa beberapa pertanyaan yang telah
disiapkan. Lalu setelah melakukan wawancara pada perusahaan ini, akan
dilakukan analisis dan pembahasan mengenai hasil wawancara yang telah
didapat.

1
1.2 Pokok Permasalahan
 Bagaimana penerapan total quality management pada perusahaan PT
Toyota Astra Motor dan apa yang digunakan sebagai standard dalam
pengukuran kualitas produk ?

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan-batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
 Wawancara dilakukan langsung pada perusahaan PT Toyota Astra
Motor departemen assembly.
 Wawancara dilakukan pada tanggal 26 November 2018 di PT Toyota
Astra Motor Sunter.
 Wawancara yang dilakukan membahas mengenai bagaimana
penerapan / pengaplikasian total quality management di PT Toyota
Astra Motor ini.

1.4 Tujuan Penulisan Paper

 Mengetahui bagaimana penerapan total quality management pada
departemen assembly PT Toyota Astra Motor.
 Melihat penerapan ISO 9001 pada PT Toyota Astra Motor.

2
 BAB II

STUDI PUSTAKA

2.1 Manajemen Kualitas

Menurut ISO 8402 (Quality Vocabulary), manajemen kualitas merupakan
semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan
kebijakan kualitas, tujuan-tujuan, tanggung jawab, serta
mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti:
 Perencanaan kualitas (quality engineering)
 Pengendalian kualitas (quality control)
 Jaminan kualitas (quality assurance)
 Peningkatan kualitas (quality improvement)
Sedangkan menurut Dr. JM Juran, manajemen kualitas merupakan suatu
kumpulan aktivitas yang berkaitan dengan kualitas tertentu yang memiliki
karakteristik.

2.2 Tujuh Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip Manajemen Mutu adalah seperangkat mendasar keyakinan, norma,
aturan, dan nilai-nilai yang diterima sebagai benar dan dapat digunakan seabgai
dasar untuk manajemen mutu.
Prinsip Manajemen Mutu dapat digunakan sebagai dasar untuk memandu
peningkatan kinerja organisasi.
7 Prinsip Manajemen Mutu antara lain:
 Fokus Pelanggan
Fokus utama dari manajemen mutu adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
dikarenakan sukses berkelanjutan dapat dicapai jika sebuah organisasi dapat
menarik dan mempertahankan kepercayaan pelanggan
 Kepemimpinan

3
Para pimpinan di seluruh tingkatan menetapkan kesatuan tujuan dan arah sehingga
menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat dalam mencapai sasaran mutu
organisasi.
 Keterlibatan Orang
Karyawan yang kompeten, diberdayakan dan terlibat di semua tingkatan di
seluruh organisasi sangat penting guna meningkatkan kemampuan untuk
menciptakan dan memberikan nilai.
 Pendekatan Proses
Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi tercapai lebih efektif dan efisien jika
kegiatan dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait yang berfungsi
sebagai sistem yang koheren.
 Peningkatan
Organisasi yang sukses memiliki fokus yang berkelanjutan pada perbaikan karena
penting bagi suatu organisasi untuk dapat mempertahankan tingkat kinerja
ataupun meningkatkan tingkat kinerja yang dimiliki.
 Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti
Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi yang lebih
mungkin untuk menghasilkan hasil yang diinginkan.
 Manajemen Hubungan
Sebuah organisasi harus mengelola hubungan dengan pihak yang berkepentingan
untuk sukses berkelanjutan.

2.3 Gugus Kendali Mutu

Gugus Kendali Mutu atau Quality Control Circle merupakan sekelompok
karyawan yang memiliki pekerjaan yang sejenis dan bertemu secara berkala untuk
membahas dan menyelesaikan masalah-masalah pekerjaan dengan tujuan
meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

4
2.3.1 Perangkat Kendali Mutu
Perangkat kendali mutu terdiri dari 7 alat pengendalian mutu atau yang
biasa sering disebut 7 QC Tools dan 8 langkah pemecahan masalah pada Gugus
Kendali Mutu.
7 QC Tools yang digunakan diantaranya terdiri dari:
 Pareto Chart
 Fishbone Diagram
 Control Chart
 Check Sheet
 Histogram
 Flow Chart
Sedangkan, 8 langkah pemecahan masalah pada Gugus kendali mutu adalah:
 Menentukan Tema
 Analisa Kondisi yang Ada
 Menentukan Target
 Analisa Penyebab
 Rencana Penanggulangan
 Penanggulangan
 Evaluasi Hasil
 Standarisasi & Tindak Lanjut

2.4 Quality Management System

Quality Management System (QMS) atau Sistem Manajemen Mutu
merupakan sebuah sistem yang efektif yang menawarkan struktur yang lebih jelas
serta pendekatan sistematis yang berguna untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan, memungkinkan perbaikan berkelanjutan dan membantu perusahaan
mencapai tujuan yang diinginkan.

5
2.5 ISO (International Organization for Standardization)
ISO khususnya ISO 9000 membahas mengenai berbagai manajemen
kualitas yang berisi beberapa standar ISO.
ISO 9001:2015 menetapkan kriteria untuk sistem manajemen mutu dan
merupakan satu-satunya standar yang dapat disertifikasi dan dapat digunakan oleh
organisasi apa pun, besar atau kecil, terlepas dari bidang kegiatannya. Bahkan, ada
lebih dari satu juta perusahaan dan organisasi di lebih dari 170 negara yang
bersertifikat ISO 9001.
Standar ini didasarkan pada sejumlah prinsip manajemen mutu termasuk
fokus pelanggan yang kuat, motivasi dan implikasi dari manajemen puncak,
pendekatan proses dan peningkatan berkelanjutan.

6
 BAB III

METODOLOGI PENULISAN LAPORAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi, proses pembuatan
butir-butir pertanyaan yang dirumuskan oleh kelompok, serta metode pengolahan
data yang berisi mengenai kaitan antara pertanyaan dan juga teorimengenai Total
Quality Management.

3.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data berisi mengenai struktur organisasi dalam perusahaan, serta
proses pembuatan pertanyaan wawancara yang nanti akan dilakukan di divisi
VLD ( Vehicle Logistic Department ) yang ada di PT Toyota Astra Motor .

3.1.1 Struktur Organisasi

Berikut ialah struktur organisasi untuk QMS ( Quality Management Support )yang
ada didalam divisi VLD ( Vehicle Logistic Management ) PT Toyota Astra Motor.

7
Seluruh struktur organisasi QMS untuk divisi VLD dikepalai oleh Divison Head
VLD yaitu Bapak Husein Sutjiono dengan Deputy Devision Head Bapak
Ikhsanudin Z. yang membawahi langsung 8 departemen, dimana tiap departemen
juga memiliki kepala yang disebut Department Head, dan dibawah departemen
terdapat section yang section tersebut juga memiliki kepala yang disebuat sebagai
section head.

3.1.2 Pertanyaan Wawancara

Pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan kegiatan wawancara dengan
pihak yang terkait yaitu Bapak Gabariel selaku tim yang ada pada departemen
Strategic Planning and Engineering, mengenai materi Total QualityManagement.
Wawancara dilakukan untuk mengetahui bagaimana perusahaan menjalankan dan
menerapkan Total Quality Management serta tools yang dipakai didalam
perusahaan tersebut, oleh karenanya dirumuskanlah butir-butir pertanyaan dalam
wawancara ini. Berikut ialah tabel yang berisi pertanyaan yang telah dirumuskan
oleh kelompok dengan segala pertimbangan teori Total Quality Management.

Tabel 3.1 Pertanyaan wawancara yang telah dirumuskan kelompok

No. Pertanyaan
1 Bagaimana fokus dari divisi VLD PT Toyota Astra Motor terhadap
pelanggan ?
2 Bagaimana cara pemimpin dalam menyelesaikan tujuan divisi dan tujuan
perusahaan ?
3 Bagaimana cara membangun motivasi pegawai agar mau terlibat dalam
menyelesaikan tujuan divisi dan perusahaan ?
4 Bagaimana divisi VLD mengoptimalkan sistem dan kinerja ?
5 Bagaimana cara divisi VLD untuk melakukan peningkatan berkelanjutan (
continous improvement ) ?
6 Bagaimana cara divisi VLD untuk mengumpulkan data dan fakta dilapangan

8
 jika misal terdapat masalah ?
7 Bagaimana cara divisi VLD untuk mengelola hubungan berdasarkan harga
atau loyalitas ?

3.2 Pengolahan Data

Pengolahan data berisi mengenai keterkaitan dari pertanyaan yang telah
dirumuskan dengan dasar teori yang ada dalam Total Quality Managemet. Pada
hal ini teori yang digunakan ialah prinsip ISO 9001 karena PT Toyata Astra
Motor menggunakan ISO 9001 tahun 2015. Berikut ialah tabel keterkaitan antara
pertanyaan dengan teori prinsip dari ISO 9001.

Tabel 3.2 Keterkaitan Pertayaan dengan Teori prinsip ISO 9001

No. Pertanyaan Teori ( Prinsip ISO 9002 )
1 Bagaimana fokus dari divisi VLD PT Fokus Pelanggan
Toyota Astra Motor terhadap pelanggan ?
2 Bagaimana cara pemimpin dalam Kepemimpinan
menyelesaikan tujuan divisi dan tujuan
perusahaan ?
3 Bagaimana cara membangun motivasi Keterlibatan Orang
pegawai agar mau terlibat dalam
menyelesaikan tujuan divisi dan
perusahaan ?
4 Bagaimana divisi VLD mengoptimalkan Pendekatan Proses
sistem dan kinerja ?
5 Bagaimana cara divisi VLD untuk Peningkatan Berkelanjutan (
melakukan peningkatan berkelanjutan ( Continous Improvemet )
continous improvement ) ?
6 Bagaimana cara divisi VLD untuk Pemgambilan keputusan berbasi
mengumpulkan data dan fakta dilapangan bukti
jika misal terdapat masalah ?

9
7 Bagaimana cara divisi VLD untuk Manjemen Hubungan
mengelola hubungan berdasarkan harga
atau loyalitas ?

10
 BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Organisasi PT Toyota Astra Motor dan VLD ( Vehicle
Logistic Division )
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai sejarah bagaimana PT Toyota
Astra motor dapat berdiri di Indonesia dan sejarah dari divisi VLD.

4.1.1 Sejarah PT Toyota Astra Motor ( TAM )

PT Toyota Astra Motor atau biasa disingkat dengan PT TAM merupakan
perusahaan Agen Tunggal Pemegang Merk ( ATPM ) untuk mobil Toyota dan
Lexus. PT TAM sendiri merupakan perusahaan joint venture antara PT Astra
International dengan Toyota Motor Corporation Jepang. PT Toyota Astra
Motor didirikan dan diresmikan pada tanggal 12 April 1971. Semula PT
Toyota Astra Motor hanya menjadi importir kendaraan khusus untuk merk
Toyota, lalu kemudian satu tahun kemudian berfungsi sebagai distributor
Toyota. Pada tanggal 31 Desember 1989, PT TAM melakukan melakukan
merger dengan tiga perusahaan yaitu PT Multi Astra, PT Toyota Mobilindo,
dan PT Toyota Engine Indonesia, yang bertujuan untuk menyatukan langkah
dan meningkatkan efisiensi dalam memenuhi serta menjawab tuntutan kualitas
dan ketatnya persaingan otomotif di Indonesia. Selama lebih dari 30 tahun
berjalan, PT TAM telah memainkan peranan yang sangat penting bagi
perkembangan dunia otomotif di Indonesia, serta membantu membukanya
banyak lapangan kerja bagi Indonesia. PT TAM telah mendirikan pabrik
produksi seperti stamping, casting, engine, dan assembly yang berada di area
industri Sunter, Jakarta Utara dan pada tahun 1998 diresmikan pabrik di
Karawang dengan teknologi yang terbaru.

11
 Pada tanggal 15 Juli 2003, PT TAM direstrukturisasi menjadi dua bagian
yakni PT Toyota Astra Motor sebagai agen penjualan, distribusi, serta importir
produk dan PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia atau biasa disingkat
dengan PT TMMIN, bertugas sebagai perakit dan produksi produk Toyota
yang nanti akan di Ekspor ke luar negeri dan di distirbusi di Indonesia.
Kepemilikan saham PT TAM sendiri sekarang sudah menjadi 50 % dimiliki
oleh Astra International dan 50 % dimiliki oleh Toyota Motor Corporation.

4.1.2 Gambaran Umum VLD ( Vehicle Logistic Department )

Divisi VLD sendiri sudah ada sejak PT Toyota Astra Motor hadir di Indonesia
akan tetapi cakupan dari logistik masih belum sebesar seperti sekarang, barulah
pada saat PT Toyota Astra Motor melakukan joint venture atau kaloborasi antata
Toyota Motor Corporation dengan Astra International, divisi VLD semakin
berkembang pesat terlebih pada saat PT Toyota Astra Motor sudah membuka
pabrik di Karawang. Saat ini divisi VLD sudah memiliki 8 departemen yang
dimana ada tiga departemen yang dibuat berdasarkan regional Indonesia yaitu
regional Indonesia Timur, Indonesia Tengah, dan Indonesia Barat ( dapat dilihat
di struktur organisasi ), dan saat ini juga VLD ingin memperbesar jaringan
logistik PT Toyota Astta Motor dengan membangun common yard baru di
Sulawesi.

4.2 Tujuh Prinsip Manajemen Mutu Pada Perusahaan

1. Fokus Kepada Pelanggan Eksternal dan Internal
Pada poin ini, hal yang ditekankan adalah bagaimana cara untuk
memuaskan pelanggan, baik itu pelanggan dari dalam maupun dari luar
organisasi. Dalam hal ini harus dimiliki pengetahuan untuk memenuhi kebutuhan
dari pelanggan dan pihak lainnya yang memiliki kontribusi untuk memastikan
keberhasilan dari sebuah organisasi. Sehingga dengan hal ini diharapkan akan
berefek pada peningkatan nilai, kepuasan maupun loyalitas daripada pelanggan.
Efek beruntun setelahnya adalah adanya pengulangan aktivitas bisnis maupun

12
terbangunnya reputasi yang diharapkan dapat meningkatkan pemasukan dan
pasar.

Disini dapat dilihat pada alur bisnis, VLD (Vehicle Logistic Division)
melakukan poin pertama ini dengan 2 aktivitas. Pertama fokus pada internal,
sesuai dengan alur bisnis maka proses sebelum VLD adalah ‘Plant’ dan proses
setelahnya adalah ‘Branch’. Dalam internal ini selalu diadakan rapat internal
kepala divisi. Pertemuan tersebut dilakukan untuk membahas persoalan -
persoalan yang ada dalam internal. Sebagai contoh pada internal organisasi,
‘pelanggan’ VLD adalah ‘Dealer / Branch’ yang merupakan proses setelah VLD.
Fokus pada pelanggan disini dengan cara, VLD akan berusaha memastikan bahwa
VLD akan mengirimkan barang sesuai dengan lead time yang telah disepakati dan
dengan adanya jaminan bahwa mobil yang dikirimkan dalam kondisi yang
sempurna.
Kedua, fokus pada eksternal sendiri merupakan hal yang dilakukan oleh
dealer pada pengguna produk. Terutama apabila ada terjadi kekurangan pada
produk yang dikirimkan, maka pasti akan ada suara dari pengguna produk kepada
‘Dealer’. Maka, dari suara - suara tersebut lah akan dilakukan tindakan pada
pengguna produk.
Internal dan eksternal merupakan kedua hal yang tidak dapat dipisahkan.
Suara dari pengguna produk akan masuk ke ‘Dealer’. Hal tersebut akan menjadi
input dari ‘Dealer’ ke VLD dan berlanjut dari VLD menuju ‘Plant’.

13
2. Kepemimpinan
Kepemimpinan disini merupakan pemimpin pada setiap level dapat
membangun satu - kesatuan untuk mencapai tujuan dan menciptakan kondisi
dimana karyawan dapat mencapai apa yang menjadi tujuan dari organisasi.
Sehingga dapat terjadi kondisi dimana strategi, kebijakan, proses dan sumber daya
dapat berguna dalam mencapai tujuan. Dengan dilakukannya hal ini diharapkan
dapat terciptanya efektifitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan, koordinasi dan
komunikasi yang baik dan peningkatan kapabilitas. Hal - hal yang dapat dilakukan
disini adalah dengan membuat visi, misi, strategi, kebijakan dan alur organisasi.
Kedua, menciptakan kepercayaan dan integritas maupun komitmen pada kualitas
sebagai kultur organisasi. Ketiga, memastikan adanya contoh dari seorang
pemimpin dan adanya pengakuan atas kontribusi. Keempat, yaitu dengan
menyediakan sumber daya, pelatihan dan wewenang.

Pertama, secara organisasi dilakukan penyelarasan tujuan dengan

organization context. Dengan adanya ini maka menjadi jelas apa yang menjadi
fungsi dan tanggung jawab masing - masing departemen sekaligus orang yang
menjadi penanggung jawabnya.

14
 Kedua, organisation structure juga telah memaparkan tugas - tugas dari
masing - masing pemegang jabatan yang dapat menunjang pencapaian tujuan
organisasi.

3. Keterlibatan Karyawan
Keterlibatan karyawan merupakan sebuah hal dimana semua karyawan
memiliki keterlibatan langsung dalam meningkatkan nilai dari sebuah produk.
Dengan tercapainya ini diharapkan dapat terwujud pemahaman dan motivasi
dalam mencapai tujuan dan adanya keterlibatan, peningkatan diri pribadim
inisiatif, kreatifitas, kepuasan, kepercayaan dan koloborasi antara semua karyawan
dalam organisasi. Aktivitas yang mungkin dilakukan adalah dengan memberi
pemahaman akan pentingnya kontribusi secara individual dan kelompok dan
adanya penilaian pada kepuasan karyawan.
Pertama hal ini dilakukan oleh organisasi dengan adanya Key Performance
Index yang didalamnya ada poin - poin yang dapat dinilai secara kuantitatif
sehingga hasilnya terukur dengan jelas. Kedua dengan adanya Employee
Satisfaction Index yang merupakan survey tentang kepuasan karyawan. Selain itu

15
ada pula ide berkonsep secara individu maupun kelompok yang ditargetkan
pertahunnya dalam upaya meningkatkan mutu. Ketiga ada pula cross functional
yang mengakibatkan bahwa setiap departemen tidak hanya akan memikirkan
KPInya masing - masing namun juga memperhatikan masalah yang ada pada
departemen lain.

4. Pendekatan Proses
Hasil yang konsisten bisa didapatkan dengan efektif dan efisien bila
memahami dan memperhatikan setiap detail proses dalam sebuah sistem. Dengan
hal ini diharapkan terwujudnya kemampuan untuk fokus pada proses kunci, hasil
yang konsisten dan optimisasi performa. Hal ini dapat diwujudkan dengan
menjabarkan tujuan dari sebuah sistem dan proses yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut, memaparkan pelaku proses, kapabilitas dan batasan
sumber daya maupun memastikan bahwa informasi setiap proses dapat dimonitor,
dianalisa dan dievaluasi maupun dilakukannya risk management.

16
 Gambar diatas merupakan dashboard yang berisi data - data tentang setiap
proses yang ada. Dengan dashboard tersebut maka seorang pimpinan dapat
mengawasi setiap proses yang ada. Sehingga apabila terjadi anomali pada sebuah
proses dapat langsung terdeteksi dan ditangani. Pada data ini pula dapat dilihat
realisasi pencapaian yang dicapai oleh setiap proses maupun target awalnya
sehingga dapat terlihat pula gap antara target dan pencapaian yang dapat menjadi
bahan analisa dan evaluasi oleh pimpinan.

Gambar diatas memaparkan isu - isu ekternal maupun internal yang

mungkin dapat mempengaruhi bisnis organisasi. Dengan ada paparan ini maka
diharapkan dapat dilakukan antisipasi terhadap hal - hal yang mungkin terjadi.

5. Peningkatan berkelanjutan / Continuous Improvement

Organisasi yang sukses memiliki fokus terhadap peningkatan
berkelanjutan. Secara rasional, peningkatan atau improvement itu penting
untuk mempertahankan tingkat kinerja saat ini pada suatu organisasi,
untuk bereaksi terhadap perubahan dalam kondisi internal dan eksternal
dan untuk menciptakan peluang baru. Manfaat-manfaat yang dapat
diperoleh jika menerapkan improvement yaitu (i) peningkatan kinerja
proses, kemampuan organisasi dan kepuasan pelanggan, (ii) peningkatan
fokus pada penyelidikan dan penentuan akar-masalah, lalu diikuti oleh

17
pencegahan dan tindakan korektif, (iii) peningkatan kemampuan untuk
mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko dan peluang internal dan
eksternal, (iv) pertimbangan peningkatan baik perbaikan inkremental dan
terobosan, (v) peningkatan penggunaan pembelajaran untuk perbaikan (vi)
peningkatan dorongan untuk inovasi. Setelah mengetahui manfaat yang
didapat dari improvement berikut adalah tindakan yang dapat diambil
untuk melakukan peningkatan:
 Mempromosikan pembentukan tujuan perbaikan di semua tingkatan
organisasi.
 Mendidik dan melatih orang-orang di semua tingkatan pada bagaimana
menerapkan alat dasar dan metodologi untuk mencapai tujuan
perbaikan.
 Memastikan orang yang kompeten untuk berhasil mempromosikan dan
proyek-proyek perbaikan menyeluruh.
 Mengembangkan dan menyebarkan proses untuk melaksanakan
proyek-proyek perbaikan di seluruh organisasi
 Telusuri, review dan audit perencanaan, pelaksanaan, penyelasaian dan
hasil proyek perbaikan.
 Mengintegrasikan pertimbangan perbaikan ke dalam pengembangan
baru atau pengubahan barang, jasa, dan proses
 Mengenali dan mengakui perbaikan.

Dari ketujuh tindakan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk

melakukan improvement berdasarkan ISO 9001:2015, Paragraf berikut
akan menjelaskan mengenai contoh-contoh implementasi yang
dilaksanakan pada Vehicle Logistic Division Toyota Astra Motor.

Perusahaan menggunakan metode PDCA dalam melakukan improvement.

Proses PDCA dijabarkan secara rinci pada pelatihan agar organisasi dapat
menerapkan alat dasar dan metodologi untuk mencapai tujuan perbaikan.
Tahap pertama yaitu plan yaitu membangun tujuan dari sistem dan proses-

18
proses. Sumber daya diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan
kebutuhan konsumen dan kebijakan organisasi serta mengidentifikasi
risiko dan peluang. Tahap domengimplementasikan apa yang
direncanakan. Tahap control memonitor dan mengukur proses dan produk
berdasarkan kebijakan, tujuan, kebutuhan dan aktivitas terencana lalu
laporkan hasil. Tahap action yaitu mengambil tindakan untuk
meningkatkan kinerja atau performa.

Selain PDCA, perusahaan juga menerapkan dua tools lain dalam

menerapkan improvement. Tools tersebut yaitu QCC dan Suggestion
System. QCC digunakan untuk menyelesaikan masalah yang harus
ditanggulangi berdasarkan KPI yang tidak tercapai. Langkah-langkah QCC
diletakkan pada berbagai tempat di seluruh organisasi agar karyawan
selalu ingat dengan penerapan QCC. Delapan langkah QCC yang
diterapkan oleh perusahaan yaitu:
1. Menentukan Tema: Masalah yang diangkat untuk dianalisa dicari
penyebabnya dan ditanggulangi.
2. Analisa Kondisi yang Ada: Melakukan penyelidikan dan analisa secara
lebih teliti untuk menemukan Real Problem dan mendapatkan fakta
dan data tentang penyimpangan atau kondisi yang tidak baik yang
berhubungan dengan akar permasalahan.
3. Menentukan Target: Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menentukan target. Spesific – Measurable – Achievable – Reasonable
– TimePhase.
4. Analisa Penyebab: Menyelidiki, menguji penyebab-penyebab yang
mungkin untuk menemukan penyebab utama dari akar permasalahan.
5. Rencana Penanggulangan: Merencanakan penanggulangan yang
efektif untuk menghilangkan penyebab utama.
6. Penanggulangan: Melakukan penyelidikan dan analisa secara lebih
teliti dengan tujuan.

19
 7. Evaluasi hasil: Periksa hasil dengan menggunakan tolok ukur yang
sama. Lalu membandingkan kondisi sebelum dengan sesudah
penanggulangan.
8. Standarisasi & Tindak Lanjut: Standarisasi diperlukan untuk mencegah
masalah yang sama muncul kembali.
Suggestion System merupakan masukan berkonsep improvementyang
diberikan oleh setiap manpoweryang ada di organisasi. Sistem ini
untuk mendorong karyawan untuk ikut terlibat dalam melakukan
perbaikan dan untuk setiap karyawan yang memiliki ide bagus akan
diberi penghargaan oleh perusahaan. Dan juga, perusahaan memiliki
lomba internal mengenai QCC, lalu dipilih 5 juara divisi untuk lanjut
berlomba ke tingkat nasional. Serta perusahaan juga menetapkan target
untuk hasil QCC dan Suggestionsystemyaitu 33 grup (2 ideas / group /
year) dan 3 ideas / manpower / year.

6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti

Pengambilan keputusan berdasarkan hasil analisis dan evaluasi dari data
dan informasi lebih cenderung untuk menghasilkan hasil yang diinginkan.
Alasan dilakukannya ini karena pengambilan keputusan dapat menjadi
proses yang kompleks dan selalu banyak ketidakpastian. Sering
melibatkan banyak jenis dan sumber input yang subjektif sehingga penting

20
untuk memahami hubungan sebab-akibat dan potensi konsekuensi yang
tidak diinginkan. Fakta, bukti dan analisis data akan mengarahkan
objektivitas yang lebih besar dan keyakinan dalam pengambilan
keputusan. Manfaat yang diperoleh saat melakukan hal ini yaitu (i)
peningkatan proses pengambilan keputusan, (ii) peningkatan penilaian
kinerja proses dan kemampuan untuk mencapai tujuan, (iii) peningkatan
efektivitas dan efisiensi operasional, (iv) peningkatan kemampuan untuk
meninjau, tantangan dan (v) mengubah opini dan keputusan (vi)
peningkatan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas keputusan masa
lalu. Setelah mengetahui manfaat yang didapat dari pengambilan
keputusan berdasarkan buktiberikut adalah tindakan yang dapat diambil
untuk melakukan hal tersebut:
1. Menentukan, mengukur dan memonitor indikator kunci untuk
menunjukkan kinerja organisasi.
2. Membuat semua data yang diperlukan tersedia untuk orang-orang yang
relevan.
3. Pastikan bahwa data dan informasi yang cukup akurat, terpercaya dan
aman.
4. Analisis dan mengevaluasi data dan informasi dengan metode yang
tepat.
5. Pastikan orang kompeten untuk menganalisis dan mengevaluasi data
yang diperlukan.
6. Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti,
seimbang dengan pengalaman dan intuisi.
Dari tindakan usulan yang sudah disebutkan berikut merupakan
implementasi yang dilakukan oleh perusahaan mengenai pengambilan
keputusan berdasarkan bukti.

Perusahaan memiliki laporan data lengkap yang hampir mencakup

semua informasi mengenai bisnis proses yang disebut dengan VLD
report atau Dashboard. Laporan tersebut meliputi semua data

21
 planning/target dan data aktual dan sebagainya untuk memonitor
kinerja berdasarkan bisnis proses. Data tersebut tersedia untuk semua
orang yang bersangkutan dari top management hingga staff divisi.
Informasi tersebut lalu dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan
karena data-data dalam Dashboard digunakan untuk menentukan tema
pada tahap PDCA. Kinerja yang kurang pada suatu bisnis proses akan
dijadikan prioritas untuk perbaikan. Setelah itu untuk memastikan
bahwa data dan informasi yang diperoleh akurat, perusahaan
menggunakan alat baku standar untuk mengukur dan mengumpulkan
data. Lalu membandingkan antara data yang diperoleh secara manual
dengan data secara otomatis/sistem. Alat ukur juga selalu dilakukan
kalibrasi agar alat ukur juga tidak terjadi error. Dan data defect diambil
dari data asuransi agar melibatkan pihak eksternal untuk mencapai
hasil yang lebih objektif.

7. Manajemen Hubungan
Untuk sukses yang berkelanjutan, suatu organisasi harus mengelola
hubungan dengan pihak yang berkepentingan, seperti suppliers. Alasan
dilakukannya ini karena pihak yang berkepentingan mempengaruhi kinerja
organisasi. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, salah satu
pelanggan internal dari perusahaan adalah next process dan juga before
process. Keberhasilan berkelanjutan lebih mungkin untuk dicapai ketika
perusahaan mengelola hubungan dengan semua pihak yang
berkepentingan untuk mengoptimalkan dampaknya terhadap kinerjanya.
Sehingga manajemen hubungan dengan jaringan pemasok dan mitra sangat
penting. Manfaat yang diperoleh saat menjaga hubungan yaitu (i)
peningkatan kinerja organisasi dan pihak yang berkepentingan melalui
merespons peluang dan hambatan yang terkait dengan masing-masing
pihak yang berkepentingan (ii) pemahaman umum tujuan dan nilai-nilai di
antara pihak yang berkepentingan (iii) peningkatan kemampuan untuk
menciptakan nilai bagi pihak yang tertarik dengan berbagi sumber daya

22
dan kompetensi dan mengelola risiko-kualitas yang berhubungan (iv)
sebuah rantai pasokan yang dikelola dengan baik yang menyediakan aliran
stabil barang dan jasa. Setelah mengetahui manfaat yang didapat dari
manajemen hubungan yang baikberikut adalah tindakan yang dapat
diambil untuk melakukan hal tersebut:
1. Menentukan pihak yang berkepentingan terkait (seperti pemasok,
mitra, pelanggan, investor, karyawan, dan masyarakat secara
keseluruhan) dan hubungan mereka dengan organisasi.
2. Menentukan dan memprioritaskan hubungan pihak yang
berkepentingan yang perlu dikelola.
3. Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka
pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
4. Mengumpulkan dan berbagi informasi, keahlian dan sumber daya
dengan pihak terkait yang berkepentingan.
5. Mengukur kinerja dan memberikan umpan balik kinerja untuk pihak
yang berkepentingan, yang sesuai, untuk meningkatkan inisiatif
perbaikan.
6. Membangun pengembangan dan peningkatan kegiatan kolaboratif
dengan para pemasok dan mitra.

Dari tindakan usulan yang sudah disebutkan berikut merupakan

implementasi yang dilakukan oleh perusahaan mengenai pengambilan
keputusan berdasarkan bukti.

Dalam mengelola hubungan dengan pihak yang berkepentingan,

perusahaan memiliki proses manajemen tersendiri. Setiap tahun
perusahaan melakukan negosiasi harga dan pertimbangan dalam
memilih setiap pihak berkepentingan. Saat menentukan pihak,
perusahaan melakukan pertimbangan berdasarkan kriteria yang sudah
ditetapkan. Kriteria tersebut adalah faktor kinerja atau performa dari
setiap pihak berkepentingan yang mengajukan proposal. Faktor-faktor

23
tersebut meliputi biaya, keamanan, kualitas, accuracyattendance,
accuracydeparture, accuracyplanning, dan accuracyleadtime. Dari
faktor-faktor itu dilakukan pembobotan pada setiap faktor. Kemudian
manajemen akan memilih pihak dengan nilai yang paling tinggi sesuai
dengan kriteria-kriteria yang dibutuhkan.

24
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini diuraikan hasil kesimpulan dari analisa dan pembahasan yang
telah dilakukan, serta pemberian saran terhadap perusahaan.

6.1 Kesimpulan
Bagian ini menjelaskan bagimana penerapan tujuh prinsip manajemen mutu
terpadu di PT. Toyota Astra Motor pada divisi Vehicle Logistic Division (VLD).

1. Fokus Kepada Pelanggan : Perusahaan memiliki dua fokus terhadap pelanggan,

yaitu kepada pelanggan internal dan ekternal. Pelanggan internal adalah dalam
cakup perusahaan, dimana pelanggan dari VLD adalah dealer. VLD memastikan
untuk mengirim produk kepada dealer sesuai dengan syarat dan ketentuan
perushaan, sebagai contoh adalah pengiriman memenuhi lead time yang sudah
disepakati. Kemudian fokus pada pelanggan eksternal berupa masukan dari
pelanggan dari toyota tersebut kepada dealer yang kemudian diteruskan ke pihak
VLD dan diteruskan lagi kepada bagian plant.

2. Kepemimpinan : Atasan pada tiap organisasi dalam VLD telah menetapkan apa
yang menjadi visi, misi, strategi, kebijakan dan alur organisasi melalui
organization context dan organization structuire.
3. Keterlibatan Karyawan : Keterlibatan karyawan dalam VLD dilakukan dengan
menerapkan key performance index dimana performa dan pencapaian dari
karyawan dapat diukur secara kuantatif, sehingga dapat dilihat keterlibatan
karyawan dalam perusahaan dan employee satisfaction index yaitu untuk
mengukur kepuasan pekerja dalam perusahaan. Serta adanya cross functional
dimana departemen satu sama lain saling terlibat dalam mencapai satu tujuan.

4. Pendekatan proses : pendekatan proses diterapkan menggunakan sistem yang

bernama dashboard, dimana pimpinan dapat mengontrol semua proses yang

25
berlangsung, berupa data target dan aktual untuk tiap organisasi atau divisi.
Apabila ada anomali maka akan mudah termonitor.

5.Peningkatan : Peningkatan dilakukan dengan menggunakan metode PDCA.

Tahap pertama yaitu plan yaitu membangun tujuan dari sistem dan proses-proses.
Tahap do mengimplementasikan apa yang direncanakan. Tahap control
memonitor dan mengukur proses dan produk berdasarkan kebijakan, tujuan,
kebutuhan dan aktivitas terencana lalu laporkan hasil. Tahap action yaitu
mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja atau performa. Kemudian
dengan tools QCC dan Suggestion System. QCC digunakan untuk menyelesaikan
masalah yang harus ditanggulangi berdasarkan KPI yang tidak tercapai.

6.Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti : Data pada VLD terdapat pada

dashboard yang berisi seluruh laporan yang dimiliki tiap organiasi. Data berupa
target dari tiap organisasi dan data aktual, kemudian gap antara taget dan aktual.
Report ini bertujuan untuk memonitor berlangsungnya proses tiap organisasi dan
menetukkan keputusan atau tindakan apabila terjadi masalah yang timbul
berdasarkan data dari dashboard tersebut.

7. Manajemen Hubungan : Dalam mengelola hubungan dengan pihak yang

berkepentingan setiap tahun perusahaan melakukan negosiasi harga dan
pertimbangan dalam memilih setiap pihak berkepentingan. Saat menentukan
pihak, perusahaan melakukan pertimbangan berdasarkan kriteria dan bobot yang
sudah ditetapkan.

Maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah menerapkan ketujuh prinsip

Total Quality Management dalam upaya peningkatan mutu perusahaan.

6.2 Saran
Penerapan yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjamin mutu produk
maupun perusahaan sudah baik dan memenuhi apa yang terdapat pada teori,
sehingga dapat mencakup seluruh prinsip total quality management.

26
 DAFTAR PUSTAKA

ISO. Quality Management. https://www.iso.org/iso-9001-quality-

management.html (diakses 27 November 2018).

27
LAMPIRAN

28