Oleh :
Widya Hartati Alimuddin
( C 30118156 )
UNIVERSITAS TADULAKO
2021
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbilalamin. Segala puji hanya layak untuk Allah SWT seru sekalian
alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya,
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul “SIKLUS MANAJEMEN SDM
DAN PENGGAJIAN/PENGUPAHAN”.
Semoga makalah ini, dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan. Harapan kami
semoga makalah ini membantu, menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca,
sehingga kami dapat memperbaiki bantuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat
lebih baik. Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena banyak hal. Oleh karena
itu, kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat
membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Penulis
DAFTAR ISI
3. Tujuan ..................................................................................................
B. BAB II PEMBAHASAN .....................................................................................
1. Kesimpulan ................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai
5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM
menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola
secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber
daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem
ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya
bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem
MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas pengendalian-pengendalian dasar yang
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan
informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan
pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar
siklus penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan
(outsourcing) baik fungsi penggajian mapun MSDM.
2. Rumusan Masalah :
1. Apa saja ancaman yang dialami dalam sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?
3. Tujuan :
keputusan-keputusan tersebut.
ancaman tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
1. SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN
A. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro
hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk
perusahaan, dan biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam
menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja
langsung hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah
pemicu biaya utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara
keseluruhan mapun tingkat cacat produk.
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana
strategisnya?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif,
banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki
oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh
yang lain.Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa
ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para
konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah
database yang dibagikan.
Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang
berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan
penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya.
Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran
pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai
tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat
dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu
pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam
perhitungan biaya produk dan jasa organisasi. Salah satu cara untuk mengurangi ancaman
ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian
integritas pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk membatasi akses terhadap data
tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang dapat membuat
perubahan terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan
dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan
tepat.
Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya
membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pegawai.
Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paket-
paket perangkat luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang sebaiknya
dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat
terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak
pernah 100% efektif. Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah
pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja
untuk pegawai individu. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko
pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi
multifaktor dan pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk
MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk
menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai
dalam penggunaan build-in query milik sistem yang secara tidak langsung mengakses
informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Ancaman umum keempat dalam
siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi dapat
meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang merupakan seorang
pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat
ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus diminta untuk
menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja yang menegaskan tentang
keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta memberikan persetujuan kepada
perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas surat keterangan kerja dan
riwayat pekerjaannya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas
hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah
memberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum
ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil oleh orang yang
dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik
untuk mengatasi masalah-masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara
cermat seluruh tindakan terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses
memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan pegawai.
Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks
tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem penggajian. Departemen
MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat
pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan
terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun).
Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja aktual para pegawai para
petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi ketentuan
peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan
instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran
pajak.
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan
output utama sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian
perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan
organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).
Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus
dengan segara karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2,
memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun
tersebut
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran
pegawai. PROSES. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan
menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai setiap harinya.Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk
mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu
mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para profesional pada organisasi jasa
seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu
yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja,
mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet).Penggunaan intensif,
komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas
penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung
bonus. Selain itu, skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis
yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang
tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan
biaya tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga kerja yang keliru.
Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan. Otomatisasi data sumber dapat
mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan
kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat
meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.Penghematan beberapa menit untuk setiap
pegawai mungkin tidak terdengar begitu menarik, tetpai ketika dikalikan dengan ribuan
pegawai dalam sebuah industri dengan margin laba yang kurang dari 1%, efeknya pada lini
bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi data sumber juga dapat digunakan untuk
mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf jasa profesional.
· Menyiapkan Penggajian
PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi
kemudiann disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari
beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. Potongan
penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela.
Potongan pajak gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula
pajak Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa,
kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan
amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji
bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian
diperbarui. Pertama, karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki
pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan
potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana, perusahaan asuransi, dan
organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang diajukan ke
petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau register penggajian mencantumkan gaji
kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar
ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke
rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan memuat potongan sukarela
lainnya bagi setiap pegawai.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan
sebuah laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk
periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. Sistem penggajian juga
menghasilkan sejumlah laporan mendetaik. Beberapa dari laporan umum untuk penggunaan
internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh petugas-petugas pemerintahan.
Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP menyediakan sarana ekstensif untuk
memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah negara, negara bagian dan daerah.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling
berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan mengolah
data mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian, dan
pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang digunakan
untuk membayar para pegawai atau jasa mereka.
1. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file induk penggajian untuk kegiatan-
kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara tradisional telah dipisahkan, banyak
perusahaan termasuk AOE, mencoba mengintegrasikannya untuk mengelola sumber daya
manusia dengan efektif serta memberikan para pegawai dengan manfaat dan layanan yang
lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA