DISUSUN OLEH:
Kelompok IV
Puji dan syukur kami panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah
SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam
semoga tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan
pemberi syafaat yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah
Perencanaan Dan Audit Sumber Daya Manusia , adapun judul makalah ini adalah
“Sistem Audit SDM”.
Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon
maaf atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi kami
khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.
Tim Penyusun
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Pendahuluan
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah
dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi
kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar
penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi,
misi dan tujuan organisasi. Dan persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu,
lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya
manusia memerlukan audit untuk memeriksa sejauh mana fungsi – fungsi sumber daya
manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektifitas dan efisiensi di dalam
kinerjanya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara
keseluruhan
Sebelum kita masuk dalam sistem dan proses audit MSDM, ada baiknya kita
pahami apa yang dimaksud dengan sistem dan proses. Sistem adalah sekumpulan
komponen, elemen, atau bagian yang bekerja bersama secara interdependen untuk
mencapai sesuatu. Sistem memanfaatkan input tertentu melalui serangkaian proses, dan
mentransformasikannya dalam bentuk output: produk, jasa, atau informasi. Karena
saling tergantung, bila salah satu bagian dari sistem tidak bekerja maka akan
menghambat kinerja sistem secara keseluruhan. Sebagai contoh Sistem Pengadaan
SDM mencakup Sistem Rekrutmen dan Sistem Seleksi. Dalam hal ini apakah
perusahaan berhasil mendapatkan SDM yang tepat dalam jumlah dan waktu yang tepat,
tidak terlepas dari efektivitas Rekrutmen dan Seleksi yang diterapkan.
Dengan demikian bila aktivitas Rekrutmen gagal menyediakan canditate pools
(jumlah dan kualitas) yang tepat sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan, maka akan
berdampak terhadap efektivitas Seleksi dalam arti kandidat yang terpilih belum tentu
yang terbaik, yang memenuhi kriteria ideal yang ditetapkan sesuai kebutuhan
perusahaan.
Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya
komprehensif. Audit itu sendiri juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana
suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan –
aturan sumber daya manusia.
Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya
manusia yang sebenarnya, siapapunn terlebih dahulu harus mengenal pengertian,
manfaat, instrumen – instrumen, dan bentuk laporan audit secara umum serta kemudian
menghubungkanya dengan pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Hal
penting lain adalah audit sumber daya manusia tidak selalu mencari pekanggaran atau
ketidaksesuain. Akan tetapi berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru,
memotifasi auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau
inovasi – inovasi baru. Sumber daya manusia akan lebih berkembang jika didukung
oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat
meningkatkan modal kreadibilitas individu dan organisasi yang berguna untuk
1
menghindari masalah yang sama dikemudian hari. Dan, peranan top manajement sangat
diharapkan dalam keberhasilan audit ini dengan cara memberikan disposisi atas laporan
hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi
auditee. Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses
pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran juga
dapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan
dan mencapai apa yang di pandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang
disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi : reasonable
failure should never be received with anger.
1.3. Tujuan
Adapun tujuan setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :
1. Mendefinisikan Audit SDM.
2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM.
3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.
4. Dapat mengevaluasi kegiatan – kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu
perusahaan.
2
BAB II
PEMBAHASAN
Program audit MSDM harus dilakukan secara sistematis dan terencana agar
tujuan dan manfaat audit dapat dicapai secara optimal. Perlu juga diingat bahwa audit
MSDM yang dilakukan memerlukan biaya, yang mencakup biaya material dan non-
material seperti waktu dan energi.
Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara
menyeluruh dalam suatu departemen, divisi, perusahaan, dalam arti mengevaluasi
kegiatan – kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada
peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).
Jadi pada kesimpulanya audit sumber daya manusia adalah proses pemeriksaan
dan penelitian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan terdokumentasi terhadap
fungsi – fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajement sumber daya manusia,
dengan tujuan memastikan dipenhinya azas kesesuaian, efektifitas dan efisiensi dalam
pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran – sasaran
fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan untuk jangka pendek, jangka
menengah, maupun jangka panjang, sesuai dengan standar lokal (pemda/pemprov),
standar internal (SOP/ company policy), atau regulasi (international standard/ standar
pemerintah).
3
2.2. Latar Belakang Perlunya Audit
Audit menelaah seberapa baik manajer mamatuhi kebijakan SDM. Jika manajer
mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan karyawan, audit
akan mengungkapkan kesalahan – kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat
segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangatlah penting. Departemen SDM yang
efektif dapat memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan, jika kebutuhan
karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi perputaran karyawan, ketidakhadiran dan
aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik
kebutuhan karyawan, tim audit mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan dll.
Yang lebih penting adalah audit sumber daya manusia dpat dipandang sebagai
proses pembelajaran. Dalam pembelajaran juga terdapat beberapa kesalahan dan ini
dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang
sebagai praktek terbaik.
4
perbaikan yang terus – menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki
masalah – masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Semua anggota
departemen harus bertindak objektif dalam melakukan audit agar proses audit dapat
menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasional
apabila hal ini dilakukan secara benar.
Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna,
dimana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi
penyimpangan – penyimpangan, demikian halnya dengan departemen SDM, tidak
dapat mengansumsikan bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar,
dalam kenyataanya, manajemen SDM akan menghadapi kesalahan – kesalahan ,
bahkan kebijakan – kebijakan yang tidak tepat atau ketinggalan zaman. Bila audit
ini dilakukan dengan benar maka departemen SDM akan terhindar dari masalah –
masalah yang lebih besar yang dapat merugikan karyawan ataupun perusahaan
dikemudian hari.
Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebah subsistem
atau depertemen dari perusahaan yang cukup luas, yaitu meliputi penilaian yang
komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit yang
efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan bahwa semua
subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap
pembentukan dan pemberian pelayanan.
Audit dilaksanakan sebagai suatu fungsi penilaian yang bebas dibentuk dalam
suatu organisasi perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatan – kegiatan
perusahaan khususnya yang berkaitan dengan SDM. Tujuan dari audit adalah untuk
membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif.
Auditor mempunyai tanggung jawa atas penyediaan informasi mengenai kecukupan
dan evektivitas suatu system pengendalian intern dan mutu pekerjaan departemen
SDM. Departemen Audit adalah bagian integral dari organisasi perusahaan dan
fungsinya diatur menurut kebijakan manajemen. Tugas, wewenang dan tanggung jawab
departemen harus sejalan dengan norma audit.
5
2.4. Manfaat Audit SDM
Menurut Rivai (2004, p. 567) audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang
digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan
yang mengefaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini
antara lain :
Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan
dari dilakukanya audit tersebut, antara lain :
6
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk :
Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit , dapat diperoleh dari
sumber antara lain :
1. Pemeriksaan fisik
2. Konfirmasi.
3. Dokumentasi.
4. Observasi.
5. Pertanyaan pada klien
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah ;
Prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan
kegiatan – kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan,
penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997). Prospek audit itu
sendiri terdiri dari :
7
2. Audit Strategi Kerja Sama
Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para profesional SDM, akan tetapi mereka
menentukan kesuksesanya. Strategi kerja sama ini menekankan bagaimana agar
perusahaan terus memperoleh keuntungan kompetitif, dengan melalui uji kekuatan da
kelemahan internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisis SWOT).
3. Audit Fungsi SDM
Audit ini mengadakan evaluasi tentang berapa jumlah dan seberapa jauh para manajer
yang mampu melaksanakan degala kebijakan dan prosedur yang telah digariskan oleh
departemen SDM. Penilaian ini mampu mengungkapkan jika para manajer
mengabaikan kebijakan – kebijakan yang ada atau melanggar hukum ketenagakerjaan.
4. Audit Kepuasan Kerja
Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran – sasaran perusahaan
maupun kebutuhan – kebutuhan karyawan. Ketika kebutuhan karyawa tidak dipenuhi,
maka pergantian, ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan terjadi.
Auditor akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktek – praktek
pengawasan, bantuan perencanaan karir da feed back yang diterima karyawan atas
prestasi kerjanya.
5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang
Audit mamang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu hanyalah tindakan untuk
melihat dimasa lalu. Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu
keputusan dimasa lalu. Departemen SDM seharusnya manatap jauh ke depan agar
menjadi SDM yang “proaktif” bukan “reaktif”.
Adapun tantangan yang akan menghadang dala manajemen SDM dimasa datang
diperkirakan antara lain tentang :
a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitanya dengan lingkungan.
b. Hak – hak pekerja.
c. Performance pekerja da produktifitasnya.
d. Hambatan – hambatan SDM.
8
c. Survei
Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam
prakteknya dibatasi hanya pada bebrapa orang saja, sehingga banyak departemen
SDM menggunakan kuesioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian
mereka.
d. Eksperimen SDM
Cara ini menjadi cara terakhir, terutama eksperimen lapangan yan
membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah
kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian,
kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya.
Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu :
9
2.8. Instrumen – Insttrumen Audit Sumber Daya Manusia
Ada bebrapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam
menghimpun data aktivitas – aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
1. Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi
mengenai aktifias sumber daya manusia, komentara mereka membantu tim audit
mencari bidang – bidang yang membutuhkan perbaikan. Kritik dari karyawan
dapat menunjukan tindakan – tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Begitu juga, sumbang saran manajer dapayt
mengungkapkan cara – cara untuk memberikan mereka service yang lebih baik
2. Kuisioner
Karena wawancara menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada
sedikit orang, banyak SDM yang menggunakan kuisioner – kuisioner untuk
memperluas ruang lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat
memberikan jawaban – jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara
tatap muka.
Adapon sumber data yang dapat digunakan untuk audit SDM adalah:
10
2.9. Contoh Kasus Audit SDM
Namun sejak 1994 penjualan mulai menurun, terjadi stagnansi bisnis dalam
jangka panjang akibat banyaknya kompetitor, semacam Mentos, Hexos, Kiss, Polo, dll,
serta pengelolaan yang tidak sistematis. Kini penerus PT. Slamet Langgeng yang
merupakan cicit dari pendiri perusahaan ini telah berupaya mengusahakan agar permen
Davos kembali naik menggebrak pasar, dan mengubah image permen Davos yang dari
dulu dikenal permenya embah – embah.
1. Kesalahan SDM apa yang terjadi dalam pengelolaan usaha PT. Slamet Langgeng?
2. Pendekatan stasistikal dan komparatif yang bagaimanakah yang harus diambil oleh
tim Audit SDM perusahaan?
Jawab:
1. Aspek yang paling mendesak yang harus ditangani adalah bagian pendistribusian
yang banyak permasalahaan, jaringan distribusi turun – temurun dianggap masih
sangat tradisional. Dalam proses pembenahan sebaiknya tim manajemen ditambahkan
dari pihak luar yang sesuai dengan bidangnya sehingga dapat berkontribusi lebih
besar terhadap perusahaan dan menghentikan distributor yang sudah tidak perform
untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Distributor merupakan titik terpenting dalam
pemasaran produk, karena produk permen bersifat impulse meskipun produk dalam
good quality dan iklan muncul dimana – mana tapi tak aakan ada gunanya jika sulit
ditemukan dipasaran. Tim inti pemasaranpun perlu ditambah, jumlah tiga orang untuk
mencakup area – area yang luas jelas sangat tidak efektif. Tetapi sebelum perusahaan
mengeluarkan perintah pemutusan kerja pada karyawan – karyawan lama, ada
baiknya memberikan pesangon yang disesuaikan dengan harapan para karyawan.
11
Pendekatan statistikal yang oerlu dipertimnagkan adalah mengaudit aktivitas –
aktivitas yang perlu dievaluasi untuk mendapatkan kesalahan –kesalahan terkecil
sekalipun dalam perusahaan. Pendekatan dilakukan dengan menggunakan data
standar matematis dengan metode kuantitatif. Yaitu, memanfaatkan hubungan antara
distributor satu dengan yang lainya secara regresi, korelasi, dan diskriminan.
12
BAB III
3.1. Kesimpulan
3.2. Saran
Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya untuk
menguasai konsep audit SDM karena hal tersebut dapat membantu mengevaluasi
kegiatan – kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya
memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan
departemen SDM. Inio juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola
tugas – tugas SDM
13
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti dan Syarifudin Hidayat. 2002. Metodologi Penelitian. Bandung: Mandar Maju
http://www.slideshare.net/tarymarthen/makalah-audit-manajemen-audit-sumber-daya-
manusia-jiantari-c-301-09-013
https://syukronali.files.wordpress.com/2010/05/audit-sdm-makalah.doc
http://riscawidya.blogspot.co.id/2010/04/audit-sumber-daya-manusia.html
http://repository.ut.ac.id/4833/1/EKMA4476-M1.pdf
https://www.anekamakalah.com/2012/04/review-resume-makalah-metodologi.html
14