MAKALAH

“Makalah Ini Dibuat Untuk Memenuhi Tugas Managemen Umum Dengan

Judul Komunikasi ”
Dosen Pengampu : Ade Kohar,S.Pd.i., M.M.

Di Susun Oleh:
NADIYA RIZKY FATMAWATI (202022012)

JURUSAN TARBIYAH
PROGRAM STUDI MANAGEMEN PENDIDIKAN ISLAM
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM AL – HIDAYAH
DRAMAGA , BOGOR , JAWA BARAT
TAHUN AKADEMIK 2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikuwarohmatuallahiwabarokatu
Puji syukur selalu kami panjatkan kehadirat Allah swt atas kasih dan sayangnya memberikan
pengetahuan, kemampuan dan kesempatan kepada penyusun sehingga mampu menyelesaikan
penyusunan makalah ini ditulis sebagai tugas mata kuliah Pengantar Manajemen Umum .
Penyusun menyadari dalam penulisan makalah ini masih ada kemungkinan kekurangan-
kekurangan karena keterbatasan kemampuan penyusunan, untuk itu, masukkan yang bersifat
membangun akan sangat membantu penyusun untuk semakin membenahi kekurangannya.
Ucapan terima kasih tidak lupa kami tuturkan kepada dosen pembimbing mata kuliah Pengantar
Manajemen Umum ini, kami ucapkan terima kasih, semoga makalah ini dapat berguna, sebagai
karya dari saya dan untuk semua.
Wassalammualaikum

Bogor,11 November 2022

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukanorang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.Hal ini merupakan suatu
hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentukdari hasil integrasi sosial dengan sesama
dalam kelompok dan masyarakat. Di dalamkelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk
kepemimpinan yang merupakanmasalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang
terdiri dari atasan danbawahannya.

Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah atau
komunikasi timbal balik, untuk itudiperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk
mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Kerjasamatersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial
maupunkebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu
keinginanmasing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapatmemberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiranpesan di antara

unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasitertentu. Suatu organisasi terdiri
dari dari unit-unit komunikasi dalam hubunganhierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi
antarpribadi dan komunikasi kelompok.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud pengertian dan peran komunikasi dalam organisasi ?
2. Bagaimana proses komunikasi dalam organisasi ?
3. Apa saja bentuk komunikasi dalam organisasi ?
4. Apa saja sumber dan hambatan komunikasi dalam organisasi?
5. Bagaimana penggunaan komunikasi lisan dan efektif dalam organisasi ?
6. Bagaimana teknik komunikasi yang efektif dalam organisasi ?
C. Tujuan Masalah
1. Agar mengetahui pengertian dan peran komunikasi dalam organisasi
2. Untuk mengetahui proses komunikasi dalam organisasi
3. Untuk mengetahui bentuk komunikasi dalam organisasi
4. Untuk mengetahui sumber dan hambatan komunikasi dalam organisasi?
5. Agar mengetahui penggunaan komunikasi lisan dan efektif dalam organisasi
6. Agar mengetahui teknik komunikasi yang efektif dalam organisasi
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Komunikasi dalam Organisasi

I. Pengertian dan Peran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka
seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah
wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina
hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi
secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender)
maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya
saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan
yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu
organisasi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa
ahli:
a. HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang
biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
b. THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang
kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
c. CHARLES H. COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan
simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke
pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini
komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang paling penting karena komunikasi bagian
penting dari organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila tidak ada komunikasi
antara pihak satu dengan pihak yang lain.
II. Peran Komunikasi dalam Organisasi
Peran komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan
pimpinan, baik dengan para anggota maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan
organisasi, untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Dalam organisasi sering mempunyai
masalah yang tidak efektif mengenai komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat
penting bagi organisasi, paling tidak ada dua alas an mengenai peran organisasi dalam
berkomunikasi. pertama, komunikasi adalah proses melalui fungsi-fungsinya, mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. kedua, komunikasi
adalah kegiatan dimana para kelompok mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses Komunikasi memungkinkan organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.
Informasi harus dikomunikasikan kepada anggota agar mereka mempunyai dasar perencanaan,
agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan
anggota tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan ketua organisasi untuk
berkomunikasi dengan anggota agar tujuan kelompok dan peran organisasi dapat tercapai.
B. Proses komunikasi dalam organisasi
Secara singkat komunikasi adalah suatu proses berbagi informasi, ide, serta perasaan di
antara dua orang atau lebih. Proses ini bersifat aktif karena melibatkan serangkaian kegiatan
berikut yang berlangsung terus-menerus.
1. Penyandian atau Pengkodean
Penyandian adalah suatu aktivitas mental yang dilakukan komunikator atau penyampai pesan
untuk memilih dan menyusun lambang yang sesuai untuk memuat pesan yang akan
dikomunikasikannya. Apabila kita akan berkomunikasi, benak kita mencari bentuk dan strategi
penyampaian yang paling baik agar pesan dapat diterima sasaran komunikasinya dengan baik.
Inilah penyandian. Dalam proses kegiatan ini, kita mesti memperhatikan keadaan penerima
pesan dan hal-hal lain seperti tujuan konteks, situasi, media sehingga apa yang disampaikan
dapat dipahami dan diterimanya dengan baik. Dalam komunikasi lisan yang sifatnya informal,
proses penyandian ini cenderung spontan dan tidak disadari. Sebaliknya, dalam komunikasi
tertulis, penyandian itu dapat direncanakan dan bahkan diperbaiki karena kita memiliki waktu
persiapan yang relatif memadai. Di dalam mengajar, penyandian ini secara formal terungkap
dalam bentuk rencana pelajaran. Akan tetapi, rencana tersebut hanya garis besarnya saja. Adapun
penyandian verbal biasanya berlangsung spontan di dalam pembelajaran. Sesekali tampak proses
penyandian itu ketika kita menggunakan bentuk tegun, seperti ee atau diam sejenak untuk
berpikir dan mencari bentuk dan cara pengungkapan yang sesuai.
2. Pengiriman Kode (Transmitting)
Pengiriman kode yaitu penyampaian pesan melalui lambang verbal atau nonverbal sebagai
saluran atau sarana komunikasi. Kegiatan ini dapat kita amati dalam bentuk berbahasa seperti
berbicara dan menulis atau ungkapan nonverbal seperti gerak tangan dan ekspresi muka.
3. Penerimaan dan Pemahaman Kode (Decoding)
Penerimaan kode yaitu suatu proses kegiatan mental yang dilakukan oleh penerima pesan
(komunikan) dalam memahami pesan yang disampaikan oleh pihak penyampai (komunikator).
Menurut para ahli komunikasi, keberterimaan pesan itu sangat dipengaruhi oleh kejelasan
komunikasi yang dilakukan. Sedangkan kejelasan dipengaruhi oleh penguasaan komunikator atas
apa yang dikomunikasikannya.
Konkretnya, dipahami atau tidaknya apa yang kita sampaikan di dalam mengajar ditentukan oleh
kejelasan dan kejernihan penyampaian kita. Nah, kejelasan ini di antaranya ditentukan oleh
penguasaan kita atas materi yang diajarkan. Logikanya, bagaimana murid akan mengerti apa
yang kita sampaikan apabila kita sendiri yang menyampaikannya masih bingung. Akibatnya,
penyampaian kita berputar dan berbelit-belit, tidak jelas ujung pangkalnya.
C. Bentuk atau Model komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi bila dirinjau dari media penyampaiannya bias terjadi dalam berbagai bentuk.
Misalnya percakapan melauli telepon, menulis memo, membaca pengumuman mading. Menurut
cara penyampaiannya, bentuk komunikasi ada dua, yakni komunikasi nonverbal dan komunikasi
verbal. Adapun penjelasan dari bentuk dasar komunikasi sebagai berikut:
a. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, ekspresi
muka, sentuhan, kontak mata, yang memungkinkan seseorang melakukan komunikasi tanpa
menggunakan kata-kata. Jadi komunikasi nonverbal merupakan komunikasi yang terjadi tanpa
menggunakan katakata. Karena komunikasi ini terjadi tanpa menggunakan katakata, maka
komunikasi nonverbal sering disebut dengan bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language).
Menurut ahli antropologi, sebelum kata-kata ditemukan komunikasi terjadi melalui gerakan
badan atau bahasa tubuh (body language).
Albert Mahrabian pada tahun 1971 menyimpulkan dari penelitiannya tentang komunikasi
nonverbal ditemukan bahwa tingkat kepercayaan yang bersumber dari pembicaraan orang hanya
7% yang berasal dari bahasa verbal, 38% dari vokal suara, dan 55%dari ekspresi wajah. Ia juga
menambahkan bahwa jika terjadi pertentangan antara apa yang diucapkan seseorang dengan
perbuatannya, maka orang lain cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat nonverbal
(Cangara,2004:99).Dari kutipan diatas membuktikan bahwa komunikasi nonverbal berperan
penting terhadap kepercayaan dari yang diajak berkomunikasi.Sutrisna Dewi, Komunikasi
Bisnis,(Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007).
Karena jika seseorang melakukan komunikasi tanpa gerakan tubuh yang mendukung informasi
tersebut maka komunikasi yang terjadi tidaklah kuat meskipun informasi yang disampaikan
merupakan informasi yang sangat penting. Sebagai contoh seorang staff TU yang tidak dapat
menyelesaikan tugasnya dikantor karena istrinya melahirkan dan meminta izin kepada kepala
sekolah untuk kerumah sakit menemui istrinya dengan ekspresi wajah santai tanpa terlihat
keseriusan pada gerak tubuhnya maka kepala sekolah tidak akan percaya bahwa staff TU
tersebut benar-benar dalam keadaan mendesak dan terburu-buru. Hal ini membuktikan bahwa
ekspresi (body language) atau komunikasi nonverbal berfungsi memperkuat informasi yang akan
disampaikan kepada orang lain. Meskipun informasi yang akan disampaikan sangat penting, jika
disertai ekspresi wajah yang biasa-biasa saja akan mengurangi bobot dari nilai kepentingan
informasi tersebut. Maka dapat disimpulkan beberapa fungsi komunikasi nonverbal sebagai
berikut:
a) Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition)
b) Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan
dengan kata-kata (substitution)
c) Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya
(identity)
d) Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum
sempurna.
Untuk mempermudah dalam mengidentifikasi komunikasi nonverbal, berikut ini bentuk-bentuk
darikomunikasi nonverbal yang sering terjadi diantara manusia sebagai berikut:
1. Kinesics adalah komunikasi nonverbal yang ditunjukkan melalui gerakan tubuh. Gerakan
tubuh yang dilakukan seseorang memiliki berbagai macam gerakan yang dibagi dalam lima
kelompok, yakni:
a. Emblems, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung dalam bentuk simbol yang
dilakukan oleh seseorang untuk mengungkapkan maksudnya kepada orang lain dalam bentuk
gerakan badan seperti mengacungkan jempol kearah atas sebagai tanda bangga kepada lawan
bicara, dan jempol arah kebawah sebagai tanda buruk untuk lawan bicaranya.
b. Illustrators, merupakan gerakan badan yang digunakan seseorang untuk menjelaskan atau
mendeskripsikan sesuatu. Misalnya saja seseorang yang mendeskripsikan tinggi suatu gedung
melalui gerakan badan yang menjelaskan betapa tingginya gedung tersebut.
c. Affect Display, merupakan isyarat yang diungkapkan seseorang untuk menunjukkan
emosionalnya melalui ekspresi wajah seperti ekspresi marah, sedih, senang, ataupun kagum.
d. Regulators, merupakan gerakan tubuh untuk menanggapi seseorang melalui gerakan kepala
seperti menganggukkan kepala, menggelengkan kepala, dan membuang muka.
e. Adaptory, merupakan penggabungan gerakan badan yang menunjukkan kejengkelan seseorang
terhadap yang lainnya bias berupa orang lain atau benda lain. Contoh menghela nafas
dalamdalam sambil membusungkan dada, menggerakkan alis dengan menggerutu, dan
mengepalkan kedua tangan dengan raut muka jengkel.
2. Gerakan mata (eye gaze)
Mata merupakan alat komunikasi nonverbal yang sangat penting untuk memberikan isyarat tanpa
kata-kata. Karena ekspresi mata sangat mendukung dari apa yang akan diungkapkan seseorang
kepada orang lain. Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang, karena mata tidak
pernah melakukan kebohongan.
3. Sentuhan (touching)
Sentuhan merupakan isyarat yang dilakukan seseorang melalui perbuatan yang berupa sentuhan
badan. Sentuhan disini dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu:
a. Kinesthetic, merupakan isyarat yang diungkapkan melalui bergandengan tangan untuk
mengungkapkan suatu keakraban atau kemesraan.
b. Sociofugal, merupakan isyarat yang diungkapkan melalui jabatan tangan atau pelukan untuk
memulai suatu persahabatan atau kerjasama.
c. Thermal, merupakan isyarat yang ditandai dengan sentuhan yang lebih emosional sebagai
tanda kerjasama atau hubungan yang lebih intim. Misalnya menepuk bahu, adu tinju, adu bahu.
4. Paralanguage adalah isyarat yang muncul dari tinggi rendahnya nada bicara seseorang
sehingga lawan bicara dapat memahami tingkat kepentingan dibalik nada bicara tersebut. Seperti
‘diam’ bisa diartikan sebagai gertakan atau himbauan.
5. Diam merupakan salah satu bentuk dari komunikasi nonverbal dan memiliki arti. Diamnya
seseorang terhadap orang lain sulit diterka artinya, namun dalam diam tersebut tentu
menunjukkan ke arah positif ataupun negatif kepada seseorang ataupun sesuatu.
6. Postur tubuh juga dapat menjadi bentuk dari komunikasi nonverbal. Seperti postur tubuh
seseorang yang tegap menandakan orang tersebut penuh percaya diri, dan postur rubuh seseorang
yang agak condong kedalam biasanya dia sedang ragu atau bahkan takut.
7. Warna dapat memberi arti pada keadaan suatu objek dan dapat menjelaskan perasaan yang
dialami seseorang, seperti raut muka seseorang ketika marah akan berwarna merah kepanasan,
pucat pasi ketika seseorang menahan sakit, warna pipi memerah ketika seseorang sedang malu.
8. Bunyi disini berbeda dengan paralanguage, bunyi disini merupakan bunyi yang berasal dari
benda seperti peluit, lonceng, dan bel.
b. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik
yang diungkapkan dengan lisan ataupun tulisan.21 Komunikasi verbal merupakan komunikasi
yang dilakukan oleh mausia. Karena tidak ada makhluk lain yang dapat menggunakan bermacam
kata-kata kecuali manusia, oleh karena itu komunikasi verbal merupakan komunikasi
karakteristik manusia. Komunikasi verbal sangatlah penting bagi seorang manajer dan
administrator. Dengan adanya komunikasi verbal memungkinkan untuk mengidentifikasi tujuan,
strategi, perencanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu komunikasi verbal
sangatlah penting. Jika seseorang sedang memiliki masalah dengan orang lain tanpa ada
pengungkapan kata-kata darinya, maka orang lain tersebut tidak akan tahu tentang kesalahannya
tanpa ada pemberitahuan atau pembicaraan antara keduanya.
Berdasarkan bentuknya, komunikasi verbal dikelompokkan menjadi beberapa bentuk antara lain:
a. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis adalah salah satu cara berkomunikasi dengan memindahkan informasi dalam
bentuk tulisan yang ditujukan kepada penerima informasi. Komunikasi tertulis dapat berupa
surat, memo, laporan, pengumuman, buku petunjuk. Komunikasi ini dapat terjadi tanpa adanya
pertemuan antara pemberi informasi dan penerima informasi secara langsung atau face to face.
Keuntungan komunikasi ini adalah apabila si penerima lupa dengan informasi yang telah
diberikan, maka dia dapat melihat lagi tulisan informasinya dengan kata lain komunikasi tertulis
lebih mudah diingat.
b. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah komunikasi secara langsung tatap muka atau face to face. Komunikasi
lisan sering disebut dengan komunikasi antarpribadi.Cara berkomunikasi ini memiliki pengaruh
yang sangat besar diantara orang yang berkomunikasi karena komunikasi ini terjadi secara
langsung jadi partisipan dapat menanggapi dan merespon informasi baik dalam bentuk verbal
maupun nonverbal yang memberikan pemahaman bersama. Komunikasi lisan memiliki beberapa
bentuk diantaranya adalah komunikasi empatmata, rapat, pemberian intruksi tugas. Dalam
berkomunikasi lisan, penggunaan kata-kata sangat diperhatikan selain itu pesan yang
disampaikan harus jelas agar secara intonasi maupun nada bicara.
Untuk mengetahui bagaimana cara penyampaian komunikasi dari transmitter kepada receiver,
berikut adalah metode penyampaian komunikasi antara lain:
1. Pertemuan
Pertemuan merupakan metode komunikasi yang fektif. Karena dalam pertemuan tentu
melibatkan dua orang atau lebih secara langsung. Dari metode ini akan dapat diketahui
bagaimana tanggapan dari receiver terhadap informasi yang diberikan oleh transmitter.
Pertemuan dapat dilakukan dengan dua orang, kelompok, ataupun perwakilan.
2. Edaran dan Memorandum Internal
Edaran dan memorandum merupakan metode komunikasi secara tertulis yang disampaikan
seorang pemimpin kepada seseorang atau sekelompok orang dalam organisasi. Edaran dapat
berupa surat undangan rapat, surat tugas, ataupun pemberitahuan keadministrasian. Sedangkan
memorandum biasanya berisi perintah atau anjuran untuk melakukan suatu perbuatan.
3. Percakapan Hand Phone
Percakapan hand phone (hp) merupakan metode komunikasi yang praktis dan modern. Alat ini
dapat dipergunakan komunikasi dari jarak jauh maupun jarak dekat. Jadi percakapan hp dapat
digunakan dalam semua keadaan dan kesibukan seseorang, karena sifatnya praktis.
4. Surat Menyurat Elektronik
Surat menyurat elektronik atau yang sering disebut elektronik mail (email) merupakan metode
komunikasi tertulis yang berbasis IT. E-mail sering digunakan dalam hal penyampaian informasi
berupa file kepada seseorang atau kelompok yang bersifat pribadi atau privat. Dengan metode
demikian, komunikasi akan terus berjalan meskipun terpisah oleh jarak dan waktu. Selain itu,
kegiatan organisasi akan tetap efektif apabila menggunakan metode ini.
5. Papan Pengumuman
Papan pengumuman merupakan metode komunikasi yang sering dijumpai disekolah, dikampus,
dikantor, maupun dirumah sakit. Metode ini cukup efisien untuk menyampaikan informasi
kepada receiver. Karena dengan metode ini informasi yang akan disampaikan akan sampai
kepada receiver akan mudah sampai tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar, selain itu
informasi pada papan pengumuman akan segera tersampaikan secara menyeluruh untuk kalangan
umum
D. Sumber dan Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam membangun organisasi, tetapi
komunikasi tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya.
Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif tersebut, dengan
dikelompokkan sebagai berikut:
1. Hambatan – hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat hirarki bila suatu organisasi tumbuh,
strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus
melalui tingkatan tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita yang mengalir keatas atau kebawah
tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui beberapa “Filter”, dengan persepsi, motif,
kebutuhan dan hubungannya sendiri.
Wewenang manajerial tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer
dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang
yang
mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan – hambatan terhadapa komunikasi.
Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah,
kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan
menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat
mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan
“leveling” antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi . meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila
mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan
dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya,
dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong
terjadinya kesalahan-kesalahan.
2. Hambatan – hambatan antar pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita – berita yang mereka kirim akan
berubah akan menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak
ada. Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh
masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan
hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif , b) status atau kedudukan
komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran lemah, e) ketidak tepatan penggunaan
bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan dalam proses komunikasi :
Persepsi selektif persepsi adalah proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi,
mengorganisasikam, dan mengartikan segala sesuatu lingkungannya, segera setelah seseorang
menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam
hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang mendengar
suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api. Seorang karyawan menjadi
“definisi” secara otomatis bila dipanggil atasannya . dengan kata lain, pengharapan yang
mengharapkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang , objek atau situasi
adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :
a. Penerimaan akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman dana bagaimana
mereka telah “belajar’ untuk menghadapi sesuatu .
b. Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam
struktur kepribadian yang kuat . berita yang bertentangan dengan kenyakinan seseorang
cenderung untuk ditolak.
c. Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyiampan karakteristik-karakteristik
pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan,
kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa, dan stereotip (prosen penyusunan berita menjadi seperti
sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara
efektif.
Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai.
Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar kerakteristik-karakteristik pengirim
(sumber), terutama kredibilitanya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang
yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan
mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya.
Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan
bawahan akan sangat terhambat dari pemulaan.
Keadaan membela diri, perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya
juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang
mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya
meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan
ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan pada apa
yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan
kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat
dengan memberi reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu
mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi :
1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang
dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat
jam, memandang langit, menunjukkan kegelisahan); 3) menunujkan tanda-tanda kejengkelan
atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam
komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan.
Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang tidak konsiten,
seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.

E. Penggunaan Komunikasi Lisan dan Tertulis

1. Komunikasi lisan
Mengutip jurnal Komunikasi Verbal dan Nonverbal (2016) karya Tri Indah Kusumawati,
komunikasi lisan adalah bentuk komunikasi dengan mengucapkan-kata secara lisan dan langsung
kepada lawan bicaranya. Biasanya komunikasi lisan dilakukan ketika komunikator dan
komunikan berhadapan secara langsung untuk berkomunikasi. Namun, tak jarang pula bentuk
komunikasi ini dilakukan jarak jauh, misalnya video call dan telepon. Menurut Yayah Churiyah
dalam Komunikasi Lisan dan Tertulis (2011), komunikasi lisan bisa dibagi menjadi dua, yaitu
menyimak dan berbicara. Menyimak adalah kemampuan berkomunikasi dengan memperhatikan
lingkungan sekitar dan lawan bicaranya. Sementara berbicara adalah penyampaian pesan secara
lisan. Berbeda dengan menyimak, berbicara dilakukan dengan mengamati perilaku dan bunyi
ujaran lawan bicaranya. Dengan memanfaatkan pancaindra, seseorang bisa menyimak apa yang
dikomunikasikan, apa tujuan pembicaraan, serta bagaimana membawakan pesannya. Oleh karena
itu, bisa dikatakan bahwa kemahiran seseorang dalam menyimak sangat berpengaruh pada
kemahiran seseorang berbicara.

2. Komunikasi tertulis
Dalam buku Komunikasi dan Interaksi Sosial Anak (2021) oleh Encep Sudirjo dan
Muhammad Nur Alif, dituliskan bahwa komunikasi tertulis bisa dilakukan lewat aplikasi atau
media teknologi. Contohnya WhatsApp, Line, Gmail, dan lainnya. Ragam komunikasi tertulis
adalah membaca dan menulis. Kedua hal ini tidak bisa dipisahkan satu sama lain. Karena
kegiatan membaca dalam komunikasi ini hanya bisa dilakukan ketika ada seseorang yang
menulis pesan. Baca juga: 7 Perbedaan Komunikasi Verbal dan Nonverbal Tanpa pembaca
(orang yang membaca pesan), proses komunikasi pun tidak akan berjalan lancar. Karena pesan
yang disusun menjadi tidak tersampaikan atau terwujud tujuannya. Antara komunikasi lisan dan
tertulis, keduanya sering digunakan dalam proses komunikasi. Penggunaannya sangat
bergantung pada kebutuhan komunikator serta komunikannya.
F. Teknik Komunikasi Yang Efektif
Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya
mencapai komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara
dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada
dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
1.Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbgai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak
dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses
komunikasi, dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentngnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para “ahli
komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya
kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi
komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan
terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview
(wawancara) atau survey.
2. Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik
berita-beria yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan
lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan
balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang
mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan
balik yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan
komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya. Dalam
hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai
contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “apa
saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai pertanyaan” atau “apakah ada yang belum
saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban, sehingga
pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini adalah
penting, sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara
lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen
partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk
meningkatkan efektivitas kominukasi melalui penggunaan umpan balik.
Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif
Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu
hubungan mereka dengan para bawahannya diluar pekerjaannya. Oleh karena itu latihan-latihan
dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan
pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, dan orang-orang
yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active
listening (aktif mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru
keterampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective
statements (pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para manajer dalam
proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi
komunikator yang lebih efektif.
3.Pedoman Komunikasi Yang Baik
Amerika Management Asosiations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi
yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi
yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi
organisasi, secara ringkas adalah sebgai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan
dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bilaperlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama
berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau
umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk
mengerti.

Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi.
Teknik yang baik dan benar untuk menciptakan komunikasi yang efektif didalam kehidupan
sehari-hari saat ini menjadi hal yang paling mudah untuk dilakukan setiap saat. Banyak sekali
macam-macam media komunikasi seperti handphone, komputer, media massa, media sosial
diciptakan untuk mempermudah komunikasi, karena fungsi media komunikasi juga terus
dikembangkan agar setiap orang atau kelompok semakin mudah untuk bertukar informasi dan
berkomunikasi. Berikut 5 teknik komunikasi efektif yang harus kamu ketahui.
1) Berbicaralah dengan antusias Saat komunikasi sedang berlangsung agar lawan bicara kamu
merasakan bahwa kamu peduli dan mendengarkan setiap perkataan mereka. Akibatnya, mereka
akan lebih terbuka kepada kamu, karena percaya diri mereka akan meningkat. Sehingga
komunikasi akan berjalan dengan baik dan penuh dalam canda tawa. (baca juga: Model
Komunikasi Transaksional)
2) Berikan pertanyaan yang bersifat terbuka Kepada lawan bicara kamu seperti hobby mereka,
apa yang mereka sukai, bagaimana kehidupan mereka dan lainnya. Usahakan untuk mengetahui
kehidupan dari lawan bicara secara detail, agar kamu mungkin dapat memberikan perspektif baru
tentang diri dan tujuan hidup mereka. (baca juga: Model Komunikasi Gudykunst)
3) Gunakan bahasa tubuh Kamu ketika sedang berbicara, misalnya dengan menggerakkan
tangan, mengeluarkan ekspresi wajah dan lain sebagainya. Sebisa mungkin cobalah untuk
mengetahui perasaan mereka ketika berkomunikasi dengan cara mengamati gerak tubuh dan
intonasi suara mereka. Teknik ini akan memberikan kamu kesempatan yang lebih besar untuk
menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara serta respon yang kamu berikan akan
bermakna lebih positif. (baca juga: Perkembangan Media Massa di Indonesia)
4) Sanjung dan pujilah mereka Serta tunjukkan rasa kagum kamu akan kepribadian mereka, adat
budaya mereka dengan jujur. Berikan juga alasannya kenapa kamu menyukai atau mengagumi
mereka.Jika kondisi komunikasi tidak tepat untuk menyatakannya secara langsung, cobalah
untuk menyatakan pujian kamu secara tidak langsung. 5) Dengarkan semua yang mereka katakan
Dengan baik dan penuh perhatian serta usahakan selalu fokus terhadap apa yang dibicarakan dan
responlah pertanyaan mereka dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa kamu memang
mendengarkan apa saja hal yang mereka bicarakan sehingga mereka merasa kamu adalah bagian
dari komunikasi itu juga.
6) Beri tatapan mata Tatapan mata yang kuat kepada mereka untuk menunjukkan bahwa kamu
bukan hanya sebagai pendengar saja, melainkan kamu juga mengerti dan paham apa yang
dibicarakan. Ketika dilakukan dengan baik, mereka juga secara alami akan lebih memperhatikan
apa yang kamu katakan.
7) Bukalah diri kamu seterbuka mungkin Agar kamu mendapatkan kepercayaan dari
mereka.Ceritakan kejadian menarik yang kamu alami, bagaimana kehidupan kamu dan lain
sebagainya.Tapi, jangan terlalu berlebihan sehingga menganggap mereka cerita mereka tidak
penting.Biarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri kamu seiiring berjalannya
komunikasi.
8) Jangan gunakan kata Aku atau Saya Karena hal itu hanya akan memberikan kesan bahwa
hanya kamulah yang harus didengarkan. Sebaiknya, ketika berkomunikasi gunakanlah kata
“kita” atau “kami” untuk menciptakan hubungan layaknya keluarga dan berada pada pihak atau
sisi yang sama dengan lawan bicara.
9) Tersenyumlah kepada mereka Agar ketika komunikasi yang sedang berlangsung tidak terjadi
ketegangan antara kamu dengan mereka.Pada saat tersenyum, kamu sebenarnya telah
menunjukkan bahwa kamu telah siap untuk berkomunikasi dengan mereka, serta mengganggap
berkomunikasi dengan mereka adalah sebuah kebahagiaan.
10)Berikan saran yang bermanfaat Kepada lawan bicara kamu seperti tempat yang enak untuk
berkomunikasi, makanan apa yang enak pada tempat tersebut, acara apa yang berlangsung pada
hari itu, peluang karir yang mungkin bisa mereka dapatkan, dan lain sebagainya. Ketika kamu
memberikan saran atau ide yang menarik perhatian mereka, maka secara tidak langsung kamu
telah memberikan kesan kepada mereka bahwa kamu memiliki banyak pengetahuan. Jadi, ketika
mereka membutuhkan sesuatu, maka mereka akan menghubungi kamu. (baca juga:Contoh
Komunikasi Langsung)
11)Berikan mereka motivasi Ketika kamu sedang berkomunikasi dengan orang yang lebih muda
dari kamu, atau kehidupannya lebih sulit dari kamu karena biasanya mereka akan menganggap
kamu lebih baik dari mereka. Untuk itu, motivasi yang kamu berikan mungkin saja akan
menggugah semangat mereka agar bekerja lebih giat dan menjalani hidup dengan lebih
semangat. Yakinkan mereka bahwa mereka pasti mampu menghadapi setiap masalah yang
mereka hadapi, sehingga mereka akan menjadikan kamu sebagai teman. (baca juga: Teori
Kepribadian Kelompok)
12) Percaya dirilah Kamu ketika sedang berkomunikasi dengan orang lain dengan cara
menunjukkan suara dan bahasa tubuh yang lebih bersemangat dan lebih berenergi positif. Tapi
jangan pula kamu terlalu berlebihan sehingga peran mereka sebagai lawan bicara menjadi tidak
terlihat. Apapun yang terlalu berlebihan, efek atau akibatnya akan kembali kepada diri kamu
sendiri. (baca juga: Tujuan Komunikasi Pemasaran)

13) Panggilah mereka dengan sopan Seperti menyebutkan nama mereka dengan baik, atau
misalnya dengan memanggil mereka dengan sebutan ” Bro “, ” Guys”, ” Boss “, ” Sobat” dan
panggilan lainnya yang membuat mereka senang. Ketika kamu memanggil mereka dengan baik,
mereka akanmenganggap bahwa kamu sudah menjadi teman mereka. Jangan pernah memanggil
lawan bicara dengan kata-kata yang kurang sopan dan tidak enak didengar.

14) Ajak mereka menjalin hubungan yang lebih erat Dengan cara misalnya mengajak mereka
makan atau bersama, mengajak mereka pergi berwisata, mengajak mereka untuk mampir
kerumah kamu, dan ajakan lainnya. Meskipun mereka menolak tawaran kamu, mereka akan
merasa tersanjung dengan apa yang kamu tawarkan serta disisi lain, mereka akan menganggap
kamu memiliki keberanian menjalin persahabatan dengan baik kepada siapa saja
15)Jangan pernah terlambat datang Ketika ingin melakukan komunikasi atau pembicaraan
dengan mereka pada lokasi yagn telah ditentukan. Ketika kamu datang lebih awal atau tepat
waktu, maka hal ini akan memberikan mereka kesan bahwa, ketika berkomunikasi kamu sangat
menghargai mereka dan mendengarkan mereka.
DAPUS
T. Hani Handoko, Manajemen Edisi 2, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2011
Herwan parwiyanto. Perilaku organisasi, Perilaku Organisasi/herwan parwiyanto.staff.uns.ac.id.
10-03-2013, 15:00
Alo Liliweri, Wacana Komunikasi Organisasi, (Bandung: Mandar Maju, 2004), 91
Ibid,93
Barry Cushway&Derek Log De, Organisational Behavior and Design, (Jakarta: PT Elex Media
Kompetindo, 1993), 178-183
Fiske John. 2012. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta:
Rajawali Pers.
Komala, Lukiati. 2009.
Ilmu Komunikasi: Perspektif, Proses, dan Konteks
.Bandung: Widya Padjadjaran, hal.