PELAKSANA DAN DATA REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan pelayanan kesahatan termasuk adanya fasilitas rekam medis,
menjadi salah satu indikator bahwa kebutuhan kesehatan masyarakat meningkat.
Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menjelaskan apabila remak
medis digunakan sebagai alat bukti kesehatan yang dilindungi oleh hukum dan
dimanfaatkan sebagai prosedur pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, bukri
disiplin kesehatan, dan refrensi bagi perkembangan ilmu kesehatan di kemudian hari.
(Alfiansyah, Wijayanti, Swari, Nuraini, & Wafiroh, 2020). Menurut Kepmenkes
Nomor 312 Tahun 2020 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan, petugas rekam medis harus menguasai bidangnya dan dapat menetapkan
jenis penyakit dan menentukan tindakan yang sesuai dengan klasifikasi yang sudah
ada yaitu ICD-10 (Pramono, Nuryati, Santoso, & Salim, 2021).
Bentuk Rekam Medis pada umumnya berbentuk manual dan elektornik sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan. Rekam medis sendiri
merupakan suatu catatan diri mengenai pasien dalam pelayanan kesehatan. Adanya
catatan data diri pasien tersebut merupakan hal yang penting bagi pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit, dimana dapat menyajikan informasi tertentu untuk
memutuskan cara pengobatan, penaganan, ataupun tindak medis yang berguna bagi
pasien sesuai kode etik maupun ketentuan berlaku di Rumah Sakit (Lestari, Tania, &
Rahmi, 2011).
Isi Rekam Medis secara lengkap dapat dijabarkan sebagai berikut: 1) Catatan,
adalah suatu kumpulan informasi mengenai data diri pasien, diagnosis, tindakan
medis lainnya sesuai dengan kompetensinya. 2) Dokumen, adalah suatu kumpulan
informasi yang lengkap yang terdiri dari hasil laboratorium, foto rontgen, yang sesuai
dengan keahlian bidang dan keilmuannya.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini
yaitu sebagai berikut:
1. Apa tugas pelaksana rekam medis pada RS?
2. Apa fungsi dan tujuan basis data tradisional yang sudah ditetapkan oleh WHO di
Indonesia sejak tahun 2003?
3. Kebijakan dan tujuan apa yang berkaitan dengan perlunya data warehouse di
Indonesia?

C.Pembahasan
1) Uraian Tugas Pelaksana Rekam Medis
A.Kepala Instansi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
1. Tugas Pokok: Melakukan pengelolaan rekam medis yang sesuai dengan
prosedur dan ketentuan Rumah Sakit.
2. Uraian Tugas:
a. Merancang kebijakan Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai
ketentuan rumah sakit.
b. Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Rumah Sakit. Merancang rencana kerja yang sesuai dengan tujuan rumah sakit.
c. Merancang suatu kegiatan koordinasi dalam rekam medis yang baik
d. Merancang prosedur bagi staff instalasi Rekam Medis
e. Merancang saran untuk pengambangan SDM di Instalasi Rekam Medis
f. Merancang kebutuhan dan pemeliharaan sarna dan prasarana di instalasi
g. Mengadakan laporan bagi kepentingan internal dan eksternal
h. Melakukan evaluasi dan monitoring Instalasi Rekam Medis.
i. Menyusun laporan kegiatan pada divisi Rekam Medis.
j. Menetukan rekomendasi staff baru bagi kepentingan Rekam Medis.
k. Memperhatikan tugas kedinasan yang diberikan.

B. Wakil Kepala Pelayanan Rekam Medis (PRM)

1. Tugas Pokok: Bersama-sama Kepala Instalasi dalam pengelolaan fasilitas
Rekam Medis.
2. Uraian Kerja:
a. Merancang bahan untuk pelaksanaan kegiataan menerima pasien sampai
pelaksanaan Rekam Medis
b. Merancang suatu tata kerja yang sesuai dengan tujuan instalasi rekam medis.
c. Merancang rekomendasi kebutuhan staff dan sarana prasarana untuk tujuan
instalasi rekam medis.
d. Merancang penyusunan kegiatan dan pengelolaan rekam medis.
e. Menyusun laporan secara rutin mengenai instalasi rekam medis.
f. Merekomendasikan staff yang dinilai memiliki prestasi kinerja yang baik.
g. Pelaksanaan monev dan kegiatan yang sesuai dengan tujuan instalasi rekam
medis.
h. Pelaksanaan koordinasi serta arahan bagi tujuan instalasi rekam medis yang
sesuai dengan tujuan rumah sakit.

C.Wakil Kepala Pelaporan dan Informasi Rumah Sakit

1. Tugas Pokok: Melakukan pengelolaan Pelayannan dan pelaporan mengenai
hasil dari kinerja staff Rekam Medis, administrasi maupun kebutuhan sarana dan
prasarana.
2. Uraian Kerja:
a. Menyusun bahan untuk pelaksanaan administrasi dan pelaporan sesuai tujuan
instalasi rekam medis.
b. Menyusun bahan untuk pelaksanaan serta prosedur administrasi sesuai tujuan
instalasi rekam medis.
c. Menyusun bahan untuk rekomendasi kebutuhan staff dan sarana pada
administrasi sesuai tujuan instalasi rekam medis.
d. Merancang penyusunan kegiatan dan pengelolaan pada administrasi sesuai
tujuan instalasi rekam medis.
e. Menyusun laporan secara rutin pada administrasi sesuai tujuan instalasi rekam
medis.
f. Merekomendasikan staff yang dinilai memiliki prestasi pada administrasi
sesuai tujuan instalasi rekam medis.
g. Pelaksanaan monev dan kegiatan pada administrasi sesuai tujuan instalasi
rekam medis.
h. Pelaksanaan koordinasi serta arahan pada administrasi sesuai tujuan instalasi
rekam medis.

D.Penyelia Administrasi dan Umum

1. Tugas Pokok: Melakukan koordinasi dengan Wakil Kepala Pelayanan Rekam
Medis (PRM) untuk membuat Surat Keterangan Dokter (SKD) serta
melaksanakan tugas bersama Wakil Kepala Pelaporan dan Informasi RS dalam
melaksanakan administrasi umum.
2. Uraian Kerja:
a. Menyiapkan bahan rancangan surat keterangan dokter dan kegiatan
administrasi serta urusan sarana prasarana
b. Menyusun bahan untuk pelaksanaan serta prosedur administrasi sesuai tujuan
instalasi rekam medis.
c. Menyusun bahan untuk rekomendasi kebutuhan staff dan sarana pada adminis
d. Mengetik surat sesuai dengan formulir yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
e. Merancang dan melakukan penyiapan rekapitulasi absensi seluruh staf IRMIK
setiap bulan.
f. Menyusun laporan secara rutin pada administrasi umum sesuai tujuan instalasi
rekam medis.
g. Merekomendasikan staff yang dinilai memiliki prestasi pada administrasi
umum sesuai tujuan instalasi rekam medis.
h. Pelaksanaan monev dan kegiatan pada administrasi umum dan barang
inventaris dan persediaan formulir sesuai tujuan instalasi rekam medis.
i. Pelaksanaan koordinasi serta arahan pada administrasi umum sesuai tujuan
instalasi rekam medis.

E. Penyelia Penerimaan Pasien

1. Tugas Pokok: Pelaksanaan penerimaan pasien yang melaksanakan perawatan
baik rawat inap, jalan maupun gawat darurat termasuk pula untuk penyiapan
Rekam Medis pasien baru.
2. Uraian Kerja:
a. Merancang dan mempersiapkan seluruh pelaksanan penerimaan pasien yang
menjalani perawatan baik rawat inap, jalan maupun gawat darurat
b. Melaksanakan pengawasan pada pendaftaran, pencatatan pasien baru.
c. Merancang kegiatan dan jadwal staff yang menerima pasien.
d. Melaksanakan koordinasi dalam mempersiapkan pembukaan loket pendaftaran
bagi pasien yang menjalani perawatan baik rawat inap, jalan maupun gawat
darurat.
e. Melaksanakan koordinasi dalam mempersiapkan berkas rekam medis pasien
baru.
f. Adanya evaluasi dan monitoring pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP) sehingga adanya ketersediaan nomor rekam medis dan identitas pasien.
g. Melaksanakan suatu arahan untuk staf rekam medis dalam pelayanan rekam
medis dan pengaduan pasien.

F. Penyelia Pengolahan Rekam Medis

1. Tugas Pokok: Pelaksanaan tugas untuk mengelola dokumen rekam medis.
2. Uraian Kerja:
a. Menyediakan rancangan kegiatan untuk mengelola dokumen rekam medis.
b. Melaksanakan koordinasi dan evaluasi peminjaman dan ketidaklengkapan
dokumen rekam medis.
c. Melaksanakan koordinasi dengan staf rekam medis untuk monitoring isi
formulir rekam medis.
d. Melaksanakan koordinasi dengan staf rekam medis untuk monitoring isi
formulir rekam medis (rawat jalan, rawat inap, rawat darurat )
e. Melaksanakan koordinasi pada staf dan klasifikasi penyakit.
f. Melaksanakan monitoring dan evaluasi dalam verifikasi untuk pasien yang
menjalani rawat inap, jalan maupun gawat darurat.
g. Merancang suatu laporan mengenai pengembalian dokumen yang dipinjam
dari rekam medis
h. Melaksanakan koordinasi dengan semua staf dalam pelaksanaan sistem case
mix dalam penggunaan software codexpert.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

G.Penyelia Statistik & Pelaporan

1. Tugas Pokok: Melakukan pengelolaan data untuk kegiatan pelaporan pada
instalasi rekam medis.
2. Uraian Kerja:
a. Menyusun bahan untuk pelaporan sesuai tujuan instalasi rekam medis.
b. Menyusun bahan untuk rekomendasi kebutuhan staff dan sarana pada
administrasi sesuai tujuan instalasi rekam medis.
c. Melakukan koordinasi untuk pelaksana untuk melayani permintaan data
statistik rumah sakit.
d. Merancang penyusunan kegiatan dan pengelolaan pelaporan instalasi
rekam medis.
 e. Pelaksanaan monev dan kegiatan pelaporan sesuai tujuan instalasi rekam
medis.
f. Pelaksanaan koordinasi serta arahan pada pelaporan sesuai tujuan instalasi
rekam medis.

H.Penyelia Penyimpanan Rekam Medis

1. Tugas Pokok: Pelaksanaan pengelolaan dan penyimpanan dokumen Rekam
Medis.
2. Uraian Kerja:
a. Merancang bahan untuk menyimpan berkas Rekam Medis secara manual
maupun bentuk digital.
b. Melaksanakan koordinasi dengan staf rekam medis dan melakukan
penyimpanan dan pengambilan pada berkas rekam medis.
c. Melaksanakan kegiatan untuk membuat pelaporan berkas rekam Medis.
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi dalam penyimpanan penyimpan
Rekam Medis.
e. Menyiapkan bahan rancangan untuk kegiatan retensi Rekam Medis.

I. Perekam Medis 1
1. Tugas Pokok:
a. Melakukan pencatatan, penyimpanan, pengolaan dokumen pada pasien yang
menjalani perawatan rekam medis baik rawat jalan, inap maupun gawat darurat
serta melakukan koding rekam medis yang diperlukan.
b. Melakukan administrasi umum dengan pengisian dokumen rekam medis yang
dibutuhkan, melaksanakan ekspedisi surat keterangan dokter dan membuat
laporan bulanan.
2. Uraian Kerja:
a. Menerima pasien baru maupun lama baik secara tatap muka maupun melalui
telpon.
b. Pelaksanaan editing maupun perbaikan data pasien seuai ketentuan.
c. Pelaksanaan monev dan pencatatan pada nomor rekam medis yang diketahui
terdapat kesamaan atau ganda.
d. Melakukan pemeriksaan pada kepemilikan Jamkesmas, BPJS maupun surat
ketenrangan lainnya.
e. Melakukan pemeriksanaan dan pelaporan pada penyelia mengenai persediaan
formulir dan lain-lain.
f. Melakukan penyusunan pada lembar formulir rekam medis bagi pasien baru.
g. Pelaksanaan perakitan sortir berkas rekam medis pada pasien rawat jalan.
h. Melakukan pencetakan pada laporan harian maupun bulanan pada daftar
pasien yang mendaftar.
i. Pelaksanaan pembuatan laporan untuk pencetakan ulang lembar identitas dan
pembuatan berkas rekam medis.
j. Menerima berkas rekam medis pasien rawat jalan dan darurat yang diantar
oleh petugas.
k. Melakukan pencatatan berkas rekam medis pasien rawat jalan maupun pasien
gawat darurat dari manual ke bentuk digital.
l. Pelaksanaan kegiatan untuk mengembalikan (retrieval) berkas rekam medis
dari tempat penyimpanan untuk kegiatan pelayanan kesehatan lainnya.
m.Memilih berkas rekam medis yang dikirim ke poliklinik ataupun ke ruang
rawat yang hendak dimaksud.
n. Melakukan pencatatan pada berkas yang dikirim ke dalam buku ekspedisi ke
ruang rawat yang hendak dimaksud.
o. Pelaksanaan distribusi dokumen rekam medis ke tempat medis lainnya.
p. Melakukan pengisian pada dokumen rekam medis.
q. Melaksanakan monev berkas rekam medis dalam tempat penyimpanan.
r. Melakukan adanya permintaan dari divisi lain untuk meminjam berkas rekam
medis.
s. Bersedia melakukan tanggung jawab teman atau staf yang sedang
berhalangan.
t. Menjaga keseluruhan dari ruang rekam medis sehingga nyaman, aman dan
bersih.
u. Menjaga hubungan baik dengan internal atau eksternal rekam medis
v. Melakukan dinas jaga shift 24 jam.

J. Perekam Medis 2
1. Tugas Pokok: Melakukan pencatatan, penyimpanan, pengolaan dokumen
pada pasien yang menjalani perawatan rekam medis baik rawat jalan, inap
maupun gawat darurat serta melakukan koding rekam medis yang diperlukan.
2. Uraian Kerja:
a. Menerima berkas rekam medis pasien rawat jalan dan darurat yang diantar
oleh petugas.
b. Melakukan pencatatan berkas rekam medis pasien rawat jalan maupun pasien
gawat darurat dari manual ke bentuk digital.
c. Pelaksanaan kegiatan untuk mengembalikan (retrieval) berkas rekam medis
dari tempat penyimpanan untuk kegiatan pelayanan kesehatan lainnya.
d. Membuat analisa kuantitatif kelengkapan lembar rekam medis.
e. Membuat analisa kualitatif isi Rekam Medis.
f. Pelaksanaan monev dan pencatatan pada nomor rekam medis yang diketahui
terdapat kesamaan atau ganda.
g. Melakukan pemeriksaan pada kepemilikan Jamkesmas, BPJS maupun surat
ketenrangan lainnya.
h. Melakukan pemeriksanaan dan pelaporan pada penyelia mengenai persediaan
formulir dan lain-lain.
i. Melakukan penyusunan pada lembar formulir rekam medis bagi pasien baru.
j. Melakukan dan mengumpulkan, menyusun, mengelola, melaporkan data
kunjungan pasien yang melakukan perawatan pasien per poliklinik (bulanan,
triwulan, tahunan).
k. Melakukan dan mengumpulkan, menyusun, mengelola, melaporkan data
kunjungan pasien yang melakukan perawatan pasien rawat darurat (bulanan,
triwulan, tahunan).
l. Melakukan dan mengumpulkan, menyusun, mengelola, melaporkan data
kunjungan pasien yang melakukan perawatan pasien Instalasi Pemeriksaan dan
Pelayanan Khusus (bulanan, triwulan, tahunan).
m.Melakukan dan mengumpulkan, menyusun, mengelola, melaporkan data
kunjungan pasien yang melakukan perawatan pasien rawat inap se rumah sakit
(bulanan, triwulan dan tahunan).
n. Melakukan dan mengumpulkan, menyusun, mengelola, melaporkan data
kunjungan pasien yang melakukan perawatan pasien Bedah ( Length of stay +
jumlah pasien pre / post operasi).
o. Melakukan adanya permintaan dari divisi lain untuk meminjam berkas rekam
medis.
p. Bersedia melakukan tanggung jawab teman atau staf yang sedang
 berhalangan.
q. Menjaga keseluruhan dari ruang rekam medis sehingga nyaman, aman dan
bersih.
r. Menjaga hubungan baik dengan internal atau eksternal rekam medis
s. Melakukan dinas jaga shift 24 jam.

2) Fungsi dan Tujuan Basis Data Tradisional yang Sudah ditetapkan Oleh
WHO di Indonesia Sejak Tahun 2003
Basis Data Tradisional merupakan kumpulan data yang belum terintegrasi
secara otomatis dan belum dalam ukuran yang besar, sehingga penyajian data masih
dalam format XML ke dashboard namun kualitas data sudah akurat dan transparan.
Basis Data Tradisional yang dicanangkan oleh World Health Organization (WHO)
untuk memudahkan seluruh akses promosi dan pengembangan penggunaan alat,
norma, dan standar berbasis bukti yang digunakan sebagai data pelayanan kesehatan
di dunia. Indonesia sendiri telah mengadopsi ICD International Statitical
Clasification Deseasses tenth revision (selanjutnya disingkat Kode ICD 10) dengan
nama yang berbeda yaitu Sistem Informasi Rumah Sakit (disingkat SIRS V).
Bentuk International Statitical Clasification Deseasses tenth revision (ICD
10) yaitu bentuk formulir RL1-RL5 pada rumah sakit menunjukan adanya
penyesuaian format pelaporan pada rumah sakit yang disesuaikan dari Kemkes RI
secara jumlah, jenis dan isi formulirnya dan dilakukan secara online sejak tahun 2018.
Basis Data Tradisional belum matang secara keamanan, penggunannya masih
dipegang oleh operator, karyawan kantor atau siapa saja (ditetapkan-Password),
Jumlah catatan per akses masih seidikit dan belum kompleks, sehingga belum dapat
digunakan untuk data yang luas serta cenderung masih terbatas.

3) Kebijakan dan Tujuan yang Berkaitan Dengan Perlunya Data Warehouse

di Indonesia
Data warehouse adalah tempat pada komputer atau komputasi yang dapat
menyimpan data dalam skala yang besar, untuk melakukan pengintegrasian data dari
internal maupun eksternal organisasi, sehingga diperoleh pengambilan keputusan
yang sesaui untuk pengembangan organisasi. Dengan kata lain, data warehouse
adalah sebuah objek yang terkumpul dan terintegrasi menjadi ringkasan data dalam
emndukung keputusan manajemen. Data warehouse dapat digunalan untuk
mengetahui data korporat secara keseluruhan dna berkesinambungan untuk
memperkirakan kebutuhan yang akan datang dimana saat ini belum diketahui.
Perbedaan Basis Data Tradisional dan Warehouse yaitu perbedaan integrasi
data yang kompleks. 1) aplikasi data warehouse menyajikan data secara ringkas atau
berbentuk summary namun merupakan kumpulan data atau informasi dari berbagai
data/ sumber yang digunakan sesuai dengan kebutuhan; (2) para eksekutif dan
pengembang suatu organisasi bahkan manajerial dapat menggunakan data warehouse
untuk memperoleh laporan suatu pengembangan organisasi, bisnis maupun jasa; (3)
Seluruh data yang diambil bukan berasal dari data operasional namun dari ringkasan
yang sesuai dengan kebutuhan, jadi akan lebih mudah dan cepat untuk pengambilan
keputusan.
Sumber data rumah sakit menggunakan data warehouse yang terpusat
(centralized Data warehouse). Data yang dibutuhkan untuk pengembangan rumah
sakit yaitu dipilih berdasarkan jenis kebutuhan data yang dikelola, kemudian terjadi
pengumpulan seta pengintegrasian data pada suatu tempat penyimpanan besar.
Selanjutnya, data dirungkas dan dianalisis sehingga dapat digunakan oleh Kepala
rumah sakit, Komite medik, dan Komite perawatan.
 DAFTAR PUSTAKA

Alfiansyah, G., Wijayanti, R. A., Swari, S. J., Nuraini, N., & Wafiroh, S. (2020).
Determinan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing
RS X. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, Vol. 1 No. 2
Maret, 37-51.

Didik, E., Wibisono, M. A., A., S., & V, G. A. (2012). Manfaat Data Warehouse Pada
Rumah Sakit ABC. ComTech Vol.3 No. 2 Desember, 824-831.

Lestari, E., Tania, K. D., & Rahmi, L. (2011). Sistem Informasi Rekam Medik Pada
Rumah Sakit Bersalin Graha RAP Tanjung Balai Karimun. Jurnal Sistem
Informasi (JSI), VOL. 3, NO. 2, Oktober, 388-397.

Pramono, A. E., Nuryati, Santoso, D. B., & Salim, M. F. (2021). Ketepatan Kodifikasi
Klinis Berdasarkan ICD-10 di Puskesmas dan Rumah Sakit di Indonesia: Sebuah
Studi Literatur. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Volume 4 No 2
(Oktober), 42-50.