MAKALAH

MPDA
PENGAWASAN PERSEDIAAN
(INVENTORY CONTROL)

Oleh :

VINNI DESRI BISMALA

Dosen Pembimbing
DELSI AFRINI, SP

JURUSAN AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS MAHAPUTERA MUHAMMAD YAMIN
SOLOK
2014
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur bagi Allah SWT Rabb Alam Semesta yang
senantiasa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua. Shalawat
beserta salam semoga senantiasa tercurah kepada junjungan dan tauladan kita.
Nabi Muhammad Rasulullah, keluarga, dan para sahabatnya. Wa ba’du.
Makalah ini dibuat berdasarkan referensi-referensi yang kami pilih dengan
judul “PENGAWASAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL)””.
Dengan adanya makalah ini, maka mahasiswa dituntut untuk terampil dan mampu
menumbuhkan potensi diri sehingga nantinya dapat menghasilkan mahasiswa
yang memiliki skill yang dapat diterapkan dalam kehidupan.
Demikianlah makalah ini kami buat dalam penyajiannya kami sudah berusaha
semaksimal mungkin, namun kalau masih terdapat kesalahan dan kejanggalan
kami mohon atas saran dan bimbingannya demi perbaikan di masa mendatang.

Solok, Januari 2014

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................... i
DAFTAR ISI...................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang...................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN
A. Persediaan............................................................................. 2
B. Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan.............................. 8
C. Organisasi Pengawasan Persediaan dalam Suatu
Perusahaan Pabrik................................................................. 10
D. Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan..................... 13
E. Administrasi Persediaan........................................................ 22
F. Catatan-catatan dalam Pengawasan Persediaan.................... 26
G. Perputaran Persediaan (Inventory Turn Over)...................... 28
H. A.B.C. Analysis Method....................................................... 29
I. Pengawasan Persediaan yang Baik dan Efektif.................... 30

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan........................................................................... 31
B. Saran...................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan
ataupun pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa
adanya persediaan para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa
perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan
yang memerlukan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan. Hal ini
mungkin terjadi, karena tidak selamanya barang-barang atau jasa-jasa yang
tersedia pada setiap saat, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan
kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan. Jadi
persediaan sangat penting artinya untuk setiap perusahaan yang menghasilkan
suatu barang atau jasa. Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang
diharapkan dari persediaan tersebut (terjadinya kelancaran usaha) hendaknya
lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah
pada makalah ini, yaitu sebagai berikut:
1. Persediaan
2. Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan
3. Organisasi Pengawasan Persediaan dalam Suatu Perusahaan Pabrik
4. Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan
5. Administrasi Persediaan
6. Catatan-catatan dalam Pengawasan Persediaan
7. Perputaran Persediaan (Inventory Turn Over)
8. A.B.C. Analysis Method
9. Pengawasan Persediaan yang Baik dan Efektif

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Persediaan
1. Arti dan Peranan Persediaan
Pengertian dari persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu
aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud
untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan
barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun
persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu
proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, parts
yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam
perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang
disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan
setiap waktu.
Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar
jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-
turut untuk memproduksi barang-barang serta selanjutnya
menyampaikannya pada pelanggan atau konsumen. Persediaan
memungkinkan produk-produk dihasilkanpada tempat yang lebih khusus
buat konsumsi, atau sebaliknya tidak perlu konsumsi atau sebaliknya tidak
perlu konsumsi didesak supaya sesuai dengan kepentingan produksi.
Adapun alasan diperlakukannya persediaan oleh suatu perusahaan pabrik
adalah karena:
a. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi untuk
memindahkan dari suatu tingkat ke tingkat proses yang lain, yang
disebujt persediaan dalam proses dan pemindahan.
b. Alasan organisasi, untuk memungkinkan satu unit atau bagian skedul
operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya.

2
 Sedangkan persediaan yang diadakan mulai dari yang bentuk
bahan mentah sampai dengan barang jadi, antara lain berguna untuk dapat:
a. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-
bahan yang dibutuhkan perusahaan.
b. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga
harus dikembalikan.
c. Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman
sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran
d. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin
kelancaran arus produksi.
e. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
f. Memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-
baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi
atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.
g. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan
penggunaan penjualannya.
Persediaan adalah merupakan salah satu unsur yang paling aktif
dalam operasi perusahaan yang secara kontinue diperoleh, diubah, yang
kemudian dijaul kembali. Sebagian besar dari sumber-sumber perusahaan
juga sering dikaitkan di dalam persediaan yang akan digunakandalam
perusahaan pabrik. Nilai dari persediaan harus dicatat, digolong-
golongkan menurut sejenisnya yang kemudian dibuatkan perincian dari
masing-masing barangnya dalam suatu periode yang bersangkutan.

2. Jenis-jenis Persediaan
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan
menurut beberapa cara. Dilihat dari fungsinya, persediaan dapat dibedakan
atas:
a. Batch Stock atau Lot Size Inventory yaitu persediaan yang diadakan
karena kita membeli atau membuat bahan-bahan/barang-barang dalam
jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat

3
 itu. Jadi dalam hal pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk
jumlah besar, sedang penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah
kecil. Terjadinya karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih
banjyak daripada dibutuhkan.
Persediaan ini timbul dimana bahan/barang yang dibeli,
dikerjakan/dibuat atau diangkut dalam jumlah yang besar (bulk),
sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat daripada
penggunaan atau pengeluarannya, dan untuk sementara tercipta suatu
persediaan. Perlu kita ketahui bahwa adalah relative lebih
menguntungkan apabila kita melakukan pembelian dalam jumlah yang
besar, karena kemungkinan untuk mendapatkan potongan harga
pembelian, biaya pengangkutan yang lebih murah per unitnya dan
penghematan dalam biaya-biaya lainnya yang mungkin diperoleh. Jadi
keuntungan yang akan diperoleh dari adanya batch stock atau lot size
inventory ini antara lain ialah:
1) Memperoleh potongan harga pada harga pembelian
2) Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena
adanya operasi atau “production run” yang lebih lama.
3) Adanya penghematan di dalam biaya angkutan.

b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan fluktuasi

permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock yaitu persediaan yang untuk menghadapi fluktuasi
permintaan yang dapat diramalkan.

Di samping perbedaan menurut fungsi, persediaan itu dapat pula

dibedakan atau dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di
dalam urutan pengerjaan produk yaitu:
a. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock), yaitu persediaan dari
barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi,
barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli
dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi

4
 perusahaan pabrik yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh
pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan
menjadi barang jadi (finished goods).
b. Persediaan bagian atau parts yang dibeli (purchased parts / components
stock) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang
diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung
diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi
sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak
mengalami perubahan dalam operasi.
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan
(supplies stock) yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang
diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya
produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan,
tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam (work in process/
progress stock) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-
tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah
menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk
kemudian menjadi barang jadi bagi suatu pabriki, merupakan barang
jadi bagi pabrik lain karena proses produksinya memang hanya sampai
di situ saja.
e. Persediaan barang jadi (finished goods stock) yaitu persediaan barang-
barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap
untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi
ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual.

3. Biaya-biaya yang Timbul dari Adanya Persediaan

Unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat
digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu:

5
a. Biaya pemesahan (ordering costs)
Dengan biaya pemesanan ini dimaksudkan adalah biaya-biaya
yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau
bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan (order) dibuat dan
dikirim ke penjual, sampai barang-barang/bahan-bahan tersebut
dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau daerah
pengolahan (process areas). Yang termasuk dalam biaya pemesanan
ini ialah semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan
pemesanan bahan tersebut, di antaranya biaya administrasi pembelian
dan penempatan order (cost of placing order), biaya pengangkutan dan
bongkar muat (shipping and handling costs), biaya penerimaan dan
biaya pemeriksaan.

b. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (inventory costs)

Yang dimaksud dengan “Inventory carrying costs” adalah
biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan
yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan
sebagai akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi biaya ini berhubungan
dengan terjadinya persediaan dan disebut juga dengan biaya
mengadakan persediaan (stock holding costs). Biaya ini berhubungan
dengan tingkat rata-rata persediaan yang selalu terdapat di gudang,
sehingga besarnya biaya ini bervariasi yang tergantung dari besar
kecilnya rata-rata persediaan yang terdapat. Yang termasuk dalam
biaya ini adalah semua biaya yang timbul karena barang disimpan
yaitu biaya pergudangan (storage costs) yang terdiri dari biaya sewa
gudang, upah dan gaji tenaga pengawas dan pelaksana pergudangan,
biaya peralatan material handling di gudang, biaya administrasi
gudang dan biaya-biaya lainnya.

c. Biaya kekurangan persediaan (out of stock costs)

Yang dimaksudkan dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang
timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil daripada

6
 jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan
yang diperlukan, karena seorang pelanggan meminta atau memesan
suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak
tersedia. Di samping juga dapat merupakan biaya-biaya yang timbul
akibat pengiriman kembali pesanan (order) tersebut.

d. Biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacity associated costs)

Yang dimaksud dengan capacity associated costs adalah biaya-
biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, pemberhentianb
kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time costs). Biaya-biaya ini
terjadi karena adanya pertambahan atau pengurangan kapasitas, atau
bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan
pada suatu waktu tertentu.

4. Persediaan dalam Menentukan atau Mengukur Pendapatan

Bilamana barang-barang yang telah dibeli atau diproduksi sendiri
semuanya terjual dalam suatu periode fiscal maka dalam menentukan
gross profit atas penjualan akan dapat ditentukan dengan mudah, yaitu
total harga pokok pembelian atau biaya produksi yang juga merupakan
harga pokok penjualan dibebankan pada hasil penjualan / (revenue from
sales)
a. Cara-cara penentuan Jumlah Persediaan
Ada 2 sistem yang umum dikenal dalam menentukan jumlah
persediaan pada akhir periode yaitu dengan :
1) Periodic System, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan
secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhirl
2) Perpetual System atau juga disebut Book Inventories yaitu dalam
dibina catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari
persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat
atau dilihat dalam Kartu Administrasi persediaannya. Bila metode
ini yang dipakai, maka perhitungan secara fisik hanya dilakukan
paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukan untuk

7
 keperluan counterchecking antara jumlah persediaan menurut fisik
dengan menurut catatan dalam Kartu Administrasi Persediaannya.

b. Metode Penilaian Persediaan

Dalam menilai suatu persediaan ada beberapa cara yang dapat
digunakan, di antaranya dengan :
1) Cara First-In, First-out (FIFO-Method)
2) Cara Rata-rata ditimbang (Weighted Average Method)
3) Cara Last-In, First-Out (LIFO-Method)

B. Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan

1. Pengertian Pengawasan Persediaan
Untuk mengadakan persediaan ini dibutuhkan sejumlah yang
diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu perusahaan
haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum
yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan
dalam jumlah dan mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah-
rendahnya.persediaan yang terlalu berlebihan (besar) akan merugikan
perusahaan, karena ini berarti lebih banyak uang atau modal yang tertanam
/ terpendam dan biaya-biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan
tersebut. Sebaliknya suatu persediaan yang terlalu kecil (kurang) akan
merugikan perusahaan karena kelancaran dari kegiatan produkai dan
distribusi perusahaan terganggu. Untuk dapat mengatur tersedianya suatu
tingkat persediaan yang optimum yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-
bahan dalam jumlah, mutu dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya
yang rendah seperti yang diharapkan, maka diperlukan suatu sistem
pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan-persyaratan
sebagai berikut:
a. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan
tempat bahan/barang yang tetap dan identifikasi bahan/barang tertentu.
b. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat
dipercaya, terutama penjaga gudang.

8
c. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan /
barang.
d. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang.
e. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan,
yang dibagikan / dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang.
f. Pemeriksaan fisik bahan/barang yang ada dalam persediaan secara
langsung.
g. Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah
dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang, dan
barang-barang yang sudah using dan ketinggalan zaman.
h. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.

Di dalam suatu perusahaan pabrik, kelancaran proses pengolahan

bertahap dari produk yang dikerjakan harus didukung oleh beberapa
kegiatan yang penting, kegiatan mana sangat mempengaruhi kelancaran
seluruh kegiatan operasi perusahaan. Pengawasan persediaan merupakan
salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang bertautan erat satu
sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai
dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah,
kualitas maupun biayanya. Sebenarnya kegiatan pengawasan persediaan
tidak terbatas pada penentuan atas perencanaan tingkat dan komposisi
persediaan, tetapi juga termasuk pengaturan dan pengawasan atas
pelaksanaan pengadaan bahan-bahan / barang-barang yang diperlukan
sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan serta dengan biaya yang
serendah-rendahnya. Jadi kegiatan pengawasan persediaan meliputi
perencanaan persediaan, scheduling untuk pemesanan, pengaturan
penyimpanan dan lainnya.
Dari keterangan di atas kita lihat, bahwa masalah pengawasan
persediaan merupakan masalah yang penting, karena jumlah persediaan
masing-masing bahan akan menentukan atau mempengaruhi kelancaran
produksi serta keefektifan dan efisiensi perusahaan pabrik tersebut. Jumlah

9
 atau tingkat persediaan yang dibutuhkan berbeda-beda untuk perusahaan
pabrik, tergantung dari volume produksinya, jenis pabrik dan prosesnya.
Adapun fungsi-fungsi utama dari suatu pengawasan persediaan yang
efektif adalah : Pertama, memperoleh (procure) bahan-bahan, yaitu
menetapkan prosedur untuk memperoleh suatu suplai yang cukup dari
bahan-bahan yang dibutuhkan baik kuantitas maupun kualitas. Kedua,
menyimpan dan memelihara (maintain) bahan-bahan yang telah
dimasukkan ke dalam persediaan. Ketiga, pengeluaran bahan-bahan, yaitu
menetapkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan penyampaian bahan-
bahan dengan tepat pada saat serta tempat dimana dibutuhkan. Keempat,
meminimalisasi investasi dalam bentuk bahan atau barang
(mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimum setiap waktu).

2. Tujuan Pengawasan Persediaan

Suatu pengawasan persediaan yang dijalankan oleh suatu
perusahaan sudah tentu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Pengawasan
persediaan yang dijalankan untuk memelihara terdapatnya keseimbangan
antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan suatu tingkat
persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan
persediaan tersebut. Tujuan pengawasan persediaan secara terinci dapatlah
dinyatakan sebagai berikut:
a. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga
dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
b. Menjaga agar supaya pembentukkan persediaan oleh perusahaan tidak
terlalu besar atau berlebih-lebihan sehingga biaya-biaya yang timbul
dari persediaan tidak terlalu besar.
c. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini
akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar.

C. Organisasi Pengawasan Persediaan dalam Suatu Perusahaan Pabrik

Pengawasan perusahaan merupakan salah satu fungsi yang penting
dalam suatu perusahaan pabrik untuk memungkinkan perusahaan dapat

10
mencapai tujuannya yaitu untuk kelangsungan hidup (kontinuitas) perusahaan
dan berkembang. Pelaksanaan fungsi ini berhubungan dengan seluruh bagian
yang bertujuan agar usaha-usaha penjualan dapat intensif serta produksi pabrik
dan penggunaan tenaga dapat semaksimum mungkin. Untuk melaksanakan
fungsi ini, maka pada setiap perusahaan pabrik terdapat satu orang atau
beberapa orang yang merupakan atau membentuk suatu bagian pengawasan
persediaan yang diberi tanggung jawab dalam pelaksanaan tersebut. Akan
tetapi bila dilihat dari jenis proses produksinya, organisasi pengawasan
persediaan sebenarnya sering diatur sebagai berikut:
1. Pada perusahaan pabrik dengan proses terus menerus (continuous
manufacturing), pengawasan persediaan biasanya merupakan sebagian
dari pengawasan produksi, karena perlunya dipertahankan arus bahan-
bahan yang dibutuhkan untuk operasi yang lancar dan efisien dari
kegiatan atau production line.
2. Pada perusahaan pabrik dengan proses yang terputus-putus (intermitten
manufacturing), keperluan akan kelancaran bahan-bahan tidaklah begitu
terasa penting, dan dalam hal ini pengawasan persediaan dapat menjadi
tanggung jawab dari manajer pabrik, pimpinan produksi, kepala bagian
pembelian atau pejabat-pejabat yang setingkat, yang tergantung dari besar
kecilnya perusahaan pabrik dan organisasinya.

1. Tugas-tugas Bagian Pengawasan Persediaan

Dalam usaha mencapai tujuan pengawasan persediaan maupun
tujuan perusahaan secara keseluruhan, bagian Pengawasan Persediaan
mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:
a. Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli untuk
persediaan.
b. Menentukan bilamana pesanan akan dilakukan.
c. Meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang /
bahan-bahan yang sudah ditentukan untuk persediaan.

11
 d. Memeriksa apakah barang-barang yang diterima sesuai dengan jumlah
dan spesifikasi barang yang dipesan, dan jika sesuai lalu menyimpan
dan memelihara barang-barang tersebut sebagai persediaan dalam
gudang.
e. Mengadakan pengecekan barang-barang yang cepat habis dan barang-
barang mana yang lambat habis.
f. Mengadakan pemeriksaan secara langsung keadaan fisik atas barang-
barang dan administrasi persediaan di dalam gudang.
g. Mengadakan penganalisisan atas keadaan persediaan untuk
menentukan jumlah persediaan yang optimum dengan memperhatikan
jumlah persediaan yang maksimum.

2. Hubungan Pengawasan dengan Perencanaan dan Pengawasan

Produksi
Tujuan perencanaan dan pengawasan produksi adalah untuk dapat
berhasil tercapainya tujuan perusahaan yaitu kelancaran operasi dan
kelangsungan hidup serta dapat berkembangnya perusahaan pabrik. Dalam
rangka untuk mencapai tujuan perencanaan dan pengawasan produksi ini,
peranan pengawasan persediaan adalah sangat penting. Oleh karena itu
kegiatan pengawasan persediaan yang dilakukan haruslah didasarkan atas
perencanaan dan pengawasan produksi yang telah ditetapkan dan
dijalankan.
Agar supaya perencanaan dan pengawasan produksi dan
pengawasan persediaan dapat berjalan dengan efektif, keduanya harus
bersama-sama. Perencanaan pengawasan produksi mengusahakan agar
proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan efisien serta sesuai
dengan skedul yang ditetapkan. Sedangkan pengawasan persediaan
mengatur besarnya persediaan bahan-bahan yang dapat dijamin lancarnya
produksi serta kelangsungan produksi dengan biaya yang sekecil-kecilnya,
seperti apa yang diharapkan dalam perencanaan dan pengawasan produksi.

12
D. Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan
Pengawasan persedian berhubungan dengan kegiatan mengatur
persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi
secara efektif dan efisien. Dalam rangka pengaturan ini, perlu ditetapkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang berkenaan dengan persediaan, baik
mengenai pemesanannya maupun mengenai tingkat persediaan yang optimum.
Mengenai pemesanan bahan-bahan perlu ditentukan bagaimana cara
pemesanannya, berapa jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut
ekonomis dan kapan pemesanan itu dilakukan. Sedangkan mengenai
persediaan perlu ditentukan berapa besarnya persediaan penyelamat yang
merupakan persediaan minimum, besarnya persediaan pada waktu pemesanan
kembali dilakukan dan besarnya persediaan maksimum.
a. Pemesanan yang Ekonomis
Oleh karena persediaan bahan-bahan yang diadakan telah dipakai
untuk proses produksi, maka bahan-bahan tersebut harus disediakan lagi
untuk produksi selanjutnya. Pemesanan yang dilakukan hendaknya
ekonomis atau efisien, dimana jumlah yang dipesan haruslah didasarkan
atas kebutuhan untuk proses produksi dan pertimbangan-pertimbangan
biaya yang terjadi akibat pemesanan bahan dalam jumlah tersebut.
1) Jumlah yang dipesan
Pimpinan perusahaan haruslah dapat menentukan jumlah bahan
yang dipesan untuk menutupi kebutuhan perusahaannya. Dalam hal ini
pimpinan perusahaan harus mengatur dan menyesuaikan pesanan yang
dilakukan dengan fasilitas-fasilitas produksi perusahaan dan menjaga
agar pemesanan yang dilakukan dapat membuat keadaan persediaan
berapa pada biaya yang minimum. Mengenai banyaknya bahan yang
dipesan dimaksudkan untuk menutupi jumlah persediaan bahan-bahan
yang telah dipakai untuk proses produksi. Oleh karena itu jumlah yang
dipesan pada suatu waktu ditentukan, dengan melihat besarnya
kebutuhan bahan untuk proses produksi dalam jangka waktu tertentu.

13
2) Cara-cara pemesanan (Order System) dalam Pengawasan Persediaan
Dalam usaha untuk menutupi kebutuhan persediaan, maka
dilakukanlah kegiatan pemesanan. Pemesanan bahan yang dibutuhkan
pada saat persediaan mencapai titik tertentu (order point system) dan
pemesanan yang dilakukan pada saat dimana waktu tertentu yang telah
ditetapkan dicapai (order cycle system).
a) Order Point System
Yang dimaksud dengan Order Point System adalah suatu sistem
atau cara pemesanan bahan, dimana pesanan dilakukan apabila
persediaan yang ada telah mencapai suatu atau tingkat tertentu.
Jadi dengan order point system, ditentukan jumlah persediaan pada
tingkat tertentu yang merupakan batas waktu dilakukannya
pemesanan yang disebut order point atau reorder point. Apabila
bahan-bahan yang tersedia dipergunakan, maka jumlah persediaan
makin menurun dan sampai suatu saat akan mencapai titik batas
dimana pemesanan harus dilakukan kembali. Dalam sistem ini
pesanan diadakan dalam jumlah yang tetap dari bahan-bahan yang
dipesan yang disebut juga dengan “Fixed Order Quantity System”.
Oleh karena pemesanan dilakukan pada waktu persediaan yang
ada mencpaai titik atau tingkat tertentu, maka jarak (interval)
waktu pemesanan antara satu pesanan dengan pesanan lain,
tidaklah sama, yang tergantung pada fluktuasi penggunaan bahan
dalam persediaan dan fluktuasi waktu antara pesanan diadakan
sampai dengan bahan-bahan yang diterima di gudang perusahaan
pabrik (yang disebut dengan “lead time”).
(1) Two and bag account system
Dengan cara ini, perusahaan menggunakan dua kantong
(bin) dimana kantong pertama merupakan tempat persediaan
bahan-bahan yang jumlahnya sama dengan jumlah persediaan
pada tingkat “order point” dan berfungsi sebagai persediaan
cadangan (reserve inventories). Sedangkan persediaan bahan-

14
 bahan selebihnya ditempatkan pada kantong kedua.
Penggunaan bahan-bahan mula-mula diambil dari kantong
kedua sampai habis, dan pada saat kantong kedua ini habis
maka pemesanan kembali harus dilakukan. Sedangkan untuk
memenuhi kebutuhan dalam kegiatan produksi selanjutnya,
selama pesanan belum diterima, bahan-bahan diambil dari
kantong pertama sampai bahan-bahan yang baru dipesan dating
di gudang.

(2) One Storage Bin System

Dengan cara ini, perusahaan hanya menggunakan satu
kantong persediaan. Di dalam kantong persediaan (Storage bin)
ini diadakan pembagian terhadap persediaan yaitu menjadi dua
bagian. Bagian pertama untuk memenuhi atau menyuplai
kebutuhan bahan-bahan sehari/rutin, dan bagian kedua untuk
memenuhi kebutuhan atau penggunaan bahan-bahan selama
periode pengisian kembali. Cara ini memberikan keuntungan
berupa kesederhanaan dalam pencatatan persediaan.
Untuk dapat menggunakan order point system dalam
pengawasan persediaan dibutuhkan beberapa persyaratan,
yaitu:
(a) Apabila biaya penyimpanan bahan cukup mahal.
(b) Apabila bahan baku yang dipergunakan adalah tertentu dan
dengan jenis yang tidak terlalu banyak.
(c) Jika ketentuan waktu pemesanan tidak jelas.

b) Order Cycle System

Yang dimaksudkan dengan order cycle system adalah
suatu sistem atau cara pemesanan bahan dimana jarak atau interval
waktu dari pemesanan tetap, misalnya tiap-tiap minggu atau tiap-
tiap bulan. Order cycle system dapat digunakan untuk mengawasi
persediaan barang-barang yang banyak jenisnya serta lebih tinggi

15
 nilainya. Pengawasan dilakukan sekaligus pada setiap periode
tertentu. Oleh karena jarak atau interval waktu antara pesanan-
pesanan (order-order) tersebut tetap, maka pengawasan lebih
mudah dilakukan. Pesanan dapat dilakukan dalam bentuk pesanan
berkelompok (group order) pada satu sumber/supplier, dan dapat
dilakukan pula dalam bentuk pengiriman berkelompok (group
shipment) yang memberi penghematan dalam biaya pengangkutan.

3) Jumlah Pemesanan yang Ekonomis (Economic Order Quantity /

Economic Lot Size
Jumlah atau besarnya pesanan yang diadakan hendaknya
menghasilkan biaya-biaya yang timbul dalam penyediaan adalah
minimal. Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis ini, kita
harus berusaha memperkecil biaya-biaya pemesanan (ordering costs)
dan biaya-biaya penyimpangan (carrying costs). Dalam usaha ini kita
berhadapan dengan dua sifat biaya yang agak bertentangan. Sifat yang
pertama menekankan agar jumlah pemesanan sangat kecil sehingga
“carrying costs” menjadi kecil, tetapi sebaliknya “ordering costs”
menjadi sangat besar, selama satu tahun.
Dalam penentuan atau pemecahan jumlah pesanan yang
ekonomis ini dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
(a) Tabular Approach
Penentuan jumlah pesanan yang ekonomis dengan tabular
approach dilakukan dengan cara menyusun suatu daftar atau table
jmlah pesanan dan jumlah biaya per tahun. Tentunya jumlah
pesanan yang mengandung jumlah biaya yang terkecil merupakan
jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity).

(b) Graphical Approach

Penentuan jumlah pesanan yang ekonomis “Graphical
Approach” dilakukan dengan cara menggambarkan grafik-grafik
carrying costs, ordering costs dan total costs dalam satu gambar,

16
 dimana sumbu horizontal jumlah pesanan (order) per tahun, dan
sumbu vertical besarnya biaya dari ordering costs, carrying costs
dan total costs.

(c) Dengan menggunakan rumus (Formula Approach)

Cara penentuan jumlah pesanan yang ekonomis dengan
menurunkan di dalam rumus-rumus Matematika dapat dilakukan
dengan memperhatikan bahwa jumlah biaya persediaan yang
minimum terdapat, jika ordering cost sama dengan carrying cost.
(1) Jumlah optimum unit per order
Dalam hal ini N menyatakan jumlah optimum unier per order,
yang dapat ditentukan bila total ordering cost per tahun sama
dengan carrying cost per tahun.
(2) Jumlah optimum order per tahun
Dalam hal ini N menunjukkan jumlah optimum order per
tahun, yang dapat ditentukan bila total ordering cost per tahun
sama dengan carrying cost per tahun.
(3) Jumlah optimum hari per order
Dalam hal ini N menyatakan jumlah optimum hari supply per
order, yang dapat ditentukan bila total ordering cost per tahun
sama dengan carrying cost per tahun.

(d) Potongan Harga (Quantity Discounts)

Apabila dalam pemesanan terdapat “Quantity Discounts”
yang ditawarkan oleh penjual atas pembelian dalam jumlah
tertentu, maka Quantity Discounts perlu dipertimbangkan dalam
penentuan jumlah pesanan yang ekonomis.

b. Persediaan Penyelamat (Safety Stock / Buffer Stock)

1) Arti dan Tujuan Persediaan Penyelamat
Yang dimaksudkan dengan Persediaan Penyelamat (Safety
Stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi

17
 atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out).
Kemungkinan terjadinya stock-out dapat disebabkan karena
penggunaan bahan baku yang lebih besar daripada perkiraan semula,
atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan.
Akibat pengadaan persediaan penyelamat terhadap biaya perusahaan
adalah mengurangi kerugian yang ditimbulkan karena terjadinya
“stock out”, akan tetapi sebaliknya akan menambah besarnya “carrying
cost”. Besarnya pengurangan biaya atau kerugian perusahaan adalah
sebesar perkalian antara jumlah persediaan penyelamat yang diadakan
untuk menghadapi stock-out dengan biaya per unitnya. Sebaiknya
pertambahan biaya terhadi sebesar perkalian antara persentase carrying
cost terhadap harga atau nilai persediaan penyelamat.

2) Faktor-faktor yang menentukan besarnya Persediaan Penyelamat

Seperti telah disebutkan sebelumnyha bahwa persediaan
penyelamat dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan terjadinya
kekurangan bahan (stock out) yang mungkin disebabkan oleh
penggunaan bahan baku yang lebih besar daripada pekerjaan semula,
atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan (faktor
waktu). Selanjutnya marilah kita lihat masing-masing faktor tersebut.
a) Penggunaan Bahan Baku Rata-Rata
Salah satu dasar untuk memperkiraan penggunaan bahan
baku selama periode tertentu, khususnya selama periode
pemesanan rata-rata penggunaan bahan baku pada masa
sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena setelah kita
mengadakan pesanan (order) penggantian, maka pemenuhan
kebutuhan atau permintaan dari pelanggan sebelujm barang yang
dipesan datang, harus dapat dipenuhi dari persediaan (stock) yang
ada. Kebutuhan atau permintaan dari pelanggan biasanya turun
naik (variable) dan tidak dapat diramalkan dengan penuh
keyakinan.

18
b) Faktor Waktu atau Lead Time (Precurement Time)
Di dalam pengisian kembali persediaan terdapat suatu
perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan
pesanan (order) untuk penggantian atau pengisian kembali
persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan
tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan (stock).
Perbedaan waktu ini yang disebut dengan “lead time”. Jadi yang
dimaksudkan dengan lead time adalah lamanya waktu antara mulai
dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan
bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang
persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu
pesanan dengan pesanan yang lain, tetapi bervariasi.
Oleh karena itu untuk suatu pesanan yang dilakukan,
lamanya waktu ini harus diperkirakan atau ditaksir, walaupun
resiko kesalahan masih tetap ada karena mungkin lebih besar atau
kecil. Biasanya persediaan yang diadakan adalah untuk menutupi
kebutuhan selama lead time yang telah diperkirakan. Akan tetapi
apabila kedatangan bahan tersebut terlambat atau lead time yang
telah terjadi lebih besar daripada yang diperkirakan, maka
persediaan yang ditetapkan semula tidak dapat memenuhi
kebutuhan penggunaan.

c) Penentuan Beasrnya Persediaan Penyelamat (Safety Stock)

Dalam menentukan besarnya persediaan penyelamat yang
sebaiknya dipunyai perusahaan haruslah atas pertimbangan-
pertimbangan yang rasional yang dapat diukur, sehingga dapat
menghasilkan penentuan kebijaksanaan yang tepat dan dapat
efektif. Untuk ini terdapat beberapa pendekatan (approach) di
antaranya adalah “probability of stock out” dan “level of service
approach”

19
1) Probability of Stock Out
Dalam menggunakan approach ini dipakai asumsi
bahwa lead time adalah konstan, dan seluruh barang yang
dipesan diserahkan oleh supplier pada suatu saat yang sama.
Jadi dengan asumsi ini maka terjadinya stock out ini bukan
disebabkan karena perubahan (fluktuasi) dari lead time atau
penyerahan bahan yang dipesan tidak pada saat yang sama,
akan tetapi stock out terjadi karena adanya penambahan dalam
permintaan atau penambahan dalam penggunaan.

2) Level of Service Approach

Seperti telah dikatakan bahwa persediaan penyelamat
perlu diadakan untuk mempertahankan kelangsungan kegiatan
produksi, dalam menghadapi kegoncangan atau fluktuasi
permintaan yang mengakibatkan pemakaian barang dapat
berfluktuasi dan ketidakpastian kedatangan bahan yang dipesan
sehingga mungkin terlambat.
a) Frequency “Level of Service”
Dalam hal ini secara rata-rata tingkat jasa / pelayanan x %
dalam jangka panjang, persediaan akan dapat memenuhi
seluruh permintaan pelanggan dalam periode pemenuhan /
penggantian x dari setiap 100.

b) Quantity “Level of Service”

Yang dimaksud adalah sebagai perbandingan secara rata-
rata, dalam jangka panjang dari seluruh pesanan pelanggan
yang dapat dipenuhi /dipasok dengan persediaan yang ada
tanpa adanya pembatalan atau penangguhan.

Sebelum persediaan penyelamat dapat ditentukan, ada

dua faktor dasar lain yang perlu diperhatikan dan dihitung,
yaitu:

20
 1) Jarak waktu penyerahan (Delivery Lead Time) yaitu jarak
waktu yang terdapat antara saat pengadaan pesanan untuk
pengisian persediaan dengan saat penerimaan barang yang
dipesan itu di gudang persediaan.
2) Waktu yang terlindung (Coverage Time) yaitu jangka
waktu yang efektif dalam mana persediaan penyelamat
dapat menutup fluktuasi permintaan tanpa dibantu oleh
pengisian / penambahan persediaan.

3) Standar Kualitas
Setelah diuraikan mengenai jumlah pesanan yang ekonomis (economic
order quantity) dan jumlah persediaan penyelamat

c. Persediaan Maksimum (Maximum Point / Stock)

Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang
paling besar (tertinggi) yang sebaiknya dapat diadakan oleh perusahaan.
Batas persediaan maksimum ini kadang-kadang tidak didasarkan atas
pertimbangan efisiensi dan keefektifan kegiatan perusahaan. Sehingga
persediaan maksimum dalam hal ini hanya diadasarkan atas kemampuan
perusahaan saja terutama kemampuan keuangan perusahaan, kemampuan
gudang yang ada dan pembatasan-pembatasan dari sifat-sifat atau
kerusakan bahan-bahan tersebut. Akan tetapi untuk dapat menjamin
efisiensi dan keefektifan perusahaan, penentuan besarnya persediaan
maksimum yang sebaiknya dimiliki perusahaamn hendaknya didasarkan
atas pertimbangan ekonomis yang sering disebut persediaan optimum.
Adapun maksudnya ialah agar perusahaan dapat menghindari kerugian-
kerugian karena kekurangan bahan (stock-out) dan tidak melakukan
pengadaan yang berlebihan, yang dapat menimbulkan kerugian karena
biaya yang cukup besar.

21
 d. Titik / Tingkat Pemesanan Kembali (Reorder Point / Level)
Titik / tingkat pemesanan kembali adalah suatu titik batas dari
jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus
diadakan kembali. Titik ini menunjukkan kepada bagian pembelian untuk
mengadakan pemesanan kembali bahan-bahan persediaan untuk
menggantikan persediaan yang telah digunakan. Dalam menentukan titik
ini kita harus memperhatikan besarnya penggunaan bahan selama bahan-
bahan yang dipesan belum datang dan persediaan minimum. Besarnya
penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima ditentukan
oleh dua faktor yaitu “lead time” dan tingkat penggunaan rata-rata. Jadi
besarnya penggunaan bahan selama bahan-bahan yang dipesan belum
diterima (selama lead time) adalah hasil perkalian antara waktu yang
dibutuhkan untuk memesan (lead time) dan jumlah penggunaan rata-rata
bahan tersebut.

E. Administrasi Persediaan
Persediaan merupakan salah sath harta benda yang hampir pada setiap
perusahaan merupakan aktiva yang penting, karena modal yang terikat /
tertanam dalam persediaan ini dapat mencapai seperempat lebih dari jumlah
seluruh modal yang diinvestasikan dalam perusahaan yang bersangkutan.
Dalam persediaan ini termasuk semua persediaan bahan/barang untuk
keperluan menghasilkan barang akhir (produk) termasuk barang akhir
(produk) nya sendiri yang akan dijual. Untuk perusahaan niaga (perdagangan)
yang aktivanya terdiri dari pembelian barang-barang untuk dijual, maka
persediaan terdiri semata-mata dari barang-barang dagangan yang
bersangkutan. Sedangkan perusahaan pabrik yang mengolah barang-barang
(bahan-bahan dan barang-barang setengah jadi) untuk menghasilkan barang
akhir (produk) yang mempunyai persediaan yang dapat digolongkan ke dalam
empat golongan yaitu : persediaan bahan-bahan, persediaan barang-barang
jadi, persediaan barang-barang yang sedang diproses danpersediaan barang

22
akhir / produk (Finished Goods). Adapun masalah-masalah yang timbul dalam
administrasi persediaan ialah:
1. Prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian
Setiap perusahaan yang mengolah barang jadi / akhir atau produk
sebelum dapat menjual barang atau produknya, membutuhkan bahan-
bahan atau barang setengah jadi untuk diproses. Sebelum proses produksi
dapat dilakukan haruslah ada pembelian bahan maupun barang setengah
jadi tersebut dibeli adalah bagian produksi. Pimpinan bagian produksi
mengambil inisiatif untuk memberitahukan kepada bagian pembelian
bahan-bahan atau barang-barang setengah jadi mengenai bahan-bahan /
barang-barang apa yang harus dibeli, berapa banyak dan pada waktu mana
harus dipesan, dengan menyerahkan surat / daftar permintaan pembelian.
Bagian pembelian akan mengurus pesanan dan pembeliannya sampai
barang-barang tersebut diterima. Bagian pembelian ini melakukan
tugasnya perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier-suplier
mana yang baik, harga-harga pasar bahan-bahan / barang-barang tersebut
dan segala hal-hal yang bersangkut paut dengan cara-cara pengangkutan,
jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya. Setelah
permintaan datang dari bagian produksi, maka bagian pembelian
mengirimkan surat pesanan.
Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang
tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat
permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap (copy) dari
surat permintaan ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan / akuntansi
untuk dipakai dalam pencatatan perubahan persediaan (inventory records)
dan pencatatan akuntansi biaya.

2. Masalah pembukuan dan inventarisasi

Dalam pembahasan prosedur pembelian telah diketahui bahwa
kepada bagian pembukuan diberikan satu rangkap (copy) surat pesanan
dan surat laporan penerimaan. Berdasarkan tindasan surat pesanan ini,

23
 bagian pembukuan mencatat kejadian tersebut dalam Buku Pesanan.
Setelah diterimanya surat laporan pemerimaan maka dalam Buku Pesanan
dicatat bahwa pesanan tersebut telah selesai. Faktur pembelian dari pihak
supplier, yang oleh bagian Pembelian diteruskan kepada bagian
Pembukuan, merupakan dasar dari pencatatan dalam Buku Pembelian.

3. Masalah pengawasan
Dalam masalah pengawasan ada 3 hal yang perlu kita ketahui,
yaitu pengawasan fisik, pengawasan akuntansi, dan pengawasan jumlah
yang dibutuhkan.
a. Pengawasan Fisik
Masalah pengawasan fisik adalah sangat penting sekali,
mengingat persediaan terdiri dari benda-benda fisik yang
membutuhkan adanya penjagaan tempat penyimpanan barang-barang
agar tidak ada pencurian atau kehilangan atas barang-barang tersebut.
Perusahaan-perusahaan yang cukup besar biasanya memperkerjakan
orang-orang tertentu untuk penjagaan barang tersebut, disamping itu
perlu pula tersedianya gudang atau tempat penyimpanan yang cukup
baik dengan pintu yang terkunci. Kemungkinan pula persediaan-
persediaan tersebut diasuransikan terhadap pencurian maupun
kebakaran.

b. Pengawasan Akuntansi
Apabila prosedur pembukuan dan penyimpanan telah diikuti
sesuai dengan apa yang telah diuraikan, maka pengawasan akuntansi
telah pula tercipta. Pengawasan ini timbul karena adanya pencatatan
jumlah-jumlah persediaan dan kartu-kartu persediaan yang langsung
diambil dari lembaran atau tindasan laporan penerimaan surat/daftar
permintaan pemakaian, sehingga apa yang terjadi dalam gudang akan
tercermin pula dalam kartu-kartu persediaan. Dengan demikian apabila
suatu saat kartu-kartu persediaan menunjukkan sisa tertentu, maka
dengan asumsi bahwa tidak ada kekeliruan dalam pencatatan, maka

24
 seharusnya jumlah tersebut cocok dengan sisa barang fisiknya di
gudang. Mungkin saja terjadi perbedaan sedikit, apabila barang
tersebut mempunyai sifat berat yang menurun, karena susut misalnya
menjadi kering.
Untuk pengawasan yang efektif, perlu adanya tugas orang
yang bertanggung jawab terhadap gudang dan orang yang mencatat
kartu persediaan, sehingga mereka saling mengawasi secara tidak
terasa (Internal Control)
Sebenarnya pengawasan akuntansi ini dapat diperkuat dengan
menetapkan syarat-syarat bahwa yang berwenang mengeluarkan
barang-barang dari gudang harus sudah ditentukan lebih dahulu,
misalnya kepala bagian produksi, dan pada tiap surat permintaan
pemakaian senantiasa harus ada persetujuan dari yang berwenang
tersebut (sistem otorisasi).

c. Pengawasan Jumlah yang Dibutuhkan

Setiap perusahaan seharusnya dapat menentukan terlebih
dahulu dengan menyusun suatu anggaran (budget) produksi, beberapa
bahan atau persediaan lainnya yang dibutuhkan untuk menghasilkan
jumlah produk atau barang akhir yang direncanakan untuk masa, 3, 6
atau 12 bulan. Hal ini penting untuk menjaga, agar supaya tidak terjadi
adanya kekurangan bahan sehingga dapat menghentikan proses
produksi. Penghentian proses produksi ini dapat menimbulkan
kerugian bagi perusahaan dengan tidak mungkinnya perusahaan
memenuhi permintaan terhadap produk atau barang akhirnya.
Persediaan yang cukup harus senantiasa ada setia perusahaan pabrik.
Namun, persediaan yang terlampau banyak, walaupun ini mempunyai
kebaikan terhadap kelancaran produksi, akan menimbulkan lebih
beanya jumlah biaya penyimpanan, yang berarti akan mengurangi laba
perusahaan. Oleh karena adanya kekurangan dan kelebihan inilah
diperlukan adanya jumlah persediaan yang dibutuhkan.

25
 Rumus yang disusun biasanya mengenai jumlah persediaan
yang harus dipesan pada waktu-waktu yang tertentu agar jumlah
persediaan yang ada, benar-benar merupakan jumlah yang tepat untuik
mengelakkan kerugian-kerugian tersebut di atas. Untuk itu maka perlu
diketahui:
a. Waktu rata-rata yang diperlukan untuk memesan.
b. Pemakaian rata-rata dalam waktu rata-rata tertentu.
c. Biaya untuk menyimpan apabila ada kelebihan persediaan.
d. Rugi yang mungkin diderita apabila persediaan ternyata kurang
sehingga produksi menjadi terhenti.
e. Kemungkinan-kemungkinan penyimpangan rata-rata waktu
pemesanan dan rata-rata pemakaian.

F. Catatan-catatan dalam Pengawasan Persediaan

Untuk menjamin bahan-bahan/barang-barang yang terdapat dalam
persediaan dipergunakan secarta efisien, maka perlu dilakukan pencatatan-
pencatatan atas persediaan bahan-bahan/ barang-barang tersebut. Dengan
adanya pencatatan yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, maka
perusahaan akan dapat mengikuti perkembangan persediaan bahan-bahannya
dengan baik. Oleh karena itu tiap-tiap perusahaan berusaha untuk
menyelenggarakan pencatatan seluruh bahan-bahan / barang-barangnya yang
terdapat dalam persediaannya, agar dapat mengetahui perkembangan keadaan
usahanya setiap saat. Yang dimaksudkan dengan pencatatan dalam
pengawasan persediaan adalah semua pencatatan/pembukuan mengenai
penerimaan, persediaan di gudang dan pengeluaran bahan baku dan bahan-
bahan lainnya serta hasil produksinya dalam suatu perusahaan. Oleh karena
pengawasan persediaan yang baik dan efekif membutuhkan adanya catatan-
catatan dan daftar-daftar yang lengkap dan sempurna, maka pengawasan
persediaan seperti ini menjadi amat mahal.

26
 Perusahaan-perusahaan ini hanya mempergunakan beberapa di
antaranya. Pada dasarnya catatan yang paling penting dalam sistem
pengawasan persediaan ada lima buah, yaitu:
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
Dokumen ini merupakan permintaan dari sebagian persediaan
kepada bagian pembelian untuk membeli bahan-bahan / barang-barang
yang sesuai dengan jenis dan jumlah seperti yang dinyatakan dalam surat
permintaan itu. Permintaan itu diadakan untuk menjamin adanya
persediaan yang cukup dari bahan-bahan tersebut atau mengisi kembali
persediaan bila persediaan bahan-bahan tertentu yang ada akan mendekati
titik yang terendah atau minimum yang telah ditentukan lebih dahulu.

2. Laporan penerimaan (the receiving report)

Dokumen ini penting karena satu copy dari laporan ini akan
memberikan informasi bahwa penjaga gudang telah menerima bahan yang
dipesan ini di pabrik. Apabila bahan-bahan perlu digunakan segera, maka
bahan-bahan ini dapat segera diinspeksi.

3. Catatan persediaan (the balance of stores record)

Dokumen ini merupakan catatan paling penting dalam pengawasan
persediaan. Dokumen ini merupakan dasar atau titik pangkal dari
pelaksanaan sistem pengawasan, persediaan dan memberikan informasi
bagi pabrik maupun bagi bagian accounting.
Informasi atau bahan-bahan keterangan yang terdapat dalam
“balance of stores card” berbeda-beda tergantung dari perusahaan pabrik
yang menggunakannya. Akan tetapi data-data yang minimum yang
biasanya terdapat dalam daftar ini ialah :
a. Gambaran atau deskripsi lengkap dari bahan-bahan tersebut.
b. Jumlah dari bahan-bahan yang tersedia di gudang, yang dipesan dan
yang dialokasikan untuk produksi.
c. Jumlah bahan-bahan yang akan / harus dibeli bila waktunya telah tiba
untuk mengadakan pemesanan baru.

27
 d. Harga bahan-bahan itu per unit.
e. Jumlah yang dipakai selama suatu periode / jangka waktu tertentu.
f. Nilai dari persediaan yang ada.

4. Daftar permintaan bahan (the material requisition form), dan

Formulir ini dibuat oleh petugas gudang untuk dipergunakan oleh
bagian pembelian dalam mengadakan pesanan. Daftar ini juga penting
dalam pengawasan persediaan karena dapat menunjukkan bahan-bahan
yang perlu segera dibeli untuk pengisian kembali persediaan gudang.
5. Perkiraan pengawasan (the control account)
Material control accounting umumnya untuk menjaga supaya
perkiraan (generalledger) yang dibuat oleh bagian akuntansi tetap
merupakan alat penting dalam sistem pengawasan yang efektif. Semua
pembelian akan didebit dan semua pemakaian akan dikredit dalam
perkiraan ini, sehingga saldonya harus sama dengan saldo yang terdapat
pada “perpetual inventory cards”

G. Perputaran Persediaan (Inventory Turn Over)

Perputaran persediaan (inventory turn over) merupakan angka yang
menunjukkan kecepatan penggantian persediaan dalam suatu periode tertentu,
biasanya satu tahun. Angka ini diperoleh dengan membagi semua harga
persediaan yang terdiri dari bahan-bahan dan barang-barang yang
dipergunakan selama setahun dengan jumlah nilai rata-rata persediaan.
Persediaan inventory turn over dapat dilakukan untuk semua
persediaan yang ada dalam perusahaan. Akan tetapi untuk memberikan
gambaran yang lebih jelas, maka inventory turn over yang akan diuraikan
berikut diperinci untuk masing-masing jenis persediaan.
1. Persediaan Bahan Baku
Inventory Turn Over untuk bahan baku dapat dihitung dengan
membagi total nilai/harga persediaan bahan baku yang telah terpakai
selama satu tahun dengna nilai / harga persediaan bahan baku rata-rata
selama satu tahun.

28