ANALISIS PENGAWASAN KEPALA TATA USAHA DALAM

PENGELOLAAN KEARSIPAN

“Diajukan untuk melakukan penelitian proposal dalam rangka menyelesaikan

salah satu tugas karya tulis ilmiah pada program studi manajemen pendidikan

Islam”

Disusun Oleh :

Tasya 2202060048

Dosen Pengampuh :

Dr.Edhy Rustam, M.Pd.

Eka Purnamasari,, S.Pd., M.Pd.

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO

T.A 2023 – 2024

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Swt. Oleh karena rahmat dan

petunjuk-nyalah sehingga penulis dapat menyelesaiakan Proposal Penelitian ini

dengan baik.

Selanjutnya shalawat dan salam kami persembahkan kepada Nabi

Muhammad Saw. Nabi yang merupakan rahmat lil’alamin yang telah

mengeluarkan manusia dari alam kegelapan menuju alam yang terang benderang.

Dalam penyelesaian makalah ini tak lupa penulis ucapkan terima kasih

kepada berbagai pihak karena dukungan merekalah yang membuat penulis

semangat mengerjakan proposal ini.

Akhirnya penulis memohon semoga Allah Swt selalu memberkati

kerjasamanya berbagai pihak melalui penulis dan menyusun skripsi ini, untuk

memuliakan namanya dengan harapan dan doa semoga karya ini dapat bermanfaat

adanya.

Palopo, 20 Juni 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI
LEMBAR SAMPUL...........................................................................ii
KATA PENGANTAR..........................................................................iii
DAFTAR ISI........................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN...................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................1
B. Alasan Memilih Judul.....................................................................3
C. Rumusan Masalah...........................................................................4
D. Tujuan Penelitian............................................................................4
E. Manfaat penelitian..........................................................................4
BAB II KAJIAN TEORI....................................................................5
A. Kajian Terdahulu yang Relevan......................................................5
B. Deskripsi Teori................................................................................6
C. Peneglolaan Arsip...........................................................................7
D. Pengawasan Kepala Tata Usaha Dalam Pengelolaan Arsip............12
E. Kerangka Berfikir...........................................................................21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN.........................................22
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian.....................................................22
B. Waktu dan Tempat Penelitian.........................................................23
C. Definisi Istilah................................................................................24
D. Teknik Pengumpulan Data..............................................................25
E. Keabsahan Data..............................................................................25
F. Teknik Analisis Data.......................................................................26
DAFTAR ISI........................................................................................29

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kepemimpinan merupakan kunci dan mundurnya sebuah organisasi baik

organisasi bisnis maupun non bisnis. Dalam sebuah organisasi kepemimpinan

memiliki peran yang sa ngat penting baik dalam pengambilan keputusan,

mempengaruhi bawahan, memotivasi bawahan. Peran peran tersebut sudah

menjadi kewajiban bagi seorang pemimpin untuk bertanggung jawab atas

pelaksanaan dan hambatan-hambatan didalam sebuah organisasi ataupun

lembaga. Tanpa adanya peran seorang pemimpin maka suatu organisasi taupun

orang-orang yang ada didalamnya menjadi tidak teratur. Peran kemimpinan

sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk mencapai kesuksesan. Seorang

pemimpin harus memberikan perhatian penuh atas para pegawai didalam

organisasinya, baik dalam pemberian motivasi kerja dan kepuasan pegawai

dengan pendekatan yang baik dalam pelaksanaan pekerjaan.

Di dalam sebuah organisasi ataupun lembaga tentunya memiliki sebuah

tujuan yang ingin dicapai agar tercipta kepuasan kerja dalam organisasi

tersebut. Maka dari itu, seorang pemimpin sangat mengharapkan para pegawai

yang berprestasi, memiliki skill dalam pekerjaannya sehingga dapaat tercipta

suasana kerja yang kondusif, pegawai tidak mengalami rasa bosan dan malas

terhadap pekerjaanya. Seorang pemimpin dikatakan sukses apabila mampu

bertidak sebgai pendorong dan pengarah terhadap para pegawainya, serta

1
berorientasi pada tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja seorang pegawai

dipengaruhi terhadap mptivasi, kemampuan, dan faktor persepsi.

Kepemimpinan merupakan suatu hal sangat erat kaitannya dengan

manajemen. Manajemen merupakan suatu pengatur yang sangat penting dalam

sebuah organisasi. Manajemen merupakan proses atas semua kegiatan dan

sumber daya organisasi yang harus dikelola dengan baik agar memperoleh

hasil yang efektif dan efisien. Konsep kepemimpinan dalam Al-Qur’an,

kepemimpinan adalah unsur yang tidak bisa dihindari dalam hidup ini, sudah

merupakan fitrah manusia untuk selalu membentuk sebuah komunitas dan

dalam sebuah komunitas selalu dibutuhkan seorang pemimpin. Pemimpin

adalah orang yang dijadikan rujukan dalam komunitas tersebut. Pemimpin

adalah orang yang memberikan visi dan tujuan. Al-Qur’an Al-Qur’an banyak

membahas masalah

Kepemimpinan merupakan kunci dan mundurnya sebuah organisasi baik

organisasi bisnis maupun non bisnis. Dalam sebuah organisasi kepemimpinan

memiliki peran yang sangat penting baik dalam pengambilan keputusan,

mempengaruhi bawahan, memotivasi bawahan. Peran peran tersebut sudah

menjadi kewajiban bagi seorang pemimpin untuk bertanggung jawab atas

pelaksanaan dan hambatan-hambatan didalam sebuah organisasi ataupun

Lembaga. Tanpa adanya peran seorang pemimpin maka suatu organisasi

taupun orang-orang yang ada didalamnya menjadi tidak teratur. Peran

kemimpinan sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk mencapai

kesuksesan. Seorang pemimpin harus memberikan perhatian penuh atas para

2
pegawai didalam organisasinya, baik dalam pemberian motivasi kerja dan

kepuasan pegawai dengan pendekatan yang baik dalam pelaksanaan

pekerjaan.

Di dalam sebuah organisasi ataupun lembaga tentunya memiliki sebuah

tujuan yang ingin dicapai agar tercipta kepuasan kerja dalam organisasi

tersebut. Maka dari itu, seorang pemimpin sangat mengharapkan para pegawai

yang berprestasi, memiliki skill dalam pekerjaannya sehingga dapaat tercipta

suasana kerja yang kondusif, pegawai tidak mengalami rasa bosan dan malas

terhadap pekerjaanya. Seorang pemimpin dikatakan sukses apabila mampu

bertidak sebgai pendorong dan pengarah terhadap para pegawainya, serta

berorientasi pada tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja seorang pegawai

dipengaruhi terhadap mptivasi, kemampuan, dan faktor persepsi.

Kepemimpinan merupakan suatu hal sangat erat kaitannya dengan

manajemen. Manajemen merupakan suatu pengatur yang sangat penting dalam

sebuah organisasi. Manajemen merupakan proses atas semua kegiatan dan

sumber daya organisasi yang harus dikelola dengan baik agar memperoleh

hasil yang efektif dan efisien. Konsep kepemimpinan dalam Al-Qur’an,

kepemimpinan adalah unsur yang tidak bisa dihindari dalam hidup ini, sudah

merupakan fitrah manusia untuk selalu membentuk sebuah komunitas dan

dalam sebuah komunitas selalu dibutuhkan seorang pemimpin. Pemimpin

adalah orang yang dijadikan rujukan dalam komunitas tersebut (Budi cahyadi,

2019). Pemimpin adalah orang yang memberikan visi dan tujuan. Al-Qur’an

Al-Qur’an banyak membahas masalah.

3
B. Alasan Memilih Judul

Penelitian terhadap kinerja kepala tata usaha dalam pengelolaan sistem

kearsipan di SMPN 4 Ukui Kecamatan Ukui Kabupaten Pelalawan dilakukan

dengan beberapa alasan yang penulis pertimbangkan, antara lain:

1. Permasalahan yang dikaji dalam judul diatas sesuai dengan ilmu yang

penulis pelajari di Jurusan Manajemen Pendidikan Islam yaitu, manajemen

kearsipan.

2. Judul diangkat sesuai dengan masalah dan gejala-gejala yang ditemukan

oleh penulis pada saat melakukan studi pendahuluan.

3. 3. Lokasi penelitian terjangkau oleh peneliti untuk melakukan penelitian.

C. Rumusan Masalah

1.Bagaiamana proses pengawasan kepala tata usaha dalam pengelolaan

arsip di SMP 47 Bulukumba ? (Deskriptif)

2.Bagaimana tahapan pengelolaan arsip di SMP 47 Bulukumba ?

(Deskriptif)

3.Bagaimana Kendala yang dihadapi kepala tata usaha dalam proses

pengawasan pengelolaan arsip di SMP 47 Bulukumba ? (Deskriptif)

D. Tujuan penelitian

1. Untuk mengetahui kinerja kepala tata usaha dalam pengelolaan sistem

kearsipan

2. Untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi kinerja kepala tata usaha

dalam pengelolaan sistem kearsipan di Sekolah

E. .Manfaat Penelitian

4
 Penelitian yang dilakukan ini diharapkan dapat menghasilkan suatu

informasi secara rinci, akurat dan aktual dalam menjawab beberapa persoalan

yang timbul dalam penelitian ini sehingga memberikan manfaat baik itu

manfaat teoritis maupun manfaat praktis. Manfaat penelitian ini

adalah:

1. Bagi Lembaga

Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan dan

informasi untuk evaluasi perbaikan terus menerus

kedepannya.

2. Bagi Tenaga Administrasi

Penelitian ini diharapkan dapat membantu menambah pengetahuan dan

pemahaman bagi tenaga administrasi dalam mengelola sistem

kearsipan.

5
 BAB II

KAJIAN TEORI

A. Kajian Terdahulu yang Relevan

Ermin Kartiandari (2007) yang berjudul “Pengelolaan Arsip Pada Bagian

Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan Hasil penelitian inimenyatakan bahwa

pengelolaan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Menggunakan asas

desentralisasi, penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah yang terdapat

dalam isi surat dan menggunakan folder, sekat filing cabinet, snelhecter, dan

rak bergerak;Memiliki kendala pada Sumber Daya Manusia yang terbatas dan

kurang ahli di bidang arsip; Kurang memperhatikan lingkungan penyimpanan

arsip sehingga banyak debu dan jamur.. 1

Retno Wulandari (2013) Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas

Negeri Yogyakarta yang berjudul “Manajemen Kearsipan Pada Bagian Umum

Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul”. Hasil

penelitian menyatakan bahwa: . Penyimpanan arsip yang digunakan adalah

sistem kode klasifikasi dan menggunakan asas kombinasi antara asas

sentralisasi dan asas desentralisasi; Sistem penataan arsip menggunakan

sistem kombinasi yakni perpaduan antara buku agenda dan kartu kendali;

Sumber Daya Manusia yang tersedia kurang mendapatkan pendidikan dan

pelatihan tentang kearsipan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh

peneliti yang terdahulu, pengelolaan arsip Hasil penelitian menyatakan bahwa:

(1) Penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem kode klasifikasi dan

1
Ermin Kartiandari yang berjudul “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas
Pendidikan”. (2007)

6
 menggunakan asas kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi;

(2) Sistem penataan arsip menggunakan sistem kombinasi yakni perpaduan

antara buku agenda dan kartu kendali; (3) Sumber Daya Manusia yang

tersedia kurang mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan; (4)

Sarana dan Prasarana kearsipan belum cukup memadai, terlihat dari minimnya

jumlah alat penyimpanan arsip yang tersedia; (5) Berdasarkan hasil penelitian

tersebut peneliti berasumsi bahwa pengelolaan dan kendala yang di hadapi

tidak jauh berbeda dengan hasil penelitian tersebut.2

B. Deskripsi Teori

1. Pengertian Kepala Tata Usaha

Kepemimpinan kepala tata usaha adalah kemampuan untuk mempengaruhi

anggota organisasi sekolah untuk melakukan aktifitas dalam mencapai tujuan

pendidikan sekolah. Kepala tata usaha adalah pemimpin yang menjalankan

perannya dalam memimpin sekolah sebagai lembaga pendidikan, dalam hal ini

kepala tata usaha berperan sebagai pemimpin pendidikan. Secara umum

kepemimpinan pendidikan dapat diartika sebagai kepemimpinan yang

ditetapkan dalam bidang pendidikan . Maka kepemimpinan pendidikan dalam

tatanan organisasi sekolah akan berkaitan dengan kepemimpinan kepala tata

usaha, hal ini disebabkan kepala tata usaha merupaka orang yang secara

2
Retno Wulandari Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Yogyakarta yang
berjudul “Manajemen Kearsipan Pada Bagian Umum Dinas Pendidikan Menengah dan Non
Formal Kabupaten Bantul”. (2013).

7
 formal punya otoritas untuk mengelola sekolah guna mencapai tujuan yang

telah ditentukan.3

Menurut Law, Smith dan Sinckair mengemukakan posisi kepemimpinan

dalam konteks sekolah adalah Kepemimpinan, dalam konteks sekolah,

membantu membawa makna dan rasa tujuan kepada hubungan antara

pemimpin, staf, siswa, orang tua, dan sekolah yang lebih luas masyarakat.

Kepemimpinan bukan hanya masalah apa yang dilakukan seorang pemimpin,

tetapi bagaimana seorang pemimpin menciptakan orang jatuh tentang diri

mereka sendiri didunia animasi dan tentang organisasi itu sendiri. Kepala tata

usaha atau kepala tenaga administrasi mengatur penting dalam mengelola

administrasi suatu madrasah salah satu kompetensi kepala tata usaha atau

kepala tenaga.

Kepala tata usaha atau kepala tenaga administrasi berperan penting dalam

mengelola administrasi suatu madrasah. Salah satu kompetensi Kepala tata

usaha atau kepala tenaga administrasi adalah memastikan bahwa administrasi

sekolah dapat dilaksanakan dengan baik dalam rangka menunjang pembuatan

kebijakan dan pengambilan keputusan yang tepat oleh Kepala Madrasah,

penyusunan rencana kerja sekolah, pelaksanaan pembelajaraan, dan pelaporan

kinerja sekolah.4

2. Kompetensi Kepala Tata Usaha

3
Uhar Suharsaputra, Kepemimpinan Inovasi Pendidikan, (Bandung : PT Refaka Aditama, 2016)
h.140
4
Uhar Suharsaputra, Kepemimpinan Inovasi Pendidikan, (Bandung : PT Refaka Aditama, 2016)
h.141

8
 Permendiknas No. 24 Tahun 2008 Tentang standar Tenaga Administrasi

Pendidkan menyatakan bahwa terdapat beberapa macam kompetensi yang

wajib dimiliki oleh kepala tata usaha yaitu sebagai berikut :

1. Kompetensi kepribadian meliputi memiliki integritas dan akhlak

mulia etos kerja, pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas,

ketelitian, kedisplinan, kreatif and inovasi tanggung jawab

2. Kompetensi social meliputi kemampuan bekerja dalam tim,

pelayanan prima, kesadaran berorganisasi, berkomunikasi efektif

dan membangun hubungan kerja.

3. Kompetensi teknik meliputi kemampuan melaksanakan

administrasi kepegawaian, keuangan, sarana prasana, hubungan

sekolah dengan masyarakat, persuratan, dan pengarsipan,

administrasi kesiswaan, administrasikurikulum, adminitrasi

layanan khusus dan penerapan teknologi informasi dan

komunikasi.

4. Kompetensi manajerial (khusus bagi kepala staf tata laksana

sekolah) meliputi kemampuan mendukung pengelola standar

nasional pendidikan, menyusun program kerja dan laporan kerja,

mengorganisasikan staf, mengembangkan staf, mengambil

keputusan, menciptakan iklim kerja yang kondusif,

mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, membina staf,

mengelola konflik, dan menyusun laporan5

5
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Tentang Tenaga Administrasi Sekolah Tahun 2008, h.3-
10

9
 3. Metode Pengawasan

Pertama kali orang harus menentukan standar pengawasan pada pusat-

pusat strategis. Oleh Karena orang tidak mengecek segalanya. Harus

dibedakan hal apa yang dapat diawasi, dan hal apa yang tidak dapat diawasi.

Kemudian diadakan pengecekan dan laporan kegiatan kerja. Dalam beberapa

hal manajemen meninjau hasil kerja karyawan. Laporan tertulis harus dibuat

untuk pimpinan secara tepat dan teratur, terutama tentang adanya

penyimpangan-penyimpangan. Langsung diadakan pemeriksaan segera. Ini

semua perlu tindakan korektif. Dianalisa apakah sebab-sebab nya datang dari

luar, ataukah salah orgnaisasi sendiri dalam memilih karyawan, atau mungkin

rencananya sendiri yang harus diubah atau soal motivasi.6 Adapun beberapa

metode pengawasan yaitu:

a. Pengawasan Langsung

Pengawasan langsung adalah apabila pimpinan organisasi melakukan

pemeriksaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan, baik dengan

system inspektif, verivikatif, maupun dengan system investigatif. Metode ini

dimaksudkan agar segera dapat dilakukan tindakan perbaikan dan

penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan. Sedangkan system pengawasan

langsung oleh atasannya disebut built in control13

b. Pengawasan Tidak Langsung

Pengawasan tidak langsung adalah apabila pimpinan organisasi melakukan

pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan –laporan yang

masuk kepadanya. Laporan – laporan tersebut dapat berupa uraian kata – kata
6
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar – Dasar Manajemen Edisi 5, (Yogyakarta : BPFE, 1992) h.63

10
deretan angka – angka atau statistik yang berisi gambaran atas hasil kemajuan

yang telah tercapai sesuai dengan pengeluaran biaya/anggaran yang telah

direncanakan. Kelemahan pengawasan ini pengawasan tidak langsung ini

tidak dapat segera mengetahui kesalahan –kesalahan dalam pelaksanaanya,

sehingga dapat menimbulkan kerugian yang lebik banyak.

c. Pengawasan Formal

Pengawasn formal adalah pengawasan yang secara formal dilakukan untuk

pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya atau atasan dari

pimpinan organisasi itu. Dalam pengawasan ini biasanya telah ditentukan oleh

prosedur, hubungan, dan tata kerjanya

d. Pengawasan Informal

Pengawasan informal adalah pengawasan yang tidak melaui saluran

formal atau prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan informal ini biasanya

dilakukan oleh pejabat pimpinan dengan melakukan kunjungan yang tidak

resmi (pribadi). Atau secara incognito. Hal ini dimaksudkan untuk

menghindarkan kekakuan dalam hubungan antara atasan dan bawahan.

Dengan cara demikian pimpinan menghendaki keterbukaan dalam

memperoleh informasi dan sekaligus usul saran perbaikan dan penyempurnaan

dari bawahannya. Untuk masalah yang dihadapi oleh bawahannya yang tidak

mungki dipecahkan sendiri, maka pimpinan dapat memberikan jaln keluar

pemecahannya. Sebaliknya bawahan juga merasa bangga karena diberi

kesempatan mengemukakan pendapatnya secara langsung terhadap

pimpinannya. Jelasnya bawah pengawasan informal mendekatkan hubungan

11
 pribadi yang berisifat informal. Hal ini sangat menguntungkan terhadap

pelaksanaan tugas tugas pekerjaan.7

Adapun tahapan dalam proses pengawasan, sebagai berikut :

a. Tahap Penetapan

Standar Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar

pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang

dapa digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil – hasil. Tujuan ,

sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar.

Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,

bagian pasar (market share),marjin keuntungan, keselamatan, kerja , dan

sasaran produksi.

b. Tahap Penentuan Pengukuran

Pelaksanaan Kegiatan Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai

berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata, Oleh karena itu,

tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan

kegiatan secara tepat

c. Tahap Pengukuran

Pelaksanaan Kegiatan Setelah frekuensi pengukuran dan sistem

monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses

yang berulang-ulang dan terusmenerus.

d. Tahap Pembagian

7
Maringan Masry Simbolon, Dasar – dasar Administrasi dan manajemen, (Jakarta : Ghalia
Indonesia, 2004) h. 67

12
 Pelaksanaan dengan Standar dan analisa penyimpangan Tahap kritis dari

proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan

pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun

tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat

mengintrepetasikan adanya penyimpangan. Penyimpangan harus dianalisa

untuk menentukan mengapa standar tidak dapat tercapai.

e. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi , tindakan ini

harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagi bentuk. Standar

mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

Jelasnya , pengawasan memiliki tahap –tahap sebagai berikut :

1. Penetapan standar kerja adalah ukuran yang menjadi dasar untuk melakukan

pekerjaan

2. Penilaian kerja adalah upaya untuk menilai pekerjaan yang dilakukan atasan

terhadap hasil pekerjaan karyawan.

Mengoreksi pekerjaan adalah membandingkan hasil pekerjaan dengan

standar kerja yang ditentukan sebelumnya.

C. Pengelolaan Arsip

1. Pengertian Arsip

Di Belanda, arsip dikenal dengan istilah archief, di Inggris dikenal dengan

istilah records, di Yunani dikenal dengan istilah arche, di Prancis dikenal

dengan istilah archives, dan di Amerika dikenal dengan istilah Record atau

13
 archives, Kata-kata tersebut mengandung arti yang sama, yaitu catatan tertulis

yang disimpan.8

Pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagi bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan,organisasi politik organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

International Standart Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah

informasi dalam berbgai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau

diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis

dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

Berdasarkan berbagai pendapat tentang Arsip dapat disimpulkan bahwa

arsip sebuah informasi penting yang harus diperlihara oleh suatu organisasi

atau perorangan yang mana informasi ini akan berguna bagi perkembangan

suatu organisasi dan juga arsip begitu penting bagi keberlangsungan suatu

lembaga dikarenakan berhubungan dengan sejarah perjalanan orgnaisasi.

2. Fungsi Arsip

Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak

fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi, arsip

dapat dimanfaatkan untuk kepetingan sebagai berikut:

8
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata,Manajemen Kearsipan, (Bandung : Pustaka Setia, 2016)
h.2

14
a. Mendukung Proses Pengambilan keputusan, Dalam proses

pengamnbilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial mana

pun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi yang

cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung

tercapainya tujuan pengambilan keputusan.

b. Menunjang proses perencanaa, Perencanaan merupakan suatu proses

kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan

dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian

kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyususn

rencana, dibutuhkan banyak informasi yang mendukung tercapainya

tujuan, informasi tersebut dapat diperoleh dari arsip.

c. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan dibutuhkan

informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal – hal telah

dilakukan, dan hal –hal yang belum dilaksanakan. Semua direkam

dalam bentuk arsip.

d. Sebagai alat pembuktian, Institusi pengadilan akan menghasilkan

banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali, oleh

pngeadilan tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat

digunakan dalam proses pembuktian.

e. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi, kegiatan

politik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi

15
 yang beragam. Informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah

satunya berasal dari arsip.9

Jadi dapat disimpulkan fungsi arsip sebagai penunjang instansi dalam

berkembang menjadi sebuah intansi yang lebih baik lagi.

3. Tahapan Pengelolaan Arsip

Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap sebagai berikut:

a. Tahap Penciptaan dan Penerimaan

Arsip dinamis dimulai dari dari penciptaan atau penerimaan dokumen

yang merupakan awal siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat,

laporan, formulir, atau gambar.

b. Tahap Distribusi

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada

pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau

penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, email, dan

sebagainya.

c. Tahap Pengguna

Setelah pihak –pihak yang berkepentingan menerima arsip yang

dimaksud, kemudian digunkan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud

dan tujuan penciptaannya.

d. Tahap Pemeliharaan

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena

kegiatan usdah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara

9
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata,Manajemen Kearsipan, (Bandung : Pustaka Setia, 2016)
h.3-4

16
 karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti

pertanggung jawaban. Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut

urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya

pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut

masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik

mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang

diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah pemindahan arsip dari satu

unit keunit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses

dipindahkan dari unit kerja ke central file.

e. Tahap Pemusnahan

Arsip dinamis inaktif ynag sudah habis masa simpan dan tidak

mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan.

Sehingg atidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan

pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang

dikelola oleh unit kearsipan.10

4. Asas Pengelolaan

Arsip Menurut sedarmayanti yang dikutip oleh Donni Junni Priansa dan

Agus Garnida, asas pengelolaan arsip terdiri dari :

1. Sentralisasi Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi

seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat

penyimpngana arsip. Jadi unit - unit lian tidak melaksanakan pengurusan dan

penyimpnana arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak

10
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional,
(Bandung : Alfabeta cv, 2013 ) h.164.

17
terlalu besar, dan masingmasing unit tidak banyak memerlukan informasi yang

bersifat khusus atau spesifik. Keuntungan sentralisasi arsip adalah :

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan

c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah :

a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system

penyimpanan yang seragam

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama

untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Desentralisasi

Asas desentralisasi arsip adalha pelaksanaan pengelolaan arsip

yang ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini

biasanya digunakan oleh orgnaisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan

masing-masing unit pada orgnaisasi mengelola informasi khusus.

Keuntungan : a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan

kebutuhan unit kerja masing-masing b. Keperluan akan arsip mudah

dipenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri c. Penanganan arsip lebih

mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik Kerugian

desentralisasi adalah :

18
 a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan

duplikasi arsip yang disimpan

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap

unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan

sukar dijalankan c. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena

petuga –petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar

belakang pendidikan kerasipan

d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan

merupakan pemborosan.11

3. Gabungan

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara

menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini

digunkana untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas

sentralisasi dan desentraslisasi. Dalam penanganan arsip secara kombinasi.

Arsip yang masih aktif digunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit

kerja masing – masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang

dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip. Dengan

demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip

inaktif secara sentralisasi.

D. Pengawasan Kepala Tata Usaha Dalam Pengelolaan Arsip

Pengawasan (controlling) adalah suatu upaya yang sistematis untuk

menetapkan, standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang system,

11
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional,
(Bandung : Alfabeta cv, 2013 ) h.163..

19
 umpan balik informasi, membandingkan prestasi yang terjadi dengan standar

yang telah ditetapkan, kemudian menentukan apakah terjadi penyimpangan

dan mengukur signifikasi tersebut, dan mengambil tindakn perbaikan.

Sedangkan fungsi pengawasan adalah mengukur dan mengoreksi prestasi

kerja bawahan guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang

dilaksanakan.12

Yohannes Sutradja menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan

dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum melaksanakan

Pengawasan sebelum pelaksanaan pekerjaan ( precontrol ), pengawasan pada

waktu pelaksanaan pekerjaan ( concurrent control ), dan pengawasan setelah

pelakasanaan pekerjaan ( feedback conrol ) kearsipan. Semua fungsi

manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer kearsipan

dan kepala kantor suatu organisasi.

Hal ini sejalan dengan penjelasan Chuk Wlliams yang menyatakan bahwa

dasar –dasar proses pengorntrolan atau pengawasan adalah :

1. Menentuka standar pelaksanaa yang jelas

2. Membandingkan prestasi nyata dan prestasi yang diinginkan

3. Mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan

4. Merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan

5. Terdiri dari tiga metode dasar, yaitu pengontrolan berdasarkan umpan

balik, pengontrolan ynag terjaid bersamaan, dan pengontrolan sebelum

terjadi.

12
A.M. Kadarman, dkk, Pengantar Ilmu Manajemen,….., h. 132

20
 Apabila pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik, maka

kemungkinan yang terjadi penyimpangan dan kerugian akan semakin besar,

hal ini tentu akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan organisasi. Oleh

karena itu, pengawasan yang baik mutlak diperlukan bagi setiap

perusahaan/instansi yang menginginkan tercapainya tujuan secara efektif dan

efisien.13

Pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen kearsipan berguna untuk

menunjang terciptanya system kearsipan yang baik, Oleh karena itu orang

yang mengelola sebuah system kearsipan haruslah orang yang memiliki

kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan

fungsi – fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan

organisasi.

E. Kerangka Berfikir

Adapun kerangka berfikir penelitian ini digambarkan pada gambar di

ANALISIS PENGAWASAN KEPALA TATA USAHA
bawah ini: DALAM PENGELOLAAN KEARSIPAN

Kajian Terdahulu yang Relevan Deskripsi Teori

Pengawasan Kepala Tata Usaha

Dalam Pengelolaan Arsip Pengelolaan Asip

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

13
Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen Suatu Dasar,….., h.107

21
A.Pendekatan dan jenis penelitian

Penelitian mengenai kinerja kepala tata usaha dalam pengelolaan sistem

kearsipan di Sekolah ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis

deskriptif, dengan alasan :

1.Peneliti akan mengungkapkan kinerja kepala tata usaha dalam pengelolaan

sistem kearsipan di Sekolah

2. Mengutamakan proses dari hasil

3. Peneliti sebagai instrumen utama dalam mengumpulkan dan

menginterpretasikan data dalam penelitian

4. Dilakukan secara alamiah.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Ukui Desa

Trimulya Jaya, Kecamatan Ukui, Kabupaten Pelalawan, Provinsi Riau mulai

bulan Maret sampai bulan Mei 2019

C. Informan Penelitian Informan kunci dalam penelitian ini yaitu kepala tata

usaha di Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Ukui. Kemudian sebagai penguat

data maka peneliti akan menggali informasi dari Guru dan Kepala Sekolah

Menengah Pertama Negeri 4 Ukui yang merupakan informan pendukung.

C.Defenisi istilah

efinisi Istilah Agar tidak terjadi kesalahan penafsiran terkait variable-variabel pada

penelitian ini maka berikut dijelaskan defines istilah dari masing-masing variabel

yaitu sebagai berikut:

22
1.Pengertian Tata Usaha menurut Saiman (2002: 15): Tata artinya suatu

aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan

mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat

disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses

penyelenggaraan kerja (Erna Sulistiyani, 2017).

2.Sedangkan menurut The Liang Gie (2000: 135) memberikan pengertian bahwa

“tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,

mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam setiap usaha kerja”

3. Dikutip oleh IG. Wursanto, R. Soebroto dalam bukunya yang berjudul

Pokok-pokok Pengertian Ilmu Tata Usaha memberikan pengertian bahwa tata

usaha berarti “tata untuk usaha”. Tata artinya atur, ditata sama dengan diatur,

menata berarti mengatur. Kemudian secara lengkap beliau memberikan suatu

pengertian bahwa tata usaha ialah suatu kegiatan pembuatan dan pengurusan (Umi

Chulsum dan Windy Novia, 2006).

D. Data dan Sumber Data

Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan

selebihnya data tambahan seperti dokumen dan lain lain. Hasil penelitian

didapatkan melalui dua data, yaitu:1. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yang

diperoleh dari narasumber atau informan yangdianggap berpotensi dalam

memberikan informasi yang relavan dan sebenarnya dilapangan. Sumber data

primer dari penelitian ini penulis peroleh dari informan yang berada di bagian Tata

23
Usaha Sekolah Penulis melakukan wawancara menggunakan snowball technic

sampling yaitu dengan menggali data yang penulis butuhkan kebeberapa informan

sampai data yang diperoleh dirasa cukup oleh peneliti.

2. Data SekunderData sekunder adalah merupakan data tambahan atau data

pelengkap yang sifatnya untuk melengkapi data yang sudah ada, seperti: buku-

buku, referensi tentang kearsipan, jurnal, dll. Data sekunder juga bersumber pada

dokumen dan studi literatur.

E.Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukakan dalam penelitian ini ada 3

yaitu teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi.

1.Wawancara

Wawancara merupakan percakapan dengan maksud tertentu yang

dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara dan yang diwawancarai

sebagai pengaju pertanyaan dan pemberi pertanyaan atas pertanyaan

yang diajukan. Metode wawancara atau interview juga merupakan

proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara

Tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan

responden/ orang yang di wawancarai, dengan atau tanpa menggunakan

pedoman (guide) wawancara. Dalam wawancara tersebut biasa

dilakukan secara individu maupun dalam bentuk kelompok.

2.Obsevasi

Observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi

berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan (Semiawan, 2010).

24
 Sedangkan menurut Zainal Arifin dalam buku (Kristanto, 2018)

observasi adalah suatu proses yang didahului dengan pengamatan

kemudian pencatatan yang bersifat sistematis, logis, objektif, dan

rasional terhadap berbagai macam fenomena dalam situasi yang

sebenarnya, maupun situasi buatan.

3.Dokumentasi

Dokumentasi merupakan tata cara pengumpulan data dengan

mencatat data-data yang sudah ada. Metode dokumentasi adalah metode

pengumpulan data yang digunakan untuk menelusuri data historis.

Dokumen tentang orang atau sekelompok orang, peristiwa, atau kejadian

dalam situasi sosial yang sangat berguna dalam penelitian kualitatif

(yusuf, 2014). Teknik atau studi dokumentasi adalah cara pengumpulan

data melalui peninggalan arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku

tentang pendapat, teori, dalil-dalil atau hukum-hukum dan lain-lain

berhubungan dengan masalah penelitian.

F. Keabsahan Data

Uji keabsahan data dalam penelitian ini menggunakan uji kredibilitas

(credibility), yaitu melalui triangulasi teknik dan sumber, bahan referensi, dan

member check.

G. Teknik Analisi Data

Sama halnya dengan teknik pengumpulan data, analisis data juga

merupakan bagian yang amat penting didalam sebuah kegiatan penelitian.

25
 Oleh karena itu, dengan analisis data tersebut dapat diberi arti ataupun makna

yang dapat digunakan dalam memecahkan permasalahan dalam sebuah

penelitian. Analisis data merupakan proses sistematis pencarian dan

pengaturan transkip wawancara, catatan lapangan dan materi-materi lain yang

telah dikumpulkan untuk meningkatkan pemahaman menganai materi-materi

tersebut dan untuk memungkinkan menyajikan apa yang sudah ditemukan

kepada orang lain.Data yang diperoleh dalam penelitian dianalisis dengan

menggunakan analisis data kualitatif model Miles dan Huberman. Menurut

Miles dan Huberman seperti yang dikutip sugiyono, mengemukakan bahwa

aktivitas dalam analisis data kualitatif dimulai dengan menelaah sejak

pengumpulan data, analisis data sudah terkumpul dilakukan secara interaktif

danberlangsung terus menerus sampai tuntas, sehingga datanya jenuh.

Aktivitas dalam analisis data yakni, data reduction, data display dan

conclushion/

1. Data Collection (Pengumpulan data)Pengumpulan data adalah sebuah proses

untuk memperoleh data yang disebutdengan data mentah. Data mentah tersebut

terdiri dari data primer yang belumdipilih. Data diperoleh dengan wawancara,

observasi dan studi dokumen.Pada penelitian ini data-data yang terkait dengan

kinerja tenaga administrasisekolah dicatat berbentuk deskriptif.2. Data Reduction

(Reduksi Data)Data yang diperoleh dilapangan cukup banyak, untuk itu maka

perlu dicatatsecara teliti dan rinci untuk mempersempit dan memperkecil temuan.

Semakin lama peneliti ke lapangan, maka jumlah dataakan semakin banyak,

komplek dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan analisis data melalui reduksi

26
data. Mereduksi data berarti merangkum,memilih hal-hal pokok, memfokuskan

pada hal-hal yang penting, dicari temadan polanya.

3. Data Display (Penyajian Data)Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa

dilakukan dalam bentuk teksyang naratif, grafik, matrik, jaringan kerja dan chart.

Dengan penyajian data,maka akan memudahkan untuk memahami apa yang

terjadi dilapangan.

4. Conclusion/ verification (Kesimpulan dan verifikasi)Langkah selanjutnya

adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulanawal yang dikemukakan

masih bersifat sementara, dan akan berubah bilatidak ditemukan bukti-bukti yang

kuat yang mendukung padatahappengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila

kesimpulan yang dikemukakandi awal, didukung oleh bukti-bukti yang valid dan

konsisten saat penelitikembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan

yangdikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Dengan

demikiankesimpulan dalam penelitian kualitatif mungkin dapat menjawab

rumusanmasalah yang dirumuskan sejak awal. Kesimpulan yang diharapkan

adalahmerupakan temuan baru yang belum pernah.

DAFTAR PUSTAKA

A.M. Kadarman, dkk, Pengantar Ilmu Manajemen

Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen Suatu Dasar

Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan, (Jakarta, Bumi Aksara, 2007)

27
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien,

dan Profesional, (Bandung : Alfabeta cv, 2013 )

Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan, Cet, 3,(Jakarta : Gunung Agung, 1984)

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori dan Praktik, (Jakarta : Bumi

Aksara, 2013)

Lexi J. Moeloeng, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung : Remaja Rosdakarya,

2006)

Made Pirdata, Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta : PT Rienke Cipta,

2004)

Maringan Masry Simbolon, Dasar – dasar Administrasi dan manajemen,

(Jakarta : Ghalia Indonesia, 2004)

M. Ngalim Puwanto,Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung : Remaja

Rosdakarya,2014)

M. Kadarisma, Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia, (Jakarta :

Rajawali, 2013)

M.Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari

Management First Edition oleh Chuk Williams, (Jakarta : Salemba Empat,

2001)

Nana Syaudih Sukma Dinata, Metode Penelitian, (Bandung : Remaja Rosdakarya,

2009)

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Tentang Tenaga Administrasi Sekolah

Tahun 2008.

28