SCCA1013-TI-302534

PROGRAM PENDIDIKAN JARAK JAUH UNIVERSITI UTARA MALAYSIA SEMESTER JANUARI

2024/2025(JJ241)

SCCA 1013 PENGANTAR KOMUNIKASI

TUGASAN INDIVIDU

TAJUK TUGASAN:
FUNGSI DAN KEPENTINGAN BIDANG KOMUNIKASI KEPADA SESEORANG KETUA
JABATAN DI AGENSI KERAJAAN

DISEDIAKAN OLEH:

NAMA : HASFARINA BINTI HASAHARI @ SAHARI

NO. MATRIK : 302534
NO. TELEFON : 0136912700
UNIVERSITI : UUM PJJ KUCHING

DISERAHKAN KEPADA:
DR. FAEROZH MADLI

1
 SCCA1013-TI-302534

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1 PENGENALAN 3
2 FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI DAN KEPENTINGAN
KEPENTINGAN
2.1 AGEN MAKLUMAT DAN KEPENTINGAN 3-4
2.2 PENENTU AGENDA DAN KEPENTINGAN 4
2.3 PENDIDIKAN DAN KEPENTINGAN 5
2.4 PEMBUJUKAN DAN KEPENTINGAN 5
2.5 PENGHUBUNG MASYARAKAT DAN
KEPENTINGAN 5-6
3 KESIMPULAN 6
4 RUJUKAN 7

2
 SCCA1013-TI-302534

1.0 PENGENALAN
Komunikasi adalah mekanisme penyampaian serta pertukaran informasi atau
maklumat, fikiran, idea dan perasaan yang terjadi antara seseorang individu kepada individu
yang lain sekaligus dapat mewujudkan proses kefahaman yang dikongsi bersama diantara
kedua-dua belah pihak. Komunikasi juga berlaku di dalam sesebuah organisasi atau kelompok
yang ramai. Komunikasi merupakan keperluan asas manusia berperanan menghubungi
antara satu sama lain. Secara amnya terdapat pelbagai cara komunikasi, antaranya adalah
percakapan, penulisan, bahasa isyarat, bahasa tubuh dan sebagainya. Medium komunikasi
pula adalah seperti perjumpaan atau mesyuarat, melalui telefon, mesin faksimili, email,
televisyen, radio dan lain-lain. Sejajar dengan anjakan paradigma dunia pada masa kini, cara
komunikasi juga telah semakin berkembang.
Agensi kerajaan adalah semua kementerian, jabatan Persekutuan pada peringkat
Persekutuan, wilayah, negeri atau daerah dalam Persekutuan dalam perkhidmatan awam
Persekutuan sebagaimana yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
(Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia, 2022)
Manakala ketua jabatan adalah seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu agensi
kerajaan. (Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia, 2022)
Ketua jabatan bertanggungjawab mentadbir sesebuah agensi kerajaan dengan cekap
dan berkesan dalam semua aspek. Sehubungan dengan itu, komunikasi merupakan elemen
yang sangat penting bagi melaksanakan tanggungjawab tersebut. Konsep komunikasi di
dalam agensi kerajaan adalah proses penyampaian, pertukaran dan penyelarasan serta
mengkoordinasi maklumat antara ketua jabatan dengan pegawai. (Muhamad Ziambri Zainal,
2021)

2.0 FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI DAN KEPENTINGAN-KEPENTINGAN

2.1 Agen maklumat dan kepentingan
Fungsi utama komunikasi adalah sebagai penyebar maklumat. Hal ini kerana,
sesebuah agensi kerajaan berperanan sebagai penyampai informasi atau penghubung pihak
pemerintah kepada pegawai mahupun orang awam sebagai penerima informasi. (Akhtar,
2017) Contohnya, apabila Ketua Pengarah Kastam Malaysia menghadiri mesyuarat bersama
Kementerian Kewangan berkenaan dengan pengenalan cukai baharu oleh pihak kerajaan iaitu
Cukai Barang Nilai Rendah atau Low Value Goods (LVG) maka sudah tentulah pelbagai perkara

3
 SCCA1013-TI-302534

yang telah dibincangkan dan keputusan telah dicapai berkenaan cukai baharu tersebut. Oleh
itu, ketua jabatan bertanggungjawab untuk menyampaikan segala maklumat tersebut melalui
mesyuarat jabatan bersama pengarah-pengarah kastam setiap negeri seterusnya untuk
disampaikan lagi kepada pegawai yang berkhidmat di setiap negeri bagi menjayakan
pelaksanaan serta memperkenalkan cukai tersebut kepada masyarakat umumnya.
Pentingnya komunikasi sebagai agen maklumat adalah untuk menjelaskan sesuatu perkara
yang perlu disampaikan kepada seseorang dengan cara yang baik dan maksud yang jelas yang
boleh memberikan sesuatu impak yang positif diantara pihak yang terlibat. (Norazlinda, 2021)
2.2 Penentu agenda dan kepentingan
Fungsi komunikasi sebagai penentu agenda menekankan media massa berperanan
bagi menentukan mesej yang hendak disampaikan kepada masyarakat. Media massa
merupakan medium penting untuk mempengaruhi masyarakat bagi mencapai objektif
penyampaian sesuatu mesej. Kita dapat lihat dari dahulu lagi, bagaimana media massa seperti
televisyen, radio, surat khabar dan panggung wayang sangat mempengaruhi masyarakat
melalui imej video, penulisan dan penyampaian yang disiarkan. (Fatin, 2016) Di era globalisasi
kini, teknologi komunikasi telah berkembang dimana media baharu seperti media sosial telah
menjadi alternatif kepada media tradisi yang telah dinyatakan tadi. Rata-rata orang pada
masa kini mempunyai akaun media sosial tidak mengira umur serta apa jua latar belakang
kehidupan mereka. Sebagai contoh, secara umumnya matlamat utama jabatan kastam adalah
memungut cukai bagi menyumbang kepada hasil negara. Seiring dengan perubahan
teknologi, ketua jabatan juga perlu peka terhadap teknologi terkini. Oleh itu, jabatan kastam
telah mengambil langkah menggunakan media sosial seperti aplikasi facebook, instagram dan
tiktok bagi meningkatkan kesedaran masyarakat akan kepentingan membayar cukai melalui
kandungan yang dimuat naik ke dalam aplikasi tersebut. Audien media sosial lebih meluas jika
dibandingkan dengan media tradisi. Dengan langkah yang diambil ini, kesedaran masyarakat
meningkat sekaligus menjurus kepada peningkatan peratusan kadar pembayar cukai.
Kepentingan fungsi ini adalah memperluaskan lagi sasaran penerima maklumat dan
menjadikan penyampaian agenda sangat berkesan dan berpotensi mempengaruhi persepsi
dan pemikiran masyarakat terhadap sesuatu perkara.

4
 SCCA1013-TI-302534

2.3 Pendidikan dan kepentingan

Bidang komunikasi dan pendidikan sangat berkait rapat antara satu sama lain.
Komunikasi berperanan sebagai medium untuk mendidik pegawai dan masyarakat amnya
terhadap sesuatu bidang. Peranan ketua jabatan sebagai orang yang mentadbir agensi
kerajaan adalah merancang dan memberi arahan bagi melaksanakan apa juga jenis program
untuk memastikan seseorang pegawai berilmu pengetahuan mengenai bidang kerja masing-
masing seperti kursus, taklimat dan sebagainya. (Kamil, 2014) Contohnya, dalam jabatan
kastam semua pegawai boleh memohon untuk menghadiri kursus yang berkaitan dengan
bidang tugas semasa masing-masing yang telah dijadualkan sepanjang tahun melalui laman
web AKMAL2U. Komunikasi sebagai fungsi mendidik adalah penting kerana ianya bertujuan
untuk menghasilkan pekerja yang berkualiti dengan memperkasakan pengetahuan pegawai
bagi melancarkan urusan pentadbiran dan tanggungjawab kerja-kerja yang dilakukan oleh
pegawai bagi mencapai matlamat sesebuah agensi tersebut.
2.4 Pembujukan dan kepentingan
Pembujukan merupakan salah satu fungsi komunikasi dimana ia adalah proses
mengubah pendirian dan tingkah laku seseorang ke arah yang lebih baik berdasarkan tujuan
maklumat yang disampaikan. Lazimnya akan terdapat pegawai yang bermasalah di dalam
sesebuah agensi. Adalah menjadi tanggungjawab seorang ketua jabatan untuk memaklumkan
dan memastikan semua pegawai tentang kepentingan pematuhan kepada peraturan-
peraturan berkaitan dengan pengurusan sumber manusia seperti urusan perkhidmatan,
tatatertib dan kemajuan kerjaya serta pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain
yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. (Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia, 2022)
Oleh itu, nasihat, dorongan dan proses pembujukan yang berlaku dapat mengubah sikap
seseorang pegawai untuk sedar akan kepentingan pematuhan tersebut selaras dengan
objektif kerajaan bagi menyediakan pegawai yang berkebolehan dan kompeten untuk
berkhidmat dalam membangunkan sesebuah negara. (Akhtar, 2017)
2.5 Penghubung masyarakat dan kepentingan
Komunikasi memainkan peranan yang sangat penting bagi mengeratkan hubungan
silaturrahim dalam kehidupan manusia yang bermasyarakat. Apakah yang dimaksudkan
dengan masyarakat? Maksud masyarakat adalah mereka yang hidup berjiran, rakan sekerja,
rakan sekelas dan sebagainya. Pelbagai isu yang dibincangkan dan dibualkan menerusi
komunikasi diantara mereka terutama berkenaan keperluan dan kepentingan masyarakat itu

5
 SCCA1013-TI-302534

sendiri. (Fatin, 2016) Salah satu tanggungjawab seorang ketua jabatan di dalam agensi jabatan
adalah menggalakkan perhubungan yang sihat diantara pegawai dan menyediakan suasana
bekerja yang harmonis. Oleh itu, komunikasi sebagai penghubung masyarakat adalah sangat
penting untuk mewujudkan suasana kerja yang positif di antara pegawai. Kesannya pegawai
akan berasa komited dan memberi komitmen yang tinggi terhadap pekerjaan. Maka prestasi
kerja pegawai meningkat dan ditahap yang memuaskan. Ianya menjadi faktor yang sangat
penting bagi seseorang pegawai untuk menjalankan amanah dan tanggungjawab dengan
berkesan serta memenuhi kehendak senarai tugas yang telah ditetapkan. (Akhtar, 2017)

3.0 KESIMPULAN
Berdasarkan fungsi-fungsi komunikasi dan kepentingan-kepentingan nya kepada
ketua jabatan seperti yang telah diterangkan, maka secara keseluruhannya dapat disimpulkan
bahawa komunikasi memainkan peranan yang sangat besar di dalam sesuatu organisasi
seperti agensi kerajaan. Oleh kerana komunikasi merupakan proses yang dinamik dan
berterusan maka ketua jabatan sebagai pemimpin yang mentadbir agensi kerajaan
seharusnya menjadi contoh kepada pegawai-pegawai yang berkhidmat dibawah
pimpinannya dan juga kepada masyarakat luar melalui aspek kaedah dan strategi komunikasi.
Bagi memastikan keberkesanan penyampaian, komunikasi haruslah secara sistematik
menerusi proses perangkaan, pelaksanaan dan penilaian oleh organisasi. Komunikasi dalam
agensi kerajaan seharusnya berbentuk dua hala dimana ia adalah komunikasi yang berkesan
antara kedua-dua pihak seperti ketua pengarah dan pegawai atau masyarakat luar apabila
wujudnya kefahaman serta maklumbalas dan respon diberikan terhadap informasi yang
disampaikan. Dengan itu, ketua jabatan perlu mengambil berat terhadap perkembangan
komunikasi dalam jabatan mahupun luar jabatan kerana ia merupakan landasan
perhubungan antara ketua jabatan, pihak pengurusan tertinggi dan pegawai mahupun antara
agensi kerajaan yang lain serta masyarakat umum. Komunikasi yang efektif dan berkesan akan
memberi impak yang positif kepada organisasi tersebut. Disamping urusan dengan agensi
kerajaan lain dan masyarakat berjalan dengan lancar ia juga dapat melahirkan pegawai yang
kompeten dalam menjalankan tugas bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti pekerjaan
seterusnya dapat membawa kepada pembangunan masyarakat dan negara (Akhtar, 2017)

6
 SCCA1013-TI-302534

Rujukan

Akhtar, H. (2017). Komunikasi Kepimpinan Berkesan. Retrieved from

file:///C:/Users/JKDM/Downloads/23059.pdf
Fatin, N. (29 Disember, 2016). Retrieved from
http://fatinazizi940916.blogspot.com/2016/12/teori-penentuan-agenda-adalah-
teori.html
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. (2022). Retrieved from
https://docs.jpa.gov.my/docs/myppsm/PPSM/PO/Pentadbiran-dan-Pengurusan-
Pejabat/
Kamil, K. F. (18 November , 2014). Kepentingan Komunikasi Dalam Organisasi. Retrieved
from https://www.khairulfaizi.com.my/2014/11/bahagian-ke-18-kepentingan-
komunikasi.html
Muhamad Ziambri Zainal, A. U. (2021). Komunikasi Strategik Dalam Pengurusan Komunikasi
Organisasi. Retrieved from file:///C:/Users/JKDM/Downloads/69429%20(1).pdf
Norazlinda, H. M. (22 September, 2021). KOMUNIKASI, KESAN PENYEBARAN MAKLUMAT
DAN KESAHIHANNYA DALAM KALANGAN PENGGUNA MEDIA BAHARU. Retrieved
from
https://www.researchgate.net/publication/354749641_KOMUNIKASI_KESAN_PENYE
BARAN_MAKLUMAT_DAN_KESAHIHANNYA_DALAM_KALANGAN_PENGGUNA_MEDI
A_BAHARU