PENGENALAN PENGURUSAN

MAPM 2331

NORULMUMTAZAH JOHAR
KSKB JB
 Objektif pembelajaran
1. Mendefinisikan
• Organisasi
• pengurus
• pengurusan
2. Nyatakan klasifikasi organisasi
3. Nyatakan kepentingan organisasi
4. Nyatakan proses pengurusan
5. Nyatakan konsep dan prinsip pengurusan
6. Nyatakan peringkat / tingkat pengurus
7. Nyatakan kemahiran pengurusan
 DEFINISI ORGANISASI

• Organisasi merupakan satu

unit sosial yang bergabung
untuk mencapai sesuatu
matlamat dengan
mengutamakan rasionaliti,
keberkesanan serta
kecekapan.
•
DEFINISI ORGANISASI
Organisasi merupakan satu unit sosial yang bergabung untuk mencapai sesuatu matlamat dengan mengutamakan rasionaliti, keberkesanan serta

DEFINISI ORGANISAS
• Satu unit sosial- terdiri dari
orang atau sekumpulan orang
yang berinteraksi antara satu
sama lain.
 Samb….
• mencapai satu matlamat- semua
orang dalam organisasi bekerja
menuju satu matlamat yang sama
dimana matlamat itu boleh dicapai
melalui usaha secara berpasukan.
• rasional- menurut fikiran yang sihat
(berpandukan daripada sesuatu),
pertimbangan yang sewajar, sesuatu
dengan akal, layak , patut
 DEFINISI ORGANISAS

• Kumpulan pekerja atau

individu yang bekerjasama
untuk tujuan yang sama.
Millet (1966).
 DEFINISI ORGANISAS
• Terbentuk apabila individu
yang dapat berhubung mesra
antara satu sama lain, yang
sedia memberi dan mengambil
tindakan untuk mencapai
tujuan yang sama. – Barnard
(1968)
Definisi pengurus

Seorang yang bertindak memenuhi

matlamat-matlamat organisasi dengan
cara menguruskan orang-orang lain
supaya melakukan apa-apa tugas yang
difikirkan perlu tanpa mereka sendiri
melakukannya.
Mary Parker Follett.
Definisi pengurus
Pengurus ialah orang yang
dipertanggungjawabkan mengarah dan
sebagai tenaga penggerak ke arah
mencapai matlamat organisasi.

Ia boleh merupakan seorang presiden

syarikat, pentadbir hospital, ketua
persatuan, kelab-kelab, paderi gereja,
pengurus sukan, pengetua kolej,
presiden universiti dan lain-lain.
 Definisi pengurusan
Pengurusan adalah proses
merancang, mengorganisasi,
memimpin dan mengawal daya
usaha anggota-anggota
organisasi dan menggunakan
sumber-sumber lain organisasi
bagi mencapai matlamat-
matlamat organisasi yang
ditetapkan
 Definisi pengurusan
Satu proses merancang,
mengorganisasi, memimpin,
dan mengawal tugas-tugas
anggota-anggota organisasi,
dan menggunakan sumber-
sumber yang sedia ada untuk
mencapai matlamat
organisasi.
 Definisi pengurusan

Adalah tindakan untuk

mmengumpulkan orang-orang
yang bersama-sama bekerja
untuk mencapai matlamat yang
diingini dan objektif dengan
menggunakan sumber-sumber
yang ada dengan cekap dan
berkesan.
 Prinsip organisasi
• Objektif / matlamat.
• Pengkhususan kerja.
• Keselarasan halatuju (direction).
• Keselarasan perintah (unity of command).
• Delegasi.
• Kuasa dan tanggungjawab.
• Kemampuan/ keluasan kawalan.
• Hiraki - top, middle, first line.
• Perseimbangan – adil.
 KLASIFIKASI ORGANISASI

• Organisasi Formal
• Organisasi Informal
 Organisasi Formal
• Merupakan satu sistem kerja dimana
kuasa dan tanggungjawab formal
ditentukan supaya matlamat
organisasi dapat dicapai.
• Carta organisasi menunjukkan
sesuatu organisasi itu ialah jenis
formal.
• Contoh organisasi formal - Hospital,
kolej, universiti, dan lain-lain lagi
 Organisasi Informal
• Wujud secara bersama dengan
organisasi formal. Ia terdiri dari
hubungan antara perseorangan
dan garis-garis komunikasi yang
tidak formal (pihak atasan dan
pihak bawahan) apabila manusia
bekerja bersama-sama.
 Organisasi Informal
• Perkumpulan pekerja pada
organisasi tidak formal boleh
terjadi disebabkan oleh adat,
mempunyai peribadi yang sama,
persamaan agama, dan
kegemaran kepada satu-satu jenis
sukan.
 Organisasi Informal
• Kesemua aspek organisasi yang
berbagai ini iaitu, strategi, manusia,
teknologi dan seterusnya mestilah di
ambil kira dalam memilih organisasi
yang betul.
• Contoh organisasi yang tidak formal:-
pekerja-pekerja kantin, kelab-kelab
sosial, pasukan-pasukan tertentu
 Kepentingan organisasi

• Organisasi menjayakan objektif

• Organisasi memelihara ilmu
• Organisasi menyediakan
kerjaya
 Organisasi menjayakan
objektif
• Organisasi membolehkan kita
mencapai sesuatu matlamat yang
pasti tidak mungkin atau agak
sukar dicapai, dengan cara
mengatasi had keupayaan kita
sebagai individu
 Organisasi memelihara ilmu

• Organisasi seperti Universiti, muzium

dan perbadanan adalah perlu, kerana
ia menyimpan sebahagian besar ilmu
yang telah dikumpul dan merekod
tamadun serta kejayaan yang lalu
sebagai asas untuk lebih maju.
• Menghubungkan generasi lalu, kini dan
hadapan.
• Mengembangkan kaedah-kaedah baru
yang lebih cekap
 Organisasi menyediakan
kerjaya
• Menyediakan sumber pendapatan.
• Kepuasan hati dan keseronokan.
• Peluang-peluang kerjaya yang
lebih baik seperti agensi kerajaan,
sekolah, hospital dan sebagainya.
• Efektif memenuhi keperluan
keperluan kita.
 MENTERI
TIMBALAN MENTERI
KETUA SETIAUSAHA

KETUA PENGARAH KESIHATAN

Carta Organisasi mengambarkan 5 aspek
utama struktur sesebuah organisasi
• Pembahagian kerja. Setiap kotak mewakili
satu unit yang bertanggungjawab bagi
sesuatu bahagian tertentu dari beban kerja
organisasi.
• Para pengurus dan subordinate. Garis-garis
tebal menandakan rantaian perintah / kuasa.
• Jenis kerja yang dilakukan.
• Pengelompokan segmen kerja. Keseluruhan
carta menandakan asas aktiviti-aktiviti
organisasi yang telah di bahagikan.
• Tingkat-tingkat pengurusan.
Proses pengurusan
Definisi proses pengurusan
Proses pengurusan ialah cara
kerja pengurusan yang
bersistematik. Ia terikat kepada
aktiviti yang mempunyai
hubungkait supaya matlamat
yang dihajati tercapai
 Planning

Porses
Controlling Organization
pengurusan

Leading
Planning
 Definisi Planning

Proses menentukan visi, misi dan

matlamat dan membentuk tindakan yang
diambil untuk mencapai matlamat tersebut.

Satu proses di mana pengurus

menentukan matlamat yang hendak
dicapai dan menentukan tindakan yang
paling sesuai untuk diambil disemua
peringkat organisasi.
Tujuan planning
a. Menyediakan hala tuju /
menentukan matlamat / fokus
b. Menyelaras sumber
c. Ukuran prestasi /pencapaian
d. Tindakan pembaikan
e. Panduan membuat keputusan
f. Memahami persekitaran
g. Sebagai alat kawalan
Organization
 Definisi Organization

Pengorganisasian (organizing)
merupakan proses penyusunan anggota
dalam bentuk struktur organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi dengan
sumber daya yang dimiliki.
 Organization
Menyelaras sumber sumber tenaga
manusia
Bahan-bahan organisasi
Keberkesanan penggunaan sumber
untuk mencapai matlamat.
Kerja-kerja lebih bersepadu dan
selaras.
Pengurus mewujudkan keselarasan.
Leading
 Definisi leading

satu proses di mana segala aktiviti

kerja di integrasikan oleh individu
atau kumpulan kerja bagi
mencapai objektif organisasi.
 Definisi leading

Satu proses menjamin aktiviti

organisasi berjalan dengan teratur
dan sempurna dalam suasana
yang harmoni.
Untuk mencapai matlamat ini
faktor-faktor motivasi, kepimpinan,
dan sistem komunikasi perlu diberi
perhatian oleh pihak pengurusan.
 Fungsi ini dikenali sebagai :
Mengarah, membimbing, memberi
sokongan, motivasi dan fasilitator.
Pengarahan semua ahli-ahli dalam
organisasi melakukan tugas dengan cara
yang boleh membantu mencapai matlamat
yang di persetujui bersama.
Pengarahan melibatkan eleman-eleman
seperti:
Mengatur cara kerja
Ko-ordinasi
Kawalan mutu kerja
Tujuan leading
Pengurus memberikan panduan,
bimbingan, dan perangsang kepada
tenaga pekerja untuk mencapai
matlamat organisasi. Perkara yang
dilakukan termasuklah memberi
kepimpinan, dorongan, dan
berkomunikasi di dalam organisasi.
Tujuan leading
Membawa segala perancangan
yang telah di organisasikan kepada
satu tindakan melalui sumber-
sumber yang ada dan pemindahan
segala strategi kepada satu taktik
yang berkesan
Controlling
 Definisi controlling

Proses penilaian semua aktiviti

organisasi untuk memastikan tugas
tersebut telah dilakukan mengikut
perancangan

Proses pembetulan atau

penambahbaikan sebarang masalah
atau kesilapan dalam menjalankan
tugas
Controlling
Pengurus memastikan organisasi
bergerak ke arah matlamatnya.

Sekiranya sebahagian bergerak ke

arah yang salah, pengurus akan
mencari puncanya dan
membetulkan arah haluannya
Proses pengawalan

1. Menentukan kawalan dan

piawaian yang diiktiraf supaya ia
menjadi tahap pengukuran
pencapaian organisasi
Proses pengawalan

2. Pengukuran prestasi dan

pencapaian organisasi yang
sedia ada
Proses pengawalan

3. Membuat perbandingan antara

pencapaian yang ada dengan
tahap piawaian yang di persetujui
oleh organisasi
1.Membuat perbandingan antara pencapaian yang ada dengan tahap piawaian yang di persetujui oleh organisasi

Proses pengawalan

4. Mengambil langkah-langkah
tindakan susulan atau
pembetulan jika matlamat dan
mutu kerja tidak mencapai tahap
piawaian.
 Peranan pengurus secara
keseluruhan
• Memegang peranan yang luas
• Mengerakan Organisasi kearah matlamat
• Para pengurus bekerja bersama dan
melalui orang-orang lain, termasuk
individu diluar organisasi ia itu pelanggan,
klien, pembekal, wakil kesatuan dan
sebagainya.
• Bekerjasama dengan siapa sahaja
disebarang peringkat demi pencapaian
matlamat organisasi
 Peranan pengurus secara
keseluruhan
• Menetapkan matlamat jangka panjang.
• Merancang bagaimana untuk
mencapainya.
• Mendapatkan maklumat yang tepat.
• Bertindak sebagai saluran komunikasi
dalam organisasi sama ada dengan
urusan dalaman atau luaran organisasi.
• Bertanggungjawab dan
tertanggungjawabkan kejayaan organisasi
 Peranan pengurus secara
keseluruhan
• Mengasaskan hubungan baik dan
bertindak secara berkompromi dalam
usahanya dalam menjayakan matlamat.
• Mengembangkan lain-lain cara kemahiran.
• Sebagai diplomat - wakil diunit unit kerja.
• Sebagai simbol - lambang kejayaan dan
kegagalan organisasi
• Membuat keputusan yang sukar. -
kesulitan kewangan, kakitangan, konflik,
polisi dll.
Peringkat pengurus
3 jenis peringkat pengurus
1. Pengurus Barisan Pertama
(1st Line Manager)

2. Pengurus Pertengahan
(Middle Manager)

3. Pengurus Puncak / atasan

(Top Manager)
Pengurus Barisan Pertama (1st Line
Manager)

Peringkat yang paling rendah dalam

sesebuah organisasi
Individu yang bertanggungjawab ke atas
kerja orang lain
Dia mengarahkan & menyelia pekerja yg
bukan dari pengurusan .
Dia tidak menyelia pengurus yang lain
Pengurus Barisan Pertama (1st Line
Manager)

Dia juga dikenali sebagai supervisor /

foreman
Biasa dipanggil sebagai Penyelia
Contoh: penyelia asrama,pengurus bola
sepak, penyelia kilang
Pengurus Pertengahan (Middle
manager)

Melibatkan lebih dari satu peringkat

dalam sesebuah organisasi.

Mengarahkan aktiviti-aktiviti yang

dijalankan oleh pengurus peringkat
rendah, & kadangkala pekerja yang
beroperasi.
Pengurus Pertengahan (Middle
manager)

Tanggungjawab utamanya ialah untuk

mengarahkan aktiviti-aktiviti yang
mengikut polisi-polisi organisasi &
mengimbangi keperluan pengurus-
pengurus dengan kapasiti yang
dibenarkan oleh majikan.

Melaksanakan polisi polisi organisasi

dan mengimbangkan tuntutan pihak
atasan dengan keupayaan subordinat
Pengurus puncak( top manager)

Bertanggungjawab untuk keseluruhan

pengurusan dlm sesebuah organisasi .
Biasa digelar sebagai “eksekutif”
Membentuk/mengujudkan polisi-polisi dan
garis panduan tentang interaksi orgnisasi
dgn persekitarannya.
Pengurus puncak( top manager)

Jawatannya biasa dinamakan sebagai

“Chief Executive Officer (CEO)”- presiden,
naib presiden , ketua penyelia, Ketua
Pegawai Eksekutif, Presiden, Naib
Presiden Kanan
Lain-lain jenis
pengurus
Pengurus fungsian

Bertanggungjawab bagi satu aktiviti

organisasi sahaja - seperti
pengeluaran, jualan, pemasaran dan
kewangan.

Para pekerjanya dan aktiviti aktiviti

yang diketuanya terlibat dalam
bidang tugas yang sama bentuknya
Pengurus besar

Mengawal satu unit yang komplek -

seperti sebuah syarikat, anak syarikat
atau satu bahagian operasi yang
bebas.

Bertanggungjawab bagi semua aktiviti

unit berkenaan - pengeluaran,
pemasaran , jualan dan kewangan.
Syarikat kecil mempunyai satu
pengurus besar
Ciri-ciri seorang pengurus

Bekerja bersama dan melalui orang-orang

lain

Tanggungjawab (responsibility) dan

akauntabiliti

Teladan (role model) - sebagai satu simbol

yang boleh dicontohi oleh subordinatnya.

Mengimbangkan matlamat-matlamat yang

bersaingan dan menetapkan keutamaan.
Ciri-ciri seorang pengurus

Berfikir secara kritis dan berkonsep.

Pegawai perantara (liason officer) -

bertindak sebagai orang tengah

Pemantau - memantau (monitor) apa yang

berlaku dalam organisasi dan pekerja-
pekerjanya

Berkongsi maklumat - berkongsi maklumat

dengan rakan sekerja atau subordinatnya
Ciri-ciri seorang pengurus

Menyelesaikan masalah jika timbul –

sebagai ‘diplomat’

Berinitiatif

“Negotiator” – membincang dengan yang

lain untuk mendapat/ mencapai apa yang
dikehendaki
Ciri-ciri seorang pengurus

“Spokeperson” - mewakili kumpulan

untuk bercakap tentang polisi/peraturan /
hak pekerja

Mengagih sumber-sumber

Membuat keputusan yang sebenar

Kemahiran pengurusan
• Tiga jenis kemahiran asas diperlukan
oleh setiap pengurus ( Robert L. Katz )

– Kemahiran Teknikal
– Kemahiran Manusia
– Kemahiran Konsep
•
 Kemahiran teknikal
Kebolehan menggunakan alat, tatacara
atau teknik sesuatu bidang yang
khusus. Contoh: Doktor, Jurutera,
Akauntan, Pemuzik semuanya
mempunyai kemahiran teknik dalam
bidang masing-masing.

Memerlukan kemahiran teknik yang

mencukupi untuk melaksanakan tugas
yang menjadi tanggungjawabnya
 Kemahiran manusia
Kebolehan untuk sama-sama bekerja,
memahami dan mendorong orang-orang
lain, sama ada sebagai individu atau
sebagai kumpulan.

Kemahiran dari segi hubungan manusia

membolehkan mereka bekerja dengan
anggota anggota lain dalam organisasi
dan juga memimpin kumpulan kumpulan
kerja mereka sendiri
 Kemahiran manusia

Keupayaan/kebolehan untuk bekerja

bersama-sama dengan orang lain
dan memahami serta memberi motivasi
kepada orang lain.
 Kemahiran konsep
Kebolehan mental untuk menyelaras dan
menyatukan semua kepentingan dan
aktiviti organisasi.

Kebolehan pengurus melihat keseluruhan

organisasi dan memahami bagaimana
bahagian bahagian organisasi saling
bergantungan.
 Kemahiran konsep
Memahami perubahan yang boleh
menjejaskan organisasi secara
keseluruhannya.

Mengesan bagaimana faktor yang

mempengaruhi sesuatu keadaan supaya
tindakan yang diambilnya adalah bagi
kepentingan organisasi itu pada
keseluruhannya.
 Kemahiran konsep

Meramalkan bagaimana perubahan di

satu bahagian akan memberi kesan
kepada semua bahagian unit pada
keseluruhannya.