Pertemuan ke : LEADERSHIP

14 TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

Fakultas
Bisnis Santoso PCA.,S.Kom.,S.E.,M.M

Program Studi

………………
Letakkan foto Terbaik anda disini 

http://ppm.buddhidharma.ac.id/ adm.mku.buddhidharma@gmail.com
Mengapa rapat penting?
• Membangkitkan rasa kebersamaan.
Pekerjaan dalam organisasi pada dasarnya
adalah pekerjaan kelompok, jika salah satu
tidak berfungsi, maka yang lain pun menjadi
tidak berfungsi, oleh karenanya diperlukan
‘kerjasama’ dan perasaan ‘sama-sama kerja’.
• Menumbuhkan minat dan semangat. Rapat
dapat menjadi arena untuk menyuntikkan
semangat dan minat baru terhadap
pekerjaan.
Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 2
Mengapa rapat penting?
• Memberikan tempat untuk mengutarakan isi hati
dan berbagi pengalaman. Kadangkala terdapat
persoalan pribadi yang timbul dan perlu juga
dibahas. Misalnya, seseorang merasa diperlukan
kurang adil dan dalam rapat hal semacam itu dapt
diselesaikan
• Rapat akan lebih menjamin sukses dan
kepuasan kerja. Keputusan dalam rapat biasanya
bernilai bersama, sehingga berhasil atau gagalnya
pekerjaan akan menjadi tanggung jawab bersama.
Kesalahan atau kegagalan akan ditanggung
bersama.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 3

Pendahuluan
Rapat merupakan sekelompok orang yang masing-masing
memiliki tujuan yang jelas dan terarah dalam pikiran,
lalu membicarakannya.

Arti Penting rapat

 Cara tercepat menyebarkan informasi
 Cara terbaik bersikap kreatif dan positif
 Cara tepat untuk menghemat waktu
 Cara untuk memperlihatkan reaksi secara tegas
 Cara untuk mengurangi ketegangan
 Cara untuk menyajikan ide-ide

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 4

Jenis Rapat
1. Dari tujuannya
- Rapat informatif (information meeting)
- Rapat pemecahan masalah (problem solving meeting)
- Rapat perundingan (negotiation meeting)

2. Dari Sifatnya
- Rapat formal - Rapat Informal
- Rapat terbuka - Rapat tertutup

3. Dari jangka waktunya

- Rapat harian - Rapat mingguan
- Rapat bulanan - Rapat semesteran
- Rapat tahunan

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 5

Jenis Rapat

4. Dari pesertanya
- Rapat internl - Rapat ekstern

5. Dari Keanggotaan rapat terdiri dari

- Ketua rapat - Moderator
- Notulis - Peserta rapat

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 6

Persiapan Rapat
• Siapkan agenda rapat yang jelas
• Hari, tempat dan jam rapat
• Undangan rapat dua minggu sebelumnya
(minimal satu minggu sebelumnya)
• Persiapkan ruangan dan tempat duduk yang
baik, jika perlu konsumsi yang cukup
• Jika memerlukan sound system, cek apakah
peralatan tersebut berfungsi dengan baik

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 7

Persiapan memimpin Rapat
1. Cek dan recek kelima poin di atas
2. Kuasai masalah agenda rapat.
3. Kuasai kebiasaan-kebiasaan rapat
4. Kuasai teknik memimpin rapat

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 8

Undangan Rapat
• Nomor undangan
• Tanggal undangan
• Nama yang diundang
• Bahasa undangan, beragam.
• Pokok undangan : Hari, tanggal, pukul, tempat,
acara, jumlah peserta
• Pengundang
• Rapat Resmi  perlu stempel
• Tambahan  Agenda rapat
• Tambahan  Daftar peserta rapat
• Jika perlu: buat catatan khusus, singkat, padat,

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 9

Agenda Rapat
• Jika diperlukan, agenda rapat sebaiknya ditulis pada
undangan. Ini akan memudahkan para anggota rapat
untuk mempersiapkan pendapat, usulan dan alternatif
pemecahan masalah baru.
• Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi
rapat

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 10

Teknik Memimpin Rapat
5 (lima) teknik dalam memimpin rapat:
a. Recognition, yaitu bagaimana membuat seseorang merasa senang,
perlakukan mereka sehingga merasa anda menghargai mereka berikut
opininya. Bila mereka mengetahui apa yang dikatakannya tentu mereka
tidak akan berteriak
b. Disclosure, akan tercipta apabila kita memberi mereka beberapa informasi
tentang diri/lembaga/keluarga anda dengan harapan agar mereka
melakukan hal yang sama.
c. Involment, mengajak peserta terlibat atau mengusahakan untuk
berpartisipasi.
d. Emphaty, yaitu memperlihatkan pengertian anda seperti apa yang tengah
lawan rasakan (bagaimana merasakan apa yang dirasakan pihak lain,
bukan tentang apa yang mereka katakan)
e. Support

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 11

Kebiasaan-kebiasaan Rapat
• Bermuara pada penguasaan Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Organisasi
• Perlu penguasaan teknik dan peraturan
rapat (misalnya pada rapat untuk
keputusan yang sangat penting perlu
sekian jumlah anggota.
• Jika perlu, buatlah skenario rapat sehingga
waktu yang digunakan efektif (misalnya:
pembagian sesi rapat, tata tertib rapat dsb)

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 12

Beberapa Tipe Peserta Rapat
1. Yang punya gagasan, tetapi tidak berani
menyampaikannya di dalam rapat
2. Yang punya gagasan dan berani
menyampaikannya
3. Yang selalu menentang pendapat orang lain
4. Yang realistik sehingga dapat menerima pendapat
orang lain asal lebih baik dari pendapatnya
5. Yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai
materi yang sedang dibahas
6. Yang diam saja sekalipun punya gagasan, hanya
disampaikan di luar rapat
Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 13
Tipe Peserta Rapat
1. Tipe cepat panas (anjing).
• Ciri-cirinya adalah senang bertengkar,
selalu ngotot, tidak mau mengalah,
bersuara keras untuk memenangkan
persoalan. Jika ditanya akan balik
bertanya, tidak mau berusaha untuk
masuk ke dalam kelompok, merasa puas
dan senang bila suasana kacau. Untuk
menghadapi tipe seperti ini lebih baik
diam, tidak melibatkan diri, memakai
metode konferensi dan cegah dia untuk
memonopoli.
Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 14
Tipe Peserta Rapat
2. Tipe si positif (kuda).
• Selalu berpikir positif dan mau bekerjasama,
tertib bisa mengikuti aturan, penuh
perhatian dan pengertian terhadap sesama.
Selalu bersedia membantu baik diminta
maupun tidak, tidak banyak omong dan
mengutamakan tindakan. Tipsnya,
manfaatkan dia, karena dapat membantu
jalannya diskusi dan menampung
kontribusinya.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 15

Tipe Peserta Rapat
3. Tipe si serba tahu (monyet).
• Bercirikan selalu ingin menonjol dan minta
diperhatikan, banyak omong, merasa dirinya
sebagai orang yang paling tahu. Cara
menghadapi tipe seperti ini adalah dengan
membiarkan kelompok mendengar teori-
teorinya.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 16

Tipe Peserta Rapat
4. Tipe sang komentar (kodok).
• Cirinya adalah senang ngomong sehingga
tidak tahu kapan harus bicara dan diam,
suka nyeletuk, tidak memberikan perhatian
serius terhadap apa yang sedang
dibicarakan. Tips menghadapinya adalah
menginterupsi secara taktis dan batasi
waktu bicaranya.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 17

Tipe Peserta Rapat
6. Tipe si penolak (landak).
• Ciri-cirinya adalah sulit menerima pendapat
orang lain, kurang mau bekerja sama, lebih
mementingkan diri sendiri dan terkesan
sombong. Tips menghadapinya, sentuh
ambisinya, tonjolkan pengetahuan serta
pengalamannya dan manfaatkan mereka.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 18

Tipe Peserta Rapat
7. Tipe si cuek (kudanil).
• Acuh tak acuh, lebih banyak berdiam diri
dan menjadi penonton, tidak bergerak jika
tidak disuruh. Tips menghadapinya,
tanyakan pekerjaannya dan libatkan dia
untuk memberikan contoh-contoh pekerjaan
yang diminatinya.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 19

Tipe Peserta Rapat
8. Tipe si superior (jerapah).
• Berbicara sangat hati-hati, tidak cepat
menerima sesuatu dan tidak juga langsung
menolaknya. Sering membuat orang lain
kesal karena lambatnya dalam mengambil
keputusan. Tips menghadapinya, jangan
mengkritiknya dan gunakan teknik "Ya -
Tetapi".

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 20

Tipe Peserta Rapat
9. Tipe si penanya ulung (rubah).
• Ingin diakui dan dianggap pintar oleh orang-
orang di sekitarnya. Selalu mencari celah
atau kesempatan untuk bertanya, keberatan
dan sanggahan. Merasa menang dan senang
bila pertanyaannya tidak bisa terjawab,
cepat ngambek bila pendapatnya tidak
diterima atau dikalahkan. Tipsnya dengan
melemparkan kembali pertanyaan-
pertanyaan kepada kelompok.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 21

Catatan penting
• Bukalah rapat dengan resmi (salam pembuka),
sampaikan ucapan terima kasih kepada hadirin atas
kehadirannya
• Bacakan agenda rapat dan tata tertib rapat
• Sangat Penting: Buat notulen!
• Jangan ragu untuk interupsi, selama bersifat
produktif, tentu saja dengan etiket yang baik / santun

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 22

Etiket dalam rapat / diskusi kelompok
• Minta ijin ketika akan mengajukan gagasan
(bisa verbal / nonverbal)  verbal=bahasa,
nonverbal=gerakan/gesture
• Jangan memotong orang lain yang sedang
berbicara, apalagi dalam rapat yang dihadiri
oleh banyak peserta. Ini berkemungkinan
akan menyinggung orang yang sedang
berbicara sehingga bersikap apriori

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 23

SIMULASI PRAKTIK RAPAT
•  20-30 menit per kelompok
• Masing-masing kelompok menyiapkan
topik rapat yang berkaitan dengan problem
kontroversial yang sedang hangat terjadi
terjadi di masyarakat, misalnya problem
mekanisme distribusi BLT, COVID-19,
perijinan, solusi penanggulangan dan
penghindaran bencana alam dll.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 24

SIMULASI PRAKTIK RAPAT
TENTUKAN PERAN
1. PIMPINAN RAPAT/MODERATOR
2. NOTULIS
3. PESERTA RAPAT dengan beragam TIPE
a. Tipe cepat panas (anjing).
b. Tipe si positif (kuda).
c. Tipe si serba tahu (monyet).
d. Tipe sang komentar (kodok).
e. Tipe si pemalu (kambing).
f. Tipe si cuek (kudanil).
g. Tipe si superior (jerapah).
h. Tipe si penanya ulung (rubah).

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 25

SIMULASI PRAKTIK RAPAT
PENGAMATAN RAPAT !
1. Bagaimana peran pimpinan
rapat/moderator di dalam mengelola rapat
(menengahi konflik, memotivasi dan
memberi kesempatan pada peserta untuk
“unjuk gigi” dalam rapat
2. Berikan skor  skala 100.

Kreatifitas Membangkitkan Inovasi 26

Terima Kasih
Santoso PCA.,S.Kom.,S.E.,M.M