Banishing Bureaucracy

David Osborne & Peter Plastrik

Oleh
Bagus Adi Luthfi
Fenomena Uphill Battle

• Pegawai acuh tak acuh

• Kondisi tempat kerja yang kotor, lusuh, dengan
fasilitas kerja yang buruk
• Peralatan usang, pembelian barang ditekan,
Kemunduran harus produk murah, kualitas tidak penting
Pembaharuan
ekonomi & • Kondisi manajemen madya yang lemah (Reinventing
kesulitan • Kenaikan jabatan didasarkan pada senioritas dan Government)
keuangan favoritisme; bukan kualifikasi dan kinerja
• Disiplin merosot
• Tidak mampu berinovasi
• Organisasi tanpa akuntabilitas (default culture)

2
Studi Kasus
• Indianapolis (Walikota State Goldsmith) ; Menciptakan organisasi pemerintah yang dapat bersaing
dengan sektor swasta
• Hampton, Virginia (Manajer Kota Bob O’neill Dan Walikota James Edson) ; Mengembangkan visi dan
meredefinisi misi Pemda dari penyedia layanan menjadi perantara antara kebutuhan masyarakat
dengan penyediaan swasta
• Minnesota. Mencabut pemberian monopoli sekolah untuk bersaing
• Dinas Kehutanan AS; “Uji coba” pemberdayaan pegawai lini depan
• Australia ; Melepaskan 13 usaha bisnis yang semula ditangani oleh Departemen Pelayanan
Administrasi
• Inggris (Margaret Thatcher) : Melalukan swastanisasi besar-besaran; menjadi instansi semi otonom;
dilanjutkan oleh John Major dengan mempublikasikan standar-standar pelayanan dan uji-pasar
• Selandia Baru (partai buruh dan kader-kader pegawai sipil) ; Melakukan perubahan peraturan
pelayanan, restrukturisasi dan swastanisasi.

3
Definisi

Reinventing bukanlah : perubahan sistem politik, reorganisasi (memindahkan kotak-kotak organisasi),

menghilangkan pemborosan, kecurangan, dan penyelewengan, perampingan pemerintahan, privatisasi,
efisiensi pemerintahan, manajemen mutu terpadu atau rekayasa ulang proses bisnis

TAPI....
Reinventing adalah : transformasi sistem dan organisasi pemerintah secara fundamental guna
menciptakan peningkatan dramatis dalam efektivitas, efisiensi, dan kemampuan mereka melakukan
inovasi. Transformasi ini dicapai dengan mengubah tujuan, sistem insentif, pertanggungjawaban,
struktur kekuasaan, dan budaya sistem dan budaya pemerintahan

4
Mitos Reformasi Sektor Publik

1. Mitos liberal, pemerintah dapat diperbaiki dengan pembelanjaan lebih banyak dan
berbuat lebih banyak.
2. Mitos konservatif, pemerintah dapat diperbaiki dengan pembelanjaan lebih sedikit dan
berbuat lebih sedikit.
3. Mitos bisnis, pemerintahan dapat diperbaiki dengan menjalankannya seperti sebuah
lembaga bisnis
4. Mitos pegawai, pegawai negeri dapat berkinerja bagus jika mereka punya cukup uang
5. Mitos orang, pemerintahan dapat diperbaiki dengan cara mempekerjakan orang-orang
yang lebih baik

5
Five’s Strategy : Mengubah DNA

• Kemajuan dari implementasi The Next Steps memberikan pesan bahwa upaya yang tidak menciptakan
efek domino bukanlah upaya strategis
• Tanpa ada DNA baru, tak akan ada transformasi

• Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengubah DNA dibingkai dalam kerangka Five C’s

Five C’s
Leverage Strategi Pendekatan
Tujuan Strategi Inti Kejelasan tujuan, peran, dan arah
Insentif Strategi Konsekuensi Persaingan terkendali, manajemen perusahaan,
manajemen kinerja
Pertanggungjawaban Strategi Pelanggan Pilihan pelanggan, pilihan kompetitif, pemastian mutu
pelanggan
Kekuasaan Strategi Pengendalian Organisasional, pemberdayaan karyawan,
pemberdayaan masyarakat
Budaya Strategi Budaya Menghentikan kebiasaan, perasaan, pikiran

6
Menetapkan Sasaran Penerapan Strategi

Pada tahun 1991 TAC mengukir sejarah di Amerika

Sist
em dengan tetap menjaga 95% pesawat tempurnya
Pe
dalam pertempuran dan TAC belum pernah seefektif
mer
inta ini, dimana pada tahun 1971 hanya 58% pesawat
han
Sistem yang mampu menjalankan misi
Administrasi 1. Jangan menunggu izin untuk melakukan pembaharuan
2. Terapkan kelima strategi pada organisasi, proses, dan
orang-orang
Organisasi
3. Dongkrak perubahan pada level di atas organisasi
4. Melakukan perjuangan untuk membebaskan diri dari
peraturan sistem administrasi
Proses Kerja 5. Pastikan suksesor adalah para pembaharu
6. Lakukan pembaharuan sebelum melakukan
reorganisasi : struktur mengikuti strategi
Orang 7. Gunakan alat untuk melakukan pembaharuan hanya jika
alat tersebut sejalan dengan strategi

Level Sistem Pemerintahan

7
Persyaratan Untuk Menggunakan Strategi

• Pembaharuan mensyaratkan setiap orang untuk mengubah perilakunya dan tantangan

terbesarnya adalah kerelaan untuk melepaskan (kehilangan)
• Pembaharuan tidak sekedar menuntut pengetahuan dan teknik, namun juga melepaskan
hal-hal yang disukai.
• Keberanian adalah salah satu kunci, karena pembaharuan bukan soal hal yang indah-indah
saja
• Apabila kita meminta orang untuk merelakan sesuatu yang telah lepas darinya, maka kita
juga harus memberikan sesuatu sebagai imbalan

8
Strategi Inti

• Kombinasi antara upaya pemisahan dengan strategi konsekuensi dan kontrol dengan memperhatikan
perubahan pada DNA-nya
• Mengalihkan kontrol dari instansi pusat kepada organisasi-organisasi tersendiri;
• Reformasi sistem administrasi; fleksibilitas terletak pada sistem anggaran, personalia dan pengadaan
• Kesediaan pemerintah pusat untuk melepaskan kekuasaan/kewenangan mereka pada kelompok
manajemen kecil
• Agar pelaksanaan pemisahan fungsi berhasil pemerintah harus menggabungkannya dengan strategi
konsentrasi dan kontrol agar mendapatkan hasil yang nyata
• Adanya perjanjian tertulis tentang adanya fleksibilitas dan spesifikasi agar terdapat komitmen
pemberian hasil yang spesifik (kontrak;kontrol; konsekuensi yang spesifik)
• Membantu para pembuat kebijakan untuk belajar memaikan peran sebagai pengarah yang baik.
• Setelah memilah fungsi pengarahan dengan fungsi pelaksanaan, perbaikan selanjutnya adalah soal
kemampuan mengarahkan dengan memperbaiki maksud.

9
Strategi Konsekuensi
• Kompetisi melekat pada ekonomi pasar yang mendoromg bisnis untuk berinovasi dan melakukan
perbaikan
• Dalam pola kerja “non-kompetisi” (monopoli) pegawai negeri tidak mendapat tekanan untuk
memperbaiki kinerja, mereka merasa aman karena nasib mereka tidak dipengaruhi kinerja dan
prestasi, sekaligus tidak harus melakukan inovasi
• Melalui kompetisi, jika kinerja pemerintah buruk maka ekonomi pegawai negeri akan buruk dan
sebaliknya.
• Sebagai akibatnya, pegawai akan mulai mengubah struktur manajemen, proses kerja, kegiatan serikat
pegawai, dan sikap mereka sendiri. Tak perlu memakai perintah atau komando.
• Terdapat tiga pendekatan untuk memperkenalkan konsekuensi
– Manajemen perusahaan (korporatisasi, enterprise fund, biaya pengguna, manajemen
perusahaan internal)
– Kompetisi teratur (tender kompetitif dan benchmarking kompetitif)
– Manajemen kinerja (penghargaan kinerja, pembayaran psikologis, bonus, bagi hasil)

10
Strategi Pelanggan
• Memberikan kekuasaan pada pelanggan dalam menentukan pilihan
• Strategi pelanggan membangun strategi konsekuensi dengan cara memaksa organisasi
mempertanggungjawabkan kinerja bukan hanya ke atas rantai komandonya, tetapi juga kepada
pelanggannya
• Sistem dimana pertanggung jawaban mengalir ke atas melalui rantai komando tidak akan seefektif
sistem di mana pertanggungjawaban mengalir ke pelanggan
• Pelanggan dalam hal ini bisa siapa saja (publik secara keseluruhan)
• Terdapat tiga pendekatan dasar dalam strategi pelanggan
– Memberi pilihan kepada pelanggan.
– Mengkombinasikan strategi pelanggan dengan konsekuensi
– Menetapkan standar pelayanan pelanggan

11
Strategi Pengendalian
• Mengubah locus dan bentuk pada sistem dan organisasi pemerintah
• Pengembangan metode baru, dengan membimbing pegawai untuk memahami misi, sasaran, dan target kerjanya
mereka mampu membuat dan menjalankan keputusan dengan baik
• Pembaharuan berarti tidak boleh mendorong permasalahan ke level atas, namun mereka memecahkannya sendiri
dengan kemampuan yang mereka miliki atasa dasar kepercayaan dan kontrol yang diberikan kepada mereka
• Strategi kontrol hanya bisa berjalan jika orang-orang dalam organisasi memahami dengan jelas dan berkomitmen
terhadap misi dan tujuan serta akuntabel terhadap apa yang mereka capai.
• Dengan demikian strategi kontrol bisa dirinci menjadi lima langkah tindakan, yakni; menetapkan misi dan nilai
organisasi secara jelas, menetapkan hasil yang diinginkan, memberikan kepercayaan kepada pegawai dengan
memberikan wewenang untuk pembuatan keputusan dan sumber daya, menguji pegawai apakah mendapatkan
hasil yang ditetapkan, dan membuat mereka akuntabel dalam upaya mendapatkan hasil
• Terdapat tiga pendekatan untuk mengganti kontrol
– Pemberdayaan organisasi
– Pemberdayaan pegawai
– Memindahkan kekuasaan ke tangan masyarakat

12
Strategi Budaya
• Budaya organisasi adalah seperangkat perilaku, perasaan, dan kerangka psikologis yang
terinternalisasi sangat mendalam dan dimiliki bersama oleh anggota organisasi
• Metode yang paling ampuh dalam mengubah budaya organisasi adalah memperjelas tujuan
organisasi, menciptakan konsekuensi kinerja, menciptakan pertanggungjawaban organisasi terhadap
pelanggan dan menggeser bentuk serta tempat kontrol.
• Namun keempat metode ini pada akhirnya akan tetap goyah sebelum benar-benar menjadi budaya
organisasi
• Mengubah budaya berarti mengubah paradigma orang
• Merubah budaya dapat dilakukan dengan tiga pendekatan;
– Mengubah pengalaman
– Komitmen emosional

– Model mental orang

13
Memadukan Strategi
• Ketika menggunakan strategi untuk memisahkan fungsi pengarahan dengan fungsi pelaksanaan,
gunakan juga strategi konsekuensi dan kontrol untuk mentransformasi perilaku organisasi pelaksana
• Gunakan strategi konsekuensi dan kontrol sebagai pasangan, jangan gunakan sendiri-sendiri
• Untuk membuat organisasi bertanggung jawab kepada pelanggannya, maka ciptakan pula konsekuensi
atas kinerjanya dan beri mereka hak kontrol
• Ketika anda menggunakan strategi inti untuk memperbaiki fungsi pengarahan, gunakan manajemen
kinerja (strategi konsekuensi) untuk menerjemahkan hasil yang anda inginkan ke dalam tujuan
organisasi pelaksana
• Jalan paling sederhana untuk memadukan beberapa strategi menjadi sebuah cara yang koheren dan
lengkap adalah dengan menggunakan sebuah alat yang melibatkan pemanfaatan dua atau tiga strategi
sekaligus yang dapat disebut sebagai metaatool
• Agar efektif, strategi bukan hanya perlu dipadukan dengan strategi-strategi lain, tetapi perlu juga
dipadukan dengan sistem administratif

14
Memadukan Strategi
Metatool Strategi yang digunakan

Penganggaran berdasarkan kinerja Inti, konsekuensi

Kerangka kerja kinerja fleksibel Inti, konsekuensi, kontrol

Penawaran kompetitif Inti, konsekuensi

Korporatisasi Inti, konsekuensi, pelanggan, kontrol

Dana perusahaan Inti, konsekuensi, pelanggan, kontrol

Manajemen perusahaan internal Inti, konsekuensi, pelanggan, kontrol

Sistem pilihan publik kompetitif Konsekuensi, pelanggan

Program pengembalian dana dan voucher Konsekuensi, pelanggan

Manajemen mutu terpadu Pelanggan, kontrol, budaya

Rekayasa ulang proses bisnis Pelanggan, kontrol, budaya

Status istimewa Inti, konsekuensi, pelanggan, kontrol

Badan pemerintah komunitas Inti, kontrol

15
Pokok-Pokok Pohon Keputusan

1. Hasil apa yang diinginkan?

2. Apakah pemerintah memainkan peran dalam memproduksi hasil yang diinginkan tersebut?
3. Apakah pemerintah harus mengoperasikan aktivitas tersebut?
4. Jika ya, tingkat pemerintah mana yang sebaiknya mengoperasikan aktivitas ini?
5. Jika pemerintah sebaiknya mengoperasikan aktivitas tersebut, apakah fungsi pengarahan dan
pelaksanaan bisa dipisah?
6. Bagaimana sebaiknya organisasi diberi insentif dan konsekuensi kinerjanya?
7. Apakah sebaiknya organisasi tersebut bertanggung jawab kepada pelanggannya?
8. Seharusnya dimana pengendalian sumber daya dan operasi berada?
9. Bagaimana seharusnya kita mengubah budaya organisasi?
10. Reformasi sistem administrasi apa yang diperlukan untuk mengakomodasi perubahan-
perubahan?

16
Peraturan Final Bagi Pembaharu

1. Tak ada DNA baru tak ada transformasi

2. Terdapat lima level ajang pembaharuan, ubahlah sebanyak yang anda bisa
3. Jika kita menginginkan orang melepaskan sesuatu, maka kita harus memberikan
sesuatu sebagai gantinya
4. Lakukan kerja dengan serius dan terima konsekuensinya
5. Bertahanlah terhadap serangan kepentingan khusus, pentingkan kepentingan umum
6. Lindungi para pembaharu; janganbiarkan seorangpun menjadikan mereka sebagai
sasaran tembak
7. Bangun kepercayaan, satu kali satu transaksi
8. Lakukan intervensi pada perubahan
9. Kelola transisi secara manusiawi; pembaharuan dengan wajah kemanusiaan
10. Tetap lakukan upaya

17