MENYUSUN

JOB DESCRIPTION
Tujuan Pembelajaran

Pendalaman pemahaman
Mengerti dan memahami PEMAHAMA PENDALAMA
N N
melalui metode contoh dan
proses penyusunan Jobdesc
analogi

SIMULASI
Simulasi Jobdesc secara
sederhana

03/24/2023 2
 Komponen Job Management
Corporate
Value

Strategy
Job Analysis
Business
Map

Org. Model Job Job Sallary

Visi & Misi Job Design Job Grading
& Structure Description Evaluation Structure

 Business
Objective
 Job
Apa yang  Key  KPI
Bussiness Accountabilit
Harus ada  Organization
Process y
Structure
 SWOT  Impact of
 Functional
Analysis Jobs
Structure
 Key
03/24/2023 Strategic 3
 01 Model Organisasi & Struktur

Tujuan Design Organisasi

 Mendefinisikan bagaimana pekerjaan harus dikelola untuk mencapai
tujuan
 Memperjelas integrasi antar fungsi dalam organisasi
 Memperjelas peran dan fungsi unit
 Meprjelas oeran individu, akuntabilitas dan otoritas

Review Organisasi
• Menganalisa peraturan/kebijakan yang saat ini ada
• Melakukan Analisa permasalahan yang dihadapi
• Merencanakan perubahan dan perbaikan
Desain Organisasi

Analisa Organisasi
• Lingkungan Eksternal (Ekonomi, pasar, kompetisi, masalah social dan
Review Organisasi legalitas
• Lingkungan Internal (Misi organisasi, budaya/nilai, iklim organisasi, gaya
manajemen, dan teknologi

Analisa Organisasi
 02 Job Design
Pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab ke
Definisi dalam suatu unit pekerjaan yang produktif
Rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang
mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu
dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang
diharapkan
Menentukan tugas tugas spesifik untuk dikerjakan, metode yang
dipakai dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, dan cara yang
bersangkutan berhubungan dengan pekerjaan lain dalam
Tujuan organisasi

1 Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan

menjadi optimal.

2 Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal

dan hirarki

3 Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal

5
 02 Job Design
Identitas Pekerjaan
Jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan seperti Recruitment Officer
dan Marketing Manager

Hubungan tugas dan tanggung jawab

Perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan
secara terpisah agar jelas diketahui

Standar wewenang dan

Pedoman Kewenangan
pekerjaan dan standar pekerjaan yang harus dicapai oleh setiap pejabat
harus jelas. Pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang
Job untuk mengambil keputusan-keputusan
Design
Ringkasan pekerjaan atau
jabatan
Harus menguraikan bentuk umum pekerjaan dan mencantumkan fungsi-
fungsi dan aktifitas utamanya

Penjelasan tentang jabatan dibawah dan

Harus dijelaskan jabatan yang ada di atasnya dan dibawahnya
diatasnya
sebagai jalur rotasi, promosi dan demosi 6
 03 Job Analysis
Definisi
Kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga
√ pekerjaan dengan persyaratan tertentu
Alat utama yang digunakan untuk mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan. Proses Job Analysis ini
√ akan menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data Uraian Jabatan (Job Description) dan
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

Tujuan
Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan.

Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan

Menilai kinerja/pelaksanaan kinerja.

Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur organisasi

sesuai beban dan fungsi pekerjaan 7
 Job Analysis
TUGAS
03 Suatu tugas terdiri dari
beberapa aktifitas

a m
a l
d an
a h at JABATAN DAN

t il ab POSISI
Sekelompok tugas dan kewajiban yang
Is J dilaksanakan oleh satu orang pegawai.
m i s a Misalnya, sekretaris, manajer, operator
a
g n a l mesin, manajer keuangan
a
R A

URAIAN JABATAN/JOB
OKUPASI DESCRIPTION
Ringkasan sistematik dari informasi
Sekelompok pekerjaan dengan yang dikumpulkan dari Job analisis
cakupan isi yang sama, misal
manajerial, teknisi,

DESAIN PEKERJAAN/JOB PERSYARATAN JABATAN/JOB

DESIGN SPESIFICATION
Ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan
Pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan
tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu
03/24/2023
yang produktif pekerjaan 8
03 Job Analysis
Superior

Recruiter

Pihak yang
Job Holder
Terlibat Trainer
Who
Need Job
Siapa yg Analysis
Membutuhkan User
Superior

Team Talent
Management
Team Job Job
Analysis Holder

03/24/2023 9
 03 Job Analysis
Interview

Teknik Job Analysis Mewawancarai karyawan dahulu untuk membantunya

mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan untuk
kemudian dilakukan validasi ke Superior

Observasi
digunakan terutama untuk Catatan Karyawan
mengumpulkan informasi mengenai Meminta para karyawan
pekerjaan-pekerjaan yang menekankan mendeskripsikan aktivitas kerja
keterampilan manual, seperti operator mereka sehari-hari dalam sebuah buku
mesin.
harian atau log

Kuesioner
Kombinasi
Kuesioner terstruktur kepada para
karyawan, yang Menggunakan kombinasi beberapa
mengidentifikasikan tugas-tugas teknik yang dibutuhkan untuk
yang mereka jalankan menghasilkan deskripsi/spesifikasi
pekerjaan yang akurat

10
04 Job Description
Uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan yang termasuk tugas,
wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang
melekat pada jabatan tersebut

Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang

dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas
Defini
si
Job
on
 Nama Jabatan Analysis t i
 a
if c
Level Jabatan
 Ringkasan Pekerjaan
s i
 Tugas yang harus
dilakukan S pe
 Tanggungjawab yang o n ob
dimiliki p ti J  Kualifikasi Pendidikan
ri  Pengalaman
 Jumlah Bawahan c
es
 Pelatihan
 Indikator Keberhasilan 
Tugas D Kemampuan / Skill

o b 

Softskill
Dll
 Hubungan Kerja J
Job Description Format 04 Job Description
Identifikasi Pekerjaan (Job Identification)

Tujuan Jabatan (Job Purpose)

Tanggungjawab Utama (Main Accountabilities)

Dimensi (Dimension)

Kewenangan Jabatan (Authorities)

Hubungan Kerja (Working Relationship)

Kualifikasi Jabatan (Qualification)

Struktur Organisasi

03/24/2023 12
① Identifikasi Pekerjaan
04 Job Description

Nama Posisi & Jabatan (Job Title)

Departemen (Department)

Report Kepada (Reports To)

Lokasi (Location)

03/24/2023 13
 04 Job Description
② Tujuan Jabatan

Penyusunan
Penyusunan Struktur Kalimat
Kalimat
Kalimat
Kalimat tersusun Penyusunan Kalimat
Terdiri 1 atau 2 atas struktur Statement di dalam
kalimat HOW + WHAT + Tujuan Jabatan perlu
WHY mempertimbangkan
beberapa hal, sbb :

Bagian pekerjaan Apa dampaknya Kenapa Jabatan

apa di dalam jika jabatan ini ini dibutuhkan
organisasi yang tidak ada
diselesaikan oleh
jabatan tsb

03/24/2023 14
 04 Job Description
② Tujuan Jabatan
Struktur Penyusunan Kalimat pada Posisi Sales & Marketing
Manager
Identify Prospective Customer, Perform Marketing
Campaign,
HOW WHA HOW WHA
T
Develop Marketing Proposal and Execute T
Sales,
HOW WHA HOW WHA
T T
In Order to Meet the the Company Planned Sales & Market Share Target
WHY

③ Tanggungjawab Utama
Struktur Penyusunan Kalimat pada Posisi factory Managers
Control Implementation of Factory’s operation strategies and plans,
HOW WHA
In Order to Optimize utilization of man power,
T Equipment
Materials.
WHY

03/24/2023 15
④ Dimensi

⑤ Kewenangan
Contoh :
Recruitment & Selection Staff :
1. Menetapkan kandidat yang lolos seleksi administratif
2. Rekomendasi hasil seleksi Kandidat
⑥ Hubungan Kerja
Internal External
Internal Organisasi / Pe- Eksternal Perusahaan :
rusahaan : • Perusahaan lain dalam grup
• Antar Departemen yang sama
• PIC Fungsional • Muspida
• Muspika, dll

⑦ Kualifikasi Berisikan Spesifikasi Jabatan yang

dibutuhan.
Jabatan
Pendidikan Formal Minimum Pengalaman Kerja & Organisasi
• Sesuaikan dengan standar • Pengalaman kerja yang linier
kualifikasi dari Analisa Jabatan dengan persyaratan umum
• Sesuaikan dengan Struktur • Organisasi yang mendukung
Upah jabatan

Pengetahuan dan Kemampuan Kursus/Training/Seminar

• Kebutuhan akan penguasan • Kursus/Training
pengetahuan tertentu
• Skill teknis yang dibutuhkan
ANY QUESTIONS???