Anda di halaman 1dari 18

PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH PERATURAN-PERATURAN PENDIDIKAN (AKAUN DAN AUDIT) 2002* Pada menjalankan kuasa yang diberikan oleh

seksyen 130 Akta Pendidikan 1996, Menteri membuat peraturan-peraturan yang berikut: 1. Nama dan permulaan kuat kuasa. (1) Peraturan-peraturan ini bolehlah dinamakan Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002. (2) Peraturan-peraturan ini mula berkuat kuasa pada 1 Jun 2002. 2. Pemakalan. Peraturan-Peraturan ini hendaklah terpakai bagi institusi pendidikan Islam dan institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan yang menerima bantuan kewangan di bawah seksyen 52 dan 64 Akta masing-masing. 3. Tafsiran. Dalam Peraturan-Peraturan ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain Bahagian Audit ertinya Bahagian Audit Sekolah Kementerian Pendidikan dan Pejabat Audit Sekolah di setiap Negeri; bantuan kewangan ertinya sumbangan dalam bentuk wang atau bukan dalam bentuk Wang; juruaudit ertinya seseorang pegawai yang diberi kuasa oleh Menteri untuk menjalankan sesuatu audit; Ketua Pusat Tanggungjawab ertinya Pengarah Pendidikan Negeri atau Ketua sesuatu Bahagian di Kementerian Pendidikan yang bertanggungjawab bagi penyeliaan dan pengurusan kewangan sesuatu institusi pendidikan, Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan; pengurus sekolah ertinya guru besar atau pengetua yang bertanggungjawab bagi pentadbiran dan pengurusan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan; penyata kewangan tahunan ertinya suatu penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan bagi tahun berakhir 31 Disember bagi kumpulan wang yang disenggarakan oleh sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan yang mengandungi (a) kunci kira-kira; (b) penyata pendapatan dan perbelanjaan; (c) penyata penerimaan dan pembayaran;

(d) nota akaun; dan (e) penyata lain yang berkaitan; rekod kewangan ertinya dokumen yang dikehendaki disimpan oleh sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual. 4. Audit. Pengauditan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan yang menerima bantuan kewangan di bawah Akta hendaklah dibuat oleh seseorang juruaudit di sesuatu Bahagian Audit. 5. Kuasa juruaudit. Seseorang juruaudit hendaklah, dalam menjalankan pengauditan penyata kewangan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan, mempunyai kuasa-kuasa yang berikut: (a) memeriksa semua rekod kewangan, dokumen, wang, setem, hakmilik, stor atau harta lain institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan itu; (b) meminta apa-apa penjelasan atau maklumat, bilamana perlu, daripada pengurus sekolah untuk memudahkannya menjalankan tugasnya; (c) meminta suatu carian bagi atau cabutan daripada apa-apa buku, dokumen atau rekod yang dalam pemilikan atau di bawah kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan itu; dan (d) menjalankan apa-apa penyiasatan atau pemeriksaan lain bilamana perlu. 6. Tanggungjawab pengurus sekolah. Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi (a) penyediaan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan (b) pengemukaan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat Tanggungjawab yang kemudiannya hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan itu kepada Bahagian Audit tidak lewat dan 31 Mac tahun yang berikutnya. 7. Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab. Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa

(a) penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dikemukakan kepada Bahagian Audit mengikut peraturan 6; dan (b) institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan itu mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang berhubungan dengan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan itu. 8. Laporan audit. (1) Seseorang juruaudit hendaklah menyediakan suatu laporan audit berkenaan dengan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dan hendaklah mengemukakan yang berikut: (a) laporan audit kepada Ketua Pusat Tanggungjawab; (b) suatu salman laporan audit kepada pengurus sekolah yang berkenaan bagi maksud peraturan 9; dan (c) laporan audit tahunan yang disatukan kepada Menteri. (2) Bagi maksud peraturan ini laporan audit yang disatukan ertinya laporan yang disatukan tentang audit tahunan yang telah dii~think~n ke ata~semua institusi pendidikan. 9. Kewajipan pengurus sekolah untuk memberikan jawapan atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit. Pengurus sekolah hendaklah memberikan jawapan atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang dibuat oleh juruaudit dalam tempoh tiga bulan dan tarikh laporan atau pertanyaan audit itu. 10. Penyiasatan. Menteri boleh, jika hal keadaan mewajarkannya, meminta seseorang juruaudit untuk menjalankan suatu penyiasatan dalam hal ehwal sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan. 11. Kerahsiaan. (1) Seseorang juruaudit tidak boleh mendedahkan kepada mana-mana orang apaapa maklumat yang diperolehnya pada menja1ankan kuasanya di bawah PeraturanPeraturan ini. (2) Walau apa pun subperaturan (1), seseorang juruaudit adalah dibenarkan untuk

mmbuat atau menyampaikan, dalam mana-mana laporan audit, apa-apa kesimpulan, siasatan atau syor berdasarkan makiumat yang diperolehnya pada menjalankan kuasanya di bawah Peraturan-Peraturan mi. 12. Tatacara yang hendaklah dipatuhi. Tatacara yang terkandung dalam (a) Akta Tatacara Kewangan 1957; (b) Arahan Perbendaharaan yang pada masa ini sedang berkuat kuasa; (c) peraturan-peraturan yang berhubungan dengan akaun dan audit institusi pendidikan sebagaimana yang dinyatakan dan semasa ke semasa oleh Perbendaharaan; (d) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Peraturan sebagaimana yang dinyatakan oleh Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan; dan (e) apa-apa tatacara lain yang berhubungan dengan akaun dan audit institusi pendidikan sebagaimana yang dinyatakan oleh Menteri, hendaklah dipatuhi oleh sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dalam pengurusan akaun dan auditnva. 13. Penalti. Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan ini melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga bulan atau kedua-duanya. 14. Pembatalan. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 19622 dibatalkan. JADUAL~Peraturan 31 REKOD KEWANGAN 1. BukuTunai 2. Re sit Pelajar 3. ResitPejabat 4. Penyata Bank 5. Penyata Penyesuaian Bank 6. Daftar Kutipan Harian 7. DaftarBil 8. Buku Tunai Runcit 9. Jadual Kedatangan Murid

10. Daftar Penghuni Asrama 11. BukuCekSekolah 12. Daftar Stok Buku Resit 13. Daftar Aset dan Inventori 14. Baucar 15. BaucarKecil 16. Pesanan Tempatan

PANDUAN AKAUN KEWANGAN SEKOLAH Perkara-perkara yang di bawah ini perlu diambil perhatian berat/serius:1. Kerani yang bertanggungjawab dalam hal kewangan dan akaun sekolah - mesti dilantik melalui surat rasmi. 2. Buku tunai - direkodkan tiap-tiap hari. - ditutup tiap-tiap bulan. - disemak oleh kerani dan Guru Besar/Pengetua. - ditandatangani oleh Guru Besar/Pengetua, Guru Penolong Kanan 1 dan dua orang pemeriksa dalaman. 3. Buku resit - didaftarkan dan bersiri. - gunakan kertas karbon double sided. - tak boleh guna pemadam. - resit yang batal mesti disertakan pada buku resit tersebut. 4. Bank in slip - disemak dan disahkan oleh Guru Besar/Pengetua sebelum dibankkan dan selepas dibankkan. 5. Baucer - No. Siri. - Nama penerima. - No. Inbois. - Inbois/Surat kebenaran. - No. L.O. - L.O. - No. Cek. - Cek dipalang/Akaun Payee Only. - Tanda Tangan Guru Besar/Pengetua.

6. Daftar bil - didaftarkan dalam buku khas. - disimpan dalam almari/peti berkunci. 7. Daftar buku resit - diberikan No. Siri. - nama guru/pegawai yang diberi kuasa menggunakannya. - disimpan dalam almari/peti berkunci. 8. Buku cek - dicop Akaun Payee Only atau dipalang. - catatan pada keratan cek dilengkapkan. - cek kosong jangan ditanda tangani. - buat baucer dulu baru boleh tulis cek. - dicop tempoh laku satu bulan atau tiga bulan. 9. Penyata bulanan bank - disemak dan ditutup tiap-tiap bulan. - ditanda tangani oleh Guru Besar/Pengetua. 10. L.O. resmi - ditanda tangani oleh Guru Besar/Pengetua. - disahkan penghantaran oleh pembekal dan Pengetua/Guru Besar. - ditulis setelah L.O dalaman diluluskan oleh Guru Besar/Pengetua. 11. L.O dalaman - ditanda tangani oleh Ketua Panitia. - diluluskan oleh Guru Besar/Pengetua. 12. Panjar wang runcit - direkodkan. - disemak dan disahkan oleh Guru Besar/Pengetua. - disertakan resit pembayaran. 13. Anggaran belanjawan tahunan - ikut dan patuhi. 14. Sistem simpanan - simpan dalam almari/peti berkunci. - simpan dengan kemas/teratur/lengkap. - sertakan semua dokumen yang berkaitan. 15. Tindakan pada teguran audit - dibuat sekurang-kurangnya mengandungi:

i. Bil. ii. Taguran/hal. iii. Muka Surat. iv. Jawapan/Penyelesaian. 16. Cop terimaan - mesti ada. 17. Cop sudah bayar - mesti ada. 18. Jawatankuasa Kewangan - Pengerusi = Guru Besar/Pengetua. - Setiausaha = Kerani Kewangan. - Ahli = GPK 1. GPK (HEM). Ketua Bidang/Ketua Panitia. 19. Surat kebenaran mengutip wang/yuran dari Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan - dapatkan dan simpan dengan baik. 20. Surat kebenaran kepada Guru/Pegawai kerkenaan untuk mengutip wang/yuran - dibuat. - guru mesti tanda tangan penerimaan tugas. - disimpan dengan baik. 21. Sistem Penyimpanan Surat/Dokumen - simpan dalam almari/peti berkunci. - semua dokumen mesti lengkap. 22. Pekeliling Kewangan dan Akaun Sekolah - dilengkapkan dan disimpan dengan baik dalam almari/peti besi. 23. Surat kebenaran membeli barang dari jabatan bagi barang yang melebihi had harga dibenarkan kepada Guru Besar/Pengetua. - dapatkan dari JPNS terlebih dahulu baru beli. - disimpan dengan baik. 24. Penerimaan - dikeluarkan resit terimaan. 25. Terimaan RM500.00 dan ke atas - mesti dibankkan pada hari terimaan tersebut.

26. Pembayaran - dibayar dalam tempoh sebulan dari tarikh inbois. - bayar dengan gunakan cek saja. - tak boleh guna wang tunai. 27. Resit Pembayaran - dapatkan resit dari pembekal. 28. Tukar Virement - dapatkan kebenaran dari JPNS terlebih dahulu baru boleh belanja.

PELUPUSAN 1. DEFINISI PELUPUSAN Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diiperlukan dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan rekod. 2. ASET Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik 3. JENIS ASET Semua barang yang diperolehi daripada sumber wang kerajaan atau suwa Aset/barang yang dirampas/lucut hak milik/tidak bertuan/tidak d ituntut (proses pelupusan tertakluk kepada Akta, Undang-undang dan Peraturan tertentu.) Aset/barang yang diterima sebagai hadiah/sumbangan Sampel/barang contoh tender/kontrak (Tatacara perlu disediakan oleh Kementerian/Jabatan Buku teks (SPBT) 4. OBJEKTIF PELUPUSAN Mendapat hasil pulangan yang terbaik Jimat ruang

Akaun/rekod kedudukan sebenar dapat dikemaskini dan disempurnakan Mengelakkan barang-barang tersebut menjadi lebih tidak ekonomik untuk dilupuskan secara jualan sekiranya ia disimpan.

5. TUJUAN Untuk mengatasi : Kos menyimpan meningkat contoh: kos sewaan bangunan, penggunaan elekterik, pengurusan, penyelenggaraan. Susut nilai makin lusuh, rosak turun nilai Risiko kehilangan tanpa jagaan / penyeliaan Risiko kerosakan Risiko keusangan lapuk/tidak boleh dipakai Kesempitan ruang bilik dipenuhi barang-barang Pembaziran tidak digunakan Modal terikat tiada pulangan / hasil Membolehkan Jabatan mendapat gantian / barang baru 6. BILA PERLU DIBUAT PELUPUSAN Barang-barang yang pecah dan rosak Habis tempoh penggunaan yang ekonomik Tidak ekonomik dibaiki Lusuh/usang Kondem Tamat tempoh penggunaan Melebihi keperluan (berlebihan) Tidak sesuai lagi digunakan (akibat perubahan teknologi) Tidak/lambat bergerak (di stor) Sudah diganti Tidak diperlukan lagi Disyorkan selepas urusan verifikasi stok, pengiraan stok dan pemeriksaan stok.

7. HAD AMAUN MAKSIMUM PELUPUSAN / HAPUS KIRA HARTABENDA KERAJAAN YANG BOLEH DILULUSKAN KETUA-KETUA JABATAN / BAHAGIAN DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN JUGA PENGARAH PELAJARAN NEGERI - Perbendaharaan Malaysia Melebihi RM50,000 seunit atau RM500,000 secara aggregat (melalui Bahagian Kewangan)

KSU KPM/Ketua Jabatan/Bahagian KPM/ Pengarah Pelajaran Negeri/ Pengarah Bahagian Pengurusan Pendidikan Teknik & Vokasional- Sehingga RM50,000 seunit atau RM500,000 secara aggregat 8. TATACARA PELUPUSAN 8.1. Tanpa Lembaga Pemeriksa (Panduan 218 PPTPS) Barang/aset yang nilai perolehan asal tidak melebihi RM20,000 seunit dan RM300,000 secara aggregat tidak boleh digunakan dengan ekonomi, hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja. Tidak bernilai untuk dijual : Contoh pinggan mangkuk pecah Tidak boleh dijual disebabkan dasar kerajaan/keselamatan awam Senaraikan aset/barang Borang Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (AP 218). Kemukakan senarai kepada Pegawai Pengawal/ Pengarah Pelajaran atau pegawai yang telah diturunkan kuasa untuk meluluskan pelupusan (Ruj. PU(B)116. dan PU (B) 513) Senarai tidak perlu dihantar ke Kementerian Kewangan. Jangan campurkan aset/barang yang melebihi RM20,000 seunit dengan yang kurang daripada RM20,000 Tindakan ini hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal/Pengarah Pelajaran Negeri mengikut kadar di atas 8.2. Dengan Lembaga Pemeriksa (Panduan 212 PPTPS) Nilai perolehan asal melebihi RM20,000 seunit atau RM300,000 secara aggregat Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang menerima perwakilan kuasa terdiri dari 2 orang pegawai (salah seorang hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset dan barang berkenaan dan perlu membuat pemeriksaan.

Lembaga boleh dilantik mengikut jawatan atau mengikut nama individu dan mengikut tempoh tertentu dan boleh dibuat secara tahunan pada awal tahun. Berkebolehan menilai/menaksir kegunaan barang-barang Bagi barang-barang berbentuk kenderaan, mesin atau loji hendaklah memperolehi Sijil Tidak Ekonomik Dibaiki (TEB) daripada penilai JKR atau firma yang mengeluarkannya terlebih dahulu. Lembaga Pemeriksa menyediakan daftar barang-barang yang hendak dilupuskan . Borang Kew 300V digunakan ( 6 salinan ) serta 1 salinan dokumen lain seperti sijil TEB, laporan kemalangan atau laporan kerosakan. Pendapat dan syor cara pelupusan hendaklah dinyatakan dengan jelas di Laporan Lembaga Pemeriksa. Laporan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Urusetia Pelupusan. Tindakan susulan hendaklah diambil jika kelulusan lewat. Bagi barang yang nilai perolehan asalnya melebihi RM50,000 seunit dan RM500,00 secara aggregat, permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia melalui Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran. 9. PENUBUHAN LEMBAGA PEMERIKSA KEMENTERIAN PELAJARAN - Panduan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor 212 . (Ruj.Sem.KP.1589/5/(97) bertarikh 9 September, 1989) KSU Kementerian Pelajaran selaku Pegawai Pengawal telah bersetuju melantik pegawai-pegawai berikut untuk menganggotai Lembaga Pemeriksa: 9.1. Jabatan Pelajaran Negeri - Pengarah Pelajaran / Timbalan Pengarah - Ketua Sektor - Pegawai Eksekutif 9.2. Pejabat Pelajaran Daerah - Pegawai Pelajaran Daerah - Penolong Pegawai Pelajaran Daerah - Penyelia Sekolah Rendah

9.3. Pusat Sumber Pendidikan Negeri - Ketua Penolong Pengarah PSPN - Pegawai Penyelaras yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang yang dilupus - Ketua Pembantu Tadbir 9.4. Sekolah Menengah/Sekolah Rendah - Pengetua/Guru Besar - Penolong Kanan - Guru/Ketua Bahagian yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang berkenaan. 10. TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA Menyediakan jadual pemeriksaan Memberitahu Jabatan untuk membuat persediaan (Jabatan boleh membantu dengan menyediakan maklumat tentu di Kew.300V) Memeriksa aset / barang Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.300V)/ lengkapkannya jika telah disediakan lebih awal. Syorkan cara-cara pelupusan yang sesuai (Rujuk SPP Bil.02/1997) Menandatangani Kew.300V dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal / Urusetia Pelupusan. 11. SIJIL TEB (TIDAK EKONOMIK DIBAIKI) Barang-barang berikut perlu mendapat sijil TEB Kenderaan bermotor Loji Jentera Mesin/peralatan mekanikal, elekterik, elektronik Perakuan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK) /Jawatankuasa Teknikal (untuk peralatan komputer). Ruj.SPP 7/1995 12. SIAPA YANG MENGELUARKAN SIJIL TEB Pegawai-pegawai yang berkelayakan dalam bidang-bidang tertentu seperti

Jurutera Jentera,Jurutera Mekanikal, Jurutera Elektrik Pembekal atau agen pembekal Syarikat yang menyenggarakan aset Rekod penyelenggaraan di Kew 312 (Daftar Harta Modal) boleh digunakan bila bermasalah memperolehinya. Laporan pemeriksaan firma boleh digunakan dalam keadaan tertentu Pegawai yang mengeluarkan Sijil TEB hendaklah tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan/pengendalian aset.

13. KAEDAH PELUPUSAN (Mengikut Tatacara Pengurusan Stor (Panduan 222 225) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 02/1997) 13.1. Penjualan melalui: Tender Sebutharga Lelong Tukar beli (trade in) Kontrak pusat 13.2. Pindahan Pindahan kepada agensi kerajaan negeri atau badan berkanun memerlukan kelulusan Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu. Pindahan kepada agensi kerajaan persekutuan hanya perlu dimaklumkan sahaja kepada Perbendaharaan. Perlu disokong oleh Surat Setuju Terima dari agensi yang menerima. 13.3. Hadiah Perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan (Permohonan melalui Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia) Perlu disokong oleh Surat Setuju Terima 13.4. Tanam / Bakar / Buang / Tenggelam / Lebur Untuk barang-barang makmal, bahan kimia dan barang yang rosak teruk

Dirujuk kepada Pihak Berkuasa Tempatan di tempat masing-masing Mengikut garis panduan Jabatan Alam Sekitar / agensi lain yang berkaitan 13.5. Cara-cara lain Kaedah pelulusan perlu memberi keutamaan kepada kriteria pulangan hasil yang sesuai dan paling menguntungkan kerajaan.

14. PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER (SPP Bil. 7 Tahun 1995) Garispanduan Pelupusan Peralatan Komputer 14.1. Tafsiran Semua perkakasan atau komponen fizikal, dan perisian dalam sesuatu sistem komputer 14.1.1. Perkakasan atau komponen fizikal perkakasan utama sistem komputer, perkakasan peripheral, alat-alat input/output, perkakasan komunikasi dan media komputer 14.1.2. Perisian komputer semua jenis program dalam sistem komputer. 14.2. Kriteria. 14.2.1. Keupayaan / kecekapan peralatan adalah rendah 14.2.2. Kos penyelenggaraan/kos pengoperasian adalah tinggi berbanding prestasi peralatan. 14.2.3. Kekerapan berlaku ralat (error) 14.2.4. Firma/agen pembekal tidak lagi beri khidmat sokongan 14.2.5. Alat-alat ganti sukar diperolehi 14.2.6. Diperakukan oleh LPPK 14.2.7. Nilai perolehan asal melebihi RM10,000 tiap satu atau RM100,000 keseluruhan. 14.3. Penubuhan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK) 14.3.1. Dilantik oleh Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia (MAMPU) yang terdiri dari Pengerusi - Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah MAMPU Ahli Seorang Juruanalisa Sistem (Kategori F2 ke atas) dari INTAN Ahli Seorang Jurutera Elektronik Malaysia (MIMOS) Ahli Seorang Pakar Komputer dari Universiti Tempatan Ahli Seorang Pakar Komputer dari mana-mana agensi sektor awam 14.3.2. Berpengalaman sekurang-kurangnya 5 tahun dalam bidang komputer

14.3.3. Perlantikan untuk satu tempoh tidak melebihi 2 tahun 14.3.4. Korum untuk mesyuarat LPPK ialah 3 orang 15. PELUPUSAN BUKU TEKS (SPBT) (Rujuk Surat Pekeliling Kewangan Bil.2/1989) 15.1. Lembaga Pemeriksa Ditubuhkan di peringkat sekolah - Pengarah Pelajaran Negeri/Pegawai yang dilantik - Pengetua/Guru Besar sekolah berkenaan - Guru Kanan/Penolong Kanan sekolah berkenaan - Guru SPBT sekolahberkenaan. 15.2. Pelupusan Buku Teks Agama Islam perlu diasingkan dan dilupuskan secara dibakar. (Tidak boleh diserahkan kepada Jabatan Percetakan atau Kontraktor) 16. HASIL PELUPUSAN Hendaklah dipulangkan sebagai hasil kerajaan dan dihantar kepada PTJ masingmasing 17. TUGAS URUSETIA PELUPUSAN DI JABATAN/BAHAGIAN Menguruskan perlantikan Lembaga Permeriksa (Minta cadangan ahli dari Jabatan jika perlu) Minta Laporan Lembaga Pemeriksa daripada Lembaga yang telah dilantik. Perolehi kelulusan daripada Pegawai Pengawal / Pegawai yang telah diperwakilkan kuasa atau Kementerian Kewangan. Hantar peringatan jika kelulusan belum diterima. Sampaikan kelulusan kepada agensi untuk tindakan pelupusan. Susuli sehingga pelupusan selesai (Pastikan dalam tempoh 3 bulan) Pohon lanjutan pelupusan atau cara pelupusan lain jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh 3 bulan. Perolehi Sijil Pelupusan (Kew.300X) Hantar Sijil Pelupusan ke Bahagian Kewangan / Audit Negara. Pastikan rekod dikemaskini ( Catat di Daftar Harta Modal/Inventori/ Rekod Stok)

Laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian Pelajaran Malaysia tiap-tiap 3 bulan mengenai urusan pelupusan. 18. TINDAKAN PELUPUSAN SELEPAS MENDAPAT KELULUSAN 18.1. Pelupusan dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan 18.2. Sediakan 6 salinan Sijil Pelupusan Barang (Kew 300X) 18.3. Sediakan 6 salinan Sijil Saksi (bagi pelupusan secara dibakar, ditanam dan dibuang) 18.4. Hantarkan bersama Kew 300V kepada: i. Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia ii. Perbendaharaan Malaysia (Bhg. Pengurusan Perolehan Kerajaan) iii. Ketua Audit Negara iv. Pejabat Audit Sekolah Negeri v. Pengarah Pelajaran Negeri 18.5. Keluarkan barang dari stok 18.6. Pohon perlanjutan tempoh pelupusan atau cara lain jika pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh tersebut. 18.7. Hasil jualan harta benda yang dilupuskan perlu dikembalikan ke hasil kerajaan. 19. PELUPUSAN BAHAN-BAHAN BERCETAK Pihak-pihak yang berkuasa memberi kelulusan: Jabatan Akauntan Negara - Dokumen / borang kewangan yang telah digunakan Ketua Audit Negara - Dokumen / borang kewangan yang belum digunakan Arkib Negara - Dokumen Am / Buku / Fail Bahan bercetak yang mengandungi unsur-unsur seperti berikut perlu dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan: Maklumat / unsur keselamatan Dokumen terhad, sulit, rahsia Lesen, permit Borang dengan maklumat peribadi orang ramai

20. PELUPUSAN DOKUMEN KEWANGAN Dokumen Kewangan yang disenaraikan seperti di Lampiran M A.P. 150 Buku Tunai / Baucer Bayaran (Tempoh menyimpan 7 tahun selepas penutupan akaun terakhir sekiranya tiada kes teguran audit) Resit pendua ( Tempoh menyimpan 3 tahun ) Daftar Kutipan Harian / Buku Bayaran Pos ( Tempoh menyimpan 1 tahun ) Kaunterfoil cek ( Selepas pengauditan tahun berkenaan ) Boleh dimusnahkan tetapi perlu mendapat kelulusan : Jabatan Akauntan Negara, Bahagian Perkhidmatan Audit Dalam dan Kawalan, Tingkat 16 & 23, Plaza Pengkalan, Batu 3, Jalan Ipoh, 51100 Kuala Lumpur (u.p: Pemusnahan Dokumen) dengan terlebih dahulu mendapat pengesahan Ketua Audit Negara dan Ketua Pengarah Arkib Negara ( Permohonan dari luar Kuala Lumpur pengesahan adalah dari Audit Negara dan Arkib Negara Cawangan Negeri masing-masing. Pengesahan tambahan dari Badan Pencegah Rasuah, Pegawai Keselamatan Kerajaan dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu) Pengakuan Jabatan bahawa dokumen yang hendak dimusnahkan tidak lagi mempunyai hal kewangan/perakaunan yang belum selesai dan bebas dari penyiasatan pihak-pihak lain seperti Audit Dalam Kementerian, Badan Pencegah Rasuah, Pihak Berkuasa Polis, Mahkamah dan pihak-pihak yang berkaitan. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) boleh menghantar wakil untuk pemeriksaan ke atas dokumen yang hendak dimusnahkan samada sebelum kelulusan dan/atau selepas kelulusan. JANM juga boleh menghantar wakil untuk penyaksian semasa pemusnahan. KESIMPULAN Pengetua/Guru Besar perlu memastikan aset sekolah digunakan dengan cara terbaik dan optimum. Dengan cara ini dapat mengelakkan pelupusan dibuat sebelum

tempoh aset perlu dilupuskan. Bagi aset yang tidak boleh digunapakai lagi sememangnya perlu dilupuskan melalui tindakan pelupusan mengikut tatacara yang ditetapkan. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dibuat oleh pihak sekolah, kemungkinan pembaziran dan kerugian akan berlaku. Pelupusan perlu dibuat terhadap aset yang sudah tidak boleh digunakan bagi mengelakkan berlakunya kehilangan dan kerosakan berterusan yang tidak ekoomik lagi kepada jabatan. Dengan cara ini beban tanggungjawab dapat dikurangkan serta boleh meningkatkan lagi tahap pencapaian kerja dari semasa ke semasa. Manakala hasil pelupusan boleh dimasukkan balik ke akaun hasil kerajaan.