Fase Direction

Perencanaan Strategis
Sistem Informasi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Alif Ahmad Syamsudduha, S.T., M.MSI.
Fase  Proses Perencanaan Strategis Sistem Informasi dilakukan melalui
empat fase yakni :
Perencanaan 1. Visioning Phase
Strategis 2. Analysis Phase
Sistem 3. Direction Phase
Informasi 4. Recommendation Phase
  Fase ini merupakan fase untuk mengembangkan arah dari SI
organisasi, dan identifikasi peran SI berada di masa depan untuk
memenuhi kebutuhan bisnis.
 Dasar fase ini adalah informasi pemahaman mengenai arah bisnis
dan situasi SI saat ini, yang merupakan hasil dari kedua fase
Fase Direction sebelumnya.
 Dalam Fase Direction terdapat 3 aktivitas utama, yaitu :
1. Mengembangkan Visi dan Arah SI
2. Mengembangkan rencana SI
3. Identifikasi proyek SI
Fase Direction
Aktivitas Fase
Direction
  Sebelum mengidentifikasi kebutuhan teknis terlebih dulu perlu
dibangun arah SI berdasarkan arah bisnis dengan melakukan
Mengembang beberapa aktivitas berikut :
kan Visi dan 1. Mengembangkan Visi dan Misi SI
Arah SI 2. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI
3. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI
4. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI
 1. Mengembangkan Visi dan Misi SI
Aktivitas
Mengembang  Setelah menampilkan arah bisnis dan situasi lingkungan SI saat ini
kepada departemen SI dan steering committee SI, mulailah bersama
kan Visi dan mengembangkan pernyataan arah SI organisasi.

Arah SI  Putuskan apa yang penting untuk dikembangkan bagi lingkungan

dan organisasi.
 1. Mengembangkan Visi dan Misi SI

 Visi adalah pernyataan singkat mengenai “dimana SI ingin berada

dan ingin menjadi seperti apa”.
 Kembangkan SI dengan melihat visi dan sasaran organisasi dan
Aktivitas identifikasi bagaimana SI dapat membantu organisasi.

Mengembang  Hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan visi SI :

 Visi harus dapat mengidentifikasi kemana arah dan akan menjadi apa
kan Visi dan  Visi dapat menyampaikan harapan dan keinginan, serta menyediakan
gambaran dari masa depan yang diinginkan
Arah SI  Visi membantu semua staff untuk melihat bagaimana mereka dapat
berkontribusi dan menyediakan panduan untuk pengambilan
keputusan sehari-sehari
 Fokus pada apa yang ingin dicapai organisasi, bukan apa yang ingin
dihilangkan
 Fokus pada hasil akhir, bukan proses untuk menuju kesana
 Visi harus diuji pada waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahun
 1. Mengembangkan Visi dan Misi SI

 Misi merupakan pernyataan singkat atas apa yang dilakukan organisasi.

Termasuk di dalamnya pernyataan mengapa SI organisasi ada, ada
dalam bisnis apa, dan apa tujuan dan fungsi yang diberikan kepada
organisasi.
Aktivitas  Lihatlah kepada Misi organisasi untuk menentukan tema dan
pernyataan misi SI
Mengembang  Hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan misi SI :
 Misi merupakan pernyataan tujuan organisasi SI, contoh, alasan adanya
kan Visi dan kelompok SI
 Misi menjawab pertanyaan “mengapa” dan bukan hanya menjelaskan apa
Arah SI yang dilakukan
 Misi mengklarifikasi apa bisnis dari kelompok dari sudut pandang konsumen
 Misi harus jelas, singkat, informatif, menarik, dan menginspirasi
 Tunjukkan apa yang dilakukan organisasi, apa yang diberikan ke konsumen,
apa layanan yang disediakan, dan apa yang membedakan dengan organisasi
lain
 Misi harus diuji untuk periode waktu tertentu dan diperbaharui setiap
tahunnya
 2. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI

 Tujuan menyatakan bagaimana SI organisasi akan mencapai visi dan

misi.
 Contoh :
Aktivitas  Selaraskan proyek dan prioritas SI dengan prioritas dan arah bisnis
 Departemen SI akan menyediakan dukungan, panduan dan saran
Mengembang untuk semua area bisnis
 Departemen SI akan merancang sistem untuk mempermudah
kan Visi dan optimalisasi produktivitas bisnis
 Terapkan solusi terbaik bisnis dengan fokus pada kepuasan konsumen
Arah SI  Kembangkan sistem yang mendukung pertumbuhan dan tujuan
keuntungan dari perusahaan
 Dukung sasaran dan tujuan organisasi dengan menyediakan teknologi
manajemen informasi, sistem dan layanan yang memenuhi kebutuhan
bisnis
 Komunikasikan dan eksekusi visi dan perencanaan strategis SI
organisasi
 2. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI

Aktivitas  Setelah menetapkan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan

Mengembang dan misi SI, kembangkan perincian dari cara tersebut dalam strategi.
 Nyatakan strategi dengan jelas dalam perencanaan strategis.
kan Visi dan  Strategi merupakan pernyataan yang akan memandu dalam
Arah SI pemilihan kebijakan dan penentuan arah di masa depan.
 Strategi digunakan sebagai alat untuk menilai solusi alternatif ketika
menjalankan pilihan.
 2. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI

 Contoh Strategi :
 Steering Committee SI akan memandu arah dan prioritas SI
Aktivitas  Steering Committee SI akan melayani user sistem sebagai konsumen
dan berpartisipasi dalam peningkatan proses bisnis pada area bisnis
Mengembang  Steering Committee SI akan menerapkan dan merancang sistem demi
kemudahan penggunaan. Sistem akan dirancang untuk meningkatan
kan Visi dan produktivitas end-user.

Arah SI
 Steering Committee SI akan menyediakan alat yang memungkinkan
untuk kemudahan akses informasi
 Personal : Steering Committee SI perlu untuk mengembangkan
pertumbuhan karir untuk pegawai SI sehingga dapat terus
meningkatkan dirinya untuk menyediakan solusi bagi bisnis
 Teknis : organisasi SI harus dapat mengikuti teknologi masa kini dan di
masa depan sehingga dapat memberikan manfaat bagi bisnis
Aktivitas
Mengembang
kan Visi dan
Arah SI
 3. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI

 Mengukur kinerja SI menjadi area yang butuh perhatian dan

Aktivitas penekanan khusus. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai
pendekatan seperti balanced scorecard, matriks SI, dll
Mengembang  Untuk menetapkan matriks pengukuran yang terintegrasi dengan
arah SI dan Balanced Scorecard perlu dilakukan beberapa hal seperti :
kan Visi dan  Review setiap pernyataan pada visi, misi, tujuan dan strategis SI bersama
dengan tim manajemen SI atau steering committee.
Arah SI  Review daftar panjang yang ditemukan untuk dikategorikan
 Identifikasi frekuensi bagaimana matriks akan diukur, misalnya perbulan,
per-kuartal atau pertahun
 Identifikasi target masing-masing matriks
Aktivitas 4. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI
Mengembang  Tinjau kembali arah SI bersama departemen SI dan steering
kan Visi dan committee SI.

Arah SI  Perbaharui area yang membutuhkan perubahan dan penambahan

 4. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI

 Contoh review pernyataan arah SI :

1. Financial(Keuangan)
 Berapa dana organisasi yang dihabiskan untuk SI?
 Dimana dana dihabiskan?

Aktivitas  Berapa budgetnya dan bagaimana perbandingan dengan kenyataan

sebenarnya?
2. Customer(Konsumen)
Mengembang  Bagaimana kinerja SI menurut konsumen eksternal dan internal?
 Bagaimana tingkat kepuasan konsumen?
kan Visi dan 3. InternalProcess (Proses Internal)
 Seberapa baik formalisasi, dokumentasi,pematuhan, dan pengukuran proses
Arah SI SI?
 Bagaimana SI berdampak pada proses bisnis?
 Bagaimana eksekusi proses SI jika dibandingkan dengan standar pada
industri?
4. Organizational Learningand People (Pembelajaran Organisasi)
 Apa kemampuan SI organisasi untuk belajar dan meningkatkan diri?
 Seberapa baik SI mengikuti perkembangan teknologi?
 Apa kemampuan dan pelatihan yang dibutuhkan?
  Aktivitas yang dilaksanakan pada tahap ini :
1. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis
2. Mengembangkan arah E-Bisnis
Mengembang 3. Mengembangkan arah infrastruktur teknis

kan rencana SI 4. Mengembangkan arah organisasional

5. Mengembangkan arah proses SI
6. Mengembangkan proses prioritas
7. Review dan konfirmasi Rencana SI
 1. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis

 Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi arah yang spesifik

untuk area aplikasi bisnis.

Aktivitas  Mulai dari mengidentifikasi prinsip yang akan memandu aplikasi

bisnis. Prinsip tersebut merupakan refleksi dari budaya dan nilai
Mengembang secara umum. Prinsip menyediakan panduan untuk keputusan
dan investasi SI di masa depan.
kan rencana SI  Setelah prinsip/asas aplikasi bisnis diidentifikasi, buat garis besar
arah spesifik untuk aplikasi bisnis dan rencana atas bagaimana
untuk mencapai arah tersebut.
 Terakhir, buat daftar area spesifik yang harus diubah untuk
mencapai arah aplikasi bisnis. Pada bagian ini, bukan lagi sebuah
proyek tetapi kumpulan proyek.
 2. Mengembangkan arah E-Bisnis

 Aspek penting untuk dibahas dalam arah aplikasi dan infrastruktur

teknis adalah arah e-bisnis. Agar efektif, aplikasi e-bisnis harus
dirancang dari kebutuhan eksternal organisasi.
 Review informasi yang didapatkan dari fase pertama, dimana telah
Aktivitas diidentifikasi konsumen dan stakeholder, kebutuhan mereka, dan
proses pelaksanaan bisnis dalam organisasi. Kemudian, juga telah
Mengembang diidentifikasi visi dan misi organisasi. Selanjutnya, identifikasi garis
besar dari arah e-bisnis :
kan rencana SI  Strategi e-bisnis : bagaimana organisasi ingin memanfaatkan web?
Bagaimana organisasi dapat menggunakan teknologi web untuk
memperkuat atau meningkatkan nilai?
 Kesempatan e-bisnis : untuk setiap stakeholder, identifikasi kesempatan
spesifik e-bisnis dengan meninjau setiap langkah pada proses dan
bagaimana organisasi ngin menambah nilai. Identifikasi cara spesifik untuk
menggunakan teknologi web.
 Kelompokkan berbagai kesempatan e-bisnis
 3. Mengembangkan arah infrastruktur teknis

 Seiring berkembangnya lingkungan SI di masa depan, panambahan

elemen dalam arsitektur komputasi penting untuk menjamin bahwa
Aktivitas semua kompnen akan terus bekerja bersama.

Mengembang  Perbaharui arsitektur SI agar sejalan dengan perkembangan dan

perubahan teknologi.
kan rencana SI  Selesaikan masalah kebutuhan bisnis terlebih dahulu sebelum
mempertimbangkan teknologi yang akan digunakan.
 Lihatlah misi dan tujuan SI yang telah dikembangkan sebelumnya,
tetapkan apa kebutuhan teknis yang penting untuk memenuhi
kebutuhan bisnis.
 4. Mengembangkan arah organisasional

 Arsitektur layanan memberikan gambaran spesifikasi proses SI dan

orang yang dibutuhkan untuk mendukung sistem bisnis dan arsitektur
Aktivitas komputasi.
 Arsitektur layanan terdiri dari :
Mengembang  Proses : fungsi utama dari manajemen SI organisasi

kan rencana SI 

Manusia/orang : paraktik rekrutmen, pengembangan dan kompensasi
Organisasi : struktur internal dari manajemen SI organisasi
 Budaya : nilai yang dipertahankan dalam manajemen SI
 Teknologi : karakteristik dari teknologi yang diterapkan
 Matriks : metode untuk menyediakan dan menjamin kualitas
 5. Mengembangkan arah proses SI

Aktivitas  Mulai dengan mengidentifikasi prinsip untuk arah proses SI.

Mengembang  Selanjutnya, review setiap proses SI dan identifikasi sebagai
prioritas high, medium atau low. Setiap proses diberikan satu PIC
kan rencana SI yang bertanggung jawab terhadap proses.
 Identifikasi proyek spesifik yang harus dicapai dalam proses.
Termasuk untuk meningkatkan proses.
 6. Mengembangkan proses prioritas

 Proyek SI harus selaras dengan tujuan bisnis melalui prioritas.

 Penentuan prioritas dapat berdasarkan pada kriteria berikut :
Aktivitas  Ketidakpuasan user dengan sistem yang ada saat ini, yang telah
dilaporkan melalui survei dan wawancara
Mengembang  Manfaat bisnis potensial dan keselarasan dengan tujuan bisnis
 Jumlah area yang akan mendapatkan manfaat
kan rencana SI  Jumlah sistem yang ada saat ini yang akan diganti
 Berikut merupakan proses untuk prioritas proyek :
 Prioritas menurut tujuan bisnis
 Prioritas menurut ranking
 Prioritas menurut kritera bisnis
 7. Review dan Konfirmasi Rencana SI

Aktivitas  Tinjau kembali rencana untuk masing-masing area dan proses

pemberian prioritas dengan steering committee SI.
Mengembang  Hal ini merupakan poin penting dalam proses perencanaan. Ini
kan rencana SI akan berguna untuk memiliki arah umum dari aplikasi bisnis,
infrastruktru teknis, organisasi dan proses yang telah
didiskusikan dan disetujui sebelum mengembangkan rincian
prioritas, estimasi biaya dan rencana proyek.
  Setelah rencana umum disetujui, selanjutnya mengidentifikasi
proyek SI secara spesifik.

Identifikasi  Aktivitas yang dilaksanakan pada tahap ini :

proyek SI 1. Estimasi/perkiraan biaya SI

2. Identifikasi manfaat bisnis
3. Prioritas proyek SI
4. Review dan konfirmasi Proyek dan Prioritas SI
 1. Estimasi/perkiraan biaya SI

 Untuk setiap proyek, perkirakan keseluruhan biayanya. Tergantung

pada budaya organisasi dan kematangan dari proses perencanaan,
perkiraan biaya ini dapat bervariasi dan rinci.
 Biaya yang lengkap harus dapat mengidentifikasi :
Aktivitas  Biaya hardware

Identifikasi  Biaya software (termasuk komponen seperti, biaya perawatan dalam

tahun pertama, pajak, dll)

proyek SI  Biaya sumberdaya SI internal

 Biaya sumberdaya bisnis internal
 Biaya konsultasi eksternal
 Pelatihan SI
 Pelatihan User
 Biaya perjalanan
 Biaya Business Process Reengineering
 2. Identifikasi manfaat bisnis

 Sama halnya biaya, perlu juga untuk mengidentifikasi manfaat

bisnis dari proyek SI. Ingat bahwa manfaat nyata yang didapatkan
Aktivitas harus ditinjau setelah implementasi proyek untuk menjamin bahwa
manfaat proyek terrealisasi.
Identifikasi  Contoh manfaat :
proyek SI 

Penghematan operasional SI
Efisiensi sumber daya
 Kepuasan konsumen
 Peningkatan penjualan
 Arus kas
 3. Prioritas proyek SI

Aktivitas  Selanjutnya prioritaskan proyek bersama dengan steering

committee SI menggunakan metode yang telah ditentukan
Identifikasi sebelumnya.
 Setelah proses pemberian prioritas selesai, lalu seimbangkan
proyek SI dengan sumber daya proyek yang dimiliki untuk menentukan
seberapa jauh daftar proyek dapat dicapai tahun depan.
 Alokasi sumberdaya yang dbutuhkan untuk proyek secara efisien.
Aktivitas 4. Review dan konfirmasi Proyek dan Prioritas SI

Identifikasi  Tinjau Kembali hasil proses identifikasi proyrk serta tampilkan

informasi ini kepada pihak yang terlibat dalam proses perencanaan,
proyek SI termasuk steering committee SI, SI organisasi, dan komite eksekutif.
 “Selesai”
“Terima Kasih”
“Sampai Jumpa dipertemuan Selanjutnya ”