BAB 1: PENGURUSAN

Latihan 1
-Huraikan 4 fungsi pengurusan? (8m)
Jawapan:
Perancangan
Pengurus perlu menetapakan matlamat yang ingin dicapai . Pengurus perlu
membentuk langkah dan strategi untuk mencapai matlamat. Perancangan yang
strategik dan efisien membantu sesebuah organisasi mencapai matlamat yang
disasarkan.

Perngoorganisasiani
Proses penyusunan tugas dan pembahadian sumber yang mencukupi untuk
melaksanakan pelan tindakan yang dirancang. Pengagihan tugas secara
sistematik perlu dilaksanakan. Carta organisasi yang lengkap memudahkan staf
memahami tugas masing-masing.

Kepimpinan
Gaya kepimpinan yang bersesuaian dengan tahap pemikiran para pekerja perlu
ditekankan.

Pengawalan
Aktiviti pemantauan bagi memastikan segala tugas yang telah dirancang berjalan
untuk mencapai matlamat. Aktiviti pengawalan penting bagi menggelakkan
berlakunya penyelewengan tugas dan bagi memastikan standart dan mutu
keluaran dikekalkan

1
Latihan 2
-Huraikan 3 peranan seorang pengurus? (6m)
Jawapan:
Peranan Antara Perorangan
Peranan pengurus sebagai individu yang mempunyai kuasa dengan pihak lain.
Pengurus perlu sentiasa memantau, menyebar maklumat dan menjadi jurucakap
dalam organisasi.

Pembuat Keputusan
Maklumat yang mencukupi membolehkan pengurus membuat keputusan yang
terbaik.pengurus berperanan menwujudkan idea baru yang inovatif dalam
pengeluarkan barang.

2
Latihan 3
-Huraikan 3 sebab pengurus perlu membuat perancangan dalam
perniagaan? (6m)
Jawapan:
Menentukan Matlamat
Pengurus perlu membuat perancangan dalam perniagaan dengan menetukan
matlamat organisasi. Matlamat boleh ditetapkan dengan menganalisis
kelemahan, kekuatan, peluang dan ancaman(SWOT) organisasi.

Menyelaraskan Sumber
Penyelarasan sumber dapat menjimatkan kos dan mengelakkkan pembazirkan.

Mengukur Prestasi Pencapaian

Matlamat yang ditetapkan dijadikan sebagai pengukur prestasi penmcapaian
sesebuah organisasi. Rancangan perniagaan akan dibanding dengan perniagaan
sebenar bagi menentukan sama ada matlamat berjaya atau tidak.

3
Latihan 4
-Huraikan kemahiran-kemahiran yang perlu ada pada seoarng pengurus?
(10m)
Jawapan:
Konseptual
Kemahiran untuk berfikir dan menganalisis sesuatu situasi atau masalah dengan
baik. Kemahiran ini membolehkan pengurus melihat organisasi secara
menyeluruh.

Kemahiran Kemanusiaan
Merupakan kebolehan untuk menwujudkan perhubungan yang baik sesama
manusia dengan berkesan. Kemahiran ini sangat penting kapada pengurus kerana
pengurus dijadikan pemimipin didalam sebuah pasukan.

Kemahiran Teknikal
Kemahiran ini merujuk kepada kecekapan dan kebolehan khusus yang dimiliki
oleh seorang pengurus dalam bidang pengetahuan dan aktiviti yang melibatkan
penggunaan kaedah, proses dan tatatcara tertentu.

Kemahiran Mengurus Masa

Kebolehan untuk menyempurnakan kerja yang diberikan pada masa yang
ditetapkan. Pengurus yang memepunyai kemahiran ini dapat mengurus masanya
dengan bijak.

Kemahiran Pembuatan Keputusan

Kebolehan untuk membuat keputusan yang tepat dan bijak dalam usaha
menyelesaikan sesuatu masalah. Pengurus berkebolehan dalam menganalisis
semua pilihan dan memilih keputusan yang baik.

4
Latihan 5
-Huraikan lima kepentingan perancangan? (10m)
Jawapan:
Menetukan hala tuju perniagaan
Dengan membuat analisis persekitaran dalam dan analisis persekitaran luaran
organisasi pengurus dapat membuat perancangan yang lengkap dan sesuai.
Konsep SWOT iaitu analisis kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman boleh
diaplikasikan dalam membentuk matlamat organisasi.

Meyelaraskan Sumber
Mengenalpasti kualiti sumber yang diperlukan dan mengagihkan sumber dengan
cekap. Keutamaan pangurus dalam aspek ini dapat meminimumkan kos dan
menwujudkan sumber berganda dalam organisasi.

Mengukur Prestasi
Penilaian pencapaian perniagaan dari semasa ke semasa penting untuk
mengetahui prestasi organisasi. Perbandingan mudah dilakukan berdasarkan
pencapaian piawai dan pencapaian sebenar.

Garis panduan dalam pembuatan keputusan menggunakan perancangan strategik

tersebut sebagai asas membuat keputusan. Keputusan yang selaras dengan
matlamat akan dapat dicapai.

Tindakan Pembaikan
Pemantauan dengan membua perbandingan antara pencapaian sebenar dan
perancangan. Pembaikan dapat dilaksanakan dengan mengenalpasti kekurangan
dan punca kesilapan.

5
-Senaraikan lima langkah dalam proses perancangan? (5m)
Jawapan:
Menentukan matlamat organisasi

Menganalisis persekitaran perniagaan

Membentuk alternatif

Menilai alternatif

Memilih alternatif

6
Latihan 6
-Terangkan 3 peranan seorang pengurus seperti yang diterangkan oleh
Hendry Mintzberg (6m)
Jawapan:
Peranan Antara Perorangan
Peranan pengurus sebagai individu yang mempunyai kuasa dengan pihak lain.
Pengurus berperanan perorangan adalah pemimpin yang mempunyai gaya
kepimpinan dan mampu mempengaruhi pekerjanyal.

Peranan Bermaklumat
Pengurus perlu mengawasi perkembangan dalam sesuatu organisasi dengan
menyampaikan maklumat yang diperoleh dengan jelas dan terang kepada
pekerja. Pengurus berperanan menyampaikan maklumat organisasi kepada pihak
luar seperti pelanggan.

Pembuat Keputusan
Pengurus haruslah memebuat sesuatu keputusan dengan teliti supaya tidak
berlakunya kesilapan. Keputusan yang dibuat haruslah optimis, kreatif dan
inovatif dalam usaha meningkatkan prestasi perniagaan.

7
-“Pengurus yang berkesan, pengurus yang cekap”
Jelaskan penyataan tersebut. (6m)
Jawapan:
Pengurus yang berkesan adalah pengurus yang berjaya mencapai matlamat yang
ditetapkan dengan melaksanakan kerja yang betul.

Pengurus yang berkecekapan adalah pengurus yang dapat memaksimumkan

pendapatan tanpa pembaziran dengan kos minimum.

Pengurus membuat kerja dengan betul berdasarkan perancangan dan matlamat.

Pengurus yang berkecekapan semestinya pengurus yang berkesan.

8
Latihan 7
-Jelaskan maksud perorganisasian & nyatakan 3 kepentingannya kepada
sesebuah negara (5m)
Jawapan:
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan dan pengagihan sumber manusia
serta sumber-sumber lain untuk melaksanakan tugas atau aktiviti agar dapat
mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi dengan cekap dan
berkesan.

Perorganisasian dalam organisasi sangat penting untuk menyelaraskan tugas-tugas

antara jabatan. Pengorganisasian penting dalam memebentuk carta organisasi yang
menunujukkan rantaian arahan. Pengorganisasian dapat membentuk struktur
organisasi dari peringkat atas ke bawah.

9
-Jelaskan maksud penjabatan mengikut fungsi & lakarkan carta organisasi
penjabatan mengikut fungsi yang mengandungi 3 buah jabatan.

Jawapan:

Penjabatan mengikut pengelompokkan mengikut fungsi asa pengorganisasian,

pemasaran, pengurusan, kewangan, dan sumber manusia.

PENGURUSAN
JABATAN

PENGURUS
PENGURUSAN PENGURUS
PENGELUARA
PEMASARAN KEWANGAN
N

PENYELIA PENYELIA PENYELIA

10
Latihan 8
Kuraikan secara ringkas tiga konsep pengorganisasian berikut:
i. Autoriti
ii. Tanggungjawab
iii. Akautibiliti
(6m)
Jawapan:
Autoriti
Autoriti merupakan hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan yang
diperolehi oleh pengurus. Autoriti membolehkan pengurus mengarah dan
menurunkan kuasa kepada pihak pekerja. Autoriti terbahagi kepada autoriti lini
dan autoriti staf.

Tanggungjawab
Kewajipan seorang pekerja atau pengurus malakukan kerja yang telah diberikan
dengan sebaik mungkin. Kerja atau tanggungjawab yang dipegang oleh seseorang
itu adalah berdasarkan penjawatan dan juga kemahiran.

Akautibiliti
Wujud apabila seseorang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tugas dan
seterusnya menerima kesan positif atau negatif daripada pelaksanaan tugas
tersebut.

11
Latihan 9
-Huraikan konsep pemusatan dan pemencaran. (4m)
Jawapan:
Pemusatan autoriti merupakan hak membuat keputusan ditumpukan pada seorang
individu sahaja. Biasanya individu yang berjawatan tinggi seperti
pengurus .Pengurus yang menjalankan autoriti pemusatan dapat mengawal
pelaksanaan aktiviti dengan lebih terkawal.

Pemencaran autoriti merujuk kepada hak membuat keputusan dan mengambil

tindakan diagihkan kepada bahagian-bahagianyang bertanggungjawab. Autoriti
tertinggi masih dipegang oleh pengurusan atasan.

12
Latihan 10
-Maksud kepimpinan.
Jawapan:
Kepimpinan merupakan kemampuan seseorang menjadi ketua kepada orang
bawahannya dalam usaha mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh
sesebuah organisasi.

-Huraikan kepentingan kepimpinan dalam pengurusan.

Mempengaruhi Pekerja
Pekerja akan dipengaruhi oleh kepimpinannya supaya aktiviti dapat dilaksanakan
dengan berkesan dan efektif.

Menjadi Teladan Untuk Pekerja

Ciri-ciri kepimpinan dalam diri seorang pengurus menjadi teladan kepada pekerja.
Pemimpin yang memepunyai nilai-nilai kepimpinan menjadi simbol kegigihan,
keazaman dan keyakinan bagi pekerja.

Membantu Ketua Mengurus Secara Berkesan

Pengurus harus berupaya membentuk satu pasukan yang mantap dan memberi
rangsangan kepada pasukan untuk bertindak agar matlamat organisasi dapat
dicapai.

Mempunyai Autoriti Untuk Mengarah

Pengurus mempunyai autoriti untuk mengambil tindakan atau membuat sesuatu
keputusan. Pengurus juga harus mempunyai kuasa pengaruh supaya tindakan dan
keputusan diikuti pengurus.

13
Latihan 11
-Jelaskan jenis kuasa pemimpin yang berikut
i. Kuasa sah
ii. Kuasa desakan
iii. Kuasa ganjaran
(6m)
Kuasa Sah
Kuasa yang diperoleh pemimpin melalui sumber jawatan yang dimiliki. Kuasa yang
dimiliki oleh seorang pemimpin adalah bersandarkan aktiviti organisasi.

Kuasa Ganjaran
Keupayaan seorang pemimpin memberi ganjaran kepada para pekerja yang
berjaya mencapai matlamat organisasi. Kuasa ini digunakan untuk memberi
motivasi kepada pekerja untuk mencapai matlamat.

Kuasa Desakan
Kuasa pemimpin untuk memaksa para pekerja agar mematuhi keputusan dan
tindakan pemimpin. Kuasa ini dikenakan kepada pekerja yang gagal mematuhi
arahan yang diberikan.

14
Latihan 12
Huraikan perbezaan antara pemimpim formal dengan pemimpin tidak
formal dari segi jawatan, kuasa, pengiktirafan dan sumber kuasa.(8m)
Jawapan:
Jawatan
Pemimpin formal mendapatkan jawatan berdasarkan kelayakan yang ditetapkan
secara rasmi dalam organisasi. Pemimpin tidak formal pula mendapatkan jawatan
berdasarkan sokongan tidak rasmi secara rasmi secara bersama dalam sesuatu
kumpulan.

Kuasa
Pemimpin yang formal kuasa mengarah dan membuat keputusan berdasarkan
kenyataan rasmi buku panduan tugas yang ditetapkan. Pemimpin tidak formal
memperoleh kuasa berdasarkan persetujuan sesuatu kumpulan berdasarkan
kesesuaian menjadi tempat rujukan.

Pengiktirafan
Pemimpin formal mempunyai jawatan yang diiktiraf secara rasmi dan termaktub
dalam hieraki perjawatan. Pemimpin tidak formal mendapat jawatan yang tidak
diiktiraf secara tidak rasmi kerana hanya mendapat sokongan daripada pengikut
sahaja.

Sumber Kuasa
Pemimpin formal mempunyai kuasa yang berpunca daripada kuasa sah yang ada
dalam organisasi. Pemimpin tidak formal mendapat kuasa daripada pihak yang
mengiktirafnya sebagai pemimpin.

15
Latihan 13
-Terangkan sifat-sifat pekerja mengikut teori X dan Y oleh Douglas
McGregor?
Jawapan:
Sifat-sifat pekerja mengikut teori X
Sifat pekerja mengikut teori X ialah tidak suka bekerja dan pemalas. Pekerja jenis
ini tidak mengambil berat tentang organisasi dan hanya memetingkan diri sendiri
sahaja. Pekerja mengikut teori X perlu dipaksa, diarah dan diancam oleh ketua
untuk menjalankan tanggungjawab yang diberi.

Sifat pekerja mengikut teori Y

Pekerja bersifat teori Y rajin, sangat bertanggungjawab dan bersedia menghadapi
cabaran. Pekerja ini cuba membina minat terhadap kerjanya dan bekerja
bersungguh-sungguh dalam mencapai matlamat organisasi. Pekerja ini senang
bekerjasama dengan rakan-rakan dan lebihproduktif dalam melakukan kerja
tanpa dipaksa atau disuruh oleh ketua.

16
-Apakah gaya kepimpinan yang sesuai untuk pekerja berdasarkan teori
X dan Y. (8m)
Jawapan:
Pekerja yang berteori X sesuai diurus denagn gaya kepimpinan autokratik. Pekerja
teori X yang bersikap nagatif seperti malas, tidak bertanggungjawab perlu
dipaksa, diarah dan dikawal. Oleh itu, pengurus mestilah bersikap tegas dan serius
dalam mengawasi pekerja ini. Hanya deanagn cara tegas pengurus dapat
mendisiplinkan pekerjanya dan dapat memastikan aktiviti perniagaan dapat
berjalan lancar. Pengurus akan memeberikan hukuman kepada pekerja yang tidak
menjalankan tugas dan memberikan ganjaran kepada pekerja yang meningkatkan
prestasi.

Pekerja yang berteori Y sesuai dipimpim dan diurus dengan gaya demokratik.
Pekerja bersifap teoriY adalah pekerja yang lebih positif. Contohnya
bertanggungjawab, beriniasitif, suka pada pekerjaan yang dilakukan. Pengurus
memberi kepercayaan untuk mereka membentuk dan menyiapkan kerja agar
pekerja lebih kreatif dan tidak terdesak. Ketua akan memberikan peluang kepada
pekerja untuk membuat keputusan dan cadangan yang menjana idea dalam
melakukan aktiviti.

17
Latihan 14
Huraikan tanda pada diri seorang yang mangalami stres. (8m)
Jawapan:
Penurunan Tahap Kesihatan
Sesesorang yang mengalami stres akan berasa cepat letih, sentiasa sakit,
penurunan berat badan dan kurang berupaya menjalankan sesuatu tugas. Pekerja
yang stres ini tidak dapat meningkatkan produktiviti.

Perubahan Tingkah Laku

Pekeraja yang mengalami stres akan mengalami ketidakstabilan emosi. Mereka
akan menunjukkan cepat marah dan tidak dapat mengawal perasaan.

Penurunan Prestasi
Prestasi pekerja menurun dan pekerja kelihatan tidak bermaya. Pekerja juga
kelihatan tidak berminat untuk berkerja.

Perubahan Sikap
Tingkahlaku pekerja berubah dengan jelasnya. Contohnya keganasan,
kemurungan dan panas baran sentiasa ditunjukkan oleh pekerja ditempat kerja.

18
Latihan 15
-“Pemimpim juga adalah seorang pengurus, tetapi pengurus tidak
semestinya seorang pemimpim”
Bincangkan pernyataan ini? (10m)
Jawapan:
Peranan Pemimpim
Seorang pemimpin mempengaruhi pekerjanya supaya melakukan aktiviti dengan
bersemangat dalam mencapai matlamat organisasi. Pemimpin berperanan
memberi ransangan dan motivasi kepada pekerjanya untuk mencapai objektif
yang ditetapkan. Seorang pemimpim sentiasa berwawasan dan berpandangan
jauh dalam proses memandu dan memimpin pekerja kearah yang lebih
cemerlang. Seorang pemimpim sentiasa memahami diri sendiri dan mengetahui
kebolehan dan kemampuan pekerja-pekerjanya. Penting dalam merancang dan
melaksanakan segala aktiviti.

Peranan Pengurus
Pengurus sebagai perantara perhubungan menyampaikan maklumat tentang
rancang organisasi objektif organisasi kepada pekerja dengan berkesan. Pengurus
juga memberi arahan dan tunjuk ajar kepada pekerja supaya segala rancanagan
dapat dilaksanakan dengan tepat dan jelas. Peranan pengurus sebagai pendorong
kepada pekerja meningkatkan produktiviti. Pegurus juga sebagai penyelesai
masalah kepada segala kesulitan yang timbul dalam organisasi. Pengurus adalah
seorang usahawan sentiasa berusaha meningkatkan daya pemikiran yang kreatif
dan inovatif.

19
Latihan 16
-Huraikan maksud pengawalan dan jelaskan kepentingan pengawalan di
sesuatu organisasi? (5m)
Jawapan:
Pengawalan merujuk kepada proses pemantaun prestasi dan membandingkan
apa yang dirancangkan dan ditetapkan seterusnya mengambil tindakan bagi
memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut perancangan.

Kepentingan pengawalan adalah untuk mengelak berlakunya masalah

penyelewengan dari peringkat awal sehingga peringkat akhir semasa
perlaksanaan aktiviti. Pengawalan sangat penting dari segi memastikan kesilapan
atau penyelewengan tidak berulang lagi. Masalah penyelewengan sukar dielakkan
bagi aktiviti baru yang tidak ada rekod masa lepas/ lampau. Dalam keadaan ini,
pengawalan memebolehkan punca kesilapan atau penyelewengan dikenalpasti
dengan kadar segera. Pengawalan ialah satu kaedah yang sangat berguna untuk
mendapatkan maklum balas melalui pengawalan aktiviti yang telah berlaku dapat
direkod dan diguna sebagai garis panduan untuk aktiviti di masa hadapan.

20
Latihan 17
-Huraikan kaedah pengawalan yang boleh dilakukan dalam jabatan
pengeluaran? (10m)
Jawapan:
Proses pemantauan prestasi dan membandingkan apa yang dirancang dengan apa
yang ditetapkan dan mengambil tindakan bagi memastikan aktiviti organisasi
dilaksanakan mengikut perancangan . Terdapat tida jenis kaedah pengawalan:

Kaedah Awalan
Kaedah awalan dilaksanakan sebelum proses pengeluaran dilakukan. Kaedah
awalan ini memastikan semua bahan mentah mencukupi dan menepati kualiti
yang telah ditetapkan. Segala mesin dan peralatan mestilah disediakan dan
berada dalam keadaan yang baik dan selamat digunakan. Contohnya mesin, alat
pencetak. Mesin yang uzur dan rosak mesti diperbaiki dan diselenggarakan.

Kaedah Semasa
Kawalan semasa dilaksanakan ketika proses pengeluaran sedang berjalan ia
melibatkan tindakan pemulihan pembetulan dan pengubahsuaian sekiranya
berlaku kerosakan pada mesin. Bentuk kawalan ialah kawalan kualiti, kuantiti dan
prestasi segala kerosakkan yang menyebabkan aktiviti terencat dibaik pulih
dengan serta merta.

Kawalan Selepas
Dilakasanakan selepas sesuatu proses pengeluaran tamat. Melalui kaedah
kawalan ini organisasi mengetahui sama ada hasil sebenar menepati perancangan
yang telah ditetapkan dengan itu kecekapan dan keberkesanan sesuatu aktiviti
dapat dikenal pasti. Kawalan selepas memebolehkan tindakan pembetulan untuk
proses pengawalan masa akan datang. Contohnya pemerisaan terhadap kuantiti
dan kualiti produk yang dikeluarkan.

21