FAILURE MODE and EFFECT ANALYSIS

(FMEA)

INSTALASI RAWAT INAP

RSUD Dr. R Sosodoro Djatikoesoemo Bojonegoro

Tim Penyusun :

Ketua : Teguh Subagyo, S.Kep.Ns

Sekretaris : Yuni Harianti, AMK
Anggota : Ulifah, S.Kep.Ns
M. Sugiayanto, S.Kep.Ns

Topik : Proses Pemberian obat pasien rawat inap (dari tahap ordering sampai dengan obat diserahkan ke pasien)

Tujuan : - Mengenali kemungkinan kegagalan / kesalahan pada proses pemberian obat rawat inap

- Melakukan perubahan pola distribusi dan prosedur.

1
 Proses dan alur Pemberian obatpasien rawat inap :

Perawat Farmasi
Mengarsipkan & mengirimkan ke farmasi permintaan obat dari
Menyiapkan Dokter obat berdasarkan permintaan masing-masing unit perawatan
permintaan
Merekap rincian obat yang akan dipakai pasien di unit perawatan tersebut
Obat diserah terimakan dengan lembar permintaan dan tidak ada prosedur administrasi di Keperawatan
Dokter Menyimpan obat dengan yang jumlahnya ditentukan berdasarkan kebutuhan harian dan pemakaian pasien. Perawat :
Menulis permintaan obat pada status rawat inap pasien Identifikasi obat Perawat :
Jam pemberian obat tidak seragam dan mengikat Pemberian obat ke pasien

2
Kemungkinan kegagalan proses :
Dokter
 Tulisan sulit terbaca oleh
perawat
 Penulisan pesanan obat
Perawat
tidak mengacu pada
Formularium RS
 Perintah khusus (mis. ac,
pc, dc) bila tidak tertulis
maka ada potensi obat
tidak mencapai absorpsi
optimalnya.
 Potensi pemberian obat
yang sama dengan nama
yang berbeda, terutama
bila tahap ordering melalui
telpon dan atau pasien
rawat bersama >1 Dokter
 Salah membaca dosis obat Farmasi
 Permintaan obat dari
sehingga salah melakukan
permintaan ke Farmasi.
 Dokomentasi dan keamanan
obat stok ruangan kurang
terkelola dengan baik.
 Pengelolaan obat stok
ruangan kurang memadai
3
Perawat :
 Obat yang dikelola
beragam sehingga kontrol
obat kurang baik.
 Obat rusak karena
penyimpanan di ruang
perawatan dengan kondisi
ruang perawatan tidak Perawat :
terpenuhi sehingga ada suhu dan kelembaban tidak  Prinsip 5 BENAR
memadai
potensi pasien tidak tidak sepenuhnya
mendapatkan obat  Obat kedaluwarsa tercapai
diberikan ke pasien,
karena stok di Farmasi  Tidak ada double
tidak mencukupi  Salah menyiapkan obat check sebelum obat
dan dosis obat.
diberikan ke pasien.
 Salah menghitung dosis
obat pada saat menyiapkan
obat racikan.
 Tidak ada review
pemberian obat pasien
Menetapkan kemungkina penyebab dan tingkat keparahan dari efek kegagalan dengan menghitung Risk Prority Number :
No. Proses Failure Mode Cause Failure Effect failure S O D RPN
1. Ordering obat rawat inap oleh Tulisan tidak terbaca Tulisan Dokter tidak jelas dan Salah mendapatkan obat
5 2 1 10
Dokter sulit terbaca
Pesanan Dokter tidak lengkap Terburu-buru 5 2 1 10
untuk instruksi khusus Dokter mengasumsikan Perawat
5 3 2 30
sudah tahu.
Duplikasi obat oleh karena pesanan Tidak tau komposisi obat 5 4 2 40
dilakukan melalui ordering by Tidak tersedia Formularium RS
5 1 1 5
phone disetiap ruangan perawatan
2. Persediaan Ruah di Ruang Pesanan obat diterjemahkan oleh Sistem distribusi WFS tidak
Perawatan (WFS) dengan Perawat tanpa ada intervensi dari memungkinkan Farmasi
5 5 4 100
kendali dari Perawat Ruangan Farmasi melakukan interaksi langsung
masing-masing dalam pemberian obat pasien.
Petugas farmasi tidak siap dengan
5 2 2 20
beban kerja yang baru
Perawat merasa sistem ini cocok
karena ada persiapan obat di 5 3 2 30
masing-masing ruang perawatan.
Pengelolaan dan penyimpanan di Sistem FIFO/FEFO tidak berjalan
ruang perawatan sehingga besar kemungkinan obat 5 5 2 50
rusak dan kedaluarsa terpakai.
Kondisi suhu dan kelembaban di
masing-masing ruang perawatan
5 5 3 75
berbeda. Kestabilan obat
dipertanyakan dan obat rusak.
Lemari pendingin juga dipakai
5 2 1 10
untuk penyimpanan selain obat.
3. Serah terima obat dari Farmasi Salah memberikan obat karena Untuk obat dengan dosis ganda, 5 3 2 30
Rawat Inap ke masing-masing permintaan tidak jelas dan tidak keterangan tidak lengkap.
ruang perawatan. lengkap.

4
 Obat menumpuk di ruang Pengelolaan obat tidak dilakukan
perawatan, karena pengelolaan dengan baik, administrasi dan 5 5 3 75
yang kurang baik. pengawasan kurang.
4. Dispensing oleh Perawat Pesanan obat ditulis ulang di kartu Menulis ulang-ulang resiko salah
5 2 1 10
obat. karena pengulangan.
Jam bagi obat bervariasi dan tidak Belum ada kesepakatan jam bagi
5 4 3 60
mengikat obat yang mengikat.
Tidak ada kroscek ganda sebelum Perawat yang membagi obat ke
penyerahan obat ke pasien. pasien adalah perawat yang 5 2 3 30
menyiapkan obat itu sendiri.
5. Pemberian obat ke pasien Tidak ada kroscek ganda sebelum Perawat yang membagi obat ke
rawat inap penyerahan obat ke pasien. pasien adalah perawat yang 5 2 3 30
menyiapkan obat itu sendiri.
Tidak memberikan penjelasan
pada pasien tentang obat yang
diterima (kegunaan, cara pakai, 5 2 1 10
efek samping dan cara
penggunaan).
Salah menyerahkan obat ke
5 1 2 10
pasien.

5
Melakukan root cause analysis dari setiap kegagalan dengan RPN yang termasuk prioritas (range nilai RPN 45-75) :

Cause Failure RCA RTL Outcome PIC

Sistem distribusi WFS Asumsi bahwa sistem WFS adalah
tidak memungkinkan yang terbaik dan mendukung
Farmasi melakukan pelayanan keperawatan.
interaksi langsung dalam
pemberian obat pasien. Bila obat tidak tersedia di ruangan
keperawatan ditakutkan akan
menunda pemberian obat ke pasien.
Presentasi di rakor Keperawatan
untuk mulai mensosialisasikan
rencana perubahan sistem distribusi
obat
Menyiapkan usulan penambahan
tenaga farmasi dan tenaga sirkuler
untuk menunjang pelayanan farmasi
Perawat memahami model pilihan Ka Inst Farmasi,
untuk sistem distribusi obat Ka Bid Penunj Medis
Ada penambahan tenaga Farmasi Ka Bid Penunj Medis,
dan dilakukan orientasi dengan Ka Inst Farmasi,
jadwal terstruktur dan output terukur Ka sub bag HRD

Ada tenaga sirkuler farmasi rawat

inap dalam jumlah cukup sesuai
dengan beban pelayanan yang
dilakukan.

Training untuk tenaga sirkuler,

kegiatan administrasi, pengenalan
obat dan bagaimana mengelolanya.

Sistem FIFO/FEFO tidak Pengelolaan obat dilakukan hanya Melakukan penarikan kembali obat Ada sistem penarikan obat kembali Ka Inst Farmasi
berjalan sehingga besar guna memenuhi kebutuhan dan tidak yang tidak terpakai yang terstruktur dan ada evaluasinya.
kemungkinan obat rusak ada bahan evaluasi.
dan kedaluarsa terpakai. Dilakukan kegiatan penarikan obat
di seluruh unit/bagian/ruangan yang
melakukan pengelolaan obat dan alat
kesehatan diluar Inst Farmasi.
Melakukan penarikan kembali obat Tidak ada laporan KNC/KTD karena
yang mendekati expired date atau obat melampaui batas expired date.
sudah expired date untuk cegah
pemberian obat tersebut ke pasien.

6

Obat yang baru diambil dari farmasi
langsung digunakan tanpa kroscek
apakah masih ada obat serupa
dengan jangka waktu kedaluarsa
lebih panjang.
Kondisi suhu dan Ruangan penyimpanan obat di ruang
kelembaban di masing- perawatan tidak dikondisikan untuk
masing ruang perawatan hanya sebagai ruang penyimpanan
berbeda. Kestabilan obat obat.
dipertanyakan dan obat
rusak.
Lemari pendingin tidak hanya berisi
obat tapi juga makanan/minuman,
tidak ada termometer pengukur suhu
Pengelolaan obat tidak Tidak ada delegasi tugas khusus dari
dilakukan dengan baik, keperawatan untuk secara khusus
administrasi dan melakukan pengelolaan obat dan
pengawasan kurang. sistem pengawasannya.
Belum ada kesepakatan Ada asumsi obat tertentu bersifat
jam bagi obat yang obat khusus.
mengikat.
Perubahan sistem distribusi obat
pasien rawat inap
Penarikan obat dari ruang perawatan
Buat SLIP RETUR untuk pencatatan
obat dan alat kesehatan yang
dikembalikan.
Mengusulkan perlengkapan
termometer in-out untuk memantau
suhu lingkungan penyimpanan obat
di ruang perawatan.
Penataan obat diatur sedemikian
rupa untuk memastikan kestabilan
obat terjaga.
Surveilence kepatuhan perawatan
untuk tidak meletakkan
makanan/minuman di lemari
pendingin.
Pengambilan obat dan alat kesehatan
untuk persediaan di ruangan
perawatan disiapkan untuk
kebutuhan maksimal 3 hari.
Mengusulkan pada keperawatan
untuk memastikan jam bagi obat
yang sama dan mengikat.
7
Terjadi perubahan sistem distribusi
obat untuk pasien rawat inap.
Ada obat yang dikembalikan ke Ka Bid Keperawatan,
farmasi, dilakukan pencatatan Ka Ruang Perawatan
Ada blanko khusus SLIP RETUR Ka Inst Farmasi,
untuk pencatatan obat dan alat Ka Ruang Perawatan
kesehatan yang dikembalikan.
Ada termometer dan hidrometer Ka Inst Farmasi,
yang digunakan untuk memantau Ka Ruang Perawatan
suhu dan kelembaban ruangan
penyimpanan obat diruangan
perawatan.
Ada tempat penyimpanan khusus Ka Inst Farmasi
untuk obat-obat. Ka Ruang Perawatan
Lemari pendingin hanya berisi obat, Ka Ruang Perawatan
terpantau suhunya dan ada Ka Inst Farmasi.
pencatatan untuk bahan evaluasi.
Pengambilan obat menjadi bentuk Ka Ruang Perawatan
pengambilan harian. Ka Inst Farmasi.
Ada jam bagi obat yang seragam Ka Bid Keperawatan,
Ka Inst Farmasi
Rencana tindak lanjut yang telah disusun dan jangka waktu pelaksanaannya adalah sebagai berikut :
No. Rencana tindak lanjut Outcome Waktu PJ
1. Presentasi di rakor Keperawatan untuk mulai Perawat memahami model pilihan untuk Agustus – Sept 2020 Ka Inst Farmasi
mensosialisasikan rencana perubahan sistem sistem distribusi obat pasien rawat inap
distribusi obat.
2. Menyiapkan usulan penambahan tenaga Ada penambahan tenaga farmasi dan Agustus s/d Des 2020 Kabag TU
farmasi untuk menunjang pelayanan farmasi. dilakukan dengan jadwal terstruktur dan Ka. Instalasi Farmasi
output terukur
Ada tenaga pembantu farmasi rawat inap
dalam jumlah cukup sesuai dengan beban
pelayanan yang dilakukan.
Training untuk tenaga pembantu,
kegiatan administrasi, pengenalan obat
dan bagaimana mengelolanya
3. Melakukan penarikan obat kembali yang tidak Ada sistem penarikan obat kembali yang Agustus – Sept 2020 Ka Inst Farmasi
terpakai terstruktur dan ada evaluasinya
Dilakukan kegiatan penarikan obat
diseluruh unit/bagian/ruangan yang
melakukan pengelolaan obat dan alat
kesehatan diluar Inst Farmasi.
4. Melakukan penarikan kembali obat yang Tidak ada laporan KNC/KTD karena obat Agustus – Sept 2020
mendekati expired date atau sudah expired melampaui batas expired date
date untuk cegah pemberian obat tersebut ke
pasien.
5. Perubahan sistem distribusi obat pasien rawat Terjadi perubahan sistem distribusi obat Agustus – Sept 2020
inap untuk pasien rawat inap.
6. Penarikan obat dari ruangan perawatan. Ada obat yang dikembalikan ke farmasi, Agustus – Sept 2020
dilakukan pencatatan
7. Buat SLIP RETUR untuk pencatatan obat dan Ada blanko khusus SLIP RETUR untuk Agustus – Sept 2020 Ka Inst Farmasi.

8
 alat kesehatan yang dikembalikan pencatatan obat dan alat kesehatan yang
dikembalikan.
8. Mengusulkan termometer in-out untuk Ada termometer dan hidrometer yang Agustus – Sept 2020 Kabid Yanmed
memantau suhu lingkungan penyimpanan digunakan untuk memantau suhu dan
obat di ruangan perawatan. kelembaban ruangan penyimpanan obat
di ruangan perawatan.
9. Penataan obat diatur untuk memastikan Ada penyimpanan khusus untuk obat- Agustus – Sept 2020 Kabid Yanmed
kestabilan obat terjaga obat. Ka Inst Farmasi
10. Surveilence kepatuhan perawatan untuk tidak Lemari pendingin hanya berisi obat, Agustus – Sept 2020 Ka Bid Keperawatan,
meletakkan makanan/minuman di lemari terpantau suhunya dan ada pencatatan Ka Ruang Perawatan
pendingin. untuk bahan evaluasi.
11. Pengambilan obat dan alat kesehatan untuk Pengambilan obat menjadi bentuk Agustus – Sept 2020 Ka Bid Keperawatan,
persediaan di ruangan perawatan disiapkan pengambilan harian. Ka Inst Farmasi
12. Mengusulkan pada keperawatan untuk Ada jam bagi obat yang seragam. Agustus – Sept 2020 Ka Bid Keperawatan,
memastikan jam bagi obat yang sama dan Ka Inst Farmasi.
mengikat.

Kepala Instalasi Rawat Inap

Teguh Subagyo, S.Kep.Ns.,MM.Kes

Nip : 197507071996031003