BAB 16

KOMUNIKASI DALAM PENUGASAN ASURANS DAN

PELAKSANAAN PROSEDUR TINDAK LANJUT

Standar-Standar Komunikasi

2330 – Documenting Information

2400 – Communicating Results

2410 – Criteria for Communicating

2420 – Quality for Communications

2421 – Errors and Omissions

2430 – Use of “Conducted in conformance with the international Standards for the Professional
Practice of Internal Auditing”

2440 – Disseminating Results

2500 – Monitoring Progress

2600 – Communicating the Acceptance of Risks

Komunikasi Awal, Interim, dan Akhir

Komunikasi adalah bagian yang tidak terpisahkan dari suatu penugasan asurans. Komunikasi
pada auditees merupakan tanggung jawab pemimpin audit internal, yang dikenal sebagai CAE
(Chief Audit Excecutive), dengan senior management dan Dewan. Komunikasi interim dan
komunikasi awal sangatlah penting karena auditees harus mengetahui tentang hal- hal yang akan
dilakukan audit internal.

Lewat komukasi interim, auditee dapat memberi tanggapan yang tepa tatas akurasi observasi
auditor, dan cara terbaik menyelesaikan temuan tersebut. Komunikasi interim juga
memungkinkan auditee menanggapi temuan auditor secepatnya dan tidak menunggu sampai
komunikasi akhir.

Komunikasi akhir secara formal mendokumentasikan :

- Semua pengamatan (final communications) atau temuan (findings) audit pada area yang
menjadi subjek audit
- Rencana tindak lanjut (action plan) untuk memperbaiki hal-hal yang menjadi temuan
- Rencana untuk memastikan bahwa action plan di atas akan dilaksanakan dan berjalan
seperti dimaksudkan.

Pertemuan penutupan memungkinkan :

- Fungsi audit internal menegaskan fakta-fakta sementara
- Semua pihak mereviu bentuk dan isi laporan akhir, antisipasi dengan hal-hal yang akan
dimasukkan dalam komunikasi akhir
- Management dari area fungsional yang menjadi target audit.

Lima C Unsur-Unsur Temuan Audit

- Conditions
- Effect
- Cause
- Criteria
- Recommendation

Lima unsur dalam temuan audit ini sangatlah penting dalam merencanakan, melaksanakan, dan
melaporkan hasil audit. Setiap unsur mempunyai tujuan, yakni menjelaskan sesuatu kepada
pembaca laporan. Jika ada satu unsur dilupakan, kita seolah-olah membiarkan pembaca laporan
“menggantung”, merenungkan pertanyaan yang tidak terjawab.
Pertanyaan yang dijawab oleh masing-masing unsur dalam temuan audit :
- Conditions, “apa masalah/issue nya?”
- Effect, “mengapa pembaca harus peduli dengan kondisi tadi?”
- Cause, “bagaimana atau mengapa kondisi tersebut terjadi?”
- Criteria, “kata siapa? siapa yang bilang ini masalah?”
- Recommendation 1, “bagaimana kita memecahkan condition yang dihadapi?”
- Recommendation 2, “bagaimana kita memecahkan penyebabnya (cause)?”

Struktur Temuan Audit

JUDUL TEMUAN

KONDISI

Apa Masalahnya?

DAMPAK

Apa akibat dari masalah diatas?

PENYEBAB

Mengapa Masalah itu bisa terjadi?

KRITERIA

Siapa yang bilang itu masalah?

REKOMENDASI 1 : Selesaikan Kondisinya

REKOMENDASI 2: Selesaikan Penyebabnya

 Sistem Pemeringkatan Audit
Sistem pemeringkatan dalam audit internal adalah cara menyatakan hasil atau outcome
dari suatu penugasan audit internal. Hasil penugasannya berupa observasi (temuan) dan
rekomendasi, yang mana hal ini akan berdampak pada manajemen mengenai kegiatan yang telah
diaudit. Sistem pemeringkatan hasil audit internal ini akan memeringkat temuan dan
rekomendasi serta dampak dari temuan dan rekomendasi tersebut terhadap penilaian oleh
manajemen mengenai kegiatan yang telah diaudit.

Perbandingan dengan sistem pemeringkatan opini audit eksternal, hasilnya lebih relatif
sederhana karena yang diperingkat hanyalah pendapat atau opini auditor eksternal terhadap
opini. Tidak semua hasil penugasan audit eksternal diperingkat, karena jika semua hasil atau
outcome dari penugasan-penugasan audit eksternal lainnya ikut di peringkat kerumitan dalam
pemeringkatan juga akan dihadapi salah satu contoh kerumitannya yaitu ratings.

Dari hasil pertemuan CAE (kepala audit internal) dalam roundtable discussion (ada di
buku), beberapa konsekuensi yang tidak dikehendaki dari ratings dalam laporan audit internal :

1. Ratings mendorong perpecahan antara audit internal dan operating manajemen.

Hal ini bisa dikatakan benar ketika ratings digunakan sebagai indikator negatif . Dalam
organisasi jika para manajer mendapat "unstatisfactory" rating harus menghadap kepada komite
audit untuk menjelaskan rencana-rencana perbaikan yang mana bisa berpengaruh pada
penghasilan dan kedudukan manajer.

2. Ratings menambah waktu untuk memproses laporan (meningkatkan waktu untuk

menyelesaikan suatu audit).

Salah satu faktor terbesar dalam tertundanya penyelesaian laporan audit adalah waktu yang
diperlukan untuk memberikan tanggapan atau persetujuan terhadap draft laporan.

3. Ratings dapat mengurangi pentingnya temuan audit.

Jika rating hanya dikenakan pada laporan akhir dan tidak pada masing-masing temuan pembaca
mungkin akan melewatkan hasil-hasil penting dalam laporan audit karena tergesa-gesa dan fokus
membaca rating sehingga dapat mengurangi kemampuan membaca dan melihat hal-hal yang
lebih penting.

4. Manajemen akan kurang terbuka terhadap tim audit untuk mengungkapkan

kelemahan-kelemahan pengendalian.

Jika konsekuensi untuk menyampaikan kelemahan-kelemahan kepada tim audit internal akan
berpotensi kehilangan insentif penghasilan banyak manajer yang tidak menyampaikan
kelemahan-kelemahan dan hal ini akan menghambat proses audit dan mengurangi nilai tambah
(value added) yang diberikan oleh audit internal.

Kesimpulannya, menyampaikan ratings laporan audit lebih banyak kerugian daripada

manfaatnya namun perlu diingat bahwa para pemangku kepentingan itu sangat bergantung pada
peran audit internal dan juga sering memperoleh manfaat dari adanya rating. Oleh karena itu
sebelum mengambil kesimpulan dan keputusan jangan terburu-buru lakukan diskusi yang
mendalam antara eksekutif manajemen dan komite audit.

Jika auditor internal ingin menggunakan ratings dalam laporan audit internal ada hal penting
yang harus diingat untuk mengurangi atau menghilangkan tantangan yang ada, yaitu:

1. Tentukan rating (adjectival atau numeric) yang dapat dipahami dengan baik dan
mencerminkan secara akurat hasil audit.

2. Komunikasikan rating scheme (aturan main) sejak awal.

3.Tentukan kriteria yang objektif dengan jelas untuk memeringkat temuan atau laporan lalu
koordinasikan dengan manajemen sebelumnya dan pertahankan hal ini.

4. Berikan manajemen peluang untuk menanggapi draft dari "ratings" dan masukan tanggapan-
tanggapan yang ada dalam laporan final.

5. Hindari penggunaan rating sebagai hukuman terhadap manajemen atau para pejabat pelaksana.
Contoh Pemeringkatan audit internal

Memantau dan Menindaklanjuti

Tugas audit internal tidak berakhir dengan penyerahan laporan akhir dalam pertemuan-
pertemuan dengan Audit internal, manajemen yang menjadi pelaksana membuat komitmen
untuk:

a. Mengambil tindakan perbaikan

b. Mengimplementasikan rekomendasi² auditor internal

c. Mengambil tanggung jawab atas Resiko yang mungkin terjadi karena tidak melakukan kedua
hal tersebut (a&b).

Rencana-rencana mengenai a dan b dikenal sebagai manajemen action plans. Dalam

praktiknya ada banyak prioritas yang saling bertabrakan, menyita waktu dan perhatian
manajemen, adanya keterbatasan anggaran, dan faktor lainnya yang menghalangi para manajer
melaksanakan tindakan yang telah disepakati untuk memitigasi risiko yang sudah dirancang.
Manajemen action Plans yang tidak dilaksanakan berpotensi mengganggu kelangsungan hidup
perusahaan jika risiko yang semula hanya potensi ancaman akan menjadi kenyataan. Maka dari
itu Institute of internal auditors menetapkan standar untuk proses tindak lanjut audit.