LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) II

DESAIN DAN MANAJEMEN FORMULIR
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK SITTI KHADIJAH 1 CABANG MAKASSAR

DI SUSUN OLEH :

KELOMPOK XV

1. EVI YANTI MUHTAR (2003011)

2. INDRA AYU AHMAD (2003017)
3. KHAIRUNNISA HAMID CENTE (2003019)
4. HERLINA HAKIM (2003015)
5. NUR AZIZAH (2203028)
6. NURRIFDA (2003031)
7. SALWA TAMBULANA (2003040)
8. SRI WAHYUNI (2003043)
9. NUR HUZAIFAH (2003027)
10. ANNISA NUR RAHMA (2003006)
11. FANESA NIRMAHISA LEDYLIN SOUISA (2003012)

PRODI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR

TAHUN AJARAN 2021/2022

 HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Praktek Kerja Lapangan II, berisi tentang hasil kegiatan DESAIN DAN
MANAJEMEN FORMULIR DI RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK SITTI KHADIJAH I
CABANG MAKASSAR mulai tanggal 08 s/d 20 AGUSTUS 2022. Laporan ini telah
mendapat persetujuan dari Pembimbing Lahan dan Pembimbing Institusi.

Makassar, 20 Agustus 2022

Kelompok XV

PEMBIMBING INSTITUSI PEMBIMBING INSTITUSI

AHMAD JAYADIE,Amd.PK.,SKM, M.Tr.Adm.Kes Muh Erwin Rosyadi,S.Kom, SKM,M.Kom

NIDN: NIDN:

PEMBIMBING LAHAN

Beatrix Sumule, SKM

NIP: 19711008 199803 2 005
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan hidayah-Nya
dan memberi kami kesempatan dalam menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
yang kami buat.

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
PKL bagi para mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dari STIKES
Panakkukang Makassar.

Praktik kerja lapangan ini merupakan salah satu upaya dalam menjalin kerja sama
yang baik dalam bidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan pada RSIA SITTI
KHADIJAH I. Dan kami harap dalam praktik ini akan memberi banyak manfaat bagi kami
para mahasiswa maupun bagi pembaca.

Di kesempatan kali ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah
memberi dukungan moral juga bimbingannya pada kami, yaitu:

1. Dr.Ns. Makkasau Plasay selaku Ketua STIKES Panakkukang Makassar.

2. Syamsuddin, A.Md.PK, SKM, M.Kes selaku Ketua Prodi D3 Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan.

3. Dr.dr. H Nasrudin A.M, Sp,OG(K)., MARS , selaku Direktur Rumah Sakit Ibu

Dan Anak Sitti Khadijah I.

4. , SKM selaku pembimbing lahan.

5. Pimpinan dan jajaran serta seluruh staf/pegawai Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti

Khadijah I khususnya di bagian unit Rekam Medis yang telah membantu kami

dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini.

6. Ahmad Jayadie,Amd.PK., SKM, M.Tr.Adm. Kes, selaku Dosen pembimbing

institusi yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan kegiatan

Praktik Kerja Lapangan.

7. Muh Erwin Rosyadi,S.Kom, SKM,M.Kom, selaku Dosen pembimbing institusi

yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan kegiatan Praktik

Kerja Lapangan.

8. Seluruh staf/ dosen D3 Rekam Medis dan Manajemen Informasi Kesehatan

STIKES Panakkukang Makassar yang telah memberikan pembekalan sebelum

turun kelapangan.

Akhir kata, penyusun berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca

serta dapat membantu bagi kemajuan serta perkembangan STIKES Panakkukang

Makassar. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang

sifatnya membangun demi kesempurnaan dalam penulisan laporan berikutnya.

Makassar, 25 Februari 2022

DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengalaman belajar merupakan hal yang penting bagi mahasiswa untuk
mencapai suatu keberhasilan dalam pendidikan. Praktik klinik rekam medis
merupakan penerapan teori lapangan yang ditujukan bagi latihan professional
berdasarkan pendidikan akademik yang dituangkan dalam bentuk praktik.

Berkaitan dengan Laporan Praktik Kerja Lapangan II bagi mahasiswa

Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sangat penting dilaksanakan
dengan adanya Praktik Kerja Lapangan II. Mahasiswa dapat mengamati dan terjun
langsung di dunia kerja. Sehingga mampu mengaplikasikan seluruh teori yang didapat
di institusi ke dunia kerja nyata sehingga mampu menjadi seorang perekam medis
yang professional untuk meningkatkan yang lebih optimal bagi masyarakat.

Praktik Kerja Lapangan ini bagi mahasiswa untuk semester II Tahun

Akademik 2020/2022 Angkatan 2020 dilaksanakan pada tanggal 08 s.d. 20 Agustus
dimulai setiap senin s.d. sabtu

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit dan Masalah-masalah
yang berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan Medis (KKPMT III), Desain dan
Manajemen Formulir, dan Fasilitas Kesehatan di RSIA Sitti Khadijah 1 Cabang
Makassar.
2. Tujuan Khusus
a. Desain dan Manajemen Formulir
1) Mengetahui struktur dan tipe formulir rekam medis (manual dan
elektronik)
2) Mengetahui prinsip dan desain formulir rekam medis (manual dan
elektronik)
3) Mengetahui struktur isi dan standar formulir rekam medis (manual
dan elektronik)
4) Mengetahui konsep dasar HER
5) Analisis format Formulir
 BAB II
PELAKSANAAN PRATIK

A. Kegiatan Awal

Kegiatan awal kami di RSIA SITTI KHADIJAH I CABANG MAKASSAR

adalah penerimaan mahasiswa/i PKL II pada tanggal 05 Agustus 2022 , yang di
dampingi oleh Pembimbing institusi dan selanjutnya kami diterima oleh petugas
Diklat. Kemudian dilanjutkan dengan orientasi, selanjutnya kami mendapatkan
beberapa materi di antaranya:
1. Keselamatan Pasien
2. Pencegahan Pengendalian Infeksi (PPI)
3. Kemuhammadiyahan
4. Instalasi Rekam Medis
5. Company Profile
6. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
7. Peningkatan Mutu Dan Keselamatan Pasien (PMKP)

B. Kegiatan Pokok
Beberapa kegiatan yang kami lakukan dalam upaya mewujudkan pencapaian
PKL II di Rumah Sakit Ibu Dan Anak Sitti Khadijah I Cabang Makassar, antara lain
yaitu:
1.Desain dan Manajemen Formulir
a. Mengetahui struktur dan tipe formulir rekam medis (manual dan
elektronik)
b. Mengetahui prinsip dan desain formulir rekam medis (manual dan
elektronik)
c. Mengetahui struktur isi dan standar formulir rekam medis (manual dan
elektronik)
d. Mengetahui konsep dasar EHR
e. Analisis format Formulir
 BAB III
HASIL YANG DICAPAI

1.Gambaran Umum RSIA Sitti Khadijah I Cabang Makassar

2. Mengetahui struktur dan tipe formulir rekam medis (manual dan elektronik)
Sistem Rekam Medis Yang Dijalankan Di Indonesia,yaitu:
Sistem Rekam Medis Manual adalah Sistem  rekam medis secara manual
membutuhkan lembaran-lembaran kertas untuk  mendokumentasikan semua catatan tentang
penanganan pasien. Sedangkan Sistem Rekam Medis Elektronik adalah Sistem rekam medis
otomatis ini menggunakan computer sebagai sarana penting untuk proses pencatatan dan
pengolahan data pasien, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat dan tepat
waktu untuk menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan. Ada beberapa struktur
desain formulir rekam medis yang perlu diperhatikan, antara lain:

a.Heading
Heading mencakup judul dan informasi mengenai formulir, nama formulir, nama dan
alamat organisasi, nomor formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul terletak
pada bagian tengah atas. Halaman ini untuk menunjukkan jenis dan kegunaannya, judul
dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas. Nomor dapat digunakan untuk menunjukan keunikan,
dapat diletakan di kiri bawah atau dibawah kanan, nomor formulir ini dapat juga digunakan
untuk menunjukan sumber dan jenisnya, jika formulir terdiri dari satu halaman harus diberi
nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Nomor ini
biasanya diletakan pada sebelah kanan atas.

b.Introduction
Introduction memuat informasi pokok yang menjelaskan tujuan formulir. Kadang-
kadang tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan
yang jelas bisa dimasukan di dalam formulir untuk menjelaskan tujuan.

c.Instruction
Instruction adalah perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan, dikirim
kepada siapa, instruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Instruksi tidak boleh diletakkan
diantara ruang-ruang atau entry, karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan
mempersulit pengisian. Formulir  yang baik harus bersifat self-instruction, artinya harus
berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisian untuk menuliskan data tanpa harus
bertanya lagi.

d.Badan
Badan dalam menyusun urut-urutan data harus logis, sistematis, konsisten, sehingga
muda untuk dibaca dan dipahami. Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu
badan formulir meliputi:
1) Margin (batas pinggir)
2) Margin minimum untuk batas atas 2/16”=0,32 cm
3) Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28 cm
4) Margin minimum untuk batas sisi 2/18”=0,28 cm
e.Spasi

Hal yang harus diperhatikan adalah:

1) Horizontal spacing disediakan 1/12”=0,32 cm

2) Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik standar, elite
atau pical. Berikan 1/16 atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
3) Untuk sepasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10
sampai 1/12” perkarakter Vertical spacing memerlukan ¼” sampai 1/3”. Spasi antara
baris dan spasi antara karakter pada formulir harus diperhatikan, terutama bila formulir
akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin.

f.Garis
Garis adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa langsung, terputus-putus
atau pararel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.

g.Jenis huruf
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan untuk satu formulir yang
paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf, item-item dengan
tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang mana disemua bagian
formulir.

h.Cara pencatatan
Cara pencatatan  dapat dengan tulisan tangan, ketik, atau komputer.

j.Penutup
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah “close” atau penutup, merupakanruang
untuk tanda tangan dan persetujuan.

Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan :

a.Warna
Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tinta yang sesuai
dengan kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir. Penggunaan warna
membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang digunakan. Warna yang baik adalah
warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik
adalah warna yang cerah.

b..Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas
kertas yang berkaitan dengan penyimpanan.

C.Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi
formulir. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas yang standar dan
banyak dijual. Jika  kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan
yang tidak membuang kertas, seperti ukuran kertas standar dibagi 2,3,4  dst.
d.Bentuk
Menyarankan bentuk (vertikal,horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu:

1) Lama formulir akan disimpan

2) Penampilan dari formulir
3) Banyak formulir tersebut ditangani
4) Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh
pemakainya)
5) Kemudahan untuk digunakan
6) Tahan lama untuk pengisian yang lama
7) Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab)
8) Metode untuk pengisian data di formulir(tulis tangan, mesin)
9) Keamanan terhadap pudarnya data
Semakin lama formulir disimpan, formulir tersebut semakin baik. Semakin sering
digunakan kertas harus semakin baik pula.

Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :

a,Butir data atau

Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam
mendesain formulir.

b.Pengurutan
Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.

c.Caption

Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang dicetak  di
formulir untuk menunjukan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.

d.Pengelompokan data
Data yang sudah ada dikelompokan menurut jenisnya masing-masing.

e.Terminologi data
Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam yang perlu diberi
keterangan dalam bahasa indonesia.
3.Mengetahui prinsip dan desain formulir rekam medis (manual dan elektronik)

A.Prinsip desain formulir yaitu sebagai berikut :

1. Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
2. Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut
3. Pada formulir terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan yang jelas
4. Nama dan alamat Rumah sakit harus tercantum pada setiap halaman formulir
5. Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya tercantum pada
setiap halaman formulir. (bar coding)
6. Bar coding juga mencakup indeks formulir
7. Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat dipastikan penggunaan
formulir terkini
8. Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)
9. Layout formulir secara fisik harus logis
10. Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang lainnya
dikelompokkan menjadi satu kesatuan
11. Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua dengan
huruf
12. Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punches
13. Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area pada
formulir
14. Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulir
15. Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data.

4.Mengetahui konsep dasar EHR

A. Definisi Dan Kriteria EHR

EHR merupakan kerangka Sistem Informasi untuk mencapai suatu set fungsi.

1. Kriteria EHR

a. Mengintegrasi data dari berbagai sumber

b. Sebagai Sumber Data (mengumpulkan data pada semua tempat pelayanan)

c. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Amatayakul, 2013)

2.KONSEP EHR

a.Source Systems Sumber data: dari bagian Administratif, Keuangan, Klinikal disatukan ke
dalam EHR

b. Supporting infrastructure:
a. Data Integrasi yang meliputi:
b. A data Repository (bank data)  pusat data dari berbagai komponen lain atau
cara lain untuk mengintegrasikan data.
c. A rule engine  program logik u.
d. Menunjang keputusan seperti: kewaspadaan dan pernyataan, daftar
permintaan (order set) dan protokol klinis.
e. Knowledge Sources sumber pengetahuan dari berbagai sumber eksternal
f. Data ware houses (Gudang data/ data agregat) :
g. data yang dikumpulkan & dianalisa informasi yang bisa digunakan .
c.Human –Computer Interface
Membantu mengumpulkan data dari berbagai sumber pelayanan. Sebagai bagian
untuk masuk dan keluar data: Human interface, memperoleh data dalam waktu yang tepat
bagi pelayanan (at the point of care) dan kemampuan untuk mengakses data, aturan dan
proses data (mined data) melalui data agregat dan analisis data. Komputer PC, Notebook,
PDA, Voice Recognition System, Handwriting Recognition System pada PC, dll.

d. Hasil Akhir
Hasil akhir dari implementasi komponen teknik dari EHR adalah “Quality, Cost dan
Access asuhan kesehatan “ ditingkatkan melalui dukungan data klinis, keuangan dan
administratif.

4.Keuntungan Penggunaan Ehr

a. Hemat: kertas, biaya, waktu, Ruang Penyimpanan
b. Standarisasi, terdapat pelaporan data klinik , standar yang mudah dan cepat
diketahui
c. Meningkatkan: produktivitas, kualitas Informasi Klinis (meningkatkan waktu
perawat berfokus pada pemberian asuhan)
d. Retensi (Menyimpan) RM/ EHR dapat lebih lama dibanding kertas.
e. Mengurangi : kertas, waktu, mengurangi kesalahan dalam interpretasi pencatatan,
kesalahan medis (medication errors)
f. Mendukung otonomi yang dapat dipertanggung jawabkan
g. Mengeliminasi pengulangan visit yang tidak perlu.
h. Mencegah efek kerugian dari konflik materi pengobatan/
perawatan ,Mengeliminasi pengulangan visit yang tidak perlu
i. Memudahkan dalam membaca dan mendapat informasi klinik tentang semua
pasien dan suatu lokasi (Accesibility & legibility);

5.Analisis format Formulir

Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh karena itu
sebagai perancang kita harus mengenal tujuan tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat
terselenggaranya sistem tersebut. Perancangan formulir dapat efektif bila disertai kebijakan
pengontrolan formulir yang mengenai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam
berbagai hal antara lain :
1) Jumlah tenaga yang mengisi formulir tersebut.
2) Frekuensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir.
3) Data atau informasi yang tidak penting atau tidak diperlukan yang perlu dihilangkan.
4) Pencetakan dan kertas yang digunakan.
 BAB IV
PENUTUP

1.Kesimpulan
          Dalam pembuatan desain formulir rekam medis, kita harus membentuk tim
pendesainnya terlebih dahulu, mempelajari cara mendesain formulir rekam medis yang
dibenarkan, memperhatikan pertimbangan apa saja dalam mendesain formulir rekam medis,
melakukan pengontrolan untuk pembuatan formulir rekam medis yang efektif.

2.Saran
            Pembuatan formulir rekam medis harus efektif mungkin guna memudahkan dalam
pengisian rekam medis nantinya.