LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN I

MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

(MIK II)

RUMAH SAKIT UMUM CAHAYA MEDIKA MAKASSAR

Tanggal 30 Agustus s/d 04 September 2021

Oleh :

Kelompok V

1. Arzy Febry Azkhalani (19.03.007)

2. Indah Ramadani (19.03.018)
3. Irmawati (19.03.019)
4. Muhammad Zakin Syarif (19.03.031)
5. Orpa Iwa (19.03.043)
6. Rahmawati (19.03.046)
7. Wahyuni (19.03.055)
8. Wisudarni (19.03.056)
9. Yus Hariyatza Siti Fatimah (19.03.057)
10. Zulfahnur (19.03.060)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANAKKUKANG MAKASSAR
2021
 HALAMAN PERSETUJUAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan I ini, berisi tentang hasil kegiatan kami di
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika Makassar mulai tanggal 30 Agustus s/d 04
September 2021. Laporan ini telah mendapat persetujuan dari Pembimbing Lahan
dan Pembimbing Institusi.

Makassar, 10 September 2021

Tim Pembimbing

Pembimbing Institusi Pembimbing Lahan

Arief Azhari Ilyas, S.St.M.KM Hasan,A.Md,RMIK

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
Rahmat dan karunia-Nyalah sehingga penyusunan Laporan Kegiatan Praktik kerja
Lapangan I yang dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus s/d 04 September 2021 di
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika Makassar, dapat kami laksanakan dengan
baik dan tepat waktu.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan ini
adalah untuk mendapatkan pembelajaran dalam upaya penerapan teori yang
didapat selama perkuliahan dan membandingkan dengan yang diterapkan di lahan
praktik. Sebab apa yang didapat di teori tentang MIK II biasanya berbeda dengan
yang diterapkan di lahan praktik. Sehingga dapat dijadikan pelajaran dalam
kegiatan praktik kerja lapangan selanjutnya.
Dengan selesainya laporan ini disusun, kami tak lupa menghaturkan terima
kasih kepada :
1. Dr.Ns. Makkasau Plasay,M.Kes.,M.EDM, selaku Ketua Stikes
Panakkukang Makassar.
2. dr.H.Andi Machmud Rompegading,M.Kes, selaku Direktur Utama
telah mengizinkan kami untuk melaksanakan praktik di Rumah Sakit
Umum Cahaya Medika Makassar.
3. Syamsuddin,A.Md.PK., SKM, M.Kes, selaku Ketua Prorgam Studi
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Panakkukang
Makassar.
4. Arief Azhari Ilyas,S.St.,M.KM, selaku pembimbing institut yang telah
memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan praktik kerja
lapangan.
5. Hasan,A.Md.RMIK, selaku Pembimbing Lahan yang telah
memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan kegiatan praktik
kerja lapangan.
6. Pimpinan dan jajarannya serta seluruh Staf dan Pegawai Rumah Sakit
Umum Cahaya Medika yang telah membantu selama kami
melaksanakan praktik kerja lapangan ini.
7. Seluruh Staf dan Dosen D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Panakkukang Makassar yang telah memberikan pembekalan sebelum
turun kelapangan.

iii
 Akhirnya, kami menyadari laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak untuk
kesempurnaan penyusunan laporan berikutnya.

Makassar, 10 September 2021

Kelompok V

iv
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................... iii

DAFTAR ISI .................................................................................................. v

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Tujuan ............................................................................................ 2
1. Tujuan Umum .......................................................................... 2
2. Tujuan Khusus ......................................................................... 2

BAB II. PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Kegiatan Awal ............................................................................. 4

B. Kegiatan Pokok ............................................................................ 4

BAB III. HASIL YANG DICAPAI

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Cahaya Medika................... 6
B. Alur dan Prosedur Pendaftaran pasien di
RSU Cahaya Medika ...................................................................... 8
C. Alur dan Prosedur Berkas Rekam Medis Pasien di
RSU Cahaya Medika ...................................................................... 18
D. Sistem Penamaan Rekam Medis di RSU Cahaya Medika ............. 22
E. Sistem Penomoran Rekam Medis di
RSU Cahaya Medika ...................................................................... 22
F. Registrasi ........................................................................................ 23
G. Indeksing ........................................................................................ 26
H. Sistem Penyimpanan (Penjajaran dan Pengembalian) serta
Pengendalian Berkas Rekam Medis di RSU Cahaya Medika ........ 26
I. Sistem Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam
Medis di RSU Cahaya Medika ....................................................... 30

v
BAB IV. HAL YANG MENUNJANG DAN MENGHAMBAT
PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Hal-hal yang Menunjang Pelaksanaan Praktik ................................... 35

B. Hal-hal yang Menghambat Pelaksanaan Praktik ................................. 35

BAB V. PENUTUP

A. Kesimpulan ......................................................................................... 36
B. Saran .................................................................................................... 36

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Praktik Kerja Lapangan I merupakan mata kuliah kerja lapangan yang
wajib diikuti oleh mahasiswa jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
sebagai bagian yang tak terpisahkan dengan mata kuliah MIK II yang diperoleh
dalam kelas maupun praktikum untuk memperoleh pengalaman terhadap
kenyataan penyelenggaraan alur dan prosedur rekam medis.
Selain itu, dalam Praktik Kerja Lapangan I mahasiswa didorong untuk
bertanggung jawab dalam mengarahkan kemampuan belajarnya sendiri,
menganalisa, serta membimbing setiap pengalaman. Sehingga diharapkan
mahasiswa dapat mengetahui keadaan nyata penyelenggaraan rekam medis di
lahan praktik dan dapat pula mengetahui perbedaannya dengan teori yang ada.
Praktik kerja lapangan I ini dilaksanakan mulai tanggal 30 Agustus sampai
04 September 2021. Pada hari pertama mahasiswa masuk bersamaan mulai
pukul 07.00 - 14.00 WITA sedangkan hari kedua hingga akhir mahasiswa
dibagi dua kelompok serta dua shift yaitu pagi dan siang. Mahasiswa yang
masuk shift pagi beroperasi mulai pukul 07.00 – 14.00 WITA sedangkan
mahasiswa yang masuk shift siang beroperasi mulai pukul 14.00 – 21.00
WITA.. Pada akhir kegiatan praktik kerja lapangan, mahasiswa diwajibkan
menyusun laporan dan mempresentasikan hasil dari praktik lapangan tersebut.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Setelah melasanakan Praktik Kerja Lapangan 1 di RSU Cahaya Medika,
mahasiswa diharapkan dapat menerapakan proses penyelenggaraan Rekam
Medis dan Sistem Informasi Kesehatan di tatanan pelayanan kesehatan.

2. Tujuan Khusus
Setelah selesai melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan 1 di RSU
Cahaya Medika dapat :
a. Menjelaskan sejarah singkat rumah sakit khususnya perkembangan
unit Rekam Medis.
b. Menjelaskan alur dan prosedur pelayanan serta Berkas Rekam Medis
di RSU Cahaya Medika

1
 2

c. Melakukan pendaftaran pasien di TP2RJ (tempat penerimaan pasien

rawat jalan), TP2RI (tempat penerimaan pasien rawat inap), TP2RD
(tempat penerimaan pasien rawat darurat).
d. Menerapkan sistem penamaan pasien, penomoran rekam medis,
registrasi dan indeksing.
 3

BAB II

PELAKSANAAN PRAKTIK

Praktik Kerja Lapangan I KKPMT II dan KKPMT VIII di RSU Cahaya

Medika yang dilaksanakan mulai 30 Agustus s/d 04 September 2021 dari hari
senin sampai hari sabtu. Adapun kegiatan yang mahasiswa lakukan adalah :

A. Kegiatan Awal
Penerimaan mahasiswa PKL I STIKES Panakkukang Makassar di
RSU Cahaya Medika pada tanggal 30 agustus 2021 diterima di ruangan
Komite Medik lantai tiga oleh bapak Muhammad Takwa selaku wakil
direktur RSU Cahaya Medika.
Untuk kelancaran pelaksanaan praktik dan pencapaian tujuan yang
maksimal maka kegiatan awal yang kami lakukan pada hari pertama yaitu:
1. Pembukaan resmi PKL I dan sepatah kata oleh Bapak Muhammad
Takwa selaku wakil direktur RSU Cahaya Medika.
2. Pembukaan dan sepatah kata oleh Bapak Arief Azhari Ilyas, S.St.,
M.KM, selaku pembimbing institusi kelompok V PKL I.
3. Penyampaian singkat oleh Ibu Sabrina, selaku staf rekam medis
RSU Cahaya Medika.

B. Kegiatan Pokok/Inti
1. Mengenal sejarah singkat RSU Cahaya Medika khususnya
perkembangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Mengenal alur dan prosedur pelayanan serta berkas rekam medis di
RSU Cahaya Medika.
3. Melakukan pendaftaran pasien di TP2RJ, TP2RI dan TP2RD.
4. Melakukan sistem penamaan pasien, penomoran rekam medis,
registrasi dan indeksing.
5. Melakukan penyimpanan (penjajaran dan pengambilan) serta
pengendalian berkas rekam medis.
6. Melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali berkas Rekam
Medis.
7. Melakukan pengendalian berkas Rekam Medis.
 BAB III

HASIL YANG DICAPAI

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Cahaya Medika

Rumah Sakit Umum Cahaya Medika merupakan rumah sakit berstatus
swasta yang didirikan oleh PT.Cahaya Medika berdasarkan Akta Notaris No.11
tanggal 3 Desember oleh Notaris Tuti Muhajji,SH,MKN di Makassar.
Awal mula berdirinya Rumah Sakit Umum Cahaya Medika berawal dari
Apotek, kemudian berubah menjadi Klinik, lalu Rumah Sakit Ibu Anak,
terakhir Rumah Sakit Umum bulan 10 tahun 2018.
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika sebelumnya adalah RB Cahaya
Medika yang telah diambil pengelolaannya oleh PT. Cahaya Medika Sejahtera
dan diberi nama RSB Cahaya Medika sejak tahun 2014.
Telah mengalami renovasi dan pengembangan sampai sekarang yang
dilengkapi sarana dan prasarana yang lebih lengkap serta sumber daya manusia
yang profesional.
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika yang berlokasi di jalan Perintis
Kemerdekaan KM 8 No. 26/27, Kelurahan Tamalanrea Indah, Kecamatan
Tamalanrea , Kota Makassar.
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika berdiri diatas tanah seluas 367 M2,
Luas bangunan 1135 M2 terdiri 4 lantai. Bangunan tersebut difungsikan untuk
UGD, Poliklinik, Apotik, Rekam Medis, Ruang Perawatan, Kamar Bersalin,
Kamar Operasi, Kamar Bayi, Laboratorium, Ruang Pertemuan, Ruang Gizi dan
Kantor Administrasi.
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika mulai menggunakan Rekam Medis
Rawat Inap bulan Mei tahun 2017 dan Rekam Medis Rawat jalan bulan
Oktober tahun 2017. Kemudian bekerjsama dengan BPJS tanggal 8 bulan 4
tahun 2019.
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika dalam rangka memberikan pelayanan
yang paripurna, maka dalam hal ini jenis pelayanan yang diberikan berupa
pelayanan spesialistik, pelayanan kesehatan rawat jalan, rawat inap.
Fungsi-fungsi ruangan untuk melaksanakan pelayanan tersebut diatur
sedemikian rupa dengan mengutamakan kenyamanan dan kenyamanan antara
lain :
1. Poliklinik Interna
2. Poliklinik Bedah
3. Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
4. Poliklinik Anak
5. Poliklinik Umum
6. Poliklinik Psikiater

4
 5

7. Kamar Bersalin
8. Kamar Operasi
9. HCU
10. Unit Gawat Darurat
11. Laboratorium
12. Pelayanan Imunisasi
13. Pelayanan Keluarga Berencana
14. Rekam Medis
15. Penunjang Non Klinik

Adapun tujuan Rumah Sakit Umum Cahaya Medika :

1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat khususnya

kesehatan ibu dan anak.
2. Terlaksananya pelayanan yang aman dan aman
3. Diterapkannya teknologi dengan baik
4. Tercapainya tingkat kepercayaan masyarakat yang tinggi

VISI RSU CAHAYA MEDIKA

“Menjadi rumah sakit yang terpercaya dan dambaan masyarakat.”

MISI RSU CAHAYA MEDIKA

1. Memberikan pelayanan yang profesional dan aman

2. Meningkatkan kemampuan profesional sumber daya manusia

rumah sakit.
3. Mengembangkan dan meningkatkan teknologi sarana dan
prasarana rumah sakit.
4. Melaksanakan pola pembiayaan yang efektif, efisien dan
terjangkau
5. Upaya meningkatkan kesejahteraan karyawan.

MOTTO RSU CAHAYA MEDIKA

“Kesehatan anda yang utama bagi kami”

B. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien di RSU Cahaya Medika

1. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Umum
a. Pasien datang mendaftar di TP2RJ
b. Pasien mengambil nomor antrian. Petugas admisi akan
memastikan pasien tersebut termasuk pasien lama atau pasien
baru dengan menanyakan apakah pasien sebelumnya sudah
 6

pernah berobat di RSU Cahaya Medika atau baru pertama kali

berobat.
c. Untuk pasien baru akan dibuatkan berkas rekam medis baru
termasuk nomor rekam medis barunya serta menanyakan
identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir
rekam medis rawat jalan.
d. Pasien umum menyerahkan Kartu Identitas Berobat (KIB)
e. Pasien menunggu giliran sesuai dengan nomor antrian
f. Pada saat mendaftar pasien umum menunjukkan KTP
g. Kemudian pasien mengantri didepan poli yang di tuju hingga
mendapatkan perawatan/tindakan dari dokter.
h. Setelah mendapatkan tindakan dari dokter, pasien akan
diberikan resep obat.
i. Pasien akan mengambil obat tersebut di apotek.
j. Sebelum pulang petugas admisi akan mengingatkan kepada
pasien untuk membawa kartu identitas berobat setiap datang
berobat kembali.

2. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan BPJS

a. Pasien datang mendaftar di TP2RJ
b. Pasien mengambil nomor antrian . Petugas admisi akan
memastikan pasien tersebut termasuk pasien lama atau pasien
baru dengan menanyakan apakah pasien sebelumnya sudah
pernah berobat di RSU Cahaya Medika atau baru pertama kali
berobat.
c. Untuk pasien baru akan dibuatkan berkas rekam medis baru
termasuk nomor rekam medis barunya serta menanyakan
identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir
rekam medis rawat jalan.
d. Pasien BPJS menyerahkan Kartu Identitas Berobat (KIB) dan
surat rujukan/surat pengantar dari FASKES tingkat I (poliklinik,
puskesmas atau dokter pribadi) jika ada.
e. Pasien menunggu giliran sesuai dengan nomor antrian
f. Pada saat mendaftar pasien BPJS menunjukkan KTP, kartu
BPJS dan surat rujukan/surat pengantar.
Petugas administrasi mengecek surat rujukan masih aktif atau
sudah tidak aktif. Rujukan BPJS berlaku hingga 1 minggu
dimulai dari surat rujukan tersebut dibuat. Jika dalam waktu satu
minggu surat rujukan belum digunakan, maka surat rujukan
tersebut hangus/tidak aktif sehingga pasien harus
 7

memperbaharui surat rujukannya dengan cara datang kembali ke

FASKES tingkat I yang didatangi sebelumnya.
g. Untuk surat rujukan yang masih aktif akan berlanjut
dibuatkan/dicetak SEP (Surat Eligiblitas Peserta).
h. Pasien akan didaftarkan sesuai dengan rujukan atau poliklinik
yang dituju.
i. Pasien akan menerima perawatan/ tindakan dari dokter.
j. Dokter akan memberikan resep obat ke pasien.
k. Pasien akan mengambil obat di apotek.
l. Pasien pulang.
 8

Flowchart Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Pasien datang ke TP2RJ

Mengambil nomor antrian

Ya Tidak
Mendaftar di TP2RJ
Mendaftar di TP2RJ kemudian
kemudian mendapat no Pasien pernah
berobat? menyerahkan kartu
rekam medis baru berobat

Menunggu nomor antrian

Pasien datang ke bagian

admisi

BPJS Umum

Petugas admisi meminta : Petugas admisi meminta :

 KTP  KTP
 BPJS
 Surat Rujukan (jika ada)

Cetak no. SEP dan

Aktif
menunggu untuk masuk
ke poli yang dituju
Mengecek surat
rujukan masih
aktif/tidak ? Didaftar sesuai dengan
rujukan (poliklinik yang
dituju)

Tidak aktif Apotek

Kembali ke FASKES I
untuk memperbaharui Pulang
rujukan
 9

3. Pendaftaran Pasien Rawat Darurat BPJS

a. Pasien datang ke ruang instalasi rawat darurat.
b. Petugas kesehatan melakukan triase (pengelompokan pasien
yang masuk ke ruang instalasi rawat darurat berdasarkan berat
ringannya kasus, harapan hidup dan tingkat keberhasilan yang
akan dicapai sessuai dengan standar pelayanan
kegawatdaruratan).
c. Keluarga pasien/yang mengantar pasien melakukan registrasi di
bagian admisi.
d. Petugas admisi meminta KTP, Kartu BPJS/KIP pasien untuk
mengisi data di virtual claim.
e. Petugas admisi mencetak SEP (Surat Eligibilitas Peserta).
f. Jika kondisi pasien mengharuskan dilakukannya rawat inap,
maka pasien akan melanjutkan perawatan lebih lanjut.
g. Petugas admisi mengecek dan mengkonfirmasi ketersediaan
kamar.
h. Jika kamar tersedia, pasien tersebut diarahkan ke ruangan
perawatan untuk menerima perawatan/tindakan lebih lanjut oleh
dokter.
i. Jika kamar tidak tersedia maka pasien tersebut akan dirujuk ke
rumah sakit lain.
j. Apabila kondisi pasien membaik dan tidak mengharuskan rawat
inap, maka pasien tersenut diperbolehkan pulang oleh pihak
rumah sakit.

4. Pendaftaran Pasien Rawat Darurat Umum

a. Pasien datang ke ruang instalasi rawat darurat.
b. Petugas kesehatan melakukan triase (pengelompokan pasien
yang masuk ke ruang instalasi rawat darurat berdasarkan berat
ringannya kasus, harapan hidup dan tingkat keberhasilan yang
akan dicapai sessuai dengan standar pelayanan
kegawatdaruratan).
c. Keluarga pasien/yang mengantar pasien melakukan registrasi di
bagian admisi.
d. Petugas admisi meminta KTP pasien.
e. Jika kondisi pasien mengharuskan dilakukannya rawat inap,
maka pasien akan melanjutkan perawatan lebih lanjut.
f. Petugas admisi mengecek dan mengkonfirmasi ketersediaan
kamar.
 10

g. Jika kamar tersedia, pasien tersebut diarahkan ke ruangan

perawatan untuk menerima perawatan/tindakan lebih lanjut oleh
dokter.
h. Jika kamar tidak tersedia maka pasien tersebut akan dirujuk ke
rumah sakit lain.
i. Apabila kondisi pasien membaik dan tidak mengharuskan rawat
inap, maka pasien tersebut diperbolehkan pulang oleh pihak
rumah sakit.
 11

Flowchart Pendaftaran Pasien Rawat Darurat

Pasien datang

Triase
(pemilahan kegawatan)

Keluarga pasien/yang mengantar pasien

melakukan registrasi di bagian admisi

BPJS Umum

Petugas admisi meminta : Petugas admisi meminta :

 KTP  KTP
 BPJS

Mencetak SEP

Ya
Melanjutkan
Rawat Inap?
perawatan
Tidak

Tidak
Cek
ketersedian Rujuk
kamar ? k

Ya

Perawatan

Pulang
 12

5. Pendaftaran Pasien Rawat Inap Umum

a. Pasien datang ke TP2RI
b. Petugas admisi meminta surat pengantar rawat inap/surat
rujukan yang diberikan oleh dokter DPJP (dokter penanggung
jawab pasien) dan KTP pasien.
c. Petugas admisi mengecek dan mengonfirmasi ketersediaan
kamar.
d. Jika kamar tersedia, petugas admisi akan menelfon atau
mengonfirmasi dokter DPJP (dokter penanggung jawab pasien)
pasien tersebut dan memberitahukan bahwa pasien tersebut
akan dirawat inap serta mengonfirmasikan rencana tindakan
apabila ada operasi.
e. Jika kamar tidak tersedia, pasien tersebut masuk dalam daftar
tunggu, dan jika kamar sudah tersedia pasien tersebut akan di
telepon oleh pihak rumah sakit.
f. Setelah pasien tersebut mendapatkan kamar, petugas akan
membuat lembaran rawat inap dan mengisi formulir persetujuan
umum hak dan kewajiban pasien (General Consent) berlaku
pada pasien lama maupun pasien baru.
g. Pasien menerima perawatan/tindakan oleh dokter.
h. Pasien pulang.

6. Pendaftaran Pasien Rawat Inap BPJS

a. Pasien datang ke TP2RI
b. Petugas admisi meminta surat pengantar rawat inap/surat
rujukan yang diberikan oleh dokter DPJP (dokter penanggung
jawab pasien) serta KTP dan Kartu BPJS pasien.
c. Petugas admisi mengecek dan mengonfirmasi ketersediaan
kamar sesuai dengan hak kelas BPJS pasien.
d. Jika kamar tidak tersedia, pasien tersebut masuk dalam daftar
tunggu, dan jika kamar sudah tersedia pasien tersebut akan di
telepon oleh pihak rumah sakit.
e. Petugas akan mencetak SEP (Surat Eligiblitas Peserta) pasien.
f. Setelah pasien tersebut mendapatkan kamar, petugas akan
membuat lembaran rawat inap dan mengisi formulir persetujuan
umum, hak dan kewajiban pasien edukasi (General Consent)
berlaku pada pasien lama maupun pasien baru) untuk
ditandatangani.
g. Pasien menerima perawatan/tindakan oleh dokter.
h. Pembuatan surat rencana control di admisi.
 13

i. Pasien pulang.

Flowchart Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Pasien datang TP2RI

Petugas admisi meminta surat pegantar

rawat inap/surat rujukan yang diberikan
oleh dokter DPJP

Tidak

Cek ketersedian Pasien/keluarga

kamar ? menunggu

Ya

Petugas admisi Akan dihubungi

menghubungi/konfirmasi dokter kembali oleh petugas
DPJP dan mengonfirmasi tindakan, admisi pada saat
bila ada tindakan operasi kamar tersedia

BPJS Umum

Petugas admisi meminta : Petugas admisi meminta :

 KTP  KTP
 BPJS

Membuat lembaran rawat

Cetak no. SEP dan inap
membuat lembaran rawat
inap

Perawatan

Pulang
 14

C. Alur dan Prosedur Berkas Rekam Medis Pasien di RSU Cahaya Medika
1. Alur Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
a. Pasien datang mendaftar ke TPPRJ. Untuk pasien baru akan
dibuatkan berkas rekam medis yang baru sedangkan untuk
pasien lama, petugas admisi akan menghubungi petugas rekam
medis untuk mengambil berkas rekam medis di rak
penyimpanan.
b. Ekspedisi berkas rekam medis yang keluar (di checklist)
c. Setelah itu berkasnya diarahkan ke poliklinik yang dituju.
d. Petugas medis akan mencatat perkembangan pasien rawat jalan
di berkas rekam medis. Sebelum berkas rekam medis
dikembalikan berkas tersebut akan di bawa ke apotik untuk di
billing dan menebus resep obat khusus pasien BPJS dan
menebus resep obat khusus pasien Umum.
e. Setelah pelayanan, berkas rekam medis akan dikembalikan oleh
perawat ke ruang rekam medis.
f. Berkas rekam medis yang telah sampai di ruang rekam medis
dilakukan pengelolaan berkas rekam medis yaitu menganalisis
dan mengassembling berkas rekam medis.
g. Jika berkas belum lengkap maka, berkas pasien dikembalikan
ke poliklinik atau dokter yang melakukan pelayanan untuk
dilengkapi.
h. Setelah lengkap, maka berkas rekam medis pasien akan
dikoding dan melalui proses indeksing serta berkas rekam
medis akan diklaim khusus berkas pasien BPJS. Kemudian,
berkas rekam medis pasien dikembalikan ke ruangan
penyimpanan/filling dan disisipkan kembali ke dalam rak
penyimpanan.
 15

Alur Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di RSU Cahaya Medika

TPPRJ

Ya
Berkas rekam Pasien baru?
medis baru

Tidak
Pengambilan
berkas rekam Petugas admisi menghubungi
medis petugas rekam medis

Ekspedisi berkas
rekam medis
keluar
Poliklinik Anak
Poliklinik Interna
Poliklinik Poliklinik Bedah
Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
Poliklinik Umum
Poliklinik Psikiater

Petugas mencatat
perkembangan pasien
rawat jalan di BRM

BRM dibawa ke Apotik :

1.BPJS = Di billing dan menebus
resep obat

2.Umum = Menebus resep obat

Tidak
Ruang pengelolaan rekam
medis
Pengembalian berkas BRM
rekam medis lengkap?
1. Analisis BRM
2. Assembling BRM
Ya

Selesai Penyimpanan Indeksing Koding

 16

2. Alur Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap

a. Pasien datang mendaftar ke TPPRI. Untuk pasien baru akan
dibuatkan berkas rekam medis yang baru sedangkan untuk
pasien lama, petugas admisi akan menghubungi petugas rekam
medis untuk mengambil berkas rekam medis di rak
penyimpanan.
b. Ekspedisi berkas rekam medis yang keluar (di checklist)
c. Setelah itu berkasnya diarahkan ke poliklinik yang dituju.
d. Petugas medis akan mencatat perkembangan pasien rawat inap
di berkas rekam medis. Sebelum berkas rekam medis
dikembalikan berkas tersebut akan di bawa ke apotik untuk di
billing dan menebus resep obat khusus pasien BPJS dan
menebus resep obat khusus pasien Umum.
e. Setelah pelayanan, berkas rekam medis akan dikembalikan oleh
perawat ke ruang rekam medis.
f. Berkas rekam medis yang telah sampai di ruang rekam medis
dilakukan pengelolaan berkas rekam medis yaitu menganalisis
dan mengassembling berkas rekam medis.
g. Jika berkas belum lengkap maka, berkas pasien dikembalikan ke
poliklinik atau dokter yang melakukan pelayanan untuk
dilengkapi.
h. Setelah lengkap, maka berkas rekam medis pasien akan dikoding
dan melalui proses indeksing serta berkas rekam medis akan
diklaim khusus berkas pasien BPJS. Kemudian, berkas rekam
medis pasien dikembalikan ke ruangan penyimpanan/filling dan
disisipkan kembali ke dalam rak penyimpanan.
 17

Alur Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSU Cahaya Medika

TPPRI

Ya
Berkas rekam Pasien baru?
medis baru

Tidak

Pengambilan
berkas rekam Petugas admisi menghubungi
medis petugas rekam medis

Ekspedisi berkas
rekam medis
keluar
Poliklinik Anak
Poliklinik
Poliklinik Interna
Poliklinik Bedah
Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
Poliklinik Umum
Poliklinik Psikiater

Petugas mencatat
perkembangan pasien
rawat jalan di BRM

BRM dibawa ke Apotik :

1.BPJS = Di billing dan menebus
resep obat

2.Umum = Menebus resep obat

Tidak
Ruang pengelolaan rekam
medis
Pengembalian berkas BRM
rekam medis lengkap?
1. Analisis BRM
2. Assembling BRM
Ya

Selesai Penyimpanan Indeksing Koding

 18

D. Sistem Penamaan Rekam Medis di RSU Cahaya Medika

Penulisan nama pasien pada Berkas Rekam Medis harus ditulis secara
benar. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari tertukarnya Berkas Rekam
Medis dengan pasien lain, karena sering dijumpai pasien dengan nama yang
sama dan seringnya seorang pasien berobat di rumah sakit. Sistem penamaan
rekam medis juga bertujuan untuk memberikan identitas kepada seorang
pasien, serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya,
sehingga mempermudah dalam pengindeksan dan mempermudah dalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat
kerumah sakit.
Adapun sistem penamaan yang digunakan pada RSU Cahaya Medika adalah
system penamaan langsung.
Contoh: Ny. Aminah , By Shasa Damayanti , Tn.Rudi Tabuti

E. Sistem Penomoran Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Cahaya Medika

Sistem penomoran adalah salah satu sistem dari penyelenggaraan rekam
medis dimana semua pasien yg datang ke instansi pelayanan kesehatan
diberikan suatu nomor rekam medis yg berfungsi sebagai salah satu ciri
identitas dari pasien dan pada berkas rekam medisnya sebagai petunjuk tempat
dimana berkas rekam medis di simpan.
Kegunaan sistem penomoran yaitu sebagai identifikasi dari pasien,
memudahkan penyimpanan, dan registrasi pasien (pada waktu admission).
Jenis sistem penomoran ada tiga yaitu:
1. Serial Numbering Sistem (SNS)
Dalam sistem ini, setiap pasien mendapat nomor rekam medis baru
setiap berkunjung ke rumah sakit.
2. Unit Numbering Sistem (UNS)
Dalam sistem ini, setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan
satu nomor rekam medis baik untuk kunjungan Rawat Jalan
maupun Rawat Inap.
3. Serial Unit Numbering Sistem (SUNS)
Sistem ini merupakan gabungan dari sistem seri dan unit. Setiap
pasien berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru, tetapi
rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan di
rekam medis dengan nomor yang paling baru, sehingga berkasnya
tetap satu unit.
Adapun sistem penomoran yang digunakan pada RSU Cahaya Medika
adalah system penomoran Unit Numbering System (UNS).
Contoh: yaitu satu No.RM digunakan seterusnya saat pasien berobat baik
di rawat jalan, rawat inap,dan rawat darurat.
 19

F. Registrasi
Pendaftaran atau Registrasi pasien merupakan bagian terdepan dari
pelayanan Rumah Sakit, di sini pasien didata identitas dan keperluan
kunjungannya ke Rumah Sakit.
Adapun jenis Data Pasien, yaitu:

1) Data Medis/Klinis
a. Data yang diperoleh dari pasien secara langsung. Diperoleh
pada saat pasien mendapatkan pelayanan kesehatan.
b. Riwayat dan pemeriksaan fisik, daftar masalah, catatan
perkembangan, instruksi dokter, laporan operasi, laporan
patologi, laporan layanan emergency, rencana keperawatan,
resume, dan layanan2 lain yang diterima pasien selama di RS
Contoh: Riwayat penyakit yang lalu, catatan perawatan, tanda vital,
catatan penyakit.
2) Data Sosial Ekonomi
Data yang didapatkan dari pasien atau keluarga pasien yang
berhubungan dengan status sosial dan keadaan ekonominya shg
nanti akan berhubungan dengan pelayanan yang akan didapatkan.
Diperoleh pada saat pasien di TPP. Contoh : Nama & alamat (sesuai
KTP), Nama dan alamat keluarga terdekat umur/tanggal lahir, status
perkawinan, pekerjaan, suku, agama, kartu jaminan sosial/kesehatan.
Lainnya : sumber pembiayaan, status pernikahan, pekerjaan,
pendidikan.

3) Data Finansial
Data yang didapatkan dari pasien atau keluarga pasien. Diperoleh
pada saat pasien di TPP.
Contoh:
a. Pekerjaan
b. Alamat kantor
c. Alamat asuransi (perusahaan)
d. Yang bertanggungjawab dalam pembiayaan
e. Premi asuransi
f. Nomor Kartu Asuransi, dll
4) Data Identifikasi pasien di RS
Data identitas pasien minimal t.d:
a. Nama lengkap pasien (nama sendiri, nama keluarga)
b. Nomor Rekam Medis
c. Alamat, no.telp, tempat/tgl lahir, agama, sex, status
perkawinan, pekerjaan, dll
 20

d. Nama, alamat & no.telepon keluarga/teman yang mudah

dihubungi.
e. Nama dokter yang merawat, dan nama/alamat dokter
pengirim
f. Pekerjaan, nama dan alamat kantor pasien bekerja.
g. Tanggal, waktu masuk dan nama ruangan/klinik
h. Rincian asuransi kesehatan dan aspek hukum informasi
(bila diperlukan).
5) Jenis Data Registrasi
a. Register pendaftaran Rawat jalan
b. Register pendaftaran Rawat Inap
c. Register pelayanan
d. Indeks penyakit
e. Indeks tindakan
f. Sensus harian
g. Rekapitulasi pasien Rawat Inap
Adapun sistem registrasi yang digunakan pada RSU Cahaya
Medika adalah buku register poli, register peminjaman, register berkas
keluar, dan register pengembalian.

G. Indeksing
Indeksing adalah kegiatan membuat tabulasi sesuai dengan kode
yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks dan segala sesuatu yang
digunakan sebagai petunjuk, atau membantu referensi.Indeksing berfungsi
untuk mengarahkan, menjadi petunjuk menunjukan, atau memudahkan
rujukan. Pembuatan indeks adalah kewajiban sarana pelayanan kesehatan
dan berisi informasi yang umum untuk mengindentifikasi posisi/letak
medical record.
Jenis – jenis indeks :
1. Indeks Pasien
2. Indeks Dokter
3. Indeks Penyakit
4. Indeks Tindakan Medis/Operasi
5. Indeks Kematian
6. Indeks Obat-obatan
Adapun sistem indeksing yang digunakan pada RSU Cahaya
Medika adalah indeks dokter, indeks penyakit dan indeks obat. Sistem
indeksing secara elektronik.
 21

H. Sistem Penyimpanan (Penjajaran dan Pengembalian) Serta Pengendalian

Berkas Rekam Medis di RSU Cahaya Medika
1. Sistem penyimpanan
Sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan rekam medis
bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan isi dari
dokumen tersebut.
Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis terbagi atas 2 berupa :
a. Sistem Penyimpanan secara Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir – formulir
rekam medis milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan
(folder). BRM rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap milik
seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Kelebihan cara ini yaitu:
1) Data dan informasi hasil – hasil pelayanan dapat
berkesinambungan karena menyatu dalam 1 folder
sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan
dan penyimpanan rekam medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan.
4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan
medis mudah distandarisasi.
5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan, karena DRM milik seorang pasien berada
dalam satu folder.
6) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani
unit rawat jalan dan unit rawat inap.
2) Filing (tempat penyimpanan) DRM harus jaga 24 jam
karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di
UGD yang buka 24 jam.
3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24
jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu waktu bila
pasien datang tak membawa KIB, padahal KIUP
tersimpan di TPPRJ.
Contoh : Pada rumah sakit x semua berkas rekam medis
pasien baik berkas rawat jalan, rawat inap, rawat darurat dan
 22

berkas lainnya disimpan dalam satu Map atau disatukan

kemudian disimpan dalam ruang penyimpanan.
b. Sistem Penyimpanan secara Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah suatu sistem
penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien
antara DRM rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat pada
folder tersendiri dan atau tempat tersendiri. Sistem
penyimpanan ini dapat mengurangi beban kerja petugas dan
menjadikan pelayanan lebih efisien, sehingga pasien mendapat
pelayanan yang lebih tepat.
Adapun sistem penyimpanan yang digunakan di RSU Cahaya
Medika adalah sistem penyimpanan sentralisasi.

2. Sistem penjajaran
Sistem penjajaran adalah system penataan rekam medis dalam
suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan
kembali/retrieve menjadi mudah dan cepat.
Ada tiga cara penjajaran berkas rekam medis :
1) Straight Numerical Filing (SNF)
Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu
sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder
DRM Berdasarkan urutan langsung nomor rekam
medisnya pada rak penyimpanan.
Kelebihan:
a) Bila akan sekaligus mengambil 50 buah rekam
medis dengan nomor yang berurutan dari rak
untuk keperluan pendidikan, penelitian atau
untuk di inaktifkan akan sangat mudah.
b) Mudah melatih petugas-petugas yang harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.
Kekurangan:
a) Petugasnya harus memperhatikan seluruh angka
nomor rekam medis sehingga mudah terjadi
kekeliruan menyimpan. Makin besar angka yang
diperhatikan, makin besar kemungkinan
membuat kesalahan. Hal yang menyebabkan
kesalahan tersebut adalah tertukarnya urutan
nomor, misalnya rekam medis nomor 46-54-24
tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 46-
55-24. Keadaan ini seringkali tidak dapat
 23

dihindarkan pada saat menyimpan rekam medis

karena sibuknya petugas menyimpan dan
menyediakan DRM.
b) Terjadinya konsentrasi DRM pada rak
penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam
medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa
petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-
desakan disatu tempat.Pengawasan kerapian
penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena
tidak mungkin memberikan tugas bagi
seseorang staf untuk bertanggungjawab pada
rak-rak penyimpanan tertentu.
Contoh :
 46-50-23 47-51-50 50-50-50
 46-50-24 47-51-51 50-50-51
 46-50-25 47-51-52 50-50-52
 dst dst dst

2) Middle Digit Filing (MDF)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau
MDF yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan
mensejajarkan folder DRM berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada dua angka kelompok tengah. Dalam
sistem ini, dua angka yang terletak di tengah sebagai
angka pertama, dua angka yang paling kiri menjadi
angka yang kedua, dan dua angka yang paling kanan
menjadi angka ketiga.
Contoh :
 58-78-96 58-78-99 59-78-02
 58-78-97 59-78-00 59-78-03
 58-78-98 59-78-01 59-78-04
 dst dst dst

3) Terminal Digit Filing (TDF)

Sistem penjajaran TDF adalah sistem penyimpanan
DRM dengan mensejajarkan folder DRM berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok
akhir. Dua angka yang terletak paling kanan merupakan
angka pertama, dua angka yang terletak di tengah
 24

merupakan angka kedua dan dua angka yang terletak

paling kiri merupakan angka ketiga.
Contoh :
 95-05-26 98-05-26 01-06-26
 96-05-26 99-05-26 02-06-26
 97-05-26 00-06-26 03-06-26
 dst dst dst

Adapun sistem penjajaran yang di gunakan di RSU Cahaya

Medika adalah sistem penjajaran nomor langsung (Straight
Numerical Filling System) SNF

3. Sistem pengendalian
Pengendalian berkas rekam medis adalah suatu pengawasan atau
pengontrolan peminjaman berkas rekam medis dari rak penyimpanan
maupun pengembalian berkas rekam medis ke rak penyimpanan.
Contoh:
Misalkan yaitu setiap petugas rekam medis mengecek di
buku penyimpanan kemudian memeriksa apakah ada berkas
rekam medis yang dipinjam kemudian blum dikembalikan
dengan melihat tanggal peminjaman dan batas waktu
peminjaman berkas rekam medis.

Sistem pengendalian berupa tracer dan out guide tidak tersedia di

RSU Cahaya Medika.

I. Sistem Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di RSU Cahaya

Medika
1. Sistem Retensi
Landasan hukum yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem
pengabadian dan pemusnahan yaitu (1) Permenkes 269 tahun 2008
tentang Rekam Medis, (2) Surat Edaran Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir dasar Rekam Medis dan
Pemusnahan Rekam Medis di Rumah-sakit. Tujuan utamanya yaitu
mengurangi beban penyimpanan DRM dan mengabadikan formulir-
formulir rekam medis yang memiliki nilai guna. Untuk itu, maka
dilakukan kegiatan
 25

a. Penyisiran Berkas Rekam Medis

Penyisiran Berkas Rekam Medis yaitu suatu kegiatan
pengawasan rutin terhadap kemungkinankesalahan letak Berkas
Rekam Medis dan mengembalikannya pada letaknya sesuai
dengan sistem pejajaran yang digunakan. Ketika kegiatan ini
dilakukan, bersamaan itu pula dilakukan pencatatan Berkas
Rekam Medis yang sudah saatnya diretensi.
b. Retensi rekam medis
Retensi atau penyusutan Berkas Rekam Medis yaitu suatu
kegiatan memisahkan antara Berkas Rekam Medis yang masih
aktif dengan Berkas Rekam Medis yang dinyatakan non aktif
atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban
penyimpanan Berkas Rekam Medis dan menyiapkan kegiatan
peninalain nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan
atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas
penyimpanan (filing) secara periodik misalnya setiap bulan,
tribulan atau tahunan tergantung banyaknya Berkas Rekam
Medis yang disimpan. Dokumen rekam medis yang telah
diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari DRM aktif
dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir
berobat selanjutnya dikelompokkan berdasarkan
penyakitnya.Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal
retensi.
Dibawah ini merupakan jadwal retensi arsip berdasarkan
penyakit:
NO KELOMPOK AKTIF IN AKTIF
RI RJ RI RJ
1 Umum 5 thn 5thn 2 thn 2 thn
2 Mata 5 thn 10 thn 2 thn 2 thn
3 Jiwa 10 thn 5 thn 2 thn 2 thn
4 Orthopedi 10 thn 10 thn 2 thn 2 thn
5 Kusta 15 thn 15 thn 2 thn 2 thn
6 Ketergantungan 15 thn 15 thn 2 thn 2 thn
obat
8 Jantung 10 thn 10 thn 2 thn 2 thn
8 Paru-paru 5 thn 10 thn 2 thn 2 thn
Sumber:(Depkes,.RI.2006)
 26

 Tujuan Retensi Arsip

1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin
bertambah
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya
tempat rekam medis baru
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyiapan rekam medis bila sewaktu – waktu di
butuhkan
4. Menyelamatkan arsip Yang bernilai
5. Mengurangi arsip yang tidak bernilai
 Cara Retensi Arsip :
1. Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa
aktif 5 tahun dari buku registrasi.
3. Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut
untuk mencari pada rak penyimpanan aktif.
4. Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan
penggolongan penyakit/tahun kunjungan.
5. Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif
ke in-aktif.
6. Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis in-
aktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di
mikrofilmiasi dengan cara yang telah ditentukan.
Pada pelaksanaan PKL di RSU Cahaya Medika kami belum
menemukan retensi berkas rekam medis karena di RSU cahaya medika
baru 4 tahun menggunakan berkar rekam medis dan kemungkinan tahun
2022 akan dilakukan retensi jika sudah ada berkas yang sesuai kriteria.

2. Pemusnahan rekam medis

Pemusnahan merupakan suatu proses kegiatan penghancuran
secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai
gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara
membakar habis, mencacah sehingga tidak dapat dikenali lagi baik
isi maupun bentuknya.
Dasar hukum pemusnahan Berkas Rekam Medis :
a. Surat edaran dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160,
tanggal 21 maret 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan
formulis RM & pemusnahan RM Rumah Sakit
 27

b. Permenkes RI No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang

Rekam Meids
c. UU No.7 Tahun 1971 : Ketentuan Pokok kearsipan RM

 Cara Pemusnahan:
1. Membakar sampai habis
2. Mencacah sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun
bentuknya
 Tata Cara Pemusnahan:
1. Pembentukan tim pemusnahan yang terdiri dari unsur
rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan dengan SK
direktur
2. Tim membuat daftar pertelaan

 Pelaksanaan pemusnahan:
1. Dibakar : menggunakan incenator/ dibakar biasa
2. Dicacah atau dibuat bubur.

 Pihak ke 3 disaksikan Tim Pemusnah

1. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditandatangani ketua dan sekertaris serta diketahui
Direktur Rumah Sakit.
2. Cerita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS,
Lembar 1 dikirim ke pemilik RS
3. Khusus Berkas RM rusak dapat langsung Dimusnahkan
dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur
RS

Di RSU Cahaya Medika belum pernah melakukan Pemusnahan.

Tetapi sudah ada SOP (Standart Oprasional Prosedur) Pemusnahan.
Kemungkinan akan dilakukan Pemusnahan di Tahun 2024.
 17
17

BAB IV
HAL-HAL YANG MENUNJANG DAN MENGHAMBAT

A. Hal-Hal yang Menunjang

1. Kepala ruangan rekam medis dan rekan-rekan kerja yang dengan
keramahan dan kesabarannya selalu membantu ketika peserta praktik
mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diembankan
ketika praktik.
2. Adanya bimbingan dan arahan yang diberikan kepada kami tentang
data yang dibutuhkan selama pelaksanaan praktik.
3. Tersedianya data yang sangat menunjang pelaksanaan praktik kami
sehingga memudahkan kami dalam melakukan praktik.
4. Dalam pelaksanaan praktik kami diberikan kepercayaan dan
kesempatan dalam melakukan praktik kerja lapangan.
5. Kami mendapatkan ilmu terkait hal-hal yang terjadi di lapangan
Rumah Sakit Umum Cahaya Medika

B. Hal-Hal yang menghambat

1. Rak penyimpanan berkas rekam medis yang susah karena raknya
tinggi dan ruang penyimpanan sempit sehngga sedikit mempersulit
dalam melakukan penyimpanan dan pengambilan berkas Rekam
Medis.
2. Agak sulit untuk melakukan pengambilan dan pengembalian
berkasnya karena penyimpanannya terlalu pada dan agak susah untuk
ditarik keluar.
3. Tidak tersedianya tracer dan out guide sehingga bila ada berkas rekam
medis yang tidak kembali, tenaga kesehatan rekam medis harus
mencari dari beberapa buku register,kunjungan, dll

28
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam pelakasanaan praktik yang kami lakukan di Rumah Sakit Awal
Umum mulai tanggal 30 Agustus s/d 04 September 2021 kami dapat
menyimpulkan beberapa hal, antara lain sebagai berikut:
1. Rumah Sakit Umum Cahaya Medika yang berlokasi di jalan Perintis
Kemerdekaan KM 8 No. 26/27, Kelurahan Tamalanrea Indah,
Kecamatan Tamalanrea , Kota Makassar.
2. Sistem penomoran yang digunakan adalah sistem (Unit Numbering
System).
3. Sistem penamaan yang digunakan adalah sistem penamaan secara
langsung.
4. Sistem penyimpanan berkas Rekam Medis menggunakan sistem
terpusat (Sentralisasi).
5. Sistem penjajaran yang digunakan adalah sistem nomor langsung
(Straight Numerical Filling System)
6. RSU Cahaya Medika belum pernah melakukan sistem retensi dan
pemusnahan berkas rekam medis.
7. KIB adalah Kartu Identitas Berobat yang dimana kartu ini digunakan
oleh pasien untuk berobat dan KIB memudahkan tenaga kesehatan
rekam medis untuk mencari berkas rekam medis.

B. Saran
1. Sebaiknya menggunakan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing
System) pada sistem penjajaran agar mengurangi kesalahan penjajaran
berkas rekam medis.
2. Alat penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya tidak hanya
menggunakan rak tetapi juga menggunakan Roll O Pack karena
kapasitas penyimpanannya lebih banyak.
3. Sebaiknya RSU Cahaya Medika menggunakan kode warna dalam
pengendalian berkas rekam medis pasien untuk mencegah adanya
misfile.

29