TUGAS MAKALAH

MATA KULIAH
KOMUNIKASI BISNIS

Nama : Shofia Marwah

NPM : 372389019
Kelas : Karyawan / Akutansi
S1

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

INDONESIA MANDIRI
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan makalah mata kuliah Komunikasi
Bisnis.
Tidak lupa juga kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah turut
memberikan kontribusi dalam penyusunan makalah ini.
Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik dari
penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Oleh karena itu,
kami dengan rendah hati menerima saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat
memperbaiki makalah ini.
Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat dan juga
inspirasi untuk pembaca.

Bandung, 30 September 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI
BAB I …………………………………………………………………… 1
BAB II ……………………………………………………………………. 8
BAB III ……………………………………………………………………. 13
BAB IV ……………………………………………………………………. 19
BAB V ……………………………………………………………………. 25
BAB VI ……………………………………………………………………. 33

ii
 BAB I
PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi adalah elemen penting dalam kehidupan manusia karena merupakan

cara utama manusia dalam berinteraksi, berbagi informasi, dan memahami satu
sama lain. Komunikasi juga merupakan fondasi dalam pembentukan hubungan
manusia. Melalui komunikasi, manusia dapat berinteraksi dengan orang lain,
membangun ikatan emosional, dan memperluas jaringan sosial manusia.
Komunikasi yang baik memungkinkan manusia untuk memahami dan merasakan
kebutuhan, perasaan, dan pengalaman orang lain, sehingga memperdalam
hubungan antar pribadi.

Komunikasi adalah cara utama untuk menyampaikan informasi, ide, gagasan, dan
pengetahuan. Dengan berkomunikasi, manusia dapat belajar dari pengalaman
orang lain, mendapatkan wawasan baru, dan memperluas pemahaman manusia
tentang dunia. Pertukaran informasi melalui komunikasi juga memungkinkan
perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kemajuan sosial.

Sehingga komunikasi memainkan peran penting dalam pengembangan pribadi dan

pertumbuhan individu. Melalui komunikasi, manusia dapat mengartikulasikan
pemikiran dan gagasan manusia, meningkatkan keterampilan berbicara di depan
umum, mendengarkan dengan empati, dan beradaptasi dengan situasi sosial yang
berbeda. Komunikasi yang baik memungkinkan manusia untuk menjadi pribadi
yang lebih percaya diri, terampil, dan dapat beradaptasi.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.

Secara istilah, komunikasi diambil dari bahasa latin, yaitu “communico” yang berarti
membagi. Dengan arti yang lebih luas lagi, “membagi” dalam hal ini berupa
membagi ide atau gagasan antara satu orang dengan yang lainnya. Menurut
Himstret, dkk (2009), komunikasi merupakan suatu proses exchange informasi antar
individu melalui sebuah sistem yang biasa baik dengan simbol atau kode, sinyal-
sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sedangkan definisi lain disebutkan bahwa
komunikasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee, 2014).
Secara umum komunikasi dilakukan dua orang atau lebih dan proses pemindahan
pesannya pun juga dapat dilakukan dengan mengunakan cara berkomunikasi
yang biasa dilakukan oleh seseorang secara verbal baik melalui lisan atau tulisan,
maupun bahasa non-verbal.

1
Definisi bisnis adalah segala aktivitas atau usaha yang memiliki tujuan untuk
menciptakan keuntungan (profit). Dalam definisi lain, bisnis adalah proses atau
bentuk kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau industry yang
mengkombinasikan faktor- faktor produksi dalam rangka menciptakan produk berupa
barang atau jasa, sehingga dapat memperoleh keuntungan yang diharapkan. Selain
itu, bisnis dapat diartikan juga sebagai aktifitas yang menyediakan produk berupa
barang atau jasa yang diperlukan atau diinginkan oleh konsumen (Griffin dan
Ebert, 2007). Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), bisnis
adalah usaha komersial dalam dunia perdagangan, bidang usaha, atau usaha
dagang.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, atau pendapat yang

disebarkan secara personal maupun impersonal melalui lambang atau sinyal.
Menurut Rosenbalt komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam
dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal
maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sehingga, jika dielaborasikan secara sederhana, maka apa yang dimaksudkan

dengan pengertian komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal maupun non-verbal untuk
mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis pelaku komunikasi
tersebut (Purwanto, 2017). Definisi sederhana lainnya mengenai komunikasi bisnis
adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi bisnis merupakan suatu proses pertukaran ide, pesan, dan
konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial
(Katz, 1994).
2. Komunikasi yang diterapkan pada bidang bisnis atau perdagangan, baik
produk berupa barang maupun jasa (James J. Floyd, 2006).
3. Komunikasi merupakan proses interaksi antara pemilik bisnis dengan pihak
lain sejak bisnis dijalankan sampai dengan proses perkembangannya dengan
cakupan berbagai macam permasalahan yang dihadapi.
Komunikasi adalah proses interaksi yang intensif antara perusahaan dengan pihak
lain yang terkait, seperti consumer, costumer, supplier, distributor, competitor,
government, dan lingkungan eksternal lainnya yang berhubungan dengan
Perusahaan.

B. FUNGSI KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum, terdapat empat fungsi komunikasi bisnis, yaitu:
1. Memberikan Informasi (Informing)
Dalam komunikasi bisnis, terjadi pertukaran informasi antara satu orang
dengan yang lainnya. Oleh karena itu komunikasi berfungsi untuk
memberikan informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis

2
 kepada pihak lain. Misalnya, sebuah perusahaan memasang iklan lowongan
kerja untuk memperoleh karyawan baru. Hal itu dilakukan untuk
menginformasikan (informing) kepada semua orang bahwa perusahaan
tersebut sedang membuka lowongan pekerjaan.
2. Melakukan Persuasi (Persuading)
Tujuan berikutnya adalah untuk memberikan persuasi, yaitu menyampaikan
pesan dengan mempengaruhi seseorang (persuading) untuk setuju dengan
pilihan yang ditawarkan. Kegiatan persuasi biasa dilakukan ketika meminta
konfirmasi pelanggan atau bernegosiasi dengan pelanggan.
3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)
Melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis (collaborating) antara seseorang
dengan orang lain merupakan salah satu fungsi dari komunikasi bisnis.
Dengan adanya komunikasi bisnis, seseorang akan dengan mudah
melakukan kerjasama bisnis antar perusahaan baik dalam skala domestik
maupun internasional.
4. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)
Melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis (collaborating) antara seseorang
dengan orang lain merupakan salah satu fungsi dari komunikasi bisnis.
Dengan adanya komunikasi bisnis, seseorang akan dengan mudah
melakukan kerjasama bisnis antar perusahaan baik dalam skala domestik
maupun internasional.

C. UNSUR KOMUNIKASI BISNIS

Setelah mengetahui beberapa fungsinya, berikut beberapa unsur yang
terkandung dalam komunikasi bisnis.
1. Who (Komunikator /sumber)
Dalam hal ini, who berarti komunikator atau sumber yang terdapat di
komunikasi bisnis. Sumber tersebut merupakan pelaku utama atau pihak yang
mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu
komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu
negara.
2. What (Topik/Isi Pesan)
What merupakan topik dari komunikasi bisnis yang sedang didiskusikan.
Unsur ini berupa isi pesan yang akan disampaikan atau dikomunikasikan
kepada semua atau lawan bicara komunikator.
3. In Which Channel (Media/Alat yang digunakan)
Unsur yang satu ini merupakan media atau alat yang digunakan dalam
melakukan komunikasi bisnis. Unsur ini dapat berupa komunikasi langsung
ataupun menggunakan media seperti koran, telepon, dll.
4. To Whom (audien)
To whom Dalam komunikasi bisnis berarti seorang lawan bicara ataupun

3
 audiens yang dapat mendengarkan seorang komunikator menyampaikan
pesan dan informasinya.
5. With What Effect (Tujuan/Dampak)
To whom Dalam komunikasi bisnis berarti seorang lawan bicara ataupun
audiens yang dapat mendengarkan seorang komunikator menyampaikan
pesan dan informasinya. With what effect merupakan dampak yang terjadi
pada lawan bicara setelah menerima pesan dari komunikator, misalnya
perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dan lain sebagainya

D. JENIS – JENIS KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis terbagi ke dalam beberapa jenis, berikut penjelasannya.
1. Menurut Ruang Lingkup
Berdasarkan ruang lingkupnya, komunikasi bisnis dibagi menjadi dua yaitu
komunikasi internal dan eksternal.
a. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan yang
sama.
b. Komunikasi vertical
Jika komunikasi internal tidak memperhatikan bidang, sentuhan vertikal
sebaliknya. Dalam hal ini, komunikasi intra-perusahaan hanya saling
menguntungkan antar level. Misalnya, komunikasi antar manajer tanpa
partisipasi bawahan
c. Komunikasi horizontal
Salah satu jenis komunikasi bisnis adalah jenis horizontal, yang terjadi antara
satu tingkat atau posisi. Pada umumnya tipe ini bersifat informal dan lebih
santai daripada komunikasi vertikal. Karena bahasa yang digunakan adalah
bahasa sehari-hari, Anda bahkan tidak perlu memperhatikan aturan tertentu.
Contohnya adalah komunikasi antar karyawan yang biasanya tidak terlalu
serius, sederhana dan mengandung banyak kesenangan
d. Komunikasi antara atasan dan bawahan
Komunikasi tunggal ini juga bisa disebut komunikasi internal ke bawah.
Dalam konteks ini, komunikasi harus fokus pada posisi atau level di
Perusahaan
e. Komunikasi dari bawahan ke atasan
Sebaliknya, jenis ini dikenal dengan jenis komunikasi internal ke atas. Sama
seperti sebelumnya, komunikasi ke atas memperhatikan tingkatan dalam
perusahaan, sehingga tidak dapat dilakukan sembarangan. Contohnya ialah
ketika pegawai memberikan laporan rutin kepada pimpinan atau atasan
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan dengan lawan
bicara yang bukan dari perusahaan yang sama. Komunikasi eksternal

4
 biasanya dilakukan untuk melakukan kerjasama dengan pihak di luar
perusahaan. Hal tersebut dapat berupa promosi, publikasi, wawancara
dengan media, atau kegiatan sosial

2. Menurut Cara Penyampaian Pesan

Berdasarkan cara penyampaiannya, komunikasi bisnis dibagi menjadi dua,
yaitu:
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah bentuk penyampaian informasi atau sumber
secara langsung ke lawan bicara. Mislanya, dialog, wawancara, dan rapat.
b. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan bentuk penyampaian informasi dalam
bentuk tulisan. Misalnya, memo, email, aplikasi pesan singkat, dan lain
sebagainya
3. Menurut Perilaku
Komunikasi menurut perilaku dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu
sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa
cara kerja dalam berorganisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang
harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya, seminar, rapat, dan
wawancara.
b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah komunikasi antara sesama karyawan yang
ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak
ditentukan dalam struktur organisasi. Biasanya komunikasi informal bersifat
lebih santai dan ringan. Misalnya, komunikasi yang terjadi antar sesama
karyawan di waktu senggang atau istirahat
4. Menurut Jaringan Kerja
Berdasarkan jaringan kerja, komunikasi bisnis dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Komunikasi Jaringan Rantai
Komunikasi ini hanya memiliki satu arah seperti sebuah rantai. Misalnya,
dari satu titik ke titik lainnya mengikuti satu perintah atau satu arahan dari
atasan. Contoh, di sebuah pabrik yang pekerjaannya dilakukan secara
bergantian sesuai dengan bidangnya.
b. Komunikasi Jaringan Lingkaran
Jenis komunikasi jaringan kerja yang satu ini berbentuk seperti lingkaran.
Pada komunikasi jenis ini, semua individu memiliki bagian untuk saling
berinteraksi sehingga pesannya tersampaikan secara merata. Misalnya,
komunikasi yang biasa dilakukan dalam sebuah tim, pendistribusian pesan
dapat tersampaikan secara rata untuk seluruh anggota.

5
 c. Komunikasi Jaringan Bintang
Komunikasi jaringan bintang adalah jenis komunikasi yang melibatkan semua
anggotanya untuk berinteraksi sehingga setiap anggota feedback yang cepat.
Komunikasi jenis ini merupakan komunikasi yang paling efektif

E. MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS

Manfaat komunikasi bisnis terbagi menjadi dua, komunikasi internal dan
eksternal, Yaitu :
1. Komunikasi Internal
Manfaat komunikasi internal berarti manfaat yang dirasakan oleh komponen
dalam perusahaan, seperti karyawan. Komunikasi bisnis dalam komponen
perusahaan bermanfaat agar pekerjaan dan interaksi antar karyawan dapat
dijalin dengan baik
2. Komunikasi Eksternal
Sementara itu, manfaat dari komunikasi eksternal merupakan dampak positif
yang dibangun oleh pihak ketiga dalam membangun citra perusahaan.
Misalnya, adanya komunikasi dengan investor klien dan juga media

G. PROSES KOMUNIKASI BISNIS

Dalam menjalankan komunikasi yang baik, diperlukan proses dan tahapan
yang tepat. Misalnya, persiapan, pemikiran, dan beberapa cara untuk
mengonfirmasi bahwa pesan tersebut tidak hanya dapat diterima tetapi dapat
dimengerti dan dipahami

H. KENDALA DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Kendala dalam komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan
kehati- hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat
diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala
yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek
yang diharapkan
I. KESALAHAN PAHAMAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Dalam sebuah komunikasi Bisnis, terdapat tendensi dalam pesan yang mungkin
tidak dapat dimengerti oleh komunikan secara baik. Berikut adalah beberapat
faktor yang dapat menghambat dalam komunikasi, antara lain:
1. Permasalahan di dalam pengembangan pesan
Masalah yang mungkin muncul adalah adanya keraguan mengenai konten
pesan, atau dirasakan masih kurang familiar bagi audiens, dan beberapa hal
yang menjadi kesulitan dalam menyampaikan sebuah ide
2. Permasalahan dalam penyampaian pesan
Bagian dari masalah dalam penyampaian pesan adalah terkait dengan sarana

6
 dan prasarana atau peralatan yang digunakan
untuk komunikasi.
3. Permasalahan dalam penerimaan pesan
Penerima pesan terkadang mengalami beberapa hal yang tidak dapat
diprediksi sebelumnya, misalnya terdapat istilah-istilah yang masih asing bagi
penerima, atau terdapat perbedaan persepsi, dikarenakan komunikasi yang
dilakukan secara tidak langsung.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan
Persepsi penerima pesan bisa berbeda dalam setiap komunikasi yang
disampaikan oleh pengirim. Persepsi tersebut diantaranya adalah perbedaan
latar belakang, perbedaan persepsi, dan perbedaan respon audiens

J. KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

Komunikasi bisnis yang efektif adalah komunikasi yang dapat menghasilkan
hubungan baik dan sinergi yang baik antara perusahaan dengan stakeholder

K. PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi yang baik dan efektif merupakan salah factor untuk mencapai
keberhasilan dalam dunia bisnis. Karena komunikasi merupakan hal yang sering
dilakukan dalam setiapa aktivitas yang kita lakukan baikpun dalam dunia bisnis.
Maka dari itu, ada beberapa hal yang dapat meningkat atau mengebangkan
kemampuan dalam berkomunikasi yang baik dengan sederhana. Antara lain:
1. Membaca
2. Menulis
3. Berbicara
4. Mendengarkan

Tidak hanya itu, komunikasi bisnis dalam collaborating dapat melalui media ataupun
komunikasi langsung. Misalnya, penggunaan teknologi seperti telepon biasa,
faksimili, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

7
 BAB II
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN
PESAN BISNIS

A. PENGERTIAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan

organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis
audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa
pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan
jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau
tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi
audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan
argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk
mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak
mau berubah untuk hal baru

Menurut Dewi, (2006) perencanaan pesan bisnis adalah tindakan yang dilakukan
sebelum menyusun pesan bisnis agar pesan bisnis yang dibuat dapat menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami.

Menurut Purwanto, (2006) perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah

strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi

B. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Dalam aktifitas organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari,
baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana
samapai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat
memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat
tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain.
Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian

8
penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diuapayakan selalu lebih menarik
dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan
bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas
pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan
memiliki tujuan yang jelas.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan

pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses
penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah
umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses
penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 (tiga) tahap sederhana, yaitu: 1).
Perencanaan Pesan. 2). Penyusunan Pesan. 3). Revisi Pesan

C. PENYUSUNAN PESAN.
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah menuangkan ide-ide dan
gagasan secara tertulis dalam bentuk draft. Dalam tahap ini, perlu diperhatikan
dalam penyusunan kata-kata, dirangkai menjadi kalimat dan akhirnya tersusun
menjadi paragrap yang bertujuan untuk menyampaikan maksud pesan bisnis. Hal
terpenting dari tahap ini bahwa dengan pesan bisnis yang dibuat, maksud yang ingin
disampaikan dapat diterima dan dilaksanakan dengan baik oleh penerima pesan

D. MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang tidak terorganisasi dengan baik menjadikan penerima pesan
tidak dapat memahami pesan dan akhirnya memberikan penilaian negatif pada
organisasi. Beberapa hal yang menjadikan pesan bisnis dikatakan tidak
terorganisasi dengan baik, yaitu :
1. Bertele-tele, bahwa pesan tidak langsung pada maksud dan tujuan. Pesan
yang bersifat resmi cukup ringkas, padat dan mengenai sasaran.
2. Menyertakan hal-hal yang tidak relevan, menjadikan maksud utama dari
pesan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Pembuat pesan harus
dapat memilah hal yang relevan dan yang tidak.
3. Ide yang disampaikan tidak logis, dimana ide yang disampaikan tidak
sesuai dengan masalah atau topik pembahasan. Ide yang disampaikan
harus relevan, tidak keluar dari masalah dan yang lebih bagus bahwa ide
tersebut telah dibuktikan sebelumnya tingkat keberhasilannya.
Informasi penting tidak tersampaikan pada pembahasan, karena terlalu banyak hal
yang disampaikan dan hal tersebut sebenarnya adalah informasi pendukung saja,
maka informasi utama menjadi kabur dan tidak tersampaikan.

9
 E. MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS
Setelah melewati tahap pengorganisasianan pesan, tahap berikutnya yaitu
memformulasikan pesan atau menyusun naskah pesan. Baik pesan lisan maupun
tulisan ketika menyusun harus memperhatikan pemilihan bahasa (formal), gaya,
dan nada. Pesan lisan lebih mudah dalam memformulasikannya. Komunikan dapat
dengan spontan atau mempunyai catatan kecil yang bertujuan sebagai bahan
pengingat atau garis besar dari pesan yang akan disampaikan. Komunikan juga
dapat melakukan penambahan informasi yang relevan dengan pesan yang
disampaikan. Berhadapan langsung dengan audiens menjadikan komunikan dapat
langsung mengetahui reaksi dan kebutuhan informasi dari audiens

Pesan tertulis harus menggunakan gaya bahasa yang jelas, ringkas, dan
mencakup semua permasalahan yang ingin disampaikan. Menggunakan bahasa
yang sederhana menjadi kemudahan bagi penerima untuk memahami dan
menerima pesan. Pesan tertulis yang efektif, harus memenuhi karakteristik
sebagai berikut :
1. Courtesy (sopan santun)
Nada sopan santun akan memberikan kesan bagi penerima pesan bahwa
dirinya dihargai dan dihormati. Permohonan maaf yang tulus juga dapat
menarik hati penerima pesan dan memberikan citra positif bagi organisasi
pembuat pesan
2. Correctness (tepat/benar)
Format pesan, tanda baca, menggunakan bahasa Indonesia yang benar
adalah hal- hal dalam menentukan ketepatan selain juga mengemukakan
fakta-fakta yang benar.
3. Conciseness (ringkas)
Pesan disusun secara ringkas, jelas dan padat. Pemilihan bahasa yang
sesuai atau tidak bertele-tele langsung mengena pada pokok permasalahan.
4. Clarity atau Clearness (jelas)
Kalimat dalam pesan tidak terlalu panjang, namun menyambung dari
paragraf satu ke paragraf yang lain. Pesan mudah dimengerti dan
menampakkan kesatuan yang padu dari pesan.
5. Concreteness (tepat)
Pesan disampaikan secara spesifk tidak mengandung kesalahan interpretasi.
Jadi siapapun yang membaca pesan, diharapkan memiliki interpretasi yang
sama satu sama lain.
6. Completeness (lengkap)
Pesan yang disampaikan sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi
yang disajikan lengkap dan akurat, sehingga tidak muncul pengaduan tentang
ketidakpuasan layanan. Pesan yang tidak lengkap menjadikan rugi waktu,
kehilangan pembeli potensial, dan masih banyak lagi

10
 F. REVISI PESAN.
Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan
bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi)
terhadap pesan- pesan bisnis. Revisi (Perbaikan) pesan merupakan tahap
terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan
kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap
revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan
disusun sudah bebas dari kesalahan.

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat
dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh
komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang
memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi

G. KETERAMPILAN MEREVISI
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah
menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis surat-surat bisnis
yang baik diperlukan proses pemikiran,tenaga, dan waktu yang cukup. Akan
berbahaya apabila penyampaian pesan - pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal- asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun
format penulisan. Sebagaiman telah disampikan sebelumnya pesan-pesan bisnis
mencakup pesan- pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan

H. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan - pesan bisnis kepada audiens sangat
penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan.
Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar
belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik
terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan - pesan bisnis
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita
juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang
bermacam- macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud
dari pesan-pesan bisnis

11
 I. KALIMAT YANG EFEKTIF
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak
terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau
“apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau
sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda

J. MENGEMBANGKAN PARAGRAF
Secara umum ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraf, yaitu pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif
dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudianbaru
dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan
kemudian baru diikuti dengan alasan-alasannya. Suatu paragraf dapat
dikembangkan dengan memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan
(persamaan dan perbedaan), pembahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan
pembahasan pemecahan masalah

12
 BAB III
KOMUNIKASI BISNIS LEWAT
SURAT

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNS MELALUI SURAT

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang baru atau asing.
Surat digunakan oleh seseorang baik sebagai sarana penyampaian pesan tertulis
untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan, maupun bisnis dari
seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu
pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan
kertas tetapi juga melalui electronics mail (e-mail).
Apa itu Pengertian Surat? Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa
departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dna berlaku
untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan
masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan
rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan
hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.

Apa juga yang dimaksud dengan surat Bisnis? Secara umum, definisi dan
pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga
organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis
kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa
pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.

B. FUNGSI SURAT BISNIS

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat dengan
adanya telepon, telepon genggam, televisi, radio, telegram, feksimile, dan
komputer, surat tampaknya masih merupakaan sarana penghubung atau
komunikasi yang sangat penting bagi seseoran, kelompok, maupun organisasi
pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis memiliki berbagai fungsi:
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat. Dalam
kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi untuk pembawa pesan-
pesan bisnis dari
pengirim pesan ke pada pihak lain.
2. Alat untuk menyimpan pembertitahuan, permintaan, atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis. Misalnya:
surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penagihan produk baru, dll.
3. Alat buktu tertulis (dokumen tertulis), Misalnya : surat perjanjian jual beli, surat

13
 perintah kerja, surat kerja sama,dll.
4. Alat untuk mengingat, misalnya: surat bisnis yang diarsipkan. Pada aat
dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat dan dicek kembali untuk
mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya
5. Bukti sejarah atau historis, misalnya surat izin pendirian usaha, surat kepailitan
usaha, dan surat penggabungan usaha. Surat-surat bisnis tersebut menjadi
catatan yang berharga sebagiai bukti historis dalam dunia bisnis
6. Pedoman kerja, misalnya : surat keputusan dan surat perintah. Surat tersebut
berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan suatu kegiatan
bisnis.
7. Media promosi bagi pengiriman surat

C. MACAM-MACAM SURAT BISNIS

1. Surat Pemesanan, Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu
surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan
yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade),
maupun jasa (service).
2. Surat Konfirmasi, Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang
berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan,
penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
3. Surat Pengaduan, Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan
merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi
kedua belah pihak.
4. Surat Permintaan Informasi, Surat permintaan informasi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai
informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
5. Surat Ucapan Selamat, Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan
oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan
selamat atas keberhasilan seseorang.
6. Surat Pemberitahuan, Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh
perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik
perorangan maupun organisasi.
7. Surat Penagihan, Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk
menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
8. Surat Peringatan, Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang
atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun
organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
9. Surat Perintah Kerja, Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh
pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk
mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan

14
 prosedur dan persyaratan yangg telah disepakati.
10. Surat Pengumuman, Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh
seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain
baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
11. Surat Undangan RUPS, RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam
suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan
strategis.
12. Surat Kuasa, Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan
oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa
kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan
bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.
13. Surat Perjanjian, Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang
dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal

D. PENGERTIAN DIRECT REQUEST

Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai permintaan
barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to
face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai
“Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain
untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”

E. PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST

Bagaimana pengorganisasian direct request? Pada bagian awal, sajikan
permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang
perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan
dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai
dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya. Cara yang baik untuk
menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat
pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam
penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang sekali ...” atau “saya sangat
berterima kasih ”.

Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang

sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku
referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.
Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya,
dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang

15
 mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-
buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari
Juwita bookstore”.

F. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari
seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya
perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa
yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan. Surat-surat
permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan
organisasi, memo dan surat- surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan
karyawan, konsumen, dan pemegang saham.

Oleh karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus
menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya
pada diri sendiri
apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang
kita sampaikan

G. MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan perusahaan,
kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada orang-
orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Surat Pengaduan (claim
letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan dengan
ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan
orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua istilah tersebut
penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan kata lain, ia
berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer satisfaction).

H. SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).
1. Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung.
Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
a. Ide pokok (main idea).
b. Penjelasan rinci (explanations).
c. Penutup (close courtsey).

Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan
penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya

16
 diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang
diinginkan dan ucapan terima kasih.

2. Surat Pesanan dan Reservasi.

Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
a. Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
b. Metode pengirimannya.
c. Cara pembayarannya.

Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna,
gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan
petunjuk khusus lainnya

I. PERMINTAAN KREDIT
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit? Secara sederhana ada dua tahap
yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang
diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut. Data pendukung ini
mencakup:
a. Kartu tanda pengenal
b. Laporan keuangan tahun terakhir
Data pendukung lainnya, serta Surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan
jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan. Hal ini penting bagi
lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh kredit, baik
dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya

J. MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban
atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan
pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan
menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada
orang lain

K. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Surat rekomendasi (recommedation letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal
yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat
rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu

17
perusahaan. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif
yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain:
1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja).
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri.
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon.
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
6. Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut

L. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan
permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan
perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif,
ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu: (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaan
pesan tersebut, (3) Menjagagoodwill sebaik mungkin dengan audiens.

M. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF

Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk
penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam
berkomunikasi

18
 BAB IV
PRESENTASI BISNIS

1. Perbedaan presentasi dan pidato

Persentasi adalah suatu kegiatan berbicara dihadapan banyak hadirin atau
salah satu bentuk komunikasi. Presentasi merupakan kegiatan pengajuan
suatu topik, pendapat atau informasi kepada orang lain, presentasi sering
dibawakan dalam acara bisnis. Presentasi juga dalah penyampaian suatu
materi atau masalah kepada pendengar dan khalayak yang mengikuti
presentasi, presentasi dapat juga diartikan sebagai kegiatan seseorang yang
berbicara di hadapan publik, baik dalam kegiatan seminar, kuliah, mengajar
dikelas, ataupun kegiatan sejenis.
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting
seperti pangajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk,
perluasan pasar dan sebagainya.
Pidato adalah sebuah kegiatan berbicara di depan banyak orang, pidato
dilakukan dengan menggunakan bahasa yang baik dan dapat diterima oleh
pendengar. Umumnya, orang yang melakukan pidato akan menyampaikan
gagasannya kepada orang lain atau pendengar. Isi pembicaraan dalam pidato
akan menjelaskan mengenai ide dan petunjuk. Orang yang melakukan pidato
akan memberikan nasihat-nasihat kepada para pendengarnya, umumnya
pidato akan dilakukan oleh orang yang dianggap penting, orang tersebut
menyampaikan sebuah pernyatan atau pandangan.

2. Alat bantu dalam presentasi bisnis, kelemahan dan keunggulannya

A. Papan tulis hitam dan papan tulis putih
Keunggulan:
a. Fleksibilitas dalam penulisannya
b. Kemudahan dalam melakukan koreksi
c. Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat
yang sama

Kekurangan:

a. Tulisan tangan sering kali sulit dibaca

b. Pembaca menutupi peserta saat menulis
c. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah
penuh harus dihapus terlebih dahulu
e. Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat
dimanfaatkan secara optimal.

19
 B. Flip charts
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-
lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah
penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong
dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya.
Keunggulan flip charts:
a. Fleksibilitas dalam penulisan
b. Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi
c. Pembicara dapat merujuk catatan sebelumnya
d. Biaya relatif murah
e. Bisa diletakan dimana saja

Kekurangan flip charts:

a. Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan

b. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
c. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet
e. Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi
saja
f. Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas
g. Tidak cocok untuk peserta lebih dari 20 orang.
C. Transparansi overhead projector (transparansi OHP)
Tranparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang
cukup populer bagi para pembicara.
Keunggulan Tranparansi OHP:
a. Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
b. Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetepi biayanya
tidak mahal.
c. Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang
d. Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun
beberapa saat sebelum presentasi dilakukan
e. Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual
f. Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat
pertemuan dan pelatihan.

Kekurangan tranparansi OHP:

a. Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan

b. Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
c. Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan
mengalihkan pembicaraan

20
 d. Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus
e. Kipas pada OHP sering kali berisik
f. Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.
D. Slide
Slide dapat berupa foto, grafis atau gabungan keduanya. Kualitas gambar
dan tampilan disajikan dengan slide cukup baik, mudah dan gampang
membawanya, dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC).
Kelebihan slide:
a. Slide foto warna mudah pembuatannya
b. Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh pc
c. Bisa menggunakan dengan 3D dan efek khusus lainnya
d. Daya tahan yang cukup tinggi
e. Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat
penyimpanan yang terbuat dari kaca
f. Slide yang dihasilkan dari pc dapat disimpan dalam bentuk flashdisk
g. Hasil cetakan lebih kecil dan lebih portable
Kekurangan slide:
Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu yang cukup lama
Harganya relatif mahal.
E. Papan tulis elektronik
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai
kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi dan ruang
pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk
menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru. Layar Papan
tulis elektronik dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak
tulisan yang ada di layar, sangat cocok untuk diskusi kecil dan sejenisnya.
Kelebihan Papan tulis elektronik:
a. Fleksibilitas dalam penulisan materi
b. Koreksi dapat dilakukan dengan mudah
c. Bisa menampilkan tulisan pembicara dan peserta
d. Hasil cetakan dapat disimpan maupun diberikan kepada peserta.
Kekurangan Papan tulis elektronik:
a. Tulisan tangan
b. Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis
c. Pembicara tidak dapat menulis dan akan sukar dibaca jika tulisan
tangannya jelek
d. Sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam pengoperasiannya.
F. Video Cassete Recorder (VCR)
Video Cassete Recorder atau perekam kaset video dapat digunakan
sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam
berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai

21
 bahan studi kasus dalam format Video Cassete Recorder. Secara umum
VCR memiliki tiga format yaitu PAL (digunakan di Australia, Selandia
Baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Polandia,
Austria, Belanda, Swiss, Afrika Selatan, Cina, Hong Kong, Singapura,
Malaysia dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika Serikat, Kanada,
Jepang, Taiwan, Filipina dan sejumlah negara Amerika Latin); SECAM
(digunakan di Francis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Republik
Ceska, Slovakia, Hungaria, Polandia dan Rusia).
Kelebihan Video Cassete Recorder:
a. Sangat praktis
b. Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
c. Video dapat menambah penguasaan materi dan hiburan
d. Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan
program motivasional
Kekurangan Video Cassete Recorder:
a. Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.
b. Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan
digunakan
c. Untuk peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif
d. Diperlukan tenaga ahli khusus sebagai operator video.
G. Panel Liquid Crystal Display (LCD)
H. Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar
komputer jenis laptop, dapat berfungsi jika dihubungkan dengan Personal
Computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop
computer.
Kelebihan Panel Liquid Crystal Display (LCD):
a. Proyeksi data secara langsung dari pc secara real time
b. Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi
c. Panel LCD dapat diletakan dibagian atas dari proyektor overhead
standar.
Kekurangan LCD:
a. Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang
jelek
b. Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor over head karena
rendahnya kekuatan watt
c. Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor
overhead dan panel LCD.

I. Proyektor LCD
Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu
presentasi yang banyak digunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis

22
 maupun non bisnis. Dalam perkembangannya Proyektor LCD semakin
menarik dan ramping. Proyektor LCD harus dihubungkan dengan personal
computer baik dalam bentuk komputer jinjing maupun komputer meja.
Kelebihan Proyektor LCD:
a. Tampilan data dilakukan secara real time
b. Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audien
c. Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin
menarik karena yang ditampilkan dapat berupa teks, audio dan video.
Kekurangan Proyektor LCD:
a. LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang
bagus
b. Harga LCD masih relatif mahal
c. Peralatan yang diperlukan komputer, LCD, proyektor dan layar
d. Kadangkala terjadi ketidaksesuaian antara merk Proyektor LCD
tertentu dengan komputer yang digunakan.

3. Sinyal bahasa tubuh diberbagai kejadian presentasi

a. Ekpresi wajah
Ekpresi wajah adalah salah satu ekpresi tubuh yang dapat memberikan
arti senang, sedih atau marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya
dengan polos, apa adanya. Seorang pembicara perlu berlatih
menampilkan ekpresi wajah untuk mengekpresikan kesenangan,
kedsedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.
b. Senyuman
Menurut suatu penelitian, orang yang mudah tersenyum lebih bahagia dari
pada mereka yang tidak pernah tersenyum, seseorang yang tersenyum
akan mengeluarkan suatu zat dalam otak, sehingga ia merasa enak atau
senang. Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati perasaan
sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman dan menyampaikan
penghargaan. Dalam persentasi bisnis, senyum yang polos, tulus dan
tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan
membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens.
c. Kontak mata (eye contact)
Kontak mata yang efektif dan efisien adalah ciri-ciri profesionalitas
pembicaraan. Menurut Leonardo da vinci, mata adalah cerminan jiwa,
mata juga menunjukan keyakinan diri seseorang, mata yang setengah
tertutup memberikan kesan adanya keraguan atau kesangsian. Pada
menit-menit pertama melakukan persentasi bisnis, tataplah audien dengan
baik, jangan fokus pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, pandanglah
audien dengan senyuman manis, hindari wajah yang cemberut.

23
 d. Gerakan tangan
Gerakan tangan sangat membantu dalam melakukan presentasi bisnis
yang dapat memperkuat topik bahasan dan lebih membantu dalam
meyakinkan audien. Salah satu contoh gerakan tangan oleh pembicara
adalah ketika pembicara menggerakan tangan secara terbuka untuk
menunjukan kejujuran atau keterbukaan.
e. Gerakan bahu
Gerakan bahu yang dilakukan pembicara dapat menunjukan bahwa
pembicara dalam keadaan siap. Gerakan bahu tegak yang diiringi kepala
mendongak ke atas dan menghembuskan nafas menunjukan pembicara
dalam keadaan siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai lemas
menunjukan pembicara sedang tidak bersemangat atau menyerah.
f. Gerakan kepala
Gerakan kepala pembicara dapat menunjukan tindakan setuju atau
menolak suatu pernyataan. Seperti ketika setuju dengan sebuah
pernyataan gerakan kepala dengan menganggukan kepala, sedangkan
ketika kita menolak sebuah pernyataan maka gerakan kepala kita adalah
dengan menggelengkan kepala.
g. Cara berdiri
Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal positif karena
posisi pembicara tampak lebih tinggi dan lebih mudah bergerak serta
mengatur pernafasan. Cara berdiri didepan audien akan menentukan
keberhasilan pembicara dalam menyampaikan presentasi. Cara berdiri
yang baik dan benar adalah berdiri tegap, tegakan dada dan bernafas
dengan perut, condongkan kepala sedikit ke depan, buka kedua tangan
dan jangan membungkuk.

24
 BAB V
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

1. Pengertian laporan bisnis

Laporan bisnis itu adalah suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya diminta oleh
mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu
tujuan tertentu.
A. Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang
memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi
rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
B. Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang
disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari
suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga
kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah.

2. Beberapa pengelompokan laporan bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara penggolongan baik
menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan,
pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing
penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini.
A. Menurut fungsinya
1) Laporan informasional adalah laporan yang member informasi,
menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan,
dan tanpa memberikan rekomendasi.
2) Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis
dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi
rekomendasi. Contoh laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal
B. Menurut subyeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada
departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan
akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan
pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi,
laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-
laporan teknik. Contoh : Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan
sebagainya.
C. Menurut Formalitasnya

25
 Menurut formalitasnya dapat dibedakan atas dasar:
1) Laporan bersifat formal sering disebut juga dengan istilah laporan
panjang (long reports)
a. Umumnya panjang lebih dari 10 halaman dan mencakup masalah-
masalah kompleks.
b. Laporan formal mencakup
a) Body text: pendahuluan, isi, penutup.
b) Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.
c) Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar
istilah, indeks.
2) Laporan bersifat nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan
singkat (short reports)
a) Umumnya pendek kurang dari 5 halaman dan mencakup masalah-
masalah sederhana. Namun demikian, pengertian “panjang” atau
“pendek’ adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi
yang ada.
b) Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun
demikian, beberapa laporan informal mungkin mencakup judul
halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
D. Menurut keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas
atau sukarela; juga apakah publik atau swasta.
a) Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan yang dibuat
atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau
komite
b) laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat
atas inisiatif Anda sendiri
c) Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat
perusahaan-perusahaan swasta
d) Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh
lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-
rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
E. Menurut frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah
secara. berkala atau khusus.
a) Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian,
mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan
berkala antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan
tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan,

26
 laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan.
Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi
muncul.
b) Laporan khusus (special reports) mencakup suatu situasi atau kejadian
yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

F. Menurut jenisnya
panjangnya laporan, jenis laporan dapat bersifat informal (laporan
singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports).
Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan
laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
a) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu
laporan yang menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek,
dan tanggal.
b) Laporan Surat
Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi
alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.
c) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong.
d) Laporan Formal.
Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada
laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan
panjang (long reports).
G. Menurut Kegiatan Projek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu:
a) Laporan pendahuluan Laporan pendahuluan (preliminary reports).
Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan
b) Laporan perkembangan, (progress reports), laporan setelah proyek
berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala
c) Laporan akhir (final reports), laporan saat proyek berakhir, dibuatlah
laporan akhir.
H. Menurut pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan
ke dalam agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan
laporan perternuan (proceedings)
a) Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan
berlangsung. la mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan

27
 dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan membantu peserta dalam
mempersiapkan pertemuan
b) Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan
c) Notulen adalah laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah
berlangsung. la mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu
pertemuan
d) Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan
bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi
penting

3. Beberapa bagian penting dalam suatu laporan

A. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a) Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b) Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja
yang akan di bahas
c) Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud
dan tujuan laporan bisnis disampaikan
d) Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
e) Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas
bahasan
f) Metodologi : metode pengumpulan informasi
g) Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun
tertulis
h) Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar
belakang maka,wajib disampaikan
i) Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j) Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
k) Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi

satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi
biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan dari perusahaan tersebut”.

B. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan
bisnis dapat dimengerti.
C. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi

28
 a) Rangkuman
Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya
berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat
dan kerugian.
b) Kesimpulan
Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis.
c) Rekomendasi
Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang dibuat.
d) Rencana Tindakan
Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
4. Beberapa jenis judul
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu
cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung)
A. Cara deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu
baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
a) Esekutif yang sibuk,ingin berita segera
b) Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral
c) Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada
diawal
B. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian
memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Digunakan pada
kriteria pembaca:
a) Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu
b) Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan
c) Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
5. Pengertian laporan singkat
Laporan singkat adalah dokumen formal yang terstruktur dengan baik, dapat
berbentuk memo atau surat yang terdiri dari satu atau dua halaman. Secara
umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan
priliminary parts (seperti lembar, halaman judul, surat pengantar, daftar isi,
dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua lembar
halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh
(body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan
bagian penutup.
6. Beberapa karakteristik laporan singkat

29
 A. Umumnya pendek kurang dari 5 halaman dan mencakup masalah-
masalah sederhana. Namun demikian, pengertian “panjang” atau “pendek’
adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada
B. Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman,
catatan akhir, dan lampiran
7. Beberapa persyaratan bagi penulisan laporan bisnis yang baik
Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal yaitu:
A. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis
adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Suatu informasi yang
tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan
mengakibatkan pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin
memudarnya reputasi suatu oraganisasi dihadapan masyarakat pada
umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal
yang mudah.
B. Keputusan Yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi
yang di baca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap
menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat
menyinggung, menyerang, menjelek-jelekan anda atau lawan bisnis.
Dilain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut ini:
a) Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan
b) Melihat fakta-fakta yang tersedia
c) Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh
d) Menggunakan bahasa yang dimengerti
e) Mempelajari sesuatu yang dapat menbuat pekerjaan atau tugas-tugas
mereka menjadi lebih mudah
C. Format, Gaya, Dan Organisasi Yang Responsif
Sebelum menulis, anda harus memutuskan apakah akan menggunakan
format surat, memo, atau manuskrip, apakah menggunakan gaya formal
atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut:
a) Siapa yang berinisiatif membuat laporan
b) Apa subjek yang akan dimasukan ke dalam laporan
c) Kapan suatu laporan dibuat
d) Kemana laporan akan dikirim
e) Mengapa suatu laporan dibuat
f) Bagaimana sikap pembaca
8. Beberapa pertimbangan dalam menulis laporan singkat

30
 Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan
priliminary parts (seperti lembar, halaman judul, surat pengantar, daftar isi,
dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua lembar
halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh
(body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan
bagian penutup.
9. Pengertian laporan formal
Laporan bersifat formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang
(long reports). Umumnya panjang lebih dari 10 halaman dan mencakup
masalah-masalah kompleks, yang mencakup:
a) Body text: pendahuluan, isi, penutup
b) Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman
eksekutif, daftar isi, daftar tabel
c) Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah,
indeks.

10. Manfaat sebuah laporan formal dalam dunia bisnis

Manfaat laporan bisnis untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun
ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang
bersifat permanene (tetap), sementara yang lainnya diperlukan untuk
memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan.
Adakalanya suatu laporan mengalir dari pucuk pimpinan ke bawahan sebagai
pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah
dilaksanakan oleh suatu organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan
mengalir dari bawah ke pucuk pimpinan sebagai alat untuk memantau
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen
yang ada dalam suatu organisasi.
Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu
organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, sering kali staf manajemen
mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan
yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak
memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik untuk melakukan
penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis berbicara tentang laporan,
mereka berfikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan tertulis yang secara
objektif mengkomunikasikan berbagai informasi penting tentang beberapa
aspek bisnis. Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa laporan bisnis
dapat pula disampaikan dalam bentuk lisan.
Tujuan pengembangan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas
mungkin. Katakan kepada para pembaca Anda apa yang mereka perlu

31
 ketahui, tidak lebih tidak kurang, dan anda menyajikan suatu informasi yang
dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.
11. Perbedaan antara sumber data primer dengan data sekunder
Data primer adalah jenis data yang dikumpulkan secara langsung dari sumber
utamanya seperti melalui wawancara, survei, eksperimen dan lainnya
biasanya selalu bersifat spesifik disesuaikan dengan kebutuhan peneliti,
sedangkan data sekunder adalah berbagai data yang telah ada sebelumnya,
digunakan oleh peneliti untuk melengkapi data primer yang dikumpulkan
melalui berbagai sumber seperti buku, situs atau dokumen pemerintah.

32
 BAB VI
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

1. Pengertian teknologi informasi menurut ITTA (Information Technology

Association of America)
Studi mengenai perancangan, penelitian, implementasi, dukungan,
pengembangan atau manajemen sistem informasi yang berbasis komputer
(aplikasi hardware dan software).

2. Peran teknologi informasi dalam membantu pemecahan masalah di bidang

bisnis.
Membuat aktivitas menjadi efektif dan efisien, serta meningkatkan kreativitas.
Teknologi informasi sendiri sudah masuk ke semua bidang, salah satunya
bisnis.

3. Alasan sebuah perusahaan bisnis melakukan investasi pada bidang teknologi

informasi
A. Meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan
B. Kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif
dalam dunia bisnis yang semakin gencar
C. Mengurangi biaya dan penggunaan lebih efisien.

4. Perubahan-perubahan pada Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai

hasil teknologi baru.
A. Sistem komunikasi baru memiliki tingkat interaktivitas tertentu, seperti
percakapan dua orang atau tatap muka. Interaktivitas adalah kemampuan
sistem komunikasi baru untukberbicara kembali kepada pengguna atau
hampir seperti seorang individu yang berpartisipasi dalam percakapan.
B. Media baru juga demassified yaitu bahwa sebuah pesan khusus dapat
ditukar dengan setiap individu dalam khalayak yang besar. Menyamakan
individualisasi seperti media baru untuk komunikasi tatap muka
interpersonal, kecuali bahwa mereka tidak bertatap muka.
C. Teknologi komunikasi baru juga sinkron,yang berarti mereka memiliki
kemampuan untuk mengirim atau menerima pesan pada waktu yang
tepat bagi seorang individu.

5. Jenis media baru yang dihasilkan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi
A. Mikrokomputer
Unit yang berdiri sendiri, biasanya dengan ketentuan untuk memuat
perangkat lunak individual dan kadang-kadang dihubungkan dengan
mikrokomputer lain dalam jaringan. Unit pusat pengelolahan mikro

33
 komputer yang membaca dan mengeksekusi intruksi program adalah
berupa sebuah chip semikonduktor tunggal.

B. Telekonferensi
Pertemuan kelompok kecil yang dimiliki oleh komunikasi elektronik
interaktif antara tiga orang atau lebih dalam dua atau lebih lokasi yang
terpisah. Tiga jenis utama telekonferensingadalah video
telekonferensi,telekonferensi audio, dan telekonferensi computer.
C. Teleteks
Layanan informasi interaktif yang memungkinkan individu untuk
meminta frame informasi untuk melihat pada layar televisi rumah.
D. Videotext
Layanan informasi interaktif yang memungkinkan individu untuk
meminta frames informasi dari sebuah computer pusat untuk melihat
pada layar tampilan video
E. Komunikasi satelit
Komunikasi satelit terdiri dari pesan telepon, siaran televisi dan pesan lain
dari suatu tempat di permukaan lain. Satelit ini biasanya diletakan di
stationer atau di sekitar khatulistiwa sekitar 22.300 mil dari permukaan
bumi. Pada dasarnya, transmisi satelit televisi, telepon dan informasi lain
menghilangkan pengaruh jarak pada biaya komunikasi.

6. Fungsi informasi dan komunikasi pada bisnis.

Dengan internet, sekarang kita dapat memperoleh informasi dan
berkomunikasi dengan mudah dan cepat. Banyak sarana di dalam
memperoleh informasi dan berkomunikasi dengan mudah dan cepat. Banyak
sarana di dalam internet yang memudahkan kita dalam melakukan kegiatan
komunikasi Bisnis.

7. Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam mengintegrasikan seluruh

proses bisnis
Beragam solusi aplikasi dapat dimanfaatkan perusahaan untuk Mewujudkan
upaya ini. Dari sisi karyawan, solusi pengelolahan sumber daya manusia,
memungkinkan terciptanya SDM yang elektif, dan control administrasi yang
relatif akurat. Sumber Daya Manusia di perusahaan dapat bekerja lebih
optimal dan menghasilkan kinerja tinggi bagi perusahaan dalam mengelola
bisnis nya.
A. Pelanggan
Perusahaan dapat menggunakan selling Chain Management. Solusi ini
memungkinkan perusahaan menjalankan aktifitas pemasaran (marketing)
penjualan (sales) dan pelayanan pelanggan secara bersamaan

34
 menghasilkan output berupa pemanfaatan aplikasi Customer Relationship
Management.

B. Pemasok (supplier)
Perusahaan dapat memanfaatkan solusi Supply Chain Management yang
memadukan aktifitas logistik, produksi, dan distribusi secara searah.
Didukung business yang kuat dan aplikasi enterprise yang terintegrasi,
solusi aplikasi Enterprise. Resources Planning, menghasilkan laporan
keuangan yang hasilnya dapat dibaca oleh para pemegang saham
perusahaan.

8. Beberapa alasan integrasi informasi dalam proses produksi dan distribusi

sangat penting dalam bisnis
Integrasi informasi merupakan kunci dari peningkatan efisiensi dalam proses
manufaktur. Upaya ini dapat dicapai dengan membangun jaringan komunikasi
data terintegrasi, yang menghubungkan kantor pusat di ibu kota misalnya
dengan gudang dikawasan yang jauh dari pusat kota. Jaringan komunikasi
data ini juga harus mampu menjangkau pabrik diluar kota, gudang besar di
kota yang lain hingga pemasok besar, menengah dan kecil.
Dalam proses distribusi. Integrasi informasi dalam proses distribusi akan
menjamin peningkatan efektifitas dalam distribusi produk, ketersediaan
produk di pasr dan keakurasian perencanaan proses produksi. Dalam hal ini,
sebuah jaringan komunikasi data harus mampu menghubungkan kantor pusat
dengan kantor pusat distributor, depot gudang manufaktur, hingga ke
distributor besar.

9. Peran penting teknologi informasi dalam dunia bisnis

Pengaruh teknologi informasi tidak dapat diremehkan, karena proses
globalisasi yang berjalan begitu cepat yang memberikan pengaruh pada cara
berpikir maupun berperilaku. Peran pentingnya teknologi informasi ini juga
memberikan pengaruh pada dunia bisnis.
Pada dunia bisnis teknologi membantu banyak terutama terkait sistem
informasi yang terintegrasi dengan baik, yang mana sistem informasi ini
dibangun atau dirancang untuk mengatasi sekaligus membantu para pelaku
bisnis dalam menjalankan bisnis ke arah yang lebih baik. Selain itu, pekerjaan
atau aktivitas yang berhubungan bisnis akan lebih mudah dengan
memanfaatkan sistem kerja yang efektif dan efisien.

35
 10. Perkembangan teknologi informasi yang mempengaruhi cara berpikir dan
berperilaku dalam bisnis
A. Mempermudah cara berkomunikasi
Bisnis yang memanfaatkan teknologi informasi akan memudahkan dalam
melakukan komunikasi. Dalam menjalankan proses bisnis tidak luput dari
komunikasi, yang mana hal ini peran teknologi informasi mendorong
kecepatan dalam melakukan aktivitas tersebut. Seperti misalnya
melakukan pertukaran pesan melalui e-mail antar rekan kerja ataupun
menggunakan aplikasi lainnya yang berbasis internet. Adanya kolaborasi
mitra bisnis berbeda pulau hingga beda negara perusahaan
memanfaatkan e-mail agar mempermudah komunikasi. Selain itu, pelaku
bisnis dapat dengan mudah melakukan komunikasi dengan para
konsumen sehingga mengetahui kebutuhan konsumennya dengan tepat.
Tentunya hal itu akan memberikan dampak yang besar dan dapat
mengembangkan bisnis yang dijalankan.
B. Monitoring perkembangan bisnis
Kemudian, bisnis dan teknologi informasi yang diterapkan pada suatu
perusahaan akan membantu proses monitoring pergerakan bisnis. Pelaku
bisnis dapat mengetahui pergerakan bisnis dengan memanfaatkan
jaringan internet dengan menggunakan report harian atau bulanan
sehingga memudahkan dalam menyusun strategi ke depannya. Selain itu,
pelaku bisnis juga dapat me-monitoring kinerja karyawannya melalui
pemanfaatan teknologi informasi. Sehingga pekerjaan akan mudah
diselesaikan dan lebih praktis dibanding jika menerapkan metode manual
atau tradisional.
C. Menghemat Biaya Produksi dan Operasional
Manfaat jika bisnis menerapkan teknologi informasi adalah menghemat
biaya produksi dan operasional. Dengan berkembangnya teknologi
informasi yang setiap hari menunjukkan perubahan atau kemajuan, maka
akan membuat perusahaan dapat melakukan pengawasan atau
mengontrol biaya-biaya yang dikeluarkan setiap hari. Hal tersebut dapat
membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk
mengurangi biaya-biaya yang harus dikeluarkan untuk produk. Sehingga
perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar. tentu saja hal
tersebut didukung atas pertimbangan-pertimbangan yang matang dengan
bantuan teknologi informasi. Terutama ketika memanfaatkan teknologi
informasi untuk pemasaran, seperti yang sudah disinggung di atas.
Sehingga praktik ini tentunya akan menghemat biaya karena pelaku
bisnis dapat mempromosikan bisnisnya melalui sosial media, seperti
Instagram, Facebook, dan TikTok yang sering digunakan oleh pelaku
bisnis saat ini.

36
 D. Sumber pengetahuan dan informasi
Dengan teknologi informasi, sumber pengetahuan tidak ada batasnya
karena informasi sudah dapat diperoleh melalui internet dengan cepat dan
mudah.
E. Manajemen data
Manajemen sistem informasi sangat berguna untuk menyimpan database
perusahaan yang penting.
F. CRM (Customer Relationship Manajemen)
CRM merupakan sebuah software yang berfungsi untuk mengelola
hubungan dengan pelanggan.
G. Pendukung aktivitas bisnis yang tidak mengenal waktu E-commerce tidak
mengenal waktu, 24 jam dapat melayani pelanggan. Tentunya hal ini
dapat memudahkan dan memberikan keuntungan lebih untuk
perusahaan.

37