Sistem Manajemen

Mutu

Ch.Tuty Ernawati
 Pendahuluan

Tujuan dasar untuk memenuhi kesesuaian dengan kinerja

proses.
Fokus peningkatan mutu seharusnya bukan lagi pada
prosedur dokumentasi untuk menunjukkan kesesuaian
dengan persyaratan, melainkan harus berfokus pada
penyusunan kinerja proses yang menghasilkan
keuntungan usaha.
Sistem Manajemen Mutu tidak lagi disajikan sebagai
serangkaian prosedur, inspeksi, hukum dan peraturan.
Orientasi yang ini berkaitan dengan penentuan
kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita
layani, penentuan sasaran untuk memenuhi kebutuhan-
kebutuhan ini, penyusunan suatu sistem proses untuk
mencapai sasaran-sasaran ini, menilai kinerja dan
meningkatkan kemampuan secara terus menerus untuk
memenuhi kebutuhan semua pihak terkait.
 Proses Dan Perangkat Mutu

Perangkat untuk QMS (Quality Management System/Sistem

Manajemen Mutu ) adalah perangkat-perangkat klarifikasi-
pemikiran. Perangkat-perangkat ini bertujuan untuk membantu
dalam proses manajemen harian dengan mengamati apa yang
terjadi dalam organisasi, menetapkan standard kinerja terbaik
untuk sebuah tim, memunculkan peluang-peluang untuk
perbaikan secara berkelanjutan dengan difasilitasi ketelitian
sistematis dalam praktek kerja tim tersebut; dan mencatat
kemajuan ke arah pencapaian tujuan yang bisa diukur.
Ada sejumlah manfaat nyata yang bisa kita dapatkan dengan mengatur
organisasi sebagai serangkaian proses yang saling terkait dan difokuskan
pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan berdasarkan pengetahuan
tentang kebutuhan konsumen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Jadi, jika kita mengubah cara Pandang kita terhadap mutu, kita akan bisa
melihat bahwa mutu tidak sekedar berkaitan dengan mengikuti prosedur,
pemeriksaan, peraturan dan undang-undang. Mutu lebih terkait dengan
pengetahuan kita tentang kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan
kita layani, penentuan tujuan untuk memenuhi kebutuhan- kebutuhan
tersebut, pengukuran (penilaian) kinerja dan perbaikan kemampuan secara
terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang
berkepentingan.
 Merancang SMM ISO 9001:2000
Seri ISO 9000 yang pertama dilahirkan dari industri pertahanan dimana
selalu ada tradisi komando dan Kendali . Akibatnya, ISO 9000 juga
mengikuti pola yang sama yaitu dengan memberikan persyaratan untuk
mencegah kegagalan, terlepas dari fakta bahwa pengalaman telah
membuktikan bahwa cara ini tidak berhasil memastikan tingginya mutu
produk.
Dengan menganggap ISO 9000 sebagai sebuah kerangka kerja yang bisa
digunakan untuk membuat organisasi berhasil, tidak hanya sekedar
serangkaian persyaratan minimum, akan tetapi ada manfaat besar yang
bisa diperoleh. Dengan menggunakan pendekatan implementasi, kita
akan mengikuti jalur yang sudah terbukti menuju ke keberhasilan.
 Tanggung Jawab Manajemen
Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem
Manajemen Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan
mengkomunikasi
kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi.
Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan
kinerja
Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan
pelanggan yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan
menentukan Kebijakan Mutu untuk merefleksikan misi organisasi serta
menyesuaikannya dengan sasaran mutu yang telah ada. Manajemen
kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke seluruh bagian organisasi,
mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya.
Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang
harus ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif
mengkoordinasikan penentuan proses dan menyusun prosedur
Sistem Manajemen Mutu dan juga Panduan Mutu.
Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu,
dengan menunjuk wakil manajemen untuk memantau
penggunaannya, membangun saluran komunikasi untuk mendukung
Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh bagian organisasi.
Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu
dan melakukan analisa input dan outputnya yang akan
mengindikasikan seberapa bagus kinerja sistem tersebut pada
organisasi.
 Pengembangan & Pendekatan Mutu
Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak
manajemen diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya
yang cukup untuk mengatur dan menjalankannya.
manajemen sumber daya berarti menyediakan sumber daya manusia,
namun manajemen sumber daya juga berarti memberikan kelengkapan
dan lingkungan yang tepat yang dibutuhkan oleh orang-orang itu untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Perusahaan memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai
berdasarkan kemampuan, pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang
dimiliki. Kegiatan pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan.
Dampak pelatihan dievaluasi dan dilakukan pencatatan. Catatan
pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang tepat akan disimpan.
Para pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan
apa yang mereka kerjakan dan bagaimana pekerjaan
tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan mutu

Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan

sehingga kesesuaian dengan persyaratan produk bisa
tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen menciptakan
lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan
menciptakan sistem birokrasi dokumentasi yang
menghambat inisiatif dan kreatifitas.
 JENIS STANDAR / SPESIFIKASI

STANDAR / SPESIFIKASI

FISIK
(Gedung, Lab, dll) DOKUMEN

KEMAJUAN SISTEM
IPTEK PRODUK - ISO
SMM9001: 2008
ISO 9001
-SPLN 42-3:1992
- SML ISO 14001
KERAGAMAN/
DOKUMEN SISTEM
SNI PENGUJIAN/
-KOMPATIBILITAS
04-6507.1-2002 - OHSAS, SMK3, DLL
UAS/UTS/SIDANG
KOMPETENSI DLL
LULUSAN
LULUSAN/
- DLL
(Gedung, Lab, dll)
 Zero Accident :
GLOBAL
GLOBALTREND
TREND OHSAS 18001
atau
SMK3
(WAJIB)

INPUT PROSES OUTPUT

Zero Zero Defect

Emission : &
Zero Delay :
ISO 14001
ISO 9001
ISO 9001 Offers
A First Step Continuing Review
A Firm Foundation Public Recognition
RLD
WO SS
A
CL

Perusahaan

ISO
JENIS ISO/ MANAJEMEN MUTU

■ ISO 9001-2008 TENTANG SISTEM MANAJEMEN MUTU

■ ISO 9001-2015 TENTANG SISTEM MANAJEMEN MUTU
■ ISO 14001-2015 PENGELOLAAN LINGKUNGAN
■ OHSAS 18001 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
■ ISO 15189:2012 Standar Lab Medis
■ ISO-17025: Sistem Manajemen Mutu Organisasi Laboratorium dalam melaksanakan
pengujian dan kalibrasi
7 Prinsip Mutu
1 Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)

2 Kepemimpinan (Leadership)

3 Keterlibatan Orang-orang (Engagement of People)

4 Pendekatan Proses (Process Approach)

5 Pengembangan Sistem (Improvement)

6 Pengambilan keputusan berbasis bukti (Evidence-based Descision Making)

7 Manajemen hubungan dengan berbagai pihak (Relationship Management)

Kualitas
A. Kualitas adalah Sesuai dengan keinginan pelanggan

B. Kualitas adalah QCDSM

Quality : - Performance - Reliability - Response
- Features - Durability - Aesthetics
- Conformance - Service - Reputation
Cost : Realistis bagi pelanggan.
Delivery : Tepat waktu dan tepat janji.
Safety : Membangun citra perusahaan dengan SMK3
Morale : Etos kerja berdasarkan etika kerja
Pelanggan
Pelanggan eksternal : semua orang
diluar perusahaan, termasuk pembeli,
pemerintah, dan masyarakat

Pelanggan internal : semua orang

didalam perusahaan yang menerima
produk dari rekan kerja yang lain di
perusahaan atau dari pelanggan eksternal
Pelanggan & Kualitas
Pelanggan Eksternal :

Rumah makan Org yang ingin makan

Keinginan pelanggan : - harga murah
- rasa lezat
- ruangan bersih
Institusi / Pelanggan???
Perusahaan
Keinginan pelanggan ?
Pelanggan Internal :
Sales Produksi Gudang

Proses selanjutnya adalah pelanggan anda

Keinginan produksi : - Spesifikasi jelas
- Ada batasan waktu
Sistem Manajemen Mutu

 8 Klausul : Persyaratan yang

1. Lingkup diaudit (2015)
2. Acuan Normatif
4.Kontek organisasi
3. Istilah dan Definisi 5.Kepemimpinan
4. Sistem Manajemen Mutu 6.Perencanaan
5. Tanggung Jawab Manajemen 7.Pendukung
6. Manajemen Sumber Daya 8.Operasi
7. Realisasi Produk atau Jasa 9.Evaluasi Kinerja
10.Perbaikan
8. Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan
ISO 9001:2015
MANUAL MUTU ISO 9001:2015
PERUSAHAAN
■ ISO 9001:2015 Dokumentasi salah satunya adalah adanya Manual Mutu
■ Apa saja Isi dari Manual Mutu itu
1. Company Profile : Tentu Saja bagi banyak perusahaan yang sudah menerapkan ISO
9001:2015 Manual Mutu Menjadi Bagian yang sangat penting dalam memperkenalkan
sistem manajemen Mutu kepada Customer, Tamu, Maupun Visitor, Maka dari itu salah
satu bagian penting di dalam manual mutu ini adalah adanya company profile, sehingga
selain mengenalkan SMM di Perusahaan Manual Mutu Juga Bisa Berfungsi sebagai
Salah satu cara mengenalkan perusahaan kepada pihak yang berkepentingan.
2. Skope Penerapan : Statement mengenai jenis kegiatan usaha yang
akan mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 harus tertulis dengan
jelas di dalam Manual Mutu, Agar bagi siapa saja yang
membacanya, Auditor, Customer, Panitia Tender, dll agar dapat
lebih memahami, apa saja lingkup dari Penerapan ISO 9001:2015
dalam organisasi atau Perusahaan.
3. Flow Bisnis Perusahaan, Rasanya tidak lengkap jika manual Mutu
tanpa diisi dengan Flow bisnis Proses dalam organisasi /
Perusahaan, Flow bisnis ini tentu saja berfungsi sebagai
penjelasan ke pihak terkait mengenai proses apa saja yang
dilakukan oleh perusahaan dari mulai order di terima sampai
dengan delivery, dengan adanya flow bisnis process ini, maka
semua pihak akan lebih memahami bagaiaman proses bisnis di
perusahaan berjalan.
4. Korelasi antara klausal ISO 9001:2015 dengan Prosedur di
Perusahaan, Yang sangat penting di dalam Manual Mutu ISO
9001:2015 ini adalah bahwa di dalam manual di jelaskan
keterkaitan antara klausul ISO 9001:2015 dengan Prosedur
yang dijalankan oleh perusahaan, hal ini lebih menunjukan
bagaimana perusahaan mengimplementasikan apa yang
dipersyaratkan klausul.
5. Struktur Organisasi : Siapa saja Team yang terlibat di
Perusahaan, Struktur organisasi akan dapat menjelaskan
dengan gamblang, berapa kekuatan personil dan siapakah Tim
yang menduduki posisi strategis .
Bagaimana menarik bukan isi dan Fungsi dari Manual
Mutu ISO 9001:2015
■ Manual Mutu ISO 9001:2015 dapat juga berfungsi sebagai
1. Sarana Promosi dan Perkenalan Organisasi
2. Memudahkan orang dalam mempelajari SMM dalam
Organisasi
3. Sharing Knowledge antar karyawan di dalam perusahaan
4. Sarana Komunikasi antar bagian
Terima Kasih