ADMINISTRASI KESEHATAN

Putri Permatasari, SKM, MKM

Fungsi-Fungsi Administrasi

I. PERENCANAAN
 MENETAPKAN PRIORITAS MASALAH
 Melakukan pengumpulan data
Jenis data
 Data kesehatan (Prilaku, lingkungan, yankes & keturunan)
 Data umum (geografis, pemerintahan, kependudukan, pendidikan,
pekerjaan, sosbud, status kesehatan)
Sumber data: primer, skunder, tersier
Jumlah responden
Cara pengambilan sampel (simple random, sistematik
random, stratified random, cluster random)
 Melakukan pengolahan data (manual, mekanikal, elektrikal)
 Melakukan penyajian data (tekstular, tabular, grafikal)
 Memilih perioritas masalah (pentingnya masalah, kelayakan
teknologi, sumber daya tersedia)
 Perioritas Masalah

KRITERIA JUMLAH
DAFTAR Importency
No
MASALAH T R IxTxR
P S RI DU SB PB PC

A
B
C

P = Prevalensi SB = Sosial benefit

S = severity (akibat yg ditimbulkan PC = Public concern
R = rate of increase T = Technical feasibility
DU = derajat keinginan masy yg tdk R = Resources avaibility
terpenuhi
MENETAPKAN PERIORITAS JALAN KELUAR
 Menyusun alternatif jalan keluar
 Berfikir kreatif (teknik analogi)
 Alternatif lain :
 Menentukan berbagai penyebab masalah (brain storming, fish born)
 Memeriksa kebenaran penyebab masalah (uji statistik)
 Mengubah penyebab masalah ke dalam bentuk kegiatan.
 Memilih perioritas jalan keluar
 Efektifitas jalan keluar (besarnya masalah yg dapat diselesaikan,
pentingnya, dan sensitivitas jalan keluar)
 Efisiensi jalan keluar
 Melakukan uji lapangan
 Memperbaiki prioritas jalan keluar
 Menyusun uraian rencana perioritas jalan keluar
 ALTERNATIF JALAN KELUAR
MASALAH PENYEBAB ALTERNATIF
(Statistik bermakna)

Tingginya angka 1. Persalinan ditolong 1. Kursus dukun bayi

dukun bayi belum
kematian bayi terlatih
karena tetanus 2. Cakupan imunisasi 2. Meningkatkan
BUMIL terbatas cakupan imunisasi
BUMIL
3. Pengetahuan ibu 3. Penyuluhan
tentang tetanus kesehatan
rendah
 MEMILIH PERIORITAS JALAN KELUAR

KRITERIA JUMLAH
DAFTAR EFEKTIVITAS EFISIENSI MxIxV
No
ALTERNATIF ------
M I V C
C

M = Magnitude (besarnya masalah)

I = Importancy (pentingnya jalan keluar)
V = Vunerability (sensitifitas jalan keluar)
C = Efficiency (nilai efisiensi)
 LANGKAH & KEGIATAN PERENCANAAN
Pengolahan data
MENETAPKAN
PRIORITAS
MASALAH Pengumpulan Data Penyajian data

Pemilihan Perioritas
Apabila tdk
berhasil
Apabila telah Penyusunan alternatif
Selesai dilaksanakan Jalan keluar

Penyusunan Rencana Pemilihan prioritas

Kerja Jalan keluar

MENETAPKAN
Perbaikan
PRIORITAS Uji Lapangan
Jalan keluar
JALAN KELUAR
 CIRI-CIRI PERENCANAAN
Bagian dari sistem administrasi
Dilaksanakan secara terus menerus dan
berkesinambungan
Berorientasi pada masa depan
Mampu menyelesaikan masalah
Mempunyai tujuan
Bersifat mampu kelola (wajar, logis, objektif, jelas,
runtun, fleksibel sesuai sumber daya)
 MACAM PERENCANAAN
 Jangka Waktu :
Perencanaan Jangka Panjang ; 12-20 th
Perencanaan Jangka Menengah ; 5-7 th
Perencanaan Jangka Pendek ; 1 th
 Frekuensi Penggunaan (1x & berulang kali)
 Tingkatan Rencana :
Induk ; aspek kebijakan, ruang lingkup luas, jangka waktu
panjang
Operasional ; aspek pedoman pelaks. utk petunjuk kegiatan
Harian ; program rutin
 Filosofi perencanaan
Perencanaan memuaskan (semua pihak)
Perencanaan optimal (pencapaian tujuan)
Perencanaan adaptasi (penyesuaian sikon)
 MACAM PERENCANAAN
Orientasi Waktu :
Perencanaan masa lalu-kini (ameliorative planning) ;
pengalaman masa lalu (darurat/musibah)
Perencanaan masa depan ; redistributif (kajian masa depan tidak mendalam),
spekulatif (kajian masa depan, data, terlalu berani), dan kebijakan (kajian masa
depan, kajian seksama & mendalam terhadap data )
Ruang Lingkup :
Perencanaan strategik (kebijakan & tujuan jangka panjang, rangkaian pentahapan )
Perencanaan taktis (kebijakan, tujuan & kegiatan jangka pendek)
Perencanaan menyeluruh (seluruh aspek & ruang lingkup)
Perencanaan terpadu (keterpaduan antar kegiatan)
UNSUR RENCANA
Rumusan misi (latar belakang, cita2, tujuan pokok, tugas
pokok, ruang lingkup kegiatan organisasi)
Rumusan masalah (mempunyai tolok ukur ; 5 W & bersifat netral)
Rumusan tujuan umum & khusus
Tujuan umum (jelas keterkaitannya dg misi organisasi, masalah
yg ingin diatasi & menggambarkan keadaan yg ingin dicapai.
Tujuan khusus (apa, siapa, dimana rencana kerja akan
dilaksanakan, berapa besar target ingin dicapai ; 5 W)
Rumusan kegiatan (Pokok & Tambahan)
Kegiatan persiapan
Kegiatan pelaksanaan
Kegiatan penilaian
UNSUR RENCANA
 Asumsi perencanaan
 Asumsi perencanaan positif
 Adanya kerjasama yg baik dg institusi lain
 SDM terampil dengan jumlah cukup
 Tingginya kemampuan masy. Membiayai yankes
 Asumsi perencanaan negatif)
 Keadaan alam & lingkungan yg sulit
 Dedikasi tenaga pelaksana yg kurang
 Tingkat pendidikan penduduk yang rendah
 Strategi pendekatan
 Pendekatan institusi ; legalitas = kekuasaan & wewenang
 Pendekatan komunitas ; menimbulkan kesadaran = komunikasi, informasi &
edukasi
 Kelompok sasaran
 Langsung ; anggota masyarakat yg langsung memanfaatkan program
 Tidak langsung ; kelompok sasaran antara
UNSUR RENCANA
Waktu
Faktor-faktor yang berpengaruh penetapan waktu
Kemampuan organisasi
Strategi pendekatan yang akan diterapkan
Organisasi & tenaga pelaksana
Biaya
Biaya operasional
Biaya sarana & fasilitas
Biaya penilaian & pengembangan
Metode penilaian & kriteria keberhasilan (Input, Proses,
output)
 HUBUNGAN ANTAR UNSUR RENCANA
BIAYA
MISI

ASUMSI SASARAN
PERENCANAAN LANGSUNG

TUJUAN TUJUAN
MASALAH KEGIATAN KHUSUS UMUM

SASARAN
TDK
STRATEGI LANGSUNG
PENDEKATAN

ORGANISASI WAKTU

METODE PENILAIAN
II. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian bidang Kesehatan
Pengorganisasian adalah pengelompokkan berbagai
kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu
rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah
ditetapkan dapat dicapai dengan memuaskan
Unsur – Unsur Pokok Pengorganisasian
Hal yang diorganisasikan
Kegiatan
Tenaga pelaksana
Proses pengorganisasian
Hasil pengorganisasian
Prinsip Pokok Organisasi
Mempunyai pendukung
Mempunyai tujuan
Mempunyai kegiatan
Mempunyai pembagian tugas

STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

Prinsip Pokok Organisasi
Mempunyai perangkat organisasi
Mempunyai pembagian dan pendelegasian wewenang
Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan
perintah dan arah

STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

Macam Organisasi
Organisasi Lini
Organisasi Staf
Organisasi Lini dan staf

STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

Pengorganisasian sebagai suatu proses
Memahami tujuan
Memahami kegiatan
Mengelompokkan kegiatan
Jenis kegiatan
Jumlah kegiatan
Macam Organisasi
Organisasi Lini
Organisasi Staf
Organisasi Lini dan staf
Pengorganisasian sebagai suatu proses
Memahami tujuan
Memahami kegiatan
Mengelompokkan kegiatan
Jenis kegiatan
Jumlah kegiatan
Pengorganisasian sebagai suatu proses
Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk
jabatan
Analisis tugas
Uraian tugas
Penilaian tugas
Melakukan pengelompokkan jabatan
Pengorganisasian sebagai suatu proses
Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk
organisasi
Atas dasar kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan
Atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan
Atas dasar kesamaan hasil dari jabatan
Membentuk struktur organisasi
III. PELAKSANAAN
PENDAHULUAN
Stlh perencanaan & pengorganisasian

Mewujudkn rencana tsb dg mgnkan

organisasi yg terbentuk mjd kenyataan
( dilaksanakan/aktuasi)
Pelaksanaan / Aktuasi
Tdk mudah

Berbagai aktivitas yg bersifat kompleks &

majemuk saling berhubungan &
melibatkan banyak orang & keterampilan

Tugas manajer : dpt memotivasi

bawahan agar scr bertanggungjawab
melaksanakan tugas yg tlh disusun
U/ dpt melaksanakn rencana, seorg manajer perlu
menguasai pengetahuan & keterampilan :
1. motivasi
2. komunikasi
3. kepemimpinan
4. pengarahan
5. pengawasan
6. supervisi
IV. PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN
M/ fungsi terakhir dr proses manajemen
Berkaitan erat dg fungsi-fungsi manajemen lainnya, tu
perencanaan
Mll wasdal, standar keberhasilan program
dibandingkan dg hasil yg didapat
Tujuan : agar penggunaan sb daya dpt lbh
diefisienkan, & tugas staf u/ mencapai tujuan program
dpt lbh diefektifkan
BATASAN
Melakukan penilaian & sekaligus koreksi thd setiap
penampilan karyawan utk mencapai tujuan sesuai
rencana
Suatu proses utk mengukur penampilan suatu program
yg dilanjutkan dg mengarahkannya shg tujuan dpt
tercapai

3 hal yg perlu diperhatikan:

Objek pengawasan
hal-hal yang harus diawasi dr pelaksanaan s/ rencana
kerja
Metode pengawasan
teknik/cara melakukan pengawasan
Proses pengawasan
langkah-langkah yg harus dilaksanakan
PRINSIP PENGAWASAN
Pengawasan yg dilakukan pimpinan hrs dimengerti o/
staf & hasilnya mudah diukur
Fungsi wasdal sangat penting dlm upaya mencapai
tujuan organisasi utk menghindari penyalahgunaan
wewenang
Standar kerja hrs dijelaskan kpd semua staf
Perbandingan Evaluasi & Pengawasan
Kriteria Evaluasi Pengawasan
Sumber Data sekunder & Data primer
data primer
Pelaksana Pihak luar Pihak dalam
Waktunya Umumnya stlh Setiap saat sesuai
kegiatan selesai, bisa fungsi manajer
Sifat juga sebelum& selama Formatif (sbg bag dr
1. Formatif (evaluasi upaya manajer u/
proses) memperbaiki tugas
2. Sumatif (thd staf, kualutas &
hasil/dampak) produktivitasnya)
Pengawasan di Bidang Kesehatan
Hrs dpt mencuptakan suasana kerjasama yg semakin
terbuka & harmonis
Menjaga mutu pelayanan kesehatan kpd masy
kepuasan masy
Teknik
1. Pengawasan langsung
a. sasaran pengamatan : yg pokok & strategis saja
b. objektivitas pengamatan: check list
c. pendekatan pengamatan: scr edukatif & suportif
2. Kerjasama
komunikasi yg baik antara pelaksana dg sasaran
V. EVALUASI
Untuk mengukur keberhasilan dari program, apakah
dapat mencapai tujuan
Perencana, pemberi dana dan pengambil kebijakan
pada umumnya perlu mengetahui apakah program
mempunyai dampak positif dan apakah sudah
mengalokasikan sumber dana dengan baik
1. INPUT
• 4 M (man, money, material, method)

2. OUTPUT
• Merupakan hasil dari kombinasi input
• Mewakili produk akhir
• Merupakan indikator antara (intermediate indicator)
3. OUTCOME
Dampak intervensi pada perilaku, dan kesehatan pada
kelompok sasaran
Keefektivan indikator dilihat dari perubahan tingkah laku
& fisiologi

4. BENEFIT
Pengaruh sosial dan ekonomi yang dihasilkan dari
peningkatan derajat kesehatan
Pendekatan Untuk Evaluasi
• INFORMAL
tidak menggunakan metode statistik

• FORMAL
Menggunakan metode statistik dan cenderung komprehensif

• PROCESS
Menentukan bagaimana proses berjalan dengan baik

• COMPREHENSIVE SURVEY
Mengumpulkan & menganalisa data untuk keperluan evaluasi
baik sumatif maupun formatif
THANK YOU