PERENCANAAN :

(1) merupakan kegiatan yang harus

didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret.
(2) merupakan suatu pekerjaan mental
yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan
kesanggupan melihat ke masa yang akan
datang.
(3) mengenai masa yang akan datang dan
menyangkut tindakan-tindakan apa yang
dapat dilakukan terhadap hambatan yang
mengganggu kelancaran usaha.
PERENCANAAN
 Perencanaan adalah suatu
proses mempersiapkan
secara sistematis kegiatan-
kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai
sesuatu tujuan tertentu.
 PERENCANAAN & EVALUASI

INTEGRAL DENGAN PROSES MENYELURUH (FUNGSI MANAJEMEN)

FEED BACK
NEW PLANS

IMPLEMEN- CONTROLLING: No Undesirable

TATION OF EVALUATION
PLANNING deviations
PLANS (monev) COMPARING
PLANS WITH from plans
RESULTS

Undesirable deviation

CORRECTIVE
ACTION
FEED BACK

CLOSE RELATIONSHIP OF PLANNING AND CONTROLLING

I. PENGERTIAN PERENCANAAN
a. Perencanaan  suatu proses kegiatan yg sistematis
utk menyusun/mempersiapkan
kegiatan yg akan dilaksanakan pd
tahun berikutnya
b. Perencanaan  kegiatan memilih sesuatu yg
paling
tepat utk mencapai tujuan
c. Perencanaan 
proses sistematis berupa
pengambilan keputusan tentang
pemilihan sasaran, tujuan, strategi,
kebijakan, bentuk program &
penilaian keberhasilan
PENTING
SETELAH 1980-an PERENCANAAN LEBIH
MENEKANKAN PADA PROSEDUR YANG
SISTEMATIS DAN RASIONAL DARI
PADA
INTUISI & FIRASAT

MUTLAK (1) DATA DAN YANG

INFORMASI
AKURAT; LENGKAP; JELAS (CORRECT;
COMPLETE; CLEAR). (2) KEMAMPUAN
MENGAMBIL KEPUTUSAN
 II. KARAKTERISTIK PERENCANAAN

1. MENJEMBATANI “WHERE WE ARE TO

WHERE WE WANT TO GO”
 key questions at the start of
the planning process:
1. Where are you now and where do you want
to be?
2. What will you need to do to get there?
3. Which stakeholders and organizations have
interests and positions along this route?
4. What role or tools available to achieve your
goals?
5. How will you learn from your experiences?
 key questions at the start of
the planning process:
1 Where are you now? (analisis situasi)
. Identifikasi outcome, output, proses, input
(dibalik).
pergunakan salah satu pendekatan mis:
sosioecological model of health behavior;
pendekatan system; segitiga epidemiologi
(host agent environment).
pergunakan variabel2 yang ada pada
pendekatan tersebut.
Analisis situasi : external dan
internal
PRECEDE AND PROCEED
 Input
Ibu Hamil : (kemauan; Proses (throught
pengetahuan; put Output
dukungan keluarga; Bertambahnya jumlah Impact/dampak
dll) Pendampingan ibu hamil yang Outcome
Petugas kesehatan didampingi
ibu hamil Kesehatan ibu hamil
meningkat
Kader
mahasiswa

Penurunan kematian ibu

Hasil analisis situasi

 Profil (gambaran)
organisasi
 dan

 List masalah
 key questions …..

2. and where do you want to be?

Menentukan tujuan.
Tujuan umum (goal/sasaran) dan
khusus (objectives).

Harus SMART (I)

 Key questions …..
3.. How to go there and what will you
need to do to get there?
 Bagaimana cara mencapai tujuan tersebut?
 Apa saja yang diperlukan untuk mencapainya?

Identifikasi cara mencapai tujuan dan

indentifikasi Sumber daya yang diperlukan
untuk itu.
 key questions …..

4. Which stakeholders and organizations have

interests and positions along this route?

Identifikasi stakeholder (yang

berkepentingan) dan bagaimana posisi mereka
untuk mencapai tujuan sesuai cara yg telah
disusun (sebagai supervisor, pelaksana, dst)
 key questions …..
5.What role or tools available to achieve
your goals?

Tentukan peran dan tools yg sesuai untuk

menjalankan cara yg telah diidentifikasi
(untuk mencapai tujuan)
 key questions …..
6. How will you learn from your
experiences en route?

 Ambil leason learn (yg bisa

dipelajari)
 2. PERENCANAAN : PURPOSEFUL

( strategic) planning…does not start with

assumptions about institutional mission.

The goal/role elements of a strategic plan are

derived only after external and internal
assessments are completed, and the associated
mythologies are fully probed and tested
 Purposefull ……..
 Tidak diawali oleh asumsi
 Diawali pemahaman masalah dlm
rangka pencapaian tujuan
 Pemahaman kondisi eksternal dan
internal organisasi
 Menjamin tercapainya tujuan
secara optimal
3. Planning is Process Oriented
(BERORIENTASI PROSES )

- Berkesinambungan
- Ada repetisi & modifikasi siklus
perencanaan
- Fungsi manajemen yg. Mendasar

4. Continous (berkelanjutan)

planing sebagai sebuah siklus

Ada repetisi & modifikasi
 Nyoman Anita Damayanti
5. Planning is Hierarchical in nature
Perencanaan yg dibuat bervariasi
tergantung level/bagian organisasi

6. Planning is Future directed

Planning menyangkut masa datang
oleh karena itu butuh informasi : -
(Forecast) :
- variabel ekonomi
- kebutuhan pasien (needs & demands)
- pemanfaatan (Utilization of H.S.)
- lingkungan sosial
- kondisi politik
7. Planning is Multidimentional

a. Menurut waktu
* short range (< 1 th)
* medium range ( < 5 th)
* long range (> 5 th)

b. Menurut Pemanfaatan

* Sekali pakai (single use)

* Tetap (berulang / repeat use)
 Nyoman Anita Damayanti

b) Menurut level
1. Organizational level
* Regional
* Seluruh RS
* Departemental

2.
SBU
3. Functional level/area :
* Patient services
* Finance
* Maintenance
Scope :
- Comprehensive
- Strategic
- Tactical
Sifat :
Makro
ex. : - rencana ttg model RS Swadana
mikro (sifat operasional)
- masalah patient scheduling
- BOR
- Inventory control
Mikro :
- Purchasing
- Diet planning
- dsb
8. BERSIFAT HIERARCHICAL

* Bervariasi tergantung level

a. Rencana Strategis : dirancang untuk

mencapai tujuan organisasi yang luas,
untuk mencapai visi & misi organisasi

b. Rencana operasional : memberi rincian

tentang pelaksanaan rencana strategis

7. MEMBUTUHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

RENCANA MENURUT
PEMANFAATAN
a. Contoh rencana single use:
(1) program;
(2) proyek
(3) anggaran

Proyek;
PROGRAM;
Anggaran
anggaran

Proyek;
Proyek;
anggaran
anggaran
(1) Program

serangkaian kegiatan yang relatif luas,

berisi ttg :

*Langkah utama yg diperlukan untuk

mecapai tujuan
*Unit atau anggota organisasi yang
bertanggungjawab
*Urutan serta pengaturan waktu setiap
langkah
….lanjutan proyek

*umumnya terdiri dari beberapa proyek

*Ada seperangkat anggaran untuk
beberapa kegiatan dalam proyek

Contoh program :
meningkatkan pemanfaatan produk layanan
rumah sakit atau puskesmas;
meningkatkan kualitas hidup masyarakat

dibuat beberapa proyek

(2) Proyek

Bagian program yang lebih kecil dan terpisah.

Contoh :
* Survey pengukuran kebutuhan, harapan
dan kepuasan; mengukur status kesehatan
masyarakat
* Meningkatkan relationship dengan
pelanggan

(3) Anggaran
Pernyataan tentang sumber daya keuangan yang
disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu
tertentu
 salah satu alat pengendali aktivitas organisasi
b. Standing Use
Rencana yang dipakai berulang.
Menghemat waktu untuk menyusun rencana baru
Contoh :
1. List Tarif per-kasus atau per-
pelayanan
Bila ada pasien yang dirawat, tidak perlu menghitung
tarif dulu untuk menentukan besar biaya yang harus
dibayar pasien

2. Kebijakan organisasi
(pedoman umum dalam pengambilan keputusan)
 jam kerja; kenaikan pangkat, dst
3. Prosedur standar ( SOP )
Penanganan pasien akan lebih cepat dan efektif
karena
ssudah ada standar prosedur yang harus dilakukan.
 SOP medik dan SOP non medik

3. Kriteria
Suatu program yang sama akan lebih mudah untuk
mengukur keberhasilannya karena sudah ada
indikator yang ditetapkan

4. Peraturan
(pernyataan bahwa satu tindakan boleh atau tidak
boleh dilakukan)
 PERENCANAA
PROSES N
I. LEVEL CORPORATE II. STRATEGIC BUSINESS
SIFAT PERENCANAAN
 COMPREHENSIVE
Ex. Keseluruhan RS
 Pengembangan RS
 Menciptakan unit baru
 Pengembangan SDM
(infrastruktur scr. makro)
 MENJAWAB PERTANY.
SHOULD BE & WILL BE
DONE
 TUGAS
 Build
 Meninggalkan yg harus
di tinggal
Nyoman Anita Damayanti
III. FUNCTIONAL
UNIT (SBU)
SIFAT PERENCANAAN SIFAT PERENCANAAN
 TEKANAN PD UNIT  PD LEVEL FUNGSIONAL/
BISNIS OPERASIONAL
Ex. RS : RJ & IRNA
 MEMIKIRKAN UNIT  TUGAS/ MEMIKIRKAN
YG JADI UNGGULAN LEBIH BESAR PD
KEPUASAN PELANGGAN
 TUGAS/ MEMIKIRKAN Ex. SBU merencanakan
PENENTUAN ODC, Bagaimana
 Cost leadership (By. mengoperasionalkan
Termurah) ODC

Diferentiatio
Level Functional
n
Lanjutan ……. Nyoman Anita Damayanti

I. LEVEL CORPORATE II. STRAT. BUSINESS III. FUNCTIONAL

UNIT

SIFAT PERENCANAAN… SIFAT PERENCANAAN… SIFAT PERENCANAAN…


KEBUTUHAN
INFORMASI
 Tentang Pasar
 Need &
Demand
 Pesaing
 Utilisasi
 Prevalensi
sakit
 Jenis
penyakit
 Problem
RS
(Int. &  SBU  UNIT
Extr. RS)

 RESOURCE (6 M ; 1 T)
 Nyoman Anita Damayanti
HIRARKI RENCANA ORGANISASI

IDENT. KEBUTUHAN; PELUANG; PRIORITAS

ANCAMAN; MASALAH (ANALISIS
SITUASI)

TUJUAN

RENCANA
STRATEGIS
RENCANA OPERASIONAL

SEKALI PAKAI RENCANA TETAP

PROGRAM KEBIJAKAN
PROYEK PROSEDUR & METODE STANDAR
(SISDUR)
ANGGARAN
PERATURAN

Ex. Pemasaran
 Strategic
planning

SBU

FUNGSIONAL/ OPERASIONA

•Perencanaan  dilaksananakan
di semua level manajemen
 semakin tinggi level manajemen maka
perencanaan yang disusun adalah yang
bersifat strategik (jangka panjang)

 semakin ke bawah level manajemen maka

perencanaan yg dibuat adalah yang
bersifat operasional (jangka pendek)

•strategy is how to win

the war; tactic is how to
win the battle
 4 tahap perencanaan opearsional
( Stonner & Wankel)
T Tujuan

Langkah III U
Tujuan
J
Terntukan S
Langkah II
Langkah kekuatan/kes A Tujuan
I Tentukan O
empatan N
Situasi L
Tetapkan Dan
Tujuan Sekarang Tujuan
U
Kelemahan/h U
S
ambatan Tujuan
M
I
U
M
Hierarchi
rencana PERNYATAAN VISI DAN MISI

Rencana Strategis

Rencana Operasional

Rencana sekali Pakai Rencana tetap

Program Kebijakan
Anggaran
Prosedur & Metode
Proyek
Standar

Peraturan
 PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN
RENCANA OPERASIONAL
V
VARIABEL RENCANA STRATEGIS RENCANA
OPERASIONAL

WAKTU Untuk melihat ke Jangka

depan bbrp tahun; pendek,lebih
jangka panjang menggambarkan
aktivitas
CAKUPAN Mempengaruhi Cakupan sempit
organanisasi scr luas dan terbatas
TINGKAT organisasi scr (operasionalisasi
RINCIAN keseluruhan rncn strategis)
lebih rinci
Strategic Management

 Strategic Management Process

 A nine-step process that
Copyright © 2005
involves strategic planning,
Exhibit 3.5
Prentice Hall, Inc. All and evaluation
implementation,
rights reserved. 3–42
 TAHAP PERENCANAAN EVALUASI
Penentuan sasaran /
TUJUAN 1. SWOT Profil Organisasi & List
ANALISIS SITUASI & STAKEHOLDER 2. CPM Masalah

1. USG
2. CARL Skala Prioritas
PENENTUAN PRIORITAS MASALAH 3. HANLON Penyebab
4. MCUA Masalah
PENYUSUNAN

PENENTUAN
PEN PENYEBAB MASALAH 1. Fishbone
2. Pohon Masalah List masalah
3. Blum

PENENTUAN
PEN ALTERNATIF SOLUSI FGD Prioritas Alternatif
1. 2. NGT Penyelesaian
3. Brainstorming

SUMBER DAYA &

PENILAIAN2
(profil) Perencanaan
PENYUSUN
PENY ANA USULAN Kegiatan (RUK) Kegiatan
& TINDAKAN
TINDAKAN
TINDA (POA)
(POA) LOKAKARYA Penjadwalan
Penganggaran

IMPLEMENTASI RENCANA
IM
Ta
Tahap implementasi & evaluasi
EVALUASI
 TAHAP PERENCANAAN & EVALUASI
Penentuan sasaran / TUJUAN

ANALISIS SITUASI List. MASALAH & PROFIL ORG

PENENTUAN
PE PRIORITAS MASALAH
PENYUSUNAN

PENENTUAN
PE PENYEBAB MASALAH PENYEBAB PRIORITAS

PENENTUAN
PE ALTERNATIF SOLUSI
SOLUSI &
tujuanI

PE YUSUNAN RENCANA
N LAN Kegia RUK) & SUMBER DAYA &
TINDAKAN (POA) PENILAIAN2
US
UT (profil)
IMPLEMENTASI RENCANA
I Tahap implementasi &
M evaluasi
EVALUASI
.
1. 2. KEMBANGKAN
PENGAMATAN ALTERNATIF
SITUASI:
• entukan masalah
• Cari alternatif scr. kreatif
T
• Diagnosis penyebab
• Jangan mengevaluasi dulu
• Tentukan keputusan
tujuan

4. 3.
IMPLEMENTASIKAN MENGEVALUASI
KEPUTUSAN DAN ALTERNATIF &
MONITOR HASIL MEMILIH
*Rencanakan implementasi YANG TERBAIK
*Implementasikan rencana *Evaluasi alternatif
*Pilih alternatif terpilih
*Monitor implementasi dan
buat penyesuaian yg
perlu Kondisi sumber daya

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN RASIONAL

 ANALISIS SITUASI


Stake holder analysis : Who should I involve in
formulation: Who is supportive or obstructive this
to
initiative?
 Institutiogramme
How are all stakekolders relating to each other?
 Problem tree analysis
How are all problems (of the target group)
interlinked?
 Coverage matrixWho does what (in the whole sector
of the stakeholders)?
… analisis situasi
 Logical FrameworkHow do we make a
systematic, comprehensive plan?

 AssumptionsWhat are risks?

 IndicatorsHow do we know whether we

are exactly on track in getting where we
exactly want to be at the end?

 Participation matrixWho will do what (in

the project)?
ANALISIS SITUASI
A. URAIKAN SITUASI PROGRAM
 Buat uraian situasi program secara umum
 Garis bawahi hal-hal yg merup. masalah dlm prog.
 Kumpul•kan data utama & pendukung yg
diperlukan (pelajari kondisi internal dan
eksternal)
 Pilih masalah prioritas

 Lakukanlah analisis thd masalah tsb. (analisis

sebab & akibat)
Kendala :
1. Banyak masalah yg dijumpai

2. Ketidak jelasan masalah & sering terdapat

keterkaitan diantara masalah- masalah yang
ada
3. Kurangnya data/informasi yg dpt dikumpulkan.
 MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS
SITUASI
(program pemasaran)
No.
No MACAM JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA DATA MENGUM- (PEMANFAAT-
PULKAN AN)
A. Data ttg 1. Rawat jalan 1. Laporan 1. Meminta
Produk rumah (a. jenis bulanan di bagian - Pemetaan
sakit / pelayanan; rumah sakit/ administra tentang produk
puskesmas jumlah pkm si rumah sakit /
spesialisasi; 2. Pendapat 2. Mewawan puskesmas
tempat pasien carai
pelayanan; pasien
dst)
2. Rawt Inap
3. Penunjang
medik
4. 4. ugd; 5.
……
Price /Tarif 1. Tarif rawat 1. Pendapat 1. Meminta Pemetaan
/biaya jalan per jenis pasien di bagian tentang pendapat
perawatan pelayanan administra pasien mengenai
(pendapat si biaya perawatan
pasien dan 2. Mewawan
keluarganya ttg
Lanjutan Tabel ………..
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAAT-
PULKAN AN)
Pl
Place

Promotion

dst
 MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS
SITUASI
(perencanaan program di puskesmas)
No.
N MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
A. Data Umum
- Peta wilayah
Nama, jml Kecamatan/ Minta di - Pemetaan utk
desa, desa staf desa binaan,
geografis, keluarahan kecamatan/ Legenda
jalan, sungai, keluarahan
fasilitas umum
- Kependudukan -Jenis - Kec. Minta di - Menentukan
kelamin /Kelurahan staf target sasaran
- Umur - Mantri kecamatan/ - Tk. Kelahiran
- Kelahiran statistik keluarahan - Tk. Kematian
- Kematian - RT/RW/ Lap. - Penyebab
- PUS Dasa Petugas KB kematian
Gakin wisma
- Survey
-Perilaku - Survei pasar
pemanfaatn khusus
yankes - PLKB/Sie
(perilaku KB Kec.
membeli)
Lanjutan Tabel ………..
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
-- Fasilitas - Jml TK, SD, -Depdiknas Lap. Yg ada -Prog.
Pendidikan SLTP, Kec. UKS/UKGS
SMU. -Penilik -Kesling
Ponpes, Pend. -Imunisasi
Madrasah Agama
-Fasilitas -Pusk, Pustu, -Data Survey -Menggali
kesehatan Polindes sebelum- khusus potensi
-Dokter nya dicek kemitraan
praktek & survei Rujukan
swasta khusus -Pembinaan
-Bidan/ -Peningkatan
paramedi prog. Pusk.
s -Pemeliharaan
-Pengobatan fasilitas kesh.
tradisionil, -Pembangunan
dukun bayi fasilitas kesh.
-Mata -RS, BP,RB Kecamatan -Susenas, -Status sosial
pencaharian Jenis pekerj. Mantri Sensus eko. penduduk
Lanjutan Tabel ………..
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
B. D
Data ketenagaan Pendidikan Data Catatan, -Pembagian
Pusk. TMT, DUK, personalia lap. tugas
Jml, di TU Inventaris -Penggalian
kemampuan, potensi
pelatihan, -Job analysis
status -Renc.
perkawinan Pengembangan
karier
-Urusan
kepegawaian
-DP3
-Peningkatan
kesejahteraan
-Prilaku,
motivasi,
dedikasi
-Efektivitas
pembagian
tugas
Lanjutan Tabel ………..
No.
N MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAAT-
PULKAN AN)
C. Program -Prog. Kesh -Lap. Bulanan
Kegiatan Pusk. (semua masing-
prog) masing prog.
-KLB -Notulen rapat
-Lap. Masya bulanan
-Hasil
lokakarya
mini
-Lap.
Tahunan
-Stratifikasi
pusk
-Kegiatan
masing-
masing
seksi/
petugas
-Instruksi
Kepala
Pusk.
Lanjutan Tabel ………..

No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.

DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
D. K -Kepegawaian -Catatan -Peg. TU -DUK 
Ketatausahaan
-Keuangan kepegaw- -Petugas jenjang karier
-Inventaris aian kamar -Disiplin peg.
alat, obat, -Catatan obat -DP3 + alat
sarana non keuangan -Petugas bantu
medis, -Inventaris inventaris -Penyusunan
kendaraan, -Lap. Pusk. renc. Obat
gedung Bulanan -Penyusunan
obat, alat keb.
medis, Tambahan +
bahan perbaikan
habis inventaris
pakai Pusk.
YANKES K1, K4;
Persalinan
 MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS
SITUASI
(perencanaan program di puskesmas)
No.
N MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
A. Data Umum
- Peta wilayah
Nama, jml Kecamatan/ Minta di - Pemetaan utk
desa, desa staf desa binaan,
geografis, keluarahan kecamatan/ Legenda
jalan, sungai, keluarahan
fasilitas umum
- Kependudukan - Jenis - Kec. Minta di - Menentukan
kelamin /Kelurahan staf target sasaran
- Umur - Mantri kecamatan/ - Tk. Kelahiran
- Kelahiran statistik keluarahan - Tk. Kematian
- Kematian - RT/RW/ - Penyebab
- PUS Dasa kematian
Gakin wisma
- Survei
khusus
- PLKB/Sie Lap.
KB Kec. Petugas KB
Lanjutan Tabel ………..
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
-- Fasilitas - Jml TK, SD, -Depdiknas Lap. Yg ada -Prog.
Pendidikan SLTP, Kec. UKS/UKGS
SMU. -Penilik -Kesling
Ponpes, Pend. -Imunisasi
Madrasah Agama
-Fasilitas -Pusk, Pustu, -Data Survey -Menggali
kesehatan Polindes sebelum- khusus potensi
-Dokter nya dicek kemitraan
praktek & survei Rujukan
swasta khusus -Pembinaan
-Bidan/ -Peningkatan
paramedi prog. Pusk.
s -Pemeliharaan
-Pengobatan fasilitas kesh.
tradisionil, -Pembangunan
dukun bayi fasilitas kesh.
-Mata -RS, BP,RB Kecamatan -Susenas, -Status sosial
pencaharian Jenis pekerj. Mantri Sensus eko. penduduk
Lanjutan Tabel ………..
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
B. D
Data ketenagaan Pendidikan Data Catatan, -Pembagian
Pusk. TMT, DUK, personalia lap. tugas
Jml, di TU Inventaris -Penggalian
kemampuan, potensi
pelatihan, -Job analysis
status -Renc.
perkawinan Pengembangan
karier
-Urusan
kepegawaian
-DP3
-Peningkatan
kesejahteraan
-Prilaku,
motivasi,
dedikasi
-Efektivitas
pembagian
tugas
Lanjutan Tabel ………..
No.
N MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.
DATA MENGUM- (PEMANFAAT-
PULKAN AN)
C. Program -Prog. Kesh -Lap. Bulanan
Kegiatan Pusk. (semua masing-
prog) masing prog.
-KLB -Notulen rapat
-Lap. Masya bulanan
-Hasil
lokakarya
mini
-Lap.
Tahunan
-Stratifikasi
pusk
-Kegiatan
masing-
masing
seksi/
petugas
-Instruksi
Kepala
Pusk.
Lanjutan Tabel ………..

No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER CARA APLIKASI KET.

DATA MENGUM- (PEMANFAA
PULKAN T- AN)
D. K -Kepegawaian -Catatan -Peg. TU -DUK 
Ketatausahaan
-Keuangan kepegaw- -Petugas jenjang karier
-Inventaris aian kamar -Disiplin peg.
alat, obat, -Catatan obat -DP3 + alat
sarana non keuangan -Petugas bantu
medis, -Inventaris inventaris -Penyusunan
kendaraan, -Lap. Pusk. renc. Obat
gedung Bulanan -Penyusunan
obat, alat keb.
medis, Tambahan +
bahan perbaikan
habis inventaris
pakai Pusk.
YANKES K1, K4;
Persalinan
 IDENTIFIKASI MASALAH

MASALAH = G x C x R
1) G : GAP

Kesenjangan

2) C : CONCERN
Administrator merasa tdk puas dgn kesenjangan
adanya
3) R : RESPONSIBILITY
Administrator merasa bertanggung jawab atas masalah
tsb.
TEKNIK PENGENALAN MASALAH
1. Pendekatan Unsur Organisasi.
2. Pendekatan Segitiga Pelayanan atau Health
service trade off
Kelompokkan Masalah yg ada menjadi masalah yg
spesifik
-- Aspek penyelenggara pelayanan (provider)
- Aspek masyarakat (perilaku dan status kesehatan)
- Aspek lingk. (fisik, biologi, kimiawi, sosio-budaya & eko.)

Provider: Masyarakat:
Organisasi, Angka
Manajemen, kesakitan,
Kepemimpi kematian
nan Kelumpuhan,
perilaku
lingkungan:
Fisik,Biologi
, Kimiawi,
Sosekbud

Segitiga pelayanan atau Pendekatan health Services trade

 Pendekatan sistem atau Unsur Organisasi
Input Proses Output Efek Dampak di
Masyarakat

ALAT TUJUAN PUSKESMAS

UPAYA PUSKESMAS TUJUAN INTERNAL TUJUAN

Puskesmas EKSTERNAL

Model Unsur Organisasi

INPUT : Sumberdaya yang dimiliki
PROSES : Kegiatan yg dilaksanakan sesuai dgn rencana
OUTPUT : Hasil langsung renc. kegiatan yg telah
dilaksanakan
EFEK : Hasil tdk langsung yg ingin dicapai mengenai
perub. sikap maupun tingkah laku.
DAMPAK : Hasil akhir yg dicapai dari tujuan pelayanan
PENENTUAN MASALAH  LIST MASALAH
PRIORITASKAN

MASALAH PRIORITAS

BP BPG KIA/KB P2M APOTIK

MASALAH PRIORITAS BISA :

1. …. DI MASING MASING UNIT atau

2. …. SELURUH MASALAH DIGABUNG DAHULU
TANPA
MEMPERHATIKAN UNIT, SETELAH ITU BARU
DIPRIORITASKAN

CONTOH :

BP BPG KIA/KB P2M APOTIK

1. A 1. A 1. 1. 1.
2. B 2. B 2. 2. 2.
3. C 3. C 3. 3. 3.
4. D 4. D 4. 4. 4.
5. E 5. E 5. 5.
6. F 6.
7. G
PRIORITAS MASALAH

1. Teknik NGT (Nominal Group Technique)

atau Delbecq

2. Scoring Technique MCUA, USG, CARL

(lihat lembar bacaan).
Tulislah hasil NGT/Rangking/Scoring Technique
pada tabel dibawah :
Masalah utama Manajemen Masya. Lingk. Prioritas
kegiatan PKM (Provider)

1. K
KIA
- …………………..
- …………………..

2. Gizi
- …………………..
- …………………..

3. BP
- …………………..
- …………………..

4. P2M
- …………………..
- …………………..

Dst………….
TIGA KEGIATAN YANG PERLU :
DILAKSANAKAN
1.
2. Identifikasi
Perumusanpenyebab masalah
pendekatan pemecahan masalah
3. Penyusunan Rencana usulan kegiatan

I DENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH :

Beberapa teknik yg. digunakan :

- Diagram Flow Chart
- Diagram Fish Bone (Diagram tulang Ikan/Diagram Ishikawa )
- Diagram Unsur Organisasi

SEBAB TAK SEBAB MASA- AKIBAT AKIBAT TAK

lANGSUNG (SEBAB LANG- LAH LANG- LANGSUNG
DARI SEBAB) SUNG SUNG (AKIBAT DARI
AKIBAT)

Diagram Alur Sebab & Akibat Masalah

 Diagram Tulang Ikan
Bahan & Alkes Tenaga
Jurim<
Obat

Alkes
MASA-
Diare
LAH
Ekonomi
KKP >
Jamban
Perilaku

Lingkungan Masyarakat

Diagram Fish Bone / Duri Ikan (Diagram Sebab Akibat)

 PERUMUSAN PENYEBAB YG. DOMINAN
(UTAMA)

TEKNIK : BRAINSTORMING, NGT, FGD,

DELPHI

ANALISIS SUMBER SAAT INI & YG.

DAYA
AKAN
DATANG
FORCE FIELD
ANALYSIS
3
 PENENTUAN SOLUSI
 Saat menyusun alternative solusi

Belum ada pertimbangan realistis atau tidaknya

alternatif solusi tersebut

Metode : Brainstorming / sumbang saran

* peserta dibiarkan memberikan sumbang saran,

mengajukan alternatif secara spontan tanpa
memperhatikan kanyataan tentang sumber daya,
dsb.
* Secara kreatif menentukan alternatif
pemecahan masalah
 PENETAPAN PRIORITAS
PEMECAHAN MASALAH

 Analisis pembobotan yg bisa digunakan antara

lain (M, E, E, R) :

 Metodologi
 Efektivitas

 Efisiensi

 Relevansi
PENETAPAN PRIORITAS PEMECAHAN MASALAH
(
1. Analisis pembobotan yg bisa digunakan antara lain
(M, E, E, R) :

1.Metodologi : kemudahan pelaksanaan/teknologi tepat guna

2. Efektifitas : seberapa jauh keberhasilan strategi tersebut dalam

pencapaian
tujuan
3. Efisiensi : besar kecilnya dukungan yg diperlukan (5 M; 2T dan 1I : Man,
Money, Material, Metode, Machine, Time, Technology dan
Information)
dalam pelaksanaan strategi
4. Relevansi : keterkaitan/kesesuaian strategi tsb dgn kegiatan organisasi (sektor
kesehatan)
Pergunakanlah kolom berikut ini untuk
penentuan ranking pemilihan pemecahan
masalah
RENC. JML. RANG-
PEME- NILAI NILAI KING
CAHAN
M E E R
Metodo Efekti- Efis Rele-
-logi vitas -ien vansi
EVALUASI
ALTERNATIF

PILIH YANG
TERBAIK)
PERTIMBANGKAN SUMBER
DAYA
RENCANA TERPILIH :
1.
2.
3.

PENYUSUNAN RENCANA USULAN KEGIATA

N
PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN
KEGIATAN

SOLUSI
/ SUSUN RPK /
PEMECAH POA
AN
MASALAH
PENETAPAN
TUJUAN
a. Perumusan Tujuan Umum
- Pastikan situasi yg ada sekarang & gambaran situasi
yg kita inginkan
- Merupakan
suatu
pernyataan yg
bersifat umum
& luas Tujuan
b. Penentuan yg Khusus
- menggambarka
Pernyataan yg bersifat spesifik, dpt diukur
n hasil akhir
(kuantitatif)
(out
dgn batas waktu pencapaian utk mencapai tujuan
- come/dampak)
umum nantinya
Jawaban dari what, when, where, whom dan how
yg kita (SMART)
much inginkan
 S : SPECIFIC
M : MEASURABLE (dapat diukur)
A : ATTAINABLE (dapat dicapai)
R : RELEVANT (sesuai)
T : TIME-BOUND (waktu tertentu)

c. Penentuan Kriteria Keberhasilan

d. Penyusunan Sumberdaya
- Sumberdaya (Tenaga, dana, sarana & prasarana)
merupakan unsur penting dlm menunjang pelaksanaan
prog.  Sumber daya yg tersedia sangat terbatas

- Perlu perencanaan sec. matang pendayagunaan

sumberdaya yg ada mendapatkan hasil yg
sebesar-
besarnya (efektif dan efisien).
Tata cara membuat tujuan
organisasi
Goal / tujuan yang didefinisikan dengan
baik,
harus mencakup “SMART”
 Spesific / stretching (spesifik)

 Measurable (bisa diukur)

 Achievable (bisa dicapai)

 Realistic (realistis)

 Time Bound (ada batas waktunya)

Lanjutan penyusunan tujuan...
Pertanyaan mengenai ‘SMART’ sewaktu
menetapkan sasaran di tingkat juga
manapun
adalah sbb :
1.Spesifik :
 Apa yang perlu kita perbaiki secara spesifik?

 Bagaimana kita tahu perbaikan ini telah

tercapai?
 Apa yang dapat kita gunakan sebagai patokan?

 Program Improvement (perbaikan) apa

yang paling tepat untuk kita, tim, dan
organisasi?
2.Bisa diukur(measurable)
 Bagaimana kita dapat mengukur perubahan?
(Kualitas)
 Apa patokan atau standar yang digunakan
untuk mengukur hasil yang tidak baik, kurang
baik atau sangat baik? (Kualitas)
 Oleh berapa orang?Berapa banyak
perubahannya? (Kuantitas)
 Dari mana persentasenya? (Kuantitas)

 Berapa lama waktu yang dibutuhkan? (Time)

 Seberapa sering kita harus meninjau kemajuan?
( Time)
 Berapa banyak keuntungan yang akan disimpan /

berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan?

(Uang)
 Apakah kita membutuhkan anggaran? (Uang)

3.Kesepakatan(dapat dicapai)
 Seberapa besar komitmen untuk
mencapai ini?
 Sejauh mana target ini akan sejalan

dengan
arah organisasi?
4.Realistis
 Seberapa realistis target yang akan dicapai

mengingat kondisi bisnis / kendala pasar?

 Apa yang bisa salah? Rencana kemungkinan
apa yang harus dibuat?
5.Time Bound
 Apa yang seharusnya menjadi batasan
waktu? (Membentang tapi realistis)
 Dapatkah saya memiliki komitmen untuk
batas waktu yang telah ditentukan?
Lanjutan tujuan.....
Tujuan harus sesuai dengan misi, jika
tidak maka
tidak akan ada link dengan apa yang
akan
dicapai oleh organisasi.
Menterjemahkan tujuan
organisasi sekaligus
menjabarkannya adalah sama seperti
membuat
Komponen POA
1. WHY: tujuan yang dirumuskan secara jelas membantu
komunikasi dengan sesame anggota. Langkah yang akan
dilakukan dan yang diharapkan akan dicapai setelah langka2
diambil
2. WHAT: uraikan setiap langkah/tugas penting secara rinci untuk
mengantisipasi hambatan yang mungkin muncul.
3. WHO/WHOM: siapa yang bertanggung jawab untuk
melakukan tugas ini dan siapa yang dilibatkan dan harus
mengambil keputusan
4. WHEN: kapan langkah ini dilakukan, berapa lama harus ada
batas waktu
5. WHAT RESOURCES: sumber daya yang dibutuhkan: uang,
waktu, orang, lokasi, dsb. Sumber daya yang berasal dari luar
dan dalam organisasi. Pastikan sumber daya tersedia saat
dibutuhkan
6. WHERE : dimana dilaksanakan
7. WHEN : kapan dilaksanakan
8. HOW MUCH (budget)
8. HOW MANY (yang terlibat/ terget yg
ingin dicapai)
 Lembar kerja Rencana
Tu
tindakan
Tujuan (WHY)
Tanggal hari ini Target tanggal
selesai
Langkah2 PJ (WHO) Kerangka Struktur SD
penting (WHAT waktu (WHAT
) (WHEN) RESOURCE
S)

Hambatan yang
diperkirakan
 No. KEGIATAN SUMBER DAYA YANG DIPERLUKAN

TENAGA DANA SARANA

e. Penyusunan Jadual Operasional

Pertimbangkan beberapa hal:
- Tujuan dari masing-masing kegiatan
- Kesibukan/situasi lapangan seperti musim, kalender
pendidikan dan sebagainya
- Keterkaitan dengan program/sektor lain
- Ketersediaan sumber daya
No KEGIATAN TUJU- JADUAL (BULAN/HARI)
AN

J P M A M J Y A S O N D
f. Penyusunan Akhir POA
Analisis masalah dan format perencanaan operasional
(..................................................................................................
)Tahun …………
Priori Penye- So- Tujuan Sasa Kegi Tar- Lok Jadu- Penan Angg Indikator Asum-
-tas bab lusi pemeca -ran atan get asi al ggung aran Keber- si
masa masal- -han (Wh- (Ho- (Ho- (Wh pela- jawab & hasilan
lah ah (What) om) w) w ere) ks. (Who) sumb
(Why) mu- (Wh- er
ch) en)
 DRAFT ACTION PLAN TEMPLATE

PENURUNAN ANGKA KEMATIAN IBU DAN BAYI

PRIORI- PENYE- SOLUSI GOALS OBJEC- SIAPA KAPAN DIMANA ANGGA- TARGET INDIKA- PENANG-
TAS BAB DAN TIVES SASARAN- DILAKU- PELAK- RAN (HOW TOR GUNG
MASALAH MASALAH AKTIVI- NYA KAN SANAAN- (HOW MUCH) KEBER- JAWAB
(WHY) TASNYA (WHOM) (WHEN) NYA MUCH) HASILAN (WHO)
(WHAT) (WHERE)
Rendahnya a. Kurang a. Pembe- Menurun- Ibu hamil Semua ibu Setiap Puskesmas 510.000 Tingkat a. Mening- Petugas
pengetahu- merata rian kan berperila- hamil risti di bulan kehadiran katnya Puskesmas
an ibu kelas edukasi kematian ku hidup wilayah mencapai penge- setempat
hamil bumil terkait ibu bersih kerja 70% bumil tahuan
terkait b. Penge- perawa- dan sehat Puskesmas risti di ibu
perawatan tahuan tan ke- wilayah (pre-
kehamilan suami hamilan Puskesmas post
hingga terkait b. senam setempat test)
nifas perawa- bumil b. Tingkat
tan ke- c. Pen- kema-
hamilan dampi- tian ibu
kurang ngan menu-
bumil run
School: _
Goals: All children will be
Teacher:
Grade: _
_
Action Plan reading with fluency and
2006-2007 comprehension at grade
level.

Targeted students Assessments

and Who will help Necessary
nd data used for for progress
id Goal How will the goal be in resources What evidence
identification monitoring and
accomplished? reaching this (time & will indicate
testing dates
goal? materials) completion?
 SEMUA ORGANISASI DAPAT MENCAPAI
TUJUAN LEBIH EFISIEN DAN EFEKTIF BILA
DENGAN
M
MEMILIKI PERENCANAAN YG. SISTEMATIK
 KEBERHASILAN ATAU
KEGAGALAN
RENCANA TAKKAN DIKETAHUI ADANYA
TANPA
EVALUASI

HASIL EVALUASI SEBAGAI BAHAN
PERENCANAAN SELANJUTNYA

 KEMAMPUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

ADALAH MODAL DASAR PERENCANAAN
DAN
EVALUASI