Kepentingan Sistem Inventori

KEPENTINGAN SISTEM INVENTORI

PENGENALAN
Stor telah menjadi sangat penting dalam dunia perniagaan hari ini.
Mereka memainkan peranan yang amat penting dalam membaiki persaingan sesuatu perniagaan.
Organisasi hari ini, menghadapi pelbagai cabaran untuk mencapai kos, kepantasan dan kebergantungan.
Pengurusan Stor yang cekap menumpu kepada membaiki prestasi stor dan warehouse bagi memastikan Inventori
sentiasa di dalam keadaan baik.

TanggungJawab Pengurusan Stor

Memahami tanggungjawab-tanggungjawab mereka sebagai staf / pekerja stor/warehouse
Mengenalpasti cara-cara membaiki produktiviti stor masing-masing
Memahami peranan mereka sebagai sistem penyokong kepada pelbagai bahagian-bahagian suatu organisasi
Memahami kepentingan Inventori terhadap keupayaan suatu stor

PENGENALAN KEPADA INVENTORI

Takrif inventori
Semua operasi mempunyai inventori
Nilai-nilai inventori
Kepentingan kewujudan inventori

JENIS-JENIS INVENTORI
Inventori mampan
Inventori kitar
Inventori jangkaan
Inventori yang dirancangkan

KEDUDUKAN INVENTORI
Keputusan inventori
Amaun untuk di pesan
Bila hendak di pesan
Berapa banyak untuk mengawal sistem
Bagaimana maklumat/informasi stok harus di simpan

KEPUTUSAN BERKENAAN MASA/TEMPOH

Bila untuk memesan?
Reviu yang berterusan dan berkala
Masa selang
Titik dan paras pesan semula

ANALISA INVENTORI DAN SISTEM KAWALAN

Keutamaan-keutamaan inventori- sistem ABC
Inventori pengukuran
Inventori sistem maklumat

PENGENALAN KEPADA STOR/PENGURUSAN WAREHOUSE/ GUDANG

Apa itu pengurusan stor/warehouse
Tanggungjawab-tanggungjawab stor/warehouse
Faktor-faktor yang harus di ambilkira dalam mengorganisasikan suatu stor/warehouse
Misi warehouse, fungsi-fungsi tradisi, peranan-peranan yang menambahbaikan nilai
Cabaran-cabaran pengurusan stor/warehouse terkini

FUNGSI-FUNGSI STOR/WAREHOUSE
Penerimaan
Issue
Perekodan
Pemungutan pesanan

TEKNOLOGI Maklumat dan Komunikasi (ICT) dapat membantu Sistem Inventori di dalam :
Membuat keputusan
Menyesuaikan diri dengan perubahan
Mendapat maklumat inventori secara efiesyen
Cepat
Tepat
Sistematik

TANGGUNGJAWAB DAN FUNGSI PEKERJA STOR/WAREHOUSE

Paras stok yang tepat
Maklumat berkenaan keadaan stok
Lokasi tepat
Dokumentasi tepat
Rekod tepat dan di kemaskinikan
Perkapalan yang tepat
Sistem pemfailan yang baik

MEMBAIKI SISTEM PENGURUSAN STOR/WAREHOUSE

Pergerakan stor dan teknik-teknik pengurangan kos
Stok yang bergerak perlahan dan cepat
Susunatur simpanan
Kos pesanan
Pengurusan
Membina suatu sistem pengurusan warehouse yang berkesan
Keberkesanan ruang pengurusan stor
Amalan-amalan keselamatan

PENERIMAAN DAN PENGISUAN STOR

Permintaan untuk semak pesanan
Produk pungutan
Pembungkusan
Penyediaan dokumen
Rekod dan kemasukan data
Pemfailan
Isu-isu

FUNGSI-FUNGSI PENERIMAAN
Bezakan item lawan DO pembekal
Item semakan lawan pemesanan belian
Mengeluarkan dokumen penerimaan
Kemasukan data
Pemfailan
Mengekalkan sistem penomboran bahagian yang berkesan

KAEDAH-KAEDAH PENGKODAN
Penomboran
Nombor alpha
Apa yang harus ditunjukkan oleh kod?
Apa yang harus di elak semasa pengkodan
Kegunaan sisitem-sistem elektronik
Keperluan-keperluan pemfailan

PEMERIKSAAN DAN PENGAMBILAN STOK

Tujuan dan cara-cara pengambilan stok
Prosedur pengambilan stok
Rekonsil pengambilan stok
Fungsi-fungsi sokongan, ciri-ciri, keselamatan, ergonomic, sekuriti dan pengekalan
 Menurut Laudon dan Laudon (1997) :
Sistem Inventori yang bersepadu merupakan gabungan komponen bagi
Mengumpul dan menyimpan maklumat
Membuat keputusan,
Merancang, mengawal dan menganalisis. Ianya berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah, dan cepat dan membuat
keputusan yang baik yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti pendaftaran pelajar, pelbagai rekod, dan
sebagainya.

Kerja-kerja yang melibatkan Kawalan inventori, Pembelian Stok, Pengeluaran barang serta Transaksi Pemindahan Barang
dapat di rekodkan di dalam Sistem Inventori dan memudahkan Pengguna Sistem.

Sistem Inventori memberikan maklumat:

dapat disimpan,
diproses,
dianalisis

Maklumat diproses dalam bentuk

Graf,
Carta pai
Carta bar

Menurut Stair dan Reynolds ( 1999 ), tujuan utama sistem dibangunkan adalah untuk membantu organisasi mencapai
matlamat-matlamatnya dengan membekalkan pengurus-pengurus dengan insight ke atas operasi organisasi supaya
mereka dapat mengawal, mengelola dan merancang dengan lebih berkesan dan lebih cekap.

Oleh itu sistem Inventori dapat memudahkan pengguna di dalam membuat pengurusan.

Kepentingan Sistem Inventori dalam melakukan kerja adalah:

menjadikan kerja teratur
menjamin hasil kerja yang dihasilkan

Ianya dapat menyelesaikan permasalahan dengan EFIESYEN

Persolan apabila menggunakan Sistem Inventori?

Adakah sistem itu perlu gunakan banyak masa?
Adakah sistem itu mudah untuk dilaksanakan?
Adakah sistem itu dapat diguna pakai dengan mudah?

Bagi pendapat ramai menyatakan sistem yang hendak digunakan itu biarlah mudah. Bila mudah digunakan pastilah tidak
banyak masalah. Ianya hendaklah Sistematik dan efiesyen.
Nota pengurusan pengeluaran- Kawalan Inventori
Maksud
-Inventori ialah bahan-bahan atau barangan yang disimpan di dalam stor. Terdiri daripada bahan
mentah, barang dalam proses dan juga barang siap.

-Penyimpanan inventori penting bagi memastikan proses pengeluaran dapat berjalan lancar dan
sempurna. Permintaan pengguna dapat dipenuhi dengan cepat dan berterusan.

-Sistem Kawalan inventori merujuk kepada bagaimana organisasi menentukan supaya inventori dapat
diagihkan dengan cekap dan berkesan

Jenis inventori
1. Bahan mentah : brg yg dibeli & diterima tp belum melalui proses pengeluaran
2. Kerja dalam proses : bahan mnetah yg telah memasuki proses pengeluaran

3. Produk/ Barang siap : hasil dpd proses pengeluaran dan sedia utk dijual

Contoh: Pengeluaran Perabot

Bahan Mentah Kayu,paku,cat,tukul

Kerja Dalam Kayu telah dipotong, Pintu

Proses almari

Barang Siap Perabot- meja, kerusi

ii. Kepentingan / Objektif

- Memastikan inventori berada pada tahap optimum
Bagi menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada paras yang
mencukupi dan menguntungkan
-Mengelakkan risiko kerosakan dan kecurian
Bagi mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok menyebabkan kerosakan dan using. Kehilangan
inventor juga dapat dielakkan
-memastikan aktiviti pengeluaran dijalankan secara berterusan
Gangguna pengeluaran akibat kekurangan bekalan bahan mentah dapat dielakkan
-Memenuhi keperluan pasaran apabila diperlukan
-Memastikan stok mencukupi dan dapat memenuhi permintaan pasaran
Suapaya dpt mengelakkan rasa tidak puas hati pelanggan dan masalah penghantaran barangan yang
lambat
-Meminimumkan kos pegangan inventori
Simpan ikut keperluan supaya tidak menjejaskan aliran tunai perniagaan

iii.Pengurusan Inventori
Kaedah pengurusan inventori terdiri dpd

a) Analisis Model Kuantiti Pesanan Ekonomi (Model Economic Order Quantity)

- EOQ merujuk kepada kuantiti pesanan yang dapat meminimumkan kos pegangan kos pesanan
inventori
- Kos pegangan ialah kos untuk menjaga dan menyelenggara inventori
- Rumus kos pegangan ialah Q
___ X h
2
- Kos pesanan ialah kos yang ditanggung apabila memesan inventori
- Rumus kos pesanan ialah D
--- X S
Q

Jumlah kos ialah Q D

___ X h + __ X S
2 Q
-Kegunaan model ini ialah untuk menentukan kuantiti pesanan optima
-:
EOQ = 2DS
H
Di mana, D = Permintaan sebenar untuk penggunaan inventori
S = Kos pesanan inventori
H = Kos pegangan seunit Inventori ( carrying cost)

Andaian yang digunakan bagi model ini ialah:

i. Permintaan adalah tetap
ii. Tiada kekurangan dibenarkan
iii. Masa senggang atau menunggu adalah tetap dan tidak berubah
iv . Hanya dua kos relevan, iaitu kos pesanan dan kos pegangan
v. Tiada kekangan atau had ke atas saiz lot item
vii. Keputusan untuk sesuatu item tidak bergantung kepada keputusan
bagi item yang lain. Pada sesuatu masa hanya satu item yang
terlibat.

-Kebaikan EOQ ialah ia dapat meminimumkan jumlah kos pegangan dan kos pesanan inventori

Titik pesanan semula boleh ditentukan melalui rumus : d X L

Dimana

d ialah permintaan purata iaitu ( permintaan bilangan hari bekerja)

L: bilangan hari pesanan diterima

Latihan

Soalan 1

Kedai elektrik Kong Kong memerlukan 5000 set televisyen setahun. Kos bagi setiap TV adalah
RM1000. Kos memesan untuk setiap pesanan ialah RM30. Kos pemegangan ialah 10% daripada kos
satu unit TV

a. Berapakah kuantiti pesanan ekonomi (EOQ)?.

b. Berapakah jumlah kos pemegangan dan kos memesan?.

Soalan 2

Syarikat TTT mempunyai permintaan inventori X sebanyak 10000 unit setahun. Organisasi ini
mengamalkan 300 hari bekerja setahun. Secara puratanya, penghantaran pemesanan memakan masa 5
hari berkerja. Hitungkan titik pesanan semula.

Soalan 3

Syarikat Wira menganggarkan jumlah permintaan tahunan sebanyak 10000 meter kain . Kos bagi setiap
meter adalah RM12. Kos memesan untuk setiap pesanan ialah RM60. Kos pemegangan ialah 10%
daripada kos satu meter kain

a) Berapakah kuantiti pesanan ekonomi (EOQ)?.

b) Berapakah jumlah kos pemegangan dan kos memesan?.

Soalan 4

Syarikat WWW mempunyai permintaan inventori X sebanyak 20000 unit setahun. Organisasi ini
mengamalkan 300 hari bekerja setahun. Secara puratanya, penghantaran pemesanan memakan masa
10 hari bekerja. Hitungkan titik pesanan semula.

Soalan 5

Syarikat Pelangi membeli kertas daripada pembekalnya dengan harga RM8 satu rim. Syarikat ini
memerlukan 100 000 rim setahun dan kos memesan setiap kali ialah RM25. Kos pemegangan setahun
adalah dianggarkan sebanyak 10% daripada kos satu rim kertas. Apakah saiz pesanan yang paling
ekonomi dan jumlah kos untuk kuantiti pesanan ekonomi?

Soalan 6

Syarikat Wira mempunyai permintaan inventori X sebanyak 2 tan sehari. Organisasi ini mengamalkan
300 hari bekerja setahun. Pengurus pembelian menyatakan kos memesan ialah RM50 bagi setiap
pesanan dan kos pemegangan adalah 10% daripada kos setan inventori X. Kos bagi setiap inventori X
adalah RM10 per tan. Secara puratanya penghantaran pesanan memakan masa 10 hari bekerja dan
syarikat ini menetapkan peringkat stok keselamatan pada 50 tan.

a. Berapakah kuantiti pesanan ekonomik?.

b. Berapakah jumlah kos pemegangan dan kos memesan?.

c. Hitungkan ROP

Soalan 8
Syarikat Tekstil Cantik Sendirian Berhad memerlukan 500 gulung kain ela pada setiap minggu. Syarikat
itu beroperasi 5 hari seminggu dan 52 minggu setahun. Kos memesan kain ela ialah RM50.00 bagi setiap
pesanan, dan kos pegangan ialah RM15.00 bagi setiap gulung. Syarikat memesan sebanyak 300 gulung
kain ela bagi setiap pesanan.
(i) Hitung jumlah kos tahunan, iaitu kos pesanan dan kos pegangan yang perlu dibayar oleh syarikat itu.
(ii) Hitung Kuantiti Pesanan Ekonomi (EOQ) bagi syarikat itu.
(iii) Hitung jumlah kos tahunan yang perlu dibayar jika EOQ dipesan.
 b) Analisis Just In-Time (JIT)
-Ia berasal dari konsep pengurusan Jepun yang dikenali dengan sistem kanban
-Merupakan satu pendekatan bagi meminimumkan kos pegangan inventori dengan hanya menempah
inventori yang diperlukan sahaja.
-Konsep ini bertujuan bagi menghapuskan pembaziran dan meminimumkan inventori dan risiko
pegangannya yang tinggi.

ELEMEN-ELEMEN UNTUK MELAKSANAKAN JIT

1. Tahap kualiti yang tinggi
2. Inventori yang sedikit.
3. Saiz lot yang kecil
4. Pemasangan produk yang cepat dan mudah
5. Susun atur yang sistematik.
6. Pekerja boleh melakukan pelbagai tugas.
7. Semangat bekerjasama dalam organisasi
8. Pembekal yang boleh dipercayai.

Objektif JIT
1. Mengurangkan kos simpanan inventori
2. Elak berlakunya pembaziran inventori
3. Mengurangkan masa pengurusan inventori
4. Mengurangkan kekerapan penyediaan inventori
5. Memastikan sistem pengeluaran tidak terganggu
6. Menjadikan proses pengeluaran lebih fleksibel
1.0 PENGURUSAN INVENTORI

a)Kawalan Inventori :
-secara sistematik

b)Pengurusan yang cekap dan menjimat masa

c)Memudahkan pengguna untuk mengenalpasti peralatan dengan efiesyen.

2.0 OBJEKTIF PENGURUSAN INVENTORI

a)Kenalpasti jumlah bahan @barangan yang ada di dalam organisasi bagi membuat
perancangan

b)Mengenalpasti model-model yang digunakan bagi menguruskan Inventori

c)Menentukan keperluan barangan bagi kegunaan dan simpanan (stok) semasa

d)Menentukan keperluan bagi mengatasi permintaan yang tidak ketentuan

3.0 KOMPONEN DAN KOS INVENTORI

a)Inventori boleh dibahagikan kepada dua iaitu:
-Bahan mentah
-Barangan siap

b)Inventori khusus adalah untuk memeliharakan barangan siap yang telah tersedia untuk di
edarkan dan dipasarkan.

c)Menyimpan inventori melibatkan kos, tetapi tidak mempunyai inventori juga melibatkan kos.

d)Kos yang melibatkan keputusan samada menyimpan inventori atau tidak dikenali sebagai kos
relevan

e)Pengurusan cekap akan membuat ramalan yang bijak kepada prasyarat keberkesanan
mengurus inventori yang cekap memastikan bekalan cukup

f)Menentukan permintaan dalam satu tempoh dengan Mengetahui jumlah sebenar diperlukan
serta meramalkan jumlah keluaran pada masa tertentu

g)Kos Apabila Inventori Meningkat. Kos adalah nilai atau kos sesuatu bahan yang dibayar
kepada penjual atau kos keluaran Oleh itu kos seunit tidak berubah mengikut jumlah pesanan,
jumlah kosnya adalah tidak relevan.

h)Apabila kos berubah tidak mengikut jumlah pesanan, maka jumlah kosnya tidak relevan
Apabila kos berubah mengikut jumlah pesanan, maka jumlah kos adalah relevan dan perlu
diambilkira dalam keputusan inventori

i)Sesebuah firma perlu membuat Penilaian tentang kadar pulangan Pelaburan. Pelaburan
dalam inventori sama dengan pelaburan adalam aset tetap seperti mesin, bangunan dan
sebagainya. Apabila Dana terhad, maka Pelaburan yg dibuat perlu memaksimumkan kadar
pulangan tinggi. Pelaburan yang mendatangkan kepulangan tetapi ditinggalkian untuk
mengambil Pelaburan lain dikenali sebagai Kos Melepas.

j)Kos Ruang Menyimpan. Kos ini berkait rapat dengan tempat atau ruang untuk
menyimpan barang. Apabila Bangunan dibina, maka terdapat kos yang terlibat iaitu kos
pembinaan dan penyelenggaran. Kos Penyelenggaraan- api/elektrik,air dan keselamatan.

k)Kos-kos lain yang terdapat seperti pengambilan kerani dan alat pengendalian bahan yang
diperlukan semasa jumlah inventori meningkat k)Kos Insurans. Barangan atau bahan yang
disimpan sebagai inventori adalah diinsuranskan. Semakin meningkat jumlah inventori, semakin
banyaklah kos atau premium perlindungan insurans yang perlu di bayar.

l)Kos Susut Nilai dan Kerosakan. Bahan atau barangan yang disimpan sebagai inventori
terdedah kepada kerosakan dan oleh yang demikian nilainya akan Susut. Sesetengah bahan
atau barangan tidak boleh disimpan lama mengikut kaedah dan peraturan yang
tertentu.Contohnya ubat-ubatan dan makanan dalam tin.
- Kos Susut Nilai terjadi apabila bahan yang hendak dijual tidak sebagaimana asal dan dijual
dengan harga yang murah.

m)Kos Apabila Inventori Berkurangan

n)Kos Memesan dan Membeli. Kos ini berkait dengan jumlah pesanan yang dibuat oleh
organisasi untuk mendapat bahan tertentu. Di antara Kos Memesan adalah kos perkhidmatan
pos, telefon, teleks, faks, gaji (upah) kakitangan yang mengendalikan pesanan serta kos-kos
lain yang terlibat.

o)Kos Kehabisan Stok. Mengurangkan jumlah inventori boleh mengakibatkan kehabisan stok
apabila permintaan meningkat. Kos kos yang terlibat apabila kehabisan stok jualan dan
perhubungan dengan pelanggan seterusnya melibatkan keberuntungan firma. Organisasi perlu
mendapatkan bekalan dengan cepat bagi memenuhi permintaan pelanggan.
- Memproses sendiri
- Membeli daripada pengedar lain.
Pilihan pertama melibatkan kos pemberhentian kerja atau memproses barangan yang diminta
dengan segera. Pilihan kedua melibatkan kos memesan dan mengendalikan bahan.

4.0 MENGAPA MENYIMPAN INVENTORI

a)Inventori amat diperlukan oleh sesebuah organisasi. Ini disebabkan oleh tempoh yang
panjang dihantar di antara masa memesan dan masa menerima.

b)Kadar keluaran barang dapat ditentukan kernana proses akan berjalan secara berterusan.

c)Dapat melindungi organisasi daripada kehabisan stok daripada ramalan yang kurang tepat.

d)Keperluan stok bagi sesuatu organisasi bergantung kepada keperluan dan kepenggunaan.
Organisasi mempunyai dasar berbeza-beza:
-Stok banyak- dasar inventori banyak bagi tidak mengalami kehabisan stok
-Stok sikit dasar inventori yang paling minimum.
Bahagian Pemasaran memerlukan dasar ini kerana menjimatkan kos pembelian dan
penyimpanan.
-Organisasi yang mempunyai Inventori berlebihan menyebabkan berlaku pembaziran dari segi
kewangan.
-Terdapat sesetengah organisasi mempunyai Dasar Kepenggunaan kapasiti yang maksimum.
Oleh itu inventori yang banyak Bahagian pemasaran memerlukan inventori.

e) Kos Susut Nilai terjadi apabila bahan yang hendak dijual tidak sebagaimana asal dan dijual
dengan harga yang murah. Nilai ataupun kos ini dipanggil harga belian bahan.
-Harga belian bahan meliputi kos pengangkutan, pemeriksaan dan sebagainya.
5.0 KLASIFIKASI INVENTORI CARA ABC

a) Analisis ABC ini beroperasi sepertimana berikut:

o Kumpulan A mengandungi bahan yang mempunyai wang yang tinggi.
o Kumpulan B mempunyai nilai wang sederhana.
o Kumpulan C mempunyai nilai wang yang rendah.

b) Oleh yang demikian, perhatian yang lebih ditumpukan kepada bahan dalam Kumpulan A.

c) Konsep ini dipanggil Prinsip Parento. Prinsip ini memberi gambaran bahawa aktivit-aktiviti
yang kecil adalah sebahagian daripada nilai aktiviti yang dilakukan oleh sesebuah organisasi.

6.0 PERBANDINGAN KOS: KOS MEMESAN DAN KOS MENYIMPAN

a) Inventori melibatkan kos tertentu iaitu:

-Kos Memesan
-Kos Menyimpan.
-Kos Relevan

b) Bagi mendapatkan Tempoh Perancangan Setahun, bagi mencari kos relevan yang terlibat
sebagaimana berikut:
Jumlah Kos Relevan Tahunan = Kos Bahan + Kos Memesan + Kos Menyimpan.

c) Tujuan Utama adalah untuk meminimumkan Jumlah Kos Tahunan

Ia boleh ditunjukkan menggunakan Graf dan Pengiraan.

7.0 MENGGUNAKAN MODEL SAIZ KUANTITI PESANAN EKONOMI (EOQ)

a)Menggunakan kos Menyimpan dan memesan adalah baik dari segi kesukaran untuk
menghabiskan stok, tetapi rugi dari segi perbelanjaan kerana ia melibatkan kos yang banyak.

b)Menyimpan sedikit Inventori adalah baik dari segi penjimatan kos tetapi
merugikan dari segi kehabisan stok yang boleh mengakibatkan kehilangan jualan.

c)Pihak Pengurusan akan meneliti dan mencari satu bentuk Kompromi (penyelesaian bagi
percanggahan)

d)Model saiz pesanan boleh digunakan untuk membantu pihak pengurusan di dalam membuat
keputusan Inventori.

e)Bagi menggunakan Model ini, beberapa andaian perlu dibuat iaitu:

o Kadar penggunaan diketahui dan permintaan yang konstan (Tetap).
o Kos bahan yang tidak berubah mengikut jumlah pesanan dan tidak ada diskaun.
o Segala pesanan dihantar pada masa yang sama dan tidak ada pesanan tertangguh
o Masa menunggu adalah konstan dan dapat dipastikan dan tidak bergantung pada
permintaan. Inventori minimum ialah kosong tetapi tidak kehabisan stok

f)Harga berlebihan adalah sama tanpa mengambil kira jumlah pesanan.

7.1 Pembolehubah dalam Model Inventori

Ia akan digunakan semasa perbincangan dan pengiraan:

D = Permintaan tahunan dalam Unit
d = Bilanagn Unit diguna atau dijual seunit kurang drp setahun, misalnya
Sehari, Sebulan atau Seminggu.
Q = Jumlah Kuantit yang dipesan
Q* = Jumlah Kuantiti yang Optimum
RL = Tahap Memesan semula
L = Masa menunggu
S = Kos Memesan untuk sekali pesanan
I = Kos Menyimpan seunit dalam kadar peratusan
C = Kos Bahan unit
K = Kos Kehabisan Unit
P = Kadar Keluaran seunit dalam tempoh seminggu
DL = Permintaan semasa masa tunggu. Jumlah Permintaan semasa masa tunggu
SS = Stok Keselamatan
TC = Jumlah Kos Tahunan
aF = kekerapan pesanan setahun

8.0 JUMLAH KOS INVENTORI YANG RELEVEN

a) Objektif Utama kuantiti pesanan optimum adalah untumk meminimumkan Kos Tahunan
Inventori.

b) Kos-kos dapat ditentukan melalui model graf bagi inventori untuk sesuatu
tempoh sebagaimana rajah di bawah yang melibatkan Kualiti Pesanan Ekonomi
(EQQ) Vs masa.

8.1 FORMULA INVENTORI

a) Jumlah Kos Releven Tahunan

Jum Kos Relevan = Kos Memesan + Kos Menyimpan
TC = S (D/Q*) + (Q*/2)

b) Kos Tahunan bahan tidak dimasukkan dalam formula ini kerana harga belian
seunit adalah tetap, iaitu tidak berubah mengikut kuantiti pesanan.
8.2 CONTOH PENGIRAAN (1):
Sebuah syarikat mempunyai paras stok keselamatan untuk selama lima hari penggunaan.
Kadar penggunaan tahunan ialah 80,000 unit. Dengan menggunakan formula di atas bagi
mencari SS.
LT = 5, d = 80000/360 ,

Formula Stok keselamatan:

SS = LT X d
= 5 X (80000/360)
= 5 X22
= 1111.1 unit.

CONTOH PENGIRAAN (2)

Sebuah syarikat mempunyai Dasar Menyimpan Inventori sebagai Stok
Keselamatan sebanyak 25 unit dan masa menunggu ialah 6 hari. Daripada
maklumat sila dapatkan Paras Memesan Semula:

Formula bagi Paras Memesan semula

RL = (LT X d) + SS
= (5 unit @sehari) X 6 hari) + 25 unit
= 55 unit

8.3 DISKAUN KUANTITI:

a)Diskaun Kuantiti diberikan kepada organisasi yang membuat pesanan dengan

kuantiti yang banyak

b)Bagi harga seunit yang diberikan, ia akan melibatkan kos belian bahan
dan akan menjadi kos yang releven apabila kos tahunan inventori
diambilkira.

c)Oleh itu jumlah untuk kos tahunan inventori yang mendapat diskaun
kuantiti ialah:
Jumlah kos releven = kos bahan/unit + kos memesan + kos menyimpan tahunan
TC = C + S
= (D/Q*)+ IC (Q*/2)

8.4 PERANCANGAN KEPERLUAN BAHAN

a)Perancangan keperluan bahan ialah satu perancangan berkomputer tentang

penggunaan bahan sesebuah organisasi yang dikeluarkan bagi sesuatu
tempoh misalnya seminggu, sebulan.

b)Ia menggabungkan maklumat-maklumat dengan kehendak keluaran.

c)Penjadualn dan maklumat lain yang terbaru berkenaan dengan keadaan semasa bahan-
bahan.

8.4 (1) PERANCANGAN KEPERLUAN BAHAN

a)Semua data dan maklumat adalah diperlukan dan mestilah tepat.

Secara umumnya perancangan ini mempunyai beberapa objektif:
- Mengurangkan jumlah keperluan inventori pada sesuatu tahap yang paling minimum. Ia akan
dapat mengurangkan kos.
- Mengurangkan diantara masa menunggu sesuatu keluaran dengan masa menunggu
penghantaran dengan kadar yang cepat supaya ianya dapat memuaskan hati pelanggan.
- Menjanjikan penghantaran kepada para pelanggan bahan pada waktu yang ditetapkan
- Dapat meningkatkan keberkesanan operasi keluaran. Tid abanyak
berlaku pembaziran terhadap masa dan bahan.

SOALAN PERBINCANGAN:
a) Kos-kos apakah yang akan meningkat sekiranya saiz inventori meningkat?
b) Kos apakah menurun apabila inventori meningkat?
c) Terangkan apakah Pesanan Optimum? Kenapakah ia penting dalam pengurusan.
d) Kenapa kos tidak tetap tidak dimasukkan dalam model kuantiti pesanan
optimum.
e) Terangkan apakah Stok Keselamatan? Kenapakah ia penting bagi sesebuah
Organisasi?
f) Apakah kuantiti diskaun diberikan, kos bahan seunit dimasukkan ke dalam
formula jumlah tahunan ia menjadi kos yng releven.

Cara cara merekod inventori

1. 1. 7/8/2010 TATACARA PENGURUSAN STOR Disediakan oleh : Puan Fadzillah binti Rahman Unit Belanjawan & Stor
Pusat Pejabat Bendahari, UTM DEFINISI STOR Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. 1
2. 2. 7/8/2010 BARANG-BARANG STOR3 DEFINISI STOK Stok bermaksud barang-barang belum barang barang guna
dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,
keselamatan, makmal, bengkel, dan g sebagainya. 2
3. 3. 7/8/2010 PENGURUSAN BARANG BARANG STOR PEMBELIAN REKOD DELIVERY BIN KAD, ORDER STOK KAD
Semak: PT Pesanan PENERIMAAN Tempatan , BARANG Pastikan: Invois, Jumlah Rekod-rekod barang dokumen
Tandatangan: dicatitkan Jumlah Barang Borang Penerimaan Barang BIN KAD, STOK LAPORAN KAD Tandatangan:
Pastikan: Borang Pengeluaran Baki di Bin Kad Barang 1. Laporan pemeriksaan bersamaan 2. Baki fizikal barang dengan
baki dalam simpanan barang yang ada 3. Barang yang rosak dan berlebihan PENGGUNAAN REKOD / KELUARAN
BARANG5 OBJEKTIF PENGURUSAN STOR Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, k dan berkesan
b i memastikan :- t t cekap d b k bagi tik (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan;
dan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang
sewajarnya semasa dalam simpanan. 3
4. 4. 7/8/2010 FUNGSI STOR Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan
tugas-tugas p p gg g g g berikut :- (a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku
serahan barang-barang oleh pembekal. (b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi- lokasi yang ditetapkan dengan
menggunakan ruang stor secara optimum. (c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik
dan boleh digunakan. (d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan. (e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap
transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini. (f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi
memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan. 4
5. 5. 7/8/2010 (g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan. (h) Menjalankan pemeriksaan bagi
mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku b l k perselisihan stok, stok rosak,
usang, l li ih t k t k k luput t t tempoh h penggunaan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan
kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete,
rosak, l / b l t k luput t t tempoh penggunaan, tid k h tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi
keperluan. (k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang. PENGURUSAN ORGANISASI STOR
Bahagian utama Stor Pusat iaitu :- : (a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (b) Bahagian Terimaan (c) Bahagian
Simpanan dan ( ) (d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran g g g 5
6. 6. 7/8/2010 PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan d b k dapat
memberikan f d h f d h b ik faedah-faedah berikut :- (a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi. (b) P Penggunaan modal yang l bih ekonomik serta d l lebih k ik kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. (c)
Perhatian lebih tertumpu kepada barang- barang yang tinggi kadar pengeluarannya. (d) Stok yang tidak bergerak, tamat
tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan dan (e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan. 6
7. 7. 7/8/2010 PARAS STOK Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu- satu masa dan ditentukan
seperti berikut :- (a) Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa. (b) Paras
Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada
hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. (c) Paras Stok Minimum Kuantiti stok
terendah yang di simpan pada satu-satu masa. Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa : (i) Kuantiti Stok
Maksimum 3 bulan penggunaan (ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan (iii) Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan
penggunaan 7
8. 8. 7/8/2010 PENERIMAAN BARANG-BARANG MASUK DALAM STOR REKOD KEMASKINIKAN BARANG AM & STOK
KAD /BIN BARANG DITERIMA LAIN-LAIN REKOD KAD DELIVERY ORDER ALATULIS/ KERTAS Semak: Pesanan
Tempatan, Invois, Jumlah barang Semua barang stor yang diterima Dokumen penerimaan hendaklah direkod barang
ditandatangani mengikut jenis barang oleh: stor dengan segera 1. Pembekal 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai15
PENERIMAAN Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara b ik t di k k berikut dipenuhi :- hi (a)
Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan
kuantiti sebenar mengikut pesanan dan (c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna
dan selamat digunakan. 8
9. 9. 7/8/2010 MEREKOD STOK Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang d i dterima ddengan menggunakan k
d yang k kad telah ditetapkan bagi tujuan :- (a) Mengetahui kedudukan stok simpanan (a) Memastikan bilangan dan fizikal
stok sentiasa tepat dan t td (a) Mengawal paras stok PENYIMPANAN YANG SESUAI KERTAS UBAT-UBATAN BAHAN-
BAHAN KIMIA18 9
10. 10. 7/8/2010 JENIS-JENIS REKOD Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor i i : iaitu (i) Kad kawalan Stok
KEW.PS-3 di Stor Pusat dan Stor Utama; dan (ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit Pindaan
atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu
dipatuhi :- di hi (a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja (b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas
angka asal dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor. 10
11. 11. 7/8/2010 PENGELUARAN Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk- Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Si t
D h l K l D h l (MDKD). Sistem pengeluaran l yg. cekap penting untuk mengelakkan :- (a) Pengeluaran tanpa kebenaran
(b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yg dipesan/pohon yg. dipesan/pohon. (c) Stok yang telah lama
disimpan tidak dikeluarkan PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR REKOD BORANG PERMOHONAN YANG
TELAH LENGKAP Menyediakan barang stor yang hendak dikeluarkan mengikut kelulusan Borang Permohonan Barang
ditandatangani oleh: l h 1. Penerima barang 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai atasan KEMASKINIKAN STOK KAD / BIN
KAD22 11
12. 12. 7/8/2010 PERMOHONAN STOK Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :- (a) Mendaftarkan permohonan dan
memberi nombor rujukan pengeluaran (b) Meluluskan kuantiti pengeluaran (c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan
Stok B h i S :- Bahagian Stor (a) Menerima dan menyemak borang permohonan (b) Menyediakan barangan yang dpohon
(c) Merekod dalam Kad Petak PENYIMPANAN Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih, susun, sapu,
seragam d sentiasa amal. dan ti l Amalan ini dipraktiskan supaya : - stok tidak mudah rosak - senang dikeluarkan -
penggunaan ruang yang optimum 12
13. 13. 7/8/2010 SUSUN ATUR Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira faktor keselamatan,
kemudahan g pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik
untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. Susun
atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang
bergerak dengan selamat. Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-
barang mengikut jenis, jenis disusun pada setiap rak tingkat petak atau arah tingkat, supaya teratur dan kemas.
Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.
13
14. 14. 7/8/2010 Signboard Nama Barangan di Stor AlatulisSusunan Barang di Stor Perabot 28 14
15. 15. 7/8/2010 SUSUN ATUR STOR YANG TIDAK KEMAS Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM PEMERIKSAAN
Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu i i :- (a) Pengiraan Stok (b) Pemeriksaan Stok (c) Verifikasi Stor 15
16. 16. 7/8/2010 PENGIRAAN STOK Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun.
Perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku
 transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod, dan (b)
Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah
ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor. PEMERIKSAAN STOK Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan
di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang
diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara beikut :- (a) Pemeriksaan dilaksanakan
sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. (b) Semasa pemeriksaan
dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa. 16
17. 17. 7/8/2010 (c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad
Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa. g (d) Stok yang diperiksa
hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 (e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah
disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor dan (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil
pemeriksaan stok VERIFIKASI STOR Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh P ik t k l h
Pegawai P i Pemeriksa sekurang- ik k kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan
verifikasi stor adalah seperti berikut :- (a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%)
bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) Memastikan pelarasan stok
diambil tindakan 17
18. 18. 7/8/2010 (c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir
luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira (e) Melengkapkan semua butiran
maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14 dan (f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor,
kawalan stok, penerimaan, merekod, g , ,p , , penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi,
keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan
Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR Keanggotaan Pemverifikasi Stor
hendaklah terdiri daripada :- (a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di
verifikasi ( ) (c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau g p y p g berpengalaman dalam pengurusan stor dan (d) Pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 18
19. 19. 7/8/2010 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor
berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan. Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok
yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan b i hk
butiran maklumat di kl disenarai tersebut i b seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan. Pemverifikasi stor
hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan
Kad g p g Kawalan Stok. Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan.
Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS- 15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan. 19
20. 20. 7/8/2010 PELARASAN STOK Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok
berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pengiraan pemeriksaan dan verifikasi stor
dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk
kelulusan Ketua Jabatan. P Pegawai S h d kl h merekod transaksi pelarasan stok i Stor hendaklah k d ki l k diruangan
Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta
ditandatangan. KAWALAN KESELAMATAN STOR Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara b
berasingan d i d b i daripada bangunan l i untuk lain k mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan.
Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor
Utama dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut :- 20
21. 21. 7/8/2010(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar(b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan(c)
Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu malam(d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem
penggera)(e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu(f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan(g)
Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkuatkuasa KAWALAN
KEBAKARAN Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alam,
smoke detector, t d t t water sprinkle d l i l i i kl dan lain-lain Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel
perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut
peraturan yang berkuatkuasa Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda
KELUAR (EXIT) 21
22. 22. 7/8/2010 Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti Dilarang Merokok, Mudah Terbakar dan sebagainya Ketua
Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan
nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai St P
iP i Stor SUMBER RUJUKAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN
STOR (http://www.treasury.gov.my) 22
Pengurusan Stor dan Stok

Pendahuluan

Pengurusan stor dan stok amat penting dalam sesebuah organisasi termasuklah di sekolah,
walaupun peralatan atau barangan yang di kenali sebagai aset, harta modal dan barang luak yang dibeli
dan digunakan di sekolah tidaklah seperti mana yang ada di Kementerian, Jabatan atau Pejabat
Pelajaran. Penyelengaraan stor dan stok yang baik dan berkesan akan menjimatkan kewangan.
Peruntukan kewangan yang banyak digunakan untuk membeli aset, inventori dan barang luak, oleh itu
ianya harus diuruskan dengan baik. Pengurusan stor dan stok yang baik juga mencerminkan kecekapan
pentadbir dan kakitangannya.

Suatu sistem pengurusan stor dan stok yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin
penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan agar berkeadaan baik dan
sempurna ( Kementerian Kewangan Malaysia- Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor,
1982 ).

Dalam pengurusan stor dan stok terdapat pekeliling perbendaharaan yang menerangkan
kepentingan dan tatacara pengurusannnya dan menjadi tanggungjawab pengawai pengawal atau dalam
hal sekolah pengetua/guru besar bertanggung jawab untuk memastikan ianya diuruskan dengan cekap
dan berkesan. Bila sahaja disebut stor dan stok ianya melibatkan kewangan, oleh itu jelas sekali
pengurusan stor dan stok adalah dibawah kawalan Kementerian Kewangan. Setiap kementerian,
jabatan, sekolah harus akur akan arahan dan pekeliling yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan
melalui Pekeliling Perbendaharaan.

Oleh kerana ia melibatkan wang kerajaan, ia menjadi tanggungjawab dan amanah bagi ketua
jabatan atau pengetua/gurubesar untuk menguruskannya dengan cekap dan berkesan agar tidak
berlaku pembaziran dan salahguna. Selain daripada ketua jabatan atau pengetua/gurubesar, pegawai
atau guru yang menguruskannya juga mesti bertanggungjawab dan menguruskannya dengan cekap dan
berkesan.

Pengurusan Stor merupakan satu aspek Pengurusan Kewangan yang penting. Barang-barang
dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding dengan wang yang di
simpan dalam bank.Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan Panduan Perbendaharaan -
Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Definisi Penyelenggaraan

Ditafsirkan sebagai satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah yang diambil untuk mengekal
atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat.

Definisi Stor

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pengendalian dan pengeluaran stok .

Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:-

(a) Stor Pusat

(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada

 pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan
unit.

(ii) Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan Depoh Bekalan
Pusat Kementerian Pertahanan.

(b) Stor Utama

(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk

keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan

agensi.

(ii) Antara contoh Stor Utama ialah Stor Jabatan Kerja Raya,

Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat,
Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat bagi Kementerian/Jabatan.

(c) Stor Unit

(i) Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek
atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

(ii) Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan,bahagian, bengkel, wad, makmal,
dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya. ( Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

Di sekolah stor yang ada boleh dikategorikan sebagai stor unit yang mana barang-
barang digunakan dalam jangka masa pendek atau barang luak, selain daripada ada juga barang-barang
atau peralatan yang digunakan terus contohnya seperti alat-alat bantuan mengajar. Peralatan pejabat
biasanya disimpan dalam ruang atau bilik yang dikhaskan, dimana terdapat almari atau kabinet bagi
menyimpannya. Alat bantuan mengajar pula biasanya disimpan di pusat sumber, makmal sains, bengkel
atau bilik-bilik khas.

Definisi Stok

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Stok bermaksud barang-barang belum
guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-
ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran,
domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

Objektif Pengurusan Stor

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:-

a. Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available ) seperti

dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Stok sentiasa ada apabila dikehendaki
dan menepati kehendak pelanggan

b. Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan

penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok sentiasa
terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan
yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor

Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas
berikut:-

(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan
barang-barang oleh pembekal.

(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yangditetapkan dengan

menggunakan ruang stor secara optimum.

(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.

(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.

 (e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur
dan kemaskini.

(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut
paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan.

(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang
menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan
dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan

kebersihan stor.

(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi
keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang
penyimpanan.

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

Pengurusan Organisasi Stor

Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat bahagian
utama iaitu:-

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun.

(b) Bahagian Terimaan.

 (c) Bahagian Simpanan.

(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat-empat bahagian utama seperti di
atas maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat mengikut bilangan pegawai yang
bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor tersebut (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

Pengurusan Kawalan Stok

Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi kuantiti
dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia juga mengambil kira penjimatan
penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat.

Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedah antaranya
ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi.

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. Dalam hal ini
perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak
bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.

Penerimaan

Pegawai Stor/penerima hendaklah:-

Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois

Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

 Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut
spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya.

Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan

dalam baucar penerimaan barang-barang.

Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad KawalanStok/Kad Petak/Lejar dengan

secepat mungkin.

Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah
ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok
sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

Jenis-Jenis Rekod

Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi
penggunaan rekod.

Penyimpanan

Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam
dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan
penggunaan ruang yang optimum.Penyimpanan melibatkan perkara-perkara berikut :

Pengeluaran
 Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkan oleh
Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada Pegawai Stor memberi
kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang stor. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan
dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-Barang dan
Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas barang-barang diakui
terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan
menggunakan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (Kew. PS-10. Bagi pesanan dalam Jabatan
sahaja satu borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti
kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh
dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

Keselamatan dan kebersihan

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus diambil berat
olewh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak rosak. Keselamatan
juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari
stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai
seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire
extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan
Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa

Pelupusan

Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan
dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. untuk memastikan jabatan tidak menyimpan aset yang
tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan
yang terbaik, menjimatkan ruang simpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan
dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain. Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi kepada
dua peringkat iaitu Perbendaharaan dan Kementerian/Jabatan.

Pengurusan/Penyelenggaraan stor dan stok di sekolah

Di sekolah tugas ini biasanya akan dijalankan oleh ketua panitia, guru penyelenggaraan, guru
aset, guru pusat sumber dan pembantu tadbir. Mereka ini bertanggungjawab memesan, menerima,
memeriksa serta menyelengara bekalan tersebut. Prosedur yang digunakan di sekolah adalah
sepertimana arahan perbendaharaan mengenai tatacara pengurusan stok.

Pengurusan/penyelenggaraan di sekolah adalah lebih sukar kerana kebanyakannya dikendalikan

oleh guru atau pembantu tadbir, berbanding di jabatan atau kementerian ada pegawai atau pembantu
tadbir yang menjaga dan mengurus stor dan stok. Kekangan kerja khasnya guru yang mana tugas hakiki
mereka adalah mengajar menjadi masalah bagi mereka untuk menguruskannya dengan baik dan
berkesan.

Prosedur pembelian stok/barangan di sekolah adalah seperti berikut :

Masalah-masalah dalam pengurusan stor dan stok

Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan stok terdapat beberapa masalah yang dihadapi antaranya
adalah seperti berikut :

i. Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur;

ii. Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik;

iii. Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan;

iv. Perolehan dibuat tanpa perancangan;

v. Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak spesifikasi;

 vi. Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan;

vii. Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan;

viii. Pegangan stok berlebihan;

ix. Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor

x. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan.

xi. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.

xii. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual.

xiii. Penyimpanan barang tidak teratur.

xiv. Pegangan stok berlebihan.

xv. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.

xvi. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan

xvii. Kelewatan tindakan pelupusan.

xviii. Kehilangan barang stor terus berlaku.

xix. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan
pengendalian

Pengurusan Stor Dan Stok Efektif

Langkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap dan berkesan serta
efektif adalah seperti berikut :

i. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

ii. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.

iii. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang

dibenarkan.
iv. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan
Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.

v. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.

vi. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta
syor penyelesaian secara profesional.

Kesimpulan

Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga
peruntukan kerajaan.Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu diambil untuk mengekal atau
membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat. Tanggungjawab
penyelenggaraan stor dan stok di sekolah bukan sahaja terletak di bahu Guru Besar tetapi melibatkan
semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara
optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang secara total.

Masalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus harta modal,
aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh guru yang sememangnya
menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa, kerana seperti sedia maklum, guru tersebut
tugas hakikinya adalah mengajar dan beliau perlu masuk kelas untuk mengajar. Oleh itu, kadang-kadang
rekod tidak up to date kerana masalah masa. Selain daripada itu mereka juga kurang pengetahuan
dan kemahiran dalam pengurusan stor dan stok.

Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untuk pengurusan
yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil oleh Kementerian Pelajaran adalah dengan
mewujudkan perjawatan Pembantu Tadbir khas untuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta
modal, aset alih, stor dan stok di sekolah-sekolah. Berdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh
Malaysia ianya melibatkan berbillion ringgit, oleh itu sudah sampai masanya Kementerian/Kerajaan
mewujudkan perjawatan ini untuk menguruskannya, jika tidak lama-kelamaan ianya akan tidak terurus
dan menyebabkan kerosakan dan pembaziran wang kerajaan.

Rujukan

o Buku Tatacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan Malaysia, 2009

o Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007

o Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

o Nota Kursus Pengurusan Pejabat Institut Aminuddin Baki, 2009- Pengurusan Stor ~ Aset Kerajaan

o http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf

o Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 2005 MDC Publishers Sdn Bhd