Tugas Kuliah Analisis Kebutuhan Pelatihan By: Prof. Dr. Julaga Situmorang, M.

Pd

LAPORAN TRAINING NEEDS ANALYSIS (TNA) KARYAWAN

PERSEROAN TERBATAS\ PT. TEMPRINA MEDIA

oleh

ESRA P.H SITANGGANG

(8176122008)

TEKNOLOGI PENDIDIKAN

FAKULTAS PASCASARJANA

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

TAHUN 2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan tugas yang berjusul “Laporan
TNA karyawan PT Temprina Media ” dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya.
Dan juga kami berterima kasih pada Bapak Prof. Dr. Julaga Situmorang, M.Pd selaku Dosen
Pengampu pada mata kuliah Analisis Kebutuhan Pelatihan.

Kami sangat berharap laporan ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta
pengetahuan kita mengenai perkembangan teknologi pendidikan. Kami juga menyadari
sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh
sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah
kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran
yang membangun.

Semoga laporan TNA sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang
berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.

Medan, Desember 2018

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Tantangan TNA

Sumber daya manusia merupakan unsur yang paling penting dalam suatu perusahaan
dibandingkan dengan sumber daya lain yang dimiliki perusahaan seperti modal dan teknologi
karena manusia mengendalikan dan menentukan arah perusahaan tersebut. Salah satu upaya yang
dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan dengan
pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia. Pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia perlu dilakukan oleh perusahaan karena jika karyawan ditempatkan langsung dalam
pekerjaannya maka karyawan tersebut kemungkinan tidak dapat menjalankan pekerjaan dengan
baik. Karyawan baru belum memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai peranan dan
tanggung jawab pekerjaan mereka. Karyawan yang telah dilatih dan telah menguasai
pekerjaannya, mereka membutuhkan pengembangan lebih jauh untuk menyiapkan tanggung
jawab mereka di masa depan. Upaya pelatihan dan pengembangan karyawan dapat menyebabkan
mereka mampu mengembangkan tugas kewajiban dan tanggung jawabnya menjadi lebih besar
serta mengembangkan karir karyawan tersebut.
Program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan harus sesuai dengan standar
kopetensi untuk memenuhi kebutuhan kerja. Oleh karna itu perlu dilakukan analisis kebutuhan
pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan. Program pelatihan dilakukan sebagai sarana untuk
mengurangi kesenjangan antara kompetensi yang ada saat ini dengan kompetensi yang
diharapkan oleh perusahaan.
TNA dilakukan pada PT. Temprina Media Grafika Malang, yaitu perusahaan percetakan
dalam bidang Web Rotary Offset Printing, Sheetfed Printing dan Finishing yang menghasilkan
produk Koran, tabloid, majalah, buku dan produk media cetak lainnya. PT. Temprina Media
Grafika Malang merupakan salah satu perusahaan percetakan terbesar di Indonesia. Lahirnya PT.
Temprina Media Grafika tidak lepas dari PT Jawa Pos, bagian percetakan yang awal mulanya
merupakan bagian dari departemen produksi PT Jawa Pos kemudian dipisahkan menjadi
perusahaan berbadan hukum sendiri. PT. Temprina Media Grafika cabang Malang didirikan atau
dibangun pada tahun 2010 di Kepanjen Malang.
 PT. Temprina Media Grafika Malang tidak hanya melayani cetak Koran Jawa Pos,
melainkan juga melayani percetakan tabloid, majalah, buku dan media cetak lainnya (komersil).
Seiring dengan tuntutan perkembangan kualitas produk dan layanan yang prima maka PT.
Temprina Media Grafika Malang menggunakan teknologi grafika terkini seperti menggunakan
mesin-mesin cetak yang berteknologi tinggi, serta mesin-mesin pendukung proses produksi
seperti Computer To Plate (CTP) dan juga didukung oleh teknologi Sistem Cetak Jarak Jauh
(SCJJ) yang sudah menjangkau seluruh kota-kota besar di Indonesia. Program TNA akan
dilakukan pada perusahaan ini guna untuk meninjau dan mengevaluasi kesenjangan anatara
kompetensi oleh karywan dengan hasil (target) perusahan PT. Temprina.

1.2 Tujuan TNA

TNA dilakuakan pada 3 kali pertemuan dengan tujuan TNA yang berbeda yaitu
pertemuan pertama dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan hasil Analysis Organization
yang dilakukan dengan Manager PT. na Media Grafika, Bapak Edi dengan teknik wawancara.
Pada pertemuan kedua dilakukan untuk mendapatkan hasil Analysis Task yang dilakukan dengan
masing-masing kepala devisi yang ada pada susunan perusahaan dengan teknik wawancara,
nama-nama kepala devisi terlampir pada kolom. Pada pertemuan ketiga yaitu dilakukan untuk
mendapatkan hasil Analysis Person yang dilakukan dengan 40 karyawan PT. Temprina Media
Grafika dengan menggunakan kuisioner.

1.3 Manfaat TNA

Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan manfaat bagi pihak-pihak terkait
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pihak PT Temprina sebagai bahan masukan dalam merencanakan dan menentukan
pelatihan bagi karyawan agar dapat mengembangkan pengetahuan, keterampilan serta
sikap yang dimiliki karyawan sebagai acuan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan bagi
karyawan di PT Temprina dengan mengacu pada uraian pekerjaan yang telah ditetapkan.
2. Penelitian-penilitian lain yang berkenaan dengan analisis kebutuhan pelatihan
sumberdaya manusia.
 BAB 2
DESKRIPSI TEORITIS

2.1 Tools TNA

1. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data melalui mengamati perilaku dalam
situasi tertentu kemudian mencatat peristiwa yang diamati dengan sistematis dan memaknai
peristiwa yang diamati. Teknik observasi yang peneliti gunakan dalam penelitian ini sebagai
pelengkap untuk melakukan observasi non-verbal subjek saat wawancara berlangsung dan
peneliti dapat melakukan interpretasi tentang makna dan pemahaman yang tidak terucap dari
observasi yang dilakukan pada subjek (dalam Ni’matuzahroh & Susanti,2014).

2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua
pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan pewawancara
(interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (dalam Moloeng, 2014). Wawancara
digunakan untuk mengadakan komunikasi dengan subjek penelitian sehingga diperoleh data-data
yang diperlukan. Wawancara ini biasanya berupa pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan
terlebih dahulu oleh peneliti sebagai pedoman sebelum bertatap muka langsung dengan informan
penelitian untuk memudahkan dalam penggalian informasi. Proses wawancara dilakukan secara
personal untuk menguatkan keterangan yang diperoleh dari subjek.

3. Kuisioner
Kuisoner merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Kuisoner
sendiri merupakan daftar pertanyaan ataupun pernyataan yang digunakan oleh periset untuk
memperoleh data dari sumbernya secara langsung melalui proses komunikasi atau mengajukan
pertanyaan (dalam Hendri, 2009).

4. FDG
 FGD menurut Irwanto adalah suatu proses pengumpulan data atau informasi mengenai
suatu permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok (dalam Suhaimi,
1999). Metode FGD bukan dilakukan secara perorangan dan bukan diskusi bebas tanpa topik
spesifik.

5. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu metode yang digunakan untuk mencari data terkait
dengan hal-hal atau variabel-variabel yang berupa catatan-catatan, buku, transkip, surat kabar,
majalah, prasasti, notulen rapat dan sebagainya (dalam Suhaimi, 1999). Dalam hal ini fasilitator
menggunakan metode ini untuk mencari data terkait dengan sejarah, visi misi dan pembagian
devisi beserta tugasnya di PT. Temprina Media Grafika.

2.2 Teknik Analisis TNA

Adaoun teknik analisis TNA yang digunakan dalam hal ini adalah EDA = Extant Data
Analysis / Analisis data ekstan.
Menurut Rosset, (1987:25) mengatakan bahwa Data yang masih ada (ekstan) adalah
"subtansi/unsur" yang mana perusahaan mengumpulkan segala yang mewakili hasil kinerja
karyawan. Data ekstan ini bisa jadi berupa angka penjualan, laporan kecelakaan, surat-surat
manajemen, daftar hadir atau keluar dari wawancara, dan sebagainya. Kata kunci dari semua itu
adalah bahwa kita mencari keseluruhan hasil perilaku karyawan, bukan hanya satu surat keluhan
atau call-backs (Rosset, 1987:25).
Dengan kata lain, EDA merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada hasil.
Data yang ada berupa laporan hasil dari kemampuan/kerja karyawan. Hal ini merupakan
gambaran aktivitas pekerja dilihat dari hasil kerja, dengan melihat apa yang dikerjakan atau
merupakan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan kenyataan yang ditunjukkan dari hasil kerja
karyawan.
Rosset (1987) menjelaskan bahwa dalam EDA tidak melihat apa yang dilakukan
karyawan; akan tetapi melihat efeknya dan kemudian menyimpulkan kembali dari hasil untuk
menggambar performa yang sebenarnya. Kita mencari hasil dari tindakan karyawan dalam
kesesuaian dari tujuan perusahaan atau agen, dengan ini kita dapat menyimpulkan banyak hal
dari hasil tentang kinerja karyawan saat ini.
 Berdasarkan hal tersebut, analisis data ekstan menggali dan menemukan hal yang
ACTUALS, memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya yang terjadi di tempat kerja.
ketika EDA menghadirkan sepenuhnya dari efektivitas karyawan, ia tidak memberitahu anda
mengapa masalah ada atau tidak atau bagaimana karyawan merasakan hal itu.
Untuk memahami EDA, kita harus berpikir tentang perbedaan antara prilaku dan pencapaian,
bentuk tindakannya dan hasil yang diperoleh dari tindakan tersebut. Kegunaan perbedaan ini
telah dibahas oleh Thomas Gilbert (1978) dalam Kompetensi Manusia. Pertimbangkan
bagaimana pramuniaga yang membuat banyak melakukan panggilan lewat telepon, tetapi
menjual produk-produk sedikit. Atau mempertimbangkan instruktur yang terus berbicara dan
berbicara, poin dan isyarat/contoh, namun ketika siswanya memulai pekerjaannya tidak benar-
benar dapat melaksanakan prosedur yang diajar dalam kursus ini.
Tujuan utama EDA ini adalah menguji hasil, mencari kebenaran melalui trend,
menyesuaikan tujuan perusahaan, menghemat dana, dan memeriksa/membuktikan apa yang
didengar selama TNA.
TNA pada peruahaan ini dilaksanakan dengan 3 kali sesi pertemuan dengan tujuan untuk
melakukan analisa kebutuhan terkait dengan pemenuhan target perusahaan, TNA juga diperlukan
untk menganalisis kebutuhan pelatihan yang akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dengan menggunakan teknik data ekstan.
 BAB 3
IMPLEMENTASI/METODE

3.1 Lokasi TNA

Penelitian dilaksanakan di PT PT. Temprina Media Grafika, yaitu perusahaan percetakan
dalam bidang Web Rotary Offset Printing, Sheetfed Printing dan Finishing yang menghasilkan
produk Koran, tabloid, majalah, buku dan produk media cetak lainnya. Unit Medan. Penelitian
ini dilaksanakan pada bulan januari sampai dengan bulan maret 2019.

3.2 Strategi TNA

Ditinjau dari analisis kebutuhan pelatihan, tahapan awal dari pelatihan adalah
mengadakan analisis kebutuhan (needs assessment) secara komprehensif yang berkaitan dengan
strategi bisnis. Informasi yang dihasilkan analisis tersebut diantaranya dapat digunakan untuk
menyusun kurikulum sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tahap kedua, berkaitan dengan
teknis pelaksaan program khususnya tentang penggunaan metode pelatihan. Metode pelatihan ini
diyakini menghasilkan celah meluas antara saat karyawan mengikuti pelatihan dan saat mereka
mengaplikasikan hasil pelatihan di tempat kerja. Tahap ketiga, tentang course content yang tidak
sesuai dengan kebutuhan individu atau unit kerja. Tahap keempat, dalam program pelatihan
berkaitan dengan metode penyampaian yang bersifat statis dan biasanya hanya menggunakan
satu metode. Tahap kelima, fakta yang menunjukkan bahwa dampak pelatihan baik bagi individu
maupun organisasi tidak diukur dengan cara yang sistematis. Yang terakhir adalah sarana
pendukung untuk membantu karyawan mengaplikasikan apa yang telah dipelajari dari pelatihan
tidak secara berkala diberikan.

3.3 Tools TNA

1. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data melalui mengamati perilaku dalam
situasi tertentu kemudian mencatat peristiwa yang diamati dengan sistematis dan memaknai
peristiwa yang diamati. Teknik observasi yang peneliti gunakan dalam penelitian ini sebagai
pelengkap untuk melakukan observasi non-verbal subjek saat wawancara berlangsung dan
peneliti dapat melakukan interpretasi tentang makna dan pemahaman yang tidak terucap dari
observasi yang dilakukan pada subjek (dalam Ni’matuzahroh & Susanti,2014).

2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua
pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan pewawancara
(interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (dalam Moloeng, 2014). Wawancara
digunakan untuk mengadakan komunikasi dengan subjek penelitian sehingga diperoleh data-data
yang diperlukan. Wawancara ini biasanya berupa pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan
terlebih dahulu oleh peneliti sebagai pedoman sebelum bertatap muka langsung dengan informan
penelitian untuk memudahkan dalam penggalian informasi. Proses wawancara dilakukan secara
personal untuk menguatkan keterangan yang diperoleh dari subjek.

3. Kuisioner
Kuisoner merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Kuisoner
sendiri merupakan daftar pertanyaan ataupun pernyataan yang digunakan oleh periset untuk
memperoleh data dari sumbernya secara langsung melalui proses komunikasi atau mengajukan
pertanyaan (dalam Hendri, 2009).

4. FDG
FGD menurut Irwanto adalah suatu proses pengumpulan data atau informasi mengenai
suatu permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok (dalam Suhaimi,
1999). Metode FGD bukan dilakukan secara perorangan dan bukan diskusi bebas tanpa topik
spesifik.

5. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu metode yang digunakan untuk mencari data terkait
dengan hal-hal atau variabel-variabel yang berupa catatan-catatan, buku, transkip, surat kabar,
majalah, prasasti, notulen rapat dan sebagainya (dalam Suhaimi, 1999). Dalam hal ini fasilitator
menggunakan metode ini untuk mencari data terkait dengan sejarah, visi misi dan pembagian
devisi beserta tugasnya di PT. Temprina Media Grafika.

3.4 Sumber Informasi

Data yang digunakan dalam memperoleh informasi untuk penelitian ini adalah data
primer dan data sekunder. Data primer diperoleh secara langsung dari obyek penelitian melalui
wawancara langsung dengan Kepala Unit dan karyawan bagian Customer Service, Teller dan
Account Officer menggunakan instrumen kuesioner. Sedangkan data sekunder diperoleh dari
sumber data yang dibagi menjadi dua bagian yaitu:
1. Data Internal merupakan data yang mendeskripsikan situasi dan kondisi perusahaan
secara internal, dalam penelitian ini yaitu data, uraian kerja karyawan, evaluasi kinerja
karyawan.
2. Data Eksternal merupakan data yang mendeskripsikan situasi dan kondisi dari luar
perusahaan, yaitu data mengenai posisi aset perusahaan.
Selanjutnya juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan data akan kebutuhan training dari
masing-masing personal dan individu serta jabatan. Proses ini tentunya akan memakan waktu
yang sangat lama karena Anda harus melihat langsung apa saja kekurangan dan kebutuhan dari
masing-masing pegawai, baik dengan langsung bertanya kepada yang bersangkutan atau bisa
juga dengan menghubungi atasannya untuk meminta pendapatnya. Namun biasanya yang paling
mengerti adalah karyawan itu sendiri yang sesuai dengan jabatan dan posisinya masing-masing.
 BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN

a. Analisis Organisasi
PT. Temprina Media Grafika Cabang Malang merupakan perusahaan yang didirikan
sejak tahun 2010 sebagai anak cabang dari PT. Jawa Pos yang bergerak di bidang percetakan.
Adapun visi dari perusahaan tersebut ialah menjadi jejaring percetakan media terbesar di
Indonesia. Sedangkan misi dari perusahaan tersebut antara lain memberikan layanan cetak
media dan komersial dengan konsep “One Stop Services”, mensinergikan optimasi SDM
teknologi dan sistem serta memberikan layanan terbaik dalam standar ketepatan waktu, mutu
dan jumlah. Penetepan visi dan misi tersebut berdasarkan atas harapan perusahaan untuk
melayani atau memenuhi permintaan pasar. Dalam pelaksanaannya, dari ketiga misi yang
sudah terlampir hanya misi yang ketiga yakni memberikan layanan terbaik dalam standar
ketepatan waktu, mutu dan jumlah dianggap perusahaan belum dapat terpenuhi atau
dijalankan. Dalam hal ini perusahaan mengalami kendala dimana terkadang pesanan tidak
dapat dikirimkan tepat waktu disebabkan oleh beberapa faktor antara lain kerusakan mesin
dan human eror.
Sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di perusahaan tersebut diawali
dengan pengadaan rekrutmen karyawan. Dikarenakan karyawan yang bekerja pada PT.
Temprina Media Grafika terbagi menjadi 3 bagian yakni karyawan tetap, karyawan kontrak
dan karyawan harian lepas maka sistem rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan hanya
diadakan khusus untuk karyawan tetap guna untuk menentukan kualifikasi calon karyawan
tersebut sesuai dengan perusahaan. Sedangkan bagi karyawan kontrak dan karyawan harian
lepas perusahaan tidak mengadakan proses rekrutmen secara formal hanya saja perusahaan
mengutamakan penduduk sekitar untuk menjadi karyawan kontrak dan lepas harian sebagai
suatu misi sosial yakni memberikan lapangan kerja atau kesempatan bagi penduduk yang
berada di lingkungan sekitar perusahaan untuk bekerja dalam perusahaan.
Berkaitan dengan sistem reward dan punishment telah diterapkan dalam perusahaan
tersebut dimana reward yang diberikan berupa bonus ketika adanya kenaikan jumlah
produksi (bergantung pada kondisi keuangan perusahaan). Besaran bonus tersebut sesuai
dengan penilaian kerja karyawan. Sedangkan punishment yang diberikan adalah adanya
pengurangan gaji terutama untuk devisi marketing jika mereka kurang mampu mengangani
suatu proyek. Punishment tersebut bukan tanpa maksud, namun agar staff marketing lebih
terpacu lagi untuk dapat bekerja lebih baik mengingat marketing adalah ujung tombak dari
perusahaan. Untuk punishment yang diterapkan kepada karyawan non staff-marketing atau
karyawan biasa adalah dengan teguran atau dengan SP (surat peringatan) terkait dengan
indisipliner.
Selanjutnya terkait dengan penyelenggaraan pelatihan dimana PT. Temprina Media
Grafika tersebut belum pernah menyelenggarakan pelatihan sebelumnya hanya saja
pengadaan pelatihan yang dilakukan perusahaan ini adalah dengan mendelegasikan
perwakilannya untuk mengikuti pelatihan diluar perusahaan.

b. Analisis Task
Susunan organisasi pada perusahaan PT. Temprina Media Grafika sudah dijelaskan
dengan baik. Tugas karyawan sudah ditentukan berdasarkan dengan Job Desk dan Job Spech
menurut kebutuhan dari perusahaan. Setiap devisi bertanggung jawab atas pekerjaan mereka,
seperti pada devisi marketing yang bertugas untuk membina hubungan pelanggan atau
customer. Pada devisi PPIC yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengontrol
penjadwalan waktu produksi termasuk didalamnya sebagai play maker perusahaan, yaitu
dimaksudkan untuk menjaga dan mengontrol proses produksi, penentu bahan baku dan
sebagai perencanaan produksi.
Devisi Produksi betanggung jawab untuk menjaga kualitas dan harga jual serta agar
produksi tepat waktu atau sesuai dengan penjadwalan pesanan. Dalam devisi produksi tidak
lepas dari devisi teknik yang bertugas untuk menjaga mesin agar tetap lancar digunakan pada
saat proses produksi. Dari beberapa devisi tersebut terdapat beberapa hambatan atau kendala
baik secara internal ataupun eksternal. Kendala tersebut belum sepenuhnya dapat diselesaikan
oleh devisi tersebut.
Kendala yang dihadapi oleh marketing adalah proses komunikasi yang dilakukan
kepada devisi PPIC, dimana bila dilihat secara runtutan proses pemesanan yaitu melewati
devisi marketing terlebih dahulu yang kemudian pesanan tersebut akan di informasikan pada
bagian PPIC. Pada proses pengalihan informasi antara devisi marketing dengan devisi PPIC
inilah yang sering mengalami kesalahpahaman atau “miss communication”. Kesalahpahaman
itulah yang menyebabkan adanya permasalahan dalam proses produksi nantinya seperti
adanya pengulangan pembuatan pesanan apabila pesanan tersebut mengalami kesalahan dan
berimbas pada proses pengiriman atau ekspedisi yang terlambat, hal tersebut dapat
menyebabkan kerugian perusahaan bila terus-menerus dilakukan.
 Berkaitan dengan hal tersebut adapun kendala-kendala yang banyak dialami oleh bagian
produksi terbagi menjadi dua, yaitu kendala yang berasal dari dalam perusahaan (internal) serta
kendala yang berasal dari luar perusahaan (eksternal). Kendala internal sendiri antara lain adalah
sering terjadinya kerusakan mesin yang dapat menghambat proses atau jalannya produksi
mengingat perusahaan masih menggunakan mesin bekas, kerusakan mesin terjadi dikarenakan
mesin telalu seringnya mesin dijalankan atau digunakan untuk memproduksi produknya.
Kerusakan mesin ini bisa terjadi antara 4-6 kali dalam sehari. Ketika terjadi kerusakan mesin
maka teknisi akan segera memperbaikinya, dengan dibantu karyawan yang lain agar kerusakan
mesin tidak sampai memakan waktu lama (lebih dari 2 jam), sehingga masalah tersebut bisa
segera teratasi. Perbaikan mesin tetap dilakukan setiap terjadi kerusakan atau perusahaan
memilih tidak menambah mesin baru dikarenakan ada pertimbangan bahwa untuk membeli
mesin baru dibutuhkan biaya yang besar karena dianggap lebih mahal atau lebih menghabiskan
banyak uang diperusahaan dibandingkan dengan mengaji karyawan. Selain itu masalah internal
lainnya adalah karyawan sering mengalami stress kerja karena mereka dikejar deadline yang
harus segera terpenuhi.
Selain masalah internal, perusahaan juga tidak terlepas dari masalah eksternal. adapun
masalah eksternal tersebut di antaranya adalah terjadinya kesalahan materi yang diberikan oleh
penerbit, sehingga pihak perusahaan perlu melakukan negosiasi terlebih dahulu dengan penerbit
apakah ingin memperbaiki atau tidak, dan menurut kepala bagian produksi hal tersebut juga
memakan waktu yang lama. Selanjutnya adalah masih adanya karyawan yang melibatkan
masalah atau urusan pribadinya ke dalam pekerjaan sehingga hal tersebut bisa menghambat
proses berjalannya produksi. Kurangnya kesadaran diri karyawan juga termasuk permasalahan
eksternal yang terjadi di perusahaan ini, di mana karyawan di bagian cetak cover tidak mau
memakai masker meskipun mereka tau bahwa hal tersebut bisa menganggu kesehatan pernafasan,
selanjutnya karyawan juga tidak mau memakai helm yang merupakan salah satu syarat
keselamatan kerja, dsb. Serta ada beberapa karyawan yang tidak memiliki minat (komitmen
kerja) dalam bekerja, sehingga bekerja asal-asalan meskipun ada punishment yang telah
diberikan.
c. Analisis Person
Karyawan yang bekerja pada PT. Temprina Media grafika sudah dapat dikatakan
memenuhi SOP pada kinerjanya. Karyawan sudah mengetahui tugas dan peranan masing-masing
dalam bekerja baik untuk karyawan tetap, kontrak atau harian lepas. Karyawan bekerja
berdasarkan atas ketentuan jadwal yang telah dibuat oleh pihak personalia perusahaan. Pada
person analysis ini, teknik yang digunakan dalam proses pengumpulan datanya adalah dengan
menggunakan kuisioner yang disusun berdasarkan atas hasil dari organization and task analysis
yang telah dilakukan terlebih dahulu.

Kuisioner
Dari hasil organization and task analysis diketahui bahwa terdapat beberapa kendala atau
permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Permasalahan tersebut adalah kurangnya
communication skill (kemampuan komunikasi) dari para karyawan atau staff, yang kedua adalah
kurangnya komitmen kerja dari karyawan yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan dan yang
ketiga adalah, karyawan kurang mampu memanagemen waktu dengan baik sehingga dapat
memperlambat proses kerja dalam perusahaan. Dari ketiga permasalahan tersebut dibuatlah
pernyataan dalam kuisioner berdasarkan ketiga aspek tersebut. Jumlah pertanyaan sebanyak 18
butir, dimana 6 butir terkait pernyataan tentang coomunication skill, 6 butir selanjutnya adalah
pernyataan tentang komitmen kerja dan 6 butir lainnya adalah pernyataan terkait dengan time
management karyawan.
Dari hasil kuisioner tersebut diketahui bahwa nilai presentasi dari komitmen kerja
sebanyak 37% dengan kategori kurang memiliki komiitmen kerja dirasakan oleh 8 karyawan dan
35 karyawan merasakan memiliki komitmen kerja yang baik. Nilai presentasi dari time
management yaitu 32 % dengan kategori kurang mampu megolah waktu dengan baik dirasakan
oleh 10 karyawan dan 33 karyawan merasa mampu mengolah waktu dengan baik. Sedangkan
nilai presentasi communication skill dari karyawan PT. Temprina Media Grafika memiliki nilai
paling rendah yaitu 31% dengan kategori kurang memiliki kemampuan berkomunikasi dengan
baik dirasakan oleh 11 karyawan dan 32 karyawan merasa mampu berkomunikasi dengan baik,
dimana dalam artiannya yaitu karyawan dari PT. Temprina Media Grafika memerlukan pelatihan
dalam hal Communication Skill, dikarenakan jumlah karyawan yang kurang mampu
berkomunikasi dengan baik lebih banyak dibandingkan dengan permasalahan lainnya.
Kurangnya kemampuan tersebut dapat menghambat proses kinerja karyawan mengingat bahwa
PT.Temprina Media Grafika merupakan perusahaan percetakan yang membutuhkan kemampuan
komunikasi yang baik antara karyawan agar produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan
keinginan penerbit dan agar tetap menjaga kualitas dari produk.

FDG (Focus Group discussion)

FDG dilakukan setelah didapatkan hasil dari analisis kuisioner sebagai bentuk
pendalaman untuk memperoleh hasil analisis person. FDG dilakukan pada tanggal 25 Oktober
2016 bertempat di PT. Temprina Media Grafika cabang Malang. Peserta FGD sejumlahorang,
ke-enam peserta tersebut diambil dari bagian produksi yaitu bagian pra-cetak, cetak dan finishing
sebagai perwakilan dari setiap bidang tersebut dengan persebaran 2 perwakilan pada setiap
bagian. Dari kegiatan diskusi guna melakukan kroscek kepada beberapa karyawan di bidang
percetakan PT. Temprina Media Grafika dari ketiga permasalahan yang ditetapkan dalam
kuisioner yang sudah dibagikan atau disebarkan, yaitu time management, komitmen kerja, dan
communication skill. Di dapatkan hasil bahwa permasalahan tersebut memanglah dirasakan oleh
karyawan PT. Temprina Media Grafika atau permasalahan tersebut adalah permasalahan
karyawan secara internal. Hasil FDG diketahui pula bahwa seluruh peserta memiliki
permasalahan yang paling dirasakan dan dapat menggangu proses kerja karyawan dalam
perusahaan adalah komunikasi. Permasalahan yang dialami oleh perusahaan ataupun karyawan
biasanya terkait dengan deadline produksi yang sering mundur dari jadwal yang telah ditetapkan
karena ada beberapa permasalahan komunikasi seperti adanya kesalahan dalam memberikan
informasi. Karyawan sering menerima informasi ganda dalam memproses sebuah produk serta
adanya kesadaran beberapa karyawan yang memang merasa kurang berkomunikasi antar sesama
karyawan sehingga dapat disimpulkan bahwa karyawan memiliki permasalahan dalam
berkomunikasi baik dengan atasan maupun dengan sesama karyawan.
 Rangkuman Hasil Training Need Analysis

Actual Performace Expected Performace

1. Harapan Perusahaan 1. Memberikan pelayanan “one stop
belum mampu untuk service” kepada customer
dipenuhi, masih
terkendala beberapa
masalah
2. Memberikan layanan terbaik dengan
seperti kesalahan yang
ukuran ketepatan waktu, kualitas dan
berpengaruh pada jumlah
pencapaian pelayanan
“one stop service“.
2. Belum mampu untuk
memberikan pelayanan
3. Pembagian devisi untuk memudahkan
terbaik disebabkan
proses koordinasi komunikasi antar
oleh beberapa
bagian dan antar karyawan
permasalahan.
a. Internal (kerusakan
mesin atau human
4. Berkembang pada bidang
error yang
berpengaruh pada komersial
kualitas,
jumlah dan proses
pengiriman).
b. ataupun eksternal
yakni perubahan
pesanan oleh
customer.
3. Adanya
kesalahpahaman dalam
komunikasi antar
divisi, yang berakibat
salah dalam proses
percetakan dan
berakibat terlambat
dalam pengiriman.
4. Belum tersedia mesin
yang baik dalam
menunjang
perkembangan pada
bidang komersial.
 GAP
Training Not Training
1. Komunikasi (Kurang 1. Kebijakan perusahaan
berjalannya proses terkaitdengan
komunikasi antara pelayanan dan pembagian tugas
karyawan dengan 2. Analisis beban kerja dan perencanaan
karyawan, dan atasan kebutuhan
dengan karyawan) SDM
3. Evaluasi kinerja

Keterangan:
Dari bagan yang telah dibuat terlihat bahwa adanya perbedaan antara actual performance
dengan expected performance yang berarti adanya ketidaksesuain antara harapan dengan
kenyataan dalam perusahaan. Hal tersebut dikarenakan masih belum berjalannya komunikasi
dengan baik antar karyawan dengan atasan atau karyawan dengan kepala devisi didukung pula
kurangnya ketersediaan mesin yang menunjang sehingga dapat terjadi beberapa masalah yakni
kesalahan dalam cetak yang nantinya mempengaruhi ekspedisi maka dapat diketahui bahwa
karyawan kurang mampu memenuhi dan memberikan pelayanan terbaik seperti meliputi
ketepatan waktu, kualitas dan jumlah. Berkaitan dengan itu berkebalikan dengan harapan
perusahaan yang memiliki tujuan untuk memberikan layanan terbaik dalam hal ketepatan waktu,
kualitas dan jumlah serta memberikan pelayanan “one stop service kepada customer” meskipun
perusahaan sudah menetapkan proses pemesanan dengan adanya pembagian devisi untuk
memudahkan proses koordinasi terkait dengan pesanan. Begitu pula dengan harapan perusahaan
yang ingin lebih berkembang dalam bidang komersil yang harus diimbangi atau didukung
dengan ketersediaan mesin yang menunjang. Berdasarkan hasil Trining Need Analysis (TNA)
yang telah dilakukan pada PT. Temprina Media Grafika didapatkan klarifikasi yakni yang dapat
diselesaikan dengan pelatihan adalah komunikasi yang kurang berjalan dengan baik. Sedangkan
yang tidak dapat diselesaikan dengan menggunakan pelatihan diantaranya terkait dengan
kebijakan perusahaan dalam pelayanan dan pembagian tugas serta penyediaan mesin cetak.
 BAB V
REKOMENDASI

5.1 Kompetensi Yang Akan Dilatihkan

Setelah dilakukan Trining Need Analysis (TNA), maka pelatihan yang dibutuhkan bagi
karyawan dalam perusahaan tersebut adalah komunikasi yang betujuan untuk menjelaskan
pentingnya dan bagaimana cara berkomunikasi dengan orang lain secara lisan atau tertulis sesuai
dengan etika dan batasan dalam komunikasi agar terhindarkan dari kesalahpahaman dapat
terhindar. Mengingat komunikasi merupakan salah satu kunci keberhasilan pelayanan publik
karena pada dasarnya agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan efektif diperlukan teknik
dan etika berkomunikasi dengan orang lain baik melalui lisan maupun tertulis di dalam pihak
internal maupun eksternal. Pelatihan tersebut harus segera dilakukan karena dapat memberikan
dampak pagi perusahaan seperti ketika adanya komunikasi yang tidak baik antar divisi atau
karyawan maka akan berpengaruh pada proses produksi yang menghambat kinerja karyawan
sehingga deadline yang sudah ditentukan tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu pelatihan nantinya akan memfokuskan pada pelatihan komunikasi
organinasi, dimana komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan
pemindahan meaning atau arti di dalam suatu organisasi. Dengan kata lain komunikasi organisasi
adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling
tergantung satu sama lain secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Selain itu mengingat tujuan perusahaan yang belum terpenuhi ialah memberikan
layanan terbaik dalam hal ketepatan waktu, kualitas dan jumlah serta memberikan pelayanan
“one stop service kepada customer” jika tidak segera dilakukan pelatihan tersebut maka akan
sering terjadi kesalahan seperti kesalahan cetak atau jumlah produksi sehingga ekspedisi tidak
dapat tepat waktu yang berarti perusahan belum mampu memberikan layanan yang terbaik.

5.2 Objek Yang Akan Dilatih

TNA dilakuakan pada 3 kali pertemuan dengan tujuan TNA yang berbeda yaitu
pertemuan pertama dilakukan dengan Manager PT. na Media Grafika, Bapak Edi dengan teknik
wawancara. Pada pertemuan kedua dilakukan dengan masing-masing kepala devisi yang ada
pada susunan perusahaan dengan teknik wawancara, nama-nama kepala devisi terlampir pada
kolom. Pada pertemuan ketiga yaitu dilakukan kepada 40 karyawan PT. Temprina Media
Grafika dengan menggunakan kuisioner.

5.3 Srategi Pelatihan

Adapun strategi pelatihan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Melihat kembali apa misi dari perusahaan. Misi dan rencana yang telah dimiliki oleh
perusahaan Anda seharusnya berhubungan langsung dengan perkembangan yang
diharapkan dalam jangka waktu tertentu. HR Training biasanya akan tetap ikut serta
dalam pembicaraan tentang hal ini pada saat akan menentukan kebutuhan trainingnya.
2. Sampaikan segala informasi secara langsung terhadap setiap jajaran karyawan yang telah
ada. Karyawan yang baik akan sangat tertarik dan begitu antusias dengan rencana
training yang nantinya akan dilakukan oleh pihak perusahaan tempat mereka bekerja.
Selain itu, seharusnya pada saat pimpinan akan menyampaikan maka mereka tetap
berusaha memberikan masukan tentang kebutuhan training apa saja yang memang baik
untuk perkembangan karir mereka masing-masing.
3. Mengumpulkan data akan kebutuhan training dari masing-masing personal dan individu
serta jabatan. Proses ini tentunya akan memakan waktu yang sangat lama karena Anda
harus melihat langsung apa saja kekurangan dan kebutuhan dari masing-masing pegawai.
Anda bisa saja menggunakan cara dengan langsung bertanya kepada yang bersangkutan
atau bisa juga dengan menghubungi atasannya untuk meminta pendapatnya. Namun
biasanya yang paling mengerti adalah karyawan itu sendiri yang sesuai dengan jabatan
dan posisinya masing-masing.
4. Melakukan analisis data yang sudah didapatkan untuk kemudian pada tahapan
selanjutnya agar Anda bisa melakukan proses training dan pelatihan. Data yang telah
Anda kumpulkan tersebut kemudian harus Anda tuangkan ke dalam system yang telah
ada sehingga nantinya kapan saja Anda membutuhkan data tersebut hanya tinggal
membukanya lagi.
5. Melakukan rencana training dan pelatihan yang sudah Anda miliki. Buatlah jadwal
training untuk masing-masing divisi dan posisi lalu tentukanlah tempat dan seberapa
besar akomodasi dari semuanya. Biasanya proses transisi ini akan membutuhkan waktu
dan penyesuaian, namun lama kelamaan semuanya akan semakin terbiasa dengan system
yang telah ada. Biasanya karyawan yang sudah berusia lanjut akan merasa semakin sulit
saat akan diajak untuk belajar kembali namun tidak perlu ragu untuk tetap terus
menjalankan rencana.
 DAFTAR PUSTAKA

Arep, H. I dan Tanjung. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Universitas Trisakti. Jakarta

Atmodiwirio, S. 2005. Manajemen Pelatihan. PT Ardadizya Jaya. Jakarta

Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Prenhalindo. Jakarta. Dessler, G. 2006

Handoko, T. H. 2000. Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia. BPFE
Yogyakarta. Yogyakarta

Hardjana, A. M. 2001. Training Sumber Daya yang Efektif. Kanisius. Yogyakarta

Irianto, J. 2001. Prinsip-Prinsip Dasar Manajemen Pelatihan. Insan Cendikia. Surabaya

Kompas. 2009. Daftar 10 Bank dengan Aset Tertinggi di Indonesia. http://www.kompas.com

KPPN. 2009. Service Quality and Service Standard Let’s Do. www.kppn-kjtsatu.web.id

Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Indeks. Jakarta

Mangkunegara, A. P. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. PT Remaja

Rosdakarya. Bandung

Mangkunegara, A. P. 2003. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT Refika

Aditama. Bandung

Manurung, J. 2010. Standar Kualitas Layanan. http://warnatulisan.blogspot.com

Mc.Cann, A. T. dan Tashima J. 1990. Training Needs Assesment Tool: Trainer Guide.
Organization Design and Development, Inc.,

Notoatmodjo, S. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT Rineka Cipta. Jakarta

Putri, E. D. F. 2005. Analisis Kebutuhan Pelatihan Bagi Pegawai Administrasi Pada PT

Indonesia Power UBP Saguling Cimahi. Skripsi pada Departemen Manajemen. Fakultas
Ekonomi dan Manajemen. Institut Pertanian Bogor. Bogor

Warta Kota. 2009. Bank Mandiri di Peringkat Pertama. http://wartakota.co.id/read/warta/14192