Pada tahap ini perundingan perlu melakukan sejumlah analisa terhadap situasi
atau kondisi yang dapat mempengaruhi perundingan yang terjadi, seperti :
· Membuat perkiraan terhadap jangka waktu terjadinya perundingan; sekali
selesai, berkali-kali, berulang-ulang, dan sebagainya.
b. Strategi Negosiasi
Strategi negosiasi merupakan cara atau teknik untuk mencapai
tujuan bernegosiasi. Ada beberapa strategi negosiasi, antara lain:
i. Strategi Kooperatif
· Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak
· Memakai semboyan win-win solution (saling menguntungkan)
· Mempercayai pihak lawan
· Melakukan kompromi jika diperlukan timbal balik
· Memciptakan landasan dan kepentingan bersama
c. Proses Negosiasi
iii. Konfrontasi
Konfrontasi merupakan tahap saling berargumentasi terhadap
segala sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal
sebagai tahap perdebatan yang sengit di antara kedua belah pihak yang
terlibat dalam proses negosiasi
iv. Konsiliasi
Konsiliasi merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar
menawar. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang
betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
v. Solusi
Solusi merupakan tahap dimana kedua belah pihak mulai saling
memberi dan menerima. Para negosiator mulai menemukan titik-titik
kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-
masing.
vi. Pascanegosiasi
Pascanegosiasi merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi
bagi kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi yang tersulit
dalam menerjemahkan kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil.
i. Pemimpin
ii. Faktual
iii. Analitis
iv. Relasional
Negosiator yang berperan relasional harus mampu memperlancar
hubungan antar tim negosiasi, membangkitkan dan memelihara relasi
dengan beberapa anggota tim bernegosiasi, peka terhadap reaksi
negosiator, membangun kepercayaan, dan melihat kekuatan serta
kelemahan pihak lawan negosiasi.
v. Intuitif
Negosiator yang berperan intuitif harus mampu memunculkan ide-ide
dan cara-cara pendekatan baru, pilihan-pilihan potensial dalam
bernegosiasi, menunjukkan apa yang penting dan mana yang kurang
penting dalam bernegosiasi, mengetahui apa implikasinya ke depan,
memahami negosiasi secara utuh/menyeluruh, dan mengantisipasi apa
yang akan dilakukan oleh pihak lawan negosiasi.
2. Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki beberapa
komponen penting antara lain:
Taktik Negosiasi
Pengenalan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan Anda
lakukan. Hal tersebut akan menambah rasa percaya diri yang Anda butuhkan dalam
melakukan negosiasi. Gagal mengenali lawan bicara arrinya Anda gagal 90% dari
proses negosiasi itu. Investigasi atau penelusuran tentang pihak lawan bicara ini
meliputi :
Mengidentifikasi asumsi Anda mengenai kasus pihak lawan dan mencari tahu tentang
keabsahannya. Pengumpulan informasi ini juga mencakup :
Mengetahui mengapa Anda ingin bernegosiasi dan apa yang dibahas dalam
negosiasi tersebut.
Membedakan antara sasaran yang dapat diterapkan pada negosiasi individual.
Masing-masing pihak mempertimbangkan tiga posisi untuk setiap negosiasi,
yaitu posisi ideal, posisi target, posisi resistan/lawan.
Posisi ideal adalah hasil terbaik yang dapat dicapai oleh suatu pihak yang
bernegosiasi. Bagi sebuah serikat pekerja hal ini merepresentasikan tuntutan
pembukanya. Bagi seorang pengusaha hal ini merepresentasikan penawaran
pembukanya. Posisi target merepresentasikan hasil apa yang diharapkan oleh suatu
pihak yang bernegosiasi. Bagi sebuah delegasi negara, hal ini merepresentasikan
kepentingan negara yang diembannya. Hal ini adalah posisi cadangan jika posisi ideal
tidak dapat tercapai. Posisi resisten/lawan merepresentasikan garis bawah atau titik
bawah yang sama sekali diharapkan oleh suatu pihak yang bernegosiasi. Para
negosiator berusaha untuk mendorong pihak lainnya sedekat mungkin dengan titik
resistan pihak tersebut.
Pasif
Skap pasif biasanya bertalian dengan “kalah”, orang yang selalu mundur, menyerah,
dan patuh, cara komunikasi ini penuh dengan permintaan maaf, seperti persetujuan
yang penuh dengan keengganan dan pernyataan-pernyataan yang negatif tentang
dirinya sendiri. Sikap pasif menyiratkan bahwa “Anda OK, tetapi saya tidak OK”.
Pasif/Agresif
Sikap pasif/agresif biasanya berkaitan dengan “penyabot”. Ini sama sekali tidak
dilakukan secara terbuka. Tetapi motivasi agresifnya sangat jelas, sifat yang menonjol
dari cara komunikasi ini adalah komentarnya yang sarkastis/tajam, yakni komentar
dengan dua arti dengan sinyal-sinyal non verba, seperti menatap ke langit yang
bersikap cemooh. Pesan yang terkandung di dalamnya adalah saya tidak OK, Anda
juga tidak OK.
Agresif
Adalah sikap yang tidak mengindahkan orang lain. Meskipun orang ini dianggap
sebagai orang yang rajin/giat atau salah seorang pemenang dalam hidup ini, namun
mereka biasanya ditakuti karena gayanya yang mendorong adanya sikap palsu dari
orang lain yang lebih suka tidak berani menghadapi kemarahan agresif ini. Pesan
yang disiratkan orang ini adalah “saya OK, tetapi anda tidak OK”.
Tegas
Komunikasi tegas tidak mengurangi atau menurunkan martabat masnusia lainnya,
tidak melanggar hak orang lain manapun, dan tidak menjauhkan diri dari berbagai
masalah yang penting. Sebaliknya, sikap ini justru mendorong adanya komunikasi
yang memuaskan dimana kebutuhan semua orang terpenuhi dengan cara yang terbaik.
Yang secara khas dapat menunjukkan sikap tegas ini adalah penggunaan pernyataan
“saya”, ini menunjukkan bahwa orang yang berkomunikasi itu mau memikul
tanggung jawab atas pesan yang disampaikannya. Bentuk komunikasi ini didasarkan
pada rasa hormat terhadap dirinya sendiri maupun terhadap orang lain. Pesan yang
disiratkan adalah “saya OK dan Anda juga OK”, sehingga tidak ada yang kalah.
Bahasa untuk menang adalah bahasa yang keluar dari sikap tegas. Sebaiknya yang
perlu diperhatikan adalah cara untuk menyatakan sesuatu (pengucapannya), bukan
yang diucapkan. Kualitas untuk menang dari seorang komunikator yang tegas itu
adalah :
1. Negosiator Curang
Anda harus berhati-hati dalam berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena
pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan
negosiasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala
cara. Yang penting baginya adalah tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya.
2. Negosiator Profesional
Negosiator yang profesional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu bagaiman
memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilan
bernegosiasi yang baik. Yang tak kalah pentingnya adalah ia tahu banyak hal tentang lawan
negosiasinya.
3. Negosiator Bodoh
Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak.
Tidak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang
bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tidak ada pemenang dalam negosiasi.
4. Negosiator Naif
Pada umumnya ia adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan
yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung lebih percaya begitu saja pada pihak lawan
negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan
negosiasinya. Dengan seorang negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menag dengan
mudah. Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati karena bukan tidak
mungkin ia sedang menyembunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya.
Ia bisa juga menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai
tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.
Beberapa gaya yang tidak kita sadari dapat muncul dan mengganggu cara
berkomunikasi, diantaranya :
Pendengar yang baik selain menyimak dengan seksama juga dituntut untuk menggali
lebih dalam. Caranya adalah dengan melemparkan pertanyaan-pertanyaan.
Pertanyaan memiliki beberapa fungsi :
Ketrampilan Negosiasi
A. Persiapan
Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa
persiapan yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan
memuaskan kedua belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada
akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua belah pihak.
B. Memulai Negosiasi
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai negosiasi,
antara lain:
Menurut kamus Webster, strategi dapat didefinisikan sebagai rencana atau metode
yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik
lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mencapai tujuan, yaitu
mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi
D. Kompromi
Ada beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan negosiasi, antara lain :
mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan
permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, mulai tanpa daftar
penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi saat terkejut,
menghargai tawaran yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan
hasil negosiasi, bernegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan
memaksakan bernegosiasi.
Berlatih
Cobalah rinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda
gunakan, pernyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda
merespons pernyataan pihak lawan Anda.
Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal)
yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk
mengusulkannya. Hal ini juga akan memberikan suatu konsesi yang terlalu dini
oleh pihak lawan.
Penawaran
Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan
tawaran bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses
bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan
kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya.
Persetujuan
Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh
pihak lawan Anda, antara lain:
Merasa nyaman akan dirinya sendiri
Tidak merasa dibohongi
Sekutu yang kekal
Mengetahui dan memahami lebih banyak
Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras
Uang, barang dan pelayanan yang bagus
Diperlakukan dengan ramah-artinya didengarkan
Disenangi
Komunikasi yang jelas
Mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya
· Buat proposal secar spesifik; jangan hanya mengeluh atau mengatakan anda
tidak dapat menyetujui.
· Pengajuan proposal memaksa pihak lawan untuk berkonsentrasi pada kasus
anda.
· Buat target yang tinggi pada proposal anda, namun ingat bahwa target yang
tidak realistis dapat membuat negosiasi menjadi gagal.
· Menyatakan kondisi-kondisi secara spesifik dimana anda dapat menerima
suatu proposal atau membuat suatu konsesi.
· Coba lebh kreatif dalam pengajuan proposan tuntutan atau penawaran.
Tunggu saat yang tepat bagi kedua belah pihak untuk memulai pembicaraan
pada materi pokok negosiasi.
Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas,
singkat dan penuh percaya diri.
Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai
suatu kesepakatan dengan mereka.
Sediakan ruang untuk menuver atau tawar menawar dalam negosiasi, jangan
membuat hanya dua pilihan, ya atau tidak.
Sampaikan bahwa “jika mereka memberi anda ini, anda akan memberi mereka
itu. If you’ll give us this, we’ll give you that”. Sehingga mereka mengerti
dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa
yang akan anda berikan.
Mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi
tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan
teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan
tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Ushakanlah selalu membangun kontak
mata dengan pembicara dan anda berada dalam kondisi yang relaks namun
penuh perhatian.
Dalam proses tawar menawar ini, anda perlu mengetahui apa itu The Bargaining
Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran
pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan tawaran awal oleh pembeli (Bayer’s
Opening Offer). Diantara kedua titik tersebut terdapat Bayer’s Ideal Offer,
Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s
Ideal Price. Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli.
Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah
yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan
Bayer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu
overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.
Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua belah pihak melakukan jabat tangan
sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal of agreement) telah dicapai dan kedua
belah pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Yang perlu anda ketahui
dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-
masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan.
Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak,
sehingga anda tidak bertepuk sebelah tangan.
Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi anda memanahami dan
mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan,
bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu
pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan,
maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari
jalan lain, seperti misalnya, conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak
ketiga.
Dalam tahap penutup ini, kedua belah pihak mencari kesepakatan yang dapat
mereka terima dan hasil Menang-Menang. Disini kedua belah pihak secara aktif
mencari posisi Menang-Menang dan mencapai suatu kesepakatan yang dapat
diterima bersama, anda harus :
Mediasi
Konsiliasi
Arbitrase
Suatu deadlock mendekatkan pada suatu situasi kalah-kalah. Deadlock terjadi jika
kedua belah pihak memaksanakan diri untuk bergerak di luar batas posisi tertentu
yang telah ditentukan. Dalam situasi deadlock, hasil akhir dari negosiasi biasanya
ditentukan dalam ketegangan. Sebelum meminta bantuan dari pihak ketiga yang
independen, anda pertimbangakan hal-hal berikut untuk mengakhiri deadlock
yang terjadi.
E. Pasca Kesepakatan
A. Strategi Negosiasi
Dalam melakukan negosiasi, kita perlu memilih strategi yang tepat, sehingga
mendapatkan hasil yang kita inginkan. Strategi negosiasi ini harus ditentukan
sebelum proses negosiasi dilakukan. Menurut Arbono (2005), ada beberapa
macam strategi negosiasi yang dapat kita pilih, sebagai berikut :
B. Taktik Negosiasi
Banyak orang maupun tim gagal bernegosiasi karena terlalu terbawa emosi untuk
merubah pendapat pihak lain. Ada dua kemungkinan, pertama menemukan jalan
buntuk. Dalam hubungan pribadi, pihak lawan merasa tidak tertarik lagi untuk
menerima Anda. Kemungkinan kedua, Anda terlibat konflik dan debat kusir
dengan pihak lawan secara emosional. Hindari negosiasi yang bersifat emosional,
jelaskan dengan sabar kenapa anda meminta hal itu dan kenapa sangat penting
buat Anda. Ingatlah bahwa anda bernogosiasi untk mencapai sesuatu kesepakatan,
bukan untuk memenagkan pertempuran.
Sampaikan poin-poin yang menunjang anda. Menurut Dale Carnegie (1980),
seorang psikolog ternama, terdapat sembilan cara untuk merubah pikiran lain
tanpa menimbulkan rasa kecewa dan mendongkol;
1. Mulailah dengan memberi pujian yang ikhlas. Berikan pengantar yang umum,
bahwa permusyawaratan itu adalah untuk mencari persaudaraan, mencapai
kesepakatan bersama dengan kesejahteraan kedua belah pihak dan yang
diwakili. Akhiri dengan pembukaan ini dengan rasa hormat Anda dan tim
kepada pihak lawan dengan pujian yang tulus.
4. Berilah perintah dalam bentuk usul. Setiap orang tidak suka diperintah. Dengan
sebuah usulan yang disepakati, maka pihak orang lain akan menganggap hal itu
sebagai pendapatnya sendiri, bukan sebuah perintah dari orang lain.
5. Usahakanlah jang sampai menyinggung perasaan orang. Jagalah perasaan dan harga
diri pihak lawan, sebagaimana anda menjaga perasaan dan harga diri pihak anda.
8. Dorong dan berilah semangat kepada pihak lawan. Bersikaplah seolah-olah kesalahan
pihak lawan itu mudah diperbaiki, dan seolah-olah pekerjaannya mudah
dilakukannya. Ralp Waldo Emerson, “Sesuatu yang besar tidak bisa dicapai tanpa
semangat”. William Mcfee menyatakan, “Dunia adalah milik orang bersemangat yang
bisa menjaga ketenangannya”.
9. Usahakanlah supaya pihak lawan suka melakukan apa yang anda inginkan.
Pintar-pintarlah bermain dalam arena yang kompetitif ini.
Sedangkan berikut ini 12 cara untuk meyakinkan orang lain menurut Dale Cornegie
(1994):
1. Cara satu-satunya yang benar untuk menenangkan dalam pertengkaran ialah; Jangan
bertengkar.
2. Hormatilah pendapat-pendapat pihak lawan. Jangan sekali-kali mengatakan kepada
pihak lawan, bahwa dia itu salah.
3. Jika pihak anda yang salah, cepat-cepatlah mengatakannya dengan terus terang.
4. Mulailah dengan cara yang ramah tamah.
5. Cobalahan segera merubah orang dalam semangat “ya,ya”.
6. Biarlah orang yang anda hadapi itulah yang berbicara.
7. Biarlah pihak lawan mengira, bahwa gagasan itu datangnya dari dia.
8. Coba melihat melalui kacamata pihak lawan.
9. Bersikaplan empatik (penuh tenggang rasa) terhadap gagasan-gagasan dan
pendapat-pendapat pihak lawan.
10. Sentuhlan perasaan-perasaan mereka yang mulia dan bagus-bagus.
11. Jelaskanlah gagasan anda dengan cara sedemikian rupa, sehingga orang bisa
melihatnya.
12. Tantanglah orang-orang itu dengan argumen yang kuat.