RECRUITMENT MANAGEMENT Presented by

DS Susanto
What Does Recruitment Mean To Business? A question
RECRUITMENT IN BUSINESS
❖Terkait dengan elemen mana saja
proses kegiatan recruitment yang
dilakukan seorang staff HR &/
HRGA di perusahaan?
❖Apakah recruitment hanya
berhubungan dengan MAN
[pengadaan tenaga kerja] saja?
RECRUITMENT IS
1) a process of finding and attracting the potential resources for
filling up the vacant positions in an organization
2) the process of identifying, attracting, interviewing, selecting,
hiring and onboarding employees in an efficient and effective
manner
3) a business investment wherein organization manage to get
employees on board
WHAT DOES A BOSS EXPECT FROM RECRUITMENT?
Done the ❖Mendapat karyawan
Jobs baru untuk mengisi
posisi tertentu saja
Business tidak cukup
Value Add
❖Komunikasikan
Future dengan User [Manager
Need &
Challenge Divisi / pimpinan]
terkait kebutuhan
pekerjaan untuk posisi
terkait [Job Des & Job
Spek]
WHEN DOING RECRUITMENT

Rotasi Karyawan New Division –

Vacant Position Promosi - Demosi New Team -
- Mutasi New Project

New Target New Company – New Clients for

Increase New Employees Outsourced
ComPany
TASK CASE STUDY
Anda baru bekerja 5 hari di
sebuah perusahaan dan dipanggil
oleh General Manager untuk
merecruit 2 orang staff admin;
Admin Sales & Admin General
Manager, yang akan dibutuhkan
di akhir bulan ini. Sebagai
karyawan baru, anda antusian
menerima instruksi tersebut.
Apa yang akan anda lakukan
untuk menyelesaikan tugas ini?
TO BE CONCERNED
Get Clear with the instruction (what
Plan when who why how)
Communicate to your team, your
manager, and related entites,
Evaluate Do Find out: Policy, Procedures, Budget,
History, Evaluation, Database, etc
Set your plan and execute..!

Control Check
Bagaimana metode recruitment karyawan baru yang bisa Recruitment
digunakan oleh staff HR&GA?
Methods
RECRUITMENT METHODS

Direct Talent Pool Employee Rehiring Past

Advertising Databases Referrals Employees

Employment Recruitment Professional Recruitment

Exchanges Agencies Organizations Events

Note
Ukuran efektif dan efisienya bisa beraneka ragam. Kombinasikan lebih dari metode sekaligus untuk akselerasi
EXTRA OPTIONS OF RECRUITMENT

Karyawang Mutasi Internal Outsourcing

Magang
Untuk posisi pendukung, Analisa beban kerja Kebutuhan karyawan
adminstrasi, grafis, dll terlebih dahulu Mendesak dan dalam
jumlah besar

Long proses but effective Komunikasikan ke pihak2 Resiko Business > Resiko
terkait opsi ini Biaya

Biaya Uang Makan, Pekerjaan terbatas /

Transport, Bpjs, sertifikat, Efisien menekan biaya load minim
bimbingan
 Bagaimana tahap-tahap Steps of
recruitment karyawan baru di sebuah perusahaan pada
umumnya? Recruitment
STEPS OF RECRUITMENT
Request &
Propose Sourcing Sorting Applicants Interview
Recruitment

Psycho Test [Other Interview with

Verify Applicants Test] Users [Director &/ Offering
GM – Managers]

Health Test Hiring [Contract New Employee Induction Training

Signing] Administration for New
(If any) Employees
REQUEST & PROPOSE RECRUITMENT
Lihat Form Request &
Request Masuk dari Divisi &/ Realisasi Rencana Kerja recruitment Rec Plan & Pengajuan
Biaya

Identifikasi Request masuk dengan Workload Analysis dan tinjauan

objektif lainnya

Susun Recruitment Plan dengan cukup dan Siapkan lampiran2 Yang

dibutuhkan seperti Job Ad design, Anggaran & Pengajuannya, Quote
Vendor jk ada

Ajukan recruitment ke Direksi. HRD tidak boleh melakukan recruitment

tanpa adan persetujuan Direksi/Pimpinan
TASK: DRAFTING RECRUITMENT PLAN &
PENGAJUAN BIAYA
Sebuah Request for Recruitment dari Divisi Marketing anda terima
untuk rekrut seorang Staff Promosi karena personel sebelumnya resign
efektif per 30 hari mendatang.

Susun sebuah Recruitment Plan menggunakan Form & sertakan Form

Pengajuan Biaya sekaligus dalam Plan tersebut

Biaya yang anda ajukan sebesar Rp 500.000 dengan rincian:

350rb untuk posting iklan di Jobstreet dan 150rb untuk iklan di IG
@lokerindonesia milik Daniel (NPWP 1234 1234 1234 & HP
08812112121)
SOURCING (APPLICANTS)
Position
• Requirements & Qualification & Job Des [If necessary]
• How many employees to recruit?

Job Ad
• Titling – Profile – Benefits - etc

Media / Method
• Budget wise / effective

Monitor progress
• Take action when slowing in process before deadline
JOB AD MEDIA OPTIONS

Print Media Jobstreet / FB &/ IG Ads

Jobs DB/ others

Paid Promote Messenger

on FB &/ IG Google Ads Group
(WA/Telegram)
FREE TRIAL ACCOUNT JOBSTREET
Gunakan Email Yang sama ketika iklan loker
secara online [ selain di jobstreet ]
Biasanya iklan di Website2 Gratis, OLX,
Sosmed, platform gratis lainnya
Account Officer Josbtreet mengirim Email
Penawaran Free Trial ke anda [hingga fasilitas
Unlimited Job Ad Posting]
Lihat Contoh
TASK: DRAFTING JOB AD
Instruction Suggestion on Draft Job Ad
Buat sebuah Job Ad di Internet. Pilih Title &/ Job Position
salah satu media yang anda gunakan:
IG, FB, Messenger Group, Jobstreet, dll Short Company Profile (if possible)
untuk salah satu posisi ini: Requirements &/ Qualifications
1. Admin Warehouse
2. Receptionist Why Apply? Benefits
3. Sales Executive How to Apply?
4. Marketing Supervisor
Contact / More Info
Search Friendly (if needed)
MEMBUAT JOB AD DI JOBSTREET Bagaimana caranya?
PROSEDUR MEMBUAT IKLAN LOKER DI JOBSTREET
Buka Link Daftar di https://siva.jobstreet.co.id/#/login

Buat Akun Company anda pada link tersebut

Buatlah Draft Pertama Job Anda

Beli paket iklan di layanan tersedia

Preview dan Publish kemudian

Lihat Contoh
MENGGUNAKAN SOURCING Second Option
POTENSIAL
MEMBUAT AKUN DI JOB2GO
Buka Link Daftar di
https://wmt.job2go.net/register/company

Buat Akun Company anda pada link tersebut

Buatlah Draft Pertama Job Anda

Tunggu Approval dari Officer Job 2 Go

SORTING APPLICANTS

Visual Look Job Code

[Photo & Cover Letter Fit Resume Fit Writing & TCs
Graphic]

Check Profile Reference Applicants Paid Project

Online Check Tracking System [Internship/ etc]
Software
SELECTING GOOD CANDIDATES

Biodata Knowledge Skills Attitude

• Resume & • What & • How to do • Characters/

Forms Why & things? & Traits
[Manual] > Know How Team Work • Using
Online • Written Test • Competency Psycho Test
• Supporting & Interview Test & Interview
Documents
TASK : JADWAL & DAFTAR HADIR INTERVIEW
Buatlah sebuah Jadwal & Daftar Hadir 1. Iwan – Marketing
Interview untuk 10 orang peserta yang akan
datang pada saat yang bersamaan dengan 2. Joni - Marketing
rincian & posisi di samping ini.
3. Dani – Marketing
Tentukan Jam & Ruangan serta Interviewer
yg akan bertugas sebagaimana diperlukan. 4. Andi – SPV Finance
Usahakan personel yang menginterview 5. Jihan – SPV Finance
pelamarkerja adalah pejabat yg memilik 6. Jojo – SPV Finance
jabatan yg lebih tinggi dari posisi yg
dilamar oleh Job Applicant tersebut 7. Bagas – MGR Tehnik
8. Janu - MGR Tehnik
Durasi: 5 menit 9. Haraga - MGR Tehnik
10. Bernard - MGR Tehnik
INTERVIEW MANAGEMENT

Set a Summoning Preparation Results

Schedule
Who Whom Phone/ WA/ Resumes & Document
When Where Text/ System Application & Filing &
How / email Docs Recap

Distribute Don’t waste Venue of

earlier before good Interview Reporting
D day candidates
INTERVIEW STANDARDS & FORMS
Standar Test membantu Proses seleksi karyawan baru agar daPat
Standard melihat dengan ukuran objektif dan kacamata yg sama. Test
mencakuP Test KomPetensi dan Technical Test, untuk melihat
Test kemamPuan aktual serta kesesuaian kandidat karyawan dengan
kriteria yang diinginkan
Interview Form daPat menjadi acuan objektif bagi interviewer.
Interview Sebaiknya muatan Form Penilaian dalam Interview sesuai dengan
Form standard internal yang digunakan Perusahaan dalam menilai
standar komPetensi karyawan dan atau mengukur kinerja karyawan.
Lihat KPI dan Standard ComPetency Karyawan
Interview Fact dapat diterapkan di HR dengan cabang lebih dari
Interview satu dan proses recruitment dilakukan di cabang dan bukan oleh tim
HR langsung. Berisi sebuah pertanyaan otentik dari calon karyawan
Fact baru yg akan diterima oleh perusahaan. Cocok untuk HR di Head
office dgn personel pembantu non HR di cabang - cabang
INTERVIEW FORM CONTENTS [RECEPTIONIST]
Aspect Question Score ❑Sesuaikan dengan standar
Knowledge Product KNowledge 1-5 KomPentesi Karyawan yang
menjadi acuan Pengukuran yang
Service Exellence 1-5 berlaku resmi
Skill Telephoning 1-5
❑Sesuaikan dengan target kerja
Complaint Handling 1-5 [KPI] masing-masing Posisi agar
MS Office [Speed & Accuracy] 1-5 singkron
Attitude Grooming [ Penampilan ] 1-5 ❑Usahakan sistem Penilaian awal
Cara Komunikasi 1-5 interview singkron dengan sistem
Pengukuran komPetensi dan
Kerjasama Tim 1-5 kinerja karyawan agar
Disiplin 1-5 menyelaraskan fokus dan tata
Motivasi Kerja 1-5
kerja HRM & HCM
Total =SUM ❑1 Posisi 1 jenis Form Interview
VERIFICATION OF CANDIDATES

Contact Contact Sosmed Info

Reference Office Line
• Ask if not • For more • Ask if not
available valid info mentioned
• Behavior
online
PYSCHOTEST [TECHNICAL TEST]

Grafis DISC PaPikostik KraePlien Test

• Menggambar • Mengisi jawaban • Mengisi jawaban • Test Permainan

orang [DAP], multiPle choices dari Pertanyaan angka dan
Menggambar sesuai dengan Pada sebuah menghitung
Pohon, Grafologi karakter masing2 lembar kertas Penambahan
[Membaca Tanda • Menguji cara kosong sesuai angka2 sesuai
Tangan komunikasi, dengan yg kolom
kePribadian dirasakan dan • Mengetahui
orang, tingkat difikirkan saat itu tingkat ketelitian,
stres dalam • Mengetahui sifat kecePatan kerja,
tekanan dan kePribadian sikaP saat dalam
calon karyawan tekanan, daya
tahan
PYSCHOTEST [TECHNICAL TEST]
Test SSCT Army Alpha Test Rorschach EEPS Test

• Sack’s Sentence • Terdiri dari 12 • Test kepribadian • Edward’s personal

Completion Test pertanyaan dengan pelamar kerja preference Scale
• Menjawab sederet kombinasi menggunakan kartu • Mengetahui
pertanyaan sesuai angka dan bentuk bergambar abstrat kebutuhan dan
dengan keadaan dalam sebuah berwarna untuk motivasi seseorang
dan kondisi fikiran instruksi verbal menguji apa yang untuk berprestasi
calon karyawan saat • Menguji daya dibaca peserta dari dan berkembang
mereka sedang tangkap calon objek gambar dalam organisasi
mengikuti test karyawan dalam tersebut menurut serta mengetahui
• Mengetahui fikiran menerima instruksi persepsi masing- kemampuan
dgn keadaan yg dengan baik dan masing bersosialisasi
sedang terjadi saat benar serta • Menguji objektifitas seorang calon
ini kemampuan fokus dan jenis karyawan
peserta pengalaman yang
dialami peserta
OFFERING
Kesalahan pada tahap offering menjadi
Get Detailed penyebab kesalahpahaman hingga turn
over tinggi
• KPI – Job Des – Work
Atmosphere Offering seperti finalisasi Akad antara
Pengusaha dan Pekerja sebelum
Inform Clearly transaksi
• Salary – Benefits – Facilities

Extra Conditions
• Jaminan Dokumen, dsb
 AFTER RECRUITMENT
Induction
Training

Keep Your Probation /

Assets Early Days
 INDUCTION TRAINING FOR NEW EMPLOYEES
Pembekalan awal bagi Membuat karyawan baru lebih
karyawan baru [Induction optimis dan lebih cepat
Training] minimal bermuatan : beradaptasi dengan tuntutan
 Company Profile kerja
 KPI & Job Des Standarisasi Kompetensi Karyawan
 SOP  Terdapat Test (Penilaian) selama &/ paska
 Tehnologi / Software / Aplikasi proses orientasi/training karyawan baru
selesai
yang digunakan
 Beberapa perusahaan menjadikan Training
 Anggota Tim New Employees (Orientasi Karyawan Baru)
sebagai mekanisme screening lanjutan
terhadap karyawan baru
 EXTRA TASKS

1 2 3 4

5 6
CLOSING Thank you
 TASK 01
Anda telah melakukan sourcing selamat 2 bulan dan mendapat
100 pelamar kerja. Sayangnya setelah test awal dan interview,
100 pelamar tersebut tidak ada yang memenuhi kualifikasi menurut
ukuran standard minimum kompetensi di perusahaan anda. Sisa
waktu anda hanya 12 hari, sebelum akhir bulan guna laporan KPI.
Target rekrut karyawan baru Sales sebanyak 4 orang.
Apa yang akan anda lakukan?
 TASK 02
Jika anda hendak melakukan sourcing pelamar, dengan
anggaran maksimal sebesar Rp 250.000,-, untuk target
rekrut 2 orang staff Admin (1 Admin GM dan 1 Admin
Sales), apa yang akan anda lakukan? Gaji UMK. Fasilitas:
PC.
Buat sekalian materi Job Ads yang akan anda publish
di media iklan loker pilihan anda!
 TASK 03
Jika anda berwenang memilih untuk merekmendasikan seorang
Supervisor di sebuah Divisi Baru (Business Development), apakah
anda akan merekrut karyawan baru atau mempromosikan
karyawan yang sudah ada untuk jabatan lowong tersebut kepada
management?
Tentukan pilihan dan jelaskan plus minus pilihan anda!
 TASK 04
Anda memiliki seorang pelamar kerja yang
berpengalaman di bidang admin. Namun kondisi yang
bersangkutan sedang hamil muda di usia 2 bulan.
Lakukan interview singkat kepada pelamar tersebut dan
sampaikan pertanyaan yang tepat dan sesuai dengan
kepentingan HRD perusahaan!
 TASK 05
Ide apa saja yang menurut anda menarik dilakukan untuk
menyambut seorang karyawan baru yang masuk ke
perusahaan anda, jika anda menjabat sebagai tim
management HRD?
Sebutkan apa dan mengapa anda pilih hal tersebut?
Minimal 3 ide
 TASK 06
Seorang pelamar sejak tahap awal rekrutmen menunjukkan hasil
yang baik. Bahkan hingga interview dengan user (direktur),
hasilnya cukup memuaskan.
Namun tiba-tiba pada saat tanda tangan Kontrak, ybs menolak
untuk tanda tangan dikarenakan muatan / isi dari Kontrak Kerja
tersebut.
Apa yang akan anda lakukan jika hal ini terjadi?