FIELDWORK PHASE
1. Review Internal Control Opening Conference & On Site Tour
Internal Control Internal Control adalah suatu bentuk pengendalian perusahaan untuk
mengatasi risiko dalam mencapai tujuan. Dewan harus memelihara system control
internal yang sehat untuk melindungi pemegang saham, investasi dan asset
perusahaan. Sedangkan, tanggung jawab manajemen adalah sebagai penentu
kebutuhan Internal Control. Audit Internal berperan dalam memelihara kontrol yang
efektif dengan mengevaluasi efektivitas dan efisiensinya.
Jika setiap orang memiliki pemahaman yang jelas tentang kontrol internal dan mereka
termotivasi untuk membangun kontrol yang baik sejalan dengan operasi dan fungsi
yang dinilai berisiko dalam suatu organisasi kontrol lebih mungkin berfungsi.
Pelatihan kesadaran staf adalah salah satu cara menyampaikan pesan organisasi.
Sebuah Internal Control dapat dilakukan melalui 2 macam kegiatan audit berbasis
resiko yaitu audit of inherent risk dan audit of residual risk. Terdapat dua dimensi
yang sangat penting bagi auditor internal:
(1) kontrol tidak ada untuk diri mereka sendiri, tetapi diperlukan untuk memastikan
bahwa tujuansistem yang spesifik dicapai lebih efisien
(2) Auditor internal perlu mempertimbangkan sejauh mana keberhasilan seluruh
organisasi mencapai tujuannya. Audit internal adalah kegiatan yang independen,
objektif, dan konsultasi yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai
tujuannya dengan pendekatan yang sistematis dan disiplin dengan tujuan untuk
mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas risiko proses manajemen kontrol dan
good corporate governance.
Opening Conference dan On Site Tour
Langkah awal dalam memulai proses audit adalah melakukan survey pendahuluan
untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang diteliti.Survey pendahuluan dapat
dilakukan dengan sejumlah teknik audit. Penggunaan berbagai teknik audit tersebut
dimaksudkan agar tercapai kombinasi optimal dari berbagai upaya untuk memperoleh
dan menganalisis informasi yang relevan dengan penilaian risiko secara efisien dan
efektif. Terdapat dua klasifikasi utama dari teknik-teknik audit pada tahap survey
pendahuluan, yaitu yang berkaitan dengan langkah-langkah survey pendahuluan di
kantor unit auditor internal (on desk/off site audit), dan di lokasi unit yang diaudit (on
site audit).
a) The Opening Conference
Dalam Opening Conference, klien menjelaskan unit atau sistem yang akan
ditinjau, organisasi, sumber daya yang tersedia (personel, fasilitas, peralatan,
temuan), dan informasi relevan lainnya.Pertemuan ini dilakukan antara anggota
tim audit internal dengan manajemen perusahaan. Pertemuan ini biasanya
diselenggarakan ditempat kerja auditee.
b) On Site Tour
On site tour merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk meninjau lokasi atau
tempat dilakukan audit. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan suatu gambaran
luas mengenai operasional perusahaan. Namun demikian, auditor internal harus
mengamati aktivitas operasional yang tidak biasa atau indikasi penyalahgunaan
fasilitas serta melihat sikap karyawan terhadap pekerjaannya. Dalam hal ini,
auditor internal dapat melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait
untuk memperoleh informasi secara jelas dan efektif. Untuk memastikan bahwa
wawancara merupakan bentuk komunukasi yang efektif, yayasan Pendidikan
internal Audit (2003 :16) mengemukakan bahwa : “Salah satu bentuk komunikasi
auditor dengan auditee adalah melalui wawancara. Teknik wawancara yang efektif
akan menciptakan komunikasi yang baik antara auditor dan auditee”. Dengan
demikian, jelas bahwa wawancara merupakan alat komunikasi yang sangat efektif
dilakukan antara auditor dan objek yang diaudit, sehingga auditor memperoleh
informasi dengan cepat karena terciptanya hubungan yang baik antara kedua belah
pihak.
Tujuan dari Opening Conference:
Menumbuhkan semangat kerjasama
Sampaikan informasi yang akan membantu audit
Dapatkan informasi yang dibutuhkan untuk audit
Mempromosikan perasaan kredibilitas
On Site Tour
On-Site Tour merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk meninjau lokasi atau
tempat dilakukan audit. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan suatu gambaran
luas mengenai operasional perusahaan. Namun demikian, auditor internal harus
mengamati aktivitas operasional yang tidak biasa atau indikasi penyalahgunaan
fasilitas serta melihat sikap karyawan terhadap pekerjaannya. Dalam hal ini, auditor
internal dapat melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait untuk
memperoleh informasi secara jelas dan efektif.
Tujuan dari tour ini adalah untuk mendapatkan gambaran umum tentang operasi
Operasi pemindaian untuk aktivitas yang tidak biasa, indikasi inefisiensi, fasilitas
yang tidak digunakan, pekerja yang menganggur, perawatan mesin yang buruk
Amati sikap karyawan terhadap pekerjaan mereka dan bagaimana mereka
berhubungan satu sama lain dan dengan manajemen
Opening Conference
Selama Opening Conference ini, klien menjelaskan unit atau sistem yang akan
ditinjau, organisasi, sumber daya yang tersedia (personel, fasilitas, peralatan, temuan),
dan informasi relevan lainnya. Adalah penting bahwa klien mengidentifikasi masalah
atau bidang perhatian khusus yang harus ditangani.
Opening Conference dilakukan antara anggota tim audit internal dengan manajemen
perusahaan. Pertemuan ini biasanya diselenggarakan di tempat kerja auditee.
Setiap kali seorang auditor internal perlu untuk menarik kesimpulan berdasarkan
populasi dari beberapa item tetapi tidak ingin memeriksa seluruh populasi, sampling
audit dapat membimbing menuju audit yang lebih baik dan lebih efisien. Sampling
audit yang baik biasanya didapatkan dengan menggunakan sampling statistik. Alasan
yang mendorong penggunaan sampling audit dari sampling statistik khususnya
meliputi:
- Kesimpulan yang ditarik mengenai seluruh populasi data. Jika metode sampling
statistik yang digunakan, informasi dapat diproyeksikan secara akurat atas seluruh
populasi tanpa melakukan pemeriksaan 100% populasi.
- Hasil sampel objektif dan dapat dipertahankan. Kesalahan pengendalian internal
sering terjadi secara acak, dan masing-masing kondisi kesalahan harus memiliki
kesempatan yang sama untuk diseleksi dalam sampel audit.
- Memungkinkan tidak diperlukannya penambahan sampel saat melakukan sampling
audit. Menggunakan teknik statistik berbasis matematika, auditor sering tidak perlu
meningkatkan ukuran sampel langsung secara proporsional dengan ukuran populasi
untuk dijadikan sampel.
- Sampling statistik kadangkala dapat memberikan akurasi yang lebih tepat daripada
tes 100%. Ketika jumlah item data dihitung secara keseluruhan lebih besar, risiko
kesalahan administrasi dan audit signifikan meningkat.
- Cakupan audit dari beberapa lokasi seringnya hanya bisa diuji dengan sampling
statistik.
- Prosedur sampling sederhana untuk diterapkan.
Meskipun banyak keuntungan yang diperoleh dari sampling audit, auditor internal
harus ingat bahwa informasi tentang populasi yang tepat tidak dapat diperoleh
berdasarkan hanya pada sampel, apakah itu judgmental ataupun statistik. Hanya
dengan membuat tes 100% dan mengikuti prosedur audit yang baik, auditor internal
dapat memperoleh informasi yang tepat. Evaluasi bukti audit diperlukan untuk
menyiapkan laporan audit yang tepat, evaluasi ini dilakukan selama dan pada akhir
audit atau pada akhir pekerjaan lapangan. Pengevaluasian selama audit bersamaan
dengan dilakukannya verifikasi atas asersi laporan keuangan. Pengevaluasian pada
akhir pekerjaan lapangan dilakukan saat auditor akan memutuskan pendapat yang
akan dinyatakan dalam laporan audit. Evaluasi bukti ini harus lebih teliti lagi bila
menghadapi situasi audit yang mengandung risiko besar, seperti:
Pengawasan intern yang lemah. Dalam situasi ini auditor harus menemukan bukti-
bukti lain yang dapat menggantikan bukti yang dihasilkan oleh sistem akuntansi
dengan pengawasan yang lemah.
Kondisi keuangan klien yang tidak sehat. Pada kondisi ini manajemen cenderung
menunda penghapusan piutang yang sulit ditagih atau menunda penghapusan
persediaan barang yang sudah tidak bernilai.
Manajemen yang tidak dapat dipercaya. Auditor perlu mempertimbangkan kembali
penugasan yang diberikan padanya apabila manajemen tidak dapat dipercaya.
Alasannya karena laporan keuangan merupakan pernyataan manajemen dan
dihasilkan juga oleh manajemen.
Teknik Kerja Lapangan Auditor memeriksa dokumen, transaksi, kondisi, dan proses
untuk mendapatkan fakta-fakta dan kesimpulan. Istilah pemeriksaan mencakup baik
pengukuran maupun evaluasi. Auditor memiliki banyak teknik untuk membantu
mereka mencapai tujuannya. Yang belum jelas hanyalah disebut apa teknik-teknik
tersebut di antara para auditor. Teknik-teknik tersebut dikelompokkan dalam enam
judul yang dapat menuntun auditor dari awal hingga akhir pekerjaan lapangan.
Definisi dari setiap judul hanya relevan untuk pemeriksaan audit dan bukan untuk
penggunaan umum. Enam bentuk pekerjaan lapangan, lima teknik pertama bisa
dianggap sebagai bagian dari proses pengukuran. Teknik terakhir mengevaluasi,
memberi makna pada informasi yang dikumpulkan auditor.
Berikut adalah teknik-teknik tersebut:
Mengamati/Observasi
Observasi berarti melihat, memperhatikan, dan tidak melewatkan hal-hal yang
dianggap penting. Observasi juga berarti pemeriksaan visual yang memiliki tujuan,
memiliki nuansa perbandingan dengan standar, dan suatu pandangan yang evaluatif.
Observasi penting untuk dilakukan dan biasanya diterapkan sebelum teknik-teknik
lainnya. Biasanya observasi harus dikonfirmasi kebenarannya dengan melakukan
analisis atau investigasi. Observasi biasanya berlangsung pada saat survei
pendahuluan ketika auditor mencoba untuk lebih memahami lingkungan yang diaudit
dan alur kerja serta sistem dan proses. Tetapi observasi juga dapat dilakukan saat
mengajukan untuk melihat reaksi dan tingkah laku auditee. Observasi juga dapat
berlangsung saat auditor memperoleh kesan mengenai tempo pekerjaan, fasilitas,
penugasan staf, dan kondisi kantor.
Mengajukan pertanyaan
Pertanyaan yang diajukan selama proses audit bisa secara lisan maupun tertulis.
Pertanyaan lisan umumnya yang paling sering digunakan namun mungkin yang paling
sulit untuk dikemukakan. Pertanyaan tertulis biasanya merujuk pada prosedur-
prosedur yang sudah ada untuk menentukan apakah prosedur-prosedur tersebut sudah
relevan, valid, selalu diperbarui, dan ditaati.
Menganalisis
Menganalisis berarti memeriksa secara rinci. Artinya kita memecah entitas yang
kompleks ke dalam bagian-bagian kecil untuk menentukan karakteristik yang
sebenarnya. Menganalisis juga berarti melihat lebih dalam beberapa fungsi, aktivitas,
atau sekelompok transaksi dan menentukan hubungannya masing-masing. Analisis
dimaksudkan untuk mengetahui kualitas, penyebab, dampak, motif, dan
kemungkinan-kemungkinan yang seringkali dapat menjadi fasilitator bagi penelitian
selanjutnya atau sebagai dasar pertimbangan.
Memverifikasi
Memverifikasi berarti mengonfirmasi kebenaran, akurasi, keaslian, atau validitas atas
suatu bukti audit. Cara ini paling sering digunakan untuk mendapatkan kebenaran
fakta atau rincian dalam suatu akun atau laporan. Hal ini mengimplikasikan upaya
yang disengaja untuk menentukan akurasi atau validitas suatu laporan atau tulisan
dengan mengujinya, seperti membandingkannya dengan fakta yang diketahui, dengan
data asli, atau dengan suatu standar. Verifikasi mencakup konfirmasi, dimana semua
keraguan terhapuskan melalui validasi independen oleh pihak-pihak yang okjektif.
Verifikasi juga mencakup perbandingan, yaitu pernyataan dari seseorang dikonfirmasi
melalui pembahasan dengan orang-orang lain, atau satu dokumen dibandingkan
dengan satu atau lebih dokumen lain yang valid.
Menginvestigasi
Investigasi merupakan proses tanya jawab untuk menemukan fakta-fakta yang
tersembunyi dan mencari kebenaran. Investigasi mengimplikasikan penelusuran
informasi yang sistematis yang diharapkan auditor bisa ditemukan atau perlu
diketahui. Auditor bisa menginvestigasi, tapi menginvestigasi berbeda dengan
mengaudit. Audit mengandung objektivitas, sedangkan investigasi berarti berupaya
mencari bahan bukti atas terjadinya kesalahan. Sawyer mengartikan investigasi
sebagai cara menangani suatu kondisi yang mencurigakan.
Mengevaluasi
Evaluasi, dalam audit, artinya menimbang apa yang telah dianalisis dan menentukan
kecukupan, efisiensi, dan efektivitasnya. Evaluasi mencerminkan kesimpulan yang
dihasilkan auditor berdasarkan fakta-fakta yang telah dikumpulkan. Evaluasi
mengimplikasikan pertimbangan profesional, dan merupakan rangkaian yang berjalan
melewati keseluruhan proses audit. Pada tahap awal pemeriksaan audit, auditor harus
mengevaluasi risiko-risiko yang akan terjadi, diantaranya risiko audit (risiko
menghilangkan suatu aktivitas dari rencana audit, dibandingkan dengan biaya
pemeriksaannya). Dalam program audit, auditor harus mengevaluasi perlunya
pengujian rinci sebagai pengganti survei atau penelusuran. Dalam prosedur
pengambilan sampel, auditor harus mengevaluasi ketepatan dan tingkat keyakinan
yang dibutuhkan untuk mencapai keandalan sampel yang auditor yakin dibutuhkan.
Karena auditor membandingkan transaksi dengan standar dan menemukan
penyimpangannya, mereka harus mengevaluasi tingkat signifikansi dari
penyimpangan tersebut dan menentukan apakah tindakan perbaikan diperlukan.
4. Evidence
Evidence Bukti audit adalahinformasi yang diperoleh auditor internal melalui
pengamatan suatu kondisi, wawancara, dan pemeriksaan catatan. Bukti auditor harus
memberikan dasar nyata untuk opini, kesimpulan dan rekomendasi audit.Bukti audit
terdiri dari bukti fisik, pengakuan, dokumen dan analitis. Bukti fisik diperoleh dari
mengamati orang, kejadian bukti